SISTEM PENGENDALIAN DISTRIBUSI OBAT DI UPTD FARMASI
DINAS KESEHATAN KABUPATEN SUBANG
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
IIP SAEPURRAHMAN
10110023
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
PENDIDIKAN FORMAL
1998 - 2004 SDN PANGSOR
2004 - 2007 SMPN 1 PAGADEN
2007 - 2010 SMKN 1 PURWAKARTA
2010 - 2014 UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
PENGALAMAN BERORGANISASI
2010 – 2011 HIMPUNANA MAHASISWA TEKNIK
INFORMATIKA, UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2011 - 2012 UNIT KEGIATAN MAHASISWA SEPAKBOLA UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Jenis Kelamin Laki – laki
Tempat,tanggal lahir Subang, 09 Agustus 1992
Agama Islam
Alamat Kp.Pangsor 2 RT 13 RW 05 Ds.Pangsor Kec.Pagaden Barat Kab.Subang
No Telp 089692439594
v
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR SIMBOL ... xxi
DAFTAR LAMPIRAN... xxii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
I.5.1 Metode Pengumpulan Data... 4
I.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Tinjauan Instansi ... 8
2.2.1 Tugas Pokok Dan Fungsi ... 10
2.2.2 Struktur Organisasi UPTD Farmasi Kabupaten Subang ... 10
2.2.3 Job Deskripsi ... 11
2.2 Landasan Teori ... 13
2.2.1 Sistem Informasi ... 13
2.2.2 Supply Chain Management ... 13
2.2.2.1 Komponen Supply Chain Management ... 14
2.2.2.2 Area Cakupan Supply Chain Management ... 15
2.2.3 Pengendalian Persediaan ... 15
2.2.4 Peramalan ... 17
2.2.6 Menghitung Kesalahan Peramalan ... 26
vi
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 33
3.1 Analisis Sistem ... 33
3.1.1 Analisis Masalah ... 33
3.1.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 33
3.1.2.1 Prosedur Permintaan Kebutuhan Obat Dari Puskesmas ke UPTD Farmasi 34 3.1.2.2 Prosedur Pengadaan Kebutuhan Obat Dari UPTD Farmasi Ke Dinas Kesehatan Kabupaten Subang ... 35
3.1.2.3 Prosedur Penerimaan Obat Dari Dinas Kesehatan Kabupaten Subang ... 38
3.1.2.4 Prosedur Distribusi Obat Dari UPTD Farmasi Ke Puskesmas ... 39
3.1.1 Analisis Aturan Bisnis ... 41
3.1.2 Analisis Kebutuhan Informasi Strategis... 43
3.1.3 Analisis Metode Supply Chain Management Di UPTD Farmasi ... 44
3.1.4 Analisis Peramalan ... 47
3.1.4.1 Analisis Weight Moving Average Pada Kasus ... 52
3.1.4.2 Analisis Kesalahan Peramalan ... 53
3.1.5 Analisis Pengawasan Persediaan Obat ... 54
3.1.6 Analisis Penjadwalan Permintaan Kebutuhan Obat Dari Puskesmas Ke UPTD Farmasi 56 3.1.7 Analisis Distribusi Obat Dari UPTD Farmasi Ke Puskesmas ... 56
3.1.8 Analisis Alat Bantu Pengawasan ... 58
3.1.9 Analisis Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak ... 60
3.1.10 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 62
3.1.10.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras ... 63
3.1.10.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 63
3.1.10.3 Analisis Pengguna ... 64
3.1.11 Analisis Data... 70
3.1.8.1 Kamus Data ERD ... 74
vii
3.1.12.1 Diagram Konteks ... 75
3.1.13 Data Flow Diagram ... 78
3.1.10.1 DFD Level 1 ... 78
3.1.10.2 DFD Level 2 Proses 2 ... 80
3.1.10.3 DFD Level 2 Proses 3 ... 80
3.1.10.4 DFD Level 2 Proses 4 ... 81
3.1.10.5 DFD Level 2 Proses 5 ... 82
3.1.10.6 DFD Level 2 Proses 6 ... 82
3.1.10.7 DFD level 3 Proses 2.1 Pengolahan Data Pengguna ... 83
3.1.10.8 DFD level 3 Proses 2.2 Pengolahan Data Kecamatan ... 84
3.1.10.9 DFD level 3 Proses 2.3 Pengolahan Data Puskesmas ... 84
3.1.10.10 DFD level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Satuan Obat ... 85
3.1.10.11 DFD level 3 Proses 3.2 Pengolahan Data Kemasan Obat ... 86
3.1.10.12 DFD level 3 Proses 3.3 Pengolahan Data Detail Obat ... 86
3.1.10.13 DFD level 3 Proses 3.4 Pegolahan Data KSO ... 87
3.1.10.14 DFD level 3 Proses 3.5 Pengolahan Data BAP Obat ... 88
3.1.10.15 DFD Level 3 Proses 4.1 Pengolahan Data PTO Pendistribusian Obat ... 89
3.1.10.16 DFD Level 3 Proses 4.2 Pengolahan Petugas Puskesmas ... 90
3.1.10.17 DFD Level 3 Proses 5.1 Pengolahan Data RKO Pada Petugas Puskesmas 91 3.1.10.18 DFD Level 3 Proses 5.2 Pengolahan Data RKO ... 92
3.1.10.19 DFD Level 4 Proses 4.1.1 Pengolahan Data LPLPO Pada PTO Pendistribusian Obat ... 93
3.1.10.20 DFD Level 4 Proses 4.1.2 Pengolahan Data SBBK Pada PTO Pendistribusian Obat ... 94
3.1.10.21 DFD Level 4 Proses 4.1.3 Pengolahan Data Jadwal Pada PTO Pendistribusian Obat ... 95
3.1.10.22 DFD Level 4 Proses 4.2.1 Pengolahan Data LPLPO Pada Petugas Puskesmas ... 95
viii
3.1.10.26 DFD Level 5 Proses 5.2.1.3 Pengolahan Data RKO Pada PTO
Perencanaan Dan Pengadaan Obat ... 98
3.1.14 Spesifikasi Proses ... 99
3.1.15 Kamus Data ... 121
3.2 Perancangan Sistem ... 151
3.2.1 Perancangan Basis Data... 151
3.2.3.1 Skema Relasi ... 151
3.2.3.2 Struktur Tabel ... 154
3.2.2 Perancangan Arsitektur... 160
3.2.2.1 Struktur Menu ... 160
3.2.3 Perancangan Antarmuka ... 164
3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Sub Bagian Tata Usaha (Administrator) ... 165
3.2.3.2 Perancangan Antarmuka PTO Penyimpanan Obat ... 175
3.2.3.3 Perancangan Antarmuka PTO Pendistribusian Obat ... 189
3.2.3.3 Perancangan Antarmuka PTO Perencanaan dan Pengadaan Obat ... 200
3.2.3.4 Perancanagan Antarmuka Kepala UPTD Farmasi ... 204
3.2.3.5 Perancanagan Antarmuka Kepala Dinas Kesehatan ... 206
3.2.3.6 Perancanagan Antarmuka Petugas Puskesmas ... 210
3.2.4 Perancangan Pesan ... 217
3.2.5 Jaringan Semantik ... 218
3.2.6 Perancangan Prosedural ... 225
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 235
4.1 Implementasi Sistem ... 235
4.1.1 Implementasi Perangkat Keras ... 235
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 235
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 235
4.1.4 Implementasi Antarmuka ... 240
ix
4.2.1 Rencana Pengujian ... 242
4.2.2 Skenario Pengujian ... 248
4.2.3 Pengujian Beta ... 257
4.2.3.1 Wawancara ... 257
4.2.3.2 Kuesioner ... 262
4.2.4 Pengujian Peramalan Dengan Metode Weight Moving Average ... 267
4.2.5 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 268
4.2.3.1 Kesimpulan Hasil Pengujian Fungsionalitas ... 269
4.2.3.2 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta ... 269
4.2.3.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Peramalan Dengan Metode Weight Moving Average ... 269
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 271
5.1 Kesimpulan ... 271
273 America: Addison Wesley, 2011.
[2] I. N. Pujawan, Supply Chain Management Edisi Kedua. Surabaya, Indonesia: Guna Widya, 2010.
[3] F. Rangkuti, Manajemen Persedian Aplikasi Di Bidang Bisnis. Jakarta, Indonesia: Rajawali Pers, 1998.
[4] S. C. W. V. E. M. Spyros Makridakis, Metoda dan Aplikasi Peramalan. Hanover, New Hampshire: PT Gelora Aksara Pratama, 1993.
[5] M. Dra. Tita Deitiana., Manajemen Operasional Strategi dan Analisa Services dan Manufaktur. Jakarta: Mitra Wacana Media, 2011.
[6] W. Eckerson, Deploying Dashboard and Scorecard. TDWI Best Practices Report, 2005.
[7] A. Zainurrahman. (2014, Mar.) [Online].
http://aguszend2013.blogspot.com/2013/02/dashboard-dalam-ti.html
[8] M. S. Rosa A.S, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung, 2013.
[9] S. Malik, Enterprise Dashboard-Design and Best Practices for IT. Jhon Wiley & Sons, Inc, 2005.
[10] D. Orts, Dashboard Information Methodology. DM Review Magazine, 2005.
[11] A. Kadir, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta, 2002.
[12] L. R. A. R., Peramalan Bisnis. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
[13] D. S. Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi Dan Manajemen. Jakarta, Indonesia: CV Haji Masagung, 1990.
iii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan
kekuatan, petunjuk, rahmat serta segala karuniaNya kepada penulis untuk dapat
menyelesaikan skripsi ini dengan judul ” SISTEM PENGENDALIAN DISTRIBUSI
OBAT DI UPTD FARMASI DINAS KESEHATAN KABUPATEN SUBANG ”.
Karya ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah
Tugas Akhir pada Program Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika. Telah
banyak pihak yang membantu dalam penyusunan skripsi ini, baik secara moril
maupun materil. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
ucapan dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Calim Marwan dan Ibu Wati Herawati selaku orangtua, yang selalu
memberikan semangat, dorongan motivasi, kasih sayang penuh serta doa yang
tidak henti-hentinya yang selalu menyertai penulis.
2. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom., M.T selaku Dosen Pembimbing yang
senantiasa memberikan bimbingan, ilmu, saran dan waktu luangnya sehingga
penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah tugas akhir ini.
3. Ibu Riani Lubis, S.T., M.T. selaku Dosen Penguji 1 terima kasih atas semua
masukannya.
4. Ibu Ana Dara Andriana, S.Kom., M.Kom selaku Dosen Penguji 3 yang telah
memberikan masukannya.
5. Ibu Ninah Carinah, S.Si, Apt selaku Kasubag Tata Usaha yang telah
memberikan ijin untuk melakukan penelitian di UPTD Farmasi Dinas
iv
7. Bapak Sangra Juliano P, M.I.Kom, selaku Pembina Unit Kegiatan Mahasiswa
Sepakbola Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan ilmu
berorganisasi
8. Pengurus dan seluruh anggota Unit Kegiatan Mahasiswa Sepakbola Universitas
Komputer Indonesia periode 2013-2014 yang memberikan semangat.
9. Aji Haris Saefulrahaman dan Nur Ayu Trisnawati selaku adik yang telah
memberikan semangat dan menjadi motivasi untuk meneyelesaikan penelitian
ini.
10.Lilih Suhaeri, S.Kom, Santo Supriyadi, Vaskal Nanjung S, Asep Irawan, Elsa
Widiati, Fakhrian Fadlia Atmawijaya dan teman-teman mahasiswa khususnya
IF-1 angkatan 2010 yang telah memberikan dukungan dan bantuan selama
masa perkuliahan berlangsung yang tidak bisa disebutkan namanya
satu-persatu.
Dan semua pihak yang membantu penulis baik langsung maupun tidak
langsung, semoga Allah SWT membalasnya. Akhir kata sebagai makhluk Tuhan
penulis menyadari pasti ada kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada karya
ilmiah skripsi ini.
Untuk itu penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik dan saran dari
semua pihak. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat dan kita tidak akan pernah berhenti
untuk menuntut ilmu sepanjang hidup kita. Amin.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Agustus 2014
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) Farmasi Dinas Kesehatan
Kabupaten Subang berada di Jl.Brigjen Katamso No.22 Ciereng Subang.
Berdasarkan peraturan bupati nomor 11 tahun 2008 tentang UPTD Farmasi adalah
lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang, yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas teknis operasional dinas di
bidang perbekalan farmasi di lapangan sesuai dengan kebijakan kepala dinas dan
memiliki fungsi diantaranya perecanaan dan pengadaan kebutuhan jumlah obat ,
penyimpanan obat serta mendistribusikan obat-obatan ke 40 Puskesmas yang ada
di pemerintahan kabupaten Subang. Obat yang ada di UPTD Farmasi yaitu sekitar
300 jenis obat termasuk alat kesehatan. Obat merupakan kebutuhan yang
mendasar untuk suatu pelayanan kesehatan. Maka dari itu diperlukan pengelolaan
obat yang baik dan benar agar efektif dan efisien. Pengelolaan obat terdiri dari
beberapa kegiatan yaitu perencanaan dan pengadaan obat, penerimaan obat,
penyimpanan dan pendistribusian obat serta pencatatan dan pelaporan.
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas UPTD Farmasi pada proses
pengawasan stok obat dan pengawasan pendistribusian obat sering kesuliatan
dalam mendapatkan informasi secara cepat karena pengawasan yang dilakukan
melihat pada kartu stok obat dan untuk pengawasan pendistribusian obat hanya
melihat Laporan Penggunaan dan Lembar Permintaan Obat sehingga
menyebabkan, petugas UPTD Farmasi membutuhkan waktu tambahan untuk
melakukan pencaraian informasi yang dibutuhkan dalam pengawasan stok obat
dan pendistribusian obat.
Dalam proses pendistribusian obat dari UPTD Farmasi ke setiap
puskesmas yang ada di kabupaten subang dilakukan satu kali dalam bulan. Setiap
satu kali pengiriman yang dilakukan UPTD Farmasi mengirim ke lima puskesmas
berdasarkan jarak yang paling dekat serta jadwal permintaan dan pengiriman
sudah dibuat untuk satu tahun kedepan. Pada proses pendistribusian tersebut
dengan jumlah obat yang diterima oleh puskesmas dikarenakan di gudang
penyimpanan obat UPTD Farmasi sering terjadi kekosongan stok obat sehingga
menyebabkan, puskesmas kekurangan obat dan pelayanan kepada masyarakat
kurang optimal. Masalah lain yaitu kurang efisien dalam proses pencatatan
penerimaan dan penyimpanan obat karena masih dilakukan dengan cara ditulis
langsung pada kartu stok obat sehingga menyebabkan pada saat pemeriksaan
jumlah obat antara yang tercatat di kartu stok obat dengan jumlah fisik obat
terdapat selisih yang berpengaruh terhadap proses perencanaan jumlah kebutuhan
obat periode berikutnya.
Pada proses perencanaan dan pengadaan jumlah kebutuhan obat pada
setiap tahun di UPTD Farmasi kurang efisien karena hanya berdasarkan data
permintaan dari setiap puskesmas sehingga menyebabkan jumlah kebutuhan obat
kadang kekurangan stok obat atau kelebihan stok obat.
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka perlu
dibangun Sistem Pengendaliann Distribusi Obat di UPTD Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Subang sehingga diharapkan bisa membantu dalam
pengelolaan distribusi obat secara efektif dan efisien.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan maka dirumuskan
permasalahan yaitu bagaimana membangun Sistem Pengendalian Distribusi Obat
Di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan penelitian ini adalah untuk membangun Sistem
Pengendalian Distribusi Obat di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang.
Adapun Tujuan yang ingin dicapai dalam pembangunan Sistem
Pengendalian Distribusi Obat di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
3
1. Membantu petugas UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang
dalam pengawasan stok obat
2. Membantu petugas UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang
dalam pengawasan pendistribusian obat
3. Membantu petugas UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang
dalam pengendalian stok obat
4. Membantu Petugas UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang
dalam pengendalian pendistribusian obat .
1.4 Batasan Masalah
Permasalahan yang dikaji sangat luas maka diperlukan suatu batasan
masalah agar pembangunan Sistem Pengedalian Distribusi Obat di UPTD
Farmasi Kabupaten Subang lebih terarah dan tujuannya tercapai. Batasan
masalah yang diterapkan, yaitu :
1. Data yang digunakan adalah lima jenis obat yang sering dibutuhkan,
yaitu Amoksisilin kaplet 500 mg, Antasida DOEN II Suspensi, Gliseril
Gualakolat tablet 100 mg, Paracetamol sirup 120 mg / 5 ml dan Vitamin
B Kompleks tablet.
2. Data puskesmas yang digunakan dalam penelitian ini adalah lima
puskesmas yang jaraknya berdekatan dengan UPTD Farmasi, yaitu
puskesmas cibogo,puskesmas sukarahayu, puskesmas kalijati, puskesmas
rawalele dan puskesmas cikalapa.
3. Pengelolaan data obat-obatan berdasarkan pada prosedur yang berlaku di
UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang.
4. Penelitian ini akan menggunakan pendekatan metode Supply Chain
Management.
5. Area cakupan Supply Chain Management hanya kegiatan mendapatkan
bahan baku (procurement), kegiatan merencanakan persediaan (planning
dan control) dan kegiatan melakukan pengiriman atau distribusi
6. Penelitian ini akan menggunakan metode peramalan weight moving
average untuk pengendalian persedian obat karena berdasarkan pola data
dan nilai mape terkecil dapat dilihat pada lampiran a.
7. Perhitungan ketersediaan kebutuhan obat di UPTD Farmasi
menggunakan metode Safety Stock.
8. Pendekatan analisis dan perancangan perangkat lunak yang digunakan
adalah pendekatan analisis dan perancangan berorientasi analisis
terstruktur.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini
adalah sebagai berikut.
I.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
a. Studi Literatur.
Studi literatur digunakan untuk mengumpulkan data kepustakaan dengan
menggunakan berbagai literatur yang menunjang dan berkaitan dengan materi
yang diambil meliputi pengumpulan buku-buku sumber , jurnal , dan
bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian termasuk informasi dari
internet.
b. Observasi
Observasi lapangan adalah dimana penelitian dilakukan dengan terjun
langsung ke tempat penelitian di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang, tujuan dari observasi lapangan ini adalah untuk mengetahui situasi dan
kondisi pada setiap bagian yang ada di UPTD Farmasi agar dapat memperoleh
data yang diperlukan secara langsung.
c. Wawancara
Wawancara adalah salah satu cara mengumpulkan data dengan cara
mewawancarai dengan narasumber untuk mendapatkan sumber informasi di
5
Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan data yang akurat langsung
dari narasumber.
I.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak
Metode pembuatan perangkat lunak yang digunakan adalah metode
Waterfall. Waterfall Model bisa dilihat pada Gambar 1.1. Tahapan metode
waterfall adalah sebagai berikut :
a. Requirement Definition
Tujuan dilakukan tahapan ini untuk memahami sistem yang sedang
berjalan untuk mendefinisikan permasalahan sistem sehingga selanjutnya dapat
menentukan kebutuhan sistem secara garis besar sebagai persiapan ke tahap
perancangan.
b. System and software design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang
mudah dimengerti oleh user.
c. Implementation and unit testing
Selama tahap ini, desain software direalisasikan sebagai serangkaian
program atau unit program.Unit pengujian melibatkan memverifikasi bahwa
setiap unit memenuhi spesifikasinya.
d. Integration and system testing
Unit-unit program individu atau program diintegrasikan dan diuji sebagai
sistem yang lengkap untuk memastikan bahwa seluruh persyaratan perangkat
lunak telah dipenuhi.
e. Operation and Maintenance
Pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap sistem yang baru untuk
mengetahui apakah sistem telah memenuhi tujuan yang ingin dicapai. Dari hasil
evaluasi ini dimungkinkan untuk melakukan perubahan-perubahan yang
Gambar 1.1 Model Waterfall [1]
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dokumen penelitian ini disusun untuk memberikan
gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan
penelitian ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab I membahas tentang latar belakang permasalahan, serta merumuskan
permasalahan yang dihadapi, menentukan maksud dan tujuan diadakannya
penelitian, pembuatan batasan masalah dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab II berisi tentang tinjauan umum UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang dan membahasan berbagai konsep dasar mengenai sistem informasi,
Supply Chain Management , forecasting(peramalan), Pengawasaan, Pengendalian,
konsep pengelolaan data, dan teori-teori pendukung lainnya yang berkaitan
7
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab III berisi analisis dari sistem yang sedang berjalan dimulai dari prosedur
pendistribusian obat, prosedur penyimpanan obat, prosedur permintaan obat,
prosedur analisis kebutuhan non fungsional, analisis perangkat lunak, perangkat
keras, karakteristik pengguna, analisis jaringan, analisis kebutuhan fungsional
termasuk diagram konteks dan data flow diagram serta perancangan sistem seperti
relasi antar tabel, perancangan basis data, struktur menu, perancangan antarmuka,
perancangan pesan dan jaringan semantik.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab IV berisi implementasi dari perangkat lunak, perangkat keras, implementasi
basisdata, implementasi antarmuka, serta pengujian dari sistem, yang meliputi
pengujian alpha dan pengujian beta.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab V Berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan
9
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Instansi
Berdasarkan peraturan bupati nomor 11 tahun 2008 tentang UPTD
Farmasi adalah lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten
Subang, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas teknis
operasional dinas di bidang perbekalan farmasi di lapangan sesuai dengan
kebijakan kepala dinas kesehatan dan memilikifungsi diantaranya perecanaan dan
pengadaan kebutuhan jumlah obat, penyimpanan obat serta mendistribusikan
obat-obatan ke 40 Puskesmas yang ada di pemerintahan kabupaten Subang.
Sejarah dari UPTD Farmasi dapat dilihat padaTabel 2.1
Tabel 2.1 Sejarah UPTD Farmasi Kabupaten Subang
Tahun Deskripisi
Pada tahun 1978 Pada tahun 1978 terjadi pemekaran kabupaten purwakarta menjadi
kabupaten purwakarta dan subang, otomatis dibentuknya Dinas
Kesehatan Kabupaten Purwakarta dan Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang. Dinas Kesehatan Kabupaten Subang dipimpin oleh
dr.Agustian Lucas Kristanujaya. Dalam Lingkup Dinas Kesehatan
Kabupaten DT II Subang didalamnya ada Unit Pusat Pembagian
obat-obatan (PPO) bertugas mengelola obat-obatan yang dipimpin
oleh Drs.Toha Rosadi, Apt.
Pada Tahun 1978 , Drs.Toha Rosadi ,Apt alih tugas ke Kabupaten
Bogor dan PPO dipimpin oleh Drs. H. Edi Turmudi. Dengan adanya
pengembangan organisasi dinas, PPO berubah nama menjadi
Sub.Seksi Pengadaan dan Distribusi Obat-obatan di bawah seksi
Farmasi, yang kemudian berubah nama menjadi Seksi Pengawasan
Obat dan Makanan (POM).
Pada Tahun 1979 Dengan terbitnya Peraturan Daerah nomor 4 Tahun 1979 tentang
Susunan Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang DT II, Sub.
Seksi Pengadaan dan Distribusi Obat berubah nama menjadi UPTD
Farmasi yang dipimpin oleh Drs. H.Edi Turmudi.
Pada tahun 1992 Pada tahun 1992, di Kabupaten Subang terdapat dua tempat pelayanan
Tahun Deskripisi
disebut UPTD Farmasi dipimpin oleh Drs.H.Edi Turmudi dan
berdirinya Kantor Departemen Kesehatan (KANDEPKES) dalam
lingkupnya ada unit yang disebut Gudang Farmasi Kabupaten (GFK)
yang dipimpin oleh Hj.Yayah Syamsiah, Apt.
Pada tahun 1993 Pada tahun 1993 Drs.Hedi Turmudi alih tugas ke Dinas Pendapatan
Daerah (DISPENDA) Kabupaten DT II Kabupaten Subang dan UPTD
Farmasi dipimpin oleh Uci Sanusi, BA. Pada tahun 1997 Uci Sanusi,
BA alih tugas ke Dinas Pendapatan Daerah (DISPENDA) Kabupaten
DT II Kabupaten Subang dan UPTD Farmasi dipimpin oleh Drs.
Hasan Basri, Apt.
Pada Tahun 2001 Lalu Pada tahun 2001 Gudang Farmasi Kabupaten (GFK) digabung
dengan UPTD Farmasi dengan nama unit UPTD Farmasi.Walaupun
unitnya sudah digabung tetapi untuk anggaran belum digabung seperti,
gaji pegawai dan biaya operasional GFK dari kantor wilayah
departemen kesehatan RI provinsi jawa barat dan biaya pengadaan
obat untuk GFK dari anggaran ASKES. Sedangkan pengadaan obat
dari APBD I dan inpres dikelola oleh UPTD Farmasi. UPTD Farmasi
dipimpin oleh Drs.Hasan Basri, Apt.
Sehubungan dengan otonomi daerah anggaran pelayanan kefarmasian
dan perbekalan kesehatan disatu-pintukan yaitu bersumber dana dari
ASKES, APBD I (bantuan provinsi) dan pusat melalui dana PKPS
BBM. UPTD Farmasi dipimpin oleh Drs. Hasan Basri,Apt.
Pada Tahun 2008 UPTD Farmasi dengan keluarnya peraturan daerah kabupaten subang
nomor 4 tahun 2008 tentang pola organisasi perangkat daerah
kabupaten subang dan peraturan bupati subang nomor 14G.5 tahun
2008 tentang tugas pokok dan fungsi UPTD Farmasi kabupaten
subnag, sebagai kepala UPTD Farmasi Drs. Hasan Basri,Apt.
Anggaran pelayanan kefarmasian dan perbekalan kesehatan
didapatkan dari APBD II, APBD I (bantuan provinsi), ASKES dan
Buffer Stock dari pusat.Kemudian pada tahun 2010 anggaran UPTD
Farmasi didapatkan dari APBD II, APBD I (bantuan provinsi),
ASKES dan Dana Alokasi Khusus (DAK) dari pusat. Kepala UPTD
11
2.2.1 Tugas Pokok Dan Fungsi
Unit Pelaksana Teknis Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas teknis operasional dinas di bidang perbekalan farmasi di lapangan
sesuai dengan kebijakan kepala dinas.
Unit Pelaksana Teknis Dinas Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Subang
mempunyai tugas :
a. Penyusunan program kerja di bidang farmasi
b. Pengumpulan dan pengolahan data di bidang farmasi, yang meliputi
kunjungan pasien dan sepuluh penyakit penyebab kematian (morbilitas
penyakit)
c. Pelaksanaan perencanaan kebutuhan obat
d. Pelaksanaan pengadaan obat dari anggaran pemerintah dan anggaran
swadana/swakelola.
e. Pelaksanaan penyimpanan obat sektor pemerintah dan swadana
f. Pelaksanaan pendistribusian obat sektor pemerintah dan swadana
g. Pengadaan pembekalan farmasi di puskesmas dan laboratorium kesehatan
daerah
h. Pelaksanaan pengwasaan dan pengendalian kegiatan pengelolaan dan
swadana
i. Penyelengaraan teknis administratif ketatausahaan
j. Penyusunan laporan hasil kegiatan pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusian.
2.2.2 Struktur Organisasi UPTD Farmasi Kabupaten Subang
Untuk struktur organisasi UPTD Farmasi Kabupaten Subang dapat dilihat
Kelompok Fungsional
Pelaksana
Petugas Teknis Operasinal Perencanaan dan
Pengadaan Obat
Pelaksana
Petugas Teknis Operasional Penyimpanan Obat
Pelaksana
Petugas Teknis Operasional Pendistribusian Obat
Pelaksana
Sub. Bag Tata Usaha Kepala UPTD Farmasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPTD Farmasi Kabupaten Subang
2.2.3 Job Deskripsi
Berdasarkan Peraturan Bupati Subang nomor 14G.5 Tahun 2008 Bagian
Ketiga Tentang Bidang Tugas Unsur Organisai yang menjelaskan tugas dari
masing bagian yang ada di UPTD Farmasi.
1. Kepala UPTD Farmasi
Mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan, melaksanakan,
dan mengendalikan kegiatan UPTD dalam melaksanakan sebagian tugas teknis
operasional Dinas bidang pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat.
2. Sub Bagian Tata Usaha
Mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan urusan umum,
perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan pelaporan. Sub Bagian Tata Usaha
juga mempunyai fungsi, yaitu perumusan program kerja di bidang tata usaha
UPTD; perumusan kebijakan teknis pelaksanaa administrasi umum, perlengkapan
keuangan kepegawaian dan pelaporan di lingkungan UPTD; pelaksanaan
13
lingkungan UPTD; pemberian pelayanan teknis administratif bagi seluruh satuan
organisasi dalam lingkungan UPTD; penyusunan dan penyiapan pedoman dan
petunjuk tatalaksana administrasi umum; penyusunan dan penyiapan rencana
anggaran rutin dan pembangunan UPTD; pengumpulan, penyusunan dan
penyajian data dan informasi di bidang kearsipan; pengelolaan dan bimbingan
administrasi kepegawaian, keuangan, peralatan, dan perbekalan di lingkungan
UPTD; penyelenggaraan urusan rumah tangga kantor, perjalanan dinas, hubungan
masyarakat dan protokol; penyelenggaraan pembinaan organisasi dan tatalaksana
dalam arti membina dan memelihara seluruh kegiatan kelembagaan dan
ketataklaksanaan di lingkungan UPTD dan usaha-usaha pengembangannya;
penyusunan laporan hasil kegiatan UPTD.
3. Petugas Teknis Operasional Perencanaan dan Pengadaan Obat
Mempunyai tugas pokok dan melaksanakan kegiatan perencanaan dan
pengadaan obat serta mempunyai fungsi yaitu, penyusuanan rencana kerja dan
teknis operasiaonal pengadaan obat sektor pemerintah dan sektor swadana;
penyusuanan kebutuhan obat anggaran pemerintah dan dan swadana;
pengumpulan dan pengolahaan data di bidang obat-obatan; pelaksanaan kegiatan
pengadaan obat sektor pemerintah dan swadana; pelaksanaan pengawasaan dan
pengendalian kegiatan pengadaan obat sektor pemerintah dan swadana;
penyusunan laporan kegiatan pengadaan obat sektor pemerintah dan swadana.
4. Petugas Teknis Operasional penyimpanan obat
Mempunyai tugas pokok melaksanakan penyimpanan obat dan memiliki
yaitu, fingsi penyusuanan rencana kegiatan di bidang penyimpanan obat;
penyusunan kebutuhan penyimpanan obat; pengumpulan dan pengolahan data di
bidang penyimpanan obat; penyelenggaraan kegiatan penyimpanan obat;
pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kegiatan penyimpanan obat;
penyusunan laporan kegiatan penyimpanan.
5. Petugas Teknis Operasional Pendistibusian Obat
Mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan pendistribusian obat ke
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) dan memiliki fungsi, yaitu
penyusuanan kebutuhan daam rangka pendistribusian obat sektor pemerintah dan
swadana; pengumpulan dan pengolahaan data dalam rangka pendistribusian obat
sektor pemerintah dan swadana; penyelenggaraan kegiatan pendistribusian obat ke
pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas); pelaksanaan pengawasaan dan
pengendalian kegiatan pendistribusian obat sektor pemerintah dan swadana;
penyusuanan laporan kegiatan pendistribusian obat sektor pemerintah dan
swadana.
2.2 Landasan Teori
Pada landasan teori akan diterangkan teori-teori yang berhubungan dengan
judul penulisan ini diantaranya pembahasan mengenai sistem informasi,
peramalan, pengawasan persedian, Supply Chain Management dan dashboard.
2.2.1 Sistem Informasi
Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling
berhubungan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu
kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Informasi adalah
segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan atau
manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan
sebelumnya Jadi , bisa diartikan yaitu unit-unit yang saling berhubungan yang
tidak dapat dipisahkan yang bermanfaat untuk para pengambilan keputusan untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2.2.2 Supply Chain Management
Supply Chain Management adalah metode atau pendekatan integratif
untuk mengelola aliran produk, informasi, dan uang secara terintegrasi yang
melibatkan pihak-pihak mulai dari hulu ke hilir. Prinsip penting dalam SCM
adalah transparansi informasi dan kolaborasi antara fungsi internal perusahaan
maupun dengan pihak-pihak diperusahaan disepanjang supply chain. Supply
Chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam
15
pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier,
pabrik, distributor, ritel serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti
perusahaan jasa logistik.
Istilah Supply Chain Management pertama kali dikemukakan oleh Oliver
& Weber pada tahun 1982. Jadi, Supply Chain Management tidak hanya
berorientasi pada urusan internal sebuah perusahaan, melainkan juga urusan
eksternal yang menyangkut hubungan dengan perusahaan-perusahaan partner.
Karena perusahaan-perusahaan yang berada pada suatu supply chain pada intinya
ingin memuaskan konsumen akhir, mereka harus bekerja sama untuk membuat
produk yang murah, mengirimkannya tepat waktu, dan kualitas yang bagus.
Idealnya, hubungan antar pihak pada suatu supply chain berlangsung jangka
panjang. Hubungan jangka panjang memungkinkan semua pihak untuk
menciptakan kepercayaan yang lebih baik serta menciptakan efisiensi. Efisiensi
bisa tercipta karena hubungan jangka panjang berarti mengurangi ongkos-ongkos
untuk mendapatkan perusahaan partner baru [2].
2.2.2.1Komponen Supply Chain Management
Supply Chain Management memiliki 3 komponen utama yang mendukung
berjalannya suatu proses bisnis sebagai berikut:
1. Upstream Supply Chain
Keseluruhan kegiatan perusahaan manufaktur dengan
pendistribusiannya atau hubungan distributor dapat diperluas menjadi kepada
beberapa tingkatan. Kegiatan utama dalam Upstream Supply Chain ini adalah
pengadaan barang.
2. Internal Supply Chain
Internal Supply Chain ini merupakan proses pengiriman barang ke
gudang. Kegiatan utama dalam Internal Supply Chain adalah manajemen
3. Downstream Supply Chain
Kegiatan didalam Downstream Supply Chain ini melibatkan proses
pengiriman kepada konsumen akhir. Kegiatan utama dalam Downstream
Supply Chain ini adalah distribusi barang, gudang, transportasi.
2.2.2.2 Area Cakupan Supply Chain Management
Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-kegiatan
utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah [2]:
1. Kegiatan merancang produk baru (product development)
2. Kegiatan mendapatkan bahan baku (procurement, purchasing atau control)
3. Kegiatan merencanakan produksi dan persediaan (planning & control)
4. Kegiatan melakukan produksi (production)
5. Kegiatan melakukan pengiriman / distribusi (distribution)
6. Kegiatan pengelolaan pengembalian produk/barang (return)
Keenam klasifikasi tersebut biasanya tercermin dalam bentuk pembagian
department atau divisi pada perusahaan manufaktur.
Tabel 2.2 Lima bagian utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang terkait dengan fungsi-fungsi utama supply chain
Bagian Cakupan Kegiatan
Pengembangan Produk Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam percancangan produk baru.
Pengadaan Memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier,
melakukan pembelian supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.
Perencanaan & pengendalian Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan.
Operasi / Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas.
Pengiriman / Distribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level ditiap pusat distribusi.
2.2.3 Pengendalian Persediaan
Persediaan adalah bagian yang sangat penting dalam suatu bisnis. Salah
satu fungsi manajerial yang sangat penting adalah pengendalian persediaan.
Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persedian, hal ini
menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai
17
yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dai terjadinya kekurangan
bahan(stockout cost).Sistem persedian diartiakan sebagai serangkain kebijakan
dan pengendalian yang memonitor tingkat persedian dan menentukan tingkat
persedian yang harus disediakan dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.
Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumberdaya yang
tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tepat. [4].
A. Jenis-Jenis Persedian
Jenis persedian menurut fisiknya dapat dibedakan menjadi lima kelompok, yaitu
[4] :
1) Persedian bahan mentah (raw material) yaitu persedian barang-barang
berwujud, seperti besi, kayu serta komponen-komponen lainnya yang
digunkan dalam proses produksi.
2) Persedian komponen-komponen persedian rakitan(purchased
parts/components), yaitu persedian barang-barang yang terdiri dari
komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, di mana secara langsung dapat
dirakit menjadi suatu produk.
3) Persedian barang pembantu atau penolong(suppliers), yaitu persedian
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupkan bagian
atau komponen barang jadi.
4) Persedian barang dalam proses(work in process), yaitu persedian
barang-barang yang merupkan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi
atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih
lanjut menjadi barang jadi.
5) Persedian barang jadi(finished goods), yaitu persedian barang-barang yang
telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau
dikirim kepada langganan.
B. Fungsi-Fungsi Persediaan
Persedian mempunyai tiga fungsi, yaitu [5] :
1. Fungsi Decoupling adalah persedian yang memungkinkan perudahaan dapat
2. Fungsi Economic Lot Sizing adalah persedian yang perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan atau potongan pembelian.
3. Fungsi Antisifasi adalah apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau
data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.
C. Persedian Pengamanan(Safety Stock)
Ketika perusahaan menghadapai ketidakpastian jangka waktu pengiriman
dan permintaan akan barang-barang selama periode tertentu kemudian perusahaan
memerlukan persedian ekstra yang disebut persedian pengaman(safety stock)
[4].Rumus persedian pengamanan (safety stock) adalah sebagai berikut :
(2.1) Keterangan :
Z = Daerah dibawah kurva normal 95 % (1,645)
α = Standar deviasi permintaan selama waktu tenggang
2.2.4 Peramalan
Peramalan merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang
efektif dan efisien. Definisi peramalan menurut Spyros Makridakis, “Peramalan
merupakan bagian integral dari kegiatan pengambilan keputusan manajemen.
Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan, berusaha menduga
factor-faktor lingkungan, lalu memilih tindakan yang diharapkan akan menghasilkan
pencapaian sasaran dan tujuan tersebut” [3]
A. Jenis Data
Data merupakan fakta yaitu sesuatu yang keberadaanya dapat diketahui
melalui panca indra.bila data diolah sehingga memiliki arti , maka data itu
dinamakan informasi. Teknik peramalan bisnis dapat dilakukan berdasarakan
data maupun informasi tersebut
Data dapat dibedakan bedasarkan wujud, sumber , dan dimensi waktunya.
1. Data berdasarkan wujudnya data dibedakan menjadi dua , yaitu :
19
kuantitatif adalah jumlah penjualan, nilai produksi.
b) Data kualitatif adalah data yang tidak berwujud bilangan.Contohnya
adalah data mengenai jenis kelamin (yaitu laki-laki dan perempuan)
atau bulan dalam tahun.
2. Data Berdasarkan sumbernya dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Data yang berasal dari dalam organisasi (perusahaan) dinamakan data
intern bagi organisasi(perusahaan) tersebut,
b. Data yang berasal dari luar organisasi (perusahaan) dinamakn data
ekstern bagi organisasi (perusahaan) tersebut. Data ekstern dibedakan
lagi menjadi data primer dan data sekunder. Data primer merupakan
data yang dikumpulkan sendiri untuk peramalan yang akan dilakukan,
sedangkan data sekunder merupakan data yang telah terkumpul dan
sebelumnya tidak dimaksudkan untuk peramalan yang sedang akan
dilakukan. Jadi, bila seorang peneliti menggunakan data dari Badan
Pusat Statistik untuk peramalan penghasilan masyarakat di suatu
provinsi, maka data itu merupakan sata sekunder. Tetapi, bagi Badan
Pusat Statistik, data itu merupakn data primer pada waktu data itu
dikumpulkan.
3. Data Berdasarkan dimensi waktu, data dibedakan menjadi dua , yaitu :
a) Data runtut waktu merupakan data yang dikumpulkan dari suatu waktu ke
waktu berikutnya, selama jangka waktu tertentu, misalnya data mengenai
jumlah penjualan selama dua belas bulan dalam jangka waktu satu tahun.
Data runtut waktu data dibedakan menjadi dua, yaitu Data stasioner
memiliki nilai rata-rata dari variasi yang (relative) konstan dari waktu ke
waktu jadi data stasioner relatif tetap dari waktu ke waktu, sedangkan
data yang tidak stasioner adalah sebaliknya data tidak stasioner relatif
bervariasi dari waktu ke waktu. Data runtut waktu juga dapat dibedakan
menjadi empat komponen, yaitu tren, musim, siklis, dan ketidakteraturan
(ireguler) atau acak (random). Dengan pernyataan lain, data runtut waktu
mungkin saja terdiri atas keempat komponen itu sekaligus. Tren
kecenderungan (meningkat, menurun) dalam jangka panjang (biasanya
sepuluh tahun atau lebih, misalnya kejadian lainnya adalah inflasi,
perubahan teknologi, dan peningkatan produksi. Musim merupkan
komponen data runtut waktu yang berkaitan dengan adanya kejadian yang
berulang secara teratur dalam dalam setiap tahun, misalnya volume
penjualan tiket perjalanan di musim liburan dalam setiap tahun atau
volume penjualan buku pelajaran pada awal-awal tiap tahun ajaran baru.
Jadi, variasi datanya berkaitan dengan musim dalam satu tahun. Namun
demikian, dimensi waktu dari komponen musim ini dapat juga terjadi
dalam satuan hari, minggu, bulan atau tahun. Siklis merupakan komponen
data runtut waktu yang berkaitan dengan adanya kejadian yang tidak
teratur. Komponen ini terjadi dalam kurun waktu yang lebih dari satu
tahun dan biasanya dengan periode yang tidak sama. Sejalan dengan
sifat-sifat diatas, komponen siklis ini sulit untuk diramalkan karena terjadi
dalam periode yang tidak sama sehingga dalam praktik sering kali
ditiadakan atau tidak diramalkan. Kejadian itu, dalam dunia bisnis,
biasanya berkaitan dengan kondisi perekonomian dan kemungkinan tidak
berulang, misalnya siklus kehidupan produk yang terdiri atas tahap-tahap
yang berbeda dan dalam kurun waktu yang berbeda pula, resesi dan
depresi. Ketidakteraturan merupakan komponen data runtut waktu yang
tidak tergolong dalam tren, musim maupun siklis. Komponen ini
berkaitan dengan hal-hal yangtidak terduga sebelumnya. Pola data ini
tidak terjadi secara berulang dan juga tidak sistematis, misalnya
perubahan volume produksi karena adanya kejadian berupa kebakaran
atau unjuk rasa. Komponen ini sering disebut komponen acak, ireguler
atau error.
b) Data cross sectional merupakan data yang dikumpulkan pada suatu waktu
tertentu, tanpa memiliki variasi dimensi waktu, misalnya data mengenai
jumlah penjulan beberapa perusahaan pada tahun 1998. Dalam konteks
21
B. Jenis-jenis Peramalan
Jenis peramalan dapat dibedakan berdasarkan jangka waktu, ruang lingkup
dan metode yang digunakan
1. Berdasarkan Jangka Waktunya
Peramalan dibedakan menjadi dua, yaitu peramalan jangka panjang
biasanya dilakukan oleh para pimpinan puncak suatu perusahaan dan bersifat
umum. Peramalan jangka pendek biasanya dilakukan pimpinan pada tingkat
menengah maupun bawah dan lebih bersifat operasional. Peramalan jangka
pendek biasanya berdasarkan peramalan jangka panjang. Perlu diketahui, bahwa
tidak ada batasan yang baku mengenai panjang atau pendeknya waktu tersebut.
2. Berdasarkan Ruang Lingkupnya
Peramalan berdasarkan ruang lingkupnya dibedakan menjadi dua , yaitu
Peramalan mikro dan makro, contohnya adalah peramalan kondisi perekonomian
dalam lima tahun yang akan datang (sebagai makro) dan peramalan kondisi
perusahaan dalam lima tahun yang akan datang (sebagai mikro). Perlu diketahui
juga batasan mengenai mikro dan makro itu adalah relatif.
3. Berdasarakan Metode Peramalan Yang Digunakan
Peramalan berdasarkan metode peramalan yang digunkan dibedakan
menjadi metode kualitatif dan kuantitatif. Metode kualitatif lebih didasarkan pada
intuisi dan penilaian orang yang melakukan peramalan daripada pemanipulasian
(pengolahan dan penganalisisan) data historis yang tersedia. Ini dilakukan karena
tidak ada atau tidak cukup tersedia data historis, misalnya peramalan penjualan
suatu produk baru. Metode kuantitatif didasarkan pada pemanipulasian data
historis yang tersedia secara memadai dan tanpa intuisi maupun penilaian
subjektif dari orang yang melakukan peramalan, metode ini umumnya didasarkan
pada analisis statistic. Menurut Makridakis, Wheelwright, dan mcgee (1983,
h,8-9) peramalan kuantitatif dapat diterapkan bila tiga kondisi berikut terpenuhi, yaitu
a. Informasi mengenai keadaan di waktu lalu tersedia,
b. Informasi itu dapat di kuantitatifkan dalam bentuk data numeric(angka)
c. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek dari pola waktu yang lalu akan
berlanjut ke waktu yang akan datang (disebut asumsi kontinuitas).
C. Teknik Peramalan
Dalam pemilihan teknik dan metode peramalan, pertama-tama perlu diketahui
ciri-ciri penting yang perlu diperhatikan bagi pengambil keputusan dan analisa
keadaan dalam mempersiapkan peramalan. Ada 6 (enam) faktor utama yang
diidentifikasikan sebagai teknik dan metode peramalan , yaitu [8]:
1. Horizon Waktu
Ada 2 (dua) aspek dari horizon waktu yang berhubungan dengan masing-
masing metode peramalan. Pertama adalah cakupan waktu di masa yang akan
datang, kedua adalah jumlah periode untuk peramalan yang diinginkan.
Ketentuan peramalan berdasarkan horizon waktu adalah:
a. Peramalan jangka pendek yaitu peramalan yang mencakup jangka waktu
hingga satu tahun.
b. Peramalan jangka menengah yaitu peramalan yang mencakup jangka
waktu hingga tiga tahun.
c. Peramalan jangka panjang yaitu peramalan yang mencakup jangka
waktu perencanaan tiga tahun atau lebih.
2. Pola Data
Dasar utama dari metode peramalan adalah anggapan bahwa macam- macam
dari pola yang didapati di dalam data yang diramalkan akan berkelanjutan.
3. Jenis dari Model
Model-model adalah suatu deret di mana waktu digambarkan sebagai unsur
yang penting untuk menentukan perubahan-perubahan dalam pola.
Model-model perlu diperhatikan karena masing-masing Model-model mempunyai
kemampuan yang berbeda dalam analisa keadaan untuk pengambilan
23
4. Biaya yang Dibutuhkan
Umumnya ada 4 (empat) unsur biaya yang tercakup didalam penggunaan
suatu prosedur peramalan, yaitu biaya-biaya pengembangan, penyimpanan
(Storage) data, operasi pelaksanaan dan kesempatan dalam penggunaan
teknik-teknik dan metode lainnya.
5. Ketepatan Metode Peramalan
Tingkat ketepatan yang dibutuhkan sangat erat kaitannya dengan tingkat
perincian yang dibutuhkan dalam suatu peramalan.
6. Kemudahan Dalam Penerapan
Metode-metode yang dapat dimengerti dan mudah diaplikasikan sudah
merupakan suatu prinsip umum bagi pengambil keputusan.
D. Jenis-Jenis Pola Data
Jenis-jeni pola data dapat dijelasakan sebagai berikut [8]:
1. Pola Data Horizontal
Pola Data Horizontal adalah pola data yang menunjukan bahwa nilai data
berfluktuasi di sekitar nilai rata – rata (stasioner terhadap nilai rata - ratanya). Pola
data horizontal bisa dilihat pada Gambar 2.2
Gambar 2.2 Pola data horizontal
2. Pola Data Musiman
Pola data musiman adalah pola data yang terlihat berfluktuasi, namun
fluktuasi tersebut akan terlihat berulang dalam suatu interval waktu tertentu.
Disebut pola musiman karena permintaan ini bisaanya dipengaruhi oleh
musiman mempunyai panjang gelombang yang tetap dan terjadi pada jarak
waktu tetap. Metode yang sesuai dengan pola musiman adalah
a. Metode Winter
b. Simple moving average atau
c. Weight moving average
Pola data musiman bisa dilihat pada Gambar 2.3
Gambar 2.3 Pola data musiman
3. Pola Data Siklus
Pola siklikal adalah Pola siklikal yang mirip dengan pola data musiman. Pada
pola musiman tidak harus membentuk pola gelombang, bentuknya dapat
bervariasi, namun waktunya akan berulang setiap tahun. Pola siklikal
bentuknya selalu mirip gelombang sinusoid. Pada pola musiman rentang
waktu satu tahun dapat dijadikan pedoman, maka rentang waktu perulangan
siklikal tidak tentu. pola data siklus memiliki durasi yang lebih panjang dari
pola data musiman dan bervariasi. Metode yang sesuai dengan pola siklikal
adalah :
a. Simple moving average
b. Weight moving average dan
c. Eksponential Smoothing
25
Gambar 2.4 Pola data siklus
4. Pola Data Trend
Pola trend adalah bila data permintaan menunjukan pola kecendrungan
gerakan penurunan atau kenaikan jangka panjang. Data yang kelihatannya
berfluktuasi, apabila dilihat pada rentang waktu yang panjang akan dapat
ditarik garis maya. Garis putus-putus tersebut itulah yang disebut garis trend.
Bila data berpola trend, maka metode peramalan yang sesuai adalah
a. Metode Regresi Linear
b. Exponential Smoothing atau
c. Double Exponential Smoothing
Pola data trend bisa dilihat pada Gambar 2.5
Gambar 2.5 Pola data trend
E. Metode dan Dasar-Dasar Peramalan
Peramalan kuantitatif terdapat model data yaitu model deret berkala/time
sebab akibat atau dengan kata lain hasil peramalan hanya memperhatikan
kecenderungan dari data yang di masa lalu yang tersedia.
Metode time series dimulai dengan memplot data pada suatu skala waktu,
mempelajari plot itu dan akhirnya membentuk pola yang konsisten atas data.
Dalam pengembanganya pengolahan data serial waktu dapat dilakukan dengan
metode dasar yakni :
a. Naif approach
Teknik peramalan yang mengasumsikan permintaan di periode mendatang
sama dengan permintaan terkini.
b. Simple moving average
Teknik peramalan yang menggunakan rata-rata dari sejumlah (n) data terkini
untuk meramalkan periode mendatang.
Rumus
(2.2)
c. Weight moving average
Rumus
(2.3)
d. Exponensial Smoothing
Tekni peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan dimana data diberi
bobot oleh sebuah fungsi eksponensial.
Rumus
(2.4) Keterangan :
Ft = New Forecast
Ft-1 = Forecast sebelumnya
α= Konstanta exponensial
27
e. Trend Projection
Metode peramalan time series yang menyesuaikan sebuah garis tren pada
sekumpulan data masa lalu, dan kemudian diproyeksikan dalam garis untuk
meramalkan masa depan.
Rumus
(2.5)
f. Model kausal/eksplanantoris/regresi
Pendekatan yang memperhatikan hubungan sebab akibat atau pendekatan
yang suatu keadaan oleh sebab akibat tertentu. Dengan kata lain hubungan
sebab akibat yang terjadi bukan hubungan deterministic melainkan
hubungan stokastic.
Metode ini menggabungkan variable atau faktor yang mungkin
mempengaruhi kuantitasyang sedang diramalkan
Rumus :
(2.6) Keterangan :
Y= Nilai variable dependen
a= perpotongan sumbu y
= kemiringan garis regresi x = variable bebas
Kedua model tersebut pada dasarnya mempunyai keuntungan dalam
kondisi tertentu. Model deret berkala seringkali dapat digunakan dengan mudah
untuk meramal sedangkan model kausal dapat digunakan dengan keberhasilan
yang lebih besar dalam pengambilan keputusan.
2.2.6 Menghitung Kesalahan Peramalan
Ada beberapa perhitungan yang biasa digunkan untuk menghitung
kesalahan peramalan (forecast error) total. Perhitungan ini dapat digunkan untuk
membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk mengawasi
peramlan, untuk memastikan peramlan berjalan dengan baik. Berikur beberapa
a) Mean Absolute Deviation(MAD)
Ukuran pertama kesalahan peralaman keseluruhan untuk sebuah model
adalah MAD. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap
kesalahan permalan dibagi dengan jumlah periode data(n).
Rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut :
(2.7)
Hampir semua software peramalan menyediakan fitur yang secara
otomatis menentukan konstanta penghalusan dengan kesalahan permalan kecil.
Beberapa software mengubah nila α menjadi lebih besar jika kesalahan terjadi
lebih besar dari batas yang dapat diterima.
b) Mean Squared Error(MSE)
MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramlan
keseluruhan. MSE merupkan rat-rat selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan
dan yang diamati.
Rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut :
(2.8)
Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan
deviasi yang besar karena adanya pengkuadratan.
c) Mean Absolute Percent Error (MAPE)
Masalah yang terjadi MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka
tergantung pada besarnya unsur yang diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam
satuan ribuan, maka nilai MAD dan MSE bisa menjadi sangat besar. Untuk
menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan mean absolute percent
error(MAPE). MAPE dihitung sebagai rata-rata diferensi absolut antara nilai yang
diramal dan aktual n periode.
Rumusnya dapat ditulis sebagai berikut :
29
2.2.7 Teknik Safety Stock
Pengaman persediaan (sefety stock) adalah istilah yang digunakan oleh
ahli logistik untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang dipertahankan
untuk mengurangi risiko ketidaktersediaan (kekurangan bahan baku) karena
ketidakpastian pasokan dan permintaan. Tingkat safety stock yang memadai
memungkinkan operasi bisnis untuk melanjutkan sesuai dengan rencana
perusahaan. Persamaan pengaman persediaan dapat dilihat pada persamaan
SS = MAPE X forecast value (2.10)
2.2.8 Dashboard
Dashboard dinyatakan dalam beberapa istilah yang berbeda pada
pustaka-pustaka yang ada. Berikut pengertian dashboard dari beberapa ahli : [7]
a) Shaden Malik menggunakan istilah enterprise dashboard yang didefinisikan
sebagai sebuah antar muka komputer yang banyak menampilkan bagan,
laporan, indikator visual, dan mekanisme alert, yang dikonsolidasikan ke
dalam Platform informasi yang dinamis dan relevan. Enterprise dashboard
berperan sebagai live console untuk mengelola inisiatif bisnis.
b) Stephen Few menggunakan istilah information dashboard, yang didefinesikan
sebagaitampilan visual dan informasi penting, yang diperlukan untuk
mencapai suatu atau beberapa tujuan, dengan mengkomsolidasikan dan
mengatur informasi dalam satu layar (single screen), sehingga kinerja
organesasi dapat dimonitor secara sekilas.
tampilan visual disini mempunyai pengertian bahwa penyajian informasi harus
dirancang sebaik mungkin, sehingga manusia dapat menangkap informasi
tersebut dengan cepat dan mudah dipahami maknanya dengan benar.[Few,
Stephen.(2006)(b), Information Dashboard Design, O’ Reilly;ISBN:0 -596-10016-7].
c) Daryl Orts menggunakan istilah dashboard, yang didefinesikan sebagai
sebagai alat untuk memonitor organisasi dari hari ke hari. Informasi
ditampilkan dalam sebuah antar muka tunggal, sehingga pengambil keputusan
digunakan untuk memberikan panduan secara aktif terhadap kinerja bisnis.
Dashboard berfungsi seperti halnya internet eksekutif dimana semua situs
informasi penting ditampilkan dalam kelompok–kelompok logic
d) Wayne Eckerson menggunakan istilah dashboard, yang didefinesikan sebagai
mekanisme penyajian informasi secara visual di dalam sistem manajemen
kinerja, yang menyajikan informasi kritis mengenai kinerja proses profesional
secara sekilas. Wayne menitik beratkan penggunaan dashboard untuk
monitoring kinerja dari proses operasional. [8]
Berdasarkan penjelasan–penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa
istilah Interprise dashboard, Information dashboard, dan dashboard memiliki
pengertian yang sama, yaitu sebuah alat yang memberikan tampilan antar muka
visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan informasi penting yang
diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu secara sekilas dalam satu layar (Single
Screen.
Menurut Rasmussen dalam bukunya Business Dashboard mengemukakan
tiga buah tipe Dashboard, yaitu [7]:
1. Stategical Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung garis organisasi
dengan tujuan strategis.
2. Tectical Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung keputusan pengukuran
progress dalam kunci atau inisiatif proyek.
3. Operational Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung monitoring dari
aktifitas proses bisnis yang spesifik.
2.2.8 Teknik Safety Stock
Pengaman persediaan (sefety stock) adalah istilah yang digunakan oleh
ahli logistik untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang dipertahankan
untuk mengurangi risiko ketidaktersediaan (kekurangan bahan baku) karena
ketidakpastian pasokan dan permintaan. Tingkat safety stock yang memadai
memungkinkan operasi bisnis untuk melanjutkan sesuai dengan rencana
perusahaan. Persamaan pengaman persediaan dapat dilihat pada persamaan
31
2.2.9 Dashboard
Dashboard dinyatakan dalam beberapa istilah yang berbeda pada
pustaka-pustaka yang ada. Berikut pengertian dashboard dari beberapa ahli : [7]
b) Shaden Malik menggunakan istilah enterprise dashboard yang didefinisikan
sebagai sebuah antar muka komputer yang banyak menampilkan bagan,
laporan, indikator visual, dan mekanisme alert, yang dikonsolidasikan ke
dalam Platform informasi yang dinamis dan relevan. Enterprise dashboard
berperan sebagai live console untuk mengelola inisiatif bisnis.
e) Stephen Few menggunakan istilah information dashboard, yang didefinesikan
sebagaitampilan visual dan informasi penting, yang diperlukan untuk
mencapai suatu atau beberapa tujuan, dengan mengkomsolidasikan dan
mengatur informasi dalam satu layar (single screen), sehingga kinerja
organesasi dapat dimonitor secara sekilas.
tampilan visual disini mempunyai pengertian bahwa penyajian informasi harus
dirancang sebaik mungkin, sehingga manusia dapat menangkap informasi
tersebut dengan cepat dan mudah dipahami maknanya dengan benar.[Few,
Stephen.(2006)(b), Information Dashboard Design, O’ Reilly;ISBN:0 -596-10016-7].
f) Daryl Orts menggunakan istilah dashboard, yang didefinesikan sebagai
sebagai alat untuk memonitor organisasi dari hari ke hari. Informasi
ditampilkan dalam sebuah antar muka tunggal, sehingga pengambil keputusan
dapat mengakses Key Performance Indicator, yaitu informasi yang dapat
digunakan untuk memberikan panduan secara aktif terhadap kinerja bisnis.
Dashboard berfungsi seperti halnya internet eksekutif dimana semua situs
informasi penting ditampilkan dalam kelompok–kelompok logic
g) Wayne Eckerson menggunakan istilah dashboard, yang didefinesikan sebagai
mekanisme penyajian informasi secara visual di dalam sistem manajemen
kinerja, yang menyajikan informasi kritis mengenai kinerja proses profesional
secara sekilas. Wayne menitik beratkan penggunaan dashboard untuk
Berdasarkan penjelasan–penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa
istilah Interprise dashboard, Information dashboard, dan dashboard memiliki
pengertian yang sama, yaitu sebuah alat yang memberikan tampilan antar muka
visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan informasi penting yang
diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu secara sekilas dalam satu layar (Single
Screen.
Menurut Rasmussen dalam bukunya Business Dashboard mengemukakan
tiga buah tipe Dashboard, yaitu [7]:
4. Stategical Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung garis organisasi
dengan tujuan strategis.
5. Tectical Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung keputusan pengukuran
progress dalam kunci atau inisiatif proyek.
Operational Dashboard yang berfungsi sebagai pendukung monitoring
235
BAB 4
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem merupakan tahap penciptaan perangkat lunak,
tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan sistem. Tahap ini merupakan tahap
dimana sistem siap untuk dijalankan. Tahap ini pula merupakan tahap
menerjemahkan perancangan dari tahap analisis yang sebelumnya sudah
dilakukan kedalam bahasa yang dapat mengerti oleh mesin computer serta
penerapan perangkat lunak pada keadaan yang sesungguhnya.
4.1.1 Implementasi Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam pembangunan sistem
pengendalian distribusi obat di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang bisa dilihat pada Tabel 4.1
Tabel 4.1 Implementasi spesifikasi perangkat keras
No Perangkat keras
1 Processor Intel I3
2 RAM 1 GB
3 Hard Disk 500 GB
4 Monitor 15’
5 Keyboard dan mouse standar
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam pembangunan sistem
pengendalian distribusi obat di UPTD Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten
Subang bisa dilihat pada
No Perangkat lunak
1 Windows 7 sebagai sistem operasi 2 Mozilla firefox Web browser
3 Microsoft office 2010
3 Xamp sebagai web server
4.1.3 Implementasi Basis Data
Pembuatan database dilakukan dengan menggunakan aplikasi DBMS
Tabel 4.2 Implementasi basis data
No Nama Tabel Perintah
1 Data_pengguna CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_pengguna (
id_pengguna int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT, nip varchar(18) NOT NULL,
nama_pegawai varchar(30) NOT NULL, pangkat_gol varchar(5) DEFAULT NULL, nama_jabatan varchar(38) DEFAULT NULL,
nama_pendidikan_formal varchar(15) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY ( id_pengguna )
) ENGINE=InnoDB ;
2 Data_user_login CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_user_login (
id_user int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT, id_pengguna int(11) DEFAULT NULL,
id_puskesmas int(11) DEFAULT NULL, username varchar(255) NOT NULL, password varchar(255) NOT NULL, is_admin int(11) NOT NULL,
nama_jabatan varchar(38) NOT NULL, nip varchar(18) NOT NULL,
status varchar(100) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY ( id_user )
) ENGINE=InnoDB ;
3 Data_satuan_obat CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_satuan_obat (
id_satuan_obat int(2) NOT NULL AUTO_INCREMENT, satuan_obat varchar(10) NOT NULL,
PRIMARY KEY ( id_satuan_obat ), KEY id_satuan_obat ( id_satuan_obat ) ) ENGINE=InnoDB ;
4 Data_kemasan_obat CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_kemasan_obat (
id_kemasan_obat int(2) NOT NULL AUTO_INCREMENT, kemasan_obat varchar(10) NOT NULL, jumlah_dalam_kemasan int(3)
PRIMARY KEY ( id_kemasan_obat ) ) ENGINE=InnoDB ;
5 Data_kecamatan CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_kecamatan (
id_kecamatan int(2) NOT NULL AUTO_INCREMENT, nama_kecamatan varchar(20) NOT NULL,
PRIMARY KEY ( id_kecamatan ) ) ENGINE=InnoDB ;
6 Data_puskesmas CREATE TABLE IF NOT EXISTS data_puskesmas (
id_puskesmas int(2) NOT NULL AUTO_INCREMENT, id_kecamatan int(2) NOT NULL,
nama_puskesmas varchar(30) NOT NULL, alamat_puskesmas text NOT NULL,
no_telp_puskesmas varchar(14) NOT NULL, nama_kabupaten varchar(11) NOT NULL, nama_provinsi varchar(11) NOT NULL, nama_petugas varchar(30) NOT NULL, nip varchar(18) DEFAULT NULL,
nama_jabatan enum('Petugas puskesmas') NOT NULL, PRIMARY KEY ( id_puskesmas ),
