BAB 9
PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF
A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana Nampak dalam table berikut:
Routine Messages (Pesan Rutin) Good News (Berita/Kabar Baik) Pembuka: Pernyataan ide pokok (Main) Pembuka: Pernyataan Good News Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Penutup: Meningkatkan kembali ide pokok
atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan
Penutup: Meningkatkan kembali Good News atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan
Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut: Keunggulan:
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (Menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.
Kelemahan:
Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya
Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “To The Point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.
Selain pendekatan langsung, permintaan langsung langsung dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan Tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.
2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a Ide-ide pokok yang jelas
Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif b Penjelasan rinci
Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok c Penutup surat
Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.
B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL
Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat public pada umumnya.
1. Good News tentang pekerjaan
Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial, antara lain:
Finansial Nonfinansial
Kenaikan Gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan Tunjangan hari raya Proposal (usulan) suatu proyek diterima Kredit bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa
2. Good News tentang produk
Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik.
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Bagaimana anda menjawab permintaan informasi baik yang berisi penjualan potensial maupun yang tidak ?
a Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential sales), terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu (1) member tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
b Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap dan (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference).
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
2. Memberikan Referensi Kredit
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain: (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karekteristik, antara lain:
1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja) 2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Soal Esai
7) Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit.? Berikan contohnya.?
Karena referensi kredit merupakan surat atau informasi yang memberikan good news tentang nasabah kepada pihak bank. Referensi kredit bisa diberikan oleh nasabah yang telah dianggap kredibel oleh pihak bank. Nasabah yang telah dianggap kredibel oleh bank ini, dapat memberikan referensi kepada rekannya yang berkeinginan untuk meminjam ke bank.
Contohnya: Misalnya Perusahaan Astra memberikan Referensi kepada mitra bisnis nya misalnya yang bergerak di bidang asuransi seperti Adira Finance untuk meminjam uang kepada Bank Mega untuk menggelontorkan dana ke Adira Finance.
8) Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya.?
Dalam perbankan Surat rekomendasi bermanfaat bagi lembaga yang membutuhkannya karena dengan surat rekomendasi tersebut kita bisa melihat track record orang yang ingin meminjam di perusahaan kita. Dalam menilai dan menseleksi karyawan surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, disiplin, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk kariernya.
1) Apa yang dimaksud dengan Routine request
Routine message (pesan-pesan rutin) Good News (Berita/kabarbaik) =Pembuka, pernyataan ide pokok.
=Pertengahan/ isi penjelasan rinci. =Pen utup, mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.
=Pembuka,pernyataan goodnews. =Pertengahan/isi,penjelasan rinci. =Penutup,menginagtkan kembali good news atau mencakup pemikiran
penutup yang berorientasi ke depan.
BAB 10
PENULISAN BAD NEWS
1.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News
tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negarif, ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3) menjaga goodwiil sebaik mungkin dengan audiens.
A. Menciptakan Audience-Centred Tone
Nada atau Intonasi Anda dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektifitas penyampaian pesan-pesan bisnis.
Hal tersebut mempunyai tiga tujuan fisik:
Membantu audiens anda mengerti bahwa bad news menggambarkan keputusan yang tegas.
Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil
Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. B. Memilih Perencanaan Organisasional
a. Pendekatan Tidak Langsung
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news)
Didalam pendekatan tidak langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka, (2) alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan bad-news, (4) penutup yang positif dan bersahabat
Pembuka
Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda.
Alasan
Jika Anda menyajikan alasan yang efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil dan logis.
Bad-news
Setelah anda menyampaikan hal-hal yang kurang menyenangkan, tahap berikutny adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan.
b. Pendekatan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika:
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.
Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan. Pesan disampaikan secara empati.
1.2 Mengomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif
Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dalam situasi seperti itu, keterampilan komunikasi seseorang komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.
A. Bad-News tentang Produk
Kesalahan dalam memilih suatu pendekatan akan berakibat kurang menguntungkan bagi perusahaan. Bad News berkaitan dengan produk-produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, kadaluarsa produk, produk rusak atau cacat. Pada penyampaian bad news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, baru disampaikan pada bad news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.
B. Penolakan Kerja Sama
perusahaan lain. Namun perusahaan mempunyai kebijakan tertentu untuk melarang pegawainya ikut serta dalam tim riset pemasaran. Mengapa perusahaan melarang pegawainya untuk berpartisipasi dalam kegiatan tersebut? Salah satu yang dikhawatirkan oleh pimpinan perusahaan adalah kemungkinan pengungkapan kerahasiaan perusahaan yang akan berdampak kurang menguntungkan bagi perusahaan.
C. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, Anda dapat menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.
1.3 Penyampaian Bad-News ke Pelanggan
Tiga hal yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan bisnis:
Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya seuatu penjualan ulang. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.
Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan minat.
Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah. Hal ini harus benar-benar diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Menjaga citra baik perusahaan merupakan tugas yang sangat berat.
A. Bad News- tentang Pesanan
Dalam kaitannya dengan penulisan bad-news kepada pelanggan, paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan Anda yaitu:
Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan.
Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut. B. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan.
C. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujuinya produk pengganti, Anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan.
D. Tidak Memenuhi Pesanan
Kadangkala Anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti. Apabil hal ini terjadi, tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan Anda.
1.4 Bad-News tentang Orang
Para manajer sering kali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus harus menyampaikan bad-news kepada karyawannya.surat bagi calon menajer mungkin dapat ditulis dengan pendekatan langsung. Di lain pihak, surat-surat untuk pelamar pekerjaan sering kali ditulis dengan pendekatan tak langsung karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.
A. Penolakan Surat Rekomendasi
Hal-hal yang paling perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
B. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak langsung.
C. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, Anda dapat menggunakan pendekatan tak lanagsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, Anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.
3. Apa yang membedakan pendekatan tidak langsung dengan pendekatan langsung.?
Pendekatan langsung adalah suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Sedangkan pendekatan tidak langsung adalah
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens (bad-news).
4. Apabila konsumen berkeinginan untuk mengembalikan pesanan, bagaimana pendekatan yang lebih tepat untuk hal tersebut.?
Pendekatan yang lebih tepat untuk konsumen yang ingin mengembalikan pesanan nya adalah Pendekatan Langsung. Hal ini kita lakukan agar kita bisa memahami langsung kebutuhan konsumen. Kita bertanya, apa sebabnya dia mengembalikan barang yang telah dia pesan, apakah memang karena kebutuhan atau karena memang produk kita tidak bagus atau tidak layak jual. Dan kita bertanya, kira-kira barang yang seperti apakah yang ingin dia butuhkan, sehingga selagi kita bisa, kita bisa memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut.
5. Mengapa dalam paragraf terakhir untuk pendekatan tidak langsung dalam pendekatan organisasional perlu pernyataan yang positif dan bersahabat? Jelaskan?
Sebagai seorang penjual kita harus bersikap ramah kepada setiap konsumen. Hal ini kita lakukan agar konsumen yang mau membeli barang dagangan kita dia jadi membeli barang dagangan kita. Kita harus memperlakukan konsumen kita seperti sahabat kita, karena secara psiokologi, jika kita telah memperlakukan konsumen kita sebagai sahabat, sudah pasti kita ingin memberikan yang terbaik kepada sahabat kita.
BAB 11
Secara sederhana, persuasive yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan idea tau gagasannya.
Sebagaimana pesan-pesan rutin, pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis audiens Anda, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.
A. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasive yangterbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audience. Mulailah dengan pertanyaan penting berikut ini: siapa audiens anda? Anda ingin mereka melakukan apa? Apa saja kebutuhan mereka? Bagaimana kredibilitas Anda sebagai penyampai pesan dalam mempengaruhi suatu pesan? Apakah anda mempertimbangkan masalah-masalah yang paling penting?
B. Pertimbangan Perbedaan Budaya
Sebagai contoh, di Swedia audiens memiliki kecenderungan memfokuskan pertanyaan-pertanyaan teoritis dan implikasi strategis, sedangkan di Amerika dan Jerman para audiens cenderung memperhatikan hal-hal yang lebih bersifat teknis dan praktis.
C. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini Anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dalam menyampaikan pesan-pesan persuasive. Akan tetapi, jika audiens Anda objektif atau jika Anda tahu bahwa mereka lebih mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah pendekatan langsung.
1.2 Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif
Persuasif yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas, membuat kerangka argumentasi aaudiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis, dan memperkuat posisi Anda dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat.
A. Menetapkan Kredibilitas
Salah satu cara menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistic, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas Anda.
Kita telah mengunmpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya, Anda telah siap membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasive mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, dan Action)
a. Attention (perhatian)
Pada fase ini, Anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan bahwa Anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk Anda sampaikan.
b. Interest (minat)
Pada fase ini, Anda menjelaskan relevansi pesan-pesan anda dengan audiens. Kembangkan pertanyaan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. Tujuan anda adalah bagaimana audiens anda dapat mampu berpikir.
c. Desire (Hasrat)
Pada fase ini, Anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik lagi kepada audiens.
d. Action (tindakan)
Selanjutnya perlu diingatkan kembali, bagiamana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.
C. Memilih Daya Pikat
Kebanyakan pesan-pesan persuasive menggunakan daya pikat dengan logika dan daya pikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.
a. Pemikat Emosional
Dalam hal ini, anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. Gunakan kata-kata yang dapat membantu anda melakukan persuasi kepada audien anda.
b. Pemikat Logika
Ketika Anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alas an berikut ini.
Analogi adalah menggunakan suatu alas an dari bukti spesifik menuju bukti-bukti spesifik pula. Anda dapat menggunakan suatu analogi untuk membandingkan perusahaan anda yang besar dengan perusahaan lain yang kecil.
Induksi
Induksi adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.
Deduksi
Deduksi adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
c. Pertimbangan Etika
Dalam pemahaman yang posotif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Tunjukkan suatu perhatian kepada audiens anda dengan mengadopsi sikap audiens dengan memperhatikan yang jujur untuk dapat memenuhi kebutuhan dan minat mereka.
1.3 Menulis Permintaan Persuasif
Manfaat langsung permintaan persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survey. Adapun manfaat tidak langsung permintaan persuasive meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan permintaan prestise dan tantangan untuk membuat kontribusi yang berarti bagi perusahaan.
A. Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Apakah anda sedang mengajukan surat permintaan peningkatan anggaraan atau sesuatu yang menyenangkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-pesan persuasive anda. Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang diharapkan pembaca.
Selanjutnya pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda harapkan untuk suatu tindakan tertentu seperti fakta yang ada, manfaat bantuan, dan pengalaman yang mampu mendorong minat Anda tersebut.
B. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Untuk mencapai tujuan anda tersebut, perlu ditunjukkan perbedaan antara apa yang sebenarnya anda harapkan dengan sebenarnya yang anda terima.
1.4 Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana
Ada dua jenis pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan dan surat permohonan bantuan dana. Pesan-pesan ini meliputi brosur, formulir jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Penulisan surat tersebut memerlukan keterampilan tulis menulis cukup tinggi.
Apa perbedaan pesan-pesan penjualan dengan pesan-pesan permohonan dana? Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Di pihak lain, pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain.
A. Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika anda merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Berbagai pertanyaan yang sering muncul berkaitan dengan produk antara lain: apa jenis produk, bagaimana kualitas produk, bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa harga produk, berapa diskon produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana pengepakan produk, dan berbagai atribut produk lainnya.
Dengan menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan, anda dapat membentuk citra tentang produk yang ingin anda jual tersebut. Selanjutnya coba lakukan cek tentang berbagai pertanyaan, seperti siapa audiens anda, apa manfaat yang bisa mereka peroleh, bagaimana kualitas produk yang anda hasilkan, bagaimana memilih sarana promosi produk, dan bagaimana menentukan harga produk.
B. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan
Anda memulai dengan menarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens, mendorong hasrat audiens dengan menyampaikan apa manfaat terbaik bagi audiens, dan diakhiri dengan saran tindakan yang diperlukan bagi audiens.
a. Menarik Perhatian
Salah satu teknik yang digunakan untuk menarik perhatian audiens adalah bagaimana menggunakan kalimat Tanya pada permulaan paragraph. Disamping itu ada beberapa cara lain untuk menarik perhatian audiens, diantara adalah dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi atas suatu masalah.
Pada bagian ini anda perlu menekankan titik penjualan produk kepada audiens anda, misalnya dengan mengatakan bahwa produk anda harganya relative murah, tahan lama, atau tahan cuaca, dan sejenisnya. Dalam hal ini, anda perlu melihat apa yang dilakukan oleh pesaing anda, apa yang membedakan produk anda dengan produk pesaing, dan apa yang paling di minati oleh pembeli potensial.
c. Meningkatkan Hasrat
Untuk lebih meningkatkan hasrat audiens, anda dapat mengungkapkan manfaat utama bagi pembaca anda dalam kata-kata atau gambar, grafik, atau bagan yang lebih menarik. Penulisan surat penjualan yang baik diupayakan agar singkat, sederhana, dan jelas. Anda dapat menggunakan cetak tebal atau cetak miring atau dengan memberikan tanda khusus untuk menekankan hal-hal yang dianggap penting.
d. Memotivasi Tindakan
Setelah anda mampu menumbuhkan minat dan hasrat bagi pembaca, langkah berikutnya adalah bagaimana anda mampu memotivasi tindakan bagi para pembaca. Pilih media penyampaian surat penjualan kepada para pembaca yang memungkinkan merreka memberikan tanggapan atas surat tersebut. Cobalah melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan dengan segera. Yakinkan mereka bahwa apa yang diharapkan oleh pembaca dapat anda penuhi segera, seperti pengiriman produk dan jasa yang tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat.
C. Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana
Ada 4 hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:
Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik
Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain.
