TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
OLEH
OKI WULANDARI 122103119
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
EMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : OKI WULANDARI
NIM : 122103119
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
Tanggal: Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP. 19741012 200003 2 003
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal: Juni 2015 DEKAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
(
NIP. 19560407 198002 1 001
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : OKI WULANDARI
NIM : 122103119
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER PADA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA III
(PERSERO) MEDAN
Medan, Juni 2015 Menyetujui Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat ALLAH SWT yang telah memberikan rahmat dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kearsipan Berbasis Komputer Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan". Adapun penulisan ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar di program DIII-Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis sadar bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
ii
5. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini selesai tepat waktu.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Abdul Jalil dan Misnurwati, yang tersayang abangda, kakanda dan adik-adikku yang paling kusayangi. Terima kasih banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Dan juga kepada sahabat-sahabat, teman-teman, khususnya teman-teman Grup C DIII Kesekretariatan penulis yang ada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan semangat dan dorongan dalam membantu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk menyempurnakan isi Tugas Akhir ini. Akhir kata Penulis Mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkeperluan dan yang membaca.
Medan, Mei 2015 Penulis
iii
C. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat ... 13
D. Uraian Teoritis ... 16
E. Kinerja Usaha Terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan……… …… 24
G. Struktur Organisasi Keseluruhan Perusahaan ... 26
BAB III PEMBAHASAN ... 30
A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 30
iv
C. Pengertian Kearsipan ... 42
D. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen ... 46
E. Manfaat Sitem Informasi Manajemen bagi Perusahaan ... 55
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran ... 58
v
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar II.1 Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 12
Gambar II.2 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 15
Gambar II.3 Struktur Organisasi Keseluruhan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 26
Gambar II.4 Susunan Komisaris PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 27
Gambar II.5 Susunan Direksi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 28
Gambar III.1 Konsep Sederhana dari Sebuah Sistem ... 33
Gambar III.2 Pembagian Arsip ... 44
Gambar III.3 Tampilan Log-In User ... 48
Gambar III.4 Tampilan Form Input Data ... 49
Gambar III.5 Tampilan Disposisi ... 50
Gambar III.6 Tampilan Pencarian Data ... 51
vii LAMPIRAN
No. Judul Halaman
1
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi yang semakin pesat Manajemen dapat dikatakan sebagai suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang atau organisasi kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Pelaksanaan Manajemen disebut Manager atau pengelola. Seorang yang menjadi manager dapat mengambil keputusan dan ahli kewajiban-kewajiban yang baru yang seluruhnya bersifat ‘managerial’.Yang penting diantaranya adalah meniadakan kecenderungan untuk melaksanakan sendiri semua urusan. Manajemen tujuan tertentu dan tidak dapat diraba. Ia berusaha untuk mempunyai mencapai hasil-hasil tertentu yang biasanya diungkapkan dengan istilah objectives atau hal-hal yang nyata. Usaha-usaha kelompok dapat memberikan sumbangannya kepada pencapaian-pencapaian yang khusus. Alih-alih manajemen melibatkan tanggung jawab memastikan pekerjaan-pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan cara efiensi dan efektif oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk melakukannya atau setidaknya hal inilah yang idealnya yang dijalankan oleh seorang manajer.
2
ini sering kali dikatakan “mengerjakan sesuatu tepat sasaran” dengan maksud tidak menyia-nyiakan sumber daya.
Menurut Stephen (2010:7) Manajemen adalah pencapaian tujuan aktivitas-aktivitas koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain secara efektif dan efisien melalui perencanaan, pengelolaan, kepemimpinan, dan pengendalian.
Sistem Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Di era globalisasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut setiap bidang usaha untuk mampu bersaing. Untuk itu sumber daya manusia harus mempunyai kemampuan dalam bersaing dengan perusahaan lain, mampu menggunakan setiap kesempatan yang ada dan membutuhkan informasi yang upto date. Karena hal ini akan mempengaruhi perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang. Sistem Informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi.
Menurut Raymon (2004:10), Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Raymon (2004:12), Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna yang dapat menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna. Dari pernyataan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah data yang di miliki seseorang yang sudah dikumpulkam melalui informasi dan kejadian terpadu untuk menyajikan informasi untuk mendukung fungsi organisasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi dan mempunyai nilai dalam pengambilan keputusan pada saat ini atau masa yang akan mendatang.
Menurut George ( 2004:11), Sistem Informasi adalah sistem konseptual (conceptual system) yang memungkinkan manajemen untuk mengontrol operasional sistem fisik (physical system) perusahaan atau organisasi.
Menurut James (2014:27), Sistem Informasi adalah sistem yang menerima sumber daya (data) sebagai masukan dan memproses mereka menjadi produk (informasi) sebagai keluaran.
Adapun kesimpulan dari pengertian Sistem Informasi Manajemen atau Management Information System adalah sistem informasi berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama yang untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
4
menggunakan komputer dalam kegiatannya, tetapi pada prakteknya sistem informasi yang sangat kompleks ini berjalan dengan baik dengan adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di perusahaan, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan ataupun keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak bergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya. Data diolah menjadi informasi manual atau computer informasi dipergunakan pimpinan untuk mengambil sebuah keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem informasi untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan, maka penulis merumuskan masalah yang akan dibahas pada penelitian ini adalah : Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer di PT Perkebunan Nusantara III ?
C.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana sistem informasi manajemen kearsipan berbasis komputer pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
D.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi peneliti yaitu dapat :
a. Menambah wawasan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar peneliti lebih memahami pentingnya Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer yang diberikan perusahaan.
2. Bagi perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk mengambil perbandingan kemasa yang akan datang.
3. Bagi peneliti selanjutnya dapat menambah pengalaman dalam hal
6
E.
Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di kantor PT Perkebunan Nusantara III (Persero) jalan Sei Batanghari No. 2 Medan Propinsi Sumatera Utara.Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan judul, pengumpulan data dan penulisan Tugas Akhir.
F.
Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Skripsi minor ini, terdiri dari empat bab dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT Perkebunan Nusantara III tempat mahasiswa melakukan magang/praktek kerja lapangan, sejarah singkat PT Perkebunan Nusantara III, jenis usaha, struktur organisasi, dan uraian teoritis.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
8 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
A. Gambaran Umum Sejarah PT PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Hasil penggabungan dari PTP III, IV dan V, dengan PP No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996 dan didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH No.36 tanggal 11 Maret 1996 dan persetujuan Menteri Kehakiman RI dalam Surat Keputusan No. C2-8331 HT.01.01.Th 96 tanggal 8 Agustus 1996.Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta no.14 tanggal 23 september 2014 yang dibuat Notaris Nanda Fauz Iwan,SH, M.Kn notaris di Jakarta merupakan penyesuaian Anggaran Dasar Perusahaan sejalan dengan UU No.19 Tahun 2003 tentang BUMN, UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan terbatas dan PP No.45 tahun 2005 tentang pendirian,pengurusan, pengawasan dan pembubaran Badan Usaha Milik Negara, serta Pernyataan keputusan Menteri BUMN selaku Rapat Umum Pemegang Saham PT Perkebunan Nusantara III No: SK 485/MBU/09/2014 tentang Pengangkatan Angggota Direksi Perseroan.Akta Perusahaan ini telah mendapat persetujuan Menkum HAM RI sesuai surat No.AHU-31714.40.22.2014 tahun 2014 tanggal 24 September 2014.Modal dasar Rp.13.511 milyar, Seluruhnya telah ditempatkan sebesar Rp.13.511 milyar.
Labuhan Batu utara, Labuhan Batu Induk, Labuhan Batu Selatan dan Tapanuli Selatan. Mengelola areal Hak Guna Usaha (HGU) seluas 160,317,44 Ha, (planted area 142,986,50 Ha terdiri dari Karet 37.755,55 Ha dan Tanaman Kelapa Sawit 105.230,95 Ha) memiliki 12 unit pabrik pengolahan kelapa sawit (total kapasitas 585 ton Tandan Buah Segar per jam) dan 8 unit pabrik pengolahan karet (lateks pusingan, crumb rubber dan ribbed smoked Sheet dengan kapasitas produksi 200 ton Karet Kering per hari).Sesuai PP No. 72 tahun 2014, tanggal 17 September 2014 dan efektif terhitung sejak tanggal 2 Oktober 2014 PT Perkebunan Nusantara III (Persero) ditetapkan sebagai Induk Holding BUMN Perkebunan (PTPN I, II, IV sampai dengan XIV menjadi Anak Perusahaan Holding BUMN Perkebunan).
VISI PERUSAHAAN
Menjadi Perusahaan agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata-kelola bisnis terbaik.
MISI PERUSAHAAN
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
3. Memperlakukan karyawan sebagai aset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
10
5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Tata Nilai Perusahaan
Untuk mencapai sasaran secara optimal, maka PT Perkebunan Nusantara III melaksanakan Tata Nilai sebagai berikut :
1. Proactivity
Selalu bersikap proaktif, dengan penuh inisiatif dan mengevaluasi risiko yang mungkin terjadi.
2. Excellence
Selalu memperlihatkan gairah keunggulan dan berusaha bekerja keras untuk hasil maksimal sesuai dengan kompetensi kita,
3. Team Work
Selalu mengutamakan kerjasama tim, agar mampu menghasilkan sinerji optimal bagi perusahaan.
4. Innovation
Selalu menghargai kreativitas dan menghasilkan inovasi dalam metoda baru dan produk baru,
5. Responsibility
Paradigma Baru
Sadar bahwa tanggung jawab pembangunan masa depan PT Perkebunan Nusantara III ada pada seluruh karyawan, untuk itu kami bertekad mewujudkan paradigma bisnis baru di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) yaitu :
1. Perubahan, perbaikan dan peningkatan metode dan kinerja adalah salah satu keharusan,
2. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan,
3. Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan, 4. Pengembangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan keterbukaan,
kesetaraan, dan kebhinekaan,
5. Pengembangan SDM yang terintegrasi untuk membangun kapital insani (Human and Intellectual Capital) yang dibutuhkan perusahaan,
6. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan mengajar dan membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan, 7. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan
kinerjanya,
8. Efektifitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis,
9. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk meningkatkan produktifitas kerja dan keunggulan kompetitif,
10. Keputusan yang diambil berdasarkan fakta dan data yang akurat,
12
12. Seluruh aktifitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu dan lingkungan.
Makna Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero)
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Tahun 2015
Gambar II.1. Logo PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
1. Gambar 12 helai daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia, melambangkan bahwa PTPN III memiliki 12 Paradigma Baru dan 7 Strategi Bisnis yang saling mendukung agar tercapai tujuan PTPN III, yaitu selalu menjadi Perusahaan Perkebunan terbaik dengan Team Work yang Solid dan Inovatif, serta ditunjang dengan Green Technology, Green Business dan ramah lingkungan.
3. Gambar 2 Meteor yang mengelilingi bumi sehingga membentuk angka 3, melambangkan PTPN III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar global. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi Lateks dan Produk turunannya sedangkan yang berwarna Orange adalah produksi CPO beserta turunannya, yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan logo baru ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personal PTPN III, untuk mewujudkan VISI dan MISI PTPN III yang telah dicanangkan bersama, dengan ditunjang dengan 5 TATA NILAI, 12 PARADIGMA BARU dan 7 STRATEGIS BISNIS yang dimiliki PTPN III.
B. Jenis Usaha
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah salah satu dari 14 BUMN Perkebunan yang bergerak dalam bidang perkebunan, pengolahan, dan pemasaran dari hasil perkebunan. Perusahaan memiliki 11 (sebelas) pabrik kelapa sawit dengan kapasitas olah sebesar 555 ton tandan buah segar per jam dan 8 (delapan) pabrik karet dengan kapasitas olah sebesar 200 ton karet kering per hari. Produk utamanya yaitu Minyak Kelapa Sawit (CPO), Inti Kelapa Sawit (Kernel) dan Karet. Kegiatan Perusahaan seperti mencakup hasil budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan karet.
C. Struktur Organisasi
14
sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah tercapai struktur organisasi yang bersangkutan. Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting dalam membuat tata hubungan dari pada wewenang dan tugas masing-masing bagian dalam perusahaan.
Struktur Organisasi dari PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yaitu menggunakan struktur organisasi lini dan staff.
1. Keuntungan dari struktur organisasi garis dan staff adalah adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok organisasi dan kelompok staff yang melakukan kegiatan penunjang.
2. Tujuan adanya struktur organisasi adalah untuk pencapaian kerja dalam organisasi yang berdasarkan pada pola hubungan kerja serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab.
16
D. Uraian Teoritis
Didalam Struktur Organisasi bagian Sekretariat Perusahaan terdapat Job Description pada setiap bagiannya. Berikut ini adalah Job Description dari bagian
Sekretariat :
1. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:
a. Mengevaluasi rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) / rencana kegiatan operasional (RKO) dan rencana jangka panjang (RJP) agar target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.
b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja.
c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang kerja Dewan Komisaris agar tercipta cost efectiveness.
d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.
e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh informasi yang benar dan akurat.
g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaaan dengan lembaga keuangan dan stakeholder.
i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru.
j. Menjamin mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya ke bagian terkait.
k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaaan. l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
m. Menjamin SNMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
n. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
18
p. Melaksanakan dan mematuhi good coorporate government (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek.
2. Kepala Urusan Kesekretariatan
Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan Pelayanan Organ Perusahaan, Staf Urusan Admin Dokumen dan Staf Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Kesekretariatan yaitu:
a. Mengkoordinir penyelenggara rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.
b. Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.
c. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuai dengan kualifikasinya.
d. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat-surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.
f. Mengevaluasi penggunaan anggaran biaya Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.
g. Pengevaluasian dan registrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan Dinas untuk ditandatangani Kepala Bagian/Kepala Urusan.
h. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
i. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
j. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
k. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
l. Melaksanakan dan mematuhi good corporate government (GCG) dan code of Conduct disemua aspek pekerjaan.
3. Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja
20
a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera didistribusikan ke bagian terkait.
b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, SDM dan pengembangan.
d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.
e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip good corporate government (GCG).
f. Menjamin terlaksananya program Tranformasi Bisnis, di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
g. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Menajemen Risiko.
i. Melaksanakan tugas sesuai instruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat
Pada struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan corporate social responsibility (CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan
Hubungan Masyarakat yaitu:
a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan memberi masukan kepada manajemen dengan cara berkoordinasi dengan Bagian/DM/GM/Kebun/Unit sehingga corporate image tidak menjadi negatif.
b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.
c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.
d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.
22
f. Melaksanakan tugas-tugas sebagai protokoler dan ticketing kepada pihak internal dan eksternal.
g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang ditujudapat tercapai.
h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional dengan cara berhubungan dengan bagian terkait, institusi terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan baik.
i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda, kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan.
j. Menyusun mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal complain.
k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers gathering dan stop pers.
m. Mengakses informasi internal dan eksternal perusahaan untuk kepentingan komunikasi stakeholder dalam menciptakan transparansi, akuntabilitas dalam pencitraan perusahaan.
n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.
p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.
q. Melaksanakan tugas sesuai instruksi kerja (IK),SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tuju an perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai hal tersebut. Demikian juga pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.
PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
24
menjaga kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2) minggu setiap senin.
Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjuti bersifat segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementerian Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stakeholder lainnya. PTPN III juga harus melakukan pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk meningkatkan mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni: 1. Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah
satu keharusan.
2. Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan.
3. Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan. 4. Pengembangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan
keterbukaan, kesetaraan, dan kebhinekaan.
5. Pengembangan SDM yang terintegrasi untuk membangun Kapital insani (Human and Intellctual Capital) yang dibutuhkan perusahaan.
7. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.
8. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.
9. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatan produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.
10. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data yang akurat.
11. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat dan tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab.
26
Komposisi Pemegang Saham
Berdasarkan anggaran Dasar Perusahaan, saham Perusahaan sebanyak 100% sepenuhnya dimiliki oleh Pemerintah Indonesia.
Susunan Komisaris
Pada tahun 2014, telah terjadi perubahan susunan dan struktur Dewan Komisaris berdasarkan Surat Keputusan Menteri BUMN Selaku Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan Nusantara III No. SK-383/MBU/2013 tanggal 21 November 2014 dan Akta No.02 tanggal 02 Desember 2014 dari Nanda Fauz Iwan, S.H.,M.Kn., notaris di Jakarta, sebagai berikut :
1. Joefli J. Bahroeny : Komisaris Utama 2. Heri Sebayang : Komisaris
3. Sardan Marbun : Komisaris 4. Dahlan Harahap : Komisaris 5. S. Budhisantoso : Komisaris
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Tahun 2015
28
Susunan Direksi
1. Bagas Angkasa : Direktur Utama
2. Harianto : Direktur Sumber Daya Manusia & Umum
3. Alexander Maha : Direktur Pemasaran dan Perencanaan Pengembangan
4. Tengku Syahmi Johan : Direktur Produksi 5. Erwan Pelawi : Direktur Keuangan
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Tahun 2015
Tabel II.1
Tabel PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
30
BAB III
PEMBAHASAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian yang dilakukan oleh peneliti dilakukan pada tanggal 11 Mei sampai dengan 13 Mei 2015 yang bertempat di bagian Sekretariat Perusahaan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari No. 2 Medan.
B. Pengertian Manajemen, Sistem dan Informasi
Landasan teori merupakan panduan untuk menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini akan mengemukakan beberapa teori yang berkaitan dengan masalah-masalah yang akan di bahas. Teori yang dikemukakan merupakan dasar penulis untuk meneliti masalah yang dihadapi.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS) merupakan suatu jenis sistem perkantoran yang dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaringan lalu lintas.
1. Manajemen
Manajemen sering didefinisikan sebagai “seni” untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi Foller mengundang perhatian kita pada kenyataan bahwa para manajer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan itu bukan dengan cara melaksanakan sendiri pekerjaan itu.
Menurut Hasibuan (2003:1), manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai satu tujuan.
Menurut Handoko (2000:10), manajemen merupakan bekerja dengan orang-orang organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan.
Menurut L.Daft (2002:8), manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumber daya organisasi.
32
Menurut Stoner (2002:11), manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Dari beberapa pengertian manajemen yang telah di kemukakan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa manajemen adalah seni dalam mengatur, mengkoordinasikan, mengarahkan dan pengawasan terhadap sebuah organisasi dengan harapan dapat mencapai tujuan yang telah di harapkan perusahaan.
2. Sistem
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “Systema” yang berarti kesatuan. Dilihat dari sudut katanya sistem berarti sekumpulan objek yang bekerja bersama-sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama. Untuk lebih mengetahui tentang sistem berikut ini beberapa pengertian sistem menurut para ahli yaitu :
Menurut Raymon (2004:10), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
menghasilkan keluaran dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi.
Menurut Jogiyanto (2005:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Menurut Susanto (2004:18), sistem adalah sekumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Menurut Jogiyanto (2005:2), sistem merupakan sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan yang di inginkan.
Secara umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Sumber : Tata Sutabri (2005)
Gambar III.1. Konsep sederhana dari sebuah sistem
34
Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem.
Ada pun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan lainnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environiment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung antar muka merupakan komponen sistem yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Penghubung antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen yang saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen.
e. Masukan Sistem (Input)
f. Mempunyai Pengolahan (Processing)
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
g. Mempunyai Keluaran (Output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam sistem informasi manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan.
h. Mempunyai Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal)
Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relative pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil pada setiap tahapan untuk jangka waktu yang panjang.
Adapun sistem dapat di klasifikasikan sebagai berikut : a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
36
malam, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Contohnya Sistem informasi berbasis komputer.
c. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistic
Sistem yang beroperasi dengan diramalkan secara tepat dan interaksi antar bagian-bagian yang dapat diketahui dengan pasti. Sedangkan sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.
d. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan lainnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
3. Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kerdil, luruh, dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut.
Menurut Davis dalam Kadir (2003:31), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Menurut Susanto (2004:46), informasi adalah hasil pengelolaan data yang memberikan arti dan manfaat.
Menurut Jogiyanto (2005:8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Dari pengertian sistem dan informasi yang telah dikemukakan maka dapat didefinisikan bahwa sistem informasi adalah :
Menurut Gelinas dalam Kadir (2003:11), sistem informasi adalah suatu buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manusia yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an kepada para pemakai.
Menurut Halt (2003:11), sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
Menurut Alter dalam Kadir (2003:11), sistem informasi merupakan kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
38
Menurut Susanto (2004:55), sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna.
Menurut Al-Bahra (2005:13), sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Dari beberapa definisi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah data yang dimiliki manusia atau yang sudah diproses melalui kejadian manusia/ mesin terpadu (terintegrasi) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi organisasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi yang diketahui dan digunakan dalam penggambaran data dan mempunyai nilai nyata serta berperan dalam pengambilan keputusan pada saat ini dan masa yang akan datang.
Duniabaca.com/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html, ada beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi,
2. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif,
3. Menetapkan investasi yang akan diserahkan pada sistem informasi, 4. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan
5. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi,
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomi dari sistem informasi dan teknologi baru,
7. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
Menurut Jalaluddin (2007), Istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah banyak didefinisikan oleh para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda.
Pada umumnya, apabila orang membicarakan sistem informasi manajemen, yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfataan data disini dapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap presentasi organisasi atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.
Menurut Suranta (2003), secara umum sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
40
Menurut Murdick dan Ross dalam Sutabri (2005:91), sistem informasi manajemen adalah proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan keluaran (output) yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengawasan, dan pengoperasian.
Menurut Kelly dalam Sutabri (2005:91), sistem informasi manajemen adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis.
Menurut Moeljodihardjo dalam Sutabri (2005:91), sistem informasi manajemen adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan.
Menurut Komaruddin (2005:92), sistem informasi manajemen adalah suatu pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen.
Dari pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa para ahli maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.
1. Sistem informasi manajemen didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengawasi kinerja tersebut dengan lebih baik.
2. Sistem informasi manajemen dapat membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat pengawasan saja. Meskipun demikian sistem informasi manajemen mampu digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.
3. Sistem informasi manajemen biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti peramalan (forecasting).
4. Sistem informasi manajemen biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak yang sudah dipersiapkan sebelumnya.
5. Sistem informasi manajemen sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
6. Sistem informasi manajemen juga berorientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh sistem informasi manajemen adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.
42
8. Sebagimana problematika yang telah disebutkan diatas, sistem informasi manajemen membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi dimasa mendatang Komponen fisik Sistem Informasi Manajemen terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personalia pengoperasian dan database.
C. Pengertian Kearsipan
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran atau perusahaan memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data yang penting adalah arsip, karena arsip merupakan salah satu bukti dan rekaman pekerjaan kantor dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan, sehingga arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (2002:13), arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Menurut Wursanto (2005), Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang,
Menurut Sutarto dalam yohannes (2006:33), arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis dan dapat dikemukakan kembali dengan cepat.
Menurut Maulana (2002:18), arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.
Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip adalah dokumen yang berisi dokumen kegiatan perusahaan yang dibuat maupun diterima yang kemudian disimpan agar apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat diambil dan diketemukan dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (2006), Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
44
Menurut Wursanto (2006), fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis (record) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Sedangkan arsip statis ( archieve) adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Sumber: Zulkifli Amsyah (2005)
Gambar III.2 Pembagian Arsip
Dari pembagian arsip tersebut dapat dilihat arsip dinamis terbagi atas 2 (dua) yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
Menurut bentuk atau wujudnya arsip dibedakan menjadi 4 (empat) golongan yaitu surat, pita rekaman, piringan hitam, dan miktofilm. Surat dalam hal ini
dimaksud seperti lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, diantara lain :
a. Naskah perjanjian atau kontrak, b. Notulen rapat,
c. Akte pendirian perusahaan atau organisasi, d. Kuitansi,
e. Naskah berita acara, f. Laporan-laporan, g. Bon penjualan, h. Kartu pegawai, i. Gfarik, dan
j. Tabel-tabel, gambar atau bagan.
Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip menurut penulis adalah setiap catatan (record warkat) yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan sedemikian rupa baik secara tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka dan gambar yang mempunyai tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip), dan kertas photochopy.
46
Sedangkan Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotocopy, mikrofilm dan lainnya.
D. Arsip dan Sistem Informasi Manajemen
Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang sering kita kenal dengan sebutan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau management information system (MIS). Dengan demikian bantuan data dan informasi yang benar, tepat dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efektif dan efisien.
Menurut James (2014), didalam sistem informasi data diolah menjadi informasi. Informasi akan menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan keputusan. Kemudian keputusan tersebut akan dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk program atau kegiatan. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka dapat membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.
Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi yang sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil suatu keputusan.
komputer maka pengolahan dapat dilakukan dengan kemampuan yang sangat besar, baik kemampuan pengumpulan datanya maupun kecepatan pengolahannya, serta keragaman bentuk informasi yang dihasilkan.
Kelebihan lainnya adalah dapat dengan mudah menemukan kembali data dan penyajiannya, baik untuk dilihat secara visual maupun keperluan perbanyakan untuk didistribusikan secara luas sampai secara focsimile. Bahkan dengan menggabungkan pekerjaan komputer dan telekomunikasi yang canggih dimasa sekarang, dapat dibuat suatu jaringan sistem informasi manajemen yang lebih luas, yaitu antar-kantor, antar-kota, antar-daerah dan juga antar-negara. Dan sistem informasi manajemen yang berbasis komputer menurut penulis adalah suatu sistem informasi manajemen yang menempatkan perkakas pengolahan data komputer dalam kedudukan yang sangat penting.
Sekarang ini kalau orang menggambarkan sistem informasi manajemen yang modern itu dapat diartikan sebagai suatu sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga gagasan-gagasan tentang komputerisasi didalam organisasi swasta maupun public sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri.
48
Proses arsip yang ada pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) yang diteliti oleh penulis adalah arsip yang ada di corporate sekretaris dengan berbasis komputer (online). Surat yang masuk untuk direksi ataupun kepada kepala bagian corporate sekretaris akan di bagi sesuai kemana surat tersebut akan diarahkan. Misalnya kepada direksi ataupun kepada kepala bagian corporate sekretaris, maka sekretaris akan meng-input data kedalam komputer. Dalam meng-input surat masuk akan diagendakan dalam database surat. Database surat akan di input dalam website http//10.3.5.5/surat. Dalam website ini akan muncul tampilan seperti gambar berikut.
- Seluruh surat yang diterima Bagian Sekretariat Perusahaan diagendakan dalam database surat
- Database surat dalam website http://10.3.5.5./surat - Masukkan User ID dan Password kemudian klik Submit
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Tahun (2015)
Gambar III.3 Tampilan Log-in pada komputer
Dalam proses input tersebut surat di agendakan dan dibedakan atas 4 (empat) agenda, yaitu :
1. Agenda I terdiri dari surat-surat yang berasal dari instansi Pemerintah, kementrian, dan anak perusahaan,
2. Agenda II terdiri dari surat-surat yang berasal dari seluruh kebun/unit dan seluruh distrik,
3. Agenda III terdiri dari surat-surat yang berasal dari seluruh bagian,
4. Agenda IV terdiri dari surat-surat yang berasal dari luar (eksternal), seperti surat magang, surat riset dan sebagainya.
Sumber: PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Tahun (2015)
Gambar III.4 Tampilan Form Input Data
50
Sumber: PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Tahun (2015)
Gambar III.5 Tampilan Disposisi pada komputer
Setelah itu di input kembali oleh sekretaris direksi untuk di distribusikan ke bagian yang terkait. Proses selesai dan di bagian terkait akan di jadikan arsip dinamis di copy di TC oleh bagian terkait.
Sumber: PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Tahun (2015)
52
Adapun proses arsip penulis lampirkan pada Gambar III.7, berikut :
Adapula sistem Alur surat masuk kandir dan Alur surat keluar kandir pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, yang dapat penulis lampirkan pada Gambar III.8 dan Gambar III.9, berikut :
54
Keterangan :
No Urut
Durasi PIC
1 1 Hari Staf Urusan/Kepala Urusan, Staf Bidang/Kepala Bidang, Asisten Tata Usaha.
2 1 Hari -Kandir = Staf Urusan/Kepala Urusan/Kepala Bagian -Distrik = Staf Bidang/Kepala Bidang
-Kebun/Unit = Asisten, ATU, Askep/Maskep 3 1 Hari -Kandir = Kabag Sekretariat Perusahaan
-Distrik = Distrik Manajer -Kebun/Unit = Manajer 4 1 Hari -Kandir = Direksi
-Distrik, Kebun/Unit = Bidang Pengadaan Umum/ATU 5 1 Hari -Kandir = Staf Urusan/Kepala Urusan
-Distrik, Kebun/Unit = Staf Bidang, ATU 6 1 Hari Staf Urusan/Unit Kearsipan
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Tahun 2015 Gambar III.9 Alur surat keluar kandir
Bagian teknis membuat surat keluar
1
Ditandatangani Direksi
4
Pemberian nomor surat
5
Pengiriman surat dan Pengarsipan
6
Paraf Kabag Sekretariat Perusahaan sebelum ditandatangani Direksi
3
Pembubuhan paraf staf, kaur, kabag
E. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan
Banyak sekali manfaat yang diperoleh PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dari bidang teknologi informasi yang digunakan melalui informasi yang berbasis online. Bagi siapa saja yang ingin mengetahui secara langsung mengenai informasi PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
dapat mengunjungi dengan situs
maka akan dapat menemukan informasi lokasi perkebunan, nama-nama kebun, berita acara, lowongan pekerjaan dan masih banyak lagi informasi yang bisa diperoleh. Informasi berbasis komputer ini dapat digunakan oleh siapa saja, data dan informasi yang ada sifatnya terkini. Ini adalah sebagian kecil dari manfaat yang didapatkan dari sistem informasi yang ada di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan bagi public. Hal ini dimaksud agar sistem informasi yang dilakukan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dapat melakukan pengolahan transaksi dan sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan dalam menyajikan informasi.
Sedangkan manfaat yang diperoleh PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, yaitu dengan adanya fasilitas internet (online) maka komunikasi antara perkebunan di lingkungan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan akan lebih lancar, baik dan strategis karena informasi langsung dipertukarkan antar perkebunan dengan lebih mudah.
56
adanya sistem komunikasi yang efektif, yang didukung oleh sistem manajemen, maka dasarnya sistem informasi manajemen itu telah mencapai sarana bagi pihak manajemen untuk menciptakan koordinasi dengan efektif dan efisien.
Informasi yang berasal dari tiap-tiap bagian berguna untuk mendapatkan saling pengertian dan kerjasama dari masing-masing karyawan, penilaian dan pelaksanaan kerja. Hal ini juga dapat meningkatkan dan mengembangkan sumber daya yang ada di perusahaan, baik itu sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya.
Dari laporan arsip yang diterima oleh pimpinan dapat diketahui dan dipelajari tentang perkembangan-perkembangan yang sedang berlangsung dalam perusahaan yang di pimpinnya. Dengan demikian pimpinan dapat melakukan penelitian terhadap tugas-tugas yang dijalankan oleh bawahannya..
Pelaksanaan kerja sistem informasi manajemen pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan diwujudkan dalam bentuk sebagai berikut :
1. Surat atau warkat yang dikirim secara langsung dari pusat,
2. Adanya surat-surat perintah dan surat keputusan dari pusat dalam bentuk lembar disposisi dan pemberitahuan,
3. Adanya laporan mingguan, bulanan, dan tahunan,
4. Dipergunakannya alat komunikasi seperti telephone, teleprinter, dan telegram,
5. Adanya rapat koordinasi tentang pimpinan dan bawahan, 6. Serta dipakainya sarana komputer untuk mengolah data.
kesalahan dalam penyampaian informasi, berita, dan instruksi dapat dengan mudah dikontrol kembali, sehingga akan tercipta suasana kerja yang harmonis, damai dan terkoordinir.
58 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis dapat kemukakan adalah :
1. Sistem informasi yang digunakan pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menggunakan sistem gabungan dari metode manual, metode elektronik, dan online. Terutama pada corporate sekretaris. 2. Fungsi utama dari Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan
melaksanakan fungsi manajemen dengan memberdayakan sumber daya yang berhubungan dengan aspek kepatuhan, aspek manajemen hubungan investor, sebagai urusan data dan evaluasi kerja dan mengurus hubungan masyarakat secara lengkap.
3. Manfaat dari sistem informasi manajemen di perusahaan sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.
B. Saran
Dari kesimpulan yang penulis kemukakan, maka penulis memberikan beberapa saran yaitu :
pengambilan keputusan yang lebih efektif. Maka perlu dikembangkan lagi agar tidak hanya diutamakan pada bagian corporate sekretaris saja yang memakai sistem online.
2. Sistem informasi yang dilaksanakan perusahaan memberikan evaluasi yang sangat besar bagi perusahaan, sehingga perlu kiranya sistem informasi yang telah digunakan lebih ditingkatkan dan dikembangkan lagi terutama dalam pelatihan-pelatihan untuk dapat menambah wawasan dan keterampilan karyawan dalam menggunakan sistem informasi manajemen secara online.
60
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, 2005. Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia Effendi, Marihot, 2002. Manajemen, Jakarta : Penerbit Grasindo
James A. O’Briens, 2014. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Salemba Empat Jogiyanto, hartono, 2005. Analisis dan Desain Informasi, Yogyakarta : Andi
Offset
Kandir, abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : ANDI Margianti, Suryadi, 2008. Sistem Informasi Manajemen, Gunadarma
Raymon McLeod, Jr dan George P.Schell, 2007. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Indeks
Sutabri, Tata, 2005. Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta : Andi Offset Suranta, Edhy, 2003. Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta : Graha Ilmu Wursanto, Ig, 2002. Kearsipan 1, Yogyakarta : Penerbit KANISIUS
Yakub, 2012. Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta : Graha Ilmu
Internet
