PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukansebagaisalahsatupersyaratandalammenyelesaikanstudiuntukmemperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaandan Informasi
OLEH :
SHINTA DEVI PURBA 122201072
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
Dosen Pembimbing
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:_________________
Tanggal
: _________________
Dosen Pembaca
: Ishak, SS. M.Hum
Tanda Tangan
: _________________
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya
: Pengolahan Arsip Pegawai Kantor
Badan Pusat Statistik Provinsi
Sumatera Utara
Oleh
: Shinta Devi Purba
NIM
: 122201072
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN
INFORMASI
Ketua Prodi
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
: Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan
:
PERSEMBAHAN
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT, atas
segala nikmat serta limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sholawat beserta
salam semoga tetap terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Beserta
keluarga dan para sahabatnya.
Dengan terselesaikannya Kertas Karya ini, Penulis persembahkan kepada
kedua Orang tua saya, Bapak Sugio Purba dan Ibunda Hariani, yang telah
mengasuh, mendoaka,. mengorbankan, memberi dukungan, dan nasehat
kepada penulis demi kebahagiaan dan kesuksesan penulis. Do’amu hadirkan
keridhaan untukku, petuahmu tuntunkan jalanku, pelukmu berkahi hidupku,
diantara perjuangan dan tetesan do’a malammu. Dan sebait do’a telah
merangkul diriku, menuju hari depan yang cerah…
Terima kasih bapak dan Ibu untuk semuanya …
Untuk adik-adiku Terima kasih atas do’a dan dukungan motivasi kepada
penulis… semoga selalu mendapatkan limpahan rahmat dan kenikmatannya.
Untuk abangda Suryawan S.Sos dan Tahir Tarmizi Daulay A.md dan seluruh
staf Pengajar D3 Ilmu Perpustakaan, semoga ilmu yang telah diberikan
bermanfaat… Terimakasih untuk segalanya semoga silaturahmi kita selalu
terjaga …
Untuk sahabat karibku terima kasih atas kebersamaan kita selama ini … dan
untuk teman-teman seangkatan 2012 yang tidak mungkin penulis sebutkan
namanya satu persatu …
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ………... i
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ………... 1
1.2 Tujuan Penelitian ………... 3
1.3 Ruang Lingkup ………... 3
1.4 Manfaat Penelitian ………... 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ………... 4
BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ………... 5
2.2 Fungsi dan Peran Arsip ………... 7
2.3 Peranan dan Tujuan Arsip ………... 8
2.4 Pengertian dan Tujuan Pengelolaan Arsip ………... 9
2.5 Ciri – Ciri Arsip ………... 11
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ………. 12
2.7 Nilai Guna Arsip ………... 16
2.8 Pemeliharaan Arsip ………... 17
2.9 Tahap Penyusutan Arsip …...………... 17
2.10 Jadwal Retensi Arsip ...………... 18
2.11 Tahap Pemusnahan Arsip ... 19
BAB III PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BPS 3.1 Sejarah BPS Provinsi Sumatera Utara ………... 20
3.2 Visi, Misi BPS Provinsi Sumatera Utara ... 24
3.3 Tugas Dan Fungsi Kewenangan ... 25
3.4 Struktur Organisasi BPS Provinsi Sumatera Utara... 26
3.5 Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha BPS... 27
3.7 Pengolahan Arsip Di BPS Provinsi Sumatera Utara ... 31 3.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS ... 35
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ... 37 4.2 Saran ... 37
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.Terimakasih ya Allah SWT atas pertolongan yang Engkau berikan.
Kertas karya ini berjudul “PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA” .
Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimaksih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Sugio Purba dan Ibunda Hariani, yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa serta yang telah bersusah payah dengan penuh rasa kasih sayang dalam mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, Penulis juga telah banyak menerima bantuan dari pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi
Perpustakaan dan selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S, M.Hum., Sebagai dosen Pembaca yang telah
memberikan arahan dalam penulisan Kertas Karya ini.
4. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum., sebagai dosen wali masa perkuliahan yang
5. Seluruh Staf pengajar berserta Staf administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Terima Kasih untuk Kantor Badan Pusat Statistik yang telah mengijinkan
penulis melakukan observasi dan mengumpulakn data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan selesai.
7. Buat bang Suryawan S.Sos. dan Tahir Tarmizi Daulay A.md, terimakasih
ya bang udah banyak membantu dukungan dan motivasinya dalam suka dan duka.
8. Buat adikku Sri Bulan Bintang, Iqbal Ramadhan Purba, Nabila Raisya
Purba terimakasih ya dek udah mau membantu kakak.
9. Buat teman-teman Penulis Soufy Nasution, Mala, Rahmida Yuliasni,
Hesti beserta stambuk 2012 yang udah memberikan semangat dan dukungan selama perkuliahan
Akhir kata penulis Berharap Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 29 Februari 2015
Penulis
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada Zaman Teknologi Informasi saat ini sebagian masyarakat hidup dengan cara mengolah dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta menyebarluaskan informasi pada masyarakat. Sehingga tidak dapat dipungkiri besarnya peran teknologi informasi dalam hal ini pengguna teknologi modern dan multi media dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan penemuan kembali, mengkomnikasikan informasi.
Perkembangan teknologi pada saat sekarang ini semakin menuntut betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta. Oleh karena itu pada dasarnya keseluruhan kegiaatan organisasi membutuhkan informasi sebagai suatu sumber yang dapat menjunjung proses kegiatan administrasi. Arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan dibuat oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan dikelola sebagai bukti kebijakasanaan dalam aktivitas.
Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan bernilai guna, sehingga hanya menjadi tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu perlu dilakukan pengolahan arsip agar tidak menimbulkan permasalahan seperti ang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruang, tenaga serta pelengkapannya.
Meyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait adanya Undang-Undang Khusus tentang kearsipan tersebut maka lembaga / pencipta arsip akan memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau diapakai secara langsung dalam kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan mampu menjaga atau memelihara arsip dinamis untuk masa tertentu.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk member pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis dan sarana prasarana.Hal semacam inki diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan tidak sesuai prosedur dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan uraian diatas, penulis melilih judul “ PENGOLAHAN ARSIP PEGAWAI KANTOR BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI SUMATERA UTARA”.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis yang ingin dicapai penulis dalam peulisan kertas karya ini adalah:
a) Untuk mengetahui pengolahan arsip pegawai Provinsi Sumatera Utara
di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
b) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip pegawai
Provinsi Sumatera Utara di Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yang meliputi : Kegiatan Penciptaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung
kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kantor Badan
2. Bagi Penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumenkantor lainnya.Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia dapat membuat catatan tertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba).
Dalam bahasa Inggris istilah Arsip disebut “archieve” yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan.Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan.Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata kata tersebut dipakailah istilah Arsip.
Pengertian Arsip di Indonesia diatur kepada Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan Arsip
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunanya telah menurun.
7. Arsip statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga lembaga kearsipan
8. Arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan pendidikan atau pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksananakn kearsipan
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No. 43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Menurut Peraturan Presiden RI. No. 28 tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
Menurut The Liang Gie
“ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
(Sutarto, 1997: 200).
“Pada kepegawaian arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat". (Surojo,2006: 32)
Dari beberapa pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.2 Fungsi Arsip
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat diperlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai hal baik, surat berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada yang membutuhkannya dapat diketahui dengan mudah.
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua ( Wursanto, 1991 : 1819), yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
c. Arsip In-Aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebagai sumber komunikasi
6. Arsip sebagai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebagai sumber alat pembuktian.
(Mulyono, Sularso. 1985:11-14)
Dari pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi, sumbe penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.
2.3 Peranan Dan Tujuan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip
(Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Sesuai dengan peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan alat pembuktian dan tujuan kearsipan secara umum sebagai pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.
2.4 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang didalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Dilihat dari aspek yang lebih sederhana, pedomana kearsipan sebenarnya merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara.
Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).
Menurut sedarmayanti tujuan pernataan arsip adalah :
a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bhawa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:
1. Map
a. Map biasa (stofmap folio), dipergunakan untuk menyimpanan warkat
atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialaha praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stofmap tali (portapel), memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memgang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Map tebal (briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh
dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Penyimpananyya lebih baik di atas rak sehingg mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang.Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat dalam filling cabinet.
3. Guide
guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalan penyimpanan arsip.
4. Filling cabinet (file cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi.
c. kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box file)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk meyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah jenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan.Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.Biasanya warkat yang disimpan disini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin Kantor
Adalah semua peralatn kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, computer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (perforator). 11. Alat alat tulis
Adanya alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
2.5 Ciri-Ciri Arsip
Dari pengertian tentang arsip, dapat dikemukakan bahwa arsip memiliki cirri-ciri sebagai berikut :
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek
ini semestinya terdiri dari dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilaman warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada didalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative Value, Legal Value, Financial Value, Reach Value, Educational Value, Documentary Value atau nilai nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.
2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti
dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Cirri yang
ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistemtis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip ( filling system )
Penyimpanan arsip adalah suatu system yanga da pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu diperlukan.
Karena dalam penyimpanan arsip diperlukan suatu penataan, maka tujuan dari penataan itu adalah :
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai
nilai pakai yang sewaktu waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan atau proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu system
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar, hilang. (Widjaya, A.W. 1990: 141).
Dewasa ini dikenal ada 5 (lima) macam system penataan arsip yaitu :
1. Sistem Abjad ( Alphabetical System )
2. System Pokok Soal ( Subject Filing System )
3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System )
4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geoghraphical Filing System )
a Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu :
1. Indeks nama orang.
2. Indeks nama Badan Pemerintahan atau Swasta.
3. Indeks nama Organisasi atau Badan social dan sejenisnya.
4. Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada system abjad ini adalah :
a. Lembar petunjuk atau guides. Lembar penunjuk ini berfungsi untuk
membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan dipermudah kita untuk melihatnya.
b. Folder
Ada dua macam Folderyaitu : 1). Foldercampuran atau umum.
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.
2). Folder individu atau folder khusus.
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum.Folder individu ini sudah dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal.
3). Kartu Tunjuk Silang.
b Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System )
Sistem masalah adalah salah satu sistem dimana penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.Untuk dapat melaksanakan oenataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umunya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks” .daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam system masalah atau subjek ini adalah :
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Member kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang
sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.
c Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System )
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang dgunakan dalam penataan arsip terdiri dari :
a) System Dewey
b) System Terminal Digital
Sistem terminal digital yaitu nomor suarat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/captionnomor surat, tanggal surat yang difile/ diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
c) Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
d Sistem Tanggal atau Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula.Sarana yang dibutuhkan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.
e Sistem Wilayah/Daerah atau Regional (Geoghraphical Filing System ) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik member informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahakan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sedarmayanti (2003:104) menjelaskan bhawa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b) Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
c) Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yangd apat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a) Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b) Nilai guna informasional
arsip yang bernilai guna informasional dalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian sejarah.
2.8 Pemeliharaan Arsip
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Menurut Hadi Abu Bakar (1985 : 79 )
“Pemeliharaan arsip berarti melakukan pemeliharaan, perawatan dan penjagaan ( pengamanan ) terhadap lingkungan ruangan kerja, peralatan, temperature dan kelembapan”.
Agar pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan baik, perlu adanya suatu pencegahan yang dapat melindungi arsip tersebut, misalnya dengan cara fumigasi atau penyemprotan, sirkulasi udara serta adanya cahaya yang cukup di dalam ruangan.
2.9 Tahap Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penemuan kemabalu arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam keputusan Mentri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991, penyusutan arsip berarti:
a. Tata Usaha untuk pengelola mengadakan oenelitian untuk menentukan
arsip yang sudah mencapai masa aktifnya.
b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan di
pindahkan ke unit kearsipan.
c. Menata arsip in aktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.
Tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan Efisiensi.
b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insektif – aktif ).
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di
perlukan bahan bukti kegiatan organisasi.
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip in aktif dari unti kerja ke unit kearsipan atau dari file
aktif ke file in aktif.
b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang
berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
(Martono. 1994 : 34-90)
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga untuk menghemat tempat serta mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna.
2.10 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas
(Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum dimusnahkan
ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 103 ) dalam bukunya Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern menyatakn bahwa tujuan JRA :
a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif.
b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
d. Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.
2. 11 Tahap Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan suatu kearsipan dimana arsip yang tidak bernilai guna dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Widjaya ( 1990:84 ) “ Pemusnahan arsip adalah suatu tahap mengahncurkan arsip yang telah habis guna. “
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat memudahkan penemuan kembali arsip.
Dalam keputusan menteri dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979, tata cara pemusnahan arsip yaitu :
a. Peneliti dapat memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang
telah ditentukan dalam jadwal retensi.
b. Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip yang dapat di
musnahkan.
c. Mengumpulkan arsip tersebut dan di ajukan kepada team peneliti.
d. Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip bahwa arsip
telah memenuhi jangka waktu yang di terapkan dalam jadwal retensi dan telah disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan
Proses pemusnahan arsip :
a. Team peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan
arsip kepada Menteri Dalam Negeri.
b. Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat beruta tentang
pelaksanaan pemusnahan arsip.
BAB III
HASIL & PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara
Badan Pusat Statistik adalah Lembaga Pemerintah Non-Kementrian yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Sebelumnya, BPS merupakan Biro Pusat Statistik, yang dibentuk berdasarkan UU Nomor 6 Tahun 1960 tentang Sensus dan UU Nomer 7 Tahun 1960 tentang Statistik. Sebagai pengganti kedua UU tersebut ditetapkan UU Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik. Berdasarkan UU ini yang ditindaklanjuti dengan peraturan perundangan dibawahnya, secara formal nama Biro Pusat Statistik diganti menjadi Badan Pusat Statistik.
Berikut ini adalah beberapa masa peralihan pada BPS, yaitu :
a Masa Pemerintahan Hindia-Belanda.
Pada bulan februari 1920, Kantor Statistik pertama kali didirikan oleh Direktur Pertanian, Kerajinan dan Perdagangan (Directur Van Land Bouw Nijeverheid En Handel), dan kedudukan di bogor. Kantor ini diserahi tugas untuk mengolah dan mempublikasikan data statistik.Pada tahun 1923, Dibentuk suatu komisi untuk statistik yang anggotanya merupakan wakil dari tiap – tiap departemen.Komisi tersebut diberi tugas untuk merencanakan tindakan-tindakan yang mengarah sejauh mungkin untuk mencapai kesatuan dalam kegiatan di bidang statistik di Indonesia.
b Masa Pemerintahan Jepang.
Pada Bulan Juni 1944 pemerintah Jepang baru mengaktifkan kembali kegiatan statistik yang utamanya diarahkan untuk memenuhi kebutuhan perang atau militer.Pada masa ini CKS diganti menjadi Shomubu Chosasitsu Gunseikanbu.
c Masa Kemerdekaan Republik Indonesia.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia (RI) tanggal 17 Agustus 1945.Kegiatan statistik ditangani oleh lembaga atau instansi baru sesuai dengan suasana kemerdekaan yaitu KAPPURI (Kantor Penyelidik Perangkaan Umum Republik Indonesia).Tahun 1946, Kantor KAPPURI dipindahkan ke Yogyakarta sebagai sekuens dari Perjanjian Linggar Jati.Sementara ini pemerintah Belanda (NICA) di Jakarta mengaktifkan kembali CKS.
Berdasarkan surat edaran kementerian kemakmuran tanggal 12 juli 1950 nomor:219/S.C,KAPPURI dan CKS dilebur menjadi Kantor Puast Statistik (KPS) dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kemakmuran. Dengan surat Menteri Perekonomian tanggal 1 maret 1952 Nomor : P/44,lembaga KPS berada dibawah dan bertanggung jawab perekonomian. Selanjutnya keputusan Menteri Perekonomian tanggal 24 Desember 1953 Nomor:18.009/M,KPS dibagi menjadi 2 bagian yaitu bagian Research yang di sebut Afdeling A dan bagian penyelenggara tata usaha yang disebut Afdeling B. Dengan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor :131 tahun 1957, kementerian perekonomian dipecah menjadi kementerian Perdagangan dan Kemeterian Perindustrian. Untuk selanjutnya Presiden Republik indonesia Nomor :172 tahun 1957, terhitung mulai tanggal 1 juni 1957 KPS diubah menjadi Biro Pusat Statistik dan urusan statistik semula menjadi tanggung jawab dan wewenang berada di bawah Perdana Menteri
d Masa Orde Baru
statistik yang handal, lengkap, tepat, akurat dan terpercaya mulai diadakan pembenaran organisasi Biro Pusat Statistik.
Dalam masa Orde Baru ini Badan Pusat Statistik telah mengalami empat (4) kali perubahan struktur organisasi :
a) Peraturan pemerintah Nomor :16 tahun 1968 tentang organisasi Badan
Pusat Statistik.
b) Peraturan pemerintah Nomor : 6 tahun 1980 tentang organisasi Badan
Pusat Statistik.
c) Peraturan pemerintah Nomor : 2 tahun 1992 tentang kedudukan, tugas,
fungsi,susunan dan tata kerja Biro Pusat Statistik.
d) Undang – undang Nomor :16 tahun 1997 tentang statistik.
e) Keputusan Presiden Republik IndonesiaNomor :86 tahun 1998 tentang
Badan Pusat Statistik.
f) Keputusan kepala Badan Pusat Statistik Nomor :100 tahun 1998 tentang
organisasi dan tenaga kerja Badan Pusat Statistik.
g) Peraturan Pemerintah Nomor : 51 tahun 1999 tentang penyelenggaraan
statistik.
e Masa Reformasi sampai sekarang
Sejak era reformasi sampai sekarang Badan Pusat Statistik terus mengalami reorganisasi seiring dengan berlakunya Undang-Undang Otonomi Daerah tahun 1999 dan PP No. 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota. Maka, BPS perlu melakukan reorganisasi seiring dengan semakin besarnya beban tugas Badan Pusat Statistik dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden RI No. 86 Tahun 2007 tentang Badan Pusat Statistik.
3.2 Visi dan Misi Badan Pusat Statistik a Visi
Pelopor Data Statistik Terpercaya untuk Semua
b Misi
1. Memperkuat landasan konstitusional dan operasional lembaga statistik
untuk penyelenggaraan statistik yang efektif dan efisien.
2. Menciptakan insan statistik yang kompeten dan profesional, didukung
pemanfaatan teknologi informasi mutakhir untuk kemajuan perstatistikan Indonesia.
3. Meningkatkan penerapan standar klasifikasi, konsep dan definisi,
pengukuran, dan kode etik statistik yang bersifat universal dalam setiap penyelenggaraan statistik.
4. Meningkatkan kualitas pelayanan informasi statistik bagi semua pihak.
5. Meningkatkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi kegiatan statistik
3.3.Tugas dan Fungsi Kewenangan a Tugas
BPS memunyai tugas pemerintahan di bidang kegiatan statistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b Fungsi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, BPS menyelenggarakan fungsi:
a) Pengkajian, penyusunan, dan perumusan kebijakan di bidang statistik;
b) Pengkoordinasian kegiatan statistik nasional dan regional;
c) Penetapan dan penyelenggaraan statistik dasar;
d) Pembinaan dan fasilitasi terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang
kegiatan statistik; dan
e) Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi, tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, kehumasan, hukum, perlengkapan, dan rumahtangga. c Kewenangan
Dalam menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud, BPS memunyai kewenangan:
a) Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya;
b) Perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan
secara makro;
c) Penetapan sistem informasi di bidangnya;
d) Penetapan dan penyelenggaraan statistik nasional;
e) Kewenangan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku, yaitu:
3.4 Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik a. BPS Provinsi
Gambar1 :Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Provinsi Sumber : Badan Pusat Statistik
b. BPS Kabupaten/Kota
Gambar 2 :Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Kabupaten/kota Catatan: Koordinator Statistik Kecamatan (KSK) untuk setiap kecamatan Sumber : Badan Pusat Statistik
K E P A L A
Sub Bagian Tat a Usaha
Struktur organisasi yang diterapkan di Kantor Badan Pusat Statistik adalah struktur organisasi lini dan staf. Struktur ini mengandung unsur – unsur spesialisasi kerja, standarisasi kegiatan, sentralisasi dan desentralisasi dalam pembuatan keputusan yang menunjukan lokasi kekuasaan, pembuatan keputusan dan ukuran satuan yang menunjukkan suatu kelompok kerja.
Adapun tujuan dari struktur organisasi dan staf di Kantor Badan Pusat Statistik (BPS) adalah:
a. Pengkoordinasian yaitu yang memungkinkan komunikasi integrasi
berbagai departemen dan kegiatan – kegiatan yang saling berhubungan satu sama lain.
b. Pemberian saran yaitu memberikan saran atau membuat rekomendasi bagi
manajemen.
c. Pembuatan keputusan yaitu membuat keputusan – keputusan dan
mengamati bagaimana pelaksanaan dari keputusan tersebut.
3.5 Sub Bagian Kepegawaian Tata Usaha Badan Pusat Statistik
Sub bagian Tata Usaha pada Bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik mempunyai tugas antara lain penyiapan bahan penyusunan rencana program kerja, perumusan dan penetapan sasaran program kerja, penyiapan administrasi pegawai, penyiapan administrasi pengangkatan pegawai, penyiapan administrasi mutasi pegawai, penyiapan administrasi pensiunan pegawai, membagi tugas dengan menggerakkan, mengarah dan membimbing serta mengkoordinasi pelaksanaan tugas bawahan, menyiapkan berkas usul mutasi, pensiunan pegawai dan melakukan penilaian prestasi dan proses pengembangan kegiatan serta penyusunan laporan.
Staf Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Menyiapkan kenaikan pangkat Fungsional.
2. Menyiapkan kenaikan gaji.
3. Memproses kenaikan pangkat administrasi.
4. Mengarsipkan SK-SK dan surat lain kedalam file.
5. Membantu tugas-tugas lain yang diminta atasan.
7. Memproses usul kenaikan pangkat.
8. Membuat statistic kepegawaian.
9. Memproses usulan masa persiapan pensiunan pegawai.
10. Mengerjakan tugas-tugas lain yang sifatnya incidental. 11. Memproses kenaikan pangkat pegawai administrasi.
12. Menyiapkan penempatan Calon Pegawai ke unit-unit kerja. 13. Menata arsip kepegawaian.
14. Menata file pegawai.
15. Memantau aktifitas dan kemajuan Calon Pegawai.
16. Memberikan tugas-tugas khusus kepada Calon Pegawai, yaitu mempelajari undang-undang/peraturan-peraturan yang berhubungan dengan kementrian pendididkan, disamping tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan unit/satuan kerja tempat Calon pegawai bertugas.
17. Mengarsipkan surat keluar dan surat masuk (SK, Surat Perintah dari Kepala Badan Pusat Statistik dan sebagainya)
Prosedur kerja bagian kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut:
1. Proses Surat Menyurat
a) Mencatat surat masuk dari pimpinan
b) Mencatat surat keluar dari pimpinan
c) Arsip
2. Proses Kenaikan Pangkat Pegawai
a) Menerima berkas pegawai yang naik pangkat.
b) Penelitian berkas (berkas diperiksa).
c) Pengetikan berkas apabila berkas berkurang diinformasikan kepada
yang bersangkutan.
d) Pengetikan usul kenaikan pangkat.
e) Disetujui pimpinan.
f) Dikirim ke kepala BPS Prov.Su.
g) Menerima SK fungsional / naik pangkat.
h) Menerima SK naik pangkat Pegawai.
i) Foto copy SK.
j) Menyerahkan SK ke Bendaharawan Gaji.
3. Proses Abssensi Pegawai
a) Pengetikan daftar hadir pegawai disetiap bulannya.
b) Arsip.
4. Proses Usul Pegawai Tidak Tetap
a) Menerima berkas.
b) Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diususlkan setiap
tahun.
c) Disetujui pimpinan.
d) Dikirim ke kepala.
e) Menerima SK kepala pegawai tidak tetap.
f) Arsip.
5. Prosedur Pembuatan Gaji Berkala Pegawai
a) Pengetikan gaji berkala setiap bulan.
b) Disetujui pimpinan,
c) Diserahkan ke bendaharawan gaji.
d) Rekapitulasi pegawai atau absensi pegawai.
3.6 Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip Di Subbag Kepegawaian BPS a. Metode Penyimpanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS
Ada lima macam Metode Penyimpanan arsip yaitu :
1). Metode Abjad / Alphabetical Filling System
Metode Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arsip yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z berpedoman pada peraturan Index.
2). Metode Masalah / Subject Filling System
Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan di Badan Pusat Statistik.
3). Metode Nomor / Numerical Filling System
4). Metode Tanggal / Chronological Filling System
Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tangaal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman yang termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Dimana arsip di Klasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari :
a) Surat Masuk BPS RI
b) Surat Keluar BPS RI
c) Surat Keluar Umum
d) Surat Pusdiklat
e) Surat BKN 2012
f) Surat Izin tugas Belajar
g) CPNS 2012
h) Surat Baperjakat 2012
i) Surat Masuk BPS Kab / Kota
j) Surat Keluar BPS Kab / Kota
k) Diklat Pim / Prajabatan
l) Surat Pelantikan 2012
m) UKP 2012
n) Surat STIS Umum
o) Ujian Dinas / PI
p) Hukum Disiplim
q) Surat Tugas
Sumber : BPS Prov.SU
Gambar 3.6.2 : Lemari Arsip di Subbag Kepegawaian BPS Prov.SU Sumber : BPS Prov.SU
Seluruh arsip yang diterima pada kepegawaian BPS Pov.SU akan diarsipkan pada folder sesuai dengan masalah pokok masalah dari arsip tersebut. Seluruh folder tersebut disimpan dan disusun pada lemari arsip.Badan Pusat Statistik melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.Arsip-arsip yang dilakukan penyusutan merupakan arsip pensiunan pegawai.arsip pegawai yang dalam 5 tahun terakhir dilakukan pemusnahan.
3.7 Pengolahan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara. a Tata Kearsipan
A. Pengurusan Surat
1. Prinsip Pengurusan Surat.
a Semua Surat masuk dan surat keluar untuk dan dari satuan unit
organisasi melalui unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi di lingkungan kementrian agama.
b Penomoran surat keluar dan surat masuk dilakukan secara sentral di
unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi dilingkungan Badan Pusat Statistik
c Surat – surat yang proses pengolahan informasinya melibatkan lebih
dengan satuan unit organisasi terkait melalui TU unit masing-masing satuan organisasi.
d Pengurusan surat harus menjamin kecepatan, ketepatan penyampaian
informasi kedinasan untuk proses penyelesaian pekerjaan unit kerja yang memiliki kewenangan penanagan informasi.
2. Sarana dan Pelengkapan
a Meja Sortir
Meja sortir digunakan untuk mensortir surat masuk seperti gambar dibawah ini:
Gambar 3.7.1 : Meja Sortir Sumber : BPS Prov.SU (2015)
b Kartu Kendali
Gambar 3.7.2 Kartu Kendali
Sumber : BPS Prov.SU (2015) Cara mengisi Kartu Kendali :
2. Melingkari huruf M untuk surat masuk dan K untuk surat keluar.
3. Memberikan nomor urut surat masuk.
4. Mengisi kolom isi ringkas sesuai dengan isi surat.
5. Mengisi kolom lampiran, jika ada lampiran.
6. Mengisi kolom dari sesuai dengan alamat.
7. Mengisi kolom kepada sesuai dengan alamat yang dituju.
8. Mengisi kolom tanggal sesuai dengan tanggal surat.
9. Mengisi kolom nomor surat sesuai dengan nomor yang tertera dalam surat.
10. Mengisi kolom pengolah sesuai dengan unit pengolah. 11. Mengisi kolom catatan sebagai berikut :
a) Apabila isi surat memiliki dua kata tangkap atau lebih, kata tangkap
kedua (sekunder) digunakan sebagai petunjuk hubungan dengan kata tangkap pertama (tunjuk silang).
b) Mencatat hubungan surat yang diterima atau yang dikirimkan (retro
akta).
c) Mencatat kekurangan / kelainan isi surat.
d) Mencatat jumlah surat dan tujuan pengiriman surat (untuk surat yang
memiliki tembusan)
e) Mencatat jumlah dan nama berkas / orang dalam lampiran surat
f) Mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu.
c Lembar disposisi
Gambar 3.7.3 Lembar disposisi
Cara pengisisan Lembar disposisi :
1. Mengisi keterangan indeks dan kode sesuai dengan yang tercantum pada
kartu kendali.
2. Mengisi keterangan tanggal / nomor, sesuai dengan yang tercantum pada
kartu kendali.
3. Mengisi keterangan asal surat sesuai dengan asal surat.
4. Mengisi keterangan isi ringkas sesuai dengan isi surat.
5. Mengisi keterangan diterima tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan
surat.
6. Mengisi keterangan tanggal penyelesaian surat sesuai dengan tangal
selesainya pengolahan surat oleh unit pengolah.
7. Mengisi kolom isi disposisi sesuai dengan yang tertulis oleh pimpinan unit
pengolah.
8. Mengisi kolom diteruskan kepada sesuai dengan yang tertulis oleh
pimpinan unit pengolah.
9. Mengisi keterangan sesudah digunakan harap dikembalikan kepada diisi
oleh unit pengolah.
10. Mengisi keterangan sesudah digunakan harap dikembalikan tanggal diisi sesuai dengan tanggal kembalinya surat.
B. Prosedur Pengurusan Surat Masuk 1. Penerimaan
Proses penerimaan dilakukan sesudah surat diterima yaitu :
a Memeriksa kebenaran surat masuk.
b Mengembalikan surat salah alamat kepada alamat yang dituju.
c Melampirkan amplop surat terhadap surat tidak terdapat dalam alamat
jelas.
d Memberikan stempel jam dan tanggal diterima pada bagian bagian
surat yang dibuka.
e Memberikan jam dan tanggal diterima pada belakang amplop surat
tertututp / rahasia. 2. Penggolongan
a Memisahkan surat dinas, surat pribadi dan surat salah alamat.
b Menggolongkan surat rahasia / tertututp dengan surat terbuka.
c Menyerahkan surat tertutup / rahasia pada pencatat surat dan
menyerahkan surat terbuka pada pengarah surat.
3. Pencatatan
a Membuka amplop untuk surat dengan hati-hati untuk menjaga agar
surat jangan sampai rusak
b Menggolongkan surat tertutup / rahasia dan surat terbuka
c Meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop,
termasuk kelengkapan surat dan lampirannya.
d Member catatan seperlunya terhadap surat yang tidak lengkap seperti
kurang lampiran.
e Membedakan surat oenting dengan surat biasa dengan cara member
tanda dengan pensil sudut kanan atas surat berdasarkan jenis surat, yaitu huruf P untuk surat penting dan huruf B untuk surat biasa.
3.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip di Subbag Kepegawaian BPS Prov.SU
Pemeliharaan dan pengamanan arsip pada bagian kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara sudah cukup baik seperti :
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai sehingga arsip terpelihara dan
aman.
2. Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak.
3. Adanya fasilitas computer yang sangat diperlukan seorang arsiparis dalam
melaksanakan dan memperlancar kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan dalam folder yang dalam kondisi layak.
5. Ruangan arsiparis yang terawatt dan bersih.
6. Melakukan update data apabila data yang la ma sudah tidak relevan lagi.
Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, perubahan nomor induk, perubahan data diri pegawai seperti nomor telepon, alamat, status.
Walaupun Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara sudah cukup baik tetapi masih ada kekurangan – kekurangannya yaitu :
1. Seharusnya pemeliharaan dan pengamana arsip harus diperhatikan lebih di
2. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang dicampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya.
3. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok
masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
4. Perencanaan arsip yang kurang matang sehingga pengelompokan arsip
tidak jelas.
Untuk pemeliharaan dan Pengaman arsip maka Kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara melakukan usaha-usaha sebagai berikut :
1. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan
di dalam dan di luar kantor
2. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang
tidak berwenang.
3. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat.
4. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin.
5. Menyimpan arsip rahasia ditempat yang khusus.
6. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
7. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka.
8. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan
penyimpanan arsip.
BAB IV
Kesimpulan Dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas makan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai pemeliharaan dan pengamanan arsip di bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara.
1. Pada bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara
menggunakan Sistem pengarsipan berdasarkan subjek.
2. Pada periode ini Arsiparis melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip
lima tahun sekali.
3. Arsip-arsip periode sebelumnya disimpan pada lemari arsip terpisah.
4. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari arsip
dengan menggunakan folder
5. Arsip juga disimpan di dalam file computer
6. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menyimpannya di folder dan folder
tersebut disusun di dalam lemari arsip.
7. Arsip-arsip pada Bagian Kepegawaian selalu dilakukan update apabila
data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP), perubahan pensiunan pegawai, perubahan data diri pegawai seperti nomo telepon, alamat, status.
Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pemeliharaan dan penggunaan arsip pada bagian Kepegawaian Badan Pusat Statistik Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Melakukan pemeliharaan arsip secara khusu yaitu dengan memberikan
pestisida, mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak.
3. Membuat daftar indeks arsip sehingga apabila arsip dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan.
4. Melakukan penyusutan dan pemusnahan serta jadwal retensi arsip
sehingga arsip tidak bertumpuk terlalu banyak.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung.
Martono, Budi. 1994. Penata Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Pustaka Sinar Harapan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksana Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Sedarmayanti.2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern Cetakan III.Bandung : Mandar Maju
Widjaya.A.W. 1990. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Rajawali Press.
