ANALISIS SISTEM INFORMASI TRANSAKSI
PERPUSTAKAAN IPDN JATINANGOR
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
R. Nina Karina NIM. 10506168
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
DAFTAR ISI Lembar Judul Lembar Pengesahan Kata Pengantar ………. i
Daftar Isi ………iii
Daftar Gambar ………. vi
Daftar Simbol ………vii
Daftar lampiran ………..x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ……….. 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ………... 3
1.3 Maksud dan tujuan ……… 4
1.4Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ……… 4
BAB II LANDASN TEORI 1.1 Pengertian Sistem ………. 5
2.1.1 Elemen Sistem ……… 5
iv
2.1.3 Klasifikasi Sistem ……….. 9
2.2 Pengertian Informasi ……….10
2.3 Pengertian Sistem Informasi………...11
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur………12
2.4.1 Flow Map ………...12
2.4.3 Kontek Diagram (Diagram Conteks) ……….12
2.4.4 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) ………13
2.5 Pengertian Perpustakaan ………...14
2.6 Fungsi Perpustakaan ……….15
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ……….16
3.2.Struktur Organisasi ………...20
3.3.Deskripsi Kerja ……….21
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1.Analisis Sistem ……….27
4.1.1.Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ..……….28
4.1.1.1.Flow Map ………...28
4.1.1.2.Diagram Kontek ……….29
4.1.1.3.Data Flow Diagram (DFD) ………....29
v
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.Kesimpulan ……….32 5.2.Saran ………...32
ANALISIS SISTEM INFORMASI TRANSAKSI
PERPUSTAKAAN IPDN JATINANGOR
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
R. Nina Karina NIM. 10506168
Bandung, 9 Oktober 2009
Ketua jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar, S.E..M.Si NIP.4127.70.26.019 Pembimbing Jurusan,
Wartika, S.Kom., MT. NIP.4127.70.26.002
Pembimbing Lapangan,
34
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto HM,Akt MBA, “Analisis dan Desain Sistem Informasi:
pendekata terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”,
Andi,Yogyakarta:2005.
[2] AL-Bahra Bin Ladjamudin,”Analisis Dan Design Sistem Informasi”,GRAHA ILMU,Yogyakarta:2005.
Dunia pendidikan saat ini menghadapi berbagai tantangan dalam menjalankan perannya. Dimana pada jaman yang sangat serba teknologi ini menuntut instansi-instansi pendidikan untuk bisa mengelola data maupun informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sehingga tidak akan ada data atau informasi yang tersimpan sia-sia atau malah menimbulkan kerepotan dalam pemeliharaannya. Perkembangan informasi saat ini sangat pesat, sehingga diperlukan suatu alat bantu yang memungkinkan agar informasi yang dibutuhkan maupun yang dimiliki oleh suatu instansi pendidikan dapat dengan mudah dikelola oleh siapapun tanpa ada keterbatasan pada kemampuan.
Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan, dimulai dari perpustakaan tradisonal yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Disisi lain, dari segi manajemen, dengan semakin banyaknya koleksi perpustakaan sehingga tidak memungkin untuk menyimpan semua koleksi karena adanya keterbatasan tempat, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi proses di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system) khususnya dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan dari berbagai sudut pandang.
3
pengembalian, maupun perpanjangan peminjaman dan disertai dendanya. Dan juga penggunaan pada data base belum optimal. Sehubungan dengan hal tersebut, maka menjadi alasan bagi penulis untuk membuat laporan kerja praktek dengan judul “ ANALISIS SISTEM INFORMASI TRANSAKSI BERBASIS CLIENT SERVER PERPUSTAKAAN IPDN JATINANGOR “.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang yang sudah dikemukakan di atas maka masalah yang terindentifikasi adalah :
a. Belum efektifnya sistem informasi transaksi pada Perpustakaan IPDN. b. Adanya kesulitan dalam pembuatan laporan baik itu peminjaman,
pengembalian, perpanjangan peminjaman dan juga denda. c. Penggunaan Database belum optimal.
Berdasarkan permasalahan yang sudah teridentifikasi di atas, maka penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut :
a. Bagaimana Sistem Informasi Transaksi yang berjalan di Perpustakaan IPDN sekarang.
b. Bagaimana kualitas layanan yang ada di Perpustakaan IPDN sekarang. c. Seberapa dampak Sistem Informasi Transaksi terhadap kualitas
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk mengimplementasikan ilmu dan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan dunia kerja yang nyata. Sedangakan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah :
a. Untuk mengetahui Sistem Informasi Transaksi pada Perpustakaan IPDN.
b. Untuk mengetahui kualitas layanan yang ada di Perpustakaan IPDN sekarang.
c. Bagaimana dampak Sistem Informasi Transaksi terhadap kualitas layanan kepada anggota Perpustakaan IPDN
1.4 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
No Aktivitas
Mei – Juni
II III IV I
1 Orientasi
2 Wawancara dan Pengumpulan Data 3 Pemahaman cara kerja sistem yang ada
4 Analisis
5 Pembuatan laporan hasil analisis
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].
input proses output
sub sistem feedback lingkungan sosial
lingkungan ekonomi
lingkungan politik
Gambar 2.1 Skema Sistem
2.1.1. Elemen Sistem
6
membatasinya dengan sistem lainnya atau lingkungan luar. Bagian pembatas ini disebut Boundary ( Sempadan ). Sedangkan yang berada di luar batasan sistem tersebut ( lingkungan luar ) dan mempengaruhi operasi sistemnya disebut Environment / Supra System.
Elemen sistem terdiri dari :
1. Input, yaitu persyaratan untuk memproses menghasilkan output. 2. Proses, yaitu mentransformasikan input menjadi output.
3. Output, yaitu hasil dari proses.
Output merupakan pertimbangan utama dalam elemen sistem. 4. Sub sistem, yaitu bagian dari sistem.
Hubungan antar sub sistem disebut interface ( antar muka ). 5. Environment/ supra sistem.
Yaitu bagian luar yang mempengaruhi operasi sistem. 6. Boundaries, yaitu batasan dari suatu sistem.
7. Feedback, yaitu bagian yang mengontrol kegiatan sistem. Feedback dalam suatu kegiatan berupa kritikan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu : a. Komponen / elemen (component)
b. Batas sistem (boundary)
c. Lingkungan luar sistem (environment) d. Penghubung (interface)
7
f. Pengolah (process) g. Keluaran (output)
h. Sasaran (objective) atau tujuan (goal) a. Komponen / elemen (component)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem.
Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal dengan Suprasistem.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
8
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.
e. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebut INPUT. Masukan ini dapat berupa :
- Masukan Perawatan (Maintenance Input)
Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi. Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.
- Masukan Sinyal (signal input)
Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.
Contoh : Data
f. Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.
9
- Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan - laporan Keuangan.
g. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat diklasifikasikan sebagai :
- Keluaran yang berguna
Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer
- Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan
Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer. h. Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)
Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.1. Klasifikasi Sistem
10
1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistem teologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.
2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-machine sistem/man-machine system, misalnya: sistem informasi.
5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer. 6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya.
8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2. Pengertian Informasi
11
menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah : Representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Kebutuhan informasi didasarkan pada :
1. Kegiatan bisnis yang semakin komplek.
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Definisi sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
12
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur 2.4.1. Flow Map
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari simbol-simbol untuk menggambarkan secara urut dari arus data dan dokumen baik yang diperlukan maupun yang dihasilkan.
Flow map atau juga dapat disebut block chart atau flowchart berfungsi untuk memodelkan masukan dan keluaran proses maupun transaksi dengan simbol-simbol tertentun [Andri Kristanto, 2003:68]. Pembuatannya harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi.
2.4.2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
13
harus memberi informasi atau laporan, dan (4) apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process).
Karakteristik diagram kontek adalah :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.
2. Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.
3. Data keluar, data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. 4. Penyimpanan data (data store) yang digunakan secara bersama antara
sistem kita dengan terminator.
5. Batasan antara sistem kita dan lingkungan (rest of the world).
2.4.6. Data Flow Diagram (DFD)
14
Ada empat komponen dalam DFD yang terdiri dari sejumlah komponen sederhana yaitu:
1. Proses (Process) 2. Aliran (Flows)
3. Penyimpanan (Strore) 4. Terminator
Data Flow Diagram (DFD) merupakan model data logic dari sistem yang tidak tergantung pada hardware, software dan struktur data maupun organisasinya, sedangkan hal yang mendasar dalam menyusun atau merancang suatu model data adalah bagaimana mengorganisasikan kedalam suatu sistem logika yang terbaik jika struktur logic dirancang sembarangan, hal ini akan berarti pengeluaran ongkos yang tinggi (akan banyak pekerjaan).
2.5. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan merupakan sebuah unit kerja yang mengelola bahan pustaka, baik bahan cetak maupun non cetak yang dikelola secara sistematis, kemudian di manfaatkan bagi kepentingan pemakainya sebagai sumber informasi.
Sebagai pusat informasi, perpustakaan dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan para pemakai jasa dalam mendapatkan informasi agar lebih mudah, cepat, tepat dan berdaya guna.
15
c. Menyusun dan mengatur dengan baik sesuai aturan0aturan dalam perpustakaan.
d. Mengatur, merawat, dan memelihara.
e. Mempersiapkan bahan pustaka untuk digunakan.
f. Mendayagunakan koleksi dan menyalurkan kepada anggota perpustakaan.
2.6. Fungsi Perpustakaan
Fungsi perpustakaan diantaranya : a. Sarana belajar mandiri.
b. Sarana untuk mencari fakta, data dan informasi lainnya guna penemuan baru.
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Penyelenggaraan pendidikan kader pemerintahan di lingkungan Departemen Dalam Negeri yang terbentuk melalui proses perjalanan sejarah yang panjang. Perintisiannya dimulai sejak zaman pemerintahan Hindia Belanda pada tahun 1920, dengan terbentuknya sekolah pendidikan Pamong Praja yang bernama Opleiding School Voor Inlandshe Ambtenaren ( OSVIA ) dan
Middlebare Opleiding School Voor Inlandsche Ambtenaren ( MOSVIA ). Para
lulusannya sangat dibutuhkan dan dimanfaatkan untuk memperkuat penyelenggaraan pemerintahan Hindia Belanda. Dimasa kedudukan pemerintah Hindia Belanda, penyelenggaraan pemerintahan Hindia Belanda dibedakan atas pemerintahan yang langsung dipimpin oleh kaum atau golongan pribumi yaitu
Binnenlands Bestuur Corps ( BBC ) dan pemerintahan yang tidak langsung dipimpin oleh kaum atau golongan dari keturunan Inlands Bestuur Corps
(IBC).
17
dibentuklah lembaga pendidikan dalam lingkungan Kementrian Dalam Negeri yaitu Sekolah Menengah Tinggi (SMT) Pangreh Praja yang kemudian berganti nama menjadi Sekolah Menengah Pegawai Pemerintahan Administrasi Atas ( SMPAA ) di Jakarta dan Makassar.
Pada Tahun 1952, Kementrian Dalam Negeri menyelenggarakan Kursus Dinas C (KDC) di Kota Malang, dengan tujuan untuk meningkatkan keterampilan pegawai golongan DD yang siap pakai dalam melaksanakan tugasnya. Seiring dengan itu, pada tahun 1954 KDC juga diselenggarakan di Aceh, Bandung, Bukittinggi, Pontianak, Makasar, Palangkaraya dan Mataram. Sejalan dengan perkembangan penyelenggaraan pemerintahan yang semakin kompleks, luas dan dinamis, maka pendidikan aparatur di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dengan tingkatan kursus dinilai sudah tidak memadai. Berangkat dari kenyataan tersebut, mendorong pemerintah mendirikan Akademi Pemerintahan Dalam Negeri (APDN) pada tanggal 17 Maret 1956 di Malang, Jawa Timur. APDN di Malang bersifat APDN Nasional berdasarkan SK Mendagri No. Pend.1/20/56 tanggal 24 September 1956 yang diresmikan oleh Presiden Soekarno di Malang, dengan Direktur pertama Mr. Raspio Woerjodiningrat. Mahasiswa APDN Nasional Pertama ini adalah lulusan KDC yang direkrut secara selektif dengan tetap mempertimbangkan keterwakilan asal provinsi selaku kader pemerintahan pamong praja yang lulusannya dengan gelar Sarjana Muda ( BA ).
18
terutama dalam menyelenggarakan tugas-tugas urusan pemerintahan umum. Kebutuhan ini mendorong pemerintah untuk menyelenggarakan pendidikan aparatur di lingkungan Departemen Dalam Negeri setingkat Sarjana, maka dibentuklah Institut Ilmu Pemerintahan ( IIP ) yang berkedudukan di Kota Malang Jawa Timur berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 8 Tahun 1967, selanjutnya dikukuhkan dengan Keputusan Presiden Nomor 119 Tahun 1967. Peresmian berdirinya IIP di Malang ditandai dengan peresmian oleh Presiden Soekarno pada tanggal 25 Mei 1967.
Pada tahun 1972 Institut Ilmu Pemerintahan ( IIP) yang berkedudukan di Malang Jawa Timur dipindahkan ke Jakarta melalui Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 94 Tahun 1972. Pada tanggal 9 Maret 1972, kampus IIP yang terletak di Jakarta di resmikan oleh Presiden Soeharto yang dinyatakan : ”
Dengan peresmian kampus Institut Ilmu Pemerintahan, mudah-mudahan akan
merupakan kawah candradimukanya Departemen Dalam Negeri untuk
menggembleng kader-kader pemerintahan yang tangguh bagi Negara Kesatuan
Republik Indonesia ”
19
Pada tahun 1988, dengan pertimbangan untuk menjamin terbentuknya wawasan nasional dan pengendalian kualitas pendidikan Menteri Dalam Negeri Rudini melalui Keputusan No. 38 Tahun 1988 Tentang Pembentukan Akademi Pemerintahan Dalam Negeri Nasional. APDN Nasional kedua dengan program D III berkedudukan di Jatinangor, Sumedang Jawa Barat yang peresmiannya dilakukan oleh Mendagri tanggal 18 Agustus 1990. APDN Nasional ditingkatkan statusnya berdasarkan Kepres No. 42 Tahun 1992 tentang Sekolah Tinggi Pemerintahan Dalam Negeri, maka status APDN menjadi STPDN dengan program studi D III yang diresmikan oleh Presiden RI pada tanggal 18 Agustus 1992. Sejak tahun 1995, bertititk tolak dari keinginan dan kebutuhan untuk lebih mendorong perkembangan karier sejalan dengan peningkatan eselonering jabatan dalam sistem kepegawaian Republik Indonesia, maka program studi ditingkatkan menjadi program D IV. Keberadaan STPDN dengan pendidikan profesi ( program D IV ) dan IIP yang menyelenggarakan pendidikan akademik program sarjana ( Strata I ), menjadikan Departemen Dalam Negeri memiliki dua (2) Pendidikan Pinggi Kedinasan dengan lulusan yang sama dengan golongan III/a.
20
Pendidikan Nasional. Pengintegrasian terwujud dengan ditetapkannya Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 2004 tentang Penggabungan STPDN ke dalam IIP dan sekaligus merubah nama IIP menjadi Institut Ilmu Pemerintahan ( IPDN ). Tujuan penggabungan STPDN ke dalam IIP tersebu, selain untuk memenuhi kebijakan pendidikan nasional juga untuk meningkatkan efektivitas penyelenggaraan pendidikan kader pamong praja di lingkungan Departemen Dalam Negeri. Kemudian Kepres No. 87 Tahun 2004 ditindak lanjuti dengan Keputusan Mendagri No. 892.22-421 tahun 2005 tentang Pelaksanaan Penggabungan dan Operasional Institut Pemerintahan Dalam Negeri, disertai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 29 Tahun 2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja IPDN dan Peraturan Menteri Dalam Negeri 43 Tahun 2005 Tentang Statuta IPDN serta peraturan pelaksanaan lainnya.
Pada Tahun 2009 ini, IPDN memiliki beberapa Program D-IV di beberapa Regional, diantaranya Regional Jawa-Bali, Sumatera, Sulawesi, Kalimantan, dan Papua. Penetapan kelembagaannya melalui Peraturan Presiden No... Tahun 2009.
3.2. Struktur Organisasi Unit Perpustakaan IPDN
21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan IPDN
3.3. Deskripsi Kerja
Berdasarkan Peraturan Rektor IPDN No 800-101 Tahun 2007 tentang uraian tugas jabatan pada satuan kerja di lingkungan IPDN adalah sebagai berikut:
1. Unit perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan perpustakaan di lingkungan IPDN berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Rektor.
2. Dalam menjalankan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Unit Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan b. Pelaksanaan Penatausahaan
22
a. Melakukan koordinasi kegiatan tata usaha perpustakaan
b. Melakukan Koordinasi kegiatan pelayanan sirkulasi dan referensi perpustakaan
c. Melakukan koordinasi pengelolaan teknis kegiatan perpustakaan d. Mengkoordinasikan aset-aset perpustakaan
e. Mempersiapkan pelaksanaan dan pengoperasian e-library (perpustakaan digital)
f. Melaksanakan kerjasama dengan pihak-pihak terkait
g. Melaksanakan sirkulasi peminjaman, pengembalian bahan pustaka dan pendaftaran anggota
h. Membuat sistem penulisan surat, laporan, pembukuan dan inventarisasi kantor, serta sistem pengarsipan
i. Mengatur dan melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat; j. Membuat statistik sirkulasi/referensi
k. Memeriksa kelengkapan bahan pustaka;
l. Mengambil bahan koleksi yang telah rusak untuk siserahkan kepada bagian pemeliharaan;
m.Memberikan informasi umum koleksi bahan pustaka;
n. Memberikan informasi khusus misalnya penggunaan dokumen dan konsultasi;
23
q. Memfasilitasi pencarian bahan pustaka dan referensi melalui akses internet;
r. Menerima kunjungan perpustakaan; s. Menyelenggarakan pameran; t. Memberikan bimbingan belajar; u. Mengadakan bahan pustaka
v. Menginventarisasi dan mencatat bahan pustaka;
w. Mengklasifikasikan dan mengkatalogkan bahan pustaka; x. Memelihara dan merawat aset-aset perpustakaan;
y. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Rektor; z. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Rektor
3.3.1. Rincian Tugas Kepala Unit Perpustakaan
a. Membuat perencanaan Stratejik kegiatan-kegiatan perpustakaan b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di
lingkungan perguruan tinggi
c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun di luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik
yang ada di lingkungan Institut
24
g. Mengkoordinasi dan membina pustakawan di lingkungan perpustakaan.
h. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang pelayanan.
i. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala bidang jaringan dan database.
j. Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan perpustakaan k. Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pelayanan
perpustakaan se-Institut.
l. Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-tugas/kegiatan lain yang dapat mendukung keberhasilan perpustakaan.
m. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan IPDN.
3.3.2. Rincian Tugas Tata Usaha
a. Melakukan koordinasi kegiatan tata usaha perpustakaan
b. Membuat sistem penulisan surat, laporan, pembukuan dan inventarisasi kantor, serta sistem pengarsipan
c. Melakukan koordinasi pengelolaan teknis kegiatan perpustakaan d. Mengkoordinasikan aset-aset perpustakaan
25
3.3.3. Rincian Tugas Bidang Jaringan, Website dan Database
a. Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang teknologi informasi perpustakaan untuk mengelola sistem dan objek-objek informasi dalam format digital;
b. Melakukan standarisasi format database yang digunakan di tiap-tiap perpustakaan di lingkungan Institut;
c. Merancang infrastruktur jaringan internet dan intranet di semua perpustakaan di lingkungan IPDN;
d. Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan dan database;
e. Merencanakan software sistem informasi perpustakaan terpadu untuk semua perpustakaan di lingkungan IPDN;
f. Membuat laporan berkala ke Pimpinan Perpustakaan.
3.3.4. Rincian Tugas Bidang Pengadaan, Pelayanan dan Pengolahan Perpustakaan
a. Mengkoordinasi jalannya pengelolaan dan peningkatan bahan pustaka
b. Menginventarisasi dan mencatat bahan pustaka;
c. Mengklasifikasikan dan mengkatalogkan bahan pustaka; d. Memelihara dan merawat aset-aset perpustakaan;
26
f. Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, dan perpustakaan pusat studi di lingkungan IPDN;
g. Membina, membimbing serta mengarahkan sumber daya manusia perpustakaan di bidang pelayanan perpustakaan;
h. Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan kepuasan pemakai serta meningkatkan citra Perpustakaan IPDN;
i. Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan pelayanan perpustakaan;
27
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
Aplikasi Transaksi Buku di Perpustakaan IPDN Jatinangor adalah sistem yang menampung dan mengelola data serta informasi yang ada di Perpustakaan IPDN. Ada beberapa fasilitas yang disediakan oleh Aplikasi tersebut, diantaranya adalah pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, perhitungan denda, dan lain – lain.
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan, maka penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sistem, baik terhadap dokumen maupun prosedur yang ada. Penulis menemukan beberapa permasalahan baik secara langsung maupun tidak langsung yang dapat mempengaruhi kinerja dari sistem yang ada.
Berikut adalah rincian dari permasalahan yang penulis temukan pada sistem yang sedang berjalan :
1. Pada saat melakukan transaksi peminjaman, apabila anggota perpustakaan meminjam buku lebih dari satu maka sistem belum bisa memilih membatalkan peminjaman salah satu buku kecuali semua dibatalkan dahulu. 2. Belum adanya fasilitas pembuatan laporan antara lain laporan peminjaman,
proses- 28
proses transaksi yang sudah dilakukan maka dia harus masuk dulu ke aplikasi transaksi tersebut.
4.1.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan 4.1.1.1. Flow Map
29
4.1.1.2. Diagram Konteks
Merupakan aliran informasi yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks menyorot sejumlah karakteristik dari sistem yang dibuat. Berikut ini diagram konteks pada Sistem Informasi Perpustakaan IPDN:
Gambar 4.2
4.1.1.1. Data Flow Diagram (DFD)
30
DFD LEVEL 0
Gambar 4.3
DFD LEVEL 1
31
DFD LEVEL 2
Gambar 4.5
4.1.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Setelah mengetahui permasalahan-permasalahn yang ada pada aplikasi Sistem Informasi Transaksi yang sedang berjalan di Perpustakaan IPDN, maka penulis mengusulkan beberapa evaluasi untuk memperbaiki sistem yang ada menjadi lebih baik lagi diantaranya :
1. Menambahkan fasilitas membuat laporan pada program sehingga memudahkan bagi staf yang bertugas untuk memberikan rincian semua laporan yang diperlukan oleh pimpinan, sehingga dapat memudahkan bagi pimpinan untuk melakukan proses pengambilan keputusan dengan cepat. 2. Memperbaiki sistem data base yang sekarang, karena dengan
32
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan Kerja Praktek di Perpustakaan IPDN, penulis mendapatkan study kasus tentang aplikasi system informasi transaksi dalam kurun waktu 1 bulan. Semasa melaksanakan Kerja Praktek, penulis dapat menambah pengetahuan bagaimana dunia kerja yang sebenarnya, serta dapat menerapkan ilmu teoritis dan aplikatif yang di dapat dari bangku kuliah.
Aplikasi Transaksi Buku di Perpustakaan IPDN Jatinangor adalah sistem yang sudah terkomputerisasi dan dapat menampung dan mengelola data serta informasi yang ada di Perpustakaan IPDN. Ada beberapa fasilitas yang disediakan oleh Aplikasi tersebut, diantaranya adalah pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, perhitungan denda, dan lain – lain.
Dengan adanya Sistem Informasi Transaksi yang sedang berjalan sekarang, memberikan banyak kemudahan bagi staf dalam pengelolaan data transaksi baik itu peminjaman, pengembalian, maupun perhitungan jumlah pembayaran dan juga denda. Sehingga kualitas pelayanan pada anggota perpustakaan lebih baik, karena waktu untuk melayani lebih cepat dan pengaplikasian nya pun mudah.
5.2. Saran
33
