BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK. prosedur dan data serta informasi yang terkait. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :

(1)

ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem

Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait.

Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :

a. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan, dengan memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan. b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan

kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan.

c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi.

4.1.1. Analisis Dokumen

Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk membantu proses pembuatan laporan pemesanan di PT.INTI Divisi Jaringan Telekomunikasi Seluler (JTS) yang berupa pembuatan laporan hasil pemesanan barang, pengelolan data barang sampai dengan laporan dan validasi login untuk admin dan bagian gudang.

(2)

barang yang yang ada di gudang. Selain itu, sistem ini juga membantu dalam membuat pelaporan hasil pemesanan barang secara cepat dan akurat. Sebelum menggunakan aplikasi ini, pengguna wajib melakukan login untuk menjaga keamanan informasi dari halaman yang akan diakses.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisi prosedur yang sedang berjalan adalah bagian yang menjelaskan tentang data – data yang didapat dari perusahaan untuk pembangunan sistem informasi persediaan barang.

(3)

(4)

Tabel 4.1 Deskripsi Flowmap Proses Pemesanan Barang

No Kinerja

1 Bagian gudang mengecek barang kosong di gudang

2 Setelah pengecekan barang kosong, bagian gudang mengeluarkan surat permintaan pemesanan barang

3 Kemudian form tersebut diserahkan kepada bagian pembelian untuk memesan barang yang kosong

4 Kemudian bagian pembeliaan melakukan pemesanan kepada supplier dengan menyerahkan form SPPB

5 Kemudian supplier mendapatkan surat permintaan pemesanan barang dari perusahaan tersebut

Setelah kepala gudang mengajukan surat permintaan pemesanan barang ke bagian pembelian dan akan diserahkan ke supplier, maka selanjutnya dibuat Flowmap mengenai proses pengecekan barang yang dapat dilihat pada gambar 4.2.

(5)

Gambar 4.2 Flowmap Proses Pengecekan Barang

Tabel 4.2 Deskripsi Flowmap Proses Pengecekan Barang

No Kinerja

1 Supplier mengeluarkan faktur pembelian, delivery order, form barang untuk diserahkan ke bagian gudang

2 Bagian gudang menerima faktur pembelian, delivery order, dan form barang dari supplier

(6)

sesuai ataupun tidak dan menerima bukti penerimaan barang

4 Apabila barang sesuai, maka bukti penerimaan barang akan diserahkan kepada bagian keuangan

5 Apabila barang tidak sesuai, maka bagian gudang akan mengeluarkan surat konfirmasi yang akan diserahkan ke supplier

6 Supplier akan menerima surat konfirmasi dari bagian barang

Setelah diketahui hasil akhir dari pengecekan data barang, maka bagian Gudang akan menyerakan Lapaoran persediaan barang kepada Kepala Divisi JTS berupa report akhir data. Flowmapnya dapat dilihat pada gambar 4.3

(7)

Tabel 4.3 Deskripsi Flowmap Proses Pelaporan

No Kinerja

1 Bagian gudang menyerahkan bukti penerimaan barang, surat laporan sesuai kepada kepala divisi JTS

2 Kepala divisi JTS menerima bukti penerimaan barang dan surat laporan barang yang sesuai dari bagian gudang

4.1.2.2. Diagram Kontek Yang Sedang Berjalan

hsl_dt_pegawai dt_pegawai dt_supplier hsl_dt_supplier hsl_dt_pemesanan dt_pemesanan hsl_dt_stok dt_stok hsl_dt_user dt_user validasi_login dt_login dt_lapran dt_brang login_gudang validasi_login_gudang hsl_dt_brang hsl_dt_lapran hsl_dt_barang hsl_dt_stok hsl_dt_permintaan_brg hsl_data_laporan dt_barang dt_stok dt_permintaan_brgdt_laporan 1 SI Persediaan barang + Admin Bag_Gudang

(8)

4.1.2.3. Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan dt_inventory dt_inventory dt_pegawai dt_pegawai hsl_dt_pegawai dt_pegawai dt_supplier dt_supplier dt_supplier dt_supplier hsl_dt_supplier dt_pemesanan dt_stok dt_stok dt_user dt_user dt_stok dt_stok dt_stok dt_pemesanan dt_pemesanan dt_detail_pemesanan dt_detail_pemesanan dt_barang dt_barang dt_barang dt_barang dt_kategori dt_kategori dt_user hsl_dt_stok dt_stok dt_lapran dt_brang login_gudang validasi_login_gudang hsl_dt_lapran hsl_dt_brang hsl_dt_pemesanan hsl_data_laporan dt_laporan dt_pemesanan hsl_dt_pemesanan hsl_dt_stok dt_barang dt_barang dt_user hsl_dt_user validasi_login dt_login Admin Bag_Gudang 1 Login 2 kelola_user + 3 kelola_bara ng + 4 kelola_stok + 5 kelola_pem esanan + 7 kelola_lapor an + t_user t_barang t_kategori t_stok t_pemesanan t_detail_pemesana n 6 kelola_suppli er + t_supplier 8 kelola_pega wai t_pegawai t_inventory

Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan

(9)

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi masalah. Adapun evaluasi terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :. Dibutuhkan suatu perangkat lunak untuk menangani sistem pengelolaan persediaan barang di gudang yang cepat dan akurat dalam memberikan informasi mengenai barang yang ada digudang dan bagaimana pengelolaan persediaan barang yang ada di PT INTI bisa terbangun dengan maksimal.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai hasil perancangan dari sistem informasi persediaan barang yang meliputi tampilan antar muka dan perancangan basis data.

Adapun perancangan antar muka dari sistem informasi persediaan barang adalah sebagai berikut :

 Tampilan Antarmuka Log In

(10)

 Tampilan Antarmuka Menu Utama

Gambar 4.7 Rancangan Antarmuka Menu Utama

 Tampilan Antarmuka Master Barang

(11)

 Tampilan Antarmuka Data Supplier

Gambar 4.9 Rancangan Data Supplier

 Tampilan Antarmuka Data Customer

(12)

 Tampilan Antarmuka Input Data Pembelian

Gambar 4.11 Rancangan Input Data Pembelian

 Tampilan Antarmuka Input Data Stock

(13)

 Tampilan Antarmuka Input Data DO

Gambar 4.13 Rancangan Input Data DO

 Tampilan Antarmuka Laporan

(14)

4.2.1.Tujuan Perancangan sistem

Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang di PT INTI Divisi JTS adalah suatu sistem informasi yang berfungsi sebagai pengelolaan persediaan barang digudang yang disampaikan ke bagian operasi dilakukan dengan lisan atau tulisan

Sistem Informasi ini bertujuan untuk dapat memberi kemudahan bagi para karyawan Divisi JTS dalam mengelola persediaan barang digudang mengenai data barang, data stok barang, data pemesanan, data pelaporan, dan data progres dalam penginputan, pengupdate, dan delete, tampil data barang.

4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Rancangan yang diajukan kepada pihak perusahaan akan meliputi flow map,kamus data, diagram kontek, data flow diagram (DFD), Akan tetapi flow map, diagram kontek, dan data flow diagram (DFD) pada dasarnya sama seperti sistem yang sedang berjalan saat ini.Namun prosedur yang diusulkan oleh kami kepada perusahaan lebih terotomatisasi yang artinya proses penginputan data lebih efisien dan efektif guna mempercepat proses, serta lebih memudahkan dalam perancangan sebuah sistem informasi.

Untuk perancangan sistem informasi yang diusulkan, masih mengikuti sistem informasi yang sudah berjalan. Hanya saja pada proses penginputan dan penyimpanan yang berbeda lebih terotomasisasi dan memberikan kemudahan dalam pengoperasian sistem informasi yang dibuat.

(15)

4.2.2.1 Flow Map

Customer Bag,Inventory Divisi JTS

Gambar 4.15

Flow Map Data Customer yang diusulkan

Data Customer Data Customer

Isi form Data Customer Laporan Data Customer Database Laporan Data Customer Validasi Data Customer Pengecekan Data Customer Pencatatan Data Customer Database Customer Buat Laporan Customer Laporan Data Customer

(16)

Gambar 4.16

Flow Map Data Supplier yang diusulkan

Supplier Bag,Inventory Divisi JTS

Data Supplier _{Data Supplier}

Isi form Master Supplier Laporan Data supplier Database Laporan Data Supplier Validasi Data Supplier Pengecekan Data Supplier Pencatatan Data Supplier Database Supplier Buat Laporan Supplier Laporan Data Supplier

(17)

Customer Bag.Inventory Divisi JTS

Gambar 4.17

Flow Map Delivery Order yang diusulkan

Database Customer Validasi Data Customer Isi Form Delivery Order Delivery Order Barang Database Master Barang Database Pembelian barang Daftar Delivery

Order Daftar Delivery_Order

Data Delivery Order Database Delivery Order Buat Laporan DO Laporan_DO Data Delivery Order Laporan DO Database Lap.Delivery Order

(18)

Bag.Inventory Supplier Divisi JTS

Gambar 4.18

Flow Map Master Barang yang diusulkan

Daftar Pesanan

Barang Daftar PesananBarang

Persiapkan pesanan barang Daftar barang Pencatatan barang Daftar barang

Isi Form Master Barang Data Barang Buat Laporan Data Barang Database Master Barang Laporan Data Barang Database Laporan Master Barang Laporan Data Barang

(19)

Bagian Inventory Supplier Ketua Divisi JTS

Gambar 4.19

Flow Map Pembelian Barang yang diusulkan

Daftar Pembelian Barang Pengecekan Barang Master Barang Daftar Pembelian Barang Isi Form Pembelian Barang Persiapkan Barang pemesanan Daftar Barang Pemesanan Daftar Barang Pemesanan Proses pembelian barang pesanan Data Pembelian Barang Buat laporan pembelian barang Pembelian Barang Laporan pembelian barang Laporan pembelian barang Database Lap.Pembelian Barang Data pembelian barang Database Supplier

(20)

Bagian Inventory Kepala Divisi JTS

Gambar 4.20

Flow Map Persediaan Barang yang diusulkan Form Tambah Kurang Stock Database Master Barang Pengecekan Barang Tambah dan kurang Stock Database Stock Barang Buat Laporan Stock Barang Laporan Stock Barang Laporan Stock Barang Database Laporan Persediaan Barang Form master Barang

(21)

4.2.2.2. Diagram Kontek

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG

ADMIN

DIVISI JTS Validasi Login

Data User

Input Data Login

Input Data User

Data Master Barang

Input Form Master Barang Input Form Supplier

Input Form Customer Data Supplier Data Customer

Data Stock Barang Data DO

Input Form Pembelian

Input Form Tambah Stock

Input Form Delivery Order Data Pembelian

Laporan Data DO

Laporan Data Pembelian Laporan Data Stock

Laporan Master Barang

Laporan.Data Supplier

Laporan Data Customer

Gambar 4.21

(22)

4.2.2.3. Data Flow Diagram Yang Diusulkan 1.0 Login Admin 1.1 Input Data Master Barang Validasi Login

Form Master Barang

1.2 Input Data Supplier F.Supplier Data Supplier Form Supplier 1.3 Input Data Customer F.Customer F.Master Barang Data Master Barang

F.User Form Customer Data Customer Data User 3.0 Input Data Pembelian 4.0 Input Data Stock 5.0 Input Data D.O Form Pembelian F.Pembelian F.Stock F.D.O Data Pembelian Data Stock Data D.O Form Stock Form D.O 6.0 Cetak Laporan DIVISI JTS 2.0 Kelola User Data Login Data User Data user Hasil Data User

Data Master Barang Data Supplier, Data Customer,

Data Pembelian Data D.O, Data Stock

Lap.Master Barang,Lap.Data Customer,Lap.Data Supplier,Lap.Data DO Lap.Data Pembelian

Lap.Data Stock,

Gambar 4.22

(23)

Gambar 4.23

DFD Level 3.0 Proses Pembelian Barang yang diusulkan

Gambar 4.24

(24)

Admin

5.0 Input Data D.O

F.Master Barang Data barang F.Delivery Order Data D.O F.Pembelian Data Pembelian F.Customer Data Customer Form D.O Gambar 4.25

(25)

Gambar 4.26

DFD Level 6.0 Proses Cetak Laporan yang diusulkan

4.2.2.4.Kamus Data

 Nama arus data : Data User

Alias :

-Aliran data : Admin→P2, P2→F.User, F.User→P1.0, Atribut : Nama, IdUser, Password, Status

 Nama arus data : Hasil Data User

(26)

-Aliran data : P2→Admin

Atribut : IdUser, Password, Status  Nama arus data : Data Login

Alias :

-Aliran data : Admin→P1.0 Atribut : IdUser, Password  Nama arus data : Validasi Login

Alias :

-Aliran data : P1.0→Admin Atribut : IdUser, Password  Nama arus data : Form Master Barang

Alias :

-Aliran data : P1.0→P1.1

Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang,HargaAkhir, Jumlah Stock  Nama arus data : Data Master Barang

Alias :

-Aliran data : P1.1→F.Master Barang, P5.0→P6.0 Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan,

JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock  Nama arus data : Form Supplier

Alias :

(27)

Atribut : KodeSupplier, NamaSupplier, Alamat, NoTelp, CP

 Nama arus data : Data Supplier

Alias :

-Aliran data : P1.2→F.Supplier, P5.0→P6.0

 Nama arus data : Form Customer

Alias :

Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp

 Nama arus data : Data Customer

Alias :

-Aliran data : P1.3→F.Customer, P5.0→P6.0 Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp

 Nama arus data : Form Pembelian

Alias :

Atribut : KodeBarang, NamaBarang, KodeSupplier, NamaSupplier, KodeSupplier,KodeBarang,

(28)

Jumlah, Status  Nama arus data : Data Pembelian

Alias :

-Aliran data : P3.0→F.Pembelian, P5.0→P6.0 Atribut : NoLKB, TglBeli, KodeSupplier,

KodeBarang, HargaBeli, Jumlah,Status  Nama arus data : Form Stock

Alias :

Atribut : KodeBarang, NamaBarang,

HargaAkhir,JumlahStock, KodeBarang, NamaBarang, HargaAkhir, JumlahStock, TambahStock, TotalStock

 Nama arus data : Data Stock

Alias :

-Aliran data : P4.0→F.Stock, P5.0→P6.0

Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock  Nama arus data : Form D.O

Alias :

Atribut : NoDO, TglDO, KodeCustomer, KodeBarang,

(29)

NamaBarang, JumlahStock, SisaStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, JumlahMasuk, HargaBeli, RataRata  Nama arus data : Data D.O

Alias :

-Aliran data : P5.0→F.D.O, P5.0→P6.0 Atribut : NoDO, TglDO, KodeCustomer,

KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata

 Nama arus data : Lap.MasterBarang

Alias :

-Aliran data : P6.0→Divisi JTS

Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, Jumlah Stock  Nama arus data : Lap.Data Customer

Alias :

Atribut : KodeCustomer, NamaCustomer, AlamatCustomer, NoTelp

 Nama arus data : Lap.Data Supplier

Alias :

(30)

 Nama arus data : Lap.Data DO

Alias :

Atribut : NoDO, TglDO, KodeCustomer,

KodeBarang, NamaBarang, JumlahStock, JumlahJual, HargaJual, TotalHarga, RataRata

 Nama arus data : Lap.Data Stock

Alias :

Atribut : KodeBarang, NamaBarang, Satuan, JenisBarang, HargaAkhir, JumlahStock  Nama arus data : Lap.Data Pembelian

Alias :

Atribut : NoLKB, TglBeli, KodeSupplier, KodeBarang, HargaBeli, Jumlah,Status

(31)

4.2.3. Evaluasi Terhadap sistem yang Diusulkan

Sistem yang sedang berjalan saat ini telah diperbaiki dengan rancangan yang telah dibuat. Adapun evaluasi terhadap sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :

1. Pengolahan data pada sistem yang dirancang sudah efektif dan Memudahkan Dalam Pengoperasian Sistem Informasi.