BANDUNG
Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh : Fitri Sry Pratiwi
41809087
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
DAFTAR TABEL ...viii
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Sejarah PT. Bio Farma (Persero) ...1
1.1.1 Visi dan Misi PT. Bio Farma (Persero) ...4
1.1.2 Logo dan Arti PT. Bio Farma (Persero) ...5
1.2 Sejarah Bagian Public Relations ...6
1.3 Struktur Organisasi PT. Bio Farma (Persero) ...7
1.4 Struktur Organisasi Bagian Public Relations ...9
1.5 Job Description ...11
1.5.1 Kepala Bagian Public Relations ...11
1.5.2 Staf Public Relations ...13
1.5.3 Staf Seksi Hubungan Internal ...15
1.5.4 Staf Seksi Hubungan Eksternal ...17
1.5.5 Pelaksanaan Seksi News and Information ...19
1.6 Sarana dan Prasarana ...21
1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan PKL ...24
1.7.1 Lokasi ...24
1.7.2 Waktu ...24
BAB II PELAKSANAAN PKL ...24
2.1 Aktifitas Kegiatan PKL ...25
2.2 Deskripsi Kegiatan ...31
2.2.1 Kegiatan Rutin ...31
2.2.1.1 Kliping Berita ...31
2.2.1.2 Administrasi Surat ...34
2.2.1.3 Mengelola Blog dan Website ...35
2.2.1.4 Menerima Kunjungan ...38
2.2.1.5 Membuat Laporan Kegiatan ...42
2.2.2.2Mailling List ...46
2.2.2.3Workshop With Blogger ...46
2.2.2.4 Dokumentasi Kegiatan ...47
2.3 Deskripsi Public Relation ...47
2.3.1 Definisi Public Relations ...47
2.3.2 Ruang Lingkup Public Relations ...48
2.3.3 Tugas dan Tujuan Pokok Public Relations ...51
2.3.4 Peran Utama Public Relations ...52
2.4 Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ...53
2.5 Analisis Layanan Perusahaan ...59
BAB III PENUTUP ...62
3.1 Kesimpulan ...62
3.2 Saran ...64
3.2.1 Saran untuk Perusahaan ...64
3.2.2 Saran untuk Mahasiswa PKL selanjutnya ...65
DAFTAR PUSTAKA ...67
LAMPIRAN – LAMPIRAN ...68
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...79
Ruslan, Rosady. 2006. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi :
Konsepsi & Aplikasi. Jakarta : Raja Grapindo Remaja.
Soemirat, Soleh & Elvinaro Ardianto. Cetakan Ketujuh 2010. Dasar-Dasar
Public Relations. Bandung : PT Remaja Rosdakarya
Sumber Internet :
http://www.anneahira.com/ruang-lingkup-public-relations.htm (Anne Ahira, Mengetahui
Ruang Lingkup PR). 27/10/1012. 21:26:32
http://all-about-theory.blogspot.com/2011/11/tujuan-public-relations.html 28/10/2012.
17:36:42
http://paramitamohamad.com/2012/05/25/apa-yang-salah-dengan-kultwit/ 13/11/2012.
20:24:35
http://www.tembi.org/perpus/2006_05_perpusol.htm 13/11/2012. 22:32:45
Sumber Lainnya :
Catatan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL). 2012.
Company Profile PT Bio Farma (Persero). 2012.
DATA PRIBADI
Nama : Fitri Sry Pratiwi
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 25 Februari 1991 Jenis Kelamin : Perempuan
Umur : 21 Tahun
Agama : Islam
Alamat : Jl. Sirnamanah dalam No.439 Bandung 40161 Telepon : 085723357255 / 082115554332
Status : Belum Menikah
Nama Ayah : Supardi
Pekerjaan : Pegawai TOE ZONE INDO PT Nama Ibu : Haryatun
Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga
Alamat Orang Tua : Jl. Sirnamanah dalam No.439 Bandung 40161 Email : fitripratiwii@yahoo.co.id
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
-2. 2006 - 2009 SMA Pasundan 3 Bandung Berijazah 3. 2003 - 2006 SMP Negeri 15 Bandung Berijazah 4. 1997 - 2003 SD Negeri Sirnamanah II
Bandung
Berijazah
PELATIHAN DAN SEMINAR
No.
Tahun
Uraian
Keterangan
1. 2009 Peserta “The Radio Star” di 95.2 Bandung Fm “Peningkatan Kualitas Keilmuan, Keterampilan ICT dan Kewirausahaan Sebagai Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik BANANA – INN HOTEL & SPA
Budaya Bangsa Melalui Jiwa Entrepreneurship” yang diadakan oleh Pusat Inkubator Bisnis Mahasiswa UNIKOM
9. 2011 Peserta dalam Kegiatan “Study Tour Media Massa 2011” – UNIKOM
Bersertifikat
10. 2012 Peserta Seminar “Bedah Buku” yang diadakan oleh UNIKOM
-Hormat saya,
FitriSryPratiwi
Assalamualaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahrabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat
Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini dapat penulis selesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Penyusun Laporan PKL ini dibuat berdasarkan hasil Praktek Kerja
Lapangan penulis di PT. Bio Farma (Persero) Selama 22 hari kerja. Laporan Kerja
Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu matakuliah Kerja Praktek Program
Pendidikan Strata Satu Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas di
Universitas Komputer Indonesia.
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya untuk Allah
SWT, Mamah, Bapa, dan Kakak-kakak penulis yang selalu memberikan dukungan
baik secara moril maupun materil dan membantu penulis terutama melalui untaian
doa-doanya.
Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan
Kerja Praktek Lapangan dengan baik tanpa ada dukungan, dorongan dan
bimbingan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih
kepada pihak – pihak yang telah membantu proses penulisan laporan kerja praktek
ini. Secara khusus penulis sampaikan terima kasih kepada :
1. Yth. Prof. DR. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan FISIP
Universitas Komputer Indonesia Bandung, yang telah mengeluarkan Surat
Pengesahan Permohonan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung, sekaligus
Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah
senantiasa memberikan arahan, bimbingan dan motivasi kepada penulis
selama melaksanakan bimbingan.
4. Yth. Sangra Juliano P, S.I.Kom selaku Dosen wali IK-3 2009 yang
memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan (PKL) ini.
5. Yth. Staf Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas
Komputer Indonesia Bandung yang telah memberikan ilmu kepada
penulis.
6. Yth. Ratna Widiasti A.md Selaku Sekretaris Dekan FISIP Universitas
Komputer Indonesia Bandung Yang telah membantu semua keperluan
penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan
ini.
7. Yth .Astri Ikawati A.md Kom selaku staf Sekretariat Program Studi Ilmu
Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah
membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.
8. Yth. Ibu Nurlaela selaku Kepala Bagian Public Relations PT. Bio Farma
(Persero) yang telah menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan di PT. Bio Farma (Persero).
10.Yth. Bapak Edwin G Pringadi selaku Kepala Seksi Hubungan Internal
Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) yang telah memberikan
bimbingan dan pengetahuan kepada penulis selama melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan.
11.Ibu Anggit, Ibu Yuni dan Bapak Hafizh selaku staf bagian Public
Relations PT. Bio Farma (Persero) yang telah memberikan arahan,
motivasi, bimbingan, dan pengetahuan kepada penulis sehingga penulis
dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan baik.
12.Yth. Bapak Yudi K., Bapak Yudi P., Bapak Endang dan Ibu Ani yang
telah memberikan pengetahuan dan pengalaman kepada penulis ketika
melaksanakan PKL.
13.Yth. Bapak Obur yang telah mengurus Surat Permohonan dan Proposal
PKL penulis sehingga penulis dapat diterima PKL di PT. Bio Farma
(Persero).
14.Salam satu perjuangan untuk teman – teman UNIKOM terutama rekan
IK-3, IK Humas dan IK Jurnal. Insya Allah kita lulus tahun 2013.
15.Semua pihak yang telah membantu sebelum dan selama pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang
telah membantu penulis dalam proses menyelesaikan Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala
saran dan masukan dari pembaca. Serta menerima saran dan masukan tersebut
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah PT. Bio Farma (Persero)
PT Bio Farma (Persero) adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. PT Bio Farma (Persero) sebagai satu-satunya produsen vaksin untuk manusia di Indonesia yang selama ini telah mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik.
PT Bio Farma (Persero) berdiri lebih dari 120 tahun yang lalu, dimana pada tahun (1890 – 1894) merupakan tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan Hindia Belanda Nomor 14 Tahun 1890, tepatnya pada tanggal 6 Agustus 1890 tentang pendirian Parc Vaccinogene atau Landskoepok Inrichting di rumah sakit tentara Weltevreden - Batavia yang saat ini telah berubah fungsi menjadi Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat Gatot Soebroto (RSPAD Gatot Soebroto), Jakarta yang merupakan tonggak sejarah awal berdirinya perusahaan produsen vaksin dan sera pertama di Indonesia.
dipimpin oleh L. Otten (1924 – 1942).
Pada masa penjajahan Jepang 1942 -1945, Bio Farma mengubah nama menjadi “Bandung Boeki Kenkyushoo” yang dipimpin oleh Kikuo Kurauchi dan kegiatannya dipusatkan di Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur Bandung.
Kegiatan lembaga ini kemudian berpindah ke Klaten ,selama Belanda menduduki Bandung sehingga Perusahaan kembali berganti nama menjadi “Landskoepoek Inrichting en Instituut Pasteur”. Pada periode ini Perusahaan dipimpin oleh R. M. Sardjito pada tahun (1945 -1946) yang merupakan Pemimpin Indonesia pertama yang memimpin Perusahaan ini.
Perusahaan kembali berganti nama menjadi “Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur” yang merupakan salah satu jawatan dalam lingkungan Departemen Kesehatan Republik Indonesia pada tahun 1950 – 1954.
Seiring dengan terjadinya nasionalisasi berbagai perusahaan Belanda, pemerintah Indonesia pada saat itu mengubah Landkoepok Inrichting en Instituut Pasteur menjadi “Perusahaan Negara Pasteur” sebagai bentuk nasionalisasi
kepemilikan perusahaan Belanda di Indonesia. Perusahaan lebih dikenal dengan nama PN. Pasteur.
Farma Pada tahun 1978 – 1996 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 26 tahun 1978, yang lebih dikenal dengan nama Perum Bio Farma. Pada periode ini, Prof. Dr. Konosuke Fukai mengawali upaya proses transfer teknologi produksi vaksin Polio dan Campak.
Setelah hampir dua puluh tahun berstatus sebagai Perum (Perusahaan Umum) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 1 tahun 1997, Perum Bio Farma kembali berganti nama menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) atau lebih dikenal dengan nama PT. Bio Farma (Persero) sampai dengan saat ini sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Bidang usaha utama PT. Bio Farma (Persero) adalah memproduksi vaksin dan antisera yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat yang didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi serta usaha pelayanan jasa pemeriksaan laboratorium kesehatan dan imunisasi sehingga mendapatkan keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan.
PT. Bio Farma (Persero) menjalankan roda organisasinya di atas lahan seluas 91.058 m2 bertempat di Jalan Pasteur No. 28 Bandung untuk fasilitas produksi, penelitian, pengembangan, pemasaran dan administrasi. Area seluas 282.441 m2 yang berlokasi di Cisarua, Lembang, Kabupaten Bandung Barat untuk perkembangbiakkan dan pemeliharaan laboratorium. Sedangkan untuk mendukung kelancaran operasional, perusahaan juga memiliki Kantor Perwakilan yang bertempat di Gedung Arthaloka Lantai 3 di Jalan Jenderal Sudirman No 2, Jakarta.
visi dan misi yang akan mengarahkan suatu instansi tersebut agar tidak keluar dari jalur seharusnya yang sudah ditentukan. Berikut visi dan misi dari PT. Bio Farma (Persero) :
Visi dari PT. Bio Farma (Persero) adalah “Menjadi produsen vaksin dan antisera kelas dunia yang berdaya saing global”
Sedangkan Misi dari PT. Bio Farma (Persero) adalah
1. Memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk kebutuhan pemerintah, swasta nasional, dan internasional.
2. Mengembangkan inovasi vaksin dan antisera sesuai dengan kebutuhan pasar.
3. Mengelola perusahaan agar tumbuh dan berkembang dengan menerapkan good corporate govermance
4. Meningkatkan kesejahteraan keluarga besar perusahaan dan berkontribusi optimal kepada negara.
1.1.2 Logo dan Arti PT. Bio Farma (Persero)
Gambar 1.1
Logo PT. Bio Farma (Persero)
Sumber : Arsip Dokumen PT. Bio Farma (Persero)
Bentuk logo perusahaan ini terinspirasi dari Crystal Protein yaitu sejenis protein yang digunakan untuk mempertahankan diri dari serangan benda asing dan Glycoprotein Spike yaitu tempat virus menempel pada sel inang yang kemudian
memperbanyak diri. Kedua bentuk logo tersebut menggambarkan PT. Bio Farma (Persero) sebagai perusahaan yang adaptif dalam mengantisipasi trend bisnis dan teknologi di bidang vaksin dan anti sera.
Bentuk logo ini memvisualkan ilusi sinar bintang dengan dua gerak ke arah luar dan dalam yang mereflesikan perusahaan dengan keanekaragaman ini berkolaborasi untuk menghasilkan kinerja solid dengan semangat globalisasi.
vaksin dan anti sera.
1.2 Sejarah Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
Pada tahun 2000, bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) masih bergabung dengan bagian umum yang dikepalai oleh Basuki Hardjo. Sejak tahun 2005, seksi Public Relations PT. Bio Farma (Persero) terpisah dari bagian umum dan merubah namanya menjadi bagian Public Relations yang dipimpin oleh dr. Elvyn Fajrul Jaya Saputra. Pada tahun 2005 inilah bagian Public Relations berada dibawah Divisi Corporate Secretary hingga sekarang.
Perubahan ini dikarenakan sebuah perusahaan memerlukan satu “gerbang” dimana perusahaan tidak hanya berinteraksi dengan pihak dalam perusahaan tetapi juga dengan pihak luar perusahaan. Oleh karena itu, Public Relations menjadi sebuah “gerbang” dalam mengatasi hal ini.
Pada tahun 2009, bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) terbagi menjadi 3 bagian, yaitu: seksi hubungan internal, seksi hubungan eksternal, dan seksi news and informations. Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) sangat
diperlukan dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidakpedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.
Bio Farma (Persero) seperti facebook, twitter dan blog. Dilanjutkan dengan program lama yang telah diperbarui diantaranya Kegiatan Coffee Morning. Kreatifitas para staf bagian Public Relations sangat diperlukan untuk membuat program atau kegiatan yang selalu mengikuti perkembangan teknologi serta informasi dan tentunya bertujuan untuk menciptakan citra, dan membina hubungan yang baik dengan publik perusahaan secara internal maupun eksternal.
1.3 Struktur Organisasi PT.Bio Farma (Persero)
PT. Bio Farma (Perseo) memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian. Adapun struktur dari PT. Bio Farma (Persero) dapat dilihat pada gambar 1.2 berikut ini :
Gambar 1.2
Struktur Organisasi PT. Bio Farma (Persero) DIREKTUR UTAMA Kepala Divisi Perencanaan & Pengendalian Produksi
Kepala Divisi Penjualan dalam Negeri
Kepala Divisi Pengawasan Mutu Kepala Divisi Penjualan Ekspor
Kepala Divisi Penunjang Pemasaran
Kepala Divisi Hewan Laboratorium Kepala Divisi Pelayanan Jasa
Sumber : Arsip Dokumen PT Bio Farma (Persero)
Pengawas Intern, Kepala Divisi Quality Assurance, Kepala Divisi Corporate Secretary, dan Kepala Divisi Logistik. Direktur utama membawahi Direktur
Keuangan dan SDM, Direktur Pemasaran, Direktur Produksi, dan Direktur Perencanaan dan Pengembangan.
Direktur Keuangan membawahi Kepala Divisi Administrasi Keuangan, Kepala Divisi Anggaran dan Akutansi, serta Kepala Divisi SDM (Sumber Daya Manusia). Direktur Pemasaran membawahi Kepala Divisi Penjualan Impor, Kepala Divisi Penjualan Ekspor, Kepala Divisi Penunjang Pemasaran, dan Kepala Divisi Pelayanan Jasa. Direktur Produksi membawahi Kepala Divisi Produksi Vaksin Virus, Kepala Divisi Produksi Vaksin Bakteri. Kepala Divisi Produksi Farmasi, dan Kepala Divisi Teknik dan Pemeliharaan, sedangkan Direktur Perencanaan dan Pengembangan membawahi Kepala Divisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Kepala Divisi Pengawasan Mutu, Kepala Divisi Hewan Laboratorium, Kepala Divisi Survellans dan Evaluasi Produk, dan Kepala Divisi Penelitian dan Pengembangan.
1.4 Struktur Organisasi Bagian Public Relation PT. Bio Farma (Persero)
PT Bio Farma (Persero) sebagai suatu perusahaan yang memiliki Public Relations state of being, maka bagian Public Relations ini memiliki struktur
organisasi sendiri yakni sebagai berikut :
Gambar 1.3
Kepala Bagian
Public Relations
Staf
Staf
Staf
Kepala Seksi Eksternal
Kepala Seksi Internal
Kepala Seksi News and Information
Sumber : Arsip Dokumen PT Bio Farma (Persero)
Berdasarkan gambar 1.3 di atas, dapat diketahui bahwa struktur organisasi bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dibawahi oleh Kepala Divisi Corporate Secretary. Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) sendiri
Eksternal, Kepala Seksi Hubungan Internal, dan Seksi News and Information yang masing-masing dibantu oleh para staf dalam menjalankan tugasnya.
1.5 Job Description
1.5.1 Kepala Bagian Public Relations - Tugas utama :
1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan 2. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan
dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain.
3. Memberi masukan kepada manajemen mengenai masalah-masalah komunikasi.
4. Menyediakan berbagai informasi kepada publik internal dan eksternal perusahaan.
- Rincian Tugas :
Tabel 1.1
Rincian Tugas Utama Kepala Bagian Public Relations
No
Rincian Tugas Utama
Output berdasarkan rincian tugas utama
Terbentuknya company image
Mensosialisasikan citra tersebut baik internal maupun eksternal
Pembinaan hubungan keluar dan ke dalam.
2
Menyaring seluruh informasi yang masuk
Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan.
3
Menciptakan media-media komunikasi dan memeliharanya
Adanya follow up masalah-masalah komunikasi
Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikas, baik internal maupun eksternal.
4
Mengumpulkan informasi dari bagian-bagian atau divisi-divisi Informasi bagi khalayak lebih komprehensif
5
Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di bagian masing-masing.
Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian. Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)
1. Membantu kepala bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan
2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain.
3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah-masalah komunikasi
4. Membantu menyediakan berbagai informasi kepada khalayak - Rincian Tugas :
Tabel 1.2
Rincian Tugas Utama Staf Public Relations
No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama
1
informasi yang masuk Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan kesenjangan komunikasi baik
internal, maupun eksternal Adanya follow up masalah – masalah komunikasi
internal dan eksternal
4 Mengumpulkan informasi dari bagian - bagian atau divisi – divisi
Informasi bagi khalayak lebih komperhensif
5 Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di setiap bagian.
Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian.
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero) 1.5.3 Staf Seksi Hubungan Internal
- Tugas Utama :
1. Membantu kepala bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra perusahaan internal
2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain untuk publik internal.
3. Memberi masukan kepada kepala bagian mengenai masalah-masalah komunikasi
4. Membantu menyediakan berbagai informasi internal
5. Membuat laporan kegiatan public relations selama triwulan semester dan tahuna
- Rincian Tugas :
Tabel 1.3
Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Internal
No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama 1 Membantu kepala bagian dalam membuat rumusan
Terbentuknya Company Image
Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan, pelayanan
4 Mengumpulkan informasi dari bagian atau divisi.
Informasi bagai khalayak lebih komprehensif
5 Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di bagian masing – masing.
Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero) 1.5.4 Staf Seksi Hubungan Eksternal
- Tugas Utama :
2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain - lain untuk publik eksternal.
3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah – masalah komunikasi
4. Membantu menyediakan berbagai informasi eksternal
5. Membuat laporan kegiatan Public Relations selama triwulan, semester dan tahunan.
- Rincian Tugas :
Tabel 1.4
Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Eksternal
No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama
1
perusahaan dan Factory Tour
memeliharanya Terjadinya hubungan baik dengan berbagai pihak yaitu stakeholder maupun media Mengurangi terjadinya
kesenjangan komunikasi eksternal
4 Mengumpulkan informasi
dari bagian atau divisi. Informasi bagi khalayak lebih komprehensif 5 Memastikan implementasi
persyratan perundang-undangan dan perizinan
Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
1.5.5 Pelaksanaan Seksi News and Information - Tugas Utama :
1. Mengklasifikasikan buku, jurnal dan majalah baru.
2. Memberi subjek dan label untuk buku - buku yang telah di klasifikasi 3. Menginput buku – buku yang sudah siap ke database
4. Melayani peminjaman dan pengembalian buku, jurnal atau majalah bagi pengunjung
5. Memberi informasi ke bagian mengenal buku – buku baru. - Rincian Tugas :
Tabel 1.5
Rincian Tugas Pelaksanaan Seksi News and Information
buku-buku baru sesuai dengan
2 Pemberian label dan subjek merupakan bagian dari pemeliharaan buku.
Subjek dan label dalam buku membantu memudahkan dalam pencarian. 3 Buku yang sudah siap di
input ke database berdasarkan klasifikasi subjek.
Daftar catalog buku di database merupakan informasi bagi pengunjung.
4 Peminjaman dan
pengembalian buku atau majalah harus tercatat di database.
Buku yang keluar tercatat dan peminjaman buku terdaftar di database.
5 Pemberian informasi tentang buku yang ada
diperpustakaan sangat dibutuhkan oleh bagian
Informasi mengenai buku baru sangat diperlukan oleh bagian.
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero)
1.6 Sarana dan Prasarana
Penulis di dukung oleh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan dan juga yang ada di public relations Bio Farma, dimana penulis menggunakannya untuk menunjang pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.
Tabel 1.6
1 Lapangan Upacara 1 Baik
2 Ruang Tunggu Tamu 2 Baik
3 Masjid 1 Baik
4 Koperasi 1 Baik
5 Gedung administrasi 1 Baik
6 Gedung Serba Guna 1 Baik
7 Aula 1 Baik
8 Tempat parkir 2 Baik
9 Pos atpam 6 Baik
10 Toilet 15 Baik
11 Museum 1 Baik
12 Smooking area 3 Baik
13 Perpustakaan 1 Dalam perbaikan
14 Ruang Kepla Divisi Public
Prasarana di Bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
16 Scanner 1 Baik
17 White board 1 Baik
18 Telepon 3 Baik
19 Lemari Es 1 Baik
Sumber : Catatan Penulis, 2012
1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan PKL
Pelaksanaa Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan di PT. Bio Farma (Persero) pada Bagian Public Relations.
1.7.1 Lokasi PKL
PT. Bio Farma (Persero)
Jl. Pasteur No. 28 Bandung 40161 Telp. : +62 – 22 – 203 – 3755
Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan terhitung dari tanggal 2 Juli 2012 sampai dengan 31 Juli 2012. Dengan waktu kerja dari hari Senin sampai dengan Jumat dan dimulai pada pukul 07.00 – 16.00 WIB
BAB II
2.1 Aktivitas Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Bio Farma (Persero) penulis ditempatkan di bagian Public Relations. Pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) berlangsung sejak tanggal 2 Juli 2012 hingga 31 Juli 2012 di PT. Bio Farma (Persero). Membuat mahasiswa terlibat dalam berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh bagian public relations itu sendiri.
Adapun daftar kegiatan yang dilakukan penulis setiap hari kerja selama melaksanakan kerja praktek di bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero) adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1
Tabel Aktifitas Kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT. Bio Farma (Persero)
NO
TANGGAL AKTIVITAS KETERANGAN
Senin, 02/07/2012
- Perkenalan divisi dan kegiatan Humas
√
2
Selasa, 03/07/2012
- Menerima kunjungan dari Universitas Muhammadiyah Malang - Membuat Laporan Kunjungan
√
3
Rabu, 04/07/2012
- Membuat Kliping Berita Internal
√
4
Kamis, 05/07/2012
- Membuat Kliping berita internal
√
5
Jumat, 06/07/2012
- Membuat News Letter - Kliping Berita (Koran)
√
6
Senin, 09/07/2012
- Membuat Kliping berita
- Menerima Kunjungan dari Sekolah Tinggi Farmasi Bandung - Membuat laporan kunjungan dari universitas
√
√
7
Selasa, 10/07/2012
- Memposting informasi di @infoimunisasi
- Dan mengkelola informasi di blog Bio Farma “Benteng Kesehatan Umat”
√
√
8
Rabu, 11/07/2012
- Pengarsipan surat masuk dan surat keluar
√
√
9
Kamis, 12/07/2012
- Izin, pengarahan PKL
-10
Jumat, 13/07/2012
√
11
Senin, 16/07/2012
- Mengkelola informasi di Blog “Benteng Kesehatan Umat”
√
12
Selasa, 17/07/2012
- Memposting informasi kesehatan di @infoimunisasi
√
13
Rabu, 18/07/2012
- Mengkelola @infoimunisasi
√
√
14
Kamis, 19/07/2012
- kultwit Influenza dan Kanker Serviks di @infoimunisasi
√
15
Jumat, 20/07/2012
√
16
Senin, 23/07/2012
- Merekap dokumentasi foto, video dan buku catatan dokumentasi public relations
- Posting informasi @infoimunisasi
√
√
17
- Posting informasi di @infoimunisasi
√
18
Rabu, 25/07/2012
- Membuat kultwit mengenai berbagai macam penyakit di @infoimunisasi
√
19
Kamis, 26/07/2012
- Merekap dokumentasi CSR Bio Farma (Foto, Video)
√
- Mengkelola informasi di Facebook Info Imunisasi dan di twitter @infoimunisasi
√
21
Senin, 30/07/2012
- Merekap dokumentasi CSR foto dan video Bio Farma
√
22
Selasa, 31/07/2012
- Memposting informasi kesehatan di @infoimunisasi
Sumber : Data Penulis
2.2 Deskripsi Kegiatan
Selama pelaksanaan praktek kerja lapangan di PT. Bio Farma (Persero) pada kesempatan tersebut penulis melakukan berbagai kegiatan yang dibagi menjadi kegiatan rutin dan kegiatan insidental antara lain :
2.2.1 Deskripsi Kegiatan Rutin 1. Kliping Berita
Kliping berita merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan humas, tepatnya pada kegiatan internal Public Relations. Isi dari kliping berita ini hanya dapat dilihat oleh karyawan PT. Bio Farma (Persero) saja karena bersifat internal yang disebarkan melalui intranet biofarma. Kliping berita ini di ambil dari berita yang ada pada media cetak maupun online seperti koran dan website di setiap harinya. Berita tersebut dipilih sesuai kategori seperti (headline, umum, kesehatan, biofarma, hukum, politik, nasional, internasional, artikel, tips dan trik, serta DKM).
lembaga) sangat dibutuhkan dalam melaksanakan pembuatan kliping.
Kliping yaitu suatu kegiatan menggunting ataupun pemotongan pada bagian – bagian tertentu dari surat kabar, majalah atau sumber lainnya yang berisikan informasi yang dibutuhkan oleh kita, yang kemudian disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kliping merupakan salah satu sumber informasi dan pengetahuan.
Mekanismenya adalah mahasiswa PKL meneliti seluruh surat kabar yang senantiasa menjadi pensuplai berita setiap harinya ke Bio Farma. Jumlah surat kabar yang disuplai oleh lopper koran setiap harinya ke bagian public relations ini kurang lebih sebanyak 10 Surat kabar. Seluruh surat kabar tersebut diteliti apakah ada berita yang berkaitan dengan Bio Farma ataupun berita-berita lainnya yang mampu memberikan pengaruh terhadap stabilitas kinerja perusahaan. Minimal berita – berita tersebut dapat menambah wawasan dan pengetahuan seluruh karyawan Bio Farma khususnya isu – isu yang sedang hangat dibicarakan di Negeri ini.
Kegiatan kliping berita melibatkan penulis sebagai mahasiswa PKL selama PKL berlangsung. Proses pendistribusian kliping berita melalui intranet Bio Farma sudah harus tersebar sebelum pukul 12.00 WIB, sehingga berita tersebut dapat dibaca oleh karyawan pada saat jam istirahat.
Gambar 2.1
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.2
Halaman Kliping PT. Bio Farma (Persero)
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.3
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
2. Administrasi surat
Kegiatan ini melatih kedisiplinan mahasiswa PKL dalam mengarsipakan surat masuk ataupun keluar di bagian public relations Bio Farma. Administrasi surat merupakan kegiatan yang perlu diperhatikan oleh seorang humas, karena tidak lain setiap surat yang keluar ataupun surat masuk itu bersifat penting. Untuk itu Public Relations memiliki buku yang berisikan data-data surat masuk / keluar.
Pembagian tersebut dimaksudkan untuk memberikan kemudahan bagi bagian public relations Bio Farma ataupun bagian Quality Ansurance dalam melakukan audit.
3. Mengelola Blog dan Website Perusahaan
Secara Resmi, pada Mei 2011 PT. Bio Farma (Persero) meluncurkan layanan masyarakat Social Media yaitu @infoimunisasi untuk Twitter, Info Imunisasi untuk Facebook,dan ‘bentengkesehatanumat’ serta ‘hiduputama.wordpress.com’ untuk
blog. Sementara untuk website perusahaan dengan alamat situs www.biofarma.co.id Penulis secara rutin tiap harinya diberikan kesempatan untuk melakukan pengelolaan terhadap twitter dan facebook perusahaan. Untuk twitter @infoimunisasi dan facebook Info Imunisasi, penulis mengupload setiap berita atau informasi yang berkaitan dengan kesehatan, pentingnya melakukan imunisasi, kampanye imunisasi, jenis-jenis vaksin, tips dan trik kesehatan, berbagai penyakit yang menular ataupun tidak menular, serta informasi-informasi kesehatan lainnya yang akan bermanfaat bagi pembaca. Selain menginput artikel dan berita,penulis juga melakukan pengecekan terhadap pertanyaan ataupun komentar yang masuk ke Social Media Twitter dan Facebook.
Gambar 2.4
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.5
Halaman Muka Blog Hiduptama
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
Gambar 2.6
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.7
Halaman Muka Twitter @infoimunisasi
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.8
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
4. Menerima kunjungan dan Factory Tour
Bio Farma sebagai satu-satunya perusahaan vaksin bertaraf International yang dimiliki Indonesia, telah mengundang banyak perhatian dari berbagai pihak di seluruh Indonesia. Sejak beberapa waktu lamanya, Bio Farma telah menjadi suatu perusahaan yang diminati untuk dikunjungi oleh berbagai kalangan baik intansi perusahaan, maupun universitas atau sekolah-sekolah yang ingin mengetahui lebih jauh mengenai perkembangan dan produksi vaksin yang diproduksi Bio Farma.
Kegiatan kunjungan biasanya dibagi menjadi dua bagian yakni dalam bagian pertama dilakukan pemaparan tentang profil perusahaan, penayangan video safety dan company profile, pengenalan produk hingga hal-hal lainnya yang berkaitan dengan
produksi vaksin Bio Farma. Setelah itu, para tamu kunjungan akan diajak untuk berkeliling di sekitar pabrik (factory tour) untuk mengetahui lebih jelas dan lebih dekat dari tempat-tempat penting proses produksi vaksin, dan untuk lebih mengetahui lebih jelas dunia kerja yang sesungguhnya.
Dalam pelaksanaan penerimaan Tamu Kunjungan PT. Bio Farma (Persero) memiliki beberapa ketentuan yang harus diikuti oleh peserta kunjungan yang hadir. (misalnya bahwa pada setiap kunjungan yang dilakukan oleh suatu intansi perusahaan maupun universitas tidak melibatkan lebih dari 60 orang peserta, dan penerimaan kunjungan ini hanya menerima 3 kunjungan setiap minggunya).
Mahasiswa PKL dilibatkan dalam seluruh kegiatan tersebut, mulai dari presentasi di gedung serba guna hingga diikut sertakan dalam mendampingi tamu kunjungan saat factory tour. Tak jarang mahasiswa PKL pun di berikan kesempatan untuk turut menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu kunjungan saat factory tour berlangsung untuk memberikan informasi lebih jelas kepada peserta kunjungan.
Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan saat penerimaan kunjungan adalah sebagai berikut :
1. Greeting
di PT. Bio Farma (Persero), serta menayangkan juga video Company Profile perusahaan kepada tamu kunjungan.
3. Presentasi
Presentasi ini dilakukan oleh Humas Bio Farma mengenai Product Knowledge di Gedung Serba Guna (GSG) PT. Bio Farma (Persero).
4. Sesi Diskusi
Setiap peserta kunjungan diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan terhadap pemaparan yang telah diberikan oleh Humas PT. Bio Farma (Persero)
5. Factory Tour
Para peserta kunjungan diajak keliling disekitar pabrik untuk melihat berbagai fasilitas yang tersedia di PT.Bio Farma (Persero) yang bisa diakses kecuali untuk beberapa areal “akses terbatas”, seperti Laboratorium.
Gambar 2.9
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero)
Gambar 2.10
Kunjungan dari Universitas Muhammadiyah Malang
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) 5. Membuat laporan dari kegiatan penerimaan kunjungan dari
dan Intansi swasta maupun pemerintahan, mahasiswa PKL tidak hanya dilibatkan saat pelaksanaannya saja. Mahasiwa PKL pun dilibatkan dalam pembuatan laporan pelaksanaan dari kegiatan kunjungan tesebut. Seperti umumnya, setelah suatu pihak melaksanakan sebuah kegiatan, maka mereka diwajibkan untuk membuat laporan guna disampaikan kepada pihak terkait dalam hal ini jajaran direksi Bio Farma.
Laporan kunjungan ini memuat seluruh rangkaian kegiatan dan hal yang penting yang terjadi saat kegiatan berlangsung. Mulai dari peserta yang terlibat, maksud dan tujuan dari peserta yang mengikuti kunjungan tersebut, hingga kendala yang ditemui dilapangan. Laporan ini berfungsi juga sebagai bahan evaluasi guna pelaksanaan kunjungan yang lebih baik di masa yang akan datang.
6. Membuat News Letter
Menurut Wicaksono Noerdi : 70% aktivitas public relations adalah menulis. Hal ini menunjukan bahwa kemampuan dan kemahiran menulis dalam praktek public relations menjadi hal yang sangat penting.
Dalam mekanismenya mahasiswa PKL mencari bahan di internet setelah itu di copy dan selajutnya melakukan proses editing. Setelah selesai di edit lalu di print
dalam kertas yang ukurannya cukup besar yang nantinya akan ditempel dimading agar dapat dibaca secara jelas oleh seluruh karyawan Bio Farma. Setelah selesai di print lalu diberi nomer terbit, di cap dan di tandatangani oleh pejabat khusus setelah
itu baru lah news letter siap untuk di tempel di mading. Gambar 2.11
News Letter di Mading PT. Bio Farma (Persero)
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) Gambar 2.12
Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT. Bio Farma (Persero) 7. Membuat Kultwit
Membuat Kultwit merupakan program kerja humas melalui Social media. Kultwit yakni rentetan twit yang membahas satu topik. Kultwit bisa berisikan untuk mengajukan suatu pemikiran (misalnya “pejelasan terhadap suatu penyakit, penyebab, dan cara menanggulangi”).
Tujuan kultwit satu dengan yang lain bisa berbeda, tapi formatnya selalu sama. Topiknya cukup kompleks, sehingga jika ditulis utuh akan mencakup lebih dari satu alinea. Topik ini lalu dicacah menjadi banyak kalimat pendek dalam rentetan twit, umumnya satu twit memuat satu sampai dua kalimat. Twit-twit ini harus dibaca berurutan (di timeline berarti dari bawah ke atas) untuk bisa memahami alur pikiran si penulis.
1. Pengenalan tentang Bagian dan kegiatan Public Relations PT. Bio Farma (Persero).
Kegiatan ini dilaksanakan pada hari pertama PKL yakni pada tanggal 2 Juli 2012 oleh salah seorang staff humas Bio Farma. Kegiatan ini meliputi pengenalan terhadap seluruh staff yang berada dibagian public relations mulai dari kepala divisi, kepala bagian dan seluruh staff yang menangani bagian masing – masing seperti publik internal, eksternal, dan news and information. Lalu dilanjutkan pada pengenalan dan penjelasan tugas serta fungsi humas Bio Farma. Pemaparan tugas ini meliputi berbagai program yang menjadi kewajiban tugas pokok sehari – hari maupun juga pemaparan tentang program kerja divisi tersebut selama periode 2012.
Penjelasan berlanjut pada tata tertib yang harus diikuti dan dipatuhi oleh mahasiswa PKL selama menjalankan praktek kerja lapangan di Bio Farma yaitu mulai dari jam masuk kantor, jam keluar, jam istirahat harus tepat waktu agar mencerminkan disiplin tinggi. Selain itu mahasiswa PKL juga harus mematuhi tata tertib lainnya yang bersifat meningkatkan kedisiplinan mahasiswa guna mampu beradaptasi dengan iklim perusahaan maupun juga budaya perusahaan serta dapat memberikan kelakuan baik selama melakukan praktek kerja lapangan dan mampu belajar secara profesional dan juga memperhatikan penampilan agar terkesan lebih sopan karena berada pada lingkungan perusahaan.
2. Mailling List (Informasi Internal)
dimanfaatkan tersebut ialah surat elektronic atau e-mail. Email digunakan untuk mengirim informasi baik yang berasal dari Public Relations Bio Farma maupun dari divisi lain melalui Public Relations Bio Farma keseluruh karyawan dan staff. Public Relations Bio Farma memiliki data base contact seluruh staff Bio Farma. Dengan
demikian penyebaran informasi internal dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3. Workshop with Blogger
PT. Bio Farma (Persero) mengadakan sebuah acara yang mempertemukan para blogger dari Kota Depok, Bandung, Semarang dan Surabaya. Pertemuan ini diadakan pada hari Jumat, 13 Juli 2012 di Gedung Serba Guna (GSG) PT. Bio Farma (Persero). Acara ini merupakan Launching Info Imunisasi dan Workshop tentang Vaksin dan Imunisasi untuk Blogger. Tujuan diundangnya para blogger pada acara ini adalah untuk membangun networking dan sharing informasi mengenai vaksin dan imunisasi.
4. Dokumentasi Kegiatan
Salah satu bidang pekerjaan dari Public Relations Bio Farma ialah mendokumentasikan seluruh kegiatan yang diselenggarakan. Dokumentasi foto – foto tersebut nantinya dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti company profile, annual report, buku sejarah, bio magz dll. Beberapa kegiatan yang didokumentasikan
Mahasiswa PKL tidak hanya dilibatkan dalam proses pendokumentasian saat pelaksanaan kegiatan saja, namun juga dilibatkan dalam kegiatan caption foto atau memberikan keterangan foto – foto tersebut dalam album. Hal tersebut untuk penyempurnaan data dokumentasi serta membantu memudahkan ingatan tentang kegiatan yang telah dilaksanakan.
2.3 Deskripsi Humas / Public Relations 2.3.1 Definisi Public Relations
Definisi Public Relations menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations adalah : “PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu
kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”. (Jefkins, 2003:10).
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinmabungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga atau institusi dengan masyarakat.
Humas menurut Cutlip, Center, dan Broom adalah “Fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut”.
pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayknya”. (Jefkins, 2003 : 9). Public Relations memiliki suatu lingkup yang luas dalam menghadapi
masalah – masalah permasalaham – permasalahan dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan kegiatan organisasi, baik dalam publik internal maupun eksternal. Oleh karena itu Public Relations harus memiliki perencanaan terlebih dahulu, kemudian adanya program yang terstruktur.
2.3.2 Ruang lingkup Public Relations
Public Relations atau Humas memiliki bidang – bidang cakupan atau ruang
lingkup sebagai berikut :
1. Hubungan dengan pelanggan (Costumer Relations)
2. Hubungan dengan masyarakat atau penduduk (Community Relations)
3. Hubungan dengan Pers dan Media Massa (Press Relations)
4. Hubungan dengan Instasni – instansi Pemerintahan (Goverment Relations)
5. Hubungan karyawan atau pegawai (Employee Relations) 6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder) Ruang lingkup Public Relations dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Hubungan dengan Pelanggan (Costumer Relations)
laporan berkala (melalui brosur, jurnal, surat dan sebagainya) menyelenggarakan acara bersama pelanggan dan menciptakan suasana kenyamanan atau kemudahan bagi urusan para pelanggan atau tamu.
2. Hubungan dengan masyarakat atau penduduk (Community Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membina hubungan baik dengan penduduk atau masyarakat yang sekurang – kurangnya meliputi penduduk disekitar lokasi pabrik atau perusahaan atau toko atau disekitar kantor organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
3. Hubungan dengan Pers atau Media Massa (Press Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membuat kliping (guntingan berita dari koran, majalah, dan lain-lain) serta menganalisa pendapat umum (opini publik) atau aspirasi kelompok – kelompok tertentu (specific group opinion), menyampaikan informasi dan pernyataan resmi melalui media massa, menyelenggarakan acara jumpa pers (press conference) atau menyusun dan mengedarkan keterangan pers (press release), membina hubungan komunikasi dua arah dengan wartawan dan redaksi media massa (surat kabar, TV, radio, majalah, tabloid, internet dll)
4. Hubungan dengan instansi-instansi pe merintah (Goverment Relations)
Hal ini mencakup kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan hubungan komunikasi dua arah dengan instansi-instansi pemerintah. Upaya memperoleh informasi actual dari berbagai instansi pemerintahan dan sebaliknya menyampaikan informasi kepada instansi terkait.
karyawan dan sesama bawahan) yang memang terkesan tumpang tindih dengan fungsi dan tugas Bagian Kepegawaian (Personalia). Ada pula yang secara spesifik sebenarnya merupakan ruang lingkup kehumasan,yaitu menyampaikan kebijakan organisasi atau perusahaan kepada karyawan untuk disampaikan kepada pimpinan. Dengan demikian, diharapkan tercipta suasana harmonis atau selaras dalam kegiatan organisasi atau perusahaan.
6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder)
Hal ini mencakup kegiatan yang menunjang atau terus-menerus berhubungan dengan kegiatan organisasi atau perusahaan atau lembaga (seperti agen-agen, supplier, distributor) dan juga mencakup hubungan dengan para pemegang saham (Stakeholder Relations). (Rudy, 2005 : 85-88).
2.3.3 Tugas dan Tujuan Pokok Public Relations
Public relations atau sering disebut dengan Hubungan masyarakat merupakan
fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan komunikasi. Humas adalah bagian struktur dari perusahaan, bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan, dan untuk mencapai tujuannya humas bekerja sesuai proses sampai tahap evaluasi dan dalam proses ini humas bekerja sama dengan komponen lain dalam perusahaan. Adapun Tugas Pokok dari Public Relations yaitu :
1. Menyampaikan informasi secara lisan dan tulisan
3. Memperbaiki citra organisasi. Citra perusahaan terbentuk oleh kepercayaan, kepercayaan terbentuk dari keterbukaan perusahaan, pelayanan terhadap publik.
4. Tanggung jawab sosial 5. Komunikasi Timbal Balik
Sedangkan tujuan dari Public Relations (Yulianita, 2000 : 43) adalah : 1. Menciptakan citra yang positif
2. Memelihara citra yang positif 3. Meningkatkan citra yang positif
4. Memperbaiki citra jika citra organisasi menurun atau rusak. 2.3.4 Peran utama Public relations
Peran utama Public Relations (Hubungan Masyarakat) pada intinya adalah sebagai berikut :
1. Sebagai Communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.
2. Membina Relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan Back Up management yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.
diperlukan oleh setiap organisasi,baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi non-komersial. Dalam suatu perusahaan atau lembaga yang besar biasanya memiliki bagian Humas (Hubungan Masyarakat).
Dengan perkembangan zaman, Humas memiliki peranan yang berarti dalam mengembangkan serta meningkatkan perusahaan ditengah persaingan yang semakin ketat. Peranan humas memiliki nilai yang berarti bagi khalayak luas karena dengan fungsinya tersebut dapat memberikan arti khusus bagi kemajuan.
Menurut definisi Institute of Public Relations (IPR), humas (Public Relations) adalah “Keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayknya”. (Jefkins, 2003 : 9).
Ruang lingkup Public Relations menyangkut kepentingan internal dan eksternal. Dalam lingkup internal seorang Public Relations berupaya untuk mencapai suatu kondisi dimana publik internal bahwa setiap karyawan dapat lebih memiliki hubungan baik satu dengan yang lainnya, bisa juga satu divisi dengan divisi lainnya dan tidak memandang kedudukan, status maupun pandangan yang lainnya dengan cara menyampaikan informasi dengan keterbukaan menggunakan komunikasi yang persuasif dan informatif.
masayarakat terhadap citra perusahaan maka senantiasa mengadakan perbaikan – perbaikan berdasarkan penilaian masyarakat dan konsultasi untuk melakukan kegiatan-kegiatan terutama yang berkaitan dengan pencitraan kelembagaan.
Meninjau pelaksanaan Public Relations di PT. Bio Farma (Persero), sudah dapat dikatakan sebagai state of being (berstruktur atau melembaga). Dimana bagian public relations sudah berdiri sendiri atau dapat dikatakan mandiri walaupun Public
Relations PT. Bio Farma (Persero) bekerja diperusahaan pemerintah BUMN. Public
Relations yang sudah berstruktur atau melembaga (state of being) ini sudah tidak lagi
dibawah bagian pemasaran atau promosi tetapi sudah memiliki struktur organisasi sendiri dan kegiatan-kegiatannya pun sudah berbeda dengan bagian pemasaran atau promosi. Karena peran Public Relations ini memiliki tujuan bukan hanya dapat meningkatkan penjualan produksi namun dapat menciptakan image atau citra perusahaan sendiri yang nantinya akan berdampak pada citra produk perusahaan.
Dari seluruh kegiatan yang dilaksanakan selama praktek kerja lapangan, kebanyakan memang telah sesuai dengan ilmu kehumasan yang diperoleh dari kegiatan perkuliahan mahasiwa PKL di kampus. Beberapa kegiatan yang sesuai tersebut antara lain :
1. Press Release
Press release adalah aktivitas menjalin hubungan baik dengan media massa
Relations yang ditujukan ke redaksi media massa untuk dipublikasikan. Umumnya
press release layaknya seperti berita langsung atau (straight news) dengan susunan
piramida terbalik.
Dalam pembuat press release memiliki susunan tersendiri. Format dalam penulisan press release yaitu sebagai berikut :
1. News value mengandung nilai berita
2. Sifat data dalam press release deduktif 3. Informatif
4. Hindari pesan komersil 5. Paragraf singkat
6. Tanggal release dan waktu pengiriman
7. Mengandung 5W1H (What, When, Who, Why dan How) dan SOLAADS (Subject, Organitation, Location, Advance, Aplication, Detail dan Sourch)
2. Media Humas (Media Internal dan Eksternal).
Pada Public Relations memiliki cangkupan antara lain publik intern (internal public) dan publik ekstern (external public). Publik intern adalah orang-orang yang
Untuk melakukan suatu hubungan atau komunikasi yang baik, tentunya diperlukan suatu media dalam penyampaian pesan sehingga menimbulkan kesamaan makna yang akhirnya menciptakan goodwill satu sama lainnya. Oleh karena itu sebagai praktisi PR dituntut untuk dapat memiliki ide agar komunikasi dapat terjalin dengan baik dengan publik internal maupun eksternal.
Public Relations PT. Bio Farma mengaplikasikannya melalui social media
yang dibangun oleh Public Relations PT. Bio Farma (Persero). Pemanfaatan media sosial tentu saja memberikan keuntungan bagi perusahaan, dengan menggunakan bantuan teknologi media sosial untuk berkomunikasi sehingga mampu mempromosikan keberadaan perusahaan secara lebih luas.
Pemanfaatan media sosial oleh Public Relations PT Bio Farma (Persero) secara keseluruhan sudah dapat dikatakan cukup baik. Hanya saja ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diperbaiki dan ditingkatkan. Misalnya mengenai kelengkapan isi dari setiap content dari Website info imunisasi. Masih banyak content yang belum terisi, padahal melalui website inilah masyarakat umum memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat.
publik eksternal.
3. Klipping berita
Salah satu kegiatan Public Relations adalah pembuatan kliping berita. Fungsi kliping adalah mengemas ulang bacaan yang sewaktu waktu dapat berguna untuk dibaca kembali, sedangkan yang diklipingkin bisa berupa artikel, berita, atau foto. Agar terkliping dengan baik maka sumber harus jelas (nama koran, majalah atau yang lain, tanggal terbit, halaman, kolom berita, tone berita positif maupun negatif).
Kliping di Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) merupakan kegiatan memilih dan menyimpan suatu berita, foto, ataupun artikel pada suatu media cetak ataupun media online. Berita, foto, atau artikel yang telah dikliping dimasukan ke dalam intranet biofarma untuk kemudian disebarkan secara online kepada seluruh karyawan PT Bio Farma (Persero) untuk memberikan keuntungan yang lebih praktis, efisien dan efektif kepada seluruh karyawan yang diharapkan kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi.
4. Dalam perkembangannya bidang pekerjaan humas mengalami kemajuan yang sangat pesat.
memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional yang rentan dari pencitraan negatif masyarakat. Aktivitas rutin maupun insedental yang dilakukan penulis sebagai mahasiswa praktek kerja lapangan merupakan rangkaian dari program kerja tetap maupun strategi yang disusun oleh humas Bio Farma. Untuk itu perlu kinerja dan perhatian yang ekstra dari Humas Bio Farma untuk tetap menciptakan mutual understanding baik di masyarakat internal maupun masyarakat eksternal.
Dalam pemaparan aktivitas yang dilakukan penulis sebagai mahasiswa praktek kerja lapangan diatas, adanya aktivitas yang harus dikembangkan berkaitan dengan Social Media baik twitter dan facebook. Saat ini banyak humas – humas dari perusahaan atau lembaga ternama yang memanfaatkan social media sebagai salah satu strategi untuk membangun corporate image. Di Bio Farma sendiri, social media dikelola oleh humas bagian eksternal yang bertujuan untuk dapat membangun hubungan yang baik dengan publik eksternal. Untuk itu social media yang mempunyai peran yang sangat penting dalam membangun corporate image harus dapat lebih ditingkatkan dalam pelaksanaannya seperti contoh dalam twitter dan facebook daharapkan lebih dapat memberikan informasi lebih banyak dan lebih rutin
agar masyarakat senantiasa dapat memperoleh informasi yang berguna setiap harinya.
2.5 Analisis Layanan PT. Bio Farma (Persero) Kepada Mahasiswa PKL
maksud dan tujuan datang kesana dan mengisi beberapa data sebelum akhirnya diberikan sebuah nametag visitor. Hal ini berlaku bagi siapa saja yang berkunjung ke PT Bio Farma (Persero) selain karyawan Perusahaan itu sendiri.
Awalnya penulis tidak langsung diterima untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, tetapi harus menunggu dengan waktu yang telah ditetapkan untuk dipanggil kembali ke perusahaan untuk melakukan wawancara. Setelah mendapatkan konfirmasi untuk melakukan wawancara, penulis disambut hangat oleh salah satu staff bagian Public Relations dan kemudian penulis diajukan beberapa pertanyaan.
Hari pertama melaksanakan Praktek Kerja, penulis disambut dengan hangat oleh Staf Public Relations. Dalam melaksanakan kegiatannya, penulis diwajibkan untuk mengenakan pakaian rapi seperti, kemeja, dan celana bahan. Selain itu, penulis diharuskan mengenakan tanda pengenal mahasiswa yang melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Bio Farma (Persero). Hal ini sudah menjadi ketentuan dari pihak perusahaan. Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dimulai dari pukul 07.00 – 16.00 WIB. Pihak perusahaan memberikan waktu istirahat kepada mahasiswa yang sedang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada pukul 12.00 – 13.00 WIB. Penulis pun diberikan jatah waktu makan siang di aula PT Bio Farma (Persero) setiap waktu istirahat.
Dan penulis pun banyak diberikan kesempatan untuk mengikuti beberapa acara seperti Workshop with Blogger, kunjungan-kunjungan dari berbagai instansi dan lain-lain.
Selain itu juga, selama melaksanakan kegiatan – kegiatan Public Relations, penulis diberi note book untuk menunjang kegiatan yang dilakukan. Penulis sangat dilibatkan dalam segala kegiatan – kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak perusahaaan. Hal ini menjadikan penulis menambah wawasan dalam keilmuan konsentrasi humas. Selain itu, menambah pengalaman dengan dilibatkannya penulis pada berbagai kegiatan yang diselenggarakan.
Hingga pada akhirnya penulis selesai melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pun, pihak perusahaan memberikan kenang – kenangan. Hal ini sebagai bentuk pelayanan yang baik yang diberikan pihak perusahaan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Milik Negara) yang kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. PT Bio Farma (Persero) sebagai satu-satunya produsen vaksin untuk manusia di Indonesia yang selama ini telah mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik. Bio Farma merupakan produksi vaksin dan anti sera yang bermutu tinggi dan berdaya saing global yang kuat yang didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi serta usaha pelayanan jasa pemeriksaan laboratorium kesehatan dan imunisasi sehingga mendapatkan keuntungan guna meningkatkan nilai perseroan.
2. PT. Bio Farma (Persero), memiliki bagian public relations yang kedudukannya sudah state of being atau melembaga. Hal ini dapat dilihat dari adanya Kepala Bagian yang memimpin bagian Public Relations selain itu, memiliki sub bagian seksi hubungan internal, eksternal dan news and information sebagai bagian dari public relations PT. Bio Farma (Persero).
maka humas Bio Farma Memiliki jaringan luas dengan berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik.
3. Aktivitas kegiatan rutin, yang dilakukan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di bagian public relations PT. Bio Farma (Persero) diantaranya, penerimaan kunjungan, setelah itu membuat laporan dari kunjungan tersebut, mencari berita yang bersangkutan dengan perusahaan pada beberapa surat kabar, mengkliping berita, mencari dan mengupdate status info kesehatan ke facebook dan twitter info imunisasi, membuat news letter, mengupload berita dari blog ke facebook , twitter perusahaan, administrasi surat, input surat ke database.
4. Aktivitas kegiatan insidental, yang dilakukan penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dibagian public relations PT. Bio Farma (Persero) diantaranya, membuat surat undangan peliputan untuk CSR perusahaan, membuat press release (siaran pers), mengikuti acara Workshop with Blogger yang diadakan oleh Humas PT. Bio Farma (Persero).
5. Penulis mendapatkan banyak manfaat berupa pengalaman dan pengetahuan, khususnya yang berkaitan dengan konsentrasi ilmu Public Relations.
maka penulis memberikan saran – saran kepada pihak perusahaan sebagai berikut: 3.2.1 Saran Untuk Perusahaan
1. Sebaiknya Bagian Public Relations lebih dilibatkan lagi dalam kegiatan atau acara – acara yang diselenggarakan pihak perusahaan, jadi tidak hanya sebagai bagian dokumentasi saja, tetapi bagian Public Realtions lebih mengorganisir kegiatan yang diselenggarakan tersebut.
2. PT. Bio Farma (Persero) merupakan sebuah perusahaan besar maka dalam kegiatan penerimaan kunjungan sebaiknya pihak perusahaan dapat lebih memperhatikan lagi dalam melayani tamu kunjungan serta mempersiapkan perlengkapan untuk menunjang kegiatan tersebut. Hal ini dikarenakan menyangkut image perusahaan.
3. Disediakannya beberapa fasilitas tambahan guna memudahkan kinerja Public Relations seperti mesin fax dan mesin photocopy tersendiri di
ruang Public Realtions, agar terciptanya efisiensi dan efektifitas dalam bekerja.
Selain itu, bentuk publikasi atau media sosial dari PT. Bio Farma (Persero) seperti website, blog, facebook dan twitter dapat terus dikembangkan dan dimaksimalkan.
5. PT. Bio Farma (Persero) dapat meningkatkan profesional pelayanan pada Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan dengan memperhatikan untuk menyusun job description khusus mahasiswa PKL (batasan kerja yang dapat dikerjakan oleh mahasiswa).
3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa PKL Selanjutnya
Berikut adalah saran untuk mahasiswa PKL selanjutnya, jika ingin melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di bagian Public Relations PT. Bio Farma (Persero):
1. Mahasiswa PKL disarankan untuk membekali diri dengan ilmu yang telah dipelajari untuk kemudian diaplikasikan secara langsung ditempat PKL sesuai dengan jurusan yang diambil seperti Public Relations.
2. Segera ajukan proposal dan surat pengajuan Praktek Kerja Lapangan ke bagian Sekertariat PT. Bio Farma (Persero). Diusahakan memperoleh nomor telepon perusahaan atau bagian sekertariat PT. Bio Farma (Persero) agar dapat mengkonfirmasi keputusan Praktek Kerja Lapangan
waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku diperusahaan. Seperti di PT. Bio Farma (Persero) yang jam masuk kerja dimulai pada pukul 07:00 hingga 16:00 WIB dan jam istirahat pukul 12:00 – 13:00 WIB.
5. Mahasiswa PKL harus lebih aktif lagi bertanya bila mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas yang diberikan, harus teliti dan bertanggung jawab pada tugas yang diberikan, harus dapat bersosialisasi baik dengan karyawan bagian tempat dimana mahasiswa melaksanakan Praktek Kerja Lapangan maupun dengan karyawan Divisi atau bagian lainnya, harus menjaga tingkah laku, dan harus berkelakuan baik sebab membawa nama baik Universitas.
