Laporan Praktek Kerja Lapangan Di PT Bio Farma (Persero) Bandung

(1)

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PT BIO FARMA (PERSERO)

BANDUNG

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL)

Oleh : Dita Gita Listian

NIM. 41808159

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI ILMU HUMAS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA B A N D U N G

(2)

ii Assalamua’laikum Wr. Wb.

Puji dan syukur penulis panjatkan ke khadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini sebagaimana mestinya. Tak lupa shalawat dan salam kepada junjungan nabi besar kita Rasulullah, Nabi Muhammad SAW serta para sahabat dan seluruh pengikutnya semoga rahmat dan hidayah selalu dilimpahkan padanya.

Laporan ini berisi kegiatan yang penulis lakukan saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Bio Farma (Persero) Bandung. Dalam mengerjakan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak sedikit penulis menghadapi kesulitan serta hambatan baik teknis maupun non teknis. Namun atas izin Allah SWT, juga berkat usaha, doa, semangat, bantuan, bimbingan serta dukungan yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini.

Penulis mengucapkan terima kasih dan rasa bangga kepada kedua orang tua tercinta (Mamak dan Bapak) yang selalu memberikan rasa kasih sayangnya dan semangat pada penulis dan juga memberikan do’a serta dukungan moril maupun materi.

(3)

iii

perkenankanlah penulis mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terutama :

1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia, yang telah mengeluarkan surat pengantar PKL kepada pihak perusahaan dan memberikan pengesahan pada laporan ini.

2. Yth. Bapak Manap Solihat, M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi dan Public Relations FISIP UNIKOM sekaligus sebagai dosen yang telah banyak memberikan pengetahuan dan berbagi ilmu serta wawasan selama penulis melakukan perkuliahan serta memberikan pengesahan PKL.

3. Yth. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi juga sebagai dosen yang telah banyak memberikan pengetahuan dan berbagi ilmu serta wawasan selama penulis melakukan perkuliahan.

4. Yth. Ibu Desayu Eka Surya, S.Sos., M.Si., selaku Dosen wali IK-4 2008 sekaligus Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan yang senantiasa memberikan arahan, bimbingan, dan motivasi kepada penulis sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan selama melaksanakan bimbingan.

(4)

iv

mengajarkan penulis selama ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan berlangsung.

6. Yth. Ibu Astri Ikawati, A.Md, dan Mba Rr. Sri Intan Fajarini selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi yang telah banyak membantu dalam mengurus surat perizinan yang berkaitan dengan kerja praktek yang penulis laksanakan.

7. Yth. Bapak Drs. Iskandar, Apt., MM., selaku Direktur PT Bio Farma (Persero), yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan praktek kerja lapangan di PT Bio Farma (Persero). 8. Yth. Ibu Neneng Nurlaela selaku Kepala Bagian PublicRelations PT

Bio Farma (Persero) yang telah menerima penulis untuk melaksanakan praktek kerja lapangan di PT Bio Farma (Persero).

9. Yth. Yth. Ibu Ratna Djuwita selaku Kepala Seksi Hubungan Eksternal Public Relations PT Bio Farma (Persero) yang telah memberikan arahan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 10. Yth. Bapak Edwin Garna Pringadi, Ibu Ratna Wingit, Ibu Yuni

(5)

v

11. Yth. Bapak Yudi Kristiadi, Bapak Yudi Permana, Ibu Ani Sumartini, Bapak Endang yang telah memberikan pengetahuan dan pengalaman kepada penulis ketika melaksanakan PKL.

12. Yth. Bapak Obur, Bapak Dita, Bapak Jojon yang telah mengurus Surat Permohonan dan Proposal PKL penulis sehingga penulis dapat diterima PKL di PT Bio Farma (Persero).

13. Prafitya Arie Listian, Naufal Satria Putra Listian, Pasca Fio Listian ketiga adikku tersayang yang selalu memberikan dukungan, semangat, serta arahan dan senyum canda tawa dalam kebersamaan yang senantiasa memberikan warna pada hidupku.

14. Seluruh keluargaku, yang telah memberikan dukungan doa dan semangat.

15. Mona Loria Lenda, Nur Azizah, Diana Puspita sahabat terbaikku yang dibanggakan dan yang selalu memberikan motivasi semangat, arahan, keceriaan dan kebersamaan untuk selalu berbagi dalam suka maupun duka. Semangat sahabatku tahun 2012 kita wisuda. Amin. 16. Fanany Hidayati Asmara dan Kak Ebul, rekan yang selalu

memberikan cerita, canda-tawa selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.

(6)

vi Kerja Lapangan.

19. Teman-Teman IK HUMAS 1 Ayo semangat… teruskan langkah kita meraih harapan dan cita-cita kita. Terus maju pantang mundur ayo IK Humas 1.

20. Teman-Teman Seperjuangan Angkatan 2008 IK Humas 2, IK Humas 3 & IK Jurnal Ayo semangat…teruskan langkah kita meraih harapan dan cita-cita kita. Terima kasih semuanya.

21. Dan semua pihak, yang telah membantu yang tidak bisa disebutkan satu per satu, terima kasih atas do’a dan dukungannya.

Akhirnya penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis pada pelaksanaan PKL, sampai penulisan dan penyusunan laporan. Semoga dibalas setimpal dari Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat yang berarti. Akhir kata, penulis berharap semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat berguna yang dimasa yang akan datang. Amin.

Wassalamu’alaikum. Wr. Wb

Bandung, November 2011 Penulis

(7)

vii DAFTAR ISI

Hal

LEMBAR PENGESAHAN...i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah dan Perkembangan PT Bio Farma (Persero) ... 1

1.2 Visi dan Misi PT Bio Farma (Persero) ... 3

1.2.1 Visi PT Bio Farma (Persero) ... 4

1.2.2 Misi PT Bio Farma (Persero) ... 4

1.3 Logo dan Arti Logo Perusahaan ... 4

1.3.1 Logo Perusahaan ... 4

1.3.2 Arti Logo Perusahaan ... 5

1.4 Sejarah Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) ... 6

1.5 Struktur Organisasi Perusahaan... 7

1.6 Struktur Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) ... 9

1.7 Job Description ... 11

1.7.1 Kepala Bagian Public Relations ... 11

1.7.2 Staf Public Relations ... 12

(8)

viii

1.8 Sarana dan Prasarana ... 19

1.9 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 21

1.9.1 Lokasi Pelaksanaan PKL ... 21

1.9.2 Waktu Pelaksanaan PKL ... 21

BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan ... 22

2.2 Deskripsi Kegiatan Rutin dan Contoh ... 33

2.2.1 Mencari dan Mengupdate Status Info Kesehatan ke Facebook dan Twitter Perusahaan ... 33

2.2.2 Membuat Newsletter ... 41

2.2.3 Mengupload Berita dari Blog ke Facebook dan Twitter Perusahaan ... 43

2.2.4 Administrasi Surat ... 49

2.2.5 Input Surat ke Database ... 49

2.2.6 Membuat Artikel untuk Buletin Perusahaan ... 50

2.3 Deskripsi Kegiatan Insidentil dan Contoh ... 54

2.3.1 Pengarahan Tentang Kegiatan Public Relations... 54

2.3.2 Penerimaan Kunjungan ... 55

2.3.3 Membuat Surat Balasan Kunjungan Industri dan Penawaran dari Berbagai Institusi ... 57

(9)

ix

2.3.5 Membuat Pengumuman Internal ... 62

2.3.6 Seminar Sehari Guru Biologi SMA di Wilayah Bandung ... 64

2.3.7 Pelatihan Menulis Dalam Rangka Memperingati HUT ke 121 Tahun Bio Farma ... 67

2.4 Deskripsi Ilmu Public Relations ... 70

2.4.1 Sejarah Public Relations ... 70

2.4.2 Definisi Public Relations ... 72

2.4.3 Ruang Lingkup Public Relations ... 73

2.4.4 Tujuan Public Relations ... 74

2.4.5 Fungsi dan Peranan Public Relations ... 75

2.4.5.1 Fungsi Public Relations ... 75

2.4.5.2 Peranan Public Relations ... 75

2.4 Deskripsi Tentang Humas PT Bio Farma (Persero) Bandung ... 76

2.5 Analisis Pelayanan Perusahaan Terhadap Mahasiswa PKL ... 79

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ... 81

3.2 Saran ... 83

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan / Instansi ... 83

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL ... 85

DAFTAR PUSTAKA ... 87

LAMPIRAN ... 89

(10)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Sejarah dan Perkembangan PT Bio Farma (Persero)

PT Bio Farma (Persero) adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang kepemilikan sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh pemerintah. PT Bio Farma (Persero) sebagai satu-satunya produsen vaksin untuk manusia di Indonesia yang selama ini telah mendedikasikan seluruh sumber daya yang dimilikinya untuk memproduksi vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk mendukung program imunisasi nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat Indonesia yang memiliki kualitas derajat kesehatan yang lebih baik.

PT Bio Farma (Persero) berdiri lebih dari 120 tahun yang lalu, dimana pada tahun 1890-1894 merupakan tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan Hindia Belanda, tepatnya pada tanggal 6 Agustus 1890 tentang pendirian Parc Vaccinogene atau Landskoepok Inrichting di rumah sakit tentara Weltevreden-Batavia yang merupakan tonggak sejarah awal berdirinya perusahaan vaksin dan sera di Indonesia.

Lembaga ini kemudian berubah menjadi Parc Vaccinogene Instituut Pasteur seiring berjalannya waktu dan semakin meningkatnya kegiatan produksi pada tahun 1895-1901.

(11)

2

Pada saat Jepang berkuasa, nama lembaga diubah menjadi Bandung Boeki Kenkyushoo dan kegiatannya dipusatkan di Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur Bandung yang dipimpin oleh Kikuo Kurauchi.

Kegiatan lembaga ini kemudian berpindah ke Klaten, selama Belanda menduduki Bandung sehingga Bandung Boeki Kenkyushoo kembali berganti nama menjadi Landskoepok Inritching en Instituut Pasteur. Pada periode ini lembaga dipimpin oleh R. M. Sardjito (1945-1946) dan beliau merupakan orang Indonesia pertama yang memimpin lembaga ini.

Pada tahun 1950-1954 Gedung Cacar dan Lembaga Pasteur di Bandung kembali menjadi tempat berlokasinya kegiatan produksi vaksin dan sera.

Seiring dengan terjadinya nasionalisasi berbagai perusahaan Belanda, pemerintah Indonesia pada saat itu mengubah Landskoepok Inritching en Instituut Pasteur menjadi Perusahaan Negara Pasteur.

Melalui Peraturan Pemerintah No. 80 Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 No. 101), Perusahaan Negara Pasteur berubah menjadi Perusahaan Negara Bio Farma.

Setelah melalui penelitian dan penilaian bentuk badan usaha Bio Farma resmi menjadi Perusahaan Umum Bio Farma dengan Peraturan Pemerintah RI No. 26 ahun 1978. Periode itu Prof. Dr. Konosuke Fukai telah mengawali upaya transfer teknologi produksi Vaksin Polio dan Campak.

(12)

menjadi Perseroan Terbatas (PT) yang selanjutnya dikenal dengan PT Bio Farma (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara Republik Indonesia.

Bidang usaha utama PT Bio Farma (Persero) adalah memproduksi vaksin dan antisera yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat yang didukung oleh penelitian dan pengembangan, pemasaran dan distribusi serta usaha pelayanan jasa pemeriksaan laboratorium kesehatan dan imunisasi sehingga mendapatkan keuntungan guna meningkatkan nilai Perseroan.

PT Bio Farma (Persero) menjalankan roda organisasinya di atas lahan seluas 91.058 m2 bertempat di Jalan Pasteur No. 28 Bandung untuk fasilitas produksi, penelitian, pengembangan, pemasaran dan administrasi. Area seluas 282.441 m2 yang berlokasi di Cisarua, Lembang, Kabupaten Bandung Barat untuk perkembangbiakkan dan pemeliharaan laboratorium. Sedangkan untuk mendukung kelancaran operasional, perusahaan juga memiliki Kantor Perwakilan yang bertempat di Gedung Arthaloka Lantai 3 di Jalan Jenderal Sudirman No. 2, Jakarta.

1.2 Visi dan Misi PT Bio Farma (Persero)

(13)

4

1.2.1 Visi PT Bio Farma (Persero)

Visi PT Bio Farma (Persero) yakni menjadi produsen vaksin dan antisera yang berdaya saing global.

1.2.2 Misi PT Bio Farma (Persero)

Adapun misi dari PT Bio Farma (Persero) diantaranya sebagai berikut:

1. Memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan vaksin dan antisera yang berkualitas internasional untuk kebutuhan pemerintah, swasta, nasional dan internasional.

2. Mengembangkan inovasi vaksin dan antisera sesuai dengan kebutuhan pasar.

3. Mengelola perusahaan agar tumbuh dan berkembang dengan menerapkan prinsip-prinsip good corporate governance.

4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan pemegang saham dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholders lainnya.

1.3 Logo dan Arti Logo Perusahaan 1.3.1 Logo Perusahaan

(14)

Adapun logo dari PT. Bio Farma adalah sebagai berikut: Gambar 1.1

Logo PT Bio Farma (Persero)

Sumber : Arsip Dokumen PT Bio Farma (Persero), 2011

1.3.2 Arti Logo Perusahaan

Seperti halnya sebuah nama, logo perusahaan pun memiliki arti atau makna tersendiri. Adapun arti dari logo pada perusahaan PT Bio Farma (Persero) tersebut adalah :

1. Logo tersebut merupakan adaptasi bentuk pencitaraan dari “Crystal Protein” dan “Glicoprotein”.

Hal tersebut merefleksikan bahwa Bio Farma adalah sebuah perusahaan di bidang vaksin dan serum.

2. Mencitrakan ilusi pendar bintang (sparkling)

Dalam hal ini pendar bintang yang dimaknai sebagai semangat dan dinamika Bio Farma yang memiliki masa depan yang cemerlang.

3. Warna dominan hijau

(15)

6

4. Warna jingga dan kuning

Warna jingga dan kuning secara terpadu menyiratkan semangat progesif dan keberanian untuk berinovasi agar selalu menjadi yang terdepan.

1.4 Sejarah Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero)

Pada tahun 2000, bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) masih bergabung dengan bagian umum yang dikepalai oleh Basuki Hardjo.

Sejak tahun 2005, seksi Public Relations PT Bio Farma (Persero) terpisah dari bagian umum dan merubah namanya menjadi bagian Public Relations yang dipimpin oleh dr. Elvyn Fajrul Jaya Saputra. Pada tahun 2005 inilah bagian Public Relations berada di bawah Divisi Corpotate Secretary hingga sekarang. Perubahan ini dikarenakan sebuah perusahaan memerlukan satu “gerbang” dimana perusahaan tidak hanya berinteraksi dengan pihak dalam perusahaan tetapi juga dengan pihak luar perusahaan. Oleh karena itu, Public Relations menjadi sebuah “gerbang” dalam mengatasi hal ini. Seperti halnya PT Bio Farma (Persero).

(16)

akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

Tahun 2011, jabatan Kepala Bagian Public Relations digantikan oleh N. Nurlaela. Disinilah mulai muncul program baru yakni pembuatan social media untuk PT Bio Farma (Persero) seperti facebook, twitter, dan blog. Dilanjutkan dengan program lama yang telah diperbaharui diantaranya kegiatan Coffee Morning. Kreatifitas para staf Bagian Public Relations sangat diperlukan untuk membuat program atau kegiatan yang selalu mengikuti perkembangan teknologi serta informasi dan tentunya bertujuan untuk menciptakan citra dan membina hubungan yang baik dengan publik perusahaan secara internal maupun eksternal.

1.5 Struktur Organisasi Perusahaan

(17)

8

Gambar 1.2

Bagan Struktur Organisasi PT Bio Farma (Persero)

Pada bagan 1.2 dapat dilihat struktur organisasi PT Bio Farma (Persero) dimana dipimpin oleh seorang Direktur Utama, yang dibantu oleh Kepala Satuan Pengawas Intern, Kepala Divisi Quality Assurance, Kepala Divisi Corporate Secretary, dan Kepala Divisi Logistik. Direktur utama

DIREKTUR UTAMA

Kepala Divisi Quality Assurance

Kepala Divisi Logistik

Direktur Pemasaran _{Direktur Produksi} Direktur Perencanaan & Pengembangan

Kepala Divisi Teknik & Pemeliharaan

Kepala Divisi Perencanaan & Pengendalian Produksi

Kepala Divisi Penelitian & Pengembangan Kepala Satuan Pengawas

Intern

Kepala Divisi Corporate Secretary

Direktur Keuangan & SDM

Kepala Divisi Anggaran & Akuntansi

(18)

membawahi Direktur Keuangan dan SDM, Direktur Pemasaran, Direktur Produksi, dan Direktur Perencanaan dan Pengembangan.

Direktur Keuangan membawahi Kepala Divisi Administrasi Keuangan, Kepala Divisi Anggaran dan Akutansi, serta Kepala Divisi SDM (Sumber Daya Manusia). Direktur Pemasaran membawahi Kepala Divisi Penjualan Impor, Kepala Divisi Penjualan Ekspor, Kepala Divisi Penunjang Pemasaran, dan Kepala Divisi Pelayanan Jasa. Direktur Produksi membawahi Kepala Divisi Produksi Vaksin Virus, Kepala Divisi Produksi Vaksin Bakteri. Kepala Divisi Produksi Farmasi, dan Kepala Divisi Teknik dan Pemeliharaan. Sedangkan Direktur Perencanaan dan Pengembangan membawahi Kepala Divisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Kepala Divisi Pengawasan Mutu, Kepala Divisi Hewan Laboratorium, Kepala Divisi Survellans dan Evaluasi Produk, dan Kepala Divisi Penelitian dan Pengembangan.

(19)

10

Gambar 1.3

Bagan Struktur Organisasi Bagian Public Relations

Berdasarkan bagan 1.3 di atas, dapat diketahui bahwa struktur organisasi bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dibawahi oleh Kepala Divisi Corporate Secretary. Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) sendiri dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi Kepala Seksi Hubungan Eksternal, Kepala Seksi Hubungan Internal, dan Seksi News and Information yang masing-masing dibantu oleh para staf dalam menjalankan tugasnya.

Staf Staf

News and

Information

Kepala Seksi Hubungan Eksternal

Kepala Seksi Hubungan Internal

Staf

Kepala Divisi Corporate Secretary

Kepala Bagian

(20)

1.7 Job Description

1.7.1 Kepala Bagian Public Relations Tugas Utama

1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan.

2. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain.

3. Memberi masukan kepada manajemen mengenai masalah-masalah komunikasi.

4. Menyediakan berbagai informasi kepada publik internal dan eksternal perusahaan.

Rincian Tugas

Tabel 1.1

Rincian Tugas Utama Kepala Bagian Public Relations

No Rincian Tugas Utama Output Berdasarkan Rincian

Tugas Utama

1.

Membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun

Terbentuknya company image Mensosialisasikan citra tersebut baik

internal maupun eksternal

Pembinaan hubungan ke luar dan ke dalam

2.

Menyaring seluruh informasi yang masuk

Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikkan.

(21)

12

No Rincian Tugas Utama Output Berdasarkan Rincian

Tugas Utama

3.

Menciptakan media-media komunikasi dan memelihara

Adanya follow up masalah-masalah komunikasi

Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi, baik internal maupun eksternal

4. Mengumpulkan informasi dari bagian-bagian atau divisi-divisi

Informasi bagi khalayak lebih komprehensif

5.

Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di bagian masing-masing

Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di bagian

Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero), 2011

1.7.2 Staf Public Relations Tugas Utama

1. Membantu Kepala Bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas perusahaan.

2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan, reputasi dan lain-lain. 3. Memberi masukkan kepada Kepala Bagian mengenai

masalah-masalah komunikasi.

(22)

Rincian Tugas

Tabel 1.2

Rincian Tugas Utama Staf Public Relations

No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian

Tugas Utama

1.

Membantu Kepala Bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun.

Terbentuknya company image. Membantu Kepala Bagian dalam

mensosialisasikan citra perusahaan baik internal maupun eksternal.

Menjalin hubungan komunikasi baik internal maupun eksternal.

2.

Mengumpulkan seluruh informasi yang masuk.

Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan.

Memproses, filling dan distribusi kliping berita perusahaan.

3.

Menciptakan media-media kesenjangan komunikasi, baik internal maupun eksternal.

Adanya follow up masalah-masalah komunikasi

Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi, baik internal maupun eksternal.

4.

Mengumpulkan informasi dari Bagian-bagian atau Divisi-divisi.

Informasi bagi khalayak lebih komprehensif.

5.

Memastikan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku di Bagian masing-masing.

Dilakukan implementasi persyaratan perundang-undangan dan perizinan di Bagian.

(23)

14

1.7.3 Staf Seksi Hubungan Internal Tugas Utama

1. Membantu Kepala Bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra perusahaan internal.

2. Membantu dalam memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kesan dan lain-lain untuk publik internal. 3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah-masalah

komunikasi.

4. Membantu menyediakan berbagai informasi internal.

5. Membuat laporan kegiatan Public Relations selama triwulan, semester dan tahunan.

Rincian Tugas

Tabel 1.3

Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Internal

Tugas Utama

1.

Membantu Kepala Bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun.

Terbentuknya company image. Sosialisasi kepada publik internal

mengenai citra perusahaan

(24)

No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama

2.

Mengumpulkan seluruh informasi yang masuk.

Informasi tersaring yang dapat digunakan untuk keperluan perbaikan, pelayanan berita melalui internet, News letter dan pengumuman.

Memproses, filling dan distribusi kliping berita perusahaan.

3.

Menciptakan media-media komunikasi

dan memeliharanya. Adanya follow up masalah-masalah komunikasi

Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi internal.

4.

Mengumpulkan informasi dari Bagian-bagian atau Divisi-divisi.

5.

1.7.4 Staf Seksi Hubungan Eksternal Tugas Utama

1. Membantu Kepala Bagian dalam menciptakan dan memelihara suatu citra perusahaan yang akan dibangun ke luar (eksternal).

(25)

16

3. Memberi masukan kepada Kepala Bagian mengenai masalah-masalah komunikasi.

4. Membantu menyediakan berbagai informasi eksternal.

5. Membuat laporan kegiatan Public Relations selama triwulan, semester dan tahunan.

Rincian Tugas

Tabel 1.4

Rincian Tugas Utama Staf Seksi Hubungan Eksternal

Tugas Utama

1.

Membantu Kepala Bagian dalam membuat rumusan citra perusahaan yang akan dibangun ke luar.

Terbentuknya company image. Sosialisasi kepada publik eksternal

mengenai citra perusahaan.

Membantu Kepala Bagian dalam mensosialisasikan citra perusahaan ke luar.

Menjalin hubungan komunikasi dengan publik eksternal.

2.

Membantu membuat materi sosialisasi tentang perusahaan terkait produk jasa dan kontribusi

perusahaan terhadap masyarakat.

Sosialisasi kepada masyarakat mengenai perusahaan melalui Roadshow, rubrik di media cetak, penerimaan kunjungan perusahaan dan Factory Tour. Membuat Press Release.

(26)

No Rincian Tugas Output Berdasarkan Rincian Tugas Utama

3.

Menciptakan media-media komunikasidan memeliharanya.

Terjadinya hubungan yang baik dengan stakeholder maupun dengan media.

Mengurangi terjadinya kesenjangan komunikasi eksternal.

4. Mengumpulkan informasi dari Bagian-bagian atau Divisi-divisi.

5.

1.7.5 Pelaksanaan Seksi News and Information Tugas Utama

1. Mengklasifikasikan buku, jurnal dan majalah baru.

2. Memberi subjek dan label untuk buku-buku yang telah diklasifikasi. 3. Menginput buku-buku yang sudah siap ke database.

4. Melayani peminjaman dan pengembalian buku, jurnal atau majalah bagi pengunjung.

(27)

18

Rincian Tugas

Tabel 1.5

Rincian Tugas Utama Pelaksanaan News and Information

Sumber : Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero), 2011 No. Rincian Tugas Utama Output Berdasarkan Rincian

Tugas Utama

1.

Buku-buku yang baru

diklasifikasikan sesuai dengan kebutuhan agar memudahkan dalam pencarian jika ada yang membutuhkan.

Daftar rekapitulasi buku-buku baru berdasarkan klasifikasi.

2.

Pemberian label dan subjek merupakan bagian dari pemeliharaan buku.

Subjek dan label dalam buku membantu memudahkan dalam pencarian.

3.

Buku yang sudah siap diinput ke database berdasarkan klasifikasi subjek.

Daftar katalog buku di database merupakan informasi bagi pengunjung.

4.

Peminjaman dan pengembalian buku atau majalah harus tercatat di database.

Buku yang keluar tercatatdan peminjam buku terdaftar di database.

5.

Pemberian informasi tentang buku yang ada di perpustakaan sangat dibutuhkan oleh bagian.

Informasi mengenai buku baru sangat diperlukan oleh bagian.

6.

Mengimplementasikan persyaratan perundang-undangan dan perizinan yang berlaku.

(28)

1.8 Sarana dan Prasarana

Penulis didukung oleh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan dan juga yang ada di bagian Public Relations, dimana penulis menggunakannya untuk menunjang pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.

Tabel 1.6

Sarana di PT Bio Farma (Persero)

No Sarana Jumlah Keterangan

1. Lapangan Upacara 1 Baik

16. Ruang Kepala Divisi Public

Relations 1 Baik

17. Ruang Kepala Seksi Eksternal

Divisi Public Relations 1 Baik

18. Ruang Kerja Staf Divisi Public

Relations 1 Baik

(29)

20

Tabel 1.7

Prasarana di Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero)

No. Inventaris Jumlah Keterangan

1. Lemari besi 3 Baik

2. Komputer 3 Baik

3. Laptop 5 Baik

4. Meja kerja 10 Baik

5. Kursi kerja 9 Baik

6. Lemari kaca 1 Baik

7. Sofa 2 Baik

8. Meja sofa 1 Baik

9. AC 3 Baik

10. Dispenser 2 Baik

11. TV 1 Baik

12. Handycam 1 Baik

13. Kamera 2 Baik

14. Infokus 1 Baik

15. Printer 1 Baik

16. Scanner 1 Baik

17. White board 3 Baik

18. Telepon 3 Baik

19. Lemari es 1 Baik

20. Excel 1 Baik

(30)

1.9 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1.9.1 Lokasi Pelaksanaan PKL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero).

Alamat : Jl. Pasteur No. 28 Bandung-40161, Indonesia. Telepon : +62-22-2033755 atau +62-22-2033756

Faximile : +62-22-2041306 Email : mail@biofarma.co.id Website : www.biofarma.co.id Facebook : Info Imunisasi Twitter : @infoimunisasi

Blog : bentengkesehatanumat@wordpress.com 1.9.2 Waktu Pelaksanaan PKL

(31)

22 BAB II

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Aktifitas Praktek Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan aktifitas Praktek Kerja Lapangan (PKL) di bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) selama kurang lebih dua bulan. Banyak penglaman dan pengetahuan baru yang didapatkan dalam melaksanakan aktifitas Praktek Kerja Lapangan (PKL), baik itu kegiatan rutin maupun kegiatan insidentil sehingga sangat bermanfaat untuk menambah wawasan bagi penulis.

Adapun daftar aktifitas yang dilakukan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1

Aktifitas Praktek Kerja Lapangan

No. Hari/Tanggal Aktifitas Kerja

Keterangan Divisi Pubilc Relations (PR).

Pengarahan kegiatan Pubilc Relations (PR).

√

(32)

Keterangan Rutin Insidentil 2. Senin, 4 Juli

2011

Pengenalan media sosial perusahaan (facebook dan twitter).

Mencari info kesehatan tentang Hepatitis B. Mengupdate status dari info kesehatan ke facebook dan twitter perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang diare ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

mengirimkan surat balasan pengajuan kunjungan industri ke Sekretariat.

Mengkonfirmasi institusi yang ingin mengadakan kunjungan industri

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang campak ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

(33)

24

Keterangan Rutin Insidentil 5. Kamis, 7 Juli

2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang amandel ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

Membuat analisa website perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang influenza ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

(34)

Keterangan Rutin Insidentil 8. Selasa, 12 Juli

2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang polio ke facebook dan twitter perusahaan.

Mengupload berita dari blog ke facebook dan

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang batuk rejan ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

Mengkonfirmasi institusi yang ingin mengadakan kunjungan industri melalui telepon.

Membuat surat balasan penawaran.

(35)

26

Keterangan Rutin Insidentil 10. Kamis, 14 Juli

2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang cacar api ke facebook dan twitter perusahaan.

Mengupdate info tentang pentingnya imunisasi melalui twitter perusahaan.

Membuat Guide Lines mengenai media sosial perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang gondongan ke facebook dan twitter perusahaan.

Mengupload berita dari blog ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat tulisan untuk dimuat di blog PT. Bio Farma (Persero).

√

13. Selasa, 19 Juli 2011

(36)

Keterangan Rutin Insidentil 14. Rabu, 20 Juli

2011

Menulis Sertifikat acara Seminar Sehari Imunisasi Merupakan Benteng Pertahanan Kesehatan

√

15. Kamis, 21 Juli 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Demam berdarah ke facebook dan twitter perusahaan.

Merekap data peserta acara Seminar Sehari Imunnisasi Merupakan

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Epilepsi ke facebook dan twitter perusahaan.

Mengupload berita dari blog ke facebook dan

(37)

28

Keterangan Rutin Insidentil 18. Selasa, 26 Juli

2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Meningitis ke facebook dan twitter perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Muntaber ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan kliping dari website ke blog.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang anak dan puasa ke facebook dan twitter perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang cacingan ke facebook dan twitter perusahaan.

√

(38)

Keterangan Rutin Insidentil 22. Kamis, 4 Juli

2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang pentingnya vitamin A untuk balita ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat dan

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Penyakit Kuning ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat tulisan untuk dimuat di buletin.

√

24. Senin, 8 Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Toksoplasma ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat newsletter.

Membuat dan

√

(39)

30

Keterangan Rutin Insidentil 25. Selasa, 9

Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Malaria ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan berita ke blog perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Anemia ke facebook dan twitter perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Pneumonia ke facebook dan twitter perusahaan.

(40)

Keterangan Rutin Insidentil 30. Senin, 15

Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang Authisme ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan berita ke blog dan menguploadnya ke facebook dan twitter

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang „Menangkal Mitos Keliru Imunisasi‟ ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan berita ke blog dan menguploadnya ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan database surat-surat dan pengumuman dari dan ke bagian Public Relations . Membuat pengumuman tentang Teknik Penulisan Lomba Menulis untuk ditempelkan di papan pengumuman.

√

(41)

32

Keterangan Rutin Insidentil 33. Jumat, 19

Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang „Seputar ASI‟ ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan berita dari kliping ke facebook

Mencari dan mengupdate status info kesehatan

tentang „Memaafkan

Menyehatkan‟ ke

facebook dan twitter perusahaan.

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang „Demam‟ ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan berita dan newsletter ke blog dan menguploadnya ke facebook dan twitter perusahaan.

Membuat surat balasan kunjungan industri

Mencari dan mengupdate status info kesehatan ke facebook dan twitter perusahaan.

Mengirimkan surat ke bagian Sekretariat.

√

(42)

Keterangan Rutin Insidentil 37. Kamis, 25

Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan tentang „Vaksin Aman‟ ke facebook dan twitter perusahaan.

Memasukkan jadwal imunisasi ke blog dan menguploadnya ke facebook dan twitter perusahaan.

√

38. Jumat, 26 Agustus 2011

Mencari dan mengupdate status info kesehatan ke facebook dan twitter perusahaan.

Perpisahan.

√

√ Sumber: Catatan Penulis, 2011

2.2 Deskripsi Kegiatan Rutin Selama Praktek Kerja Lapangan dan Contoh Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL), penulis diberikan kepercayaan untuk belajar dan mendapatkan pengalaman untuk menangani bagian humas eksternal, seperti mengelola media sosial perusahaan dan menjadi Master of Ceremonial pada kegiatan factory tour (kunjungan industri) perusahaan dari berbagai institusi. Tetapi tidak menutup kemungkinan penulis juga mengerjakan tugas di bagian humas internal. Penulis melakukan beberapa kegiatan yang bersifat rutin selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL), diantaranya :

2.2.1 Mencari dan Mengupdate Status Info Kesehatan Ke Facebook dan Twitter Perusahaan

(43)

34

dicari yakni seputar pentingnya imunisasi dan vaksinasi, kesehatan ibu dan anak juga penyakit-penyakit yang disebabkan akibat virus dan bakteri, khususnya penyakit yang timbul apabila tidak mendapatkan imunisasi. Selain itu penulis juga menjawab berbagai pertanyaan berkaitan dengan vaksin, vaksinasi, isu dan berbagai penyakit yang terkait tujuannya untuk mengumpulkan sebanyak mungkin fans dan followers.

1) Facebook

(44)

Inilah wajah Info Imunisasi yang merupakan nama facebook PT Bio Farma (Persero):

Gambar 2.1

Tampilan Facebook PT Bio Farma (Persero)

Sumber: Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero), 2011

(45)

36

Berikut contoh pertanyaan yang diajukan oleh facebooker lain: Gambar 2.2

Contoh Pertanyaan yang Diajukan Kepada Facebook Info Imunisasi

(46)

Gambar 2.3

Peningkatan Jumlah Facebooker yang Menyukai Facebook Info Imunisasi

2) Twitter

(47)

38

Adapun tampilan twitter PT Bio Farma (Persero): Gambar 2.4

Tampilan Twitter PT Bio Farma (Persero)

(48)

Di bawah ini adalah tampilan twitter @infoimunisasi setelah penulis mengelolanya:

Gambar 2.5

Peningkatan Jumlah Followers di Twitter PT. Bio Farma (Persero)

(49)

40

Di bawah ini merupakan beberapa pertanyaan yang diajukan oleh followers ke twitter perusahaan

Gambar 2.6

Contoh Pertanyaan dari Followers yang Diajukan ke Twitter Perusahaan

(50)

Namun pihak bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) harus lebih waspada dan memiliki langkah untuk mengatasi pihak luar yang tidak bertanggung jawab dan secara tidak langsung ingin merusak citra perusahaan, contohnya para hacker yang sengaja mengubah content (isi) pesan yang disampaikan melalui facebook dan twitter perusahaan. Melalui facebook dan twitter, Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) harus mampu meyakinkan publik eksternalnya bahwa produk yang diciptakan oleh perusahaan aman dan halal.

2.2.2 Membuat Newsletter

Pada pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero), membuat newsletter merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis. Setiap lima hari sekali penulis membuat newsletter dengan tiga topik yang berbeda.

Penulis diberi keleluasaan dalam menentukan topik untuk sebuah newsletter yang akan dibuat. Bahan atau materi untuk pembuatan newsletter dapat dicari melalui koran, majalah, atau internet. Setelah mendapatkan mater atau bahannya, penulis kemudian membuat newsletter yang kemudian ditempel di papan pengumuman.

(51)

42

newsletter tersebut juga diupload ke blog perusahaan yakni Benteng Kesehatan Umat, dan nantinya akan dilink ke facebook dan twitter perusahaan. Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis telah membuat newsletter sebanyak 21 topik yang berbeda

Gambar 2.7 Contoh Newsletter

(52)

Dalam buku “Public Relations”, edisi kelima (Frank Jefkins, 2004: 147)

dijelaskan bahwa:

“Newsletter merupakan salah satu jurnal internal, dimana jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni dua hingga delapan halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar.”

Newsletter yang dibuat oleh Bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dibuat sebanyak minimal satu sampai dua halaman. Hal ini untuk memudahkan pegawai membacanya dan agar pembaca tidak jenuh membacanya.

Berbeda pula dengan penjelasan dari buku “Public Relations”, newsletter yang dibuat dan disebarkan oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dicetak dengan ukuran A3, hal ini agar tulisan beserta gambar dapat terlihat jelas sehingga memudahkan pegawai untuk membacanya.

2.2.3 Mengupload Berita dari Blog ke Facebook dan Twitter Perusahaan

(53)

44

1. Cari dan tandai berita penting atau menarik dari tiap-tiap media cetak maupun internet.

2. Membuka lembar kerja Microsoft Word untuk menyalin berita yang didapat dari media cetak maupun internet tersebut.

3. Memasuki beranda blog perusahaan dan pilih Add New yang berada di sisi kiri maupun atas halaman beranda blog tersebut.

(54)

5. Masukkan teks artikel atau berita yang akan diupload pada kotak Enter Text You Here seperti yang tampak di bawah ini.

(55)

46

7. Memilih kategori tulisan yang akan diupload pada kotak Categories. Contohnya: News Clip, Tips & Trik, Kesehatan, Seputar Pasteur, dan lain sebagainya.

8. Menuliskan kata kunci untuk berita atau artikel terkait pada kotak Tags.

(56)

Gambar 2.8

Contoh Berita yang Sudah Diupload di Blog PT Bio Farma (Persero)

(57)

48

Gambar 2.9

Contoh Berita yang Dilink dari Blog ke Facebook Perusahaan

(58)

2.2.4 Administrasi Surat

Penulis ditugaskan untuk mencatat setiap surat, baik itu surat yang keluar maupun yang masuk ke bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero). Surat-surat tersebut dicatat dalam buku administrasi “Surat Masuk dan Keluar” yang sudah tersedia formatnya.

Penulis harus memperhatikan beberapa hal ketika hendak mencatat surat keluar atau masuk pada buku administrasi surat, seperti :

Harus menggunakan pena berwarna biru. Catat surat sesuai dengan kode :

a. Kode A, yaitu surat yang tidak berhubungan dengan keuangan. b. Kode B, yaitu surat yang berhubungan dengan keuangan. c. Tanggal tutup balasan surat tidak boleh lebih dari 5 hari kerja.

2.2.5 Input Surat ke Database

(59)

50

Gambar 2.10

Halaman Administrator Database Surat

Sumber: Arsip Dokumen Public Relations PT Bio Farma (Persero), 2011

2.2.6 Membuat Artikel untuk Buletin Perusahaan

Penulis juga diberi kesempatan dan ditugaskan untuk membuat artikel maupun tulisan untuk dimuat di blog perusahaan dan dijadikan sebagai bahan buletin atau majalah triwulan PT Bio Farma (Persero).

(60)

Artikel yang dibuat oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) ini sudah memenuhi syarat khusus dalam pembuatannya, seperti berikut:

1. Lugas, yaitu penulisan langsung menuju persoalan.

2. Logis, yaitu segala keterangan yang dipaparkan memiliki dasar dan alasan yang masuk akal dan dapat diuji kebenarannya.

3. Tuntas, yaitu masalah dikupas secara mendalam.

4. Objektif, yaitu keterangan yang disajikan sesuai dengan data dan fakta yang ada.

5. Cermat, yaitu berusaha menghindari berbagai kekeliruan walau sekecil apapun.

6. Jelas dan padat, yaitu keterangan yang dikemukakan dapat dipahami pembaca dan tidak bertele-tele.

7. Tidak melibatkan emosi berlebihan, seperti rasa haru, marah, benci, atau kagum yang diungkapkan secara berlebihan.

8. Terbuka dan tidak egois, yaitu menerima kemungkinan pendapat baru dan tidak merasa diri paling benar.

(61)

52

Gambar 2.11

Contoh Tulisan yang Dimuat di Blog Perusahaan

(62)

Gambar 2.12

Contoh Artikel untuk Buletin Perusahaan

(63)

54

2.3 Deskripsi Kegiatan Insidentil Selama Praktek Kerja Lapangan dan Contoh

2.3.1 Pengarahan tentang Kegiatan Public Relations

Setelah melakukan perkenalan dengan bagian beserta staf Public Relations, penulis diberi arahan dan perkenalan mengenai kegiatan Public Relations PT Bio Farma (Persero).

Adapun kegiatan-kegiatan Public Relations PT Bio Farma (Persero) yang diarahkan oleh pembimbing pada hari pertama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah:

1. Kegiatan Public Relations Internal a. Kliping berita

b. Pembuatan buletin c. Pembuatan newsletter d. Pembuatan company profile 2. Kegiatan Public Relations Eksternal

a. Mengelola media sosial perusahaan b. Penerimaan kunjungan

c. Press release d. Coffee Morning

(64)

2.3.2 Penerimaan Kunjungan

Kegiatan kunjungan ini dilakukan oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) sebanyak 3 kali dalam seminggu. Permintaan kunjungan industri ke PT Bio Farma (Persero), terhitung dari awal tahun 2010 sampai saat ini telah diterima kurang lebih sebanyak 100 surat yang mengajukan permohonan kunjungan industri.

Adapun beberapa kegiatan yang dilakukan saat penerimaan kunjungan adalah sebagai berikut:

1. Greeting.

Sambutan berupa ucapan selamat datang kepada tamu kunjungan. 2. Safety

Di awal penerimaaan kunjugan industri, para tamu kunjungan akan diperlihatkan sebah video safety yang isinya berupa pemberitahuan atau penjelasan mengenai keselamatan atau tata aturan selama ada di PT Bio Farma (Persero).

3. Pemutaran video company profile PT Bio Farma (Persero). 4. Presentasi

(65)

56

5. Sesi diskusi

Setiap peserta kunjungan diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

6. Factory Tour

Para peserta kunjungan diajak berkeliling untuk melihat berbagai fasilitas yang tersedia di PT Bo Farma (Persero) yang dapat diakses kecuali untuk beberapa areal “akses terbatas” seperti laboratorium.

Akhir dari factory tour berujung di Museum PT Bio Farma (Persero). Gambar 2.13

Kegiatan Penerimaan Kunjungan Industri di PT Bio Farma (Persero)

(66)

bagian Public Relations memanfaatkan waktu melalui kegiatan ini untuk memperkenalkan perusahaan beserta produk-produknya dan juga memperkuat brand positioning di masyarakat sebagai produsen perusahaan vaksin dan antisera dengan kualitas bertaraf internasional.

Brand positioning merupakan salah satu tugas penting bagi Public Relations. Hal ini akan menjadi investasi jangka panjang bagi perusahaan agar produknya mudah dikenal dan mendapatkan kepercayaan yang tinggi dari masyarakat.

Kegiatan penerimaan kunjungan ini sudah tepat menjadi salah satu cara untuk memeperkuat brand positioning produk yang ada di PT Bio Farma (Persero).

2.3.3 Membuat Surat Balasan Kunjungan Industri dan Penawaran dari Berbagai Institusi

Setiap institusi yang akan melakukan kunjungan industri ke PT Bio Farma (Persero) harus mengirimkan surat permohonan kunjungan industri terlebih dahulu. Penulis ditugaskan untuk membalas surat permohonan kunjungan industri dari berbagai industri.

(67)

58

(68)

Gambar 2.14

Contoh Surat Balasan Permohonan Kunjungan Industri PT Bio Farma (Persero)

(69)

60

2.3.4 Pembuatan Press Release atau Siaran Pers

Membuat press release atau news release (siaran pers) ini merupakan salah satu kegiatan insidentil yang dilakukan oleh penulis. Press release dibuat ketika perusahaan akan mengadakan sebuah kegiatan atau acara yang besar atau menarik, dan membutuhkan serta mengundang pers untuk meliput acara tersebut.

Pada saat itu, perusahaan menyelenggarakan kegiatan “Bakti

Sosial”. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut, penulis ditugaskan untuk

membuat press release.

Penulis harus dapat membuat press release dengan memperhatikan segala unsur-unsur yang telah ditetapkan. Misalnya isi dari sebuah press release harus memenuhi unsure “5W+1H”, yaitu what, when, where, why, dan how.

(70)

Gambar 2.15

Contoh Press Release atau Siaran Pers

(71)

62

Press release atau news release yang baik harus menyajikan suatu kisah yang sama bermutunya dengan yang biasan ditulis oleh para jurnalis. Informasi yang terungkap harus jelas, dan sepenuhnya sesuai dengan kenyataan yang ada, serta menaati segenap kaidah penulisan yang baik. Jangan sekali-kali memulai sebuah siaran berita dengan kalimat seperti „Dengan bangga kami mengumumkan bahwasannya ….‟ Atau ungkapan-ungkapan yang cenderung memuji-muji diri sendiri. News release tidak boleh berlebih-lebihan sehingga mirip iklan. Cara mudah untuk belajar menulis news release adalah dengan rajin membaca surat kabar. (Anggoro, 2008: 121)

Begitu pula dengan press release yang dibuat oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) yang selalu memperhatikan kaidah penulisan yang baik. Hanya saja press release atau news release yang dibuat oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) tidak mencantumkan kapan berita itu akan dimuat. Seharusnya dalam sebuah siaran berita (news release) itu mencantumkan kapan berita itu akan dimuat atau ditayangkan.

2.3.5 Membuat Pengumuman Internal

(72)

perusahaan maupun bagian Public Relations, dan berita penting lainnya berkenaan dengan hubungan internal perusahaan.

(73)

64

Gambar 2.16

Contoh Pengumuman Internal yang Dibuat Penulis

2.3.6 Seminar Sehari Guru Biologi SMA di Wilayah Bandung

PT Bio Farma (Persero) mengadakan „Seminar Sehari„ dengan

(74)

Berikut adalah susunan acara dalam kegiatan Seminar Sehari Guru Biologi di wilayah Bandung:

1. Pembukaan dari MC

Memaparkan ringkasan rundown acara secara keseluruhan.

2. Sambutan dari Bapak Iskandar selaku Direktur PT Bio Farma (Persero) 3. Sambutan dari Bapak Sari selaku perwakilan dari POM

4. Sambutan dari Bapak dadang Iryad selaku Sekretaris Dinas Pendidikan Kota Bandung

5. Penyampaian materi oleh dr. Julita Sari sebagai pembicara pertama Berisikan materi-materi mengenai berbagai macam penyalit yang ditimbulkan apabila anak tidak diberikan vaksin. Diselingi dengan coffee break, yakni peserta dipersilahkan agar peserta tidak merasa jenuh selama acara seminar berlangsung. Sesekali dr. Julita Sari melontarkan pertanyaan kepada peserta seminar, bagi yang dapat menjawab pertanyaannya maka akan diberikan hadiah.

6. Penyerahan cindera mata oleh Ibu N. Nurlaela selaku kepala bagian Public Relations kepada dr.Julita Sari

7. Diskusi

Dalam sesi ini, para peserta diperbolehkan untuk mengajukan pertanyaan dan tanggapan seputar materi yang telah disampaikan oleh pembicara. 8. Istirahat

(75)

66

memberikan kesempatan bagi para peserta yang ingin melaksanakan sholat. Di sela-sela waktu istirahat, MC membuat permainan ringan berhadiah yang bertujuan untuk meningkatkan semangat para peserta. 9. Penyampaian materi oleh dr. Bambang selaku pembicara kedua

Berisikan materi-materi mengenai pentingnya imunisasi dan vaksinasi. Diselingi dengan coffee break, yakni peserta dipersilahkan agar peserta tidak merasa jenuh selama acara seminar berlangsung. Tidak lain halnya dengan dr. Julita Sari, dr. Bambang juga akan memberikan hadiah bagi peserta yang dapat memberikan jawaban yang tepat dari soal yang diberikannya.

10.Diskusi

Dalam sesi ini, para peserta diperbolehkan untuk mengajukan pertanyaan dan tanggapan seputar materi yang telah disampaikan oleh pembicara. 11.Pemberian Door Prize

(76)

Gambar 2.17

Suasana Seminar Sehari Guru Biologi di Gedung Serba Guna PT Bio Farma (Persero)

2.3.7 Pelatihan Menulis Dalam Rangka Memperingati HUT ke 121 Tahun Bio Farma

(77)

68

dua sesi dan berlangsung selama dua hari dengan dua orang pembicara yang profesinya adalah seorang wartawan profesional dari kantor berita ANTARA.

Adapun susunan acara dalampelatihan menulis tersebut adalah: 1. Pembukaan dari MC

Memaparkan ringkasan rundown acara secara keseluruhan. 2. Sambutan dari Kepala Corporate Secretary

3. Sambutan dari Kepala Bagian Public Relations

4. MC secara singkat membacakan CV dari pembicara pertama

5. Penyampaian materi dari Bapak Aat Surya Syafaat selaku pembicara pertama

6. Diskusi 7. Istirahat

8. Penyampaian materi dari Bapak Edi Hermawan pembicara kedua 9. Diskusi

(78)

Gambar 2.18

Penulis Saat Menjadi MC di Acara Pelatihan Menulis

Dalam hal ini, pelatihan menulis yang diselenggarakan selama dua hari oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) dalam rangka HUT perusahaan yang ke-121 tahun, yakni memberikan pendidikan dan pengetahuan kepada para peserta lomba menulis yang terdiri dari para karyawan dan kerabat karyawan perusahaan sendiri mengenai cara membuat dan menulis artikel atau berita yang benar dan menarik berkaitan dengan tema yang telah ditentukan.

(79)

70

lisan saja melainkan memiliki keterampilan untuk menyampaikan informasi secara tertulis pula sehingga para karyawan perusahaan dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan menulisnya lebih dalam lagi.

Manfaat pelatihan menulis yang diselenggarakan oleh bagian Public Relations PT Bio Farma (Persero) ini tidak lain untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas karyawan dalam hal menulis serta meningkatkan komunikasi dan hubungan antar karyawan dari berbagai divisi agar lebih baik.

2.4 Deskripsi Ilmu Public Relations

Dalam suatu perusahaan atau lembaga yang besar biasanya memiliki bagian Humas (Hubungan Masyarakat). Dengan perkembangan zaman, humas memiliki peranan yang berarti dalam mengembangkan serta meningkatkan perusahaan di tengah persaingan yang semakin ketat. Berikut penjelasan tentang hubungan masyarakat atau lebih dikenal dengan Public Relation:

2.4.1 Sejarah Public Relations

(80)

Ivy Letbetter Lee atau Ivy Lee dianggap sebagai the Father of Public Relations yang telah memikirkan dan mempraktekan PR secara konsepsional. Mereka berhasil mengembangkan PR, yang oleh para cendekiawan PR kemudian dijadikan landasan untuk dijadikan obyek studi ilmiah. Ivy Lee adalah putra seorang negarawan di Georgia Amerika Serikat. Kegiatannya dibidang PR dimulai pada tahun 1906, pada waktu industry batubara dinegara “Paman Sam” itu mengalami kesulitan

disebabkan pemogokan buruh. Ketika itu, Lee sebagai seorang wartawan surat kabar. Timbulnya pemogokan para pekerja yang mengancam kelumpuhan industri batubara itu menyebabkan munculnya gagasan Lee untuk menengahi bagi keuntungan kedua belah pihak yakni, para industriawan dan para pekerja.

(81)

72

2.4.2 Definisi Public Relations

Definisi Public Relations menurut Institute of Public Relations (IPR) dalam adalah:

“Keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan

berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.”

Upaya yang terencana dan berkesinambungan ini berarti, PR (Public Relations) adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya ini berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi PR (Public Relations) bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan.

Tujuan utamanya adalah menciptakan dan memelihara saling pengertian, maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan. Dengan adanya kata „saling‟, maka dari itu organisasi juga harus

memahami setiap kelompok atau individu yang terlibat dengannya (istilah yang umum dipakai adalah khalayak atau Publik)

Sedangkan menurut Frank Jefkins, Public Relations adalah:

“Semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun

(82)

2.4.3 Ruang Lingkup Public Relations

Public Relations memiliki suatu lingkup yang luas dalam menghadapi permasalahan-permasalahan dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan kegiatan organisasi, baik dalam publik internal maupun eksternal. Oleh karena itu Public Relations harus memiliki perencanaan terlebih dahulu, kemudian adanya program yang terstruktur.

Public Realtions atau Humas memiliki bidang-bidang cakupan atau ruang lingkup sebagai berikut :

1. Hubungan dengan pelanggan (Customer Relations).

2. Hubungan dengan masyarakat atau penduduk (Community Relations). 3. Hubungan dengan pers atau media massa (Press Relations).

4. Hubungan dengan instansi-instansi pemerintah (Government relations).

5. Hubungan karyawan atau pegawai (Employee Relations).

Hubungan dengan berbagai pihak terkait (stakeholder). (Rudy, 2005: 85-88)

Ruang lingkup Public Relations dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Hubungan dengan pelanggan (Customer Relations)

Hal ini mencakup kegiatan seperti member informasi kepada pelanggan atau nasabah, menjelaskan prosedur, tata cara, waktu, menyampaikan pesan-pesan, laporan berkala(melalui brosur, jurnal, surat dan sebagainya), menyelenggarakan acara bersama pelanggan dan menciptakan suasana kenyamanan atau kemudahan bagi urusan para pelanggan dan melayani pelanggan atau tamu.

2. Hubungan dengan masyarakat atau penduduk (Community Relations) Hal ini mencakup kegiatan membina hubungan baik dengan penduduk atau masyarakat yang sekurang-kurangnya meliputi penduduk di sekitar lokasi pabrik atau perusahaan atau toko atau di sekitar kantor organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

3. Hubungan dengan Pers atau media massa (Press Relations)

(83)

74

hubungan komunikasi dua arah dengan wartawan dan redaksi media massa (surat kabar, TV, radio, majalah, tabloid dan lain-lain).

4. Hubungan dengan instansi-instansi pemerintah (Government Relations)

Hal ini mencakup kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan hubungan komunikasi dua arah dengan instansi-instansi pemerintah (pemerintah daerah atau kabupaten atau kota, pihak kepolisian, dinas tenaga kerja dinas perindustrian, dinas pariwisata dan lembaga lainnya), upaya-upaya perolehan informasi actual dari berbagai instansi pemerintah dan sebaliknya menyampaikan informasi kepada instansi terkait.

5. Hubungan dengan karyawan atau pegawai (Employee Relations) Hal ini mencakup kegiatan pembinaan hubungan ke dalam (pimpinan dengan karyawan dan sesame bawahan) yang memang terkesan tumpang tindih dengan fungsi dan tugas Bagian Kepegawaian (Personalia). Ada pula yang secara spesifik sebenarnya merupakan ruang lingkup Kehumasan, yaitu menyampaikan kebijakan organisasi atau perusahaan kepada karyawan untuk disampaikan kepada pimpinan. Dengan demikian, diharapkan tercipta suasana harmonis atau selaras dalam kegiatan organisasi atau perusahaan.

6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder Relations) Hal ini mencakup kegiatan yang menunjang atau terus-menerus berhubungan dengan kegiatan organisasi atau perusahaan atau lembaga (seperti agen-agen, supplier, distributor) dan juga mencakup hubungan dengan para pemegang saham (Stakeholder Relations). (Rudy, 2005: 85-88)

2.4.4 Tujuan Public Relations

Tujuan Public Realtions secara universal adalah untuk menciptakan, memelihara, dan meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi daripada publik yang bersangkutan dan memperbaikinya jika citra itu menurun atau rusak.

Dengan demikian terdapat empat hal yang merupakan prinsip dari tujuan Public Relations, yaitu:

1. Menciptakan citra yang baik. 2. Memelihara citra yang baik. 3. Meningkatkan citra yang baik.