LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 BUDURAN
(SMK PERKAPALAN) SIDOARJO
Disusun Oleh :
Akbar Sudianto Sun 08.41010.0121
Wirandha Ryan Pratama 08.41010.0163
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2012
STIKOM
iv
ABSTRAKSI
Sistem Informasi perpustakaan dibuat agar dapat meningkatkan kinerja
perpustakaan dalam melayani transaksi peminjaman dan pengembalian buku pada
siswa. Sistem katalog yang terkomputerisasi juga dibuat agar para pengunjung
dapat mendapatkan informasi koleksi secara detil dan akurat.
Permasalahan yang ada pada SMKN 3 Buduran Sidoarjo adalah katalog
koleksi yang masih berupa lembar kartu yang disimpan pada lemari kotak
sehingga banyak pengunjung perpustakaan yang salah mengembalikan kartu
katalog. Penghitungan denda yang tidak akurat yang mengakibatkan kerugian
pada pihak perpustakaan. Pemeliharaan data anggota dan koleksi juga tidak
terorganisir dengan baik.
Sistem dibuat secara terkomputerisasi agar informasi lebih akurat.
Modul-modul yang terdapat pada aplikasi ini antara lain maintenance datam transaksi
peminjaman dan pengembalian, serta penyajian laporan untuk kepala
perpustakaan yang bermanfaat sebagai dasar pengambilan sebuah keputusan
untuk meningkatkan pelayanan.
Pengunjung dapat mencari informasi koleksi secara cepat dan akurat melalui
sistem katalog. Proses transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi menjadi
lebih mudah.
STIKOM
vii
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II. GAMBARAN UMUM SMKN 3 Buduran Sidoarjo ... 7
2.1 Uraian Singkat SMKN 3 Buduran Sidoarjo... 7
2.2 Visi dan Misi ... 8
2.3 Perpustakaan SMKN 3 Buduran ... 9
2.4 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 10
2.5 Deskripsi Pekerjaan ... 10
BAB III. LANDASAN TEORI... 12
STIKOM
viii
3.1.3 Sirkulasi ... 15
3.1.4 Pengadaan ... 15
3.2 PHP ... 17
3.3 MySQL ... 18
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi... 20
3.5 System Flow... 20
3.6 Data Flow Diagram ... 21
3.7 Bagan Alir Dokumen ... 23
3.8 Entity Relationship Diagram ... 23
BAB IV. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 24
4.1 Analisis Sistem Lama ... 24
4.1.1 Dokumen Flow Manual Peminjaman Koleksi ... 25
4.1.2 Dokumen Flow Manual Pengembalian Koleksi ... 26
4.1.3 Dokumen Input/Output ... 27
4.2 Analisis Sistem Baru ... 28
4.2.1 Sistem Flow Terkomputerisasi Peminjaman Koleksi ... 29
4.2.1 Sistem Flow Terkomputerisasi Pengembalian Koleksi ... 30
4.2.3 Context Diagram ... 31
4.2.4 DFD level 0 ... 33
4.2.5 DFD level 1 Maintenance Koleksi ... 34
STIKOM
ix
4.2.6 DFD level 1 Transaksi Peminjaman ... 35
4.2.7 DFD level 1 Transaksi Pengembalian ... 36
4.2.8 DFD level 1 Pencarian Katalog ... 37
4.2.9 DFD level 1 Usulan Koleksi ... 38
4.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 38
4.2.11 Struktur Basis Data ... 40
4.2.12 Desain Input/Output ... 46
4.2.13 Implementasi Sistem ... 51
BAB V. PENUTUP ... 54
5.1 Kesimpulan ... 54
5.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 56
LAMPIRAN ... 57
STIKOM
1
1.1Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun mengalami
kemajuan yang sangat pesat. Hal itu disebabkan semakin meningkatnya penerapan
teknologi informasi diberbagai bidang. Dengan adanya teknologi informasi, maka
semua pekerjaan yang berhubungan dengan transaksi dan pengolahan data
menjadi mudah diselesaikan.
Saat ini bidang pendidikan telah menerapkan teknologi informasi sebagai
sarana penunjang segala kegiatan dan aktivitas. Pada perpustakaan SMKN 3
BUDURAN Sidoarjo ini masih berlangsung secara manual karena peminjaman
masih menggunakan penulisan pada form kertas yang sudah disediakan dan
diisikan nomer anggota dan nama peminjam selanjutnya akan dicek oleh bagian
perpustakaan yang juga terlampir tanggal peminjaman dan pengembalian buku
yang dipinjam. Hal ini menyebabkan pelayanan yang kurang cepat, transaksi
peminjaman dan pengembalian masih belum maksimal serta laporan mengenai
data koleksi yang masih belum tertata rapi. Sehingga hal tersebut mengakibatkan
sering terjadinya kesalahan dalam proses transaksi.
Dengan adanya sistem informasi perpustakaan berbasis web ini diharapkan
dapat menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi. Sistem database realtime ini
diharapkan dapat meningkatkan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan menjadi
lebih baik. Jumlah transaksi dan pengunjung akan meningkat seiring dengan mutu
STIKOM
2
pelayanan yang diberikan. Prestasi belajar siswa SMKN 3 Buduran dapat
meningkat karena pelayanan yang baik pada perpustakaan.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana membuat sistem peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan menjadi lebih mudah, cepat dan efisien.
2. Bagaimana membuat sistem katalog yang dapat melakukan pencarian data
secara akurat.
3. Bagaimana membuat sistem pengolah koleksi perpustakaan.
4. Bagaimana membuat sistem penyajian laporan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku beserta denda, dan data koleksi.
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah pada sistem informasi perpustakaan adalah sebagai
berikut :
1. Sistem peminjam atau pengembalian koleksi meliputi perpanjangan
peminjaman koleksi dan pengembalian koleksi yang dipinjam serta denda.
2. Sistem katalog digunakan untuk mencari koleksi yang berada didalam
database.
3. Sistem pemeliharaan data koleksi meliputi kegiatan pengelolaan data koleksi,
pengelompokan berdasarkan jenis koleksi serta penomeran koleksi.
STIKOM
4. Laporan transaksi peminjaman buku, pengembalian buku dan denda. Kegiatan
pengelolaan data transaksi peminjaman buku yang diolah menjadi informasi
transaksi peminjaman buku. Dari laporan transaksi peminjaman buku dapat
digunakan sebagai sistem pendukung keputusan mengenai buku apa saja yang
sering dipinjam oleh siswa.
1.4 Tujuan
Tujuan dari sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Membuat sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan menjadi
lebih mudah, cepat dan efisien.
2. Membuat sistem katalog perpustakaan sesuai dengan kebutuhan siswa.
3. Membuat sistem pengolahan koleksi perpustakaan.
4. Membuat sistem laporan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan pada
SMKN 3 Sidoarjo.
1.5 Manfaat
Manfaat pembuatan sistem indormasi perpustakaan pada SMKN 3
Buduran adalah meningkatkan daya saing perpustakaan dengan menerapkan
sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi. Adapun manfaat teknis dari
sistem ini adalah sebagai berikut:
1.5.1 Mahasiswa
Dapat mengimplementasikan ilmu yang di dapat pada perkuliahan di kerja
praktek ini dengan pembuatan sistem informasi perpustakaan.
STIKOM
4
1.5.2 Sekolah SMKN 3 Buduran
Untuk pihan SMKN 3 Buduran sendiri banyak keuntungan yang di dapat,
antara lain:
1.5.2.1 Petugas Perpustakaan
Petugas perpustakaan merupakan orang yang mengelola
perpustakaan.
Adapun keuntungan sistem informasi perpustakaan yang di kembangkan
bagi petugas perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Memperoleh dalam mengetahui status buku, jumlah pengunjung
perpustakaan, dan jumlah denda.
b. Mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi yan di butuhkan
secara efektif dan efisien.
1.5.2.2 Siswa
Siswa merupakan orang yang menggunakan jasa perpustakaan.
Adapun keuntungan sistem informasi perpustakaan yang di kembangkan
bagi siswa adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah dalam pencarian data buku tanpa harus mencari file
secara manual.
b. mempermudah dalam mengetahui apakah status buku itu telah dipinjam
siswa lain atau tidak.
STIKOM
1.5.3 STMIK STIKOM SURABAYA
Menambah kerjasama di berbagai instansi salah satunya SMKN
3 Buduran dalam bidang pendidikan dan lainnya.
1.6 Sistematika penulisan
Sistematika penulisan pada laporan proyek sistem informasi tentang sistem
informasi perpustakaan pada SMKN 3 BUDURAN Sidoarjo terdiri lima Bab,
dengan penjelasan dibawah ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada Bab pertama, pendahuluan dibahas tentang latar belakang,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan aplikasi, manfaat
bagi pengguna dan sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada Bab kedua hasil survey dibahas tentang gambaran umum dari SMKN
3 BUDURAN Sidoarjo dan juga memaparkan struktur organisasinya.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada Bab ketiga landasan teori dibahas tentang teori pembahasan masalah
yang dihadapi dan juga tentang teori penyelesaian masalah yang digunakan untuk
menyelesaikan permasalahan yang dibahas dalam proyek sistem informasi ini,
STIKOM
6
yaitu database yang digunakan, penggunaan software pemrograman untuk
pembuatan aplikasi.
BAB IV ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Pada Bab keempat analisis dan desain sistem dibahas tentang proses
perancangan sistem aplikasi, meliputi pembuatan sistem flow digram berjenjang,
dataflow diagram, entitiy relationship diagram dan rancangan input/output.
BAB V PENUTUP
Pada Bab kelima penutup berisi kesimpulan mengenai program aplikasi
yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem tersebut.
STIKOM
7
BAB II
GAMBARAN UMUM SMKN 3 Buduran Sidoarjo
2.1. Uraian Singkat SMKN 3 Buduran Sidoarjo
SMK Negeri 3 Buduran Sidoarjo sebelumnya bernama STM
PERKAPALAN SIDOARJO yang pendiriannya mengacu pada perjanjian kerja
sama antara Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan dengan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
(BPPT) dan PT.PAL INDONESIA (Persero) dengan nomor-nomor:
11604/C/U/89,347/D.IN/BPPT/XII/1989 dan 1455/C.OO/C4/J/XII/ 1989, tentang
Pengembangan Dan Pembinaan Sekolah Teknologi Menengah Perkapalan Negeri
Sidoarjo yang sekarang bernama SMK NEGERI 3 BUDURAN SIDOARJO yang
beralamat di Jl. Jenggolo No. 1-C Sidoarjo merupakan salah satu sekolah
menengah kejuruan yang cukup ternama di Sidoarjo. No, telp yang bisa dihubungi
adalah 031-8961218.
Pada awal berdirinya SMK Negeri 3 Buduran atau sebelumnya bernama
STM Perkapalan Sidoarjo, mempunyai 7 Program Keahlian yaitu :
1. Teknik Konstruksi Kapal Baja
2. Teknik Pengelasan Kapal
3. Teknik Instalasi Permesinan Kapal
4. Kelistrikan Kapal
5. Gambar Rancang Bangun Kapal
6. Interior Kapal
STIKOM
8
7. Bangunan Kapal Non Baja
Kemudian karena pasar untuk program Bangunan Kapal Non Baja kurang
laku maka program tersebut ditutup. Untuk meperluas permintaan masyarakat
pada program keahlian tertentu maka SMK Negeri 3 Buduran membuka 4
Program Keahlian baru yaitu :
1. Teknik Pendingin Dan Tata Udara
2. Teknik Kendaraan Ringan
3. Teknik Pemesinan
4. Teknik Komputer Dan Jaringan
Dengan begitu maka program keahlian yang sekarang berada di SMKN 3
Buduran antara lain: jurusan Teknik Pendingin dan Tata Udara, Teknik
Permesinan, Teknik Mekanik Otomotif, Konstruksi Kapal Baja, Teknologi Las
Kapal, Instalasi Permesinan Kapal, Gambar Rancang Bangun, Listrik Kapal,
Interior Kapal, Teknologi Informasi dan Komunikasi.
2.2 Visi Dan Misi
Visi adalah tujuan dari suatu perusahaan atau sekolah untuk mewujudkan
harapan dari suatu perusahaan atau sekolah tersebut. Sedangkan misi adalah
susunan program atau penjabaran dari visi suatu perusahaan atau sekolah tersebut.
2.2.1 Visi
SMKN 3 buduran Sidoarjo berkomitmen kuat untuk membentuk sumber
daya manusia yang kompeten sesuai standart kompetensi nasional dan
internasional.
STIKOM
2.2.1 Misi
Misi SMKN 3 buduran Sidoarjo adalah membentuk mental kepribadian
yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, melakukan perubahan
pola pikir, tingkah laku pendidikan atau siswa dalam kegiatan belajar mengajar
dengan menyesuaikan iklim industri, melaksanakan pembelajaran ketrampilan
dengan menyesuaikan kebutuhan industri.
2.3 Perpustakaan SMK N 3 Buduran
Perpustakaan SMK N 3 Buduran terletak di tengah komplek sekolah. Pada
perpustakaan ini terdapat 4 (empat) orang staff dimana setiap staff memegang
peranan masing-masing, tetapi pada perpustakaan SMK N 3 Buduran ini para staff
juga memegang peran/tugas ganda. Struktur organisasi perpustakaan ini dapat
dilihat pada gambar 2.1. perpustakaan ini beroperasi pada hari aktif sekolah yaitu
dari hari senin hingga sabtu, jam operasionalnya yaitu dari jam 7 (tujuh) pagi
hingga jam 12 (dua belas) siang. Perpustakaan ini memiliki koleksi berupa buku,
majalah dan CD program. Pada saat ini hanya sistem katalog saja yang sudah
terkomputerisasi, sedangkan transaksi peminjaman dan pengembaliannya masih
secara manual dengan menuliskan data pada form yang telah disediakan oleh
pihak perpustakaan.
STIKOM
10
2.4 Struktur Organisasi Perpustakaan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perpustakaan SMKN 3 Buduran Sidoarjo
Sumber: SMKN 3 Buduran Sidoarjo
2.5 Deskripsi Tugas
Masing-masing jabatan pada Perpustakaan SMKN 3 Buduran memiliki
tugas atau job description sebagai berikut:
a. Ketua
Bertugas memberikan keputusan tentang dana yang harus dikeluarkan
untuk kepentingan perpustakaan pada khususnya. Baik itu masalah
pengadaan buku maupun penyelenggaraan fasilitas pelengkap di
perpustakaan
STIKOM
b. Kepala/Pipmpinan Perpustakaan
Bertugas memberikan keputusan dalam hal pengadaan buku, mekanisme
kerja dan jadwal pelayanan perpustakaan. Kepala perpustakaan juga
memberikan pelayanan peminjaman, khusus bagi guru dan karyawan.
c. Subag Tata Usaha
Bertugas mengadakan pembukuan dan memberikan laporan keuangan
perpustakaan kepada Kepala Perpustakaan.
d. Subag Pelayanan
Bertugas mengelola administrasi anggota atau siswa dan guru, melayani
peminjaman dan pengembalian buku, menginventarisasi buku, dan
memberikan laporan pelayanan yang bermanfaat bagi perpustakaan.
Laporan tersebut diantaranya, grafik jumlah buku yang banyak dipinjam,
grafik jumlah pengunjung terbanyak, dan pengadaan buku berdasarkan
kriteria buku yang sering dipinjam serta permintaan dari siswa.
STIKOM
12
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Perpustakaan
Kata dasar perpustakaan ialah pustaka. Dalam kamus umum bahasa
indonesia, pustaka artinya kitab, buku. Dalam bahasa inggris pembaca tentunya
mengenal istilah library. istilah ini berasal dari kata latin liber atau libri artinya
buku. Dari kata latin tersebut, terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang
buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda) perpustakaan di sebut juga sebagai
bibliotheca, (Perancis) bibliotheque, (Spanyol) bibliotheca, dan (Portugis)
bibliotheca. Semua itu berasal dari kata biblia dari bahasa yunani artinya tentang
buku, kitab. Semua orang tentunya mengenal istilah kitab suci bible, juga berasal
dari kata biblia yang artinya buku, kitab. Karena itu terjemahan bible ke dalam
bahasa Indonesia ialah Alkitab. Dengan demikian, tidaklah aneh bila dalam semua
bahasa istilah perpustakaan, library, dan bibliotheek selalu dikaitkan dengan buku
atau kitab (Basuki, 1991).
Perpustakaan merupakan suatu lembaga ilmiah, yakni lembaga yang
bidang dan tugas pokoknya berkaitan dengan ilmu pengetahuan, pendidikan ,
penelitian, dan pengembangan, dengan ruang lingkupnya mengelola informasi
yang mencakup berbagai ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam pasang surut
penyelenggaraan perpustakaan banyak hal yang menarik untuk diteliti dan dikaji
lebih serius (NS, 2005).
STIKOM
3.1.1 Katalog
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau
dalam sebuah koleksi (Basuki, 1991).
Tujuan katalog pada umumnya adalah untuk memudahkan seseorang
menemukan sebuah buku atau koleksi yang diketahui berdasarkan pengarangnya,
judulnya, atau subyeknya.
Ada beberapa jenis catalog, yaitu:
a. Katalog Judul
Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya atau
ingin mengetahui judul buku tertentu yang sama telah dikarang oleh
pengarang mana saja. Katalog judul merupakan entri judul yang disusun
menurut abjad. Melalui katalog judul ini dapat diketahui judul-judul buku
yang sama yang dikarang oleh pengarang yang berbeda.
b. Katalog Pengarang
Digunakan jika buku atau koleksi yang kita cari hanya diketahui nama
pengarangnya atau ingin mengetahui pengarang tertentu telah mengarang
buku apa saja. Katalog pengarang merupakan entri pengarang yang disusun
menurut abjad. Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler,
ilustrator, penerjemah dan sebagainya.
c. Katalog Subyek
Digunakan bila kita ingin mengetahui berbagai buku yang membahas subyek
yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka
untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dan sebagainya yang
STIKOM
14
membahas subyek atau topik tertentu. Katalog subyek merupakan entri
subyek yang disusun menurut abjad.
3.1.2 Koleksi
Koleksi adalah berbagai macam jenis buku teks, buku referensi, kliping
maupun majalah ilmiah. Koleksi dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:
1. Koleksi Umum
Koleksi umum adalah koleksi yang meliputi berbagai disiplin ilmu
baik berbahasa Indonesia, inggris maupun bahasa asing lainnya.
Koleksi ini ditempatkan di ruang koleksi dan dapat dipinjam untuk
dibawa pulang dengan syarat sebagai berikut :
a. Pengguna harus menjadi anggota perpustakaan.
b. Pengguna datang dan mencari sendiri koleksi yang akan dipinjam.
c. Menunjukkan kartu anggota perpustakaan.
2. Koleksi Referens
Koleksi referens adalah koleksi rujukan. Karena sifatnya koleksi
referens ini tidak dapat dibaca seluruhnya oleh penggguna, hanya
diambil informasi yang diinginkan saja. Koleksi ini meliputi : kamus,
ensiklopedia, manual, almanak, buku tahunan, atlas, direktori, data
statistic, peraturan/undang-undang dan biografi. Ciri utama koleksi ini
adalah terdapat huruf “R” di atas nomer klasifikasinya. Koleksi
referens hanya dibaca di tempat atau difotokopi.
STIKOM
3. Koleksi Terbitan/Berkala/Jurnal
Koleksi terbitan/berkala adalah terbitan berseri, baik bersifat ilmiah
atau popular yang diterbitkan oleh organisasi profesi maupun badan
swasta atau pemerintah, baik dalam maupun luar negeri.
3.1.3 Sirkulasi
Yang dimaksud dengan layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan
pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan
tepat guna dan tepat untuk kepentingan pemakai.
Jadi layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal, diantaranya adalah
peminjaman, pengembalian, pemesanan dan perpanjangan pinjaman koleksi.
Dalam transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi umumnya semua sistem
perpustakaan memberikan syarat-syarat khusus bagi anggotanya. Pengembalian
koleksi yang telah melewati bataspun akan dikenakan denda sesuai dengan
kebijakan masing-masing perpustakaan.
3.1.4 Pengadaan
Pengadaan koleksi atau akuisisi adalah dalam rangka mempersiapkan dan
mengisi sumber informasi perpustakaan. Kegiatan pengadaan ini meliputi:
1. Penyusunan Rencana Kebutuhan
Yaitu menyusun rencana kebutuhan koleksi sesuai dengan tugas, fungsi
dan jenis perpustakaan serta masyarakat yang akan dilayani. Kegiatan
tersebut antara lain menghimpun alat seleksi, penelitian atau survey
mengenai minat dan kebutuhan pemakai, survey tentang bahan pustaka,
STIKOM
16
penekanan koleksi utama sebagai ciri khas yang lebih menonjol atau
diunggulkan.
2. Seleksi
Untuk memperoleh informasi yang tepat guna, dan efektif dapat
dimanfaatkan oleh penggunanya, maka perlu dilakukan seleksi melalui
bahan-bahan seperti katalog terbitan, daftar buku baru, timbangan buku,
permintaan dan saran pengunjung dan bibliografi, baik yang kumulatif
maupun terkini, daftar buku tambahan, dan garis kebijakan organisasi agar
koleksi yang dibina tidak bertentangan dengan visi dan misi perpustakaan
yang bersangkutan.
3. Penyusunan Daftar
Setelah proses seleksi selesai kemudian disusunlah daftar yang memuat
data tentang koleksi yang akan diadakan itu misalnya mengenai judul,
pengarang, penerbit, tahun terbit, edisi, cetakan, harga, dan jumlah
eksemplar. Data itu sering disebut Desiderata. Jika proses itu telah selesai
maka pengadaannya tinggal menunggu pengesahan pimpinan.
4. Penyiapan Anggaran
Pengadaan sumber informasi untuk perpustakaan yang paling banyak
adalah melalui pembelian. Oleh karena itu perlu dilakukan penyiapan
anggaran secara baik agar pada waktunya melakukan pembelian tidak
terlambat atau terhambat oleh prosedur administrasi keuangan. (Sutarno
NS, 2005)
STIKOM
3.2 PHP
PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994 ketika dia membuat
sebuah script yang dapat mengamati siapa saja yang melihat-lihat daftar riwayat
hidupnya.
Menurut dokumen resmi PHP, singkatan dari PHP yaitu Hypertext
Preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk script yang ditempatkan dalam
server dan diproses di server. Hasil inilah yang dikirim ke client, tempat pemakai
menggunakan browser.
Program PHP harus diterjemahkan oleh web-server sehingga
menghasilkan kode HTML yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan.
Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan diantara kode-kode HTML
sehingga dapat langsung ditampilkan bersama dengan kode-kode HTML tersebut.
File HTML yang telah dibubuhi program PHP harus diganti ekstensi-nya menjadi
.php3 atau .php (Kadir,2002).
Dalam PHP penulisan kodenya harus ditulis di antara tag:
<? dan ?>
<?php dan ?>
<script language=”php”> dan </script>
<% dan %>
Setiap satu statement (perintah) biasanya diakhiri dengan titik-koma (;).
Case sensitive untuk nama identifier yang dibuat oleh user (berupa variable,
konstanta, fungsi dll), namun tidak case sensitive untuk identifier built-in dari
PHP (Solichin, 2009). Jadi :
STIKOM
18
$nama ≠ $Nama ≠ $NAMA
PHP mengenal 3 (tiga) macam tipe data, yaitu:
A. Integer
Yang termasuk dalam tipe data ini adalah bilangan bulat (tidak pakai
koma). contoh:
$a = 1234 // desimal
$b = -1234 // negatif
$c = 0123 // oktal
$d = 0x12 // heksa desimal
B. Floating point number
Disebut juga bilangan pecahan. Terdapat tanda titik yang merupakan
pemisahan antara bagian bulat dan pecahan.
$a = 1.234 // bentuk biasa
$b = 1.2e3 // bentuk eksponensial
C. Strings
$a = "ini adalah tipe data string"
3.3 MySQL
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal.
Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL (Structur Query
Language) sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya. Selain itu, ia
STIKOM
bersifat free pada berbagai platform. Perangkat lunak MySQL sendiri dapat di
unduh dari http://www.mysql.org atau http://www.mysql.com .
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL
(bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread,
multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat
MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis di bawah lisensi GNU General
Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial
untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
Tidak seperti Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh
komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya
masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan
komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta
hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang
Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson,
dan Michael "Monty" Widenius (Solichin, 2009).
Beberapa kelebihan MySQL antara lain :
1. Free (bebas didownload)
2. Stabil dan tangguh
3. Fleksibel dengan berbagai pemrograman
4. Security yang baik
5. Dukungan dari banyak komunitas
6. Kemudahan management database.
7. Mendukung transaksi
STIKOM
20
8. Perkembangan software yang cukup cepat.
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya
satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data
dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai
suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. (Sutabri, 2004)
3.5 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 1998).
STIKOM
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk
merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual
operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage,
on-page reference, dan off-page reference.
3.6 Data Flow Diagram
Menurut Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model
logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan
kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses
apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan
proses yang dikenakan pada data tersebut.
Di dalam data flow diagram terdapat 4 (empat) simbol yang digunakan
yaitu process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process
digunakan untuk melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan
dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat
digambarkan sebagai bentuk berikut:
0
Prcs _1
Gambar 3.1. Simbol Process
External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk
menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang,
organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada
STIKOM
22
process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan
dalam bentuk sebagai berikut:
Entt_2
Gambar 3.2. Simbol External Entity
Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat
berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel
dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang
tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelamar, tabel pendidikan,
tabel lulus seleksi, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol
sebagai berikut:
1 Stor_3
Gambar 3.3. Simbol Data Store
Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan
process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke
titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data
flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung
sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:
Gambar 3.4. Simbol Data Flow
Flow_6
STIKOM
3.7 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (dokumen flowchart) merupakan bagan alir yang
menggambarkan arus dokumen dari bagian yang satu ke bagian yang lain.
Dokumen tersebut bisa merupakan hasil dari proses yang terjadi pada bagian yang
bersangkutan, bisa juga sebagai dokumen masukan bagi bagian yang lain.
3.8 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,
digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. Adapun elemen-elemen
yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:
1. Entity atau entitas, digambarkan dalam bentuk persegi yang dapat mewakili
nama, perusahaan, atau proses.
Gambar 3.5. Simbol Entity atau Entitas
2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas.
Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti to-one,
one-to-many, many-to-one, dan many-to-many.
Gambar 3.6. Simbol Relation of Entity
Ent_1
Relat ion_3
Ent_1 Ent_2
STIKOM
24
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Lama
Pada sistem yang lama, siswa datang sendiri ke perpustakaan dengan
membawa kartu Perpustakaan. Siswa memilih buku atau koleksi yang akan
mereka pinjam. Setelah siswa menemukan koleksi yang mereka cari kemudian
menyerahkan kartu siswa untuk dicatat identitasnya. Mengisi kartu pinjaman
sesuai dengan tanggal pinjaman dan tanggal harus kembali. Petugas mengisi buku
peminjaman dengan jangka waktu peminjaman 1 minggu. Kartu Siswa ditahan di
perpustakaan dijadikan sebagai jaminan peminjaman. Setelah itu transaksi
peminjaman selesai.
Setiap siswa mempunyai hak untuk boleh meminjam buku maksimal 3
(tiga). Dikenakan denda Rp. 200/hari, jika melebihi dari masa peminjaman (1
minggu). Siswa tidak boleh masuk perpustakaan apabila dia membawa tas,
membawa makanan dan minuman, memakai jaket, memakai topi, dan lain
sebagainya.
STIKOM
4.1.1 Dokumen Flow Manual Peminjaman Koleksi Mulai Mengajukan Permohonan Peminjaman Data Peminjaman Pengecekan Data Anggota Anggota Terdaftar ? Pengecekan Tanggungan Perpustakaan Pembatalan Transaksi Peminjaman
Tanggungan < 3
Pengecekan Pinjaman + Tanggungan Perpustakaan Pinjaman + Tanggungan <=3 Pencatatan Transaksi Peminjaman Pada Buku transaksi Data Transaksi Data Transaksi Selesai N 1 N Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya
Peminjam Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan
Pencatatan di kartu peminjaman
[image:30.595.66.556.148.683.2]Data peminjaman
Gambar 4.1. Dokumen Flow Manual Peminjaman Koleksi
STIKOM
26
4.1.2 Dokumen Flow Manual Pengembalian Koleksi
Mulai Menyerahkan Koleksi Data Peminjam Pengecekan Denda N
Ada Denda ? Perpanjang ?
Koleksi dipesan? Bayar Denda N Pencatatan Transaksi Pengembalian pada buku transaksi Data Transaksi Pengembalian Data Transaksi Pengembalian Selesai Pencatatan Perpanjangan Pada Buku Transaksi Data Transaksi Perpanjangan Pinjaman Tidak Ya Ya Ya Tidak
Peminjam Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan
Tidak Pencatatan perpanjangan di kartu peminjaman Data perpanjangan Pencatatan pengembalian di kartu peminjaman Data pengembalian Update data transaksi peminjaman Data transaksi peminjaman (perpanjangan)
Gambar 4.2. Dokumen Flow Manual Pengembalian Koleksi
STIKOM
4.1.3 Dokumen Input / Output
Kartu peminjaman yang ada di perpustakaan SMKN 3 Buduran Sidoarjo.
Kartu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman koleksi. Bentuk kartu
peminjaman buku adalah seperti yang terlihat pada gambar 4.3 dibawah ini.
Gambar 4.3. Dokumen Input / Output Kartu Peminjaman
STIKOM
28
4.2 Analisis Sistem Baru
Siswa terlebih dahulu harus mengisi daftar hadir dengan cara login
menggunakan user name dan password-nya adalah NIS masing-masing Siswa.
Sebelum siswa melakukan peminjaman, siswa dapat mencari buku dan
melihat status buku pada katalog, dengan demikian proses peminjaman buku pada
perpustakaan akan lebih efektif dan efisien. Sistem informasi perpustakaan
berbasis web ini memudahkan siswa dalam mencari dan melihat status buku saja,
dimana hal tersebut akan lebih efektif dan efisien apabila akan melakukan
peminjaman koleksi.
Siswa bisa langsung pesan koleksi jika koleksi yang dicari baru dipinjam
oleh Siswa lain setelah melihat katalog. Selain itu siswa bisa mengusulkan koleksi
baru yang belum ada di katalog dengan memilih menu usulan.
Siswa juga bisa melihat koleksi tersebut dipinjam oleh siapa saja jika ada
yang meminjam koleksi tersebut.
STIKOM
4.2.1 Sistem Flow Terkomputerisasi Peminjaman Koleksi
Mulai
Data Siswa
Siswa?
Tanggungan < 3
Selesai Ya
Tidak
Tidak
Ya
Peminjam Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan
Pengecekan Data Siswa
Cek Tanggungan Perpustakaan
Master Transaksi Master Siswa
Input Data Transaksi Peminjaman
Simpan Data Transaksi Peminjaman
Cetak Data Transaksi Peminjaman
Data Transaksi Peminjaman
Tanggungan+pinjaman
<=3 Ya
Tidak
Gambar 4.4 Sistem Flow Terkomputerisasi Peminjaman Koleksi
STIKOM
30
4.2.2 Sistem Flow Terkomputerisasi Pengembalian Koleksi
Mulai
Data Siswa
Ada Denda ?
Perpanjang ? Bayar Denda Selesai Tidak Ya Tidak Ya
Peminjam Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan
Input Data Siswa
Pecatatan Transaksi Perpanjangan Ya Pencatatan Data Transaksi Pengembalian Master Transaksi (pengembalian) Cetak Data transaksi Pengembalian Data Transaksi Pengembalian Cek peminjaman Pemesanan
Ada Pemesan? Tidak
Master Transaksi (peminjaman)
Gambar 4.5 Sistem Flow Terkomputerisasi Pengembalian Koleksi
STIKOM
31
Rekap Daftar Hadir Mahas is w a Laporan Pemesanan Buku
Pemesanan Buku
Hasil Data Buku Yang Dicari
Lap Penggantian Buku
Penggantian Buku
Ops i Penggantian Buku
Konfirmasi Buku Hilang Form Buku Hilang
Lidah Buku
Laporan Buku Hilang
Hasil Pencarian Buku
Data Buku Yang Dicari
Menyetujui Usulan Buku Baru Denda Yang Harus Dibayar
Buku Yang Dipinjam
Membayar Denda
Hasil Pers etujuan Us ulan Buku Baru
Minta Persetujuan Usulan Buku
Seleksi Usulan Buku Baru Rekap Us ulan Buku Baru
Us ulan Buku Baru
Laporan Sirkulas i Buku
Form Denda Pencatatan Pengembalian
Pengembalian Buku
Pencatatan Peminjaman
Peminjaman Buku
0
Sistem Inf ormasi Perpus takaan Sisw a
Petugas Perpus
Kepala_Perpus takaan
Gambar 4.6. Context Diagram
STIKOM
32
Gambar 4.6 menjelaskan context diagram dari sistem informasi
perpustakaan SMKN 3 Buduran Sidoarjo. Entity yang berperan pada sistem
informasi perpustakaan ini antara lain, siswa, petugas perpustakaan dan kepala
perpustakaan. Masing-masing entity tersebut berperan seperti yang digambarkan
pada diagram, dan semua memiliki peran yang penting dan saling berkaitan antara
satu dengan yang lainnya.
Siswa atau peminjam mencari koleksi pada katalog lalu mendapatkan
informasi hasil koleksi yang dicari, melakukan peminjaman dengan memberikan
data siswa yang berupa kartu siswa. Petugas perpustakaan mencatat data
peminjaman, data koleksi baru, dan transaksi yang dilakukan oleh peminjam.
Kepala Perpustakaan meminta semua laporan dari transaksi-transaksi yang
dilakukan, antara lain laporan sirkulasi koleksi, laporan data koleksi, dan laporan
data transaksi.
STIKOM
4.2.4 Dfd Level 0
Data Koleksi Baru Perbarui Data Koleksi Data Pemesanan Koleksi Data Koleksi Dipinjam
Data Koleksi Dipesan
Data Pemesanan
Data Koleksi Baru Pembaruan Data Koleksi Data Koleksi
Data Mahasiswa Untuk Pemesanan
Pemesanan Koleksi Hasil Pencarian Koleksi
Pencarian Koleksi
Entri Data Hadir Rekap Daftar Hadir Siswa
Data Sirkulasi Perpustakaan Laporan Sirkulasi Koleksi
Menyutujui Usulan Koleksi Meminta Persetujuan Usulan Koleksi Usulan Buku Baru
Data Usulan Koleksi
Hasil Persetujan Koleksi Baru Seleksi Usulan Koleksi Baru Rekap Usulan Koleksi Baru Laporan Penggantian Hilang Konfirmasi Koleksi Hilang Form Koleksi Hilang From Denda Cek Denda Pencatatan Pengemabalian Data Peminjam
Data Siswa Data Transaksi Pengembalian
Opsi Penggantian Koleksi
Laporan Kehilangan Koleksi Membayar Denda
Denda Yang Harus Dibayar Informasi Denda Perpanjangan Masa Peminjaman
Pengembalian Koleksi Penggantian Koleksi Konfirmasi Perpanjangan Siswa 1 Peminjaman + 2 Pengembalian 3
Usulan Koleksi Baru
4 Pembuatan Laporan 5 Data Kehadiran 6 Pencarian Katalog 7 Maintenance Koleksi 1 Transaksi Petugas Perpustakaan 3 Siswa
5 Usulan Koleksi
Kepala Perpustakaan
2 Koleksi
[image:38.595.47.560.132.700.2]7 Pemesanan
Gambar 4.7 DFD level 0
STIKOM
34
Gambar 4.7 menjelaskan data flow diagram level 0. petugas perpustakaan
memasukkan data koleksi, data anggota pada proses maintenance data koleksi dan
anggota. Dari proses itu data koleksi disimpan didalam tabel Koleksi, data
anggota disimpan didalam tabel Anggota.
Pada proses peminjaman dan pengembalian koleksi, petugas perpustakaan
memasukkan data transaksi peminjaman dan pengembalian ke dalam tabel
Transaksi. Anggota perpustakaan bisa memperoleh informasi data koleksi melalui
proses katalog. Pada proses katalog data diambil dari database Koleksi.
Proses pembuatan laporan mengambil dari data siswa, Koleksi dan
Transaksi. Kemudian dari semua tabel tersebut disajikan informasi yang berupa
laporan kepada Kepala perpustakaan.
Pada sistem maintenance koleksi, peminjaman, pengembalian dan katalog,
data store yang terlibat adalah data Anggota, data Koleksi dan data Transaksi.
Sedangkan laporan yang digunakan sebagai report adalah laporan anggota,
laporan koleksi dan laporan transaksi.
4.2.5 Dfd Level 1 Maintenance Koleksi
Data Koleksi Baru Pembaruan Data Koleksi
Data Koleksi Baru Perbarui Data Koleksi
2 Koleksi Petugas
Perpustaka an
1 Insert Data
Koleksi
2 Update Data
Koleksi
Gambar 4.8 DFD Level 1 Maintenance Koleksi
STIKOM
Gambar 4.8 menjelaskan DFD level 1 maintenance data. Sebelum
melakukan transakasi, terlebih dahulu dilakukan proses pencatatan master data,
yaitu data Koleksi dan data Anggota.
4.2.6 Dfd Level 1 Transaksi Peminjaman
Data Siw sa
Data Peminjam Pencatatan Peminjaman
Cek Batas Peminjaman Koleksi Informasi Pinjaman
Data Transaksi Peminjaman Data Transaksi Peminjaman
Koleksi Yang Dipinjam Data Sisw a Untuk Peminjaman
Peminjaman Koleksi Informasi Peminjaman Koleksi
1 Transaksi Peminjaman
2 Pengecekan
Peminjaman
1 Transaksi
Petugas Perpustaka
an Sisw a
3 Sisw a
Gambar 4.9 DFD Level 1 Transaksi Peminjaman
Gambar 4.9 menjelaskan level 1 transaksi peminjaman koleksi. Pada saat
peminjaman, data siswa dipanggil dan data transaksi peminjaman dimasukkan
oleh petugas perpustakaan. Data transaksi peminjaman akan disimpan pada tabel
Transaksi. Sebelum transaksi dimasukkan ke dalam database, dilakukan
pengecekan batas peminjaman terlebih dahulu.
STIKOM
[image:40.595.70.549.180.701.2]36
4.2.7 Dfd Level 1 Transaksi Pengembalian
Data Koleksi Dipesan Laporan Koleksi Hilang
Opsi Penggantian Koleksi Penggantian Koleksi
Konfirmasi Koleksi Hilang Form Koleksi Hilang Form Denda
Cek Denda
Pencatatan Pengembalian
Verifikasi Keterlambatan Pengembalian
Membayar Denda Denda Yang Hasrus Dibayar
Inf ormasi Denda Pengembalian Koleksi
Data Transaksi Pengembalian Data Transaksi Pengembalian
Data Sisw a 1 Transaksi Pengembalian 2 Perhitungan denda 3 Transaksi Penggantian Buku Hilang 4 Perpanjangan Koleksi
1 Transaksi 3 Sisw a
7 Pemesanan Sisw a
Petugas Perpus
Gambar 4.10 DFD Level 1 Transaksi Pengembalian
Gambar 4.10 menjelaskan level 1 transaksi pengembalian koleksi, pada
saat pengembalian koleksi dan perpanjangan koleksi, data siswa dipanggil. Data
transaksi pengembalian dicek oleh petugas perpustakaan apakah anggota
terlambat mengembalikan pinjaman atau tidak, jika proses pengembalian
pinjaman terlambat maka secara otomatis anggota akan terkena denda yang
kemudian denda tersebut disimpan pada tabel Transaksi. Pada proses
perpanjangan koleksi dicek terlebih dahulu apakah koleksi tersebut dipesan oleh
Siswa lain. Jika dipesan oleh siswa lain maka tidak dapat diperpanjang.
STIKOM
4.2.8 Dfd Level 1 Pencarian Katalog
Hasil Pencarian Koleksi Pencarian Koleksi
Pemesanan Koleksi
Data Sisw a Untuk Pemesanan
Data Pemesanan Data Pemesanan Koleksi
Data Koleksi Data Koleksi Dipinjam 1
Inf ormasi Pencarian Koleksi
2
Pesan Koleksi Sisw a
Petugas Perpus 1 Transaksi 2 Koleksi
7 Pemesanan
Gambar 4.11 DFD Level 1 Pencarian Katalog
Gambar 4.11 menjelaskan level 1 pencarian katalog. Pada proses ini,
peminjam dapat mengetahui informasi semua data koleksi yang ada didalam
perpustakaan. Peminjam dapat meminta pengadaan atau usulan koleksi yang akan
disimpan pada tabel Permintaan Koleksi. Dan juga dapat memesan koleksi jika
koleksi tersebut sudah habis dipinjam oleh siswa lain.
STIKOM
38
4.2.9 Dfd Level 1 Usulan Koleksi
Data usulan Koleksi
Hasil Persetujuan Koleksi Baru Seleksi Usulan Koleksi Baru Rekap Usulan Koleksi Baru
Menyetujui Usulan Koleksi Baru Meminta Persetujuan Usulan Koleksi
Usulan Buku Baru
1
Persetujuan Usulan Buku Sisw a
Kepala Perpustakaan
Petugas Perpustakaan
2 Usulan Koleksi
Gambar 4.12 DFD Level 1 Usulan Koleksi
4.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
Sebuah entity relationship diagram (ERD) menggambarkan secara
keseluruhan struktur basis data yang dirancang untuk suatu aplikasi. ERD terdiri
dari conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM) yang lebih
detail dijelaskan sebagai berikut:
a. CDM
CDM belum tergambar dengan jelas bentukan tabel-tabel penyusun basis
data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. CDM sistem informasi
perpustakaan pada SMKN 3 Buduran Sidoarjo adalah seperti yang terlihat pada
gambar 4.12 berikut ini.
STIKOM
Jenis _Koleks i Buku_Kembali Pengembalian_Koleks i Daftar_H adir Buku_Yg_Dipinjam Peminjaman_Koleks i Buku_Dipesan Menampilkan Memes an Ditempatkan Us ul_Buku_Baru Koleksi No_Registrasi Judul_Koleksi Judul_Asli Nama_Pengarang Penerjemah1 Penerjemah2 Ilustrator Nama_Penerbit Kota_Terbit Tahun_Terbit Dewey Call Number Fiksi_Non Tipe_Koleksi ISBN Bahasa Cetakan Edisi Volume Kolasi Subyek_Koleksi URL Abstrak Kata_kunci Rak No_Rak Klasif ikasi Kapasitas Jumlah_Rak Sisw a NIS Nama Alamat_Sisw a Jenis_Kelamin Kota_Kelahiran Tanggal_Lahir Status_Anak Agama Status Pemesanan_Buku No_Pemesanan Tanggal_Pemesanan Usulan_Koleksi_Baru No_Usulan Usulan_Buku Email Detil_Transaksi Id_Detil_Transaksi Transaksi Id_Transaksi Jenis_Transaksi Tangal_Pinjam Tanggal_Hrs_Kembali Tanggal_Kembali Denda Data_Kehadiran Id_kehadiran Jenis_Koleksi Id_Jenis_Koleksi Jenis_Koleksi
Gambar 4.13 ERD Conceptual Data Model
STIKOM
40
b. PDM
PDM sistem informasi perpustakaan SMKN 3 Buduran Sidoarjo adalah
seperti yang terlihat pada gambar 4.13 berikut ini.
ID_JENIS_KOLEKSI = ID_JENIS_KOLEKSI JENIS_KOLEKSI = JEN IS_KOLEKSI
NO_REGISTRASI = KOL_NO_R EGISTRASI
NIS = SIS_NIS ID_KEHAD IR AN = ID _KEHADIRANNIS = NIS
NO_REGISTRASI = NO_REGISTRASI
NIS = NIS
NO_REGISTRASI = NO_REGISTRASI
NO_REGISTRASI = NO_REGISTRASI NIS = NIS
NO_RAK = N O_RAK
NIS = NIS
KOLEKSI NO_REGISTRASI varchar(7) NO_RAK varchar(7) JUDUL_KOLEKSI varchar(30) TAHUN_TERBIT time KOTA_TERBIT varchar(30) NAMA_PENGARANG varchar(30) CETAKAN varchar(15) NAMA_PENERBIT varchar(20) ID_JENIS_KOLEKSI varchar(10) JENIS_KOLEKSI varchar(15) JUDUL_ASLI varchar(30) PENERJEMAH1 varchar(20) PENERJEMAH2 varchar(20) ILUSTRATOR varchar(50) DEWEY varchar(5) CALL_NUMBER varchar(10) FIKSI_NON varchar(10) TIPE_KOLEKSI varchar(10) ISBN varchar(10) BAHASA varchar(6) EDISI varchar(8) VOLUME varchar(6) KOLASI varchar(30) SUBYEK_KOLEKSI varchar(15) URL varchar(30) ABSTRAK varchar(100) KATA_KUNCI varchar(20) RAK NO_RAK varchar(7) KLASIFIKASI varchar(20) KAPASITAS integer JUMLAH_RAK integer SISWA NIS varchar(11) NAMA varchar(30)
ALA MAT_SISWA varchar(50) JENIS_KELAMIN numeric(1) KOTA_KELAHIRAN varchar(20) TANGGAL_LAHIR timestamp AGAMA varchar(20) STATUS varchar(10) STATUS_ANAK varchar(10) ID_KEHADIRAN varchar(5) PEMESANAN_BUKU NO_PEMESANAN varchar(20) TANGGAL_PEMESANAN timestamp NIS varchar(11) NO_REGISTRASI varchar(11) USULAN_KOLEKSI_BARU NO_USULAN integer USULAN_BUKU varchar(50)
EMA IL varchar(50)
NIS varchar(11) DETIL_TRANSAKSI ID_DETIL_TRANSAKSI varchar(20) NO_REGISTRASI varchar(11) TRANSAKSI TANGAL_PINJAM date TANGGAL_HRS_KEMBALI date TANGGAL_KEMBALI date DENDA numeric(6) ID_TRANSAKSI varchar(10) JENIS_TRANSAKSI varchar(20) NIS varchar(11) NO_REGISTRASI varchar(11) SIS_NIS varchar(11) KOL_NO_REGISTRASI varchar(11) DATA_KEHADIRAN ID_KEHADIRAN varchar(5) NIS varchar(11) JENIS_KOLEKSI ID_JENIS_KOLEKSI varchar(10) JENIS_KOLEKSI varchar(15)
Gambar 4.14 ERD Physical Data Model
4.2.11 Struktur Basis Data
Struktur tabel merupakan uraian dari struktur fisik dari tabel-tabel yang
terdapat pada database sistem yang berfungsi sebagai media penyimpanan data.
Tabel-tabel pada struktur basis data yang dibentuk dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Tabel Siswa
Nama Tabel : Siswa
STIKOM
Primary Key : NIS
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Siswa.
Tabel 4.1 Siswa
Field Name Type Length Constraint Description
NIS varchar 11 PK No ID Siswa
Nama varchar 30 Nama Siswa
Alamat_Siswa varchar 50 Alamat Siswa
Jenis Kelamin numeric 1 Jenis kelamin Siswa
Kota_Kelahiran varchar 20 Kota Lahir Siswa
Tanggal_Lahir date Tanggal Lahir Siswa
Agama varchar 20 Agama Siswa
Status varchar 10 Status Siswa
Status_Anak varchar 10 Status Siswa (Anak)
b. Tabel Koleksi
Nama Tabel : Koleksi
Primary Key : Kode_Koleksi
Foreign Key : No_Rak, Id_Jenis_Koleksi, jenis_Koleksi
Fungsi : Menyimpan data Koleksi.
STIKOM
42
Tabel 4.2 Koleksi
Field Name Type Length Constraint Description
Kode_Koleksi varchar 11 PK No ID Koleksi
Judul varchar 50 Judul Koleksi
Id_Jenis_Koleksi varchar 10 Id_Jenis_Koleksi
Pengarang varchar 30 Pengarang Koleksi
Tahun_Terbit Time Tahun Terbit Koleksi
Tempat_Terbit varchar 50 Tempat Terbit Koleksi
Cetakan varchar 15 Cetakan yang ke-
Penerbit varchar 100 Penerbit Koleksi
Jumlah_Halaman Integer Jumlah Halaman Koleksi
Jenis_Koleksi varchar 20 Jenis Koleksi
Status_Koleksi varchar 50 Status Koleksi
Sinopsis varchar 500 Deskripsi koleksi
Gambar Long binary Gambar Koleksi
No_Rak varchar 7 Nomer rak Koleksi
c. Tabel Transaksi
Nama : Transaksi
Primary Key : Id_Transaksi
Foreign Key : Kode_Koleksi, NIS.
Fungsi : Menyimpan data Transaksi.
STIKOM
Tabel 4.3 Transaksi
Field Name Type Length Constraint Description
Id_Transaksi varchar 10 PK ID Transaksi
Kode_Koleksi varchar 11 FK No ID Koleksi
NIS varchar 11 FK NIS Siswa
Tgl_Pinjam date Tanggal pinjam
Tgl_Harus_Kembali date Tanggal harus kembali
Tgl_Kembali date Tanggal kembali
Denda numeric 6 Denda Keterlambatan
Jenis transaksi varchar 20 Jenis transaksi
d. Tabel Usulan Koleksi Baru
Nama : Permintaan Koleksi
Primary Key : No_Usulan
Foreign Key : NIS
Fungsi : Menyimpan data Usulan Koleksi Baru.
Tabel 4.4 Usulan Koleksi Baru
Field Name Type Length Constraint Description
No_Usulan Integer PK No Usulan Koleksi
NIS varchar 11 FK NIS Siswa
Email varchar 50 Email Anggota
Usulan_Koleksi varchar 100 Usulan Koleksi Baru
e. Tabel Pemesanan Koleksi
Nama : Pemesanan Koleksi
STIKOM
44
Primary Key : No_Pemesanan
Foreign Key : NIS, Kode_Koleksi
Fungsi : Menyimpan data pemesanan Koleksi.
Tabel 4.5 Pemesanan Koleksi
Field Name Type Length Constraint Description
No_Pemesanan varchar 20 PK No Usulan Koleksi
NIS varchar 11 FK NIS Siswa
Tanggal Pemesanan varchar 50 Email Anggota
Kode_Koleksi varchar 100 FK Kode Koleksi
f. Tabel Jenis Koleksi
Nama : Jenis Koleksi
Primary Key : Id_Jenis_Koleksi, Jenis Koleksi
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Id jenis Koleksi.
Tabel 4.6 Jenis Koleksi
Field Name Type Length Constraint Description
Id_Jenis_Koleksi varchar 11 PK Id Jenis Koleksi
Jenis_Koleksi varchar 15 PK Jenis Koleksi
g. Tabel Rak
Nama : Rak
Primary Key : No_Rak
Foreign Key : -
STIKOM
Fungsi : Menyimpan data yang berhubungan dengan rak.
Tabel 4.7 Rak
Field Name Type Length Constraint Description
No_Rak varchar 7 PK No_Rak
Klasifikasi varchar 20 Klasifikasi rak
Kapasitas integer 4 Kapasitas rak
Jumlah rak integer 3 Jumlah rak
h. Tabel Data Kehadiran
Nama : Data Kehadiran
Primary Key : Id_kehadiran
Foreign Key : NIS
Fungsi : Menyimpan data kehadiran Siswa.
Tabel 4.8 Data Kehadiran
Field Name Type Length Constraint Description
Id_Kehadiran varchar 5 PK Id kehadiran
NIS varchar 11 FK NIS Siswa
f. Tabel Detil Transaksi
Nama : Detil Transaksi
Primary Key : Id_Detil_Transaksi
Foreign Key : Kode_Koleksi
Fungsi : Menyimpan data detil transaksi.
STIKOM
46
Tabel 4.9 Detil Transaksi
Field Name Type Length Constraint Description
Id_Detil_Transaksi varchar 20 PK Id detil transaksi
Kode_Koleksi varchar 7 FK Kode koleksi
4.2.12 Desain Input / Output
Untuk memberikan gambaran awal tentang interface aplikasi sistem
informasi perpustakaan pada SMKN 3 Buduran Sidoarjo serta menjaga
konsistensi dari desain aplikasi, maka perlu dibuat suatu rancangan input dan
output aplikasi sebagai berikut:
a. Form Maintenance Koleksi
Maintenance Koleksi
No.Rak Kode Judul pengarang jumlah Aksi
Xxx xxx Xxxxx Xxxxx xxx edit hapus
Gambar 4.15 Form Maintenance Koleksi
Form maintenance Koleksi seperti yang terlihat pada gambar 4.15
digunakan untuk mengubah dan menghapus data Koleksi perpustakaan.
STIKOM
b. Form Tambah Koleksi Buku
Gambar 4.16 Form Tambah Koleksi Buku
Form tambah koleksi seperti yang terlihat pada gambar 4.16 digunakan
untuk menambah data koleksi buku baru perpustakaan. Field-field yang harus
dimasukkan antara lain seperti yang terlihat di atas.
STIKOM
48
c. Form Tambah Koleksi majalah
Gambar 4.17 Form Tambah Koleksi Majalah
Form tambah koleksi seperti yang terlihat pada gambar 4.17 digunakan
untuk menambah data koleksi majalah baru perpustakaan. Field-field yang harus
dimasukkan antara lain seperti yang terlihat di atas.
d. Form Transaksi Peminjaman
Gambar 4.18 Form Transaksi Peminjaman Koleksi
Form Transaksi Peminjaman Koleksi seperti yang terlihat pada gambar
4.17 digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman koleksi.
STIKOM
e. Form Transaksi Pengembalian
Gambar 4.19 Form Transaksi Pengembalian Koleksi
Form Transaksi Pengembalian Koleksi seperti yang terlihat pada gambar
4.19 di atas digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian koleksi.
STIKOM
50
f. Form Katalog
Gambar 4.20 Form Katalog
Form Katalog seperti yang terlihat pada gambar 4.19 digunakan untuk
melakukan pencarian data koleksi berdasarkan beberapa kategori yang tersedia,
yaitu judul dan pengarang.
STIKOM
4.2.13 Implementasi Sistem. a. Transaksi Peminjaman
Gambar 4.21 Implementasi Transaksi Peminjaman
Transaksi peminjaman berhasil dilakukan akan muncul tabel peminjam
saat ini seperti Gambar 4.22.
Gambar 4.22 Tabel Transaksi Peminjam
Jika seorang siswa sudah meminjam 3 buah koleksi atau lebih, Siswa tidak
bisa melakukan peminjaman lagi. Jadi harus mengembalikan salah satu koleksi
yang sudah dipinjamnya terlebih dahulu.
Jadi dalam sistem bisa meminimalisasi human error dalam melakukan
transaksi peminjaman
b. Transaksi Pengembalian
STIKOM
52
Gambar 4.23 Implementasi Transaksi Pengembalian
Jika peminjam dalam melakukan pengembalian melebihi batas waktu
kembali akan terkena denda. Denda akan dihitung oleh sistem secara otomatis.
Pencatatan denda akan lebih ebih efektif secara otomotis, untuk menghindari
kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh petugas pencatatan.
c. Master Transaksi
Semua transaksi peminjaman dan pengembalian yang dilakukan oleh
sistem akan terekam pada form master seperti pada gambar 4.24. Jika peminjam
ada yang terkena denda akan terlihat pada form ini.
STIKOM
Gambar 4.24 Master Transaksi
d. Penyajian Laporan
Laporan keterlambatan untuk mempermudah petugas melakukan
pemberitahuan/pengumuman kepada siswa. Laporan tersebut bisa juga untuk
diberikan kepada pimpinan agar pimpinan mengetahui siswa mana saja yang
belum mengembalikan koleksi beserta berapa koleksi yang mereka pinjam yang
belum kembali. Laporan ini berupa file PDF yang dapat di-download dan dicetak
[image:58.595.52.554.120.685.2]seperti gambar 4.25.
Gambar 4.25 Laporan Keterlambatan
STIKOM
54
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan pembuatan sistem informasi perpustakaan pada SMKN
3 Buduran Sidoarjo, maka kesimpulannya yang dapat diambil adalah sebagai
berikut:
1. Pelayanan proses transakasi peminjaman dan transaksi pengembalian koleksi
dapat dilakukan lebih mudah dan efektif.
2. Pemeliharaan data koleksi dan data anggota (siswa) dapat dilakukan dengan
mudah. Sistem ini juga mampu meminimalisasi terjadinya human error dalam
melakukan pelayanan transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi
maupun dalam melakukan maintenance data koleksi perpustakaan.
3. Laporan data transaksi dan data koleksi serta data keterlambatan peminjaman
(denda) dapat disajikan dengan mudah dan dalam bentuk yang lebih jelas.
5.2 Saran
Sebaiknya aplikasi ini ditambah atau dibuat dengan versi yang yang lain
yaitu dengan di publish ke website, jadi siswa dapat melihat informasi pribadi dari
luar perpustakaan.
STIKOM
Sistem informasi perpustakaan ini memungkinkan untuk dikolaborasikan
dengan sistem informasi akademik sehingga menjadi suatu sistem informasi yang
lebih kompleks.
STIKOM
56
DAFTAR PUSTAKA
Basuki, Sulistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Hartono, Jogiyanto, 1999, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta.
Kadir, Abdul, 2002, PHP Dan MySQL, Andi, Yogyakarta.
Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gaya Media, Yogyakarta.
NS, Sutarno, 2005, Tanggung Jawab Perpustakaan Dalam Mengembangkan
Masyarakat Informasi, Panta Rei, Jakarta.
Solichin, Achmad. 2009. Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL. Jakarta.
Sutabri, Tata, 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
