PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI 122103072
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI
NIM : 122103072
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA
Tanggal : Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP: 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal : Juni 2015 DEKAN
NAMA : ANGGUN ANGGERAINI RANGKUTI
NIM : 122103072
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DINAS PERTANIAN PROVINSI SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2015
Menyetujui
Pembimbing
NIP: 19741012 200003 2 003
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan dan Tanggung Jawab
Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor
Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. Salawat dan salam juga
penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan
para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam
kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak
mengetahui menjadi mengetahui.Penulis telah banyak menerima bimbingan,
saran, motivasi dan do’a dari berbagai pihak selama penulisan Tugas Akhir ini.
Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada yang
terhormat:
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum SE, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing yang telah banyak
memberikan masukan dan bantuan kepada penulis dalam penyelesaian
ii
5. Seluruh staff pengajar atau dosen DIII Kesekretariatan yang memberikan
ilmu kepada penulis dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Staff pegawai Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang
memberikan penulis kesempatan untuk melaksanakan magang di kantor
dinas tersebut.
7. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi dan hormati dalam kehidupan
penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis
serta selalu sabar mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha,
buat kedua orang tua penulis Ayahanda M.Khaidir Rangkuti dan Ibunda
tersayang Sri Hartati.
8. Buat Abang tersayang Ahmad Khairul Rangkuti, SE dan adik tersayang
M.Ryan Fauzi Rangkuti yang selalu memberikan bantuan dan semangat
bagi penulis dalam membuat Tugas Akhir ini.
9. Rekan-rekan mahasiswa stambuk 2012 Program DIII Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara khusunya Uci,
Irma, dan Pinta. Penulis ucapkan terima kasih atas semua dukungan dan
perhatiannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,
iii
nantinya dapat menjadi lebih baik. Akhirnya penulis memohon agar Allah SWT
memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis dan semua pihak
yang telah memberikan bantuannya selama ini.
Medan, Juni 2015
Penulis
iv
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Metode Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description Badan Pelayanan Perinan Terpadu Medan .... 12
D. Jaringan Usaha Kegiatan ... 29
E. Kinerja Usaha Terkini ... 30
F. Rencana Kegiatan ... 31
BAB III PEMBAHASAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 32
B. Pengertian Manajemen ... 33
C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor ... 34
D. Pengertian dan Tujuan Manejemen Perkantoran ... 35
E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran di Dinas Provsu ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 43
B. Saran ... 44
v
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vi
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah
dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas
sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih
dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan
dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki
oleh perusahaan.
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas
dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan
usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.
Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,
menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan
memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan
menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu
perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran
bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan
mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
lebih dahulu.
Pekerjaan kantor dapat dirinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu,
(Sedarmayanti, 2001 : 7) :
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat
4. Mengurus dan mengirimkan surat-surat pos
5. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan
Luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor berfungsi, memberi
fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan,
melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok.
Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.
Dengan berbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan kebutuhan,
dan keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau
3
Adapun pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian
Provinsi Sumatera Utara meliputi pengaturan pekerjaan surat-menyurat, penataan
ruangan, penentuan lingkungan kerja yang efektif, penyediaan alat-alat dan
persediaan kantor.
Pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara dapat dikatakan berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan
tugasnya masing-masing. Hal ini terlibat dengan adanya pembagian tugas yang
jelas mulai dari jabatan yang paling atas sampai yang paling bawah.
Pelaksnaan Manajemen Perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera
Utara sudah berjalan dengan baik sesuai keinginan pegawainya, karena tata
ruangan yang sudah di lengkapi fasilitas kantor agar membantu pekerjaan pegawai
untuk berjalan secara efisien.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik memilih judul
untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas
Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
B. Perumusan Masalah
Peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga
fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor.
Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan
yang luas dan di butuhkan dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat
pokok yang akan dibahas agar tidak terjadi penyimpangan. Adapun masalah yang
akan dibahas penulis adalah “ Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran
pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tentang pelaksnaan
manajemen perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis, untuk dapat melihat bagaimana peranan dari manajemen
perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
2. Bagi perusahaan, dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka
perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan
kegiatan pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan.
3. Bagi pihak lain. diharapkan penelitian ini menjadi ilmu pengetahuan,
menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir.
Penelitian dilakukan di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Jl. A.H
5
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4 5 6
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2015) F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan penulis, manfaat penulisan, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan
rencana kegiatan pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran
pengertian kantor dan fungsi kantor serta pengertian dan tujuan manajemen
perkantoran.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran tentang
pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera
7 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
Pemerintahan Hindia Belanda mencoba menyampaikan hasil percobaan
kepada masyarakat tani untuk meningkatan produksi pertanian pada tahun
1870. Kegiatan Peringatan Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara melalui
penyuluhan pertanian berjalan terasa sangat lambat. Dalam menggungah
Swadaya Pertanian begitu lamban, disebabkan terbatasnya pendidikan bagi
masyarakat.
Usaha dalam peningkatan produksi Pertanian Tanaman Pangan menjadi
lebih nyata setelah didirikan Departemen Vanland Bouw (nama Departemen
Pertanian pada tahun 1905: Jawatan Pertanian Rakyat) dan tahun 1910 sebagai
salah satu Departemen yang mempunyai kegiatan Melaksanakan Penyuluhan
Pertanian, memberikan saran-saran dalam bidang pertanian dan pemberian
tanah kepada perusahaan-perusahaan bidang Pertanian.
Selain itu Dinas Pertanian juga mengadakan penelitian tentang ekonomi
masyarakat dan membuat laporan keadaan Pertanian termasuk statistik.
Pembangunan Balai Pendidikan Masyarakat Desa (BPMD) dan Pembangunan
objek-objek pencegahan serta Pembangunan Percobaan Perusahaan Tanah
B. Setelah Kemerdekaan RI
Rencana bagi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara di Medan
Kemerdekaan dimulai dengan adanya “Plan Kasimo” yang merupakan
rencana proklamasi tahun 1915-1950, namun rencana tersebut tidak dapat
dilaksanakan sepenuhnya dikarenakan oleh gejolak revolusi pada waktu itu.
Program pembangunan rakyat yang termasuk ke dalam Rencana
Kesejahteraan Istimewah (RKI) meliputi: Pembangunan balai-balai benih,
perbaikan dan perluasan pengairan lahan pedesaan. Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara pada tahun 1915-1940 masih bernama DINAS JAWATAN
PERTANIAN RAKYAT kemudian diganti, dicabut dan diubah berdasarkan
Peraturan Daerah Propinsi Sumatera Utara No. 5 Tahun 1981 s/d Tahun 2001
namanya menjadi Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Hortikultura yang
beralamat di Jalan Diponegoro No. 11 A Medan.
Dinas Pertanian Tanaman Pangan pada Tahun 1981 berpindah ke Jalan
Dr. A.H. Nasution No. 6 Gedung Johor Medan. Dengan keluarnya UU No. 22
Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah, maka Dinas Pertanian Tanaman Pangan
dan Hortikultura dirubah menjadi DINAS PERTANIAN PROVINSI
SUMATERA UTARA berdasarkan PERDA No. 3 Tahun 2001.
Gedung Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara disesuaikan berdirinya
pada tahun 1981 yang beralamat di Jalan Dr. Abdul Harris Nasution No. 6
9
Visi Kantor Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
Adapun visi dari Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara tersebut adalah
Pertanian yang maju dan mandiri serta mensejahterakan masyarakat pertanian.
Misi Kantor Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara
Untuk mencapai visi disusunlah Misi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut :
1. Terwujudnya sarana dan prasarana pertanian serta pengelolaannya yang
mampu mendukung ketersediaan bahan pangan pokok dan strategis.
2. Terwujudnya swasembada pangan khususnya beras.
3. Berkembanganya potensi daerah yang mampu mendukung sektor
perekonomian daerah.
4. Terwujudnya sumber daya partanian yang produktif, berkualitas dan
berdaya saing dalam menghadapi tantangan persaingan global.
5. Terwujudnya pembangunan pertanian yang berkesinambungan konsisten
dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan.
6. Terwujudnya perangkat daerah yang profesional dan berwibawa menuju
tata pemerintahan yang baik di dalam kebhinekaan Sumatera Utara
Transparansi pemerintah daerah yang bebas KKN serta karir pegawai dan
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan
dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungna aktivitas dan fungsi dibatasi, serta menggambarkan juga
dengan jelas tugas-tugas kerja masing-masing yang harus diselesaikan tepat
waktu. Hal ini sangat perlu diperhatikan agar tidak terjadi tumpang tindih tugas
yang dibebankan institusi atau perusahaan.
Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang
siapa melapor kepada siapa dan siapa yang bertugas melaksanakan suatu
pekerjaan pada sebuah pos kerja di dalam sebuah institusi atau perusahaan.
Adapun struktur organisasi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dapat
11
[image:20.595.118.564.114.672.2]
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. Sumber: Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara (2015)
KEPALA DINAS SEKRETARIAT SEKSI FASILITASI BENIH & PAKET TEKNOLOGI SEKSI BUDIDAYA KACANG-KACANGAN & UMBI-UMBIAN BIDANG BINA TAN. PANGAN SEKSI BUDIDAYA SERELLA BIDANG BINA USAHA TANI BIDANG BINA HORTIKULTURA
SEKSI AIR & PENGKAJIAN IKLIM SEKSI FASILITASI BENIH DAN TEKNOLOGI SEKSI BUDIDAYA BUAHAN & TANAMAN HIAS SEKSI BUDIDAYA SAYURAN & BIOFARMAKA SEKSI SARANA PERTANIAN SEKSI LAHAN & PERLUASAN AREAL SEKSI PROMOSI & KEMITRAAN SEKSI INFORMASI PASAR SUB BAGIAN PROGRAM SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM SEKSI PENGOLAHAN HASIL DAN PASCA PANEN BIDANG PENGELOLAAN LAHAN AIR DAN
SARANA KELOMPOK
C.Job Description
1. Kepala Dinas
Uraian tugas:
a. Menyelenggarakan pembinaan, singkronisasi, pengendalian tugas dan
fungsi dinas.
b. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana kegiatan dinas,
sesuai dengan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah.
c. Menyelenggarakan penetapan pengkajian dan menetapkan pemberian
dukungan dengan kebijakan umum dan kebijakan Pemerintah Daerah.
d. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan
tugas atas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang pertanian.
e. Menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan
program Bina Tanaman Pangan, Bina Hortikultura, Pengelolaan Lahan,
Air dan Sarana , Bina Usaha Tani.
f. Menyelenggarakan pemberian saran pertimbangan dan rekomendasi
mengenai pertanian sebagai bahan penetapan kebijakan umum pemerintah
daerah.
g. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan.
h. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi/lembaga
terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dinas.
i. Menyelenggarakan pengkoordinasian penyusunan tugas-tugas teknis serta
13
Pangan, Bina Hortikultura, Pengelolaan Lahan, Air dan Sarana, Bina Usaha Tani.
j. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam rangka
penyelenggaraan pelayanan di bidang pertanian.
k. Menyelenggarakan koordinasi dengan dinas/lembaga Pertanian lintas
Kabupaten/Kota.
l. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan membina Unit Pelaksana Teknis
Dinas.
m. Menyelenggarakan koordinasi dengan Unit Kerja lain.
2. Sekretariat
Sekretaris mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam
menyelenggarakan administrasi umum, kepegawaian, pengelolaan keuangan dan
perencanaan program. Untuk melaksanakan tugas, sekretariat menyelenggarakan
fungsi antara lain sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan urusan umum, pengelolaan keuangan dan penyusunan
program dinas.
b. Penyelenggaraan perencanaan dan pengelolaan kebutuhan administrasi
dan perlengkapan, peningkatan pendayagunaan organisasi dan personil
dinas sesuai ketentuan dan standaar yang ditetapkan.
c. Penyelenggaraan perencanaan ,pengelolaan dan pengurusan pertanggung
d. Penyelenggaraan pengelolaan data statistik pertanian dan perumusan
program, penganggaran, monitoring evaluasi dan pelaporan dinas sesuai
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e. Penyelenggaraan pembinaan, arahan dan bimbingan kepada pegawai dan
pejabat struktural pada lingkup kesekretariat dinas.
f. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas sesuai bidang
tugas dan fungsinya.
g. Penyelenggaraan memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Dinas
sesuai bidang tugas dan fungsinya.
h. Penyelenggaraan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas sesuai standar yang
ditetapkan.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, sekretaris dibantu :
1) Sub Bagian Umum
Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk bahan
pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat.
b. Melaksanakan penyusunan dan pengolaan data kepegawaian.
c. Melaksanakan penyiapan dan pengusutan kenaikan pangkat,kenaikan
gaji berkala dan pensiun pegawai,peninjauan masa kerja dan
pemberian penghargaan, serta tugas izin belanja, pendidikan dan
15
d. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta
pemberhentian pegawai.
e. Melaksanakan tugas pembinaan kepegawaian pada unit pelaksana
teknis dinas.
2) Sub Bagian Keuangan
Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas antara lain sebagai
berikut :
a. Melaksanakan pengadministrasian pembukuan belanja dinas.
b. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan
daerah.
c. Melaksanakan verifikasi keuangan.
d. Melaksanakan penyusunan laporan pertanggung jawaban keuangan.
e. Melaksanakan penyusunan laporan realisasi anggaran.
3) Sub Bagian Program
Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas antara lain sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk
kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat.
b. Melaksanakan penyusunan perencanaan dan penganggaran dinas.
c. Melaksanakan penyusunan bahan rencana strategis, laporan
d. Melaksanakan penyusunan bahan pengkoordinasian monitoring
evaluasi dan pelaporan.
e. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem informasi
pertanian.
f. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugasnya.
3.Bidang Bina Tanaman Pangan
Bagian Bina Tanaman Pangan mempunyai tugas menyelenggarakan urusan
pemerintah dibidang serelia, kacang-kacangan, umbi-umbian, serta fasilitas benih
dan paket teknologi tanaman pangan. Adapun tugasnya antara lain sebagai
berikut:
a. Menyelenggarakan pembinaan, sinkronisasi dan pengendalian tugas dan
fungsi bidang tanaman pangan.
b. Menyelenggarakan penetapan pengkajian terhadap program kegiatan pada
bidang tanaman pangan.
c. Menyelenggarakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan
pemantauan, memberikan informasi untuk revialisasi perbaikan budidaya
Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Untuk membantu melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas Kepala Bidang
17
a. Kepala Seksi Budidaya Serelia
Kepala Seksi Budidaya Serelia mempunyai tugas antara lain sebagai
berikut:
1. Melaksanakan pangumpulan dan pengelolahan, penyajian bahan/data
untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas
dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya serealia;
2. Melaksanakan pengumpulan,pengelolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan penengahan dalam
budidaya serealia sesuai ketetuan peraturan perundang-undangan dan
standar yang ditetapkan;
3. Melaksanakan pembinaan,pertanaman,sosialisasi dan koordinasi,
pengendalian monotoring dan evaluasi serta pelaporan dalam upaya
peningkatan produktivitas dan produksi serealia sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
4. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemmbedayaan
pemantuan, memberikan informasi untuk revitalisasi perbaikan budidaya
serealia sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan standar
yang ditetapkan ;
5. Melaksanakan koordinasi,identifikasi penyebaran dan pengembangan
varietas baru/unggul, baik lokal mau pun nasional sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan dan standard yang ditetapkan;
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang bina
7. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala bidang
bina tanaman pangan sesuai tugas dan fungsinya;
8. Melaksanakan pelaporan dan pertanggug jawaban atas pelaksanan
tugasnya kepada kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan
fungsinya;
b. Kepala seksi budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian
Kepala seksi budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian mempunyai
tugas antara lain sebagai berikut :
1. Melaksanakan pengumpulan dan pengelolahan,penyajian bahan atau
data untuk penyempurnaan dan penyusunan standard pelaksanaan
kewenangan daerah kabupaten/kota serta standard pelaksanaan
tugas-tugas dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya
kacang-kacangan dan umbi-umbian;
2. Melaksanakan pengumpulan pengelolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dalam
budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan dan standar yang ditetapkan;
3. Melaksanakan pembinaan pertemuan,sosialisai dan koordinasi,
pengendalian monotoring dan evaluasi serta pelaporan dibidang
budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai ketentuan dan
peraturan perundang-undangan dan standar yang ditetepkan;
4. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan
19
budidaya kacang-kacangan dan umbi-umbian sesuai peraturan
perundang-undangan dan stanadar yang ditetepkan;
5. Melasanakan sosialisasi dan koordinasi dalam identifikasi dan
pengembangan tanaman pangan alternatif/lokalsesuai peraturan
perundang-undangan dan standar yang ditetepkan;
6. Melaksanakan tugas lain diberikan oleh kepala bidang bina tanaman
pangan sesuai tugas dan fungsinya;
7. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada kepala bidang
bina tanam pangan sesuai tugas dan fungsinya;
8. Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan
tugasnya kepada kepala bidang bina tanaman pangan sesuai tugas dan
fungsinya;
c. Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi.
Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi mempunyai tugas antara
lain sebagai berikut:
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas
dinas dalam fasilitasi benih dan pengembangan paket tekhnologi
tanaman pangan.
2. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
dibidang penyiapan dan pengembangan paket tekhnologi tanaman
pangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama untuk pengadaan benih
unggul bermutu dengan instansi terkait antara pemerintah dengan
pihak perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
4. Melaksanakan penyusunan kebijakan benih hibrida dan identifikasi
pengembangan varietas unggul lokal dibidang perbenihan.
5. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi, monitoring evaluasi
secara berkala dan periodik sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
6. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama untuk penerapan dan
pengembangan paket tekhnologi serta fasilitasi perbenihan dengan
Instansi terkait antara pemerintah dengan perguruan tinggi dan swasta
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
7. Melaksanakan pembinaan, pemantauan dan pemberdayaan penerapan
pengembangan paket teknologi tanaman pangan dalam produksi benih
tanaman pangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
8. Melaksanakan fasilitasi kebutuhan benih tanaman pangan wilayah
propinsi.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Bina
21
10.Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang
Bina Tanaman Pangan sesuai tugas dan fungsinya.
11.Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan
tugasnya kepada kepala Bidang Bina Tanaman Pangan sesuai standar
yang ditetapkan.
4. Bidang Bina Hortikultural
Bidang Bina Hortikultural mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam
menyelenggarakan urusan pemerintah dibidang budi daya sayuran dan
biofarmaka, buah-buahan, tanaman hias serta fasilitas benih dan paket benih
teknologi tanaman hortikultural. Kepala Bidang Bina Hortikultural dibantu oleh:
a. Kepala Seksi Budidaya Sayuran dan Biofarmaka
Kepala Seksi Budidaya Sayuran dan Biofarmaka mempunyai tugas
sebagai berikut:
1. Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian bahan atau
data untuk penyusunan rencana jangka tahun dan menengah dalam
budidaya sayuran dan biofarmaka sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2. Melaksanakan pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanakan
tugasnya kepada Bidang Bina Hortikultural sesuai tugas dan
fungsinya.
3. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim penggerak PKK
b. Kepala Seksi Buah-buahan dan Tanaman Hias
Kepala Seksi Buah-buahan dan Tanaman Hias mempunyai tugas antara
lain sebagai berikut:
1. Melaksanakan, mengumpulkan dan mengolah, menyajikan bahan/data
untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan
tugas-tugas dinas dalam pengembangan dan peningkatan budidaya
buah-buahan dan tanaman hias.
2. Melaksanakan, mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dalam
budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
3. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi dan koordinasi,
pengendalian pembinaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan
dibidang budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
4. Melaksanakan pembinaan budidaya buah-buahan dan tanaman hias
yang mengacu kepada ketentuan Good Agricultural Practices
(GAP)/Standar Operasional Prosedur (SOP).
5. Melaksanakan pengendalian bimbingan teknis pemberdayaan
pemantauan memberikan informasi untuk revitalisasi perbaikan
budidaya buah-buahan dan tanaman hias sesuai ketentuan dan standar
23
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Bina
Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.
7. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Bina
Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.
8. Melaksanakan, melaporkan dan mempertanggung jawabkan atas
pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Bina Hortikultura sesuai
tugas dan fungsinya.
c. Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi Hortikultural
Kepala Seksi Fasilitas Benih dan Paket Teknologi mempunyai tugas
sebagai berikut, antara lain:
1. Melaksanakan, mengumpul, mengolah dan menyajikan bahan/data
untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
kewenangan daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas
dinas dalam fasilitasi benih dan pengembangan paket tekhnologi
hortikultura.
2. Melaksanakan, mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka tahunan dan menengah dibidang
penyiapan dan pengembangan paket tekhnologi hortikultura sesuai
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama untuk pengadaan benih/bibit
bermutu dari varietas unggul dengan instansi terkait antara pemerintah
dengan pihak perguruan tinggi dan swasta sesuai ketentuan dan
4. Melaksanakan pembinaan, pertemuan, sosialisasi, monitoring evaluasi
secara berkala dan priodik sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
5. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama untuk penerapan dan
pengembangan paket tekhnologi serta fasilitasi perbenihan dengan
instansi terkait antara pemerintah dengan perguruan tinggi dan swasta
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
6. Melaksanakan pembinaan, pemantauam dan pemberdayaan penerapan
pengembangan paket teknologi hortikultura dalam produksi benih
hortikultura sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
7. Melaksanakan fasilitasi kebutuhan dan pengadaan benih/bibit
hortikultura wilayah Provinsi.
8. Melaksanakan pembinaan dan peningkatan SDM penangkar
benih/bibit hortikultura.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang
hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.
10. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang
Bina Hortikultura sesuai tugas dan fungsinya.
5. Bidang Pengelolaan Lahan, Air dan Sarana
Kepala seksi Pengolahan Lahan, Air dan Sarana mempunyai tugas membantu
Kepala Dinas dalam menyelenggarakan urusan Pemerintahan di bidang
25
perluasan areal dan penyiapan sarana pertanian. Kepala Bidang Pengolahan
Lahan, Air dan Sarana dibantu oleh:
a. Kepala Seksi air dan Pengkajian Iklim
Kepala Seksi Air dan Pengkajian Iklim mempunyai tugas antara lain
sebagai berikut :
1. Melaksanakan sosialisasi, pembinaan, bimbingan teknis, pertemuan,
pengawasan, monitoring dan evaluasi pemanfaatan dan pemeliharaan
jaringan irigasi tingkat usaha tani irigasi daerah, konversasi air, tata
air, mikro irigasi bertekanan, pencatatan curah hujan, informasi
pengkajian iklim sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bidang
Pengolahan Lahan, Airdan Sarana sesuai bidang tugasnya.
b. Kepala Seksi Lahan dan Perluasan Areal
Kepala seksi lahan dan Perluasan Areal mempunyai tugas antara lain
sebagai berikut:
1. Melaksanakan bimbingan teknis, pertemuan, monitoring,
pengontrolan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan di bidang
pemanfaatan pengolahan jalan usaha tani, pengembangan lahan,
perluasan areal, konservasi lahan, dan studi dampak lingkungan sesuai
2. Melaksanakan sosialisasi dan kerja sama untuk mengembalikan fungsi
lahan.
c. Kepala Seksi Sarana Pertanian
Kepala Seksi Sarana Pertanian mempunyai tugas beerikut antara lain:
1. Melaksanakan perencanaan dan pelaporan dalam penyiapan sumber
daya sarana pertanian dalam penanganan dan pengendalian
pembiayaan dan Penyaluran pupuk pestisida dan alat mesin pertanian
agar kabupaten atau kota sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang belaku.
2. Melaksanakan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Pengolahan Lahan, Air dan Sarana sesuai standar yang ditetapkan.
6. Bidang Bina Usaha Tani
Bidang Usaha Tani mempunyai tugas membantu kepala Dinas dalam urusan
pemerintahan di Bidang Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen,
Informasi Pasar dan Peningkatan Promosi dan Kemitraan. Bidang Bina Usaha
27
a. Kepala Seksi Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen
Kepala Seksi Penanganan Pengolahan Hasil dan Pasca Panen mempunyai
tugas sebagai berikut antara lain :
1. Melaksanakan Pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
tugas-tugas dinas dalam pembinaan penanganan panen, pasca panen dan
pengolahan hasil, serta peningkatan mutu.
2. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan standar unit pengolahan,
alat transportasi, unit penyimpanan, penanganan pacsa panen dan
kemasan hasil tanaman pangan dan holtikultura yang bersih di
wilayah provinsi.
3. Melaksanakan pembinaan, pertemuan bimbingan teknis, sosialisasi
panen, pasca panen, pengolahan hasil dan mutu.
b. Kepala Seksi Informasi Pasar
Kepala Seksi Informasi Pasar mempunyai tugas antara lain sebagai
berikut:
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan dan
data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan
kewenangan daeah Kabupaten atau Kota dan standar ketentuan sesuai
dengan peraturan perundng-undangan dan standar yang sudah
2. Melaksanakan pengembangan kelembagaan jaminan mutu pangan
daerah dan pengembangan tenaga fungsional mutu yang tersertifikasi
untuk pengembangan sistem informasi pasar.
3. Melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggung jawaban atas
pelaksanaan tugas kepada Kepala Bidang Bina Usaha Tani sesuai
standar yang diterapkan.
c. Kepala Seksi Promosi dan Kemitraan
Kepala Seksi Promosi dan Kemitraan mempunyai tugas antara lain sebagai
berikut :
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data untuk
penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan
daerah Kabupaten/ Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas dinas
dalam bidang peningkatan promosi komoditas tanaman pangan dan
holtikultura sesuai ketentuan peraturan yang sudah ditetapkan.
2. Melaksanakan monitoring, pemantauan evaluasi, analisa usaha tani
tanaman pangan dan holtikultura serta promosi dan kemitraan
29
7. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas untuk membantu Kepala
Dinas dalam bidang fungsional yaitu :
a. Kelompok Jabatan Fungsional dalam melaksanakan tugas kegiatan
koordinasi oleh seorang pejabat fungsional senior yang ditunjuk oleh
Kepala Dinas Pertanian.
b. Setiap Sub Kelompok Fungsional dipimpin oleh seorang Sub Koordinator
yang ditunjuk Kepala Dinas dari Pejabat Fungsional Senior Sub Kelompok
Fungsional tersebut.
c. Tugas, fungsi dan uraian tugas Kelompok jabatan Fungsional akan diatur
dengan peraturan Gubernur Sumatra Utara.
D. Jaringan Kegiatan
Institusi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada
masyarakat. Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara merupakan sebuah instansi
yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba),
seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan
laba bagi perusahaan.
Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan di
bidang pertanian yang bermutu dan berkualitas, melakukan Program Peningkatan
Peningkatan Kesejahteraan Petani, Program Pengembangan Kawasan Agropolitan
DTBB, Program Pengembangan Kawasan Agropolitan DTBB
Dengan demikian, diharapkan Dinas Pertanian dapat meningkatkan Produksi,
Produktivitas, dan Mutu Tanaman Pangan dan Hortikultura dan mengembangkan
sarana dan prasarana pertanian agar lebih baik kedepannya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap instansi/perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan instansi/perusahaan tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara, instansi ini terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh instansi dapat tewujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
instansi/perusahaan adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta
melakukan pengabdian kepada masyarakat.
Kinerja pelayanan SKPD Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara, yakni:
1. Produktivitas Padi atau Bahan Pangan Utama Lokal Lainnya per Hektar.
2. Produktivitas Hortikultura.
3. Pertumbuhan sektor Pertanian.
4. Kontribusi Sektor Pertanian terhadap PDRB.
31
6. Kontribusi Produksi Kelompok Petani terhadap PDRB.
7. Cakupan Bina Kelompok Tani.
8. Nilai Tukar Petani (NTP) Sektor Pertanian (NTP Pangan dan NTP
Hortikultura).
Untuk melihat hasil review kinerja pelayanan SKPD Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara dapat dilihat pada lampiran.
F. Rencana Kegiatan
Usulan penjabaran lebih rinci program prioritas yang akan dilaksanakan
masing-masing Unit Kerja Eselon Tiga SKPD Dinas Pertanian Provinsi Sumatera untuk
periode 2014-2018 adalah sebagai berikut:
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur.
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.
4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur.
5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan
Keuangan.
6. Program Peningkatan Kesejahteraan Petani.
7. Program Peningkatan Produksi Tanaman Pangan.
8. Program Peningkatan Produksi Hortikultura.
9. Program Pengembangan Teknologi Pertanian.
32 BAB III PEMBAHASAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat dan Waktu Penelitian dilaksnakan pada Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara dan dilaksanakan mulai tanggal 02 Maret sampai dengan 10
April 2015.
B. Pengertian Manajemen
a). Pengertian Manajemen
Robbins dan Coutler ( 2012 : 36 ) manajemen mengacu pada
proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar
diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Sedangkan menurut Griffin (2008 : 7) manajemen adalah suatu rangkaian
aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengedalian) yang diarahkan pada
sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi)
dengan maksud untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan
33
b). Fungsi Manajemen
Menurut Fayol 1916 fungsi manajemen adalah sebagai berikut
yaitu :
1. Perencanaan
Perencanaan yaitu berarti penilaian waktu yang akan datang dan
kemudian pengambilan keputusan-keputusan untuk tindakan yang akan
datang.
2. Organisasi
Organisasi yaitu berhubungan dengan pembagian kerja, serta
pembagian tugas, otoritas dan tanggung jawab.
3. Komando
Komando atau pemberian instruksi untuk menjamin agar
keputusan-keputusan dilaksanakan
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu penentuan standar-standar, pembandingan
kejadian-kejadian fisik dengan standar-standar tersebut secara berkala, dan
kemudian pengambilan tindakan pembetulan.
5. Koordinasi
Koordinasi yaitu penggabungan usaha dan penentuan semua
kegiatan perusahan agar sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan.
Adapun fungsi manajemen lainnya yang perlu diterapkan dalam
proses manajemen perkantoran adalah pemberian motivasi kepada
C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor
a. Pengertian kantor
Secara umum, kantor dapat di artikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan saat ini, kantor
mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai
pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran
pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa
“Kantor” adalah (Sedarmayanti,2001 : 2) :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan
informasi.
b. Fungsi Kantor
Kantor juga mempunyai fungsi untuk memberikan pelayanan
komunikasi dan warkat secara rinci adalah (Sedarmayanti, 2001 : 3) :
1. Untuk menerima keterangan ( misalnya : surat-surat )
2. Untuk mencatat keterangan ( misalnya : persediaan, dan
35
3. Untuk menyusun keterangan ( misalnya : dalam pembiayaan dan
pembukuan )
4. Untuk memberi keterangan ( misalnya : faktur-faktur penjualan )
5. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misalnya : Pemeliharaan uang tunai)
Fungsi Manajemen Perkantoran Pada dasarnya fungsi manajemen
perkantoran sangat berkaitan dengan tujuannya, dimana fungsi
perkantoran adalah penerapan saranan dan daya kantor untuk tujuan dan
sasaran yang telah diterapkan.
Adapun beberapa fungsi yang menurut para ahli. Menurut Evans
Manajemen Perkantoran, fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan
bahan keterangan,komunikasi, dan ingatan organisasi (Sukoco, 2007:3),
Sedangkan menurut Arthur Grager Manajemen Perkantoran, fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu
organisasi (Sukoco, 2007 :3)
D. Pengertian dan Tujuan Manajemen Perkantoran a. Pengertian Manajemen Perkantoran
Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat
pemikiran, pusat komunikasi dan pusat informasi. Untuk dapat gambaran
yang lebih lengkap, maka berikut ini pengertian manajemen perkantoran
1. Terry, dalam buku Office Management and Control (1966),
manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan lebih dahulu.
2. Leffingwell dan Robinson, dalam buku Textbook of Office
Management (1950), manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi
adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan
dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.
3. Geoffrey (1990), manajemen kantor adalah seni membimbing personel
kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya
demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dari defenisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen
perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas
pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifat, pelaksanaan atau karena merupakan suatu urutan,
sehingga saling berkaitan atau saling bergantungan satu sama lain.
Dalam suatu organisasi, fungsi dibebankan kepada seseorang atau
satuan tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Sehingga pada
prinsipnya manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
37
(melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara
tertib dan lancar, (Sedarmayanti, 2001 : 10).
Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 11) Lingkup bidang kerja
manajemen perkantoran telah meluas meliputi banyak hal, maka berikut 9
(sembilan) bidang kerja manajemen perkantoran yang telah disusun oleh
Charles O. Libbey.
1. Ruang Perkantoran
2. Komunikasi
3. Kepegawaian Kantor
4. Perabotan dan Perlengkapan
5. Peralatan Mesin
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
7. Metode
8. Warkat
9. Kontrol Pejabat Pimpinan
b. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah
tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak
sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari, (Sedarmayanti, 2001 :
Dengan adanya tujuan manajemen perkantoran perencanaan suatu
tujuan organisasi serta peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja
pegawai akan lebih mudah untuk diterapkan. Menurut Terry tujuan
Manajemen Perkantoran adalah merencanakan, mengendalikan, dan
mengorganisasikan perkerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka
yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan
lebih dahulu, (Sukoco, 2007:3).
Berdasarkan definisi atas penulis dapat menyimpulkan bahwa
tujuan manajemen perkantoran sangatlah penting, guna menunjang
tercapainya sutau tujuan yang telah direncanakan oleh organisasi serta
menunjang peningkatan efesiensi dan produktivitas kerja pegawai.
Tujuan proses manajemen perkantoran adalah tersedianya
informasi yang siap pakai.
Ciri informasi yang siap pakai, (Sedarmayanti, 2001 : 15).
1. Lengkap
2. Relevan dengan kegunaannya
3. Tidak terlambat
4. Akurat
39
Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti
(2001:15) antara lain adalah :
1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang
memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan
biaya yang terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi
kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan
membantu memberi pelayanan kepada para langganan atau
mitra kerja.
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang
terjangkau.
E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provsu
Adapun ruang lingkup Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian
Provsu yaitu, (Dinas Pertanian Provsu, 2015).
1. Ruang Kantor
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara penataan ruang kantor
sudah tertata dengan rapi dan baik, seperti penjatahan ruangan sudah
ditentukan sesuai dengan jumlah dan kapasitas pegawai setiap
ruangannya. Seperti pendingin ruangan (AC atau kipas angin),
betah berada diruangan kantor dalam melaksanakan pekerjaannya. dan
Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara juga memiliki Aula untuk
mengadakan rapat pertemuan antar Kabupaten/Kota Sumatera Utara.
2. Komunikasi
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara komunikasi dilakukan
dengan cara seperti, pengiriman surat dan penerima surat antar daerah
atau kota di Sumatera Utara untuk melakukan kegiatan pekerjaan agar
berjalan lancar. Dan komunikasi juga dilakukan dengan cara membuat
papan pengumuman setiap ada kegiatan di
kantor.
3. Kepegawaian Perkantoran
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat sistem
kepegawaian yang disusun dan diterapkan secara baik melalui
pemilihan setiap pegawai, perkenalan, latihan, kenaikan pangkat,
pergantian karyawan, pengerahan pegawai dan pensiun.
4. Perabotan dan Perlengkapan
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara setiap ruangan terdapat
meja kerja, kursi, komputer, printer, kalender,lemari arsip serta
perlengkapan lainnya.
5. Peralatan dan Mesin
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapat mesin-mesin
yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan kantor,
41
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara terdapatnya alat tulis
kantor yang lengkap untuk digunakan pegawai seperti kertas HVS/A4,
tinta printer, pulpen, pensil, spidol, penggaris, lem, gunting, paper clip,
binder clip, hekter dan sebagainya.
7. Metode
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara metode yang digunakan
sesuai prosedur kantor yang baik, yaitu mengukur hasil kinerja
pegawai, menjadwal kegiatan rutin yang dilaksanakan seperti rapat
posko, rapat koordinasi antar daerah atau kota Sumatera Utara.
8. Warkat
Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara pengolalaan warkat
sesuai prosedurnya, yaitu pelayanan surat masuk dan keluar,
penyimpanan arsip.
Dari Uraian diatas terdapat beberapa bidang kerja manajemen perkantoran
pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yang tidak terlaksana dengan
baik, yaitu :
1. Perlunya penambahan AC
Perlunya penambahan AC pada setiap ruangan kerja, agar pegawai
2. Perlunya tersedia mesin fotocopy
Diperlukan mesin fotocopy supaya setiap mau fotocopy berkas tidak
harus keluar kantor lagi agar suatu pekerjaan berjalan secara efisien.
3. Perlunya penambahan mesin printer
Diperlukan mesin printer di setiap meja pegawai supaya memudahkan
pegawai jika ingin mengprint berkas agar pekerjaan bisa berjalan
43 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan yang telah di kemukakan sebelumnya, maka
penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Penerapan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara sudah berjalan cukup baik, unsur-unsur yang
terdapat dalam manajemen perkantoran seperti pelaksanaan
penyampaian informasi dan hubungan dengan publik telah
terlaksana sehingga sangat mendukung dalam proses pencapaian
tujuan perusahaan.
2. Secara garis besar kegiatan manajemen perkantoran bertujuan
untuk membantu para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan
secara efektif dan efesien.
3. Pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara menggunakan
peralatan kantor yang mengikuti zaman seperti mesin-mesin
elektronik (komputer dan mesin Feximile) agar dapat
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi
pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara maka penulis mencoba
memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa
pihak.
1. Harus terus mempertahankan dan meningkatkan penerapan
manajemen perkantoran yang sudah berjalan dengan baik, agar
dalam menyampaikan informasi dan hubungan dengan pihak lain
berjalan dengan baik sehingga proses pencapaian tujuan dapat
tercapai dan terlaksana dengan baik.
2. Pada tiap-tiap ruangan kerja pada Dinas Pertanian Provinsi
Sumatera Utara hendaknya di perhatikan juga mengenai fasilitas di
ruangan agar dapat menambah semangat dan kenyamanan para
pegawai.
3. Setiap komputer hendaknya mengggunakan anti radiasi agar tidak
45
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, Drs, SE, MM, 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Moekijat, Dr. 2001. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen Perusahaan. Bandung : CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung : Bandar Maju.
Stephen P. Robbins, Mary Coutler. 2010. Manajemen. Jakarta : Erlangga.
Sukoco, Munir, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga.
