(Studi Kasus pada Pabrik Pengolahan Crumb Rubber PT. Perkebunan
Nusantara II Tanjung Keliling)
(Information System of Crumb Rubber Processing
[Case Study at PT. Perkebunan Nusantara II Tanjung Keliling])
Saipul Bahri Daulay, Taufik Rizaldi, dan Ade Guna Bangun
Abstract
The information system in a Crumb Rubber factory related closely to controlling and reporting the production process. While the usage of information system in Tanjung Keliling still using paper document, so that the reporting, controlling and evaluation of production from each activity to the leader cannot be done quickly and accurately.
This research was done to develop and improving information system such as depository of data, evaluate the production and report is based on database by using a language program software run under windows.
The applying of information system which is based on database will economize the maintenance of data, accelerate the searching process of it, and also consistently evaluating production so the report can be printed and can be done quickly as possible.
Key words: information system, database, reporting
Abstrak
Sistem informasi di pabrik pengolahan Crumb Rubber erat kaitannya dengan pengawasan dan pelaporan proses produksi. Penggunaan sistem informasi di Tanjung Keliling masih menggunakan sistem berkas, sehingga pelaporan, pengawasan, serta evaluasi produksi dari masing-masing aktivitas kepada pimpinan tidak dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan dan meningkatkan sistem informasi berupa penyimpanan data, evaluasi produksi dan laporan yang berbasis database dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis sistem operasi windows.
Penerapan sistem informasi berbasis database akan menghemat penyimpan data, mempercepat proses pencarian data, mengevaluasi produksi secara konsisten, mencetak hasil dalam bentuk laporan, sehingga penyampaian informasi dapat dilaksanakan sesegera mungkin.
Kata kunci: sistem informasi, basis data, laporan
Pendahuluan
Latar Belakang
Karet alam merupakan salah satu komiditi pertanian yang penting baik untuk lingkup internasional dan teristimewa bagi Indonesia. Di Indonesia karet merupakan salah satu hasil pertanian terkemuka karena banyak menunjang perekomian negara. Hasil devisa yang diperoleh dari karet cukup
besar. Bahkan, Indonesia pernah menguasai produksi karet dunia (Anonim, 1999).
tersebut cukup menentukan bagi dunia perkaretan nasional (Anonim, 1999).
Perkebunan karet rakyat tidak dikelola dengan baik. Boleh dibilang pengelolaan yang dilakukan hanya seadanya. Setelah ditanam, karet dibiarkan tumbuh begitu saja, perawatanya kurang diperhatikan. Tanaman karet tua jarang diremajakan dengan klon baru. Itulah sebabnya produktivitas perkebunan karet rakyat masih sangat rendah, yang lebih memprihatinkan lagi adalah mutu karet olahan yang dihasilkan. Peralatan yang dimiliki serta teknologi pengolahan yang diketahui masih sangat sederhana. Bahan olah karet rakyat rata-rata memiliki mutu yang rendah. Mutu karet yang memenuhi standart dan memiliki harga jual tinggi serta mampu memenuhi keinginan pasar rata-rata dihasilkan oleh perkebunan-perkebunan besar milik pemerintah dan swasta (Anonim, 1999).
Pabrik pengolahan crumb rubber Tanjung Keliling masih menggunakan cara manual dalam pengolahan data dari setiap aktivitas, sehingga penyampaian informasi kepada asisten pabrik tidak dapat dilakukan dengan cepat. Oleh karena itu penggunaan komputer sebagai alat bantu pengolahan data akan dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan di dalam menghasilkan suatu informasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di dalam proses pengolahan data dari setiap aktivitas.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi pengolahan berbasis database dengan memperbaiki sistem yang telah ada dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6,0 dengan bahasa pemrograman visual basic.
Metodologi Penelitian
Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di Pabrik crumb rubber PTPN II Tanjung Keliling mulai bulan Juli sampai bulan Agustus 2005.
Metode Pengumpulan Data
Teknik atau cara yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Melakukan serangkaian observasi dan wawancara langsung mengenai data-data yang diperlukan dalam penelitian dengan petugas yang berwenang memberi keterangan.
2. Observasi
Penulis mengadakan penelitian dengan mengamati secara langsung kegiatan pengolahan di pabrik.
3. Melakukan studi kepustakaan
Penelitian perpustakaan merupakan penelitian untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan penelitian.
Sumber Data
1. Data primer
Data yang diperoleh secara langsung dari pabrik.
2. Data sekunder
Data yang diperoleh dari studi pustaka atau literatur-literatur yang berhubungan dengan penelitian.
Data-Data yang Dibutuhkan
Dalam penelitian ini dibutuhkan data-data sebagai berikut:
1. Data inventaris alat dan mesin pengolahan crumb rubber di Pabrik crumb rubber PTPN II Tanjung Keliling selama periode satu tahun.
2. Data penerimaan lateks dan kompo yang diperoleh dari stasiun timbangan selama periode satu tahun.
3. Data produksi crumb rubber yang diperoleh dari buku jurnal pabrik selama periode satu tahun.
5. Format masukan dan keluaran laporan antara lain laporan penerimaan lateks, laporan penerimaan kompo, produksi, pengiriman, dan persediaan.
Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis Sistem
Langkah-langkah yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi pengolahan crumb rubber di pabrik crumb rubber PTPN II Tanjung Keliling adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi masalah
Yaitu dengan cara mengumpulkan dan mempelajari data dari setiap bagian yang terlibat dalam bentuk pengolahan data yang telah ada.
2. Memahami kerja dari sistem yang ada Yaitu dengan cara mempelajari aliran
informasi dari setiap bagian-bagian yang terlibat dalam penggunaan dan pengolahan crumb rubber di pabrik crumb rubber PTPN II Tanjung Keliling dan juga mempelajari format masukan dan keluaran informasi pada setiap bagianya. Selain itu mengetahui pihak-pihak yang akan menggunakan informasi tersebut. 3. Menganalisis sistem
Yaitu menganalisis kelemahan sistem dan kebutuhan informasi bagi pemakai. 4. Perbaikan sistem
setelah mengetahui kelemahan yang ada pada sistem informasi yang lama maka dilakukan perbaikan sistem.
Perancangan Sistem
Langkah-langkah dalam melakukan perancangan sistem informasi pengolahan
crumb rubber di pabrik crumb rubber PTPN II Tanjung Keliling adalah sebagai berikut: 1. Perancangan suatu database
Merancang suatu database berarti menentukan field-field yang dibutuhkan di pabrik crumb rubberPTPN II Tanjung Keliling.
2. Perancangan menu
Pada suatu program diperlukan rancangan menu untuk memperjelas
rincian setiap proses dalam sistem yang dirancang, sehingga akan lebih mudah dalam pembagian sistem atau perancangan menu adalah suatu rancangan yang menampilkan menu-menu yang ada dalam program.
3. Perancangan output
Perancangan output adalah merupakan suatu bentuk tampilan data-data yang akan digunakan dalam laporan.
4. Perancangan input
Perancangan input adalah merupakan suatu perancangan yang menampilkan suatu menu di mana kita akan mengisi data-data yang diperlukan di dalam melakukan penelitian.
5. Penulisan listing program yang sesuai dengan rancangan input dan output. 6. Melakukan pengujian terhadap program,
bila program terdapat kesalahan maka dilakukan perbaikan.
7. Dokumentasi program.
Hasil dan Pembahasan
Menu Utama
Menu utama ditampilkan pada saat program dijalankan, menu utama ini dibuat dengan MDI (Multiple Document Interface)
form. MDI form ini mengaitkan semua form, di mana seluruh form dapat dibuka apabila menu utama ditampilkan. Pada saat pertama sekali program dijalankan maka akan ditampilkan form login di mana form ini membutuhkan nama user dan password, bila pengguna tidak dapat memasukkan password
administrator yang hanya dapat melihat data. Akses kedua pengguna ini dibedakan dengan password.
Menu utama terdiri dari menu master, menu transaksi harian, menu laporan, menu evaluasi, menu backup data, menu bantuan dan menu exit
Menu Master
Didalam menu master terdapat sub menu inventaris mesin dan inventaris elektromotor. Di mana sub menu tersebut digunakan untuk memasukkan data inventaris mesin pada sub menu inventaris mesin dan data elektromotor pada sub menu inventaris elektromotor.
Di dalam sub menu inventaris mesin dan inventaris elektromotor terdapat tombol untuk menambah data, menyimpanan data, menghapus data, mengedit data dan untuk mencari data tertentu.
Menu Transaksi Harian
Menu transaksi harian terdapat lima sub menu yaitu: penerimaan lateks, penerimaan kompo, produksi pengolahan, persediaan, dan pengiriman. Didalam sub menu ini terdapat tombol untuk menambah data, menyimpanan data, menghapus data, mengedit data dan untuk mencari data tertentu.
Sub menu penerimaan lateks digunakan untuk menyimpan data-data penerimaan lateks, sub menu penerimaan kompo digunakan untuk menyimpan data-data penerimaan kompo, sub menu produksi pengolahan digunakan untuk menyimpan data-data produksi karet remah, sub menu persediaan digunakan untuk menyimpan data-data persediaan produksi karet remah dan pada sub menu pengiriman digunakan untuk menyimpan data-data pengiriman produksi karet remah.
Menu Laporan
Menu laporan terdapat lima sub menu yaitu laporan produksi bahan baku lateks, laporan produksi bahan baku kompo,
laporan produksi pengolahan, laporan persediaan produksi dan laporan pengiriman produksi. Di mana kelima sub menu tersebut merupakan laporan mengenai data-data pengolahan crumb rubber yang harus dilaporkan kepada Asisten pabrik.
Pada sub menu laporan ditujukan untuk menampilkan data produksi bahan baku lateks, data produksi bahan baku kompo, data produksi pengolahan karet remah, data persediaan produksi karet remah dan data pengiriman produksi karet remah setiap hari, bulan dan tahun dengan memilih kriteria waktu yang diinginkan. Laporan dapat langsung dicetak dengan menggunakan printer.
Menu Evaluasi
Menu evaluasi terdapat empat sub menu yaitu evaluasi produksi karet remah, evaluasi pengiriman karet remah, evaluasi efisiensi mesin dan evaluasi produksi pengolahan.
Sub menu evaluasi produksi karet remah digunakan untuk membandingkan produksi bulanan karet remah dengan bahan baku lateks dan kompo, perbandingan ini ditampilkan dalam bentuk grafik lingkaran. Sub menu evaluasi pengiriman karet remah digunakan untuk menampilkan jumlah pengiriman karet remah setiap bulan dan tahun, di mana data jumlah pengiriman ditampilkan dalam bentuk grafik. Tujuan penggunaan grafik adalah untuk lebih memudahkan user melihat data. Sub menu evaluasi efisiensi mesin digunakan untuk perhitungan efisiensi produksi mesin dan sub menu evaluasi produksi pengolahan digunakan untuk perhitungan produksi karet remah.
Menu Backup Data
Menu Bantuan
Menu ini digunakan untuk memperjelas isi dari program, sehingga dapat membantu user dalam menjalankan program.
Gambar 1. Tampilan SI_CR dan Menunya
Gambar 2. Tampilan Sub Menu Penerimaan Lateks
Gambar 3. Tampilan Sub Menu Evaluasi Efisiensi Mesin
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Sistem pengolahan data pada Pabrik pengolahan crumb rubber Tanjung Keliling
masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan suatu sistem yang terkomputerisasi yang berbasis database.
Penggunaan sistem informasi dengan berbasis database pada pabrik pengolahan crumb rubber dapat mempercepat pengolahan data yang diperlukan.
Penggunaan sistem yang terkomputerisasi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam pengolahan data.
Saran
Pabrik pengolahan crumb rubber Tanjung Keliling sebaiknya menerapkan sistem komputerisasi yang berbasis database agar pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Daftar Pustaka
Anonim. 1999. Karet : Strategi Pemasaran Budidaya dan Pengolahan. Penebar Swadaya, Jakarta.
Biro Pusat Statistik. 1993. Statistik Industri Karet Remah. Jakarta.
Burch, J. and Grudnitski, G. 1986. Information System : Theory and Practice. John Wiley and Sons Inc, Canada.
Hartono, J. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Hartono, J. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Kadir, A. 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Kadir, A. dan Triwahyuni, T. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Manalu, D.R. 2002. Microsoft Visual Basic 6.0. Citra Prima Utama, Medan.
O’brien, J.A. 1995. Introduction to Information Systems. Von Hoffmann, USA.
Oetomo, B.S.D. 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Ramakrishnan, R. and Gehrke, J. 2000. Database Management Systems. Mc Graw-Hill, USA.
Satari, G. 1988. Kebijaksanaan Penelitian dan Pengembangan Perkaretan di Indonesia. Konferensi Nasional Karet 1986. 25-27 November 1986, Medan . hlm 28.
Setyamimidjaja, D. 1993. Karet : Budidaya dan Pengolahan. Kanisius, Yogyakarta.
Stair, R.M. 1996. Principles of Information System. Boyd and Fraser, USA.
Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Tosin, R.1999. Kursus Kilat : 24 Jurus Microsoft Access 2000. Dinastindo, Jakarta.
Wahyono, T. 2004. Sistem Informasi. Graha Ilmu,Yogyakarta.
Waljiyanto. 2003. Sistem Basis Data : Analisis dan Permodelan Data, Graha Ilmu, Yogyakarta.
