TUGAS AKHIR
EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh : OKTY PRATIWI
092102081
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : OKTY PRATIWI
NIM : 092102081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal……….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Dra. Nurzaimah, MM, Ak ) NIP: 19581114 198703 2 001
Tanggal………... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP: 131 127 370
Tanggal………... Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : OKTY PRATIWI
NIM : 092102081
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA
DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Februari 2012
Kata Pengantar
Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan judul : “Efisiensi Kerja pada Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Shalawat dan salam juga
Penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabatnya, Karena dengan safaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.
Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini Penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin Penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat Penulis terhadap lainnya.
Oleh karena itu Penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati, izinkanlah Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada yang terhormat :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara .
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Jurusan Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak sebagai Dosen Pembimbing Penulis yang
telah meluangkan waktu untuk memberikan saran dan masukan demi kelancaran Tugas Akhir ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf pegawainya yang banyak membantu Penulis selama menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Khususnya Penulis ucapkan terima kasih kepada orang yang paling teristimewa dalam kehidupan Penulis yang amat sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing Penulis, serta selalu sabar dan tabah dalam mendidik Penulis juga do’a yang tak pernah henti untuk penulis. Terspesial Ayahanda Tercinta Zul Arsi Mulkan dan Ibunda
Tercinta Supriani yang telah memberikan kasih sayang dan supportnya
menyelesaikan studi. Semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang kalian berikan kepada Penulis. Amin ya Allah.
7. Adik Penulis satu - satunya yang amat sangat Penulis sayangi Rival Ardiyan yang terus mengajukan pertanyaan “kapan kakak tamat kulia? Cepatlah tamat, kerjain TA nya biar kakak kerja” hehehe..makasi yah dek udah ingetin kakak, ;)
8. Seseorang yang special buat penulis, yaitu Bang Robie Maulana, SE, Ak yang telah meluangkan waktunya dan tidak pernah lelah dalam memberikan support buat penulis.
9. Teman - teman terdekat Penulis Ferina Ardiany dan Nur yuwanda yang selalu ada buat Penulis dalam keadaan apapun, baik dalam keadaan suka maupun keadaan duka. Khusus buat Ferina, semoga cepat tamat yaah sygkuu, Aku Sayang Kalian.
10.Seluruh teman - teman Penulis anak D-III Akuntansi’09, Terima kasih atas bantuan, dukungan, motivasi yang diberikan dalam penyelesaian tugas akhir ini. I’ll miss you all.
Akhir kata Penulis mohon maaf yang sebesar - besarnya pada Bapak/Ibu Dosen dan Semua rekan-rekan atas segala kesilapan dan kesalahan yang telah diperbuat oleh Penulis selama ini, dan Penulis berharap semoga Tugas Akhir yang sangat sederhana ini dapat bermanfaat bagi semua pembaca dan pihak lain yang memerlukannya khususnya bagi Penulis sendiri.
Medan, Februari 2012
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR………i
DAFTAR ISI……….iii
DAFTAR TABEL………..v
DAFTAR GAMBAR………...……...vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………1
B. Perumusan Masalah………...……….4
C. Tujuan Penelitian………...……….4
D. Manfaat Penelitian………..4
E. Jadwal Kegiatan………...………...5
F. Sistematika Penulisan………..6
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU………...8
B. Kegiatan Organisasi...………...11
C. Struktur Organisasi………12
D. Kinerja Departemen Akuntansi………...20
1. Pengertian Tata Kerja………..………22
2. Manfaat Tata Kerja………..24
3. Prinsip – Prinsip Penyusunan Tata Kerja………...24
4. Asas Penyusunan Tata Kerja………...26
5.Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja dalam Organisasi………..………..27
B. Ruang Lingkup Tata Kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………..……27
C. Penerapan Tata Kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………...28
D. Pelaksanaan Tata Kerja dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai………...………..32
E. Hambatan – Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja………...36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan………...39
B. Saran.……….40
DAFTAR TABEL
No. Judul Hal
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Hal
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi………..14
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa
ini, maka penerapan tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi
pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh
Sedarmayanti ( 2001 : 134 ) “tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang
seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi - segi tujuan,
peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia.” Prosedur
kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus
ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.
Penerapan tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang
merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan - kegiatan pelaksanaan yang nyata. Penerapan
tata kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan
keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu
kantor.
Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi penerapan tata kerja menurut
Fuad Gani ( 2008 : 125 ) “adalah peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang,
dan biaya yang dimiliki oleh suatu instansi atau kantor.” Apabila faktor – faktor
dengan tujuan yang diharapkan oleh instansi atau organisasi tersebut.
Sebaliknya jika faktor - faktor tersebut tidak terpenuhi dengan baik maka tujuan
suatu instansi atau organisasi tidak akan tercapai. Oleh karena itu instansi atau
organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu
melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian
kerja dengan tepat. Sedemikian besarnya penerapan tata kerja dalam setiap badan
usaha sehingga setiap pegawai diharapkan merupakan orang yang terampil,
berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.
Untuk penerapan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas - asas
penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara
sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja
pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua
petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu,
penerapan tata kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari
setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk
mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Penerapan tata kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua
pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan
adanya penerapan tata kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan,
tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk
penyelesaian suatu bidang tugas.
Pelaksanaan penerapan tata kerja, selalu berorientasi pada efisiensi.
terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.” Bekerja
dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang
sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan
alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat
gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan
memperoleh hasil yang memuaskan. Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi
efisiensi kerja menurut Sedarmayanti ( 2001 : 114 ) “adalah gerakan tubuh,
pengaturan tempat kerja, penggunaan alat kerja, kemampuan mengingat dengan
baik. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara
terus- menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap
pegawai.”
Unsur - unsur efisien menurut The Liang Gie ( 2001 : 89 ) antara lain
“kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta
kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.”
Namun untuk lebih meningkatkan jiwa efisiensi dalam diri tiap pegawai maka di
buatlah peraturan-peraturan yang mengikat yaitu berupa penerapan tata kerja di
perusahaan. Jika penerapan tata kerja telah diterapkan maka diharapkan setiap
pegawai wajib mematuhi tata keja tersebut, karena jika suatu peraturan yang telah
disepakati dilanggar maka akan dikenakan sanksi. Jadi dapat disimpulkan, dalam
meningkatkan efisiensi kerja disuatu perusahaan atau organisasi yang pertama
sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk
menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan
Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan
penerapan tata kerja Departemen Akuntansi yang tidak efisien dapat
mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan
tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan,
penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan
dengan cepat. Hal ini berarti efisiensi kerja berguna dalam penentuan
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Mengingat pentingnya meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau
instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk
membahas tentang EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat
perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni bagaimana efisiensi
kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana efisiensi
kerja pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Peneliti
a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupu n aplikasi.
b. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang
bagaimana penerapan efisiensi kerja itu yang sesungguhnya.
2. Bagi Instansi
Diharapkan dapat sebagai masukan dalam penyusunan tata kerja yang
efektif.
3. Bagi Peneliti lain
Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lain yang berminat
terhadap kajian tersebut.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU
Medan. Dalam kegiatan survei ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan
dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
Januari - Februari 2012, MINGGU KE
2 3 4 1
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan
sebagai berikut:
BAB I . PENDAHULUAN
Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang
Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan
Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II . PROFIL INSTANSI
Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas , Struktur Organisasi,
Uraian Tugas, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana
BAB III. PEMBAHASAN
Dalam Bab ini Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
Bagian Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau
diluar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda
Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara ( Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status Negeri dengan surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang pengertian Fakultas Ekonomi yang
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang
berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No.
05350/1983/ tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Tinggi No.
26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh 2
jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Pendidikan
Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
1. Departemen Akuntansi
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Ekonomi Pembangunan
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
1. Jurusan Akuntansi
2. Jurusan Keuangan
3. Jurusan Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah harus menjadi
salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan ( customer ) dan shareholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan
pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan
perubahan.
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Kegiatan Organisasi
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
Pembina civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit ( tidak
berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian -
penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian, dan
Pengabdian Kepada Masyarakat.
Dengan demikian diharapkan lulusan - lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas baik dan
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas - batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Menurut Achmad Zaenudin ( 2007 : 118 ) “struktur organisasi berfungsi
untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan.” Dengan struktur
organisasi dan tupoksi ( tugas pokok dan fungsi ), masing - masing pegawai tahu
akan wewenang, tugas, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan
sendirinya dapat mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan
dengan rasa tanggung jawab penuh. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi
diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan
instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang
telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur
organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Menurut The Liang Gie ( 2001 : 114 ) “suatu instansi terdiri dari berbagai
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertikal melalui saluran tunggal.”
Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi, yaitu :
1. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas
serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu
organisasi.
2. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan
yang ditetapkan secara resmi oleh suatu organisasi, tingkatan hirarki, serta
besarnya tentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan
organisasi.
3. Struktur organisasi menetapkan pengelompokkan individu menjadi bagian
organisasi dan pengelompokkan bagian-bagian organisasi menjadi suatu
organisasi yang utuh.
4. Struktur organisasi menetapkan system hubungan dalam organisasi yang
memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian
segenap kegiatan organisasi baik secara vertical maupun horizontal.
Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis,
yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan
elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan,
umumnya deskripsinya ditulis dalam daftar deskripsi jabatan. Dalam penerapan
tujuannya, Fakultas Ekonomi USU menggunakan bentuk organisasi staf dan garis.
diantara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukkan tugas,
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda.
Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU Rektor dan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan :Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham,SE,M.si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunte,M.Ec,Acc,Ak
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
ANGGOTA : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, Msi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis,MAFIS, MBA, Ak
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Acc
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Sy’ad afifuddin Sembiring, M.Ec
Prof. Dr. Lic.rer,reg Sirozujilam, SE, Ak
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Dr. Murni Daulay, SE, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Irsyad lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak
DIPLOMA
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kabag Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasubag. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasubag. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasubag Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasubag Kepegawaian : Maslan, SE
Bagian Perpustakaan/Ruang Baca
Kepala Perpustakaan : O.K. Raffii, SE
Sesuai dengan pembahasan penulis, maka dalam hal ini hanya akan dibahas
tata kerja pada Departemen Akuntansi. Oleh karena itu terlebih dahulu kita harus
mengetahui struktur organisasi pada bagian Departemen Akuntansi. Pada gambar
2.2 dapat dilihat Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Gambar 2.2
Bagan Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua Departemen Akuntansi
Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris Departemen
Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Staff
Sugeng Prayetno, SE Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi
Dra. Mutia Ismail, MM, Ak Ketua Program Studi S1 Akuntansi
Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Staff
Pada Uraian berikut ini dapat dilihat job description bagian Departemen
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan urutan jabatan
sebagai berikut :
1. Membuka sidang ujian komprehensif Ketua Departemen
2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat
3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding
4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa
5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal
6. Menandatangani skripsi yang telah di perbanyak mahasiswa
7. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan
dengan Departemen Akuntansi
8. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi dan
lain - lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.
1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa Sekretaris Departemen
2. Mengoreksi skripsi yang akan di uji / diperbanyak
3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang
berhubungan dengan Departemen Akuntansi.
1. Mengetik surat masuk / keluar Staf
2. Mengarsip surat masuk / keluar
4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah di tandatangani oleh Ketua
Departemen Akuntansi
5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa
6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan di uji / di perbanyak
7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar
8. Mengetik daftar alumni Departemen Akuntansi
9. Menstempel KRS / KHS mahasiswa
10.Mengerjakan Dikti untuk Departemen Akuntansi
11.Membuat transkrip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif
12.Mengetik transkrip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.
D. Kinerja Departemen Akuntansi
Menurut A.A. Anwar Prabu Mangkunegara ( 2005 : 9 ) “kinerja adalah
hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan
dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya.”
Adapun faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja menurut Robert L.
Mathis dan John H. Jackson ( 2001 : 82 ) “adalah kemampuan, motivasi,
dukungan yang diterima, keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, hubungan
mereka dengan organisasi.” Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan
misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh
waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong tercapainya hasil yang optimal diperlukan kinerja yang
profesional. Kinerja usaha yang dijalankan instansi saat ini adalah
menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan
pengabdian kepada masyarakat berupa seminar dan diskusi. Departemen juga
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
BAB III
PEMBAHASAN
A. Penyusunan Tata Kerja
1. Pengertian Tata Kerja
Menurut Sedarmayanti, ( 2001 : 134 ) “tata kerja adalah cara-cara
pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat
segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang
tersedia.” Fuad Gani (2008 : 220 ) mengemukakan pengertian “prosedur kerja
adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam
rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.”
Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan,
mengadakan, atau menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu
pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang
nyata ( imbangan akibat - akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak
dikehendaki ) dengan pengorbanan yang diberikan.
Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang
maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu
tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil/usaha minim yang digunakan. Miranda
minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan
dengan keluaran yang dikirim.” Gie ( 1997:26 ) menjelaskan bahwa “efisiensi
adalah satu pengertian tentang perhubungan optimal antara pendapatan dan
pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan
kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan atau dapat juga
dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan,
antara suatu usaha kerja dengan hasilnya.”
Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen
dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, lebih efisien, terkoordinir dan
terkontrol dengan baik.
Tata kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas.
Stabilitas maksudnya bahwa tata kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga
menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Fleksibilitas artinya bahwa dalam
pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan
diadakannya saling pergantian tugas. Contohnya salah seorang tidak masuk atau
kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana
dan diselesaikan. Suatu penyusunan tata kerja dilakukan secara updateness artinya
bahwa tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan
kemajuan zaman teknologi.
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi
Menurut Zaenudin Achmad ( 2008 : 8 ) “bahwa organisasi sebagai sebuah
sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem ( metode atau
prosedur maupun subsistem ) merupakan penjabaran dari system organisasi yang
digunakan.”
2. Manfaat Tata Kerja
Seperti yang dikemukakan oleh Zaenudin Achmad ( 2007 : 62 ) manfaat
yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :
a. Tata Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan,
sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam
kegiatankegiatan pelaksanaan yang nyata
b. Melalui tata kerja yang dibuat dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan tepat.
c. Tata kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang
berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
3. Prinsip - Prinsip Penyusunan Tata Kerja
Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam
teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi
hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip seperti yang dikemukakan oleh
a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas
peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam
dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih
dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur
kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas
termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan
i. Penyusunan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan
teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan tata kerja dengan tepat, maka perlu dipakai
buku pedoman.
4. Asas Penyusunan Tata Kerja
Supaya ada kejelasan guna penyusunan tata kerja perlu memperhatikan
beberapa asas, adapun asas-asas penyusunan tata kerja menurut Zaenudi Achmad
( 2007 : 62 ) adalah sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada di bawah pengendalian organisasi.
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat
dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya.
B. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam menjalankan kegiatan di departemen diperlukan fasilitas
pendukung pekerjaan. Begitu pula pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan
yang dilakukan pegawai dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor
disesuaikan dengan pekerjaan, kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan
prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan juga menempatkan
tenaga kerja sesuai dengan prinsip The Right Man On The Right Place, untuk
Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen Akuntansi didukung juga
oleh fasilitas antara lain :
1. Komputer
2. Kendali arsip
3. Mesin printer
4. Map
5. Kertas
6. Flash disk
7. Buku agenda
8. Buku ekspedisi
9. Alat tulis kantor
10. Box file/filing cabinet dan lain-lain
Dengan tersedianya fasilitas ini, diharapkan Departemen Akuntansi
Universitas Sumatera Utara dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, sesuai
dengan target ataupun standart yang sudah ditetapkan.
C. Penerapan Tata Kerja Pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen Akuntansi terdiri dari seluruh
pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu
tujuan pokok departemen, yaitu menjadi salah satu departemen yang unggul dan
Adapun Tata kerja yang diterapkan oleh Departemen Akuntansi meliputi
pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja departemen, pengolahan
data mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi/alumni, mengolah data
mahasiswa, pengarsipan dokumen - dokumen mahasiswa, penyimpanan surat
masuk dan surat keluar sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan,
dalam hal ini adalah ketua departemen dan ketua program studi.
Departemen Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan
berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen - dokumen yang
berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa S-1 Akuntansi reguler
maupun ekstensi. Tugas pelayanan yang berupa keterangan-keterangan yang
berwujud enam perbuatan, yaitu :
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. Seluruh
keterangan – keterangan yang berhubungan dengan kegiatan akademika
mahasiswa disimpan dalam bentuk database. Selain database, Departemen
Akuntansi juga mempunyai arsip mahasiswa. Apabila sewaktu – waktu
mahasiswa memerlukannya maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat
menemukannya. Untuk menemukan data mahasiswa yang ada di database
2. Mengetik.
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan -
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Adapun waktu yang diperlukan pegawai untuk
mengetik satu buah surat adalah sepuluh menit untuk surat umum. Adapun
untuk surat yang lain seperti surat undangan di perlukan waktu tiga hari
dari pembuatan sampai pengiriman. Pegawai bisa menyelesaikan tugasnya
secara efektif dan efisien apabila pada saat itu sarana penunjang kerjanya
dalam kondisi baik. Contohnya adalah printer, karena kondisi printer di
Akuntansi kurang baik maka penyelesaian surat sering terkendala padahal
proses pengetikan telah selesai. Sehingga kerja pegawai kurang efektif dan
efisien
3. Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Untuk
mengolah, Departemen telah membuat standart kerja dengan menentukan
waktu tiga hari untuk pembuatan transkip mahasiswa, dalam waktu tiga
hari tersebut semua prosedur telah dilalui dari pengesahan di PD I,
KETUA DEPARTEMEN dan DEKAN.
4. Mengesahkan
Yaitu kegiatan mensetempel dan pemberian tanda keterangan bahwa
dokumen – dokumen yang telah masuk ke departemen maupun ketua
diselesaikan tergantung keberadaan ketua departemen atau ketua program
studi. Apabila pada saat yang bersamaan ketua departemen atau ketua
program studi sedang berada di tempat maka dokumen tersebut dapat
langsung di sahkan tanpa harus menunggu berhari – hari. Ini berarti
pekerjaan pegawai jadi lebih efektif dan efisien. Sebaliknya, jika ketua
departemen atau ketua program studi tidak berada di tempat pada saat itu
maka kerja pegawai jadi kurang efisien karena memakan waktu yana agak
lama, bisa sampai 2 hari.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain. Adapun untuk hal pengiriman surat, biasanya pegawai
memerlukan waktu satu hari apabila surat itu surat undangan. Pekerjaan
pegawai dalam hal pengiriman surat bisa dilakukan dengan efektif dan
efisien.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman. Dokumen – dokumen mahasiswa disimpanoleh pegawai
dalam bentuk arsip. Untuk menemukan data – data mahasiswa yang telah
diarsipkan pegawai tidak membutuhkan waktu yang lama, cukup 3 menit
saja karena arsip di akuntansi telah tersusun dan tertata dengan baik.
Sehingga mempermudah kerja pegawai untuk menemukannya lagi.
Dari pengamatan di lapangan kinerja pegawai di Departemen Akuntansi
akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan oleh pegawai. Sebagian besar
mengatakan pelayanannya sudah relatif baik, dimana pegawai telah bisa
menyelesaikan pekerjaan sesuai ukuran yang telah ditentukan. Misalnya dalam hal
pembuatan transkrip nilai pegawai mampu menyelesaikannya dalam waktu 3 hari
sesuai dengan prosedurnya. Sebagian kecilnya lagi masih mengeluhkan pelayanan
yang tidak sesuai keinginan. Hal ini disebabkan beberapa fasilitas kerja yang
diperlukan seperti mesin printer di bagian akuntansi keadaannya kurang memadai,
sehingga mengakibatkan keterlambatan penyelesaian kerja, akibatnya beberapa
mahasiswa tidak mendapatkan pelayanan yang optimal.
D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Tata kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus ( tidak maju
mundur/simpang siur ) dan mudah pengawasannya, sehingga memberikan hasil
kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat
dari segi mutu dan jumlah serta. Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang
pegawai berperan penting dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan
keputusan, sesuai dengan wewenang yang diberikan. Untuk memperlancar
kegiatan tata kerja, ketua juga harus memperhatikan langkah – langkah dalam
penyelesaian permasalahan instansi.
Dari pengamatan penulis selama melaksanakan magang, Departemen
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar
kinerja pegawai dipengaruhi oleh fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta
sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai Departemen Akuntansi dengan
adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan
motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas
terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan
tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan
pegawai Departemen Akuntansi, maka segala kegiatan yang berlangsung di
Departemen Akuntansi yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan
dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja
pegawai menurut Fuad Gani ( 2008 : 122 ) adalah dengan cara :
1. Menentukan standar/ ukuran baku yang akan menjadi patokan. Dalam hal
ini standarnya adalah penyelesaian tugas secara efektif dan efisien.
Departemen menentukan standart waktu untuk menyelesaikan pengetikan
satu buah surat umum atau surat undangan adalah 10 menit. Dari
pengamatan selama penulis magang di bagian Akuntansi, para pegawainya
mampu menyelesaikan pengetikan surat sesuai standart waktu yang telah
ditentukan, yaitu 10 menit untuk menyelesaikan satu buah surat umum dan
surat undangan. Begitu pula dalam hal menemukan arsip, standart
waktunya adalah 5 menit untuk satu buah arsip dan pegawai juga bisa
menemukannya secara tepat waktu.Untuk mengarsip surat masuk dan
surat keluar standart waktunya adalah 2 menit untuk satu buah surat dan
kadangkala bisa kurang dari 2 menit. Ini berarti pegawai telah
melaksanakan tugasnya sesuai standart waktu yang ditentukan.
2. Mengukur/ menilai kegiatan – kegiatan yang sedang dijalankan atau hasil
kegiatan yang dilakukan oleh pemimpin dalam hal ini adalah ketua
departemen dan ketua program studi S-1 Akuntansi. Dari temuan di
lapangan dan berdasarkan pengamatan selama penulis magang di bagian
Akuntansi, ternyata ada beberapa keluhan yang dialami mahasiswa dalam
urusan penyelesaian transkip nilai. Keterlambatan penyelesaian transkip
ini lebih sering dikarenakan oleh sarana penunjang kerja dalam kondisi
kurang baik. Untuk menyelesaiakan transkip standart waktu yang telah
ditentukan adalah 3 hari, mulai dari pengetikan, meminta pengesahan
kepada PD I, KETUA DEPARTEMEN dan yang terakhir adalah DEKAN.
Apabila sarana penunjang kerja seperti mesin printer pada saat itu dalam
kondisi kurang baik dan ditambah lagi atasan – atasan yang berwenang
untuk mengesahkan transkrip tersebut tidak sedang berada di tempat, maka
hal itu yang mengakibatkan tidak efektif dan efisienya pekerjaan pegawai.
Tetapi keluhan ini hanya dialami oleh sebagian kecil mahasiswa saja,
untuk keseluruhan kinerjanya sudah baik. Karena biasanya pegawai bisa
menyelesaikan pembuatan transkip dan meminta pengesahannya kepada
atasan yang berwenang dalam waktu 3 hari saja.
Adapun bentuk - bentuk pelayanan mahasiswa yang ada di bagian Akuntansi
• Pembuatan transkrip nilai mahasiswa sampai hal pengesahannya, standart
waktunya 3 hari.
• Pendaftaran seminar proposal dan sidang, standart waktunya 1 hari
• Memberikan KRS dan KHS mahasiswa, standart waktunya 1 menit untuk
satu mahasiswa.
• Menemukan arsip mahasiswa, standart waktunya 5 menit
Secara keseluruhan pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai
standart waktu yang ditetapkan. Hanya dalam beberapa hal saja pekerjaan mereka
menjadi tidak efektif dan efisien, tetapi hal itu relatif kecil saja karena kinerja
mereka semuanya telah sesuai standart.
3. Membetulkan penyimpangan/ perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan/
hasilnya sesuai yang telah ditentukan. Dari pengamatan selama penulis
magang di bagian S-1 Akuntansi penyimpangan yang terjadi bukan
dikarenakan kinerja pegawai yang tidak baik, melainkan karena sarana
penunjang kerjanya pada saat itu kondisinya kurang baik. Sehingga
mengakibatkan penyimpangan waktu yang sebenarnya telah ditentukan
standartnya menjadi tidak sesuai target yang diharapkan.
Untuk mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai S-1 Akuntansi,
supervisi atau pemimpin memperolehnya dari berbagai sumber, baik sumber
tercetak maupun elektronik, serta sumber – sumber dari informan. Informasi
tentang kinerja pegawai diperoleh dengan metode tertentu. Misalnya, informasi
informasi yang implisit bisa diperoleh dari wawancara dan pengamatan langsung
atau survei. Sumber atau metode pengontrolan adalah sebagai berikut :
1. Laporan pelaksanaan kegiatan, secara lisan/ tertulis, berkala/ sewaktu–
waktu atas permintaan.
2. Buku catatan tugas/ hasil kerja, jadwal kegiatan , laporan kemajuan
pekerjaan.
3. Survei atau inspeksi setempat di mana kegiatan – kegiatan dilakukan.
4. Wawancara dengan pelaksana – pelaksana tugas yang bersangkutan.
Dalam kegiatan mengontrol tersebut, penyelia atau pemimpin sebaiknya
bersikap lebih sensitif, baik terhadap sumber tertulis maupun terhadap informasi.
Bila penyelia menggunakan metode wawancara, ia harus berhati–hati dengan
ucapan–ucapan individu, sebab seseorang seringkali berkata ‘a’, tetapi
perilakunya ‘b’.
Pengontrolan perlu dilakukan secara reguler dan konsisten, untuk
mengingatkan setiap pegawai bahwa mereka harus tetap menjaga kinerja mereka
untuk mencapai tujuan bersama.
E. Hambatan - Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja
Bagian Departemen Akuntansi dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan
menyediakan keterangan yang dibutuhkan, hendaknya direncanakan, diterima,
dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata
dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu - karuan. Akibatnya
pekerjaan operasi - operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan
administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas
yang sudah dilakukan.
Adapun hambatan – hambatan yang dialami oleh pegawai Departemen
Akuntansi adalah :
1. Fasilitas kerja yang digunakan oleh pegawai kondisinya kurang baik,
seperti printer yang memerlukan penggantian, sehingga kadang
menyebabkan kurang kerja pegawai.
2. Ruang kerja yang kurang kondusif, sehingga menimbulkan
ketidakleluasaan untuk bekerja karena ruangan yang terlalu sempit.
3. Kurangnya jumlah pegawai yang mengakibatkan mahasiswa sering
kecewa karena terlalu lama menunggu untuk mendapatkan pelayanan
dalam hal memperoleh informasi.
4. Perlengkapan kerja yang letaknya kurang tertata dengan baik.
5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan
ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian
pekerjaan dan pemanfaatan waktu.
Dari uraian terdahulu, dapat disimpulkan bahwa tata kerja di bagian
Departemen Akuntansi relatif sudah baik terlaksana, dimana beberapa tugas
pokok untuk melayani mahasiswa telah sesuai standart. Adapun beberapa tugas
pokok tersebut antara lain :
1. Pembuatan transkrip mahasiswa
3. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
4. Mengarsipkan dokumen – dokumen mahasiswa
5. Membagikan KRS dan KHS mahasiswa
Semua tugas pokok tersebut dapat diselesaikan oleh pegawai sesuai dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti dapat
mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja,
pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan
efisiensi kerja dari pegawai.
2. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik.
3. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karena
dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu
menciptakan cara kerja yang efisien, dan unsur - unsur efisien kerja itu
adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama
yang baik dalam ruang lingkup pekerjaannya.
4. Hambatan – hambatan yang dialami pegawai pada Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain kurangnya
sarana dan perlengkapan yang tersedia, ruangan kerjanya kurang kondusif,
sehingga mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai -
5. Kurangnya profesionalitas pegawai dalam bekerja dapat menyebabkan
ketidakefisienan dalam bekerja, khususnya dalam segi penyelesaian
pekerjaan dan pemanfaatan waktu. Misalnya : salah satu dari pegawai
Departemen Akuntansi kurang memahami bagaimana caranya memasang
pita printer jika pita printer yang digunakan tidak lagi memberikan output
yang jelas, maka otomatis pegawai tersebut mengharap bantuan dari rekan
kerjanya yang lain, sementara rekan kerjanya tersebut sedang
menyelesaikan pekerjaanya, maka jelas pemanfaatan waktu pada saat
penggantian pita printer sangat tidak efisien. Atau penundaan pekerjaan
yang dilakukan oleh pegawai karena ada teman mengobrol sehingga
pegawai itu sendiri lupa akan tugas dan tanggung jawabnya yang belum
terselesaikan.
B. Saran
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja dan efisiensi dalam bekerja pada
Departemen Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
sebaiknya diadakan pelatihan bagi pegawai tentang pelaksanaan kerja
yang profesional.
2. Disamping adanya perencanaan dalam mendukung terciptanya efisiensi
kerja, perlu diikuti dengan pengawasan yang baik. Oleh karena itu
agar sistem pengawasan dan evaluasi perlu dilaksanakan lebih baik lagi
sehingga dapat dicegah kesalahan - kesalahan pada saat melakukan
pekerjaan atau bahkan penundaan pengerjaan yang mengakibatkan
pemborosan waktu, tenaga, serta usaha. Sistem pengawasan dilakukan
dengan memeriksa absensi kerja baik absensi masuk atau absensi keluar,
serta hasil kerja tersebut.
3. Melihat pentingnya fasilitas kerja, maka sebaiknya fasilitas kerja yang ada
di bagian Departemen Akuntansi yang sudah tidak memenuhi standart
secara teknis, diganti dan menambah jumlah unit fasilitas sarana kantor
seperti printer dan komputer. Agar tidak menyebabkan sulitnya kegiatan
untuk mencetak file atau dokumen karena minimnya printer yang tersedia,
sementara data yang harus di print cukup banyak dan juga sering
menggunakan printer yang ada di bagian Departemen Akuntansi.
4. Ruangan kerja Departemen Akuntansi harus ditata sesuai persyaratan
ruangan yang nyaman dan sehat, sehingga membuat pegawai merasa lebih
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin, 2007. Manajemen Perkantoran, Jakarta : Mitra Wacana Media.
Gani, Fuad , 2008. Menejemen Perkantoran Modern, Jakarta : Penerbit Penaku.
Gie, Liang The, 2001. Administrasi Perkantoran Modren, Yogyakarta : Penerbit Liberti.
Jackson, Jhon, 2001. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kinerja.
Mangkunegara, Anwar Prabu, 2005. Pengertian Kinerja.
Meriyane, Gusti, 2010. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Moekijat, 2001. Tata Laksana Kantor, Bandung : Mandar Maju.
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan : USU
Press.
