TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS
KECIL PADA BALAI BESAR BAHAN DAN BARANG
TEKNIK (B4T) KOTA BANDUNG
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S-1
Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh: AJENG MUSDILAWATI
21110203
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
iv
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 10
2.3 Uraian Tugas Perusahaan ... 11
2.3.1 Deskripsi Jabatan Balai Besar Bahan Dan Barang Teknik ... 11
v
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK ... 21
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 21
3.1.1 Posedur ... 21
3.1.1.1 Definisi Prosedur ... 22
3.1.1.2 Karakteristik Prosedur ... 23
3.1.1.2 Manfaat Prosedur ... 23
3.1.2 Definisi Kas dan Kas Kecil ... 24
3.1.2.1 Definisi Uang Persediaan ... 25
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 25
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 26
3.3.1 Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan (Dana kas Kecil) ... 26
3.3.2 Dokumen-dokumen Dalam Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan... 26
3.3.3 Bentuk Pengendalian Untuk Menghindari Penyalahgunaan Pengelolaan Uang Persediaan... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 35
4.1Kesimpulan ... 35
4.2 Saran ... 36
DAFTAR PUSTAKA ... 38
vi
Lampiran 2 : Surat Pernyataan Permohonan KP ... 41
Lampiran 3 : Surat Acc Diterimanya KP... 42
Lampiran 4 : Struktur Organisasi Perusahaan ... 43
Lampiran 5 : Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) ... 44
Lampiran 6 : Surat Perintah Membayar – GUP ... 45
Lampiran 7 : Surat Permintaan Pembayaran (SPM) ... 46
Lampiran 8 : Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB) ... 47
Lampiran 9 : Surat Perintah Bayar (SPBy) ... 48
Lampiran 10 : Bukti Kwintansi Pembelian Barang ... 49
Lampiran 11 : Daftar Kehadiran KP ... 50
Lampiran 12 : Surat Keterangan Hasil KP dari Perusahaan ... 51
Lampiran 13 : Surat Keterangan Hasil KP dari Dosen Pembimbing ... 52
vii
DAFTAR TABEL
38
Harahap, Sofyan Syafri. 2008. Analisis Kritis atas Laporan Keuangan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persana.
Jay, M. Smith dan K. Freed Skousen. 2004. Akuntansi Intermediate. Edisi Kesembilan. Jakarta: diterjemahkan oleh Penerbit Erlangga.
Kamaruddin Ahmad, S.E.,M.M. 2004. Dasar-dasar Manajemen Investasi dan Portofolio. Jakarta: Rineka Cipta.
Kusnadi. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) Prinsip, Prosedur Dan Metode. Malang: Universitas Brawijaya.
Lesmawati, Rika. 2010. Tinjauan Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada Dinas Perkebunan Provinsi Jawa Barat. Laporan Kerja Praktek. Universitas Komputer Indonesia.
Modul Pengujian dan Pembayaran Tagihan / Rev 2.13
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. UGM. Yogyakarta: Salemba Empat.
Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 190 / PMK.05 / 2012 / tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara.
Peraturan Pemerintah No. 24 / 2005 / Standar Akuntansi Pemerintahan.
Suhayati, Ely & Sri Dewi Anggadini. 2009. Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
39
Theodorus M. Tuanakotta, 2000, Teori Akuntansi; Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
www.b4t.go.id
www.Organisasi.Org
i
Dengan memanjatkan puji serta syukur kehadirat Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Bandung. Laporan kerja praktek yang berjudul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA BALAI BESAR BAHAN DAN
BARANG TEKNIK (B4T) KOTA BANDUNG” ini penulis ajukan untuk melengkapi salah satu mata Kuliah Kerja Praktek.
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih banyak kekurangan baik dalam pengumpulan data maupun tata cara penyusunan, pembahasan masalah serta penyajiannya mengingat keterbatasan kemampuan dan ilmu yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak yang sifatnya membangun.
Terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
ii
2. Ibu Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., Spec. Lic., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Ibu Dr. Surtikanti, SE. M. Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Komputer Indonesia.
4. Bapak Inta Budi Setyanusa, SE. M.Ak., selaku Dosen Wali 4AK5 sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dan mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan Kerja Praktek.
5. Bapak / Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia 6. Ibu Ir. Wieke Pratiwi, MS., selaku Kepala Balai Besar Bahan dan Barang
Teknik yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melaksanakan kerja praktek di tempat tersebut.
7. Bapak Nana Sutisna, SE., selaku Kepala Subbagian Keuangan yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melaksanakan kerja praktek di bagian keuangan.
8. Ibu Aria Rahmawati, selaku Pembimbing Perusahaan yang sudah membimbing penulis.
9. Ibu Dwi, Bapak Anwar, Bapak Budimas dan seluruh staff Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) yang telah memberikan dorongan serta masukan kepada penulis.
iii
masukan dalam mengerjakan Laporan Kerja Praktek ini.
13. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas doa dan semangatnya.
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis bersedia menerima segala kritik dan saran dari semua pihak untuk peningkatan mutu laporan kerja praktek ini.
Semoga Allah SWT membalas jasa semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. Penulis berharap semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya bagi semua pihak tersebut di atas dan semoga amal baik yang telah diberikan kepada penulis mendapatkan balasan dari Allah SWT, Amin.
Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.
Bandung, Desember 2013 Penulis
Ajeng Musdilawati
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Perusahaan merupakan salah satu bentuk organisasi yang pada umumnya
memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai dalam usaha untuk memenuhi
kepentingan para anggotanya. Keberhasilan dalam mencapai tujuan perusahaan
merupakan prestasi manajemen. Penilaian prestasi atau kinerja suatu perusahaan
diukur karena dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan baik pihak
internal maupun eksternal (Sofyan Syafri:2008).
Untuk mendukung setiap aktivitas yang dijalankannya, perusahaan
memerlukan sesuatu yang disebut dengan kas. Kas sangat penting peranannya
bagi kelangsungan perusahaan pada umumnya bagi setiap aktivitas yang
dilakukannya yang tiada lain untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.
Jumlah dari kas sendiri tergantung pada besar kecilnya sebuah perusahaan
ataupun kebutuhannnya. Untuk menunjang kebutuhan yang relatif kecil dan
bersifat diperlukan uang tunai yang setiap saat dapat digunakan dalam menunjang
aktivitas perusahaan tersebut atau penyediaan dana kas kecil (Petty Cash Fund),
(Rika Lesmawati:2010).
Kas adalah harta yang dapat digunakan untuk membayar kegiatan
operasional perusahaan atau dapat digunakan untuk membayar kewajiban saat ini.
sewaktu-waktu dapat ditarik, dana kas kecil, cek, bilyet giro, dan sebagainya (Rika
Lesmawati:2010).
Adapun pengertian kas lainnya yaitu kas dapat diartikan sebagai alat
bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Agar uang kas perusahaan aman
dari segala macam pencurian, penggelapan, manipulasi maka setiap penerimaan
uang segera disetorkan ke bank, sedangkan setiap pengeluaran yang jumlahnya
relatif kecil, tidaklah efesien menggunakan cek atau giro bilyet. Oleh karena itu,
dibentuklah dana kas kecil (Petty Cash) yang berfungsi untuk membantu
bendahara atau kasir khusus untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya
relatif kecil (Ely Suhayati & Sri Dewi Anggadini, 2009:143).
Dalam perusahaan dagang, jasa dan manufaktur pembayaran pengeluaran
yang bersifat relatif kecil menggunakan dana yang berasal dari dana kas kecil
sedangkan dalam instansi pemerintah pengeluaran tersebut menggunakan dana
yang berasal dari uang persediaan.
Uang Persediaan (UP) merupakan uang muka kerja SKPD yang bersifat
revolving. Definisi ini merupakan implikasi dari dipilihnya sistem UYHD, sebuah
sistem yang mengadopsi sistem Imprest Fund dalam pengelolaan kas kecil.
Dengan sistem tersebut, bendahara sebagai pengelola kas diberikan uang muka
kerja pada besaran tertentu, untuk kemudian dipakai untuk membiayai kegiatan
SKPD, dan jika jumlah telah berkurang sampai batas tertentu dapat dimintakan
penggantian sehingga jumlah uang akan kembali pada nilai semula (
3
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) merupakan salah satu
Institusi Penelitian dan Pengembangan di bawah Badan Pengkajian Kebijakan
Iklim dan Mutu Industri Kementerian Perindustrian RI (www.b4t.go.id).
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik tentu saja memerlukan dana yang
berasal dari kas kecil berupa uang persediaan untuk membiayai kegiatan
operasional sehari-harinya atau untuk membiayai aktivitas sehari-hari yang
memerlukan dana dengan anggaran yang kecil. Melihat dari pentingnya fungsi
uraian diatas maka penulis melakukan kerja praktek di Balai Besar Bahan dan
Barang Teknik untuk mengetahui dan mendalami serta untuk dijadikan sebagai
laporan dengan judul “Tinjauan Atas Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Kota Bandung”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
1.2.1 Maksud Kerja Praktek
Secara umum kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui prosedur
pengelolaan dana kas kecil pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik,
khususnya pada bagian keuangan.
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur yang dilakukan untuk
2. Untuk mengetahui bagaimana pencatatan dari dana kas kecil (uang
persediaan) serta apa yang dilakukan untuk mencegah terjadinya
penyalahgunaan dari dana kas kecil (uang persediaan) tersebut.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Adapun kegunaan yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek ini
yaitu:
1. Bagi Penulis
- Sebagai tambahan ilmu pengetahuan dan wawasan untuk cara
berpikir tentang konsep dan teori yang dipelajari di bangku
perkuliahan dan kaitannya dengan dunia nyata.
- Dapat mengetahui secara dalam implementasi pengelolaan dana kas
kecil (uang persediaan) yang dilakukan instansi baik secara teori
maupun prakteknya.
2. Bagi Instansi
- Membantu perusahaan/instansi dalam melaksanakan kegiatannya
dan memberikan masukan serta saran dalam perusahaan tersebut.
- Pelaksanaan kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan
pandangan dari sisi akademisi mengenai tinjauan prosedur
pengelolaan dana kas kecil (uang persediaan) pada Balai Besar
5
3. Bagi Pihak Lain
- Sebagai bahan referensi dan masukan untuk melakukan evaluasi
yang lebih luas lagi bagi penulis selanjutnya.
- Sebagai bahan kajian untuk menambah ilmu pengetahuan dan
wawasan baik secara teoritis maupun prakteknya dalam dunia nyata.
1.4 Metode Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini, penulis menggunakan metode
Block Release sebagai metode penulisan dalam pembuatan laporan kerja praktek.
Metode Block Release adalah metode pelaksanaan kuliah kerja praktek dalam
suatu periode. Adapun pelaksanaan kerja praktek berlangsung selama dua bulan
dalam waktu 35 hari kerja. Pelaksanaannya disesuaikan dengan waktu kerja yang
terdapat pada kantor Balai Besar Bahan dan Barang Teknik.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Lokasi pelaksanaan kerja praktek yaitu pada Kementerian Perindustrian
Republik Indonesia Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ( B4T ) Bandung yang
beralamat di Jalan Sangkuriang No.14 Telp. (022) 2504088 Bandung 40135.
Waktu pelaksanaan kerja praktek dilakukan selama dua bulan dalam waktu 35
hari kerja dimulai pada tanggal 15 Juli 2013 sampai tanggal 06 September 2013
Tabel 1.5.1
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
No Uraian Juli Agust Sept Okt Nov Des
I II III IV I II III IV
1 Pelaksanaan Kerja Praktek
2 Pengumpulan data
3 Bimbingan BAB 1
4 Bimbingan BAB 2
5 Bimbingan BAB 3
6 Bimbingan BAB 4
7 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan
Didirikan pada tahun 1909 di Batavia (Jakarta) oleh pemerintah Hindia
Belanda dengan nama Laboratotium Voor Metaal Onderzoek di bawah Burgelizke
Openbake Warken (sekarang menjadi Departemen PU). Lalu pada tahun 1912
diperluas menjadi Laboratorium Voor Material Onderzoek, pada tahun tersebut
dipindahkan ke Bandung di Kompleks Technische Hogeschool (sekarang menjadi
ITB). Tahun 1934 kedudukan balai berada di bawah Van Ekonomische
(Departemen Perekonomian/Perdagangan). Pada tahun 1942 di bawah kekuasaan
pemerintah Jepang berubah nama menjadi laboratorium Zeiro Sikendya dan
kemudian menjadi Laboratorium Kogio Sikendya.
Pada tahun 1945 berubah nama menjadi Balai Penyelidikan bahan-bahan
yang berkedudukan di bawah Kementerian Kemakmuran. Tahun 1952-1960
kedudukan balai beralih ke Kementerian Kemakmuran. Tahun 1952-1960
kedudukan balai beralih ke Kementerian Perekonomian dan kemudian berada di
bawah Kementerian Perindustrian.
Tahun 1961 menempati Jalan Sangkuriang Bandung dengan nama Balai
Penelitian Bahan-bahan, tahun 1963 kedudukan balai di bawah Perindustrian
Rakyat, tahun 1971 kedudukan balai di bawah Lembaga Penelitian dan
Pendidikan Industri, tahun 1974 kedudukan balai di bawah Puslitbang Industri
bawah Badan Litbang Industri Departemen Perindustrian dan berubah nama
menjadi Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Bahan dan Barang
Teknik. Pada akhir tahun 2002 menjadi Balai Besar Bahan dan Barang Teknik
yang disingkat B4T dan pada tahun 2006 menjadi Balai Besar Bahan dan Barang
Teknik (SK Menteri Perindustrian No. 43/M-IND/PER/6/2006).
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) sebagai salah satu institusi
di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen
Perindustrian, telah mempunyai pengalaman di Bidang Pengujian, Kalibrasi,
Inspeksi Teknik, Pelatihan Teknik, Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu, Sertifikat
Produk, Kepastian Mutu Bahan dan Barang Teknik serta telah diakui
keberadaannya oleh Industri karena mutu pelayanan yang prima dan konsisten.
Salah satu hasil pelayanan teknik terhadap industri, B4T telah
mendapatkan piagam penghargaan “Citra Pelayanan Prima” dari Menteri
Pendayagunaan Amperatur Negara pada Desember 2002 dan dari Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan sebagai “Unit Pelayanan Terbaik” terbaik di
lingkungan Departemen Perindustrian pada Agustus 2006, sehingga B4T semakin
dituntut untuk meningkat kinerja pelayanan terhadap masyarakat dan industri.
Dalam menghadapi era globalisasi saat ini, B4T telah menyiapkan
berbagai layanan jasa teknik bagi industri yang didukung oleh peralatan yang
modern dan handal, SDM yang terlatih dan berkualifikasi, laboratorium uji dan
laboratorium kalibrasi, lembaga inspeksi dan lembaga sertifikasi serta lembaga
9
dalam menyebarluaskan informasi didukung oleh teknologi informasi : Website,
E-mail, PABX digital, Local Area Network.
2.1.1 Visi
Menjadi lembaga terkemuka dalam bidang Penjaminan dan Peningkatan
Mutu Bahan dan Barang Teknik yang didukung oleh Penelitian.
2.1.2 Misi
Memberikan pelayanan teknik yang professional melalui jasa pengujian
kalibrasi, inspeksi teknik, sertifikasi, pelatihan teknik, dan litbang terapan untuk
meningkatkan mutu produk dan tenaga industri yang diakui secara nasional dan
internasional.
Budaya Organisasi
Budaya Balai Besar Bahan dan Barang Teknik
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik memiliki, Motto 3T yaitu :
1. Tanggap/. Responsive
2. Terjamin/ Guaranteed
3. Terpercaya / Reliable
Etika Pelayanan Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yaitu :
R = Respon
A = Amanah
M = Memuaskan
A = Atensi
H = Hati-Hati
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Davis menyebutkan bahwa “Organization is any group of individual that
is working toward some common end under leadership” (organisasi adalah suatu
kelompok orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama dibawah
kepemimpinan (Davis:1951).
Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg and Victor A. Thompson
mendefinisikan :
"Organization is a planned system of cooperative effort in which each participant has a recognized role to play and duties or tasks to perform" (organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama dalam mana setiap peserta mempunyai peranan yang diakui untuk dijalankan dan kewajiban-kewajiban atau tugas-tugas untuk dilaksanakan).
11
Jadi, Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu
dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam
struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa
melapor kepada siapa (www.Organisasi.Org).
Oleh karena itu, keberadaan struktur organisasi dalam suatu lembaga
sangat mutlak dibutuhkan untuk kelancaran organisasi di dalam melaksanakan
aktifitasnya agar tertib, lancar, terorganisir dan sesuai dengan job description
masing-masing bagian (Hidya Pratami:2010).
Dengan adanya struktur organisasi diharapakan dapat menciptakan suatu
kegiatan yang efektif dan efisien, serta dapat terciptanya suatu pengendalian
intern, yaitu dengan pemisahan fungsi tiap bagian dalam organisasi dengan
mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam mencapai tujuan
organisasi, seperti halnya pada struktur organisasi (Hidya Pratami:2010).
2.3 Uraian Tugas Perusahaan
2.3.1 Deskripsi Jabatan Balai Besar Bahan dan Barang Teknik
1. B4T dipimpin oleh seorang Kepala.
B4T mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penelitian dan
pengembangan industri bahan dan barang teknik sesuai kebijakan teknis yang
ditetapkan oleh Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Industri.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, B4T
menyelenggarakan fungsi :
a. Pelaksanaan pemasaran, peningkatan kompetensi tenaga industri dan
pemanfaatan teknologi informasi;
b. penelitian, pengembangan, perancangan, perencanaan, dan penyusunan
standar serta penerapan standar bidang bahan dan barang teknik;
c. pelaksanaan sertifikasi sistem mutu, sertifikasi produk barang teknik
serta sertifikasi produk berkaitan dengan keselamatan dan lingkungan di
bidang industri bahan dan barang teknik;
d. pelaksanaan bantuan teknik untuk peningkatan dan pengawasan mutu
bahan organik dan anorganik, bahan bangunan, produk logam, barang
teknik, barang listrik dan elektronik rumah tangga, motor bakar,
kendaraan bermotor, komponen otomotif dan instrumentasi industri; dan
e. pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unsur di lingkungan
B4T.
2. Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan pemberian
pelayanan teknis dan administratif kepada semua unsur di lingkungan B4T.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5,
13
a. penyusunan program, evaluasi, dan laporan;
b. pelaksanaan urusan keuangan dan inventarisasi barang milik negara;
c. perencanaan, pengembangan dan pelaksanaan urusan kepegawaian;
d. pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perjalanan dinas, rumah
tangga, keamanan, serta urusan perlengkapan, pemeliharaan dan
perawatan.
Bagian Tata Usaha terdiri dari :
a. Sub bagian Program dan Pelaporan
Sub bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan
urusan program, monitoring, evaluasi, dan laporan.
b. Sub bagian Keuangan
Sub bagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan
keuangan dan inventarisasi barang milik negara
c. Sub bagian Kepegawaian
Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan
dan pengembangan serta pelaksanaan urusan kepegawaian dan
kesejahteraan pegawai.
d. Sub bagian Umum.
Sub bagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan surat
perlengkapan, pemeliharaan dan perawatan gedung, peralatan kantor dan
laboratorium.
3. Bidang pengembangan Jasa Teknik
Bidang Pengembangan Jasa Teknik mempunyai tugas melaksanakan
pemasaran, kerjasama, serta pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9,
Bidang Pengembangan Jasa Teknik menyelenggarakan fungsi :
a. perencanaan dan pelaksanaan pemasaran, desiminasi hasil kegiatan,
kontrak kerjasama usaha, pelayanan pelanggan dan pengembangan
pasar, serta kerjasama jasa keteknikan;
b. peningkatan kompetensi tenaga industri melalui pelatihan teknis,
bimbingan teknis dan konsultansi serta pengelolaan sarana penelitian
dan pengembangan di bidang bahan dan barang teknik; dan
c. pengelolaan, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi,
dokumentasi dan perpustakaan.
Bidang Pengembangan Jasa Teknik terdiri dari :
a. Seksi Pemasaran dan Kerjasama
Seksi Pemasaran dan Kerjasama mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan pemasaran, desiminasi hasil kegiatan, kontrak
15
b. Seksi Pengembangan Kompetensi dan Sarana Riset
Seksi Pengembangan Kompetensi dan Sarana Riset mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan peningkatan kompetensi tenaga industri
melalui pelatihan teknis dan konsultansi serta perencanaan
pengelolaan sarana penelitian dan pengembangan
c. Seksi Informasi
Seksi Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pengelolaan, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi
dan perpustakaan.
4. Bidang Standarisasi
Bidang Standardisasi mempunyai tugas melakukan kegiatan
perencanaan, pengelolaan dan pengkoordinasian penggunaan sarana dan
prasarana, melaksanakan kegiatan pengkajian dan pengembangan, perancangan
dan perencanaan serta penyusunan dan penerapan standar bidang bahan dan
barang teknik.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13,
Bidang Standardisasi menyelenggarakan fungsi :
a. perencanaan dan pelaksanaan pengujian bahan dan barang teknik;
b. pelaksanaan kalibrasi alat uji, alat ukur, mesin dan peralatan untuk
c. pelaksanaan pengkajian, pengembangan, perancangan, perencanaan,
dan penyusunan, penerapan, dan revisi standar di bidang bahan dan
barang teknik.
Bidang Standardisasi terdiri dari :
a. Seksi Pengujian
Seksi Pengujian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pengujian bahan dan barang teknik.
b. Seksi Kalibrasi
Seksi Kalibrasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
kalibrasi alat uji/alat ukur, mesin dan peralatan untuk kepentingan
produksi dan pengendalian mutu
c. Seksi Penyusunan Standar.
Seksi Penyusunan Standar mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan perencanaan, pengkajian, pengembangan, perancangan,
penyusunan dan revisi standar di bidang bahan dan barang teknik.
5. Bidang Sertifikasi
Bidang Sertifikasi mempunyai tugas melaksanakan sertifikasi sistem
mutu, sertifikasi produk barang teknik serta sertifikasi produk yang berkaitan
dengan keselamatan dan lingkungan dibidang industri bahan dan barang teknik.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17,
17
a. pelaksanaan sertifikasi atas sistem manajemen mutu dan sistem
manajemen lingkungan dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar
Nasional dan Internasional.
b. pelaksanaan sertifikasi atas mutu bahan dan produk barang teknik
dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan
Internasional.
c. pelaksanaan sertifikasi atas sistem keselamatan, dan kualifikasi
personil.
Bidang Sertifikasi terdiri dari :
a. Seksi Sistem Mutu dan Lingkungan.
Seksi Sistem Mutu dan Lingkungan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan sertifikasi atas sistem manajemen mutu dan
lingkungan dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional
dan Internasional.
b. Seksi Mutu Bahan dan Barang Teknik.
Seksi Mutu Bahan dan Barang Teknik mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan sertifikasi atas mutu bahan dan produk barang teknik
dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan
Internasional.
c. Seksi Keselamatan dan Kualifikasi Personil.
Seksi Keselamatan dan Kualifikasi Personil mempunyai tugas
keselamatan kerja serta kualifikasi personil dalam rangka memenuhi
persyaratan Standar Nasional dan Internasional
6. Bidang Inspeksi Teknik
Bidang Inspeksi Teknik mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan
bahan dan barang teknik yang terbuat dari logam atau non logam, termasuk
pabrik, konstruksi, dan instalasinya, serta memeriksa dan menganalisa kerusakan
serta memprediksi perpanjangan umur peralatan dan perlengkapan termasuk
peralatan pabrik, serta menyusun sistem pemeliharaannya.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21,
Bidang Inspeksi Teknik menyelenggarakan fungsi :
a. pengkajian atas dokumen peralatan serta menginspeksi peralatan dan
perlengkapan dari logam, termasuk pabrik, kontruksi dan instalasinya;
b. pengkajian atas dokumen dan laporan hasil uji serta menginspeksi
peralatan dan perlengkapan dari non logam; dan
c. pemeriksaan dan pengkajian sebab-sebab kerusakan peralatan,
perlengkapan, dan instalasi pabrik serta menetapkan sistem
pemeliharaannya.
Bidang Inspeksi Teknik terdiri dari :
a. Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Logam.
Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Logam mempunyai tugas
19
menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari logam, termasuk
pabrik, kontruksi dan instalasinya
b. Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Non Logam dan
Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Non Logam mempunyai
tugas melakukan penyiapan bahan pengkajian atas dokumen dan
laporan hasil uji serta menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari
non logam.
c. Seksi Analisis Kerusakan dan Sistem Pemeliharaan.
Seksi Analisis Kerusakan dan Sistem Pemeliharaan mempunyai tugas
penyiapan bahan pemeriksaan dan pengkajian sebab-sebab kerusakan
peralatan, perlengkapan, dan instalasi pabrik serta menetapkan sistem
pemeliharaannya.
7. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan
sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
(1) Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25
terdiri dari sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai
kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang keahliannya.
(2) Masing-masing kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dikoordinasikan oleh seorang tenaga yang dipilih oleh
kelompok jabatan fungsional yang bersangkutan dan ditetapkan oleh
(3) Jumlah dan jenis tenaga fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.4 Kegiatan Perusahaan
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) merupakan salah satu
Institusi Penelitian dan Pengembangan di bawah Badan Pengkajian Kebijakan
Iklim dan Mutu Industri Kementerian Perindustrian RI. Kegiatan usaha B4T yaitu
sebagai berikut:
1. Pelaksanaan sertifikasi sistem mutu, sertifikasi produk barang teknik
serta sertifikasi produk berkaitan dengan keselamatan dan lingkungan di
bidang industri bahan dan barang teknik
2. Penelitian, pengembangan, perancangan, perencanaan, dan penyusunan
standar serta penerapan standar bidang bahan dan barang teknik
3. Pelaksanaan bantuan teknik untuk peningkatan dan pengawasan mutu
bahan organik dan anorganik, bahan bangunan, produk logam, barang
teknik, barang listrik dan elektronik rumah tangga, kendaraan bermotor,
21
BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan kerja praktek yang telah dilaksanakan yaitu penulis
ditempatkan di Bagian Tata Usaha pada Subbagian Keuangan Balai Besar Bahan
dan Barang Teknik. Subbagian Keuangan mempunyai tugas untuk melaksanakan
pengelolaan administrasi keuangan, melaksanakan perbendaharaan keuangan serta
melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian keuangan.
Pelaksanaan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui Prosedur
dari Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik
Bandung serta dalam kerja praktek ini penulis dapat menambah wawasan dan
ilmu pengetahuan tentang akuntansi khususnya akuntansi keuangan mengenai tata
cara pengelolaan dana kas kecil. Pelaksanaan kerja praktek pada subbagian
keuangan ini dibimbing oleh Ibu Aria Rahmawati, beserta staff Balai Besar Bahan
dan Barang Teknik (B4T).
3.1.1 Prosedur
Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara
berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu
organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya
aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu
(Azhar Sutanto, 2009:198).
3.1.1.1 Definisi Prosedur
Menurut Mulyadi (2001:5), definisi prosedur adalah “Urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang” .
Kegiatan klerikal (Clerical Operation) terdiri dari kegiatan berikut ini
yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku
besar adalah: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar,
memilih, memindah dan membandingkan (Mulyadi, 2001).
Sedangkan menurut Kamaruddin menyatakan bahwa
“Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
(1992:836-837),
Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah
suatu kegiatan yang teratur untuk melaksanakan dan memudahkan kegiatan suatu
23
3.1.1.2 Karakteristik Prosedur
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi
(2001:8), yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung
jawab.
3.1.1.3 Manfaat Prosedur
Manfaat prosedur menurut Mulyadi (2001:15),yaitu sebagai berikut:
1. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan
dimasa yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan
terbatas, sehingga menyerderhanakan pelaksanaan dan untuk
selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus
dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang
efektif dan efisien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam
perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya
masing-masing
3.1.2 Definisi Kas dan Kas Kecil
Menurut Skousen (2004:495), “Kas adalah aktiva lancar yang terdiri dari
uang logam, uang kertas dan unsur-unsur lain yang berfungsi sebagai alat
pertukaran dan memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi”.
Menurut Standar Akuntansi Pemerintahan Peraturan Pemerintah nomor
24 Tahun 2005 (2005:106), menjelaskan bahwa: “Kas adalah uang tunai dan saldo
simpanan di bank yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai kegiatan
pemerintahan”.
Sedangkan menurut Thedorus M. Tuanakotta (2000:150), menyatakan
bahwa: “Kas sangat penting karena sifatnya yang liquid, mudah sebagai alat
pertukaran, dan menunjukkan daya beli secara umum. Kas disini uang tunai
maupun saldo kas dalam bank.”.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kas adalah alat
pelunasan kewajiban yang dapat digunakan, dapat berupa uang logam, uang kertas
maupun saldo kas dalam bank.
Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
25
Menurut Kusnadi (2000:64) menyatakan bahwa: “Dana kas kecil adalah
dana yang meliputi pembayaran yang tidak menggunakan cek melainkan
menggunakan uang tunai”.
Berbeda dengan jenis organisasi yang bersifat komersial, dalam instansi
pemerintah atau lingkungan Kementerian/Negara pengeluaran yang relatif kecil
menggunakan dana kas kecil yang disebut dengan uang persediaan.
3.1.2.1 Definisi Uang Persediaan
Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah tertentu
yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan
operasional sehari-hari Satker atau membiayai pengeluaran yang menurut sifat
dan tujuannya tidak mungkin dilakukan melalui mekanisme pembayaran
langsung. Apabila uang persediaan yang diterima oleh satker tersebut kurang,
maka satker dapat mengajukan Tambahan Uang Persediaan (TUP). TUP adalah
uang yang diberikan kepada satker untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam
satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan (PMK RI No 190/PMK.05/2012).
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Pada saat melaksanakan kerja praktek di bagian Tata Usaha pada Sub
bagian Keuangan B4T selama dua bulan yang terhitung mulai dari tanggal 15 Juli
sampai dengan 06 September 2013 penulis melakukan kegiatan seperti:
1. Mencatat bukti pengeluaran kas
3. Menginput dan menduplikat dokumen-dokumen (fotocopy) dari bukti
pengeluaran kas
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan (Dana Kas Kecil)
Mekanisme Pengelolaan Uang Persediaan (Dana Kas Kecil)
Dari flowchart di atas tergambarkan mekanisme pengelolaan dana kas
kecil yang dinamakan uang persediaan untuk Lingkungan Kementerian
Negara/Lembaga dengan keterangan sebagai berikut:
1. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yaitu instansi vertikal
27
Bendahara Umum Negara (BUN) untuk melaksanakan sebagian fungsi
Kuasa BUN, yang memberikan dana berupa uang persediaan untuk
membiayai pengeluaran-pengeluaran lembaga yang bersifat relatif kecil
dan tersimpan dalam rekening perusahaan atau lembaga serta dikelola oleh
Bendahara Pengeluaran.
2. Bendahara Pengeluaran dapat membagi uang persediaan kepada
Bendahara Pengeluaran Pembantu apabila diperlukan yang kemudian
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang ditunjuk dapat mengajukan Surat
Perintah Membayar-Ganti Uang Persediaan (SPM-GUP) bagi BPP
berkenaan tanpa menunggu realisasi BPP lain yang belum mencapai
penggunaan sampai 50%.
3. Berdasarkan SPM-GUP, KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D) untuk rekening Bendahara Pengeluaran yang ditunjuk dalam
SPM-UP.
4. Apabila uang persediaan tidak mencukupi keperluan yang ada maka
Bendahara Pengeluaran melakukan pengisian kembali (revolving) yang
dibantu dengan Pemegang Uang Muka (PUM) dan wajib untuk
melampirkan bukti-bukti atas pengeluaran uang persediaan seperti daftar
rincian yang menyatakan jumlah uang yang dikelola oleh masing-masing
PUM.
Untuk mengelola uang persediaan bagi satuan kerja di lingkungan
Pengeluaran. Untuk membantu pengelolaan uang persediaan pada kantor/satuan
kerja apabila diperlukan Menteri/Pimpinan lembaga dapat menunjuk Bendahara
Pengeluaran Pembantu (BPP).
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012
tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
Dan Belanja Negara, ketentuan mengenai Uang Persediaan dapat diberikan dalam
batas-batas untuk pengeluaran-pengeluaran sebagai berikut:
1. Belanja Barang,
2. Belanja Modal,
3. Belanja Lain-lain.
Ketentuan lain yang harus diperhatikan dalam melakukan pengujian
terhadap tagihan belanja kepada Negara adalah:
a. Pembayaran dengan UP yang dapat dilakukan oleh Bendahara
Pengeluaran kepada satu penerima/penyedia barang/jasa paling banyak
sebesar Rp. 50.000.000 kecuali untuk pembayaran honorarium dan
perjalanan dinas.
b. Pada setiap akhir hari kerja, uang tunai yang berasal dari UP yang ada
pada Kas Bendahara Pengeluaran paling banyak sebesar Rp.
50.000.000
Satuan kerja dapat menggunakan UP untuk belanja pada akun diluar
ketentuan tersebut diatas tetapi satuan kerja hanya dapat melakukannya setelah
29
Anggaran Pusat (DIPA Pusat) yang kegiatannya berlokasi di daerah ditetapkan
oleh Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan setempat.
Dalam mekanisme UP pembayaran kepada rekanan dibayar dengan cara:
1. Dibayar oleh Bendahara Pengeluaran melalui rekening Bendahara
secara tunai,
2. Dibayar oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) secara tunai,
3. Dibayar melewati KPPN melalui rekening Kas Negara.
Bendahara pengeluaran dapat membagi uang persediaan kepada beberapa
Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Apabila diantara BPP telah
merealisasikan penggunaan UP nya sekurang-kurangnya 50%, KPA/pejabat yang
ditunjuk dapat mengajukan Surat Perintah Membayar-Ganti Uang Persediaan
(SPM-GUP) bagi BPP berkenaan tanpa menunggu realisasi BPP lain yang belum
mencapai 50%.
Mengenai prosedur uang persediaan diatur sebagai berikut: PA/KPA
menerbitkan SPM-UP berdasarkan DIPA atas permintaan Bendahara Pengeluaran
yang dibebankan pada MAK transito kode kegiatan untuk rupiah murni
0000.0000.825111, pinjaman luar negeri 9999.9999.825112, dan PNBP
0000.0000.825113.
Berdasarkan SPM-UP, KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D) untuk rekening Bendahara Pnegeluaran yang ditunjuk dalam
SPM-UP. Penggunaan UP menjadi tanggungjawab Bendahara Pengeluaran. Bendahara
Pengeluaran melakukan pengisian kembali UP setelah UP digunakan (revolving)
yang dibantu oleh beberapa Pemegang Uang Muka (PUM), dalam pengajuan
SPM-UP diwajibkan melampirkan daftar rincian yang menyatakan jumlah uang
yang dikelola oleh masing-masing PUM. Sisa UP yang ada pada Bendahara
Pengeluaran pada akhir tahun anggaran harus disetorkan kembali ke rekening Kas
Negara selambat-lambatnya tanggal 31 Desember tahun anggaran berkenaan.
Setoran sisa UP dimaksud oleh KPPN dibukukan sebagai pengembalian UP sesuai
mata anggaran yang ditetapkan.
Adapun pemberian UP diberikan paling banyak:
a. Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk pagu jenis belanja
yang bisa dibayarkan melalui UP sampai dengan Rp 900.000.000
(sembilan ratus juta rupiah);
b. Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang
bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 900.000.000 (sembilan ratus
juta rupiah) sampai dengan Rp 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus
juta rupiah);
c. Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang
bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 2.400.000.000 (dua miliar
empat ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 6.000.000.000 (enam
miliar rupiah); atau
d. Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang
bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 6.000.000.000 (enam miliar
31
Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan atas
permintaan KPA, dapat memberikan persetujuan UP melampaui besaran
sebagaimana dengan keterangan di atas dengan mempertimbangkan:
a. Frekuensi penggantian UP tahun yang lalu lebih dari rata-rata 1 (satu)
kali dalam 1 (satu) bulan selama 1 (satu) tahun dan
b. Perhitungan kebutuhan penggunaan UP dalam 1 (satu) bulan
melampaui besaran UP.
3.3.2 Dokumen-dokumen dalam Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
190/PMK.05/2012 Tentang Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan
Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. Dalam Pelaksanaan Pembayaran Atas
Beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara dokumen yang harus dilengkapi
sebagai dasar pengujian kebenaran tagihan atas beban APBN (dokumen yang
harus dilengkapi dalam UP) antara lain adalah sebagai berikut:
1. Uang Persediaan berupa Surat Pernyataan dari KPA yang ditunjuk
menyatakan bahwa UP yang dimaksud tidak untuk pengeluaran yang
menurut ketentuan harus dengan LS.
2. Bendahara Pengeluaran/BPP melakukan pembayaran atas UP
berdasarkan Surat Perintah Bayar (SPBy) yang disetujui dan
ditandatangani oleh PPK atas nama KPA. SPBy sebagaimana yang
dimaksud tersebut dilampiri dengan bukti pengeluaran, yaitu:
b. Rincian kebutuhan dana,
c. Kuitansi/bukti pembelian yang telah disahkan PPK beserta faktur
pajak dan SSP,
d. Nota/bukti penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung
lainnya yang diperlukan yang telah disahkan PPK.
3. Tambahan Uang Persediaan (TUP)
TUP pada hakekatnya diberikan/diminta apabila UP yang ada pada
pengelolaan Bendahara tidak mencukupi untuk melakukan kegiatan
yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan. Dokumen yang harus
dilengkapi terkait pengajuan dana TUP adalah:
a. Rincian Rencana Penggunaan Dana untuk kebutuhan mendesak
dan riil serta rincian sisa dana MAK yang dimintakan TUP dari
KPA atau Pejabat yang ditunjuk,
b. Surat Pernyataan dari KPA bahwa:
1. TUP digunakan untuk keperluan mendesak dan akan habis
dalam waktu satu bulan
2. Apabila terdapat sisa harus disetor ke rekening Kas Negara
3. Tidak untuk pembayaran langsung (LS)
c. Rekening Koran yang menunjukkan saldo terakhir
d. Surat dispensasi Kakanwil DJPB untuk TUP diatas Rp.
200.000.000
4. Ganti Uang Persediaan (GUP) adalah dana yang diberikan apabila UP
33
transaksi-transaksi sesuai kebutuhan. Apabila dana UP telah terpakai
maka seseuai dengan prinsip revolving fund dana tersebut dapat
diganti oleh Kuasa BUN (Bendahara Umum Negara) sebesar dana
yang telah terpakai dengan ketentuan harus dilengkapi dengan
dokumen-dokumen yan terkait, yaitu:
a. Kuitansi/tanda bukti pengeluaran,
b. SPTB,
c. Berita Acara Pembayaran,
d. SSP (Surat Perintah Pembayaran) yang telah dilegalisir
KPA/Pejabat yang ditunjuk dan divalidasi KPPN,
e. Kontrak
3.3.3 Bentuk Pengendalian Untuk Menghindari Penyalahgunaan Uang
Persediaan (Dana Kas kecil)
Bagi suatu perusahaan atau instansi pemerintah sangat diperlukan adanya
pengawasan atau pengendalian kas mengingat dana kas kecil tersebut yang bersifat
sangat liquid, maka perlu dilakukan pengawasan sebagai bentuk dari pengendalian
intern terhadap dana kas kecil. Pengendalian intern merupakan hal yang sangat
dibutuhkan demi kemajuan kegiatan kedepan terutama bagian keuangan yang rentan
terhadap penyelewengan dana. Menteri/Pimpinan Lembaga menyelenggarakan
pengawasan dan pengendalian internal terhadap pelaksanaan anggaran sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengawasan atau pengendalian tersebut meliputi prosedur-prosedur yang
yaitu dengan dilakukannya pemeriksaan atas penerimaan dan pengeluaran kas beserta
bukti-bukti transaksinya secara mendadak di waktu-waktu tertentu sebagai bentuk
dari pengendalian intern, dilakukannya pemeriksaan atas pembukuan laporan
keuangan oleh BPK maupun Akuntan Publik dimana apabila terdapat suatu
keganjilan atas laporan keuangan tersebut maka auditor tersebut dapat melakukan
tindakan untuk menindaklanjuti peristiwa tersebut.
Adapun monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran yang dilakukan
Menteri/Pimpinan Lembaga selaku PA maupun oleh Menteri Keuangan selaku BUN
yang mana pelaksanaan monitoring dan evaluasi tersebut telah diatur sesuai Peraturan
Menteri Keuangan. Dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan
APBN diperlukan data realisasi APBN, arus kas, neraca dan catatan atas laporan
keuangan. Kepala kantor/Satker selaku Unit Akuntansi Kuasa Pengguna
Anggaran (UAKPA) setiap bulan melakukan rekonsiliasi data realisasi anggaran
dengan Kepala KPPN selaku Kuasa BUN.
Dengan adanya prosedur yang memadai maka dapat dilakukan
pengendalian terhadap aktivitas perusahaan sehingga resiko penyimpangan dapat
dihindari. Pada saat suatu prosedur telah ditetapkan untuk diterapkan maka barang
siapa yang tidak melakukannya dapat dianggap sebagai pelanggaran bukan
35 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada bab III, penulis dapat menarik
beberapa kesimpulan, yaitu sebagai berikut:
1. Pengelolaan uang persediaan (dana kas kecil) yang dilakukan oleh Balai
Besar Bahan dan Barang Teknik telah dilaksanakan dengan baik sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Peraturan Menteri
Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 Tentang Tata Cara Pembayaran
Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
2. Untuk mengelola uang persediaan bagi satuan kerja di lingkungan
Kementerian Negara/Lembaga, mengangkat pejabat fungsional
Bendahara Pengeluaran yang dibantu oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu (BPP) apabila diperlukan.
3. Adanya pengawasan atau pengendalian terhadap penerimaan dan
pengeluaran kas sebagai bentuk pengendalian intern dan dilakukannya
pemeriksaan atas pembukuan laporan keuangan yang dilakukan oleh
BPK maupun Akuntan Publik serta adanya monitoring dan evaluasi
pelaksanaan anggaran yang dilakukan Menteri/Pimpinan Lembaga selaku
PA maupun oleh Menteri Keuangan selaku BUN. Dalam penyusunan
laporan pertanggungjawaban pelaksanaan APBN, Kepala kantor/Satker
melakukan rekonsiliasi data realisasi anggaran dengan Kepala KPPN
selaku Kuasa BUN.
4.2 Saran
Berdasarkan dari hasil pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek ini, penulis
ingin memberikan saran yang semoga dapat bermanfaat bagi pihak yang
bersangkutan mengenai pengelolaan dan peningkatan dalam hal uang persediaan
atau dana kas kecil untuk masa yang akan datang, yaitu sebagai berikut:
1. Memperketat aturan yang berlaku untuk semua pihak yang bersangkutan
atas proses pengelolaan dana kas kecil agar dalam hal pengelolaan uang
persediaan atau dana kas kecil tersebut dapat berjalan lebih baik lagi
meskipun dengan pengendalian intern yang telah dilakukan saat ini sudah
cukup baik, namun lebih baik lagi apabila hal tersebut dilakukan lebih
ketat dengan adanya pemisahan fungsi antara tugas-tugas operasional
terutama yang berhubungan dengan tugas-tugas pencatatan, pengawasan
fisik atas harta perusahaan dan dengan meningkatkan pengawasan
pengelolaan dana kas kecil oleh semua pihak (staff atau pegawai) agar
tidak adanya penyalahgunaan dana berupa lapping yaitu penyalahgunaan
kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat dari pada saat
penerimaannya, maupun kitting yaitu penyalahgunaan kas berupa
pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat
37
diharapkan penyalahgunaan akan fungsi dana kas kecil atau uang
persediaan dapat diantisipasi dan diminimalisir sebaik mungkin.
2. Meningkatkan kompetensi dan pemahaman staff atau pegawai mengenai
penyajian laporan keuangan karena salah satu upaya konkrit untuk
mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara
adalah penyampaian laporan pertanggungjawaban keuangan pemerintah
yang memenuhi prinsip tepat waktu dan disusun dengan mengikuti
