STRATEGI PENGEMBANGAN PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA
UTARA MEDAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)
DISUSUN Oleh:
SITI KHOLIJAH DAULAY 112201051
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkat,
rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “Strategi Pengembangan Pelayanan Pengguna
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Medan” yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program
Studi Ilmu Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna serta
masih sangat sederhana, namun di balik kesederhanaannya penulis sangat bahagia
sekali karena dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Sejak penulis memasuki perkuliahan hingga terwujudnya kertas karya ini,
penulis banyak mendapat bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak,
baik berupa moril maupun material. Maka pada kesempatan ini penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan D-III Perpustakaan
3. Ibu Dra Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku dosen Pembimbing yang
telah memberikan arahan kepada Penulis.
4. Ibu Dra Eva Rabita, M.Hum selaku dosen Pembaca yang telah
memberikan arahan kepada penulis.
5. Seluruh staf pengajar beserta staf Administrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang
telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Bapak Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera
Utara Medan beserta seluruh staf perpustakaan yang telah banyak
membantu penulis dalam mengumpulkan data, guna menyelesaikan
7. Buat kedua orang tua saya Dirman Daulay dan Ibu saya Sangkot
Harahap serta kakak saya Laila Hanum Daulay yang telah membantu
dan memotivasi dalam penyelesaian kertas karya dan juga buat adik
saya Siti Julaiha Daulay yang tidak pernah lupa untuk memberi
semangat kepadaku didalam penyelesaian kertas karya ini.
8. Spesial buat keluarga besarku yang telah memberikan semangat penuh
kepada penulis.
9. Buat seluruh teman-teman Stambuk 2011 Program Studi Diploma III
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
10.Buat Fathurrahman yang selalu memberikan doa dan dukungan kepada
penulis.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan
baik dari segi ini, bahasa, maupun penulisannya. Maka dari itu penulis
mengharapkan tanggapan, kritikan dan saran yang bersifat membantu demi
kesempurnaan kertas karya ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
Medan, juni 2014
Penulis
Siti Kholijah Daulay
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8
2.2 Pelayanan Perpustakaan ... 9
2.2.1 Jenis Pelayanan Perpustakaan ... 9
2.2.2 Pelayanan Sirkulasi ... 10
2.2.2.1 Keanggotaan ... 11
2.2.2.2 Peminjaman ... 12
2.2.2.3 Pengembalian ... 13
2.2.2.4 Perpanjangan ... 14
2.2.2.5 Penagihan ... 15
2.2.2.6 Pemberian Sanksi ... 16
2.2.2.7 Bebas Pustaka ... 18
2.2.2.8 Statistik Pengunjung ... 18
2.2.3 Pelayanan Referensi ... 19
2.2.3.1 Ragam Kegiatan ... 20
2.2.3.2 Koleksi Referensi ... 20
2.2.4 Pelayanan Multimedia ... 21
2.2.5 Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI) ... 22
2.2.6 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 23
2.2.7 Pelayanan Silang Layan ... 24
BAB III STRATEGI PENGEMBANGAN PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UMSU Medan... 26
3.2 Visi Dan Misi Perpustakaan UMSU Medan ... 27
3.3 Tujuan Perpustakaan UMSU Medan ... 27
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan ... 28
3.5 Anggota Perpustakaan ... 28
3.6 Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU Meda... 29
3.7 Peraturan Perpustakaan ... 31
3.8 Anggaran ... 31
3.9 Koleksi Perpustakaan ... 32
3.10 Pelayanan Perpustakaan ... 34
3.11.1 Keanggotaan ... 34
3.11.2 Peminjaman ... 35
3.11.3 Pengembalian ... 36
3.11.4 Perpanjangan ... 37
3.11.5 Pemberian Sanksi ... 37
3.11.6 Penagihan ... 38
3.11.7 Bebas Pinjam ... 39
3.12 Pelayanan Referensi ... 39
3.13 Pelayanan Komputer ... 41
3.14 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 41
3.15 Pelayanan Fotokopi ... 41
3.16 Strategi Pengembangan Pelayanan di Perpustakaan UMSU ... 42
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 43
4.2 Saran ... 44
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan pusat sistem informasi di mana bahan-bahan
pustaka dikumpulkan, diolah dan kemudian disebar luaskan agar dapat
dimanfaatkan secara maksimal oleh penggunanya. Perpustakaan menyediakan
berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya, maka dengan ini.
perpustakaan perguruan tinggi direncanakan dan dikembangkan untuk dapat
membantu melaksanakan program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu:
Pendidikan dan Pengajaran, serta Pengabdian pada masyarakat. Kebutuhan
terhadap perpustakaan akan tetap rendah, jika kegiatan belajar tidak diarahkan
untuk menggunakan bahan-bahan pustaka dan jika sumber daya yang dimiliki
oleh perpustakaan sangat terbatas. Reformasi cara pengajaran akan mempunyai
efek timbal balik pada perpustakaan, dan efek timbal balik yang sama akan
dihasilkan dari bahan pustaka dan pelayanan perpustakaan yang sempurna, tugas
pokok perpustakaan pada umumnya adalah memilih, menghimpun, merawat,
mengelola serta melayankan sumber informasi kepada para penggunanya. Dalam
kaitan ini ada beberapa aspek yang perlu mendapatkan perhatian dalam strategi
pengembangan pelayanan perpustakaan perguruan tinggi.
Perkembangan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan
pelayanannya, karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang
dicapai perpustakaan. Pelayanan pengguna adalah suatu tugas penting dalam
penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna adalah suatu
unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan, informasi,
dan pengarahan hingga pengguna dapat menelusur dan mempelajari informasi
yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan. Dapat dikatakan bahwa suatu
perpustakaan dapat dianggap bermutu apabila dapat memberikan pelayanan yang
cepat dan tepat kepada pengguna. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan
bagian penting dari komponen pendidikan yang tidak dapat dipisahkan
pengembangan pelayanan perpustakaan sangat penting untuk kemajuan suatu
perpustakaan sebagai salah satu sarana pendidikan, perpustakaan perguruan tinggi
berfungsi sebagai penunjang belajar proses belajar dan mengajar, juga
perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk membantu tercapainya tujuan
pendidikan diperguruan tinggi.
Perpustakaan UMSU Medan adalah salah satu perpustakaan yang
menggunakan sistem layanan terbuka. Dimana semua pengguna perpustakaan
bebas untuk berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung
koleksi-koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan tersebut. Dari segi koleksi-koleksi bahan
pustaka cukup memadai. Pengadaan bahan pustaka UMSU berasal dari
pembelian, hadiah/sumbangan dan wajib serah kertas karya. Pelayanan yang
umum diberikan kepada pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi.
Pelayanan sirkulasi merupakan rangkaian kegiatan perpustakaan yang berkaitan
dengan peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka. Biasanya hanya
koleksi buku standar yang dapat dipinjamkan keluar perpustakaan. Pelayanan
sirkulasi di perpustakaan UMSU sudah menggunakan komputerisasi dalam proses
peminjaman dan pengembalian buku. Hal ini menyebabkan proses sirkulasi di
perpustakaan sudah efektif dan efisien karena pengguna tidak harus mengantri
panjang untuk dapat meminjam dan mengembalikan bahan pustaka. Selain
pelayanan sirkulasi, jenis pelayanan pengguna yang sangat penting untuk proses
kegiatan di perpustakaan adalah pelayanan referensi. Pelayanan referensi
merupakan jenis pelayanan perpustakaan yang memberikan bantuan kepada
pengguna secara perseorangan untuk mendapatkan dan menggunakan sumber
informasi dan koleksi perpustakaan untuk keperluan tertentu. Adapun jenis
koleksi referensi yang tersedia adalah ensiklopedia, direktori, kamus, buku
tahunan, dan buku pegangan.
Berkaitan dengan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk memilih
judul kertas karya ini adalah “ STRATEGI PENGEMBANGAN PELAYANAN
PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
a. Untuk mengetahui kinerja pengembangan pelayanan di Perpustakaan
UMSU Medan.
b. Untuk mengetahui strategi pengembangan pelayanan di Perpustakaan
UMSU Medan.
1.3 Ruang lingkup
Sesuai dengan uraian latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka
penulis membatasi tulisan ini dengan tujuan sebagai pedoman penulisan. Adapun
ruang lingkup penulisan kertas karya ini meliputi aspek yang berhubungan dengan
pengembangan pelayanan pengguna Perpustakaan UMSU Medan yaitu koleksi,
pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan komputer, pelayanan
pendidikan pengguna dan pelayanan fotocopy.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penulisan kertas karya ini,
penulis menetapkan metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai
berikut:
a. Studi kepustakaan
Penulis mengumpulkan data melalui beberapa literatur yang
berhubungan dengan tulisan ini.
b. Observasi
Data diperoleh melalui pengamatan langsung ke Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Medan, terutama di
bagian pelayanan perpustakaan.
c. Wawancara
Mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan perpustakaan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan sangat penting artinya bagi masyarakat untuk
mengembangkan daya intelektual dan spiritual mereka.dengan demikian
perpustakaan diharapkan dapat membantu masyarakat untuk memenuhi bahan
bacaan ataupun informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat pembaca
perpustakaan tersebut.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu (akademi,
universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Perpustakaan perguruan tinggi
didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan
dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan &
pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan
tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi,
merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga
induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:4) Perpustakaan Perguruan Tinggi
adalah, “ perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan
tinggi, baik yang berupa Perpustakaan Universitas, Perpustakaan Fakultas,
Perpustakaan Akademik, dan Perpustakaan Sekolah Tinggi”.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah ”Perpustakaan yang diselenggarakan
oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat
penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi”. Perpustakaan tersebut
Menurut Hasugian (2009:79), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah
sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, di administrasikan
dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi,
penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.
Menurut Rahayuningsih (2007:7) Perpustakaan perguruan tinggi adalah
perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu
perguruan tinggi tertentu (akademi, universitas, institut, sekolah tinggi,
politeknik).
Dari keempat pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa Perpustakaan
Perguruan Tinggi merupakan salah satu unit kerja yang didirikan oleh perguruan
tinggi dan lembaga-lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah
kampus serta tugas dan fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan sebagai pusat informasi harus dapat memenuhi kebutuhan
pengguna, yaitu dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna
perpustakaan untuk meningkatkan minat dan keinginan pengguna untuk
berkunjung ke perpustakaan.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:4), “Tujuan dari Perpustakaan
Perguruan Tinggi adalah membantu Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam
menjalankan program pengajaran”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:
32) disebutkan bahwa: sebagai unsur penunjang perguruan tinggi, perpustakaan
merumuskan tujuannya sebagai berikut :
1. Mengadakan buku, dan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen,
mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk
penelitian sejauh dana tersedia.
3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah
yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu, mampu memberikan pelatihan pengguna pustaka.
6. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program
perpustakaan.
Menurut Rahayuningsih (2007:2) tujuan perpustakaan didirikan adalah:
a) Mengumpulkan bahan pustaka, yaitu secara terus-menerus menghimpun
sumber informasi yang relevan untuk dikoleksi.
b) Mengolah atau memproses bahan pustaka berdasarkan suatu sistem
tertentu.
c) Menyimpan dan memelihara, yaitu mengatur, menyusun, dan memelihara,
agar koleksi rapi, bersih, awet, utuh, lengkap, dan mudah diakses.
d) Menjadi pusat informasi, sumber belajar, penelitian, preservasi, rekreasi, dan kegiatan ilmiah lainnya.
e) Menjadi agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, masa
sekarang dan masa yang akan datang.
Berdasarkan ketiga pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan
perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
yang ada dalam Universitas Sumatera Utara lingkungan lembaga tinggi bukan
hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta memberikan jasa informasi untuk
mendukung serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi
tempatnya bernaung.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, di ukur
dengan banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan perpustakaan yang
diberikan perpustakaan tersebut. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah
untuk mendukung pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi di antaranya
menyediakan informasi untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun
pemakai dari luar. Bentuk koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi
lainnya. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan unsur
penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya,
berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
Menurut Buku Manajemen Perpustakaan (2006:54), fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut:
a. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan pustaka
b. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui
pembelian, langganan, tukar-menukar, penggandaan, penerbitan dan lain-lain.
c. Pengolahan dan penyiapan bahan pustaka
d. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi
e. Pendayagunaan/pemberdayaan koleksi
f. Pemberian layanan kepada masyarakat dengan sistem yang mudah,
cepat, dan tepat serta sederhana.
g. Pemasyarakatan perpustakaan
h. Pengkajian dan pengembangan atas semua aspek kepustakawanan
i. Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain dalam rangka
pemanfaatan bersama koleksi sarana prasarana
j. Pelaksanaan koordinasi dengan berbagai pihak-pihak dan mitra kerja
lainnya.
k. Administrasi perpustakaan, seperti kepegawaian, ketatausahaan,
keuangan, dan kerumahtanggaan (Perpusnan RI,2001).
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3-4), fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademi, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas,minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non akademik.
6. Fungsi Deposit
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas akademika maupun
masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas
perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan
merawat bahan perpustakaan, memberi layanan serta melaksanakan administrasi
perpustakaan.
Menurut Mahmudin (2006:2), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah
sebagai berikut:
1. Sebagai pusat kegiatan belajar yang berfungsi
a. Membantu program pendidikan pada umumnya sesuai dengan tujuan
lembaga di atasnya sesuai dengan misi dan visi lembaga tersebut. Mengembangkan kemampuan pengunjung menggunakan sumber informasi.
b. Membantu pengguna dalam menyediakan informasi dan memperkaya
pengetahuan.
2. Membantu memperluas pengetahuannya tentang suatu bidang pelajaran.
3. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca yang
menuju kebiasaan belajar mandiri.
4. Membiasakan pengunjung untuk mencari informasi di perpustakaan,
kemahiran dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan. 5. Perpustakaan sebagai tempat belajar seumur hidup.
Untuk keperluan diatas dibutuhkan kerja sama yang erat antara
pustakawan dengan pengajar, peneliti dan mahasiswa agar semua koleksi,
pelayanan serta fasilitas yang disediakan betul-betul sesuai dengan yang
2.2 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan merupakan pelayanan informasi yang dilakukan
oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Layanan ini merupakan
aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa perpustakaan ke pengguna.
Jenis/divisi layanan pengguna cukup banyak. Adapun penyelenggaraan semua
jenis/divisi layanan tersebut disesuaikan dengan kondisi di setiap perpustakaan.
Setiap perpustakaan besar maupun kecil harus memperhatikan benar
hubungan dengan pengguna, maksudnya bahwa perpustakaan harus memperbaiki
pelayanan pada pengguna secara baik, benar dan tepat dimana pelayanannya
langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Jenis layanan yang
ditawarkan perpustakaan tergantung besar kecilnya perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71), dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas-asas berikut:
a. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingn pengguna
b. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan
kemerataan
c. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas
d. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur,
terarah, dan cermat.
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan
perpustakaan adalah kegiatan memperoleh informasi yang berupa layanan
informasi, bimbingan informasi dan pengarahan agar pengguna perpustakaan
dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas
dimengerti oleh pengguna.
2.2.1 Jenis Pelayanan Perpustakaan
Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan
mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan
Perguruan Tinggi (2004:71), jenis-jenis layanan pengguna adalah sebagai berikut:
1. Pelayanan sirkulasi 2. Pelayanan referensi
3. Layanan multimedia
5. Pelayanan pendidikan pengguna 6. Silang layan
2.2.2 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai
arti perputaran dan peredaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal
sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.
Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau
bahan perpustakaan lainnya. Bagian sirkulasi merupakan bagian yang bertugas
memberikan service kepada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan
bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang
selalu terus berkembang. Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur
kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah
buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku-buku, kartu
tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.
Menurut Sutarno (2006: 93), “layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani
pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian
bahan pustaka beserta penyelesaian adminstrasinya”.
Menurut Lasa (2008: 213) “layanan sirkulasi adalah kegiatan pencatatan
yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat guna
dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5), tugas layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:
1. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
2. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan
peraturan.
3. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan
peraturan.
4. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
5. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6. Melayani peminjaman dan penagihan.
7. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
8. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak
untuk diperbaiki.
9. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan
Menurut Rahayuningsih (2007:95-96), Pendaftaran anggota adalah suatu
tugas layanan sirkulasi. Untuk beberapa perpustakaan tugas menerima anggota
perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan.
Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada
kebijakan perpustakaan.
Syarat keanggotaan pada perpustakaan yang sudah terotomasi tentu saja
berbeda dengan perpustakaan yang masih tradisional. Jenis keanggotaan meliputi:
1. Keanggotaan intern
Anggota yang terdiri dari orang atau sekelompok orang yang berkaitan
langsung dengan lembaganya.
2. Keanggotaan ekstern
Anggota yang terdiri dari orang atau sekelompok orang yang tidak ada
kaitannya dengan lembaganya. Jenis keanggotaan yang serigkali
merupakan sarana untuk menggalang dana perpustakaan, karena
menarik sejumlah uang sebagai syarat keanggotaan.
Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil
kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota
yang akan mendaftar dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh
2.2.2.2 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas antara lain memberikan informasi kepada
masyarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan
membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak
perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan
pengunjung ak mempunyai atau pembaca.
Apabila pengunjung atau pembaca tidak mempunyai waktu yang cukup
untuk membaca diperpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi
kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dapat
dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu
menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.
Menurut Rahayuningsih (2007: 96), “ layanan peminjaman merupakan
salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatn peminjaman adalah suatu
proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan
pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi”.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 224). “Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi”.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74),
prosedur peminjaman bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1) Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.
2) Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.
3) a) Pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut:
(1) pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah
diisi,
b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
(1) pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya,
(2) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku
yang tersimpan pada katalog buku,
(3) petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu
harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali,
(4) petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali.
4) Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan.
5) Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna.
6) Petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:
a) menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
b) setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutan kode bahan perpustakaan.
7) Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut
nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.2.2.3 Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada
waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bhan pustaka,
disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing
perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan
baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang
dimiliki perpustakaan.
Menurut Rahayuningsih (2007:96), pengembalian adalah kegiatan
pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang
Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah
kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan
perpustakaan adalah:
a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal
kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku
d. Membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal
kembali, dan kartu pinjam
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam
g. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke
dalam rak
h. Memilah buku:
a. Yang rusak tetapi masih ada diperbaiki diletakkan pada satu tempat
untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain
untuk disiangi
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan
pencatatan pemesanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya.
Tata cara peminjaman bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut:
a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjaman
buku itu dan waktu pengembalian
c. Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.2.2.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah
batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.
Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh
ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat
memerlukan bahan tersebut. Menurut Rahayuningsih (2007:96), “memperpanjang
sesuai kurun waktu yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan
satu kali periode peminjaman”.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:82),
prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yag memesan, petugas membubuhka tanggal kembali yang
baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memeberikan perpanjangan
Untuk melakukan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:
a. Kartu pinjam
b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari
uraian diatas dapat disimpulkam bahwa perpanjangan peminjaman buku pustaka
dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan
perpustakaan tersebut.
2.2.2.5 Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahn
pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Menurut Rahayuningsih (2007:96), kegiatan penagihan adalah
pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam
karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan
paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama
setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah
keterlambatan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83),
prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengambalian berdasarkan tanggal
kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai
pertinggal
3. Bila bahan dikmbalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah:
a. Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk menegetahui
batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam
d. Formulir penagihan yang memuat:
1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian
4. Tahapan penagihan (ke-1, ke-2, ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat
mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan
pengguna kepada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil
langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.
2.2.2.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang
berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna
serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur
yang benar
4. Menghilangkan bahan perpustakaan
5. Melanggar tata tertib perpustakaan
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:83),
dinyataan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna antara
lain:
a. Denda
b. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan
dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar
Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan
hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang
dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain.
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang
ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran
ialah sebagai berikut:
1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada
pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut
Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus
berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian
sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas
perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya dianatar para
2.2.2.7 Bebas Pustaka
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota
yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna
yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang
kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna,
keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk:
1. Ujian akhir
2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:84),
prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut:
a. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘Bebas Pinjaman’
menyerahkan tanda pengenal
b. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang
tertera pada tanggal pengenal
c. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan
pada kartu pinjam
d. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
pinjaman distempel ‘Bebas pinjaman’
e. Petugas mengisi tanda bukti ‘Bebas pinjaman’ dengan identitas
pengguna
Menurut Lasa (2007:171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara
keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini
untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.
2.2.2.8 Statistik Pengunjung
Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai
bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat
gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung
perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya
pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah
anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik
Menurut Rahayuningsih (2007:98), statistik pengunjung adalah kegiatan
pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan
perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung,
keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang
dikembalikan.
Fungsi statistik pengunjung adalah:
1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan
2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan
3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna
4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007: 224), pustakawan menggunakan
statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan,
mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa
perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan
tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.
2.2.3 Pelayanan Referensi
Kata referensi berasal dari bahasa inggris “Reference” yang berarti
menunjuk kepada, menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan,
sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi
penjelasan dalam hal-hal tertentu. Pelayanan referensi merupakan salah satu
kegiatan yang berkaitan dengan pengguna perpustakaan. Layanan referensi
mempunyai peran penting dalam perpustakaan, karena melalui dialog dan
komunikasi dapat membantu pengguna menemukan informasi yang dicari.
` Menurut Rahayuningsih (2007:87), pelayanan referensi adalah suatu
kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan
agar dapat menentukan informasi yang dibutuhkan.
Menurut Darmono (2001:141), “Layanan Referensi adalah layanan yang
diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus,
boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca
ditempat”.
2.2.3.1 Ragam Kegiatan
Macam kegiatan referensi menurut Rahayuningsih (2007:105), dapat
dibagi menjadi dua kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing sebagai
berikut:
a. Kegiatan Pokok Pelayanan Referensi
1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai
perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai unit layanan referensi.
2. Memberikan informasi yang bersifat khusus, untuk itu diperlukan
koleksi referensi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan dan bahkan di perpustakaan lain.
3. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka
4. Memberikan bimbingan pengguna koleksi referensi
b. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi
1. Memberikan informasi mengenai penggunaan alat-alat penelusuran
koleksi
2. Menyelenggrakan pameran koleksi referensi perpustakaan, terutama
untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima
3. Mengorganisasikan koleksi referensi dengan baik sehingga mudah
digunakan
4. Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan
referensi
5. Mengadakan kerja sama dengan perpustakaan dan atau jasa informasi
lain dalam bidang penggunaan informasi.
2.2.3.2 Koleksi Referensi
Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan
menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya
memberikan informasi berupa fakta, dan ada yang berupa data, ada yang
memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tapi ada yang memberikannya
berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi pada umumnya berdasarkan
abjad. Dalam perpustakaan besar maupun kecil hendaknya diusahakan supaya
Jenis-jenis koleksi menurut Rahayuningsih (2007:106), adalah sebagai
berikut:
a. Menurut sifat informasi
1. Koleksi referensi umum
Adalah koleksi referensi yang memebrikan informasi secara umum,
ruang lingkup yang luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain yang
dapat memberikan spesifik tertentu.
2. Kolekis referensi khusus
Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi secara khusus
mengenai subyek atau pokok bahasan tertentu.
b. Menurut jenis informasinya
1. Almanak dan Buku tahunan
2. Buku pegangan dan manual
3. Direktori 9. Indek dan abstrak 10.Lain-lain
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi referensi mempunyai
fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis-jenis koleksi referensi yang dimiliki
oleh suatu perpustakaan. Biasanya koleksi ini khusus digunakan.
2.2.4 Pelayanan Multimedia
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:90),
pelayanan multimedia adalah kegiatan melayankan bahan multiedia kepada
pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam
perpustakaan, misalnya film dengan proyektornya.
Pelayanan multimedia bertujuan untuk:
1. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran,
penelitian, dan rekreasi
2. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas
3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan
4. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan perpustakaan
multimedia di samping lewat bacaan.
Proedur pelayanan multimedia terdiri atas dua langkah:
1. Peminjaman
a. Penggunaan menunjukkan identitasnya
b. Petugas memeriksa identitas pengguna
c. Petugas memberikan formulir kepada pengguna untuk diisi dan
ditandatangani
d. Formulir yang sudah diisi diberi stempel tanggal pengembalian
e. Petugas memeriksa keadaan mesin multimedia yang akan dipinjamkan,
kemudian menyerahkannya kepada pengguna
2. Pengembalian
a. Peminjam mengembalikan multimedia yang dipinjamnya
b. Petugas mengambil formulir peminjaman dan memeriksa tanggal
pengembalian media tersebut
c. Petugas memeriksa keadaan media
- Media yang rusak selama peminjaman ditempatkan terpisah
disertai keterangan bahwa media itu rusak pada waktu dikembalikan
- Peminjam diminta untuk mengganti biaya perbaikan atau baiaya
pergantiaanya sesuai dengan peraturan yang berlaku
- Petugas mengambil kartu media yang dikembalikan, dan
membubuhkan cap pengambalian pada formulir peminjaman
- Petugas mengembalikan media yang dalam keadaan baik ke tempat
semula.
2.2.5 Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI)
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:92),
pelayanan jasa kesiagaan informasi adalah salah satu jenis layanan rujukan yang
memmungkinkan pengguna mendapatkan informasi mengenai bahan
perpustakaan baru dalam bidang yang diminatinya.
Tujuan Jasa Kesiagaan Informasi (JKI) antara lain:
1. Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang disediakan
3. Memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna
perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan
dengan lebih tepat guna.
Agar berjalan dengan baik, jki perlu mempertimbangkan ketentuan sebagai
berikut:
a. Cakupan: bahan yang ditelusur komprehensif dan sesuai dengan
bidang minat pengguna
b. Ketetapan waktu: tenggang waktu antara penerimaan sumber informasi
dan penyebarluasan jki harus sesingkat mungkin sehinggaa tidak terjadi keterlambatan perolehan informasi oleh pengguna
c. Keterpilihan: kemampuan untuk memilih materi yang tepat dan
berdayaguna bagi pengguna sangat diperlukan
d. Relevansi: kesesuaian aantara sumber informasi dan minat pengguna
e. Kemudahan penggunaan: format harus jelas agar mudah dimanfaatkan
2.2.6 Pelayanan Pendidikan Pengguna
Dalam bahasa inggris ada bermacam-macam istilah yang dipakai untuk
pendiidika pengguna, anatar lain user education (pendidikan pengguna,
bimbingan pengguna), library orientation (orientasi perpustakaan, penyuluhan
perpustakaan), library intruction (pengajaran perpustakaan), bibliographic
intruction, library use intruction, dan user quidance.
Menurut Rahayuningsih (2007:123), pelayanan pendidikan pengguna
adalah kegiatan yang dirancang untuk mendidik pengguna agar mengetahui
sumber-sumber informasi perpustakaan yang terdiri dari koleksi, fasilitas, dan jasa
perpustakaan, mendidik pengguna dalam memanfaatkan sumber-sumber
informasi secara tepat dan cepat, serta mendidik pengguna perpustakaan untuk
menjadi pengguna yang tertib dan bertanggung jawab.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:95),
pelayanan pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan
petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan
Pendidikan pengguna bertujuan untuk:
a. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan
kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri
b. Membekali pengguna dengan tehnik yang memadai dan sesuai untuk
menentukan informasi dalam subjek tertentu
c. Meningakatkan pemanfaatan sumber daya dan layanan perpustakaan
d. Mempromosikan layanan perpustakaan
e. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan
teknologi
Untuk mencapai tujuan tersebut, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Petugas harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan pengguna
untuk memanfaatkan sumber daya dan fasilitas perpustakaan secara optimal
2. Materi dan metode pendidikan harus disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna
3. Petugas perlu melibatkan dosen, jurusan, atau fakultas
4. Pendidikan dilakukan baik secara terprogram maupun sewaktu-waktu
2.2.7 Pelayanan Silang Layan
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:99), silang
layan adalah kerja sama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling
memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang
terlibat. Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan
yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Dengan silang layan
diharapkan:
1. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya
2. Fasilitas yang dimiiki oleh sebuah perpustakaan dapat dimanfaatkan
secara optimal
3. Sebuah perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar
dan lebih beragam daripada yang dimilikinya sendiri.
Agar silang layan berjalan dengan baik, hendaknya:
1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama
2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat
3. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat
5. Ada kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerja sama.
Cara silang layan yang ditempuh:
a. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain
BAB III
STRATEGI PENGEMBANGAN PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA
UTARA MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan UMSU
Lahirnya Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
(UMSU) kampus III dilatar belakangi oleh lahirnya kampus III UMSU. Pada
awalnya UMSU hanya memiliki dua kampus pada lokasi yang berbeda, yaitu
kampus I terletak di jalan Medan Area, sedangkan kampus II terletak di Jalan
Demak Medan. Usaha mendirikan gedung kampus III didasari oleh tuntutan
kebutuhan dengan meningkatnya jumlah mahasiswa yang mendaftar pada tahun
1982. Hal ini didasari oleh pihak pimpinan UMSU Medan dengan berupaya untuk
menyediakan dan mendirikan kampus baru. Atas bantuan dari Bapak H. Probo
Sutedjo selaku Dewan Rektor UMSU Medan, berdirilah kampus III yang terletak
di Jalan Kapten Muchtar Basri, BA No. 3 (Kampus Mercubuana) dengan luas
bangunan lebih kurang 2 hektar. Pada tahun 1992 kampus III UMSU diresmikan
pemakaiannya oleh Mentri Penerangan Harmok yang sekaligus meresmikan tiga
unit gedung yaitu unit rektorat, gudung Fakultas Ekonomi dan Fakultas Hukum
yang bergabung dengan Fakultas Isipol serta Rektorat UMSU Medan yang semua
berada pada kampus I pindah ke kampus III.
Perpustakaan UMSU sebenarnya telah berdiri dilingkungan kampus I
sejak tahun 1957 tepatnya pada tahun 17 Februari bersamaan dengan berdirinya
Fakultas Filsafat, sebagaimana yang telah diuraikan diatas, oleh karena
meningkatkan jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan di mulai pada
tahun 1982, pusat penyelenggaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya
berada pada kampus I pindah ke kampus III termasuk gedung Rektorat UMSU
Medan. Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan dilingkungan kampus
III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan
baru. Perpustakaan didirikan dengan tujuan untuk mendukung dan menunjang
mempermudah pengguna memanfaatkan perpustakaan. Dengan berdirinya
perpustakaan dilingkungan kampus III, maka civitas akademik menjadi lebih
mudah dalam memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Perpustakaan UMSU kampus III Medan di pimpin oleh Bapak T. Syah
Bakar Umri, SE. Di pimpin oleh Bapak Taufan Iskandar, SH. Kepala
perpustakaan bertanggung jawab kepala kepada biro. Untuk melakukan kegiatan
perpustakaan sehari-hari kepala perpustakaan dibantu beberapa pegawai yang
menangani setiap bagian di perpustakaan III.
3.2 Visi dan Misi UMSU a. Visi
Menjadi pusat keunggulan dalam penyelenggaraan dan pengembanga
keislaman, ilmu pengetahuan dan profesionalitas, kesenian dan teknologi
berwawasan global.
b. Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pembinaan nilai-nilai hidup islami.
2. Mengembangkan kebebasan berfikir ilmiah yang dijiwai dengan semangat ketauhidan.
3. Mengembangkan jiwa kemandirian dalam berbagai ilmu pengetahuan,
4. Keahlian/ketrampilan, teknologi dan seni
5. Menyelenggarakan kegiatan dakwah islam sebagai bagian integral dari
tujuan
Muhammadiyah.
3.3 Tujuan UMSU
1. Terwujudnya Intelektual yang beriman, berakhlak mulia, percaya pada diri sendiri serta dapat beramal sesuai dengan bidang ilmu dengan ikhlas demi terwujudnya masyarakat utama yang diridhai oleh Allah SWT.
2. Terwujudnya manusia yang berkualitas secara intelektual, spiritual dan emosional menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dari/atau seni berdasarkan pada semangat nasionalisme, moral, sistem nilai dan budaya bangsa. Yang mendukung peningkatan dayasaing bangsa.
3. Terwujudnya intelektual yang memiliki kemampuan berbahasa dan
4. Terwujudnya intelektual dalam berbagai bidang yang berjiwa wirausaha dan memiliki keuanggulan kompetitif.
5. Mewujudkan kader persyarikatan, kader umat, kader bangsa dalam
rangka mewujdkan cita-cita Muhammadiyah sebagai gaerakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar yang berpedoman kepada Al-Quran dan Sunah.
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan Perpustakaan UMSU Medan adalah sebagai berikut:
Senin-Jum’at : Pukul 08:00 s/d 21:00 Wib
Sabtu : Pukul 09:00 s/d 20:00 Wib
Berdasarkan uraian diatas diketahui bahwa jam buka Perpustakaan UMSU
memiliki 2 (dua) shif dan sudah cukup memadai dengan jumlah pengunjung
perpustakaan. Dilihat dari pengunjung yang berkisar 400 orang/hari dan biasanya
perpustakaan melakukan pelayanan sirkulasi sebanyak 135 orang/hari. Jam buka
perpustakaan juga dianggap sudah memadai karena pelayanan sirkulasi bisa
dilakukan malam hari dan UMSU juga mempunyai jam perkuliahan pada malam
hari. Jadi mahasiswa yang jam perkuliahannya pada malam hari dapat
memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan.
3.5 Anggota Perpustakaan
Setiap perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan. Demikian juga halnya dengan Perpustakaan UMSU menerapkan
bahwa yang berhak menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa yang telah
mendaftarkan diri di UMSU automatis akan terdaptar sebagai pengguna di
Perpustakaan. Saat ini jumlah pengguna adalah 14.590 orang yang terdiri dari
Tabel 3.1 Anggota Perpustakaan UMSU
No. Urut Jenis Anggota Jumlah
1 Mahasiswa 14.566
2 Dosen 14
3 Pegawai 10
Total 14.590
Sumber: Perpustakaan UMSU
3.6 Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU Medan
Dalam menjalankan segala jenis kegiatan dalam suatu organisasi atau
lembaga sangat diperlukan adanya struktur organisasi yang jelas, termasuk dalam
hal ini struktur organisasi UMSU Medan.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan diketahui
jenjang jabatan dan Bertanggung jawab serta jenis kegiatan serta hubungan kerja
dari masing-masing bagian atau unit kerja yang ada.
Tugas perpustakaan tertuang dalam struktur organisasi yang terdiri dan
beberapa bagian yaitu:
1. Sub.bagian tata usaha
2. Divisi pengatalogan
3. Divisi perawatan dan layanan pengguna
Adapun tugas masing-masing sub bagian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian pengatalogan, memilih bahan pustaka yang hendak dimasukkan
keadaan daftar koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kurikulum pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan memperhatikan keseimbangan koleksi dan menentukan jenis koleksi.
2. Bagian pengolahan, mengatalog dan mengklasifikasi bahan pustaka serta
membuat kelengkapan dan bahan pustakan tersebut hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dimanfaatkan pengguna.
3. Bagian perawatan, upaya untuk menjaga keselamatan buku dari kerusakan
sehingga dapat dimanfaatkan dalam waktu panjang.
4. Layanan pengguna, melaksanakan layanan sirkulasi, referensi dan deposit.
5. Teknologi Informasi dan komunikasi, layanan Automasi, layanan online
Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan UMSU
Sumber: Perpustakaan UMSU
Kepala Perpustakaan
3.7 Peraturan Perpustakaan
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh anggota dan pengunjung yang
akan memasuki Perpustakaan UMSU yaitu:
Perhatian untuk anggota dan pengunjung Perpustakaan UMSU
1. Harus membawa KTM
2. Dilarang memakai topi, jaket di ruang perpustakaan
3. Jangan tinggalkan barang berharga anda di rak penitipan tas seperti
dompet, HP dan lain-lain.
4. Dilarang membawa tas laptop ke dalam perpustakaan
5. Isilah daftar pengunjung bila anda memasuki ruangan perpustakaan
Peraturan di ruangan Perpustakaan UMSU
1. Mohon tidak berisik di ruangan ini
2. Tidak dibenarkan membawa makanan k ruangan perpustakaan
3. Rapikan ruang baca bila anda hendak meninggalkan ruangan perpustakaan
4. Tidak dibenarkan merokok di ruangan perpustakaan
5. Bila anda menemukan bahan pustaka yang rusak/koyak harap
melaporkannya ke bagian pelayanan perpustakaan.
6. Bila anda butuh bantuan informasi mengenai bahan pustaka hubungi
bagian pelayanan perpustakaan.
7. Apabila pengguna terlambat mengembalikan bahan pustaka maka akan
dikenakan denda sebesar Rp.500,00/hari.
Peraturan perpustakaan dibuat supaya pelaksanaan pelayanan pengguna
lebih efektif dan efisien. Dengan adanya peraturan dan sanksi yang dibuat oleh
perpustakaan maka pengguna akan lebih disiplin dalam menggunakan fasilitas
perpustakaan.
3.8 Anggaran
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan
adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar
perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang
memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi
Anggaran pada Perpustakaan UMSU Medan tidak disebutkan secara rinci
atau dirahasiakan. Karena perpustakaan tidak mempunyai anggaran yang tetap
untuk penyediaan bahan pustaka. Anggaran perpustakaan diperoleh dari
Universitas, sedangkan hasil dan sanksi snda peminjaman buku biasanya
digunakan untuk fasilitas dan peralatan Perpustakaan UMSU tidak menyebutkan
total biaya anggaran perpustakaan pertahun.
3.9 Koleksi Perpustakaan
Untuk menjadi perpustakaan yang baik, maka perpustakaan ditinjau dari
jumlah koleksi bahan pustakanya. Perpustakaan UMSU merupakan salah satu
perpustakaan perguruan tinggi yang memadai dari segi jumlah koleksi bahan
pustaka yang tersedia di Perpustakaan UMSU yaitu berjumlah 4.189 judul dan
25.419 eksemplar.
Koleksi umum, antara lain:
000 : Karya Umum
100 : Ilmu Filsafat
200 : Agama
300 : Ilmu Sosial
400 : Bahasa
500 : Ilmu Murni
600 : Ilmu Terapan
700 : Seni dan Olah Raga
800 : Ilmu Sastra
Tabel 3.2 Jumlah koleksi Bahan Pustaka
Sumber: Perpustakaan UMSU
Selain jumlah koleksi bahan pustaka dalam bentuk teks, Perpustakaan UMSU juga memiliki bahan koleksi dalam bentuk lain yaitu:
Tabel 3.3 Koleksi Bahan Pustaka
No Koleksi Judul
1 Majalah Ilmiah Ilmu-Ilmu Humaniora MENTARI, VISI.
2 Jurnal Manajemen, Penelitian Humaniora, Penelitian dan
Pengembangan Telekomunikasi, Ilmiah Manajemen dan Bisnis, Spirit Publik Jurnal Ilmu Administrasi.
3 Koran Waspada, Sinar Indonesia Baru, POS.
4 Ensiklopedi Sains dan Teknologi, Hukum Pidana Islam, Akidah
Islam, Mukjizat Islam, Pengetahuan Populer, Geograafi, dan Al-Qur’an.
5 Skripsi Akuntansi, Manajemen, Ekonomi Perbankan,
Perpajakan, Komunikasi, Administrasi Negara, Bahasa Inggris, Matematika, Mesin.
6 Cd Pengantar Ekonomi, Mikro, Tehnik Statistik dalam
Bisnis dan Ekonomi, Akuntansi Biaya.
Sumber: Perpustakaan UMSU
No Bidang Ilmu Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1 Fakultas keguruan dan
pendidikan
1.079 2.939
2 Fakultas agama islam 778 3.890
3 Fakultas Ilmu Sosial Politik 720 4.320
4 Fakultas Pertanian 400 3.200
5 Fakultas Ekonomi 430 3.870
6 Fakultas Hukum 688 3440
7 Fakultas Teknik 94 3760
3.10 Pelayanan Perpustakaan
Setiap perpustakaan dalam menyelenggarakan pelayanan harus
menemukan sistem yang dianggap sesuai dengan tujuan perpustakaan dan juga
penggunanya. Sistem pelayanan yang digunakan pada Perpustakaan UMSU
Medan adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access). Dimana pengguna bebas
menelusuri bahan pustaka melalui katalog yang disediakan dan mencari langsung
ke rak tanpa perantara petugas perpustakaan, dan setelah selesai memilih bahan
pustaka yang diinginkan untuk dipinjam, pengguna memberikan bahan pustaka
tersebut kepada petugas layanan sirkulasi, kemudian petugas layanan sirkulasi
akan meminta kartu tanda mahasiswa (KTM) pengguna untuk selanjutnya
diproses, agar dapat dipinjam.
3.11 Pelayanan Sirkulasi
Salah satu pelayanan yang terdapat di Perpustakaan UMSU adalah
pelayanan sirkulasi. Kegiatan pelayanan sirkulasi antara lain: keanggotaan,
peminjaman, pengembalian, perpanjangan, sanksi, penagihan, dan bebas pinjam
bahan pustaka.
3.11.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan. Demikian juga halnya dengan Perpustakaan UMSU menerapkan
bahwa yang berhak menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa yang telah
mendaftarkan diri di UMSU automatis akan terdaptar sebagai pengguna di
Perpustakaan UMSU. Saat ini jumlah pengguna adalah 14.590 orang yang terdiri
Tabel 3.4 Anggota Perpustakaan UMSU
No. Urut Jenis Anggota Jumlah
1 Mahasiswa 14.566
2 Dosen 14
3 Pegawai 10
Total 14.590
Sumber: Perpustakaan UMSU ( Tahun 2013)
Untuk menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus mendaftar dengan
mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan UMSU adalah sebagai
berikut:
a. Terdaftar sebagai mahasiswa UMSU Medan
b. Menyerahkan pasphoto 2 lembar dengan ukuran 2 x 3 cm
c. Fotokopi kartu mahasiswa/kuitansi uang kuliah terakhir atau bukti
identitas diri yang menunjukkan mahasiswa UMSU Medan. d. Anggota mengisi formulir yang telah disediakan
e. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.8.000,- (Delapan Ribu Rupiah)
bagi mahasiswa UMSU.
3.11.2 Peminjaman
Peminjaman merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa pencatat bukti
bahwa pengguna meminjam bahan pustaka dari perpustakaan. Sistem peminjaman
pada Perpustakaan UMSU sudah menggunakan sistem automasi. Adapun
prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan UMSU adalah sebagai
berikut:
1. Pengguna mencari dan mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan dari
rak buku.
2. Pengguna mencatat nama, nomor induk mahasiswa (NIM), nomor
registrasi buku pada buku daftar peminjaman.
3. Pengguna memberikan kartu tanda mahasiswa pada petugas lalu petugas
mencatat nomor induk mahasiswa (NIM) pengguna yang ingin meminjam.
4. Kemudian bahan pustaka yang dipilih dan akan dipinjam diserahkan
kepada petugas layanan sirkulasi.
5. Petugas mencatat nomor registrasi buku yang akan dipinjam oleh
pengguna perpustakaan dan menstempel buku pada slip pengembalian tanggal bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan.
Jangka waktu peminjaman buku selama 1 (satu) minggu dan dapat
diperpanjang hanya sekali, masa perpanjang 1 (satu ) minggu, berikut ini tabel
daftar jumlah buku yang dapat dipinjam mahasiswa.
Tabel 3.5 Peminjaman Perpustakaan UMSU
No Semester Jumlah
Tidak semua pengunjung perpustakaan senang membaca diperpustakaan
sehingga mereka harus meminjam buku yang mereka butuhkan. Buku yang
dipinjam pengguna harus dikembalikan ke Perpustakaan tepat waktunya, agar
pengguna yang lain dapat menggunakan bahan pustaka tersebut. Hal ini
berhubungan erat dengan jumlah bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Perpustakaan yang memiliki koleksi
terbatas, pada umumnya pengembalian yang tepat waktunya merupakan hal yang
sangat penting. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan
penggunanya.
Adapun prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan UMSU
Medan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan bahan pustaka yang dipinjamnya.
2. Petugas meminta kartu tanda mahasiswa (KTM)
3. Petugas memeriksa taggal kembali pada lembar tanggal kembali dibuku.
4. Petugas memcocokkan nomor induk mahasiswa dan nomor registrasi buku
pada komputer layanan sirkulasi.
5. Petugas mengelompokkan bahan pustaka yang:
b) Rusak tetapi masih dapat diperbaiki disisihkan untuk dapat diperbaiki kembali.
3.11.4 Perpanjangan
Perpanjangan dapat dilakukan jika bahan pustaka tersebut telah habis
masa pinjamnya. Apabila pengguna masih membutuhkan bahan pustaka tersebut
maka dapat dilakukan perpanjangan. Perpustakaan UMSU Medan
memberlakukan bahan pustaka hanya sekali saja.
Prosedur masa perpanjangan bahan pustaka Perpustakaan UMSU adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang ingin diperpanjang kepada
petugas layanan sirkulasi.
2. Petugas meminta kartu tanda mahasiswa, dan mencocokkan nomor induk
mahasiswa dan nomor registrasi bahan pustaka.
3. Petugas menstempel kembali tanggal pengembalian yang baru pada
lembar pengembalian bahan pustaka.
4. Petugas menyerahkan kembali bahan pustaka yang sudah diperpanjang.
5. Jangka waktu perpanjangan bahan pustaka 1 (satu) minggu setelah
perpanjangan.
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan dan
kondisi perpustakaan tersebut, ada perpustakaan yang memberi jangka waktu
perpanjangan 2 (dua) kali dan ada juga yang memberikan jangka waktu
perpanjangan 1 (satu) kali. Pada Perpustakaan UMSU hanya 1 (satu) kali masa
perpanjangan.
3.11.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan
pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan pengguna beserta pemberian
sanksinya. Pada umumnya pemberian sanksi diberikan kepada anggota
perpustakaan yang melakukan pelanggaran atas peraturan yang ditetapkan
perpustakaan. Adapun pelanggaran yang sering dilakukan anggota Perpustakaan
UMSU Medan diantaranya:
1. Keterlambatan atas pengembalian bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
Adapun sanksi-sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melakukan
pelanggaran peraturan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Apabila buku (bahan pustaka) rusak /hilang dapat diganti dengan buku
yang sama atau mengganti dengan uang seharga buku tersebut.
2. Untuk buku yang terlambat dikembalikan dari batas waktu yang telah
ditentukan dapat dikenakan denda Rp 500/hari/judul.
3. Pemberian sanksi akademik akan diberikan dengan tindakan penahanan
surat bebas pinjam bahan pustaka bagi pengguna yang masih mempunyai
masalah pada Perpustakaan UMSU.
3.11.6 Penagihan
Penagihan merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta
kembali bahan pustaka yang telah dipinjam pengguna, jika batas waktu
peminjaman sudah habis. Petugas akan melakukan penagihan pada pengguna
yang terlambat melakukan mengembalikan bahan pustaka.
Untuk kalangan Perpustakaan UMSU pemberian surat penagihan bahan
pustaka kurang sering dilakukan, ini disebabkan karena mahasiswa tidak ingin
terbebani oleh denda bahan pustaka yang besar dan juga mahasiswa tidak ingin
mengalami kesulitan dalam melakukan pengurusan surat bebas pinjam bahan
pustaka, karena merupakan salah satu syarat dalam melakukan wisuda. Adapun
prosedur penagihan pada Perpustakaan UMSU adalah sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan penagihan atas dasar tanggal tertera
pada buku daftar peminjaman bahan pustaka.
2. Petugas membuat surat tagihan rangkap 2 (dua), kopi pertama untuk
diberikan kepada yang tertagih dan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Jika surat tidak diindahkan maka perpustakaan melakukan penagihan
dengan cara menempelkan surat tagih dimading fakultas tertagih.
4. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses
