SKRIPSI
PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA
PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH
DELLA RISA
080502208
PROGRAM STRATA 1 MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN
PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI
Nama : Della Risa
NIM : 080502208
Program Studi : Manajemen
Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia
Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
Tanggal : ...2012 Penulis,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
DEPARTEMEN MANAJEMEN MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Della Risa
NIM : 080502208
Program Studi : Manajemen
Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia
Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
Pembimbing Skripsi Pembaca Penilai
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si Dra. Friska Sipayung, M.Si
NIP. 19741123 200012 2 001 NIP. 1962117 198603 2 002
Ketua Program Studi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
DEPARTEMEN MANAJEMEN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
Nama : Della Risa
NIM : 080502208
Program Studi : Manajemen
Konsentrasi : Manajemen Sumber Daya Manusia
Judul : Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
Tanggal: ...2012 Ketua Program Studi
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 1992032 001
Tanggal: ...2012 Ketua Departemen
Lembar Pernyataan
Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan
sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Peranan Sistem Informasi
Manajemen Dalam Menigkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri
yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga,
dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau
dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika
penulisan ilmiah.
Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam
skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, 2 Mei 2012
Tanda Tangan
ABSTRAK
PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM
TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Tujuan peelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, pegawai Divisi SIM, serta pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengadakan wawancara mendalam atau in-dept interview kepada subjek penelitian yang sudah ditentukan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan. Dimana dalam penelitian ini uji keabsahan data menggunakan pengujian data triangulasi, dimana triangulasi ini dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Triangulasi teknik menguji kredibilitas data dengan melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Data diperolah dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi. Bila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, namun dengan sudut pandang yang berbeda.
Pada hasil wawancara dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dengan adanya bagian atau divisi SIM di suatu perusahaan, otomatis akan menciptakan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalani manajerial perusahaan. SIM merupakan sumber dari terciptanya informasi yang real dan up-to-date di suatu perusahaan, terutama di PDAM Tirtanadi ini. Divisi SIM menghubungkan kantor cabang, pegawai, pelanggan secara lebih mudah ke kantor pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Dan, komunikasi yang efektif merupakan penyampaian pikiran atau informasi yang dapat diterima dan dipahami oleh si penerima pesan dan tepat sasaran yang berlangsung secara dua arah, serta efektivitas komunikasi akan tercipta apabila penyampaian informasi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan berjalannya informasi secara dua arah menciptakan sistem kerja yang lancar dan informasi tersebut menjadi acuan kerja yang baik bagi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
ABSTRACT
THE ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF COMMUNICATIONS AT PDAM
TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
Formulation of the problem in this study is whether the Management Information System (MIS) plays a role in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. The purpose of this study is to investigate and analyze the role of Management Information Systems (MIS) in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Subjects in this study are the Head of the Division of Management Information Systems (MIS) at PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, Employees of Management Information Systems, and customers of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Primary data was collected with in-dept interview with subjects that have been determined. This research was using qualitative methods. The qualitative method in this research is used to obtain deeply information, in other ways using many techniques to collect all data with combination ways/simultaneously. In this research, validity of all data were tested with triangulation system, which is in this triangulation system to testing the credibility of checkfrom various sources in various ways, and at various times. Triangulation techniques tested the credibility of the data with checking the data to the same source with different techniques. Data obtained by interview, and the checked by observation, documentation. When testing the credibility of the three techniques generate data of different data, the researcher carried out further discussion to relevant data source or another, to ensure the data which are assumed to be true.or mabe it is true, but with a different perspective.
The result from interviews showed that if in one company there is a division of Management Information Systems (MIS), automaticallly created a shortcut for a company to doing all company managerial activity. MIS is the source of the creation of real information and up-to-date in a company. Division of MIS connect branch offices, employees, customers more easily to the headquarters of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. And, effective
communication is the delivery of thoughts or information that can be
accepted and understood by the recipient and to the point that goes in two directions, as well as the effectiveness of communication will be created if the delivery of information to achieve the desired goal. With the passage of information in two directions to create a smoothly working system and the information is a reference work for PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil a’lamin, dengan segara kerendahan hati penulis
mengucapkan dan memanjatkan syukur kepada Allah SWT, karena atas berkah
dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa
umatnya dari kegelapan menuju alam yang teang menderang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh
dari sempurna, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari semua pihak sehingga menjadikan skripsi ini lebih baik lagi.
Dan penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Skripsi ini berjudul “Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam
Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara”. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi
dan doa dari berbagai pihak selama penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang
telah memberikan bantuan dan bimbingan, yaitu kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME, selaku Ketua Departemen S1 Manajemen
3. Ibu Dra. Marhayanie, MSi, selaku sekretaris Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi
Manajemen Fakulas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan bimbingan kepada penulis untuk penelitian ini.
6. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku Pembaca Penilai yang telah
memberikan masukan yang membangun untuk penelitian ini.
7. Seluruh Dosen dan staff pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara atas didikan, bantuan, juga jasa-jasanya selama masa perkuliahan.
8. Keluargaku tercinta, Papaku Ir.H.Hamdani Siregar dan Mamaku
Ir.Hj.Asnita Lubis, abangku Adrian Batara Siregar, dan adikku Indra
Kusuma Siregar. Tak lupa nenekku tersayang Hasnah. Terimakasih atas
doa, kasih sayang, motivasi, nasehat serta dukungan moril dan materiil
yang selalu diberikan padaku.
9. My best friend ever Titha who always support and listen all my problems,
thanks dear. Dana, Delpi, Kiki sahabat dari awal kuliah love you guys.
10.My Angels Fanny dan Titi yang selalu make me happy.
11.Teman satu grup yang selalu buat ceria dan membantu dalam penyelesaian
skripsi ini Leo (Bunny),Vera, Dwi, Dharmawan (Ganteng), Irma, Retno,
zaki.
12.Seluruh teman-teman Manajemen stambuk 2008 terutama Grup C yang
dan doa yang telah kalian berikan. Menyelesaikan kuliah bersama kalian
adalah kenangan indah yang berharga bagiku.
13.PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara yang telah menerima saya
untuk melakukan penelitian. Terutama Divisi SIM baik Kepala beserta
Pegawai-Pegawainya yang telah membantu atas kelancaran dan
terciptanya skripsi ini Terima Kasih.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih banyak. Tanpa kalian semua
skripsi ini tidak akan tercipta. Semoga Allah SWT memberikan KaruniaNya
kepada pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu. Semoga kita semua
selalu diberikan kesehatan dan kebahagiaan oleh Nya.
Amin ya Robbala’lamin.
Medan, Mei 2012
Hormat Penulis,
DAFTAR ISI
2.1.6.7.3 Koneksi Intranet dan
Ekstranet ... 41
2.1.6.7.4 Konfrensi Video ... 41
2.2 Penelitian Terdahulu ... 42
2.3 Kerangka Konseptual ... 42
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 45
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ... 45
3.3 Defenisi Konseptual ... 46
3.4 Subjek Penelitian ... 46
3.5 Jenis Data ... 47
3.6 Metode Pengumpulan Data ... 47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 87
5.2 Saran ... 88
DAFTAR PUSTAKA ... 89
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
Tabel 2.1 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 20 Tabel 2.2 Ciri-Ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia ... 21 Tabel 4.1 Karakteristik Responden (Kepala Divisi dan Pegawai Divisi SIM) berdasarkan jabatan, Jenis Kelamin, Usia, Lama Beke- Ja, dan Pendidikan ... 64 Tabel 4.2 Karakteristik Responden (pelanggan) Berdasarkan Jenis Ke- Lamin, usia,lama berlangganan ... 65 Tabel 4.2 Core & Support Aplikasi Program Pada PDAM Prop-Su
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 1.1 Diagram Penetapan Call Center 500444 PDAM
Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara ... 4 Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ... 11 Gambar 2.2 Proses Komunikasi ... 28 Gambar 3.1 Triangulasi Dengan Tiga Teknik Pengumpulan Data ... 47 Gambar 4.1 PDAM yang Ada di Provinisi Sumatera Utara ... 60 Gambar 4.2 Struktur Organisasi Divisi SIM PDAM Tirtanadi ... 71 Gambar 4.3 Sistem Jaringan Komputerisasi PDAM Provinsi Suma-
tera Utara ... 74 Gambar 4.4 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi LAN ... 74 Gambar 4.5 Sistem Jaringan Komputer PDAM Tirtanadi VPM
(Virtual Private Network) ... 77 Gambar 4.6 Manajemen Pengaduan Pelanggan ... 80 Gambar 4.7 Istruksi Kerja Follow Up Pengaduan Pelanggan Via
DAFTAR LAMPIRAN
No Judul Halaman
Lampiran 1. Pertanyaan Wawancara Kepada Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen PDAM Tirtanadi Provinsi
Sumatera Utara ... 91 Lampiran 2. Pertanyaan Wawancara Kepada Pegawai PDAM
ABSTRAK
PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI PADA PDAM
TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Tujuan peelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Subjek dalam penelitian ini adalah Kepala Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, pegawai Divisi SIM, serta pelanggan pengguna jasa PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengadakan wawancara mendalam atau in-dept interview kepada subjek penelitian yang sudah ditentukan. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu menggunakan berbagai teknik pengumpulan data secara gabungan/simultan. Dimana dalam penelitian ini uji keabsahan data menggunakan pengujian data triangulasi, dimana triangulasi ini dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Triangulasi teknik menguji kredibilitas data dengan melakukan pengecekan data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Data diperolah dengan wawancara, lalu dicek dengan observasi, dokumentasi. Bila dengan tiga teknik pengujian kredibilitas data tersebut menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, namun dengan sudut pandang yang berbeda.
Pada hasil wawancara dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dengan adanya bagian atau divisi SIM di suatu perusahaan, otomatis akan menciptakan kemudahan bagi perusahaan untuk menjalani manajerial perusahaan. SIM merupakan sumber dari terciptanya informasi yang real dan up-to-date di suatu perusahaan, terutama di PDAM Tirtanadi ini. Divisi SIM menghubungkan kantor cabang, pegawai, pelanggan secara lebih mudah ke kantor pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Dan, komunikasi yang efektif merupakan penyampaian pikiran atau informasi yang dapat diterima dan dipahami oleh si penerima pesan dan tepat sasaran yang berlangsung secara dua arah, serta efektivitas komunikasi akan tercipta apabila penyampaian informasi mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan berjalannya informasi secara dua arah menciptakan sistem kerja yang lancar dan informasi tersebut menjadi acuan kerja yang baik bagi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
ABSTRACT
THE ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS IN IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF COMMUNICATIONS AT PDAM
TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
Formulation of the problem in this study is whether the Management Information System (MIS) plays a role in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. The purpose of this study is to investigate and analyze the role of Management Information Systems (MIS) in improving the effectiveness of communication in PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Subjects in this study are the Head of the Division of Management Information Systems (MIS) at PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, Employees of Management Information Systems, and customers of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
Primary data was collected with in-dept interview with subjects that have been determined. This research was using qualitative methods. The qualitative method in this research is used to obtain deeply information, in other ways using many techniques to collect all data with combination ways/simultaneously. In this research, validity of all data were tested with triangulation system, which is in this triangulation system to testing the credibility of checkfrom various sources in various ways, and at various times. Triangulation techniques tested the credibility of the data with checking the data to the same source with different techniques. Data obtained by interview, and the checked by observation, documentation. When testing the credibility of the three techniques generate data of different data, the researcher carried out further discussion to relevant data source or another, to ensure the data which are assumed to be true.or mabe it is true, but with a different perspective.
The result from interviews showed that if in one company there is a division of Management Information Systems (MIS), automaticallly created a shortcut for a company to doing all company managerial activity. MIS is the source of the creation of real information and up-to-date in a company. Division of MIS connect branch offices, employees, customers more easily to the headquarters of PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. And, effective
communication is the delivery of thoughts or information that can be
accepted and understood by the recipient and to the point that goes in two directions, as well as the effectiveness of communication will be created if the delivery of information to achieve the desired goal. With the passage of information in two directions to create a smoothly working system and the information is a reference work for PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan akan selalu menghadapi situasi-situasi yang tidak
terduga, yang secara otomatis memberikan peluang ataupun hambatan bagi
perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Untuk menentukan sikap atau
mengambil keputusan dalam menghadapi situasi yang serba tidak pasti tersebut,
para pengelola atau manajer perusahaan memerlukan berbagai informasi.
Informasi dapat dikatakan sangat diperlukan demi menyusun strategi yang
akan digunakan dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan, baik dalam
perencanaan maupun pengawasan kegiatan perusahaan tersebut. Setiap keputusan
yang telah ditentukan oleh manajer merupakan hasil pengolahan dari berbagai
informasi bagi para pegawai dalam perusahaan. Oleh sebab itu informasi
merupakan variabel yang penting dalam operasi perusahaan di samping sumber
daya lainnya seperti sumber daya alam, modal, dan manusia.
Begitu pula pentingnya peran komunikasi, sebab komunikasi dapat
diartikan sebagai jalan penghubung antara satu orang dengan orang lainnya. Sulit
untuk melaksanakan suatu kegiatan tanpa adanya komunikasi. Tanpa adanya
Menurut Scott (1994:100) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah
serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara
rasional terpadu yang mampu mentransformasikan data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Menurut Robin dan Barbara dalam Sari (1983:11) komunikasi adalah
suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan pesan
atau lambang-lambang yang mengandung arti dan makna atau perbuatan
penyampaian suatau gagasan atau informasi mengenai gagasan pikiran dan
perasaan.
Peran Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada jaman sekarang
dikategorikan suatu yang sangat penting keberadaannya pada suatu
perusahaan/organisasi. Begitu pula pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera
Utara, yang di dalamnya telah adanya bidang SIM tersebut yang antara lain
memiliki tugas mengkoordinasi tugas-tugas pengolahan data elektronik, program
komputer dan perawatan komputer serta melakukan persiapan rencana pelaksaan
komputerisasi baik teknik maupun administrasi yang dikaitkan dengan
pengembangan serta kebutuhan perusahaan.
Untuk meningkatkan kinerja manajemen dan perusahaan secara
keseluruhan perlu pengembangan di jaman teknologi yang serba online sekarang
ini. Maka saat ini Divisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) PDAM Tirtanadi
dapat membantu manajemen dalam meningkatkan pekerjaan terutama di bidang
informasi dan komunikasi. Dan Guna meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, PDAM Tirtanadi saat ini telah memiliki Pusat layanan Informasi Call Center 500444 yang merupakan satu-satunya PDAM di seluruh Indonesia yang telah menggunakan sarana Call Center sebagai media komunikasi dan informasi untuk segala kebutuhan dan permasalahan pelanggan selama 24 jam setiap hari, sebagai bentuk wujud kepedulian kepada pelanggan. PDAM Tirtanadi senantiasa memberikan pelayanan terbaiknya kepada pelanggan, hal ini dibuktikan dengan diterapkannya fasilitas komunikasi
yang semakin canggih dan beragam. Teknologi Call Center memang bukanlah
suatu hal yang baru namun bagi perusahaan daerah air minum, Call Center adalah
teknologi yang sangat bermanfaat karena sangat membantu perusahaan dalam
berinteraksi dengan pelanggan sebagai upaya memenuhi harapan, keinginan dan
kebutuhan, sehingga peningkatan pelayanan kepada pelanggan dapat terwujud
dengan segera. Call Center 500444 adalah pusat layanan informasi PDAM
Tirtanadi yang memiliki berbagai fungsi interaksi pelanggan diantaranya
menampung aspirasi atau keluhan pelanggan sehingga dengan cepat dapat diambil
tindakan perbaikan atas pengaduan pelanggan seperti pengaduan pipa bocor,
meter air rusak, air mati, pemakaian air melonjak, pencatatan meter tidak benar,
air kotor dan berbau, komplain tagihan dan sebagainya. Pengaduan–pengaduan
tersebut akan dimonitor secara langsung melalui perangkat handphone/Blackberry
dengan memanfaatkan fasilitas alamat e-mail yang tersedia pada
handphone/Blackberry masing-masing kepala unit kerja beserta staf, baik di kantor pusat maupun di cabang-cabang yang menangani pengaduan dan keluhan
dengan menggunakan fasilitas e-mail yang ada maupun secara online melalui
aplikasi Call Center yang tersedia. Dengan adanya call center ini diharapkan
mampu mempermudah manajemen untuk mengolah informasi yang diperlukan.
Gambar 1.1 : Diagram penetapan call center 500444 PDAM Tirtanandi Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Hamdani (2012:39)
Divisi SIM mempunyai tugas:
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas pengolahan data elektronik, program
komputer dan perawatan komputer.
DIAGRAM PENERAPAN CALL CENTER 500444 PDAM TIRTANADI PROVINSI SUMATERA UTARA
AGENT/OPERATOR CALL CENTER
Catatan :
b. Melakukan persiapan rencana pelaksanaan komputerisasi baik teknik maupun
administrasi yang dikaitan dengan pengembangan serta kebutuhan
perusahaan.
c. Menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pihak intern maupun
ekstern.
Divisi SIM beranggotakan 17 pegawai, yang mana terdiri dari kepala
divisi SIM yang membawahi bidang APS (Analisa Program Sistem) dan bidang
PDE (Pengolahan Data Elektronik). Dimana APS memiliki kepala bidang APS itu
sendiri dan memiliki 4 programmer dan 1 asisten II bidang APS, sedangkan pada
bidang PDE memiliki kepala bidang PDE itu sendiri, 1 asisten I bidang PDE dan
4 asisten II bidang PDE serta 4 pegawai bidang PDE.
1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah dipenelitian ini adalah “Apakah Sistem Informasi
Manajemen (SIM) berperan dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada
PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara?”.
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui dan menganalisis peranan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dalam meningkatkan efektivitas komunikasi pada PDAM
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian adalah:
1. Bagi PDAM Tirtanadi Sumatera Utara
Untuk mengetahui fenomena yang terjadi di dalam Sistem Informasi
Manajemen (SIM), dan untuk mengetahui penerapan SIM pada PDAM
Tirtanadi Sumatera Utara.
2. Bagi Peneliti
Sebagai suatu sumber pengetahuan dan pengalaman untuk penelitian
dalam memperluas wawasan mengenai Sistem Informasi Manajemen
(SIM) kedepannya, dan untuk mengetahui penerapan SIM di lapangan
yang sebenarnya.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya.
Sebagai bahan referensi bagi penelitian lain yang melakukan penelitian
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Uraian Teoritis
2.1.1 Sistem
Menurut Sutanta (2003:4) sistem dapat didefiniskan sebagai sekumpulan
hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau
dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk
melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
1. Mempunyai komponen (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun
sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.
Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa orang, hal atau
kejadian yang terlibat di dalam sistem.
2. Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem
yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk
menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan tinjauan
terhadap sistem.
3. Mempunyai lingkungan (environments)
kungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya,
lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk
menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang
merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal
mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.
4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala
sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam
sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan
setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer,
penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog
layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah
mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.
5. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sostem, yaitu segala sesuatu yang perlu
dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut
untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi
Manajemen, masukan disebut data.
6. Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama
mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para
berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan
khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah
masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para
pemakai.
7. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sitem
Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh
program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan
pengambilan keputusan.
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama
dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran
berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh
sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan
merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap
tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.
9. Mempunyai kendali (control)
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja
sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan
jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian
berlangusng secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa
validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat
dirancang dan dikembangkan secara terprogram.
10.Mempunyai umpan balik (feedback)
Umpan balik diperlukan oleh sebagian kendali (control) sistem untuk
mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan
mengendalikannya ke dalam kondisi normal.
2.1.2 Informasi
Menurut Sutanta (2003:10) informasi merupakan hasil pengolahan data
sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai
kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan
akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung. Untuk
memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit
pengolah. Yang mana data tersebut didefinisikan sebagai bahan keterangan
tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam
sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah,
tindakan, atau hal. Contoh dari informasi itu sendiri adalah daftar pegawai
berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi
transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir
bulan, dan lain-lain. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan
sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 2.1. Dalam gambar tersebut , input adalah
hasil pengolahan data yang telah di-input-kan tersebut. Suatu unit penyimpanan
diperlukan sebagai alat simpanan data, pengolahan, maupun informasi.
Input Unit Pengolahan output
Unit Penyimpanan
Gambar 2.1 : Transformasi Data Menjadi Informasi Sumber : Sutanta (2003:10)
2.1.2.1 Fungsi Informasi
Menurut Sutanta (2003:11) suatu informasi dapat mempunyai beberapa
fungsi, antara lain:
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang
dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses
pengambilan keputusan.
2. Mengurangi ketidakpastian
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan
terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi
dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya
kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang
tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak
diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.
5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan
yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan
Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran dan keputusan
yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.
2.1.3 Manajemen
Menurut Sutanta (2003:17) manajemen dapat diartikan sebagai proses
memanfaatkan berbagai sumber yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu
organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya
yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep
sumber daya manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan
difokuskan pada Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi
Manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut
Menurut Nugroho (2008:57) manajemen adalah suatu tim yang disusun
dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapai
tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Manajemen di
dalam organisasi biasanya dibagi ke dalam tiga tingkatan. Pembagian ke dalam
tiga tingkatan tersebut disebabkan oleh adanya tiga macam tujuan atau sasaran
yang hendak dicapai oleh organisasi. Ketiga tingkatan tersebut ialah manajemen
tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah.
Menurut Stoner (dalam Usman, 2009) Manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari
anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Sedangkan menurut Terry (dalam Danusaputro, 2010) Manajemen merupakan
suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan
sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. Benang merah pengertian
manajemen adalah bahwa manajemen merupakan proses koordinasi berbagai
sumberdaya organisasi (men, materials, machines) dalam upaya mencapai sasaran
organisasi (Usman, 2009).
2.1.4 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2008:5) sistem informasi dapat merupakan kombinasi
sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi
dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk
berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat
fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran
komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak
permulaan peradaban.
Menurut Jogiyanto (2005:697) sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang
ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi
rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap
kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu
dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Sistem informasi di
dalam suatu organisasi berada di dalam suatu departemen tersendiri, sistem
informasi atau departemen pengolahan data elektronik (electornic data
processing). Departemen ini dapat dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi atau oleh controller.
2.1.5 Sistem Informasi Manajemen
2.1.5.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (management information systems
atau sering dikenal MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) dapat
didefenisikan sebagai sekumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer
tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah
mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen
komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan
pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer atau computer
based information processing (Jogiyanto, 2005:700).
Menurut Nugroho (2008:16) Sistem Informasi Manajemen,
disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola
informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi
dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran
informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM
berfungsi baik untuk pengolahan transaksi manjemen kontrol maupun
sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Konsep SIM
sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, yaitu dimana segala
macam informasi di dalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti, dan
andal. Namun, tanpa komputer tersebut hanya menjadi teori. Sekarang,
dengan adanya komputer, konsep SIM tersebut telah menjadi kenyataan.
Menurut Sutanta (2003:19) Sistem Informasi Manajemen dapat
berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya
dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima
masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing),
dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi
pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang
dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa
mendatang, mendukung kegiatan operasional, manjerial, dan strategis
organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan
tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Menurut McLeod (1995:30) SIM atau Sistem Informasi
Manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal
perusahaan atau subunit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan
atau salah satu sistem utamnya mengenai apa yang telah terjadi di masa
lalu, apa yang sedang terjadi sekaramg dan apa yang mungkin terjadi di
masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi
digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahan saat
2.1.5.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Murdick, dkk (1984:7) tujuan suatu Sistem Informasi
Manajemen (SIM) adalah menyajikan informasi untuk pengambilan
keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan
sinergi organisasi pada proses. Sedangkan menurut Kurniawan dalam
Ratnasari (2003) suatu Sistem Informasi Manajemen dikembangkan
dengan tujuan sebagai berikut:
1. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien yang berarti bahwa
SIM mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan
mudah, efisien dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan
transaksi (transaction support system).
2. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif sehingga merupakan
target dari sistem pendukung keputusan (decision support system).
3. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.
4. Agar organisasi dapat lebih meningkatkan kreasi terhadap produk
yang dihasilkannya.
5. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya.
2.1.5.3 Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Berikut karakteristik Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut
1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasionak
dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan
pula sebagai alat untuk perancanaan bagi staf yang sudah senior.
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari
sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi
tersebut dengan baik.
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara
keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh
organisasi tersebut.
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis
masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada
Decision Support System.
5. SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi atau
data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi
seperti forecasting.
6. SIM juga beroerientasi pada data-data di dalam organisasi dibanding
data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang
dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui
formatnya serta relatif stabilnya.
7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM
sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajert
tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.
8. Sebagaimana problematika yang telah disebutkan diatas, SIM
membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil
memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang.
Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM
biasanya membutuhkan waktu antra satu sampai dua tahun.
2.1.5.4 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen
Sutabri (2005:96) berpendapat kalau orang ingin melihat sistem
informasi suatu organisasi, maka akan ditunjukkan komponen fisiknya.
Suatu pertanyaan mengenai apa saja yang dikerjakan komponen fisik bisa
dijawab dengan keluaran sistem. Unsur ini adalah pentimg dalam
memahami suatu sistem dan karenanya akan diselidiki sebelum kerangka
atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian suatu sistem informasi
manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau peralatan, maka
komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem
pengoperasiaanya akan terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak,
prosedur, personalia penoperasian, dan database berikut ini dijelaskan
Tabel 2.1 Komponen Fisik SIM
Komponen Sistem Catatan
Perangkat Keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan lain sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal masukkan/keluaran.
Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi 3 jenis utama:
1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengopersian sistem komputer.
2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
Database
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape¸dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
Prosedur
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 (tiga) jenis prosedur yang di butuhkan, yaitu:
1. Instruksi untuk pemakai
2. Instruksi untuk penyiapan masukan
3. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer
Personil
Operator komputer, analisis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP. Sumber: Sutabri (2005:96)
2.1.5.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer
Suatu Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer
(computer based management information system) terdiri dari manusia,
prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan
data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada yang pihak-pihak di
dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten (Parker dalam
Kumorotomo dan Margono, 2004:16). Dapat pula dikatakan bahwa SIM
berbasis komputer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas
pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Sekarang ini
andaikata orang menggambarkan SIM yang modern yang dimaksud adalah
SIM yang terkomputerisasi, sehingga gagasan-gagasan tentang
komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik sesungguhnya
berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri
(Kumorotomo dan Margono, 2004:16).
Ada beberapa alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang
sangat penting di dalam SIM modern. Alasan yang pertama berkenaan
dengan kemampuan komputer mengolah data. Perangkat otomatis ini
dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat
data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan
keputusan tetap dilakukan oleh manusia. Ciri-ciri kemampuan komputer
dan kemampuan otak manusia dapat diuraikan dalam tabel 2.2:
Tabel 2.2
Ciri-ciri Kemampuan Komputer dan Otak Manusia
Kemampuan Komputer Kemampuan Manusia
Pengolahan data Intuisi dan penilaian
Akurasi Fleksibilitas dan adaptivitas
Kapasitas penyimpanan (storage) yang besar
Efektif untuk tugas yang berulang-ulang (repetitif)
Pemikiran abstrak
Otomatis Perencanaan dan penetapan tujuan
(goal-setting) Dapat berfungsi hampir secara
terus-menerus
Mampu mengenali pola tindakan
Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang
Mampu menetapkan prosedur dan kontrol
Dapat diperbaiki dan dtitingkatkan (up-grade)
Dapat mengemukakan argumentasi
Sumber: Kumorotomo dan Margono (2004:17).
Dari ciri-ciri kemampuan manusia dan kemampuan komputer
tersebut, dapat dilihat bahwa apabila keunggulan manusia dan komputer
digabungkan akan diperoleh kinerja yang sangat bagi SIM. Sebagian pakar
bahkan mengatakan bahwa persoalan pokok di dalam SIM modern adalah
bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan
komputer untuk menghasilkan keputusan manjerial yang baik. Alasan
yang kedua tentang pentingnya pemakaian komputer dalam SIM adalah
bahwa teknologi otomatis melalui komputerisasi sudah tersedia
dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sangat disayangkan
bila kemampuan finansial suatu organisasi dan kemampuan aparatnya
sudah memungkinkan untuk mengadakan SIM berbasisi komputer tidak
mau menyesuaikan diri dengan tuntutan kebutuhan yang mengharuskan
pengolahan data yang cepat dan efisien. Sudah barang tentu, komputerisasi
tidak dapat dilakukan dengan serta-merta tanpa mempertimbangkan
kemampuan staf, keuangan, dan kebutuhan pengolahan data. Namun
apabila kemampuan itu memang sudah ada, hendaknya organisasi segera
Akan tetapi sekali lagi harus diingat bahwa meskipun komputer
mampu melakukan hal-hal yang fantastis di dalam mengolah informasi,
penggunaan informasi itu tetap tergantung pada manusianya. Secanggih
apapun sistem komputer yang dipakai, bila manusia tidak dapat
memanfaatkan informasi yang dihasilkan atau kurang mampu
memanfaatkan komputer itu secara optimal, maka sistem komputer itu
tidak akan banyak menfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat.
Keberhasilan penggunaannya tergantung pada manusia.
2.1.5.6 Unsur-Unsur yang Terdapat pada SIM Berbasis Komputer
Menurut Kumorotomo dan Margono (2004:18) secara garis besar
SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Manusia. Setiap SIM yang berbasis komputer harus memperhatikan
unsur manusia supaya sistem yang diciptakan bermanfaat.
Hendaknya -diingat bahwa manusia merupakan penentu
keberhasilan suatu SIM dan manusialah yang akan memanfaatkan
informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini
adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer
users).
2. Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada
perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari komputer
itu sendiri yang terkadang disebut sebagai central processing unit
pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output
devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas
komunikasi.
3. Perangkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada
program-program komputer beserta petunjuk-petunjuk (manual)
pendukungnya. Yang disebut program komputer adalah
instruksi-instruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan
bagian-bagian perangkat keras SIM berbasis komputer untuk
berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi
yang bermanfaat dari data yang tersedia.
4. Data. Data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi
yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan,
dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat
menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.
5. Prosedur. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan
operasi sistem komputer. Misalnya, peraturan bahwa setiap
permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat di dalam
database komputer atau peraturan bahwa setiap akses operator
komputer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan
2.1.6 Komunikasi
2.1.6.1 Pengertian Komunikasi
Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication
berasal dari kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis
yang berarti sama. Sama di sini maksudnya adalah sama makna. Jadi,
kalau kedua orang terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk
percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada
kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Kesamaan bahasa
yang dipergunakan dalam percakapan itu belum tentu menimbulkan
kesamaan makna. Dengan lain perkataan, mengerti bahasanya saja belum
tentu mengerti makna yang dibawakan bahasa itu. Jelas bahwa percakapan
kedua orang tadi dapat dikatakan ‘komunikatif’ apabila kedua-duanya,
selainmengerti bahasa yang dipergunakan, juga mengerti makna dari
bahan yang dipercakapkan. Akan tetapi, pengertian komunikasi yang
dipaparkan sebelumnya sifatnya dasariah, dalam arti kata bahwa
komunikasi itu minimal harus mengandung kesamaan makna antara dua
pihak yang terlibat. Dikatakan minimal karena kegiatan komunikasi tidak
hanya ‘informatif’, yakni agar orang lain mengerti dan tahu, tetapi juga
‘persuasif’, yaitu agar orang lain bersedia menerima suatu paham atau
keyakinan, melakukan suatu perbuatan atau kegiatan, dan lain-lain
Menurut Robins dan Judge (2007:5) komunikasi merupakan
transfer dan pemahaman makna. Melalui transfer makna dari satu orang ke
orang yang lain sajalah informasi dan ide dapat disampaikan. Tetapi,
komunikasi tidak sekadar berarti transfer makna. Makna itu juga harus
dimengerti. Dalam suatu kelompok di mana salah seorang anggotnya
hanya bisa berbicara dengan bahasa Jerman sementara yang lain tidak
mengerti bahasa tersebut, individu yang berbicara bahasa Jerman itu tidak
akan sepenuhnya dimengerti. Jadi, komunikasi (communication) meliputi
transfer maupun pemahan makna. Sebuah ide, tidak peduli betapa pun
hebatnya, tidak berguna sampai dapat disampaikan dan dipahami oleh
orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal tersebut memang ada,
muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikan
rupa sehingga gambaran mental yang didapat oleh penerima persis sama
dengan yang digambarkan oleh si pengirim.
Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication:
Principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman
dan penerima pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling
tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya
dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal sinyal
nonverbal (Purwanto, 2006:3).
Menurut Robin dan Barbara dalam Sari (2003:14) komunikasi
adalah suatu tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau
pengoperan pesan atau lambang-lambang yang mengandung arti dan
makna atau perbuatan penyampaian suatau gagasan atau informasi
mengenai gagasan pikiran dan perasaan.
2.1.6.2 Proses Komunikasi
Robins dan Judge (2007:6) menyatakan sebelum komunikasi dapat
terjadi, dibutuhkan suatu tujuan, yang terekspresikan sebagai pesan untuk
disampaikan. Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim kepada
seorang penerima. Ia disandikan (diubah menjadi suatu bentuk simbolis)
dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu
menerjemahkan ulang (membaca sandi) pesan yang diberikan oleh
pengirim. Hasilnya transfer makna dari satu orang kepada orang lain.
Gambar 2.2 melukiskan proses komunikasi (communication
process) ini. Bagian-bagian penting dari model semacam ini meliputi : (1) pengirim, (2) penyandian, (3) pesan, (4) saluran, (5) penerjemahan sandi,
Gambar 2.2 : Proses Komunikasi Sumber : Robins dan Judge (2007:7)
Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan
pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian
oleh pengirim. Ketika kita berbicara, pembicaraan tersebut adalah pesan.
Ketika kita menulis, tulisan kita adalah pesan. Ketika kita memberikan
gerak isyarat, gerakan-gerakan lengan kita dan ekspresi wajah kita adalah
pesan. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh
perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, yang menentukan
apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal.
Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi
sebagai penyampaian pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas
profesional dari para anggotanya. Secara tradisional, saluran ini mengikuti
rantai otoritas dalam organisasi. Berbagai bentuk pesan lain, seperti pesan
pribadi atau sosial, menggunakan saluran informal (informal channel)
tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang
simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang
dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang
mengacaukan muatan informasi yang berlebihan, kesulitan-kesulitan
semantik, atau perbedaan kultural. Mata rantai terakhir dalam proses
komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik adalah sarana
pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan
kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini menentukan apakah
pemahaman telah tercapai.
2.1.6.3 Jenis Komunikasi
Menurut Revjan (2003) pada dasarnya komunikasi digunakan
untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia
atau kelompok.
Jenis komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan
efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak
dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam
berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses
bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik
sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak
proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor : dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan
(1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat
membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa
mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa
humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam
berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan
secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya
sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu
diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang
bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan
waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang
disampaikan.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa
kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber yang kaya dengan
komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi
seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi.
Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau
tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai
lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan
sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan
kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat
sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal.
Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh,
dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan
melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk,
berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur
tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan
tingkat kesehatannya.
e. Suara (Sound). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga
salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang
bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara
dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan.
Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi
seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan
selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress
bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
2.1.6.4 Bentuk Komunikasi
Menurut Revjan (2003) komunikasi sebagai proses memiliki
bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti
khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara
langsung kepada seseorang dihadapan kita.
b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat
untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya
menggunakan radio, buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya
kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak
dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
1) Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak
bertele-tele.
2) Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami.
3) Bentuk gambar yang baik.
4) Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok
pendengar (radio).
b. Komunikasi kelompok
Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang
umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan
komunikasi langsung dan timbal balik.
c. Komunikasi perorangan.
Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran
tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan
umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan
umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan
merupakan komunikasi timbal balik.
2.1.6.5 Gangguan dan Hambatan Komunikasi
2.1.6.5.1 Gangguan komunikasi
Menurut Suprapto dalam Suprianto (2011:14)
setidak-tidaknya terdapat tiga faktor terjadinya gangguan komunikasi,
yaitu:
a. Selective attention. Orang yang biasanya cenderung untuk
mengekspos dirinya hanya kepada hal-hal yang
dikehendakinya. Misalnya seseorang tidak berminat membeli
b. Selective perception. Kecenderungan menafsirkan isi
komunikasi sesuai dengan prakonsepsi yang sudah dimiliki
sebelumnya. Hal ini erat kaitannya dengan cenderungan
berpikir secara stereotif.
c. Selective retention. Kecenderungan hanya untuk mengingatkan
apa yang mereka ingin untuk diingat.
Pada umumnya, sebuah komunikasi dikontrol oleh
komunikator. Sepanjang dia mampu berkomunikasi dan dapat
tampil dengan baik, maka pesan atau informasi yang
disampaikannya akan diterima dengan baik oleh komunikatornya.
Komunikator sebagai sumber dengan mudah dapat mengontrol apa
yang diucapkan atau disampaikannya, tetapi komunikator tidak
dapat mengontrol apa yang didengarkan atau sedang dipikirkan
oleh audience-nya.
2.1.6.5.2 Hambatan Komunikasi
Menurut Daft (2003:157) ada dua penyebab terhambatnya
komunikasi:
1. Hambatan individu: Hambatan interpersonal termasuk
masalah emosi dan persepsi yang disandang karyawan,
pemilihan saluran atau media yang salah untuk
mengirimkan komunikasi, semantik menyangkut arti
2. Hambatan organisasi: masalah perbedaan status dan
kekuasan, perbedaan antar departemen dalam bentuk
mencampuri kebutuhan dan tujuan komunikasi,
ketidakcocokan arus komunikasi dengan tugas tim atau
tugas dari organisasi, dan ketidakhadiran saluran formal
sehingga mengurangi efektivitas komunikasi.
Menurut Daft (2003:158) cara mengatasi hambatan dalam
komunikasi yaitu:
1. Keterampilan individu, keterampilan individu yang paling
penting adalah mendengarkan secara aktif, individu harus
memilih saluran yang tepat bagi sebuah pesan dan
pengiriman dan penerimaan harus membuat upaya khusus
untuk memahami persepsi masing-masing.
2. Tindakan organisasi, hal paling penting yang harus
dilakukan manajer adalah menciptakan iklim kepercayaan
dan keterbukaan, mengembangkan dan menggunakan
saluran informasi formal kesegala arah, mendukung
penggunaan banyak saluran termasuk komunikasi formal
dan informal.
2.1.6.6 Komunikasi dalam Organisasi
Purwanto (2006:50) berpendapat bahwa komunikasi, yang
