Perancangan Sistem Kepegawaian Pada Balai Besar Pendidikan Dan Pelatihan Kejehateraan Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung

(1)

137 6.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah dengan adanya sistem informasi kepegawaian pada Balai Besar Pendidkan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung dapat membantu bagian kepegawaian dan kepala dinas khususnya dan umumnya pegawai dinas dalam melakukan tugasnya, seperti :

1. Sistem informasi kepegawaian yang dibuat diharapkan sudah mampu memperbaiki sistem yang sedang berjalan pada Balai Besar Pendidkan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung.

2. Menghasilkan sistem informasi kepegawaian yang memudahkan :

a. Bagian Kepegawaian dalam mengolah data pegawai, mencari data pegawai dan menambah data pegawai sekaligus update data pegawai, melakukan proses pensiun, proses absensi pegawai, proses cuti pegawai, proses mutasi dan melaporkan proses tersebut b. Kepala Dinas untuk mendapatkan laporan mengenai data pegawai,

proses pensiun, proses mutasi, proses cuti pegawai dan proses absensi pegawai.

(2)

138

3. Implementasi dari sistem kepegawaian yang dibuat cukup mudah untuk digunakan user.

4. Pengujian sistem informasi kepegawaian yang dirancang sudah dapat mengatasi kendala-kendala yang selama ini terjadi pada sistem kepegawaian di Balai Besar Pendidkan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung.

6.2. Saran

Beberapa saran yang diusulkan untuk Dinas BBPPKS Bandung yaitu: 1. Pengembangan perangkat lunak lebih diperluas ke seluruh unit kerja, tidak

hanya terbatas pada Bagian Kepegawaian saja, tetapi juga untuk semua aktifitas yang terdapat pada Balai Besar Pendidkan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung

2. Agar dapat mengoptimalkan kinerja dari sistem informasi yang diusulkan tepatnya pada penggunaan program aplikasi, maka perlu dilakukan beberapa perubahan pada prosedur sistem yang digunakan dan membutuhkan user yang mengerti tentang program aplikasi atau diberikan pelatihan terlebih dahulu kepada user khususnya pada bidang teknologi informasi supaya meminimalisir terjadinya kesalahan atau error.

(3)

100 5.1. Implementasi

Kegiatan implementasi atau penerapan dilakukan dengan dasar yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Pada penerapan sistem yang diusulkan tentu saja harus disediakan beberapa aspek yang akan mendukung kelancaran operasi sistem dan hal yang akan dijadikan faktor pendukung adalah penentuan kebutuhan sumber daya.

Implementasi adalah proses penerapan rancangan program yang telah dibuat pada bab sebelumnya atau aplikasi dalam melaksanakan sistem informasi pemograman yang dibuat.

Sistem Informasi Kepegawaian ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan menggunakan basis data MySQL.

5.1.1. Batasan Implementasi

Dalam implementasi perangkat lunak pemantauan dan pengendalian aplikasi ini ada beberapa hal yang menjadi batasan implementasi yaitu:

(4)

101

2. Basisdata yang digunakan dalam pengimplementasian ini adalah SQL Server 2000 baik untuk basis data server maupun basis data yang digunakan ke client.

3. Alamat IP dari komputer yang digunakan merupakan alamat IP statis.

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak

Implementasi pengembangan perangkat lunak ini menggunakan perangkat lunak pengembang yaitu Visual Basic 6.0, karena menyediakan fasilitas yang memadai untuk membuat suatu program aplikasi. Sementara SQL Server 2000 digunakan untuk perangkat lunak pengembang dalam pembuatan basis data.

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan minimal yang harus terpenuhi antara lain :

1. Server

a. Menggunakan minimal prosessor berkecepatan 2.0 Ghz.

b. RAM minimal 512 MB.

c. Harddisk untuk penampungan data minimal 80 GB.

d. Mouse, Keyboard dan monitor sebagai peralatan antar muka.

2. Client

a. Prosessor minimal berkecepatan 664 Mhz atau sekelasnya.

(5)

c. Harddisk untuk penampungan data minimal 40 GB.

d. Mouse, Keyboard dan monitor sebagai peralatan antar muka

5.1.4. Implementasi Basis Data

Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL, dimana perangkat lunak yang digunakan adalah MySQL. Implementasi basis datanya dalam urutan tampilan desain table SQL adalah sebagai berikut :

1. Database Kepegawaian

Gambar 5.1 Database Kepegawaian 2. Database Login user

(6)

103

3. Database Pegawai

Gambar 5.3 Data Pegawai

4. Database Nominatif Pegawai

(7)

5. Database Pendidikan Pegawai

Gambar 5.5 Database Pendidikan Pegawai 6. Database Absensi Pegawai

(8)

105

7. Database Permohonan Cuti Pegawai

Gambar 5.7 Database Permohonan Cuti Pegawai 8. Database Pengesahan Cuti Pegawai

(9)

9. Database Permohonan Mutasi Pegawai

Gambar 5.9 Database Permohonan Mutasi Pegawai 10. Database Mutasi Pegawai

(10)

107

11. Database Permohonan Pensiun Pegawai

Gambar 5.11 Database Permohonan Pensiun Pegawai 12. Database Pensiun Pegawai

(11)

5.1.5. Implementasi Instalasi Koneksi Database

Berikut adalah langkah-langkah instalasi koneksi ODBC sebelum menjalankan aplikasi program kepegawaian:

1. Start Menu

Sebelum mengeksekusi program aplikasi kepegawaian, terlebih dahulu mengkoneksikannya pada database kepegawaian yang sesuai dengan field-field yang terdapat pada program aplikasi tersebut. Langkah pertama ialah klik pada tombol star lalu klik control panel

(12)

109

2. Control Panel

Setelah bearada pada form control panel, lalu double klik pada Administrative Tools.

Gambar 5.14 Control Panel 3. Data Source

Setelah masuk ke dalam form administrative tools, double klik pada data sources (ODBC)

(13)

4. Data Source Administrator

Setelah tampilan form ODBC Data Source Administrator, pilih sistem DSN lalu klik tombol Add

Gambar 5.16 Data Source Administrator 5. SQL Server Driver

Pilih driver yang akan diinstall pada combo box,arahkan kursor pada SQL Server lalu di klik kemudian klik tombol finish

(14)

111

6. Create Data Source

Pada form create a new datasource to sql server,masukan nama user dan nama server yang akan dikoneksikan sebagai database server

Gambar 5.18 Create Data Source 7. Login ID dan Password

Untuk memverifikasi login id User pada SQL Server,Pilih Option Button yang menyatakan login ID dan Password diinputkan oleh User,kemudian masukan Login ID dan Password lalu klik Next.

(15)

8. Database

Checklist pada option button change the default database to:, pilih kepegawaian pada combobox sebagai database lalu Klik Next

Gambar 5.20 Database 9. Finish setup

Klik Finish untuk menyelesaikan instalasi apabila sudah memastikan setingan yang dilakukan sudah sesuai dengan kebutuhan Klik Finish.

(16)

113

10.Test Data Source

Klik Test Data Source untuk menguji hasil instalasi ODBC SQL Server

Gambar 5.22 Test Data Source 11.Test Result

Apabila test data source berhasil maka akan muncul pernyataan yang berisi “TESTS COMPLETED SUCCESSFULLY!” Klik OK untuk menutup instalasi ODBC

(17)

5.1.6. Implementasi Antar Muka

Tampilan awal pada saat akan mengeksekusi aplikasi kepegawaian ini dimulai pada form splash. Berikut adalah tampilan form tersebut:

Gambar 5.24 Form Splash 1. Menu Validasi Login

Menu validasi akan memeriksa pemakai program berdasarkan user, password dan bagian yang disesuaikan dengan data pemakai pada basisdata yang telah dibuat.

(18)

115

Jika user yang diinputkan salah maka akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut:

Gambar 5.26 Message Box Kesalahan User Name

Jika password yang diinputkan salah maka akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut:

Gambar 5.27 Message Box Kesalahan Password

Jika bagian yang diinputkan salah makan akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut:

(19)

2. Menu Utama

Tampilan menu utama program perancangan sistem informasi kepegawaian pada BBPPKS Lembang Bandung adalah sebagai berikut:

Gambar 5.29 Form Menu Utama

Didalam struktur menu program kepegawaian yang telah dirancang, terdapat sub-sub menu yang memiliki fungsi berbeda diantaranya :

1) File_{yang terdiri dari data master pegawai, absensi, cuti, mutasi, pensiun,} logout dan keluar.

(20)

117

3) Laporan terdiri dari laporan nominative pegawai, absensi, permohonan cuti, pengesahan cuti, permohonan mutasi, pengesahan mutasi, permohonan pensiun dan pengesahan pensiun.

4) About berisi tentang petunjuk penggunaan software tersebut.

3. Master Data Pegawai

Gambar 5.30 Form Master Data Pegawai

Tombol Keterangan

Refresh Untuk menghapus pencarian data pegawai Tambah data pegawai Untuk memasuki form input data pegawai

(21)

4. Pegawai Detail

Gambar 5.31 Form Pegawai Detail

Tombol Keterangan

Tambah Untuk menambah data pegawai baru

Simpan Untuk menyimpan data pegawai baru yang sudah diinput atau diedit Edit Untuk merevisi kesalahan atau update data pegawai

Batal Untuk membatalkan penginputan data pegawai Hapus Untuk menghapus data pegawai

(22)

119

Jika dalam penginputan data pegawai tidak lengkap maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan setelah menekan tombol simpan. Berikut adalah tampilan pesan kesalahan:

Gambar 5.32 Message Box Kesalahan Penginputan

Pesan kesalahan berlaku juga pada form proses absensi, permohonan cuti, pengesahan cuti, permohonan mutasi, pengesahan mutasi, permohonan pensiun dan pengesahan pensiun.

5. Form Absensi

Setelah absensi diisi oleh pegawai pada form absensi, user akan menjalankan form proses absensi. Berikut adalah tampilannya:

(23)

Tombol Keterangan Hadir Untuk menyatakan pegawai tersebut hadir Tidak Hadir Untuk menyatakan pegawai tersebut tidak hadir

Edit Untuk merevisi kesalahan penginputan absensi Tutup Untuk menutup aplikasi form absensi pegawai

6. Form Permohonan Cuti

User akan menjalankan aplikasi ini apabila pegawai yang bersangkutan mengajukan permohonan cuti. Berikut adalah tampilannya:

(24)

121

Tombol Keterangan

Cari (atas) Untuk mencari data pegawai yang akan mengajukan cuti

Cari (bawah) Untuk mencari data pegawai yang telah tersimpan untuk dilakukan proses edit data cuti

Tambah Untuk menambah data pemohon cuti Simpan Untuk menyimpan data pemohon cuti

Edit Untuk merevisi data pemohon cuti

Batal Untuk membatalkan proses pengisian data pemohon cuti Hapus Untuk menghapus data pemohon cuti dari database Tutup Untuk menutup aplikasi

7. Form Pengesahan Cuti

Setelah permohonan selesai disimpan dan user memeriksa data cuti pegawai dan permohonan tersebut disetujui maka user akan menjalankan proses pengesahan permohonan cuti. Berikut adalah tampilannya:

(25)

Tombol Keterangan

Cari Untuk mencari data pegawai yang telah mengajukan permohonan cuti Tambah Untuk menambah data pemohon cuti

Simpan Untuk menyimpan data pemohon cuti

Edit Untuk merevisi kesalahan penginputan data pemohon Batal Untuk membatalkan penginputan data pemohon

Hapus Untuk menghapus data pemohon yang telah tersimpan dalam database

Tutup Untuk menutup aplikasi

8. Form Permohonan Mutasi Pegawai

User akan menjalankan aplikasi ini apabila pegawai yang bersangkutan mengajukan permohonan mutasi. Berikut adalah tampilannya:

(26)

123

Tombol Keterangan

Cari Untuk mencari data pegawai yang akan mengajukan permohonan mutasi Tambah Untuk menambah data pegawai yang akan mengajukan permohonan mutasi

Simpan Untuk menyimpan data pegawai yang melakukan permohonan mutasi Edit Untuk merevisi data pegawai yang telah tersimpan

Batal Untuk membatalkan penginputan data pegawai yang mengajukan mutasi Hapus Untuk menghapus data pegawai yang telah tersimpan

9. Form Pengesahan Mutasi Pegawai

Setelah permohonan selesai disimpan dan user memeriksa data mutasi pegawai dan permohonan tersebut disetujui maka user akan menjalankan proses pengesahan permohonan mutasi. Berikut adalah tampilannya:

(27)

Tombol Keterangan

Cari Untuk mencari data pemohon mutasi yang telah tersimpan dalam database pengajuan mutasi

Tambah Untuk menambah data pegawai yang telah mengajukan permohonan mutasi

Simpan Untuk menyimpan data pegawai yang telah disetujui Edit Untuk merevisi data pegawai yang telah tersimpan Batal Untuk membatalkan penginputan data mutasi pegawai Hapus Untuk menghapus data pegawai yang telah tersimpan Tutup Untuk menutup aplikasi

10.Form Permohonan Pensiun

User akan menjalankan aplikasi ini apabila pegawai yang bersangkutan mengajukan permohonan pensiun. Berikut adalah tampilannya:

(28)

125

Tombol Keterangan

Cari Untuk mencari data pegawai yang akan mengajukan permohonan pensiun Tambah Untuk menambah data pegawai yang akan mengajukan permohonan pensiun

Simpan Untuk menyimpan data pegawai yang melakukan permohonan pensiun Edit Untuk merevisi data pegawai yang telah tersimpan

Batal Untuk membatalkan penginputan data pegawai yang mengajukan pensiun Hapus Untuk menghapus data pegawai yang telah tersimpan

11.Form Pengesahan Pensiun

Setelah permohonan selesai disimpan dan user memeriksa data pensiun pegawai dan permohonan tersebut disetujui maka user akan menjalankan proses pengesahan permohonan pensiun. Berikut adalah tampilannya:

(29)

Tombol Keterangan

Cari Untuk mencari data pegawai yang telah mengajukan permohonan pensiun Tambah Untuk menambah data pemohon pensiun

Simpan Untuk menyimpan data pemohon pensiun yang telah disetujui Edit Untuk merevisi kesalahan penginputan data pemohon

Batal Untuk membatalkan penginputan data pemohon

Hapus Untuk menghapus data pemohon yang telah tersimpan dalam database Tutup Untuk menutup aplikasi

Jika user akan menghapus data dari masing-masing form maka system akan secara otomatis menampilkan pesan validasi hapus data sebagai berikut:

Gambar 5.40 Message Box Validasi Hapus Data

Jika user akan mencari data pegawai dari masing-masing proses form dan melakukan kesalahan dalam penginputan pencarian data maka system akan secara otomatis menampilkan pesan sebagai berikut:

Gambar 5.41 Message Box Pesan Kesalahan Pencarian Data

(30)

127

[image:30.612.208.431.132.202.2]

data persyaratan masing-masing dalam form pengajuan mutasi dan pensiun. Berikut adalah tampilannya:

[image:30.612.150.500.507.688.2]

Gambar 5.42 Message Box Pesan Validasi Penginputan Persyaratan Jika dalam penginputan masing-masing proses absensi, permohonan dan pengesahan cuti dalam satu bulan, permohonan dan pengesahan mutasi, permohonan dan pengesahan pensiun terjadi dua kali penginputan, maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan sebagai berikut:

Gambar 5.43 Message Box Pesan Kesalahan Redudansi Input Data

12.Laporan Data Nominatif Pegawai

(31)

[image:31.612.144.507.91.374.2]

13.Laporan Absensi Harian Pegawai

Gambar 5.45 Laporan Absensi Harian Pegawai 14.Laporan Absensi Bulanan Pegawai

[image:31.612.148.503.434.693.2]

(32)

129

[image:32.612.148.497.103.357.2]

15.Laporan Permohonan Cuti Pegawai

Gambar 5.47 Laporan Permohonan Cuti pegawai 16.Laporan Cuti Pegawai

[image:32.612.146.498.416.667.2]

(33)

[image:33.612.147.513.99.396.2]

17.Laporan Permohonan Mutasi Pegawai

Gambar 5.49 Laporan Permohonan Mutasi pegawai 18.Laporan Pengesahan Mutasi Pegawai

[image:33.612.148.514.438.676.2]

(34)

131

[image:34.612.147.516.105.313.2]

19.Laporan Permohonan Pensiun Pegawai

Gambar 5.51 Laporan Permohonan Pensiun Pegawai 20.Laporan Pengesahan Pensiun Pegawai

Gambar 5.52 Laporan Pengesahan Pensiun Pegawai

5.2. Pengujian

[image:34.612.149.522.366.580.2]

(35)

untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitasyang baik, yaitu sesuai dengan analisis, perancangan dan pengkodean serta mampu memenuhi kebutuhan pengguna.

5.2.1. Rencana Pengujian

Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode pengujian black box yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat dan dilakukan selama proses pembuatan program.

Pengujian perangkat lunak sistem informasi kepegawaian menggunakan data uji berupa data input dari pengguna perangkat lunak yang telah dibuat. Berikut adalh rencana pengujian perangkat lunak sistem informasikepegawaian yang akan dilakukan :

Tabel 5.1 Rencana Pengujian

Item Pengujian Deskripsi Jenis Pengujian

Login Verifikasi data login Black Box

Pengolahan data pegawai

Input data pegawai Black Box

Proses Absensi Pegawai

Melakukan proses absensi harian dan bulanan

Black Box Proses Cuti Pegawai Melakukan proses pengajuan

permohonan, proses pengajuan persyaratan, proses pengesahan

Black Box

Proses Mutasi Pegawai

Melakukan proses pengajuan permohonan, proses pengajuan persyaratan, proses pengesahan

Black Box

Proses Pensiun Pegawai

Melakukan proses pengajuan permohonan, proses pengajuan persyaratan, proses pengesahan

Black Box

Pengolahan Laporan Fungsi menampilkan laporan Black Box

5.2.2. Kasus Dan Hasil Pengujian

(36)

133

1. Pengujian Login Tabel 5.2 Pengujian Login

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data masukan 1. Staf Pelaksana Data pegawai password = 1 2. Staf Pelaksana Absensi password = 2 3. Staf Pelaksana Cuti password = 3 4. Staf Pelaksana Mutasi password = 4 5. Staf Pelaksana Pensiun password = 5 6. Kepala Balai password = 6

Yang diharapkan Data login dimasukkan dan klik tombol "Log In" maka dilakukan proses pengecekan data login. Apabila data login sesuai, maka user tersebut akan mendapatkan haknya sesuai dengan status yang ada pada database.

Pengamatan Dapat mengisi data login user kesimpulan [X] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data masukan Data login yang diinputkan salah

Yang diharapkan Data login yang diinputkan salah dan menampilkan pesan kesalahan berupa pemberitahuan yang menyatakan terjadi kesalahan.

Pengamatan User tidak dapat melakukan login apabila data yang diinputkan tidak sama dengan yang ada pada database. kesimpulan [X] Diterima [ ] Ditolak

[image:36.612.128.514.127.412.2]

2. Pengujian Pengolahan Data Pegawai Tabel 5.3 Pengujian Pengolahan data Pegawai

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Data masukan Seluruh data identitas pegawai

Yang diharapkan Seluruh data identitas pegawai dimasukan lalu tekan simpan maka seluruh data tersebut akan tersimpan di database.

Pengamatan Data yang diinputkan dapat tersimpan dengan baik pada database

kesimpulan [X] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data masukan Salah satu data pegawai yang bertanda (*)belum diinputkan Yang diharapkan Data tidak akan tersimpan dengan indikasi muncul tampilan

“yang bertanda bintang harus Diisi”

Pengamatan Data tidak akan tersimpan pada database jika salah satu data belum diisi kosong .

(37)

3. Pengujian Permohonan Cuti Tabel 5.4 Pengujian Permohonan Cuti

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)

Data masukan Data Cuti Yang dimasukan Lengkap dan masih valid pada database yaitu kuota cuti masih ada untuk pegawai

Yang diharapkan Data tersimpan Pengamatan Data tersimpan

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)

Data masukan Data Yang dimasukan tidak Lengkap dan kuota cuti habis Yang diharapkan Data tidak tersimpan

Pengamatan Data tidak tersimpan

4. Pengujian Pengesahan Cuti Tabel 5.5 Pengujian Pengesahan Cuti

Kasus dan Hasil Uji (Data Normal) Data masukan Data Yang dimasukan Lengkap

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data masukan Data Yang dimasukan tidak Lengkap Yang diharapkan Data tidak tersimpan

5. Pengujian Permohonan Mutasi Tabel 5.6 Pengujian Permohonan Mutasi

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data masukan Data Yang dimasukan tidak Lengkap Yang diharapkan Data tersimpan

Pengamatan Data tersimpan

(38)

135

6. Pengujian Pengajuan Persyaratan Mutasi Tabel 5.7 Pengujian Pengajuan Persyaratan Mutasi

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data masukan Data Yang dimasukan tidak Lengkap

Yang diharapkan Data tersimpan dengan ketentuan pemeriksaan ulang persyaratan

7. Pengujian Pengesahan mutasi Tabel 5.8 Pengujian Pengesahan Mutasi

Yang diharapkan Data tersimpan dengan ketentuan pengecekan ulang persyaratan

8. Pengujian Permohonan Pensiun Tabel 5.9 Pengujian Permohonan Pensiun

(39)

9. Pengujian Pengajuan Persyaratan Pensiun

Tabel 5.10 Pengujian Pengajuan Persyaratan Pensiun

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data masukan Data Yang dimasukan tidak Lengkap

Yang diharapkan Data tersimpan dengan ketentuan pemeriksaan ulang persyaratan

[image:39.612.126.521.156.307.2]

10.Pengujian Pengesahan Pensiun

Tabel 5.11 Pengujian Pengesahan Pensiun

Yang diharapkan Data tersimpan dengan ketentuan pengecekan ulang persyaratan

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian

(40)

71

`BAB IV

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berajalan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur dari sistem informasi

kepegawaian yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung. Analisa yang penulis

lakukan ini terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan evaluasi dari sistem yang

sedang berjalan. Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang

utuh kedalam bagian komponen-komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan

mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisis yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung dibuat oleh penulis dalam

bentuk use case diagram dan aktivity diagram. Analisis sistem dalam suatu instansi

atau lembaga sangat penting karena fungsi dari analisis itu sendiri yaitu untuk

mengetahui bagaimana sistem itu berjalan agar sistem yang dibuat dapat

menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.

4.2 Model Use Case Diagram Kepegawaian

Tahapan ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan

sistem yang sedang berjalan. Kegiatan yang dilakukan sistem yang sedang berjalan

(41)

[image:41.612.145.485.97.295.2]

Gambar 4.1 Use Case Diagram Kepegawain

4.3 Skenario

Use Case

Use case skenario adalah sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional

dari sebuah sistem. Berikut ini adalah skenario

use case

dari sistem kepegawaian

yang sedang berjalan pada BBPPKS Bandung.

4.3.1

Skenario

Use Case

Pensiun Pegawai

Nama Use Case : Pensiun Pegawai

Actors

: pegawai

Worker

: Bag.Kepegawaian

Type

: Primary

Tujuan

: Untuk mengolah data pengajuan pensiun pegawai

Bag. Kepegawaian

Permohonan Cuti

Permohonan Mutasi

Permohonan Pensiun

Pegawai Absensi Pegawai

Cuti Pegawai

<<include>>

Mutasi Pegawai

<<include>>

Pensiun Pegawai <<include>>

(42)

[image:42.612.143.496.106.327.2]

73

Tabel 4.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai

Actor

Sistem

1.

Pegawai mengajukan pensiun

2.

Bag kepegawaian Memeriksa

persyaratan mutasi

3.

Persyaratan yang telah

dilengkapi untuk kemudian di

buatkan surat pengajuan

pensiun

4. Kepala Balai Mengajukan

surat pension ke badiklit pusat

5. persetujuan badiklit pusat

6.kepala balai menetapkan

keputusan pensiun

7,kepala balai membuat SK

pensiun

8.Pegawai menerima SK Pensiun

Aktivity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

Menggambarkan alur kerja (

workflow

) dari proses pengajuan pension sampai ke

penerimaan SK Pensiun Pegawai.

Activity diagram

Pengelolaannya adalah Sebagai

berikut :

Gambar 4.2 Activity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

Menerima SK Pensiun Mulai Mengajukan Permohonan Pensiun Selesai Cek Persyaratan Mengajukan Kepada Kepala Balai Mengajukan Pensiun kepada Badiklit Pusat

Menetapkan Keputusan Pensiun Membuat SK Pensiun Persetujuan Badiklit Pusat Badiklit Pusat Kepala Balai

[image:42.612.135.505.471.665.2]

(43)

4.3.2 Skenario

Use Case

Absensi Pegawai

Nama Use Case : Absensi

Actors

: Pegawai

Worker

: Staff Pelaksana Kepegawaian

Type

: Primary

[image:43.612.146.497.279.392.2]

Tujuan

: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai

Tabel 4.3 Skenario Use Case Absensi Pegawai

Actor

Sistem

1.

Pegawai mengisi daftar

absensi pegawai

2.

Staff pelaksana melakukan

pengolahan data absensi.

3.

Mencetak laporan absensi

pegawai harian.

4.

Menyerahkan laporan kepada

Kasubag untuk diperiksa dan

ditandatangani.

Aktivity Diagram Absensi Pegawai

Gambar 4.3 Activity Diagram Absensi Pegawai

Start

Mengisi Absensi

Melaporkan Data Absensi harian Menginput Data

Absensi harian

Mengecek Data Absensi harian

Selesai Kasubag Staff Pelaksana

[image:43.612.161.521.458.650.2]

(44)

75

4.3.4 Skenario

Use Case

Pengajuan Cuti Pegawai

Nama Use Case : Cuti Pegawai

Actors

: Pegawai dan Arsiparis

Worker

Type

: Primary

[image:44.612.144.496.275.603.2]

Tujuan

: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai

Tabel 4.4 Skenario Use Case Cuti Pegawai

Actor

Sistem

1.Pegawai mengajukan

permohonan cuti

2.

Staff pelaksana melakukan

pengecekan data cuti

pegawai.

3.

Jika dalam data arsip cuti

pegawai,pegawai tersebut

pernah mengajukan cuti

sebelumnya atau jatah cuti

yang diajukan telah

melebihi batas kuota cuti

yang ditetapkan maka

pengajuan cuti tersebut di

tolak..

4.

Jika diterima maka staff

pelaksana akan membuat

Surat Cuti.

5,Penandatanganan Surat cuti

oleh Kasubag Umum

6.Penandatanganan Surat Cuti

oleh Kepala Balai

7. Penyerahan Surat Cuti

kepada Pegawai

(45)

Aktivity Diagram Cuti Pegawai

Gambar 4.4 Activity Diagram Cuti Pegawai

4.3.5 Skenario

Use Case Pengajuan

Mutasi Pegawai

Nama Use Case : Mutasi Pegawai

Actors

: Pegawai

Worker

Type

: Primary

[image:45.612.135.509.122.314.2]

Tujuan

: Melakukan pembuatan surat pengajuan permohonan mutasi

Tabel 4.5 Skenario Use Case Mutasi Pegawai

Actor

Sistem

1.

.Pegawai mengajukan

permohonan mutasi

2.

Staf Pelaksana Mutasi

memeriksa persyaratan cuti

3.

Jika persyaratan dinyatakan

lengkap maka dilakukan

pembuatan surat pengajuan

mutasi.

Stop Mengajukan Permohonan Cuti Cuti Selesai Penolakan Cuti Pengecekan Data Cuti Membuat Surat Cuti Menyerahkan Surat Cuti ACC Permohonan Cuti ACC Permohonan Cuti melewati batas cuti

Kepala Balai Subag Umum

(46)

[image:46.612.143.498.107.366.2]

77

Tabel 4.6 Skenario Use Case Mutasi Pegawai(Lanjutan)

Aktor

Sistem

4.

Kepala Balai Menanda

tangani Surat Pengajuan

Mutasi

5.

Kepala Balai Memproses

pengajuan Mutasi

6.

Badiklit Pusat Memeriksa

Pengajuan Mutasi dan

menentukan persetujuan

mutasi

7.

Setelah disetujui Badiklit

Pusat maka Kepala Balai

Membuat Surat Keputusan

Mutasi

8.

Kepala Balai menyerahkan

Surat Keputusan Mutasi

9.

Pegawai menerima Surat

Keputusan Mutasi

Aktivity Diagram Mutasi Pegawai

Gambar 4.5 Activity Diagram Mutasi Pegawai

Menerima SK Mutasi Mulai Pengajuan Mutasi dan persyaratan Selesai Cek/Validasi Persyaratan persyaratan tidak lengkap

Memproses pembuatan surat Pengajuan Mutasi

persyaratan lengkap

ACC Surat Pengajuan mutasi Memproses Surat Pengajuan Mutasi

Menyerahkan SK Mutasi Membuat dan mengesahkan SK Mutasi

Persetujuan Badiklit Pusat Tidak distujui disetujui Badiklit Pusat Kepala Balai

[image:46.612.135.509.431.638.2]

(47)

4.4

Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Setelah penulis mengadakan penelitian di BBPPKS Bandung, dan mengamati

kegiatan yang berhubungan dengan prosedur serta proses pengolahan data pegawai

yang meliputi pembuatan dokumen-dokumen, serta pembuatan laporan-laporan,

penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan pada

saat ini.

Kelemahan-kelemahan dari sistem kepegawaian di BBPPKS yang sedang

berjalan adalah :

1.

Kesulitan pada saat pencarian data pegawai karena tidak disimpan secara

terstruktur.

2.

Terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari media penyimpanan

yang ada hanya berupa dokumen yang diarsipkan.

3.

Adanya duplikasi data pada saat pencatatan data pegawai.

4.5

Perancangan Sistem

4.5.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem ditujukan untuk memberikan gambaran umum tentang

sistem yang dikembangkan atau sistem baru kepada pemakai (

user

).

Tahap perancangan sistem memiliki dua tujuan utama, yaitu:

1.

Untuk memenuhi kebutuhan sistem

2.

Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

(48)

79

Tujuan kedua lebih condong pada perancangan sistem yang terinci, yakni

pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk digunakan dalam

pembuatan program aplikasi.

4.5.2

Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum dari sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan

gambaran secara umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru,

perancangan sistem secara umum juga sudah dapat mengenai komponen sistem

informasi yang akan di desain. Penentuan persyaratan sistem dilakukan agar arah

perancangan sistem dapat benar-benar terarah pada sasaran, oleh sebab itu sistem

yang dirancang harus memenuhi batasan sistem dimana perancangan sistem ini

merupakan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi

menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. Pada tahap perancangan sistem

informasi di rancang dengan tujuan sebagai alat komunikasi antara pemakai (user)

dengan pembuat program guna mendapatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan apa

yang diinginkan user.

4.5.3

Perancangan Prosedur yang Diusulkan

4.5.3.1 Sequence Diagram

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar

sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa

message

yang

digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal

(waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram

menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah

object

. Kegunaannya untuk

(49)

sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama

sequence diagram

terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat

bernama pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan

dengan proses vertikal.

[image:49.612.132.505.232.464.2]

1.

Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

Gambar 4.6 Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

Staf Pelaksana Pensiun memasukan login dengan menginputkan username ,

password dan bagian. system akan mengecek apakah username,password dan bagian

benar jika salah maka akan muncul pesan kesalahan dihalaman login, jika benar

Arsiparis kepegawaian akan langsung masuk kehalaman index kepegawaian dan

masuk pada form Pensiun Pegawai untuk menginput data Persyaratan Pensiun yang

masuk uhntuk disimpan kedalam database pension pegawai dan mencetak surat

pengajuan pensiun.

Staf Pelaksana Pensiun : Bag. Kepegawaian Staf Pelaksana Pensiun :

Bag. Kepegawaian

Form Login : FORM Form Login :

FORM

Data User : USER Data User :

USER

Form utama : FORM Form utama :

FORM

Form Pensiun : FORM Form Pensiun :

FORM

Data Pensiun : PENSIUN Data Pensiun :

PENSIUN

Data Persyaratan : PENSIUN Data Persyaratan :

PENSIUN 1: UserID, Password, Bagian

2: UserID, Password, Bagian

3: Validasi User 4: Loop (Selama User id /

Password Salah)

5: Load Form

6: Display 7: Pilih Form Pensiun

10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan

14: Cetak Surat pengajuan Pensiun

8: Load Form Pensiun 9: Display

Form

13: Simpan Data Pensiun

(50)

81

[image:50.612.141.506.135.416.2]

2.

Sequence Diagram Cuti Pegawai

Gambar 4.7 Sequence Diagram Cuti Pegawai

Staf Pelaksana cuti memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu

sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis

menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar,

maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan

cuti pegawai. Usser terlebih dahulu mengecek ke dalam database untuk melihat

apakah pegawai tersebut yang akan mengajukan cuti. Jika pegawai tersebut

sebelumnya pernah mengajukan cuti melebihi batas kuota yang ditetapkan, maka user

akan menolak pengajuan cuti pegawai tersebut. Dan jika masih ada kuota cuti

Staf Pelakasana Cuti : Bag. Kepegawaian Staf Pelakasana Cuti :

Bag. Kepegawaian

FORM

USER

Form Utama : FORM Form Utama :

FORM

Form Cuti : FORM Form Cuti :

FORM

Data Cuti : CUTI Data Cuti :

CUTI

3: Validasi User

4: Loop (Selama User id / Password Salah)

5: Load Form utama

6: Display

7: Pilih Form Cuti Pegawai

10: Cek Cuti Pegawai

14: Input Data Cuti

16: Cetak Surat Cuti

8: Load Form Cuti 9: Display

Form

11: Cek Cuti Pegawai

12: Validasi

13: Invalid(Cuti Ditolak)

(51)

pegawai yang bersangjutan belum digunakan, maka user langsung menginputkan data

pengajuan cuti pegawai dan mencetak surat cuti pegawai, kemudian disimpan dalam

database cuti pegawai.

[image:51.612.132.505.204.454.2]

3.

Sequence Diagram Absensi

Gambar 4.8 Sequence Diagram Absensi Pegawai

Staf Pelaksana memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu

sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis

menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar,

maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form absensi

pegawai. User menginputkan data absensi setelah data tersebut sebelumnya telah diisi

oleh pegawai yang hadir, laporan absensi harian akan dicetak dan disimpan ke dalam

database absensi pegawai

Form Login :

FORM Form Login :

FORM Staf Pelaksana Absensi :

Bag. Kepegawaian Staf Pelaksana Absensi :

Bag. Kepegawaian

USER

Form Utama : FORM Form Utama :

FORM

Form Absensi : FORM Form Absensi :

FORM

Data Absensi : ABSENSI Data Absensi :

ABSENSI 1: UserID, Password,

Bagian

2: UserID, Password, Bagian _{3: Validasi User} 4: Loop (Selama User id /

Password Salah)

5: Load Form

6: Display Form 7: Pilih Form Absensi

10: input data absensi

12: cetak data absensi harian

8: Load Form Absensi

9: Display Form

(52)

83

[image:52.612.136.506.128.378.2]

4.

Sequence Diagram Mutasi

Gambar 4.9 Sequence Diagram Mutasi Pegawai

Staf Pelaksana mutasi memasukan user id , password dan bagian terlebih

dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara

otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah

password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam

form pengajuan mutasi pegawai.

System akan mengecek data pemohon mutasi serta mengecek persyaratan,

setelah persyaratan dinyatakan lengkap maka user menyimpan data persyaratan

pegawai yang akan mengajukan mutasi kedalam data persyaratan.User akan

mencetak surat pengajuan mutasi dan akan menyimpan data surat mutasi pegawai

tersebut kedalam database surat mutasi.

Staf Pelaksana Mutasi : Bag. Kepegawaian Staf Pelaksana Mutasi :

Bag. Kepegawaian

FORM

USER

Form utama : FORM Form utama :

FORM

Form Mutasi : FORM Form Mutasi :

FORM

Data Mutasi : MUTASI Data Mutasi :

MUTASI

Data Persyaratan : MUTASI Data Persyaratan :

MUTASI

2: User ID, Password ()

3: Validasi User

4: Loop (Selama User id / Password Salah)

5: Load Form

6: Display

7: Pilih Form Mutasi

10: Input Data Pemohon

11: Cek Persyaratan

14: Cetak Surat pengajuan Mutasi

8: Load Form Mutasi 9: Display

Form

13: Simpan Data Mutasi

(53)

4.5.3.2 Collaboration Diagram

Collaboration diagram

melihat pada interaksi dan hubungan antar objek. Tipe

diagram ini menekankan pada hubungan antar objek dan digunakan sebagai alat

untuk menggambarkan interaksi yang mengungkapkan keputusan mengenai perilaku

suatu sistem.

Collaboration diagram

dalam sistem informasi kepegawaian di BBPPKS

Lembang Bandung yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :

[image:53.612.136.507.326.631.2]

1.

Collaboration Diagam Pensiun Pegawai

Gambar 4.10 Collaboration Diagram Pensiun Pegawai`

Staf Pelaksana Pensiun :

Bag. Kepegawaian

Form Login : FORM

Data User : USER

Form utama : FORM Form Pensiun :

FORM

Data Pensiun : PENSIUN Data Persyaratan :

PENSIUN

3: Validasi User

6: Display 9: Display Form

10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Pensiun

7: Pilih Form Pensiun

2: UserID, Password, Bagian 4: Loop (Selama User id /

Password Salah)

5: Load Form

8: Load Form Pensiun

13: Simpan Data Pensiun 12: Simpan Data

(54)

85

[image:54.612.139.506.124.342.2]

2.

Collaboration Diagam Cuti

Gambar 4.11 Collaboration Diagram Cuti Pegawai

3.

Collaboration Diagam Absensi

Gambar 4.12 Collaboration Diagram Absensi Pegawai

Staf Pelakasana Cuti :

Bag. Kepegawaian

Form Login : FORM

Data User : USER

Form Utama : FORM

Form Cuti : FORM

Data Cuti : CUTI 3: Validasi User

6: Display

9: Display Form 12: Validasi

10: Cek Cuti Pegawai 14: Input Data Cuti 16: Cetak Surat Cuti

7: Pilih Form Cuti Pegawai

2: UserID, Password, Bagian 4: Loop (Selama User id / Password

Salah)

5: Load Form utama

8: Load Form Cuti 11: Cek Cuti Pegawai 15: Simpan Data Cuti 13: Invalid(Cuti Ditolak)

Data Absensi : ABSENSI

Staf Pelaksana Absensi : Bag. Kepegawaian

Form Login : FORM Data User :

USER Form Utama :

FORM

Form Absensi : FORM

3: Validasi User 6: Display Form

9: Display Form

1: UserID, Password, Bagian 10: input data absensi

12: cetak data absensi harian 7: Pilih Form

Absensi

2: UserID, Password, Bagian 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form

8: Load Form Absensi

[image:54.612.132.505.465.667.2]

(55)

[image:55.612.137.509.127.409.2]

4.

Collaboration Diagam Mutasi

Gambar 4.13 Collaboration Diagram Mutasi Pegawai

Staf Pelaksana Mutasi :

Bag. Kepegawaian

Form Login : FORM

Data User : USER

Form utama : FORM

Form Mutasi : FORM

Data Mutasi : MUTASI

Data Persyaratan : MUTASI

3: Validasi User

6: Display

9: Display Form

10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Mutasi

7: Pilih Form Mutasi

2: User ID, Password () 4: Loop (Selama User id /

Password Salah)

5: Load Form

8: Load Form Mutasi 13: Simpan Data Mutasi

(56)

87

4.5.3.3

Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.14 Class Diagram Kepegawaian

Class Diagram ini menggambarkan hubungan antar objek, dimana dapat dilihat

calsss user diwariskan menjadi dua yaitu kepala dinas dan bagian kepegawaian. Class

user berhubungan dengan class login, ini menggambarkan class user dapat melakukan

login. Class bagian kepegawaian diwariskan menjadi empat yaitu surat menyurat,cuti

pegawai,absensi pegawai dan mutasi pegawai, dimana setiap class tersebut

berhubungan dengan class-class pengajuan dan persyaratan menggambarkan fungsi

perangkat lunak, dimana setiap user dapat melakukan fungsi sesuai hak aksesnya.

[image:56.612.135.509.423.655.2]

4.5.3.4 Component Diagram Kepegawaian

Gambar 4.15 Component Diagram Kepegawaian

Server

Sistem Operasi

SQL Server

SQL Query

Client

Sistem Operasi

Aplikasi Kepegawaian ODBC

(57)

4.5.3.5 Deployment Diagram Kepegawaian

Gambar 4.16 Deployment Diagram Kepegawaian

Server

Sistem Operasi Server

SQL Server

ODBC

NewProcessor

Sistem Operasi Client

Aplikasi Kepegawaian

(58)

44 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Dalam penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah bagian

Pendidikan dan pelatihan di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan

Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung

3.1.1. Sejarah Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial

(BBPPKS)

Sebagai unit pelaksanaan teknis kediklatan Departemen Sosial yang

mempuyai tugas utama untuk menempa dan membentuk sumber daya manusia

yang berkualitas di bidang kesejahteraan sosial.

Unit pelaksana teknis ini diawali pada tahun 1964 di Yogyakarta dengan

nama Balai pendidikan Tenaga Sosial (BPTS). Pada tahun 1974 pidah ke

Bandung berganti nama menjadi National Training Course (NTC) dan tahun 1975

terjadi perubahan nomenklatur menjadiBadan Pendidikan dan Latihan Tenaga

Sosial (BPLTS). Selanjutnya pada tahun 1996 berganti nama lagi menjadi Balai

Diklat Profesi Pekerjaan Sosial (BDPPS) dan pada tahun 2000 sampai dengan

sekarang sesuai dengan Kepmensos Nomor : 53/HUK/2003 tanggal 23 juli 2003

bernama Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS).

(59)

3.1.2. Visi dan Misi

Visi dari Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial

(BBPPKS) ini adalah mewujudkan BBPPKS Bandung sebagai lembaga terdepan

dalam Pengembangkan Kualitas Sumber Daya Manusia Kesejahteraan Sosial

Tahun 2010.

Misi dari Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial

(BBPPKS) ini adalah :

1. Mengembangkan program diklat kesejahteraan sosial seseuai dengan

kompetensi dan kebutuhan.

2. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial sesuai

standard mutu diklat.

3. Melaksanakan pengkajian kebijakan pada kebutuhan regional, metodologi

dan teknologi diklat kesejahteraan sosial.

4. Melakukan advokasi dan informasi tentang diklat kesejahteraan sosial.

5. Mewujudkan pusat koordinasi regional jabatan fungsional pekerja sosial.

6. Membangun kerjasama antar lembaga diklat kesejahteraan sosial.

3.1.3. Struktur Organisasi

Berikut ini adalah struktur organisasi yang sedang berjalan di Balai Besar

(60)

46

! " #

$ %

$ " &

$

' #

!

( ) &

% )

) %

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan

Kesejahteraan Sosial (BBPPKS)

3.1.4. Deskripsi Tugas

Deskripsi jabatan di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan

Sosial (BBPPKS) :

1. Kepala

a. Tugas

BBPPKS mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan

kesejahteraan sosial pemerintah dan masyarakat, pengkajian dan

penyiapan standarisasi pendidikan dan pelatihan pemberian informasi serta

koordinasi dengan instansi terkait sesuai dengan peraturan

(61)

b. Uraian tugas

1. Penyusunan rencana dan program, evaluasi dan penyusuna laporan

pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial.

2. Persiapan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan sosial.

3. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kesejahteraan social.

4. Pelaksanaan advokasi dan pemberian informasi pendidikan dan

pelatihan kesejahteraan sosial.

5. Pengkajian dan penyimpanan standarisasi pendidikan pelatihan

kesejahteraan sosial.

6. Pengelolaan urusan tata usaha.

2. Kepala bagian tata usaha

a. Tugas

melaksanakan tugas surat menyurat, kepegawaian, keuangan,

perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan.

b. Uraian Tugas

1. Melaksanakan urusan surat menyurat, kepegawaian perlengkapan dan

rumah tangga serta kehumasan.

2. Pelaksanaan urusan keuangan.

3 Mempelajari , memahami dan melaksanakan peraturan

perundang-undangan, ketentuan yang berkaitan dengan tugas Kepala Bagian Tata

(62)

48

4. Melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Bagian Tata

Usaha

5. Mengkonsultasikan rencana program dan kegiatan secara tertulis

kepada Kepala Balai Besar untuk memperoleh persetujuan dan

rekomendasi.

6. Membagi tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing

kepala Sub Bagian.

7. Melaksanakan tugas-tugas sesuai arahan pimpinan.

8. Merencanakan kebutuhan diklat.

9. Menindaklanjuti surat masuk dan surat keluar.

10.Menginventarisasi dan menggali sumber penerimaan BBPPKS.

11.Melaksanakann kegiatan administrasi kepegawain, keuangan,

perlengkapan, rumah tangga dan kehumasan.

12.Mengevaluasi hasil pekerjaan staf dan membuat laporan kinerja

instansi pemerintahan dan menyampaikan kepada Kepala Balai Diklat.

3. Kepala Bagian Sub Umum

a. Tugas

Melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan dan rumah

tangga serta kehumasan.

b. Uraian Tugas

1. Mempelajari , memahami dan melaksanakan peraturan

(63)

2. Melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan Sub Bagian

Umum.

3. Mengkonsultasikan rencana program dan kegiatan serta anggaran Sub

Bagian Umum kepada Kepala Balai Tata Usaha untuk memperoleh

pengarahan dan persetujuan.

4. Membagi tugas sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing

kepala Sub Bagian umum.

5. Membagi tugas kegiatan Kepala Sub Baian Umum kepadan staf.

6. Memberikan arahan kepada Staf Sub Bagian Umum dalam

pelaksanaan urusan Tata Usaha, Kepegawaian dan rumah tangga.

Uraian tugas kepegawaian yang ada pada bagian Umum :

Pelaksana I

1. Mengadakan pembinaan, evluasi monitoring teradap

pelaksanaan tugas-tugas kepegawayan

2. Melaksanakan koordinasi dengan sub,bag umum untuk

pengusulan Diklat

3. Konsultan Dengan kasubag,umum mengenai

kepegawaian,yang melliputi

- Perubahan setatus pegawai

(64)

50

4. Mengkoordinasikan semua kegiaatan pegawai,baik yang

sedang dilaksanakan.

5. Membuat laporan tahunan yang berkanaan dengan pegawai

6. Mengadminitrasikan hasil kerja

Pelaksana II

1. Membuat data pegawai yang melanggar ketentuan yang

berkaku .

2. Membuat usulan pegawai yang akan melanjutkan pendidikan

dan menerima KRS setiap semester.

3. Membuat usulan kepegawaian dan mencatat berbagai kegiatan

mutasi pegawai.

4. Membuat usulan kepegawaian bagi pegawai yang akan

membuat KARPEG, KARSU/KARIS,ASKES dan TASPEN.

5. Mengetik DP3 setiap akhir tahun.

6. Membuat Daftaar Urut Kepangkatan (DUK) setiap bulan

Desember.

7. Membuat daftar Nominatif setiap bulan April dan Oktober

8. Membuat data pegawai menurut jabatan per Triwulan.

(65)

Pelaksana III

1. Mencatat SK Pegawai dan surat kerjanya.

2. Membuat data pegawai yang telah mengikuti Diklat.

3. Membuat usulan penghargaan.

4. Membuat daftar petugas upacara.

5. Membuat daftar hadir pegawai.

6. Membuat daftar hadir pegawai.

7. Membuat laporan kehadiran pegawai.

8. Membuat Rekap ketidakhadiran pegawai per Triwulan/

9. Mengadministrasikan semua hasil kerjanya.

Pelaksana IV

1. Membuat daftar petugas upacara hari-hari besar Nasional.

2. Membuat surat cuti pegawai.

3. Membantu membuat daftar hadir pegawai’

4. Membuat usulan test kesehatan.

5. Mengarsipkan DP3.

(66)

52

4. Kepala Sub Bagian Keuangan

a. Tugas

Melakukan urusan penyusunan anggaran rutin dan pembangunan serta

sumber-sumber lain dan penyiapan bahan pembinan kebendaharaan,

verifikasi serta akuntansi.

b. Uraian Tugas

1. Melakukan penyusunan rencana program dan kegiatan Sub Bagian

Keuangan.

2. Mengkonsultasikan rencana program kegiatan kepada Kepala Bagian

Tata Usaha Untuk memperoleh pengarahan dan persetujuan.

3. Melaksanakan koordinasi dengan pejabat terkait.

4. Membagi tugas kegiatanSub Bagian Keuangan kepada staf

5. Menindaklanjuti disposisi surat dari kepala bagian Tata Usaha.

6. Memberikan arahan kepada Staf Sub Bagian Keuangan baik lisan

maupun tulisan dalam rangka pelaksanaan tugas.

7. Melaporkan pelaksanaan tugas Sub Bagian Keuangan secara berkala

kepada pimpinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Kepala Bidang Program Dan Evaluasi

a. Tugas

Melaksanakan penyusunan rencana dan program pemberian informasi dan

advokasi, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pendidikan dan

(67)

b. Uraian Tugas

1. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data serta

penyusunan rencana dan program.

2. Pemberian informasi dan advokasi.

3. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan.

6. Kepala Seksi Penyusunan Program

a. Tugas

Melakukan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data, serta penyiapan

penyusunan rencana dan program, pelayanan pemberian informasi.

b. Uraian Tugas

1. Mempelajari, memahami, dan melaksanakan peraturan

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan tugas Seksi

Penyusunan Program.

2. Melakukan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi

Penyusunan program.

3. Mengkonsultasikan rencana program dan kegiatan serta anggaran

kepada bidang-bidang program dan evaluasi untuk memperoleh

pengarahan dan persetujuan.

4. Melakukan koordinasi dengan pejabat terkait.

5. Membagi tugas kegiatan Seksi Penyusunan Program kepada Staf.

6. Menindak lanjuti disposisi surat dari kepala Bidang Program dan

(68)

54

7. Memberikan arahan kepada Staf Seksi Penyusunan Program dalam

rangka pelaksanaan pengumuman, mengolah dan penyajian data.

8. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas seksi penyusunan program secara

berkala kepada pimpinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Melakukan pembinaan Staf pada Seksi Penyusunan Program.

7. Kepala Seksi Pemantauan dan Evaluasi

a. Tugas

Melakukan pemantauan dan evaluasi serta penyusunan laporan

b. Uraian Tugas

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan tugas Seksi

Pemantauan dan Evaluasi.

2. Melakukan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi

Pemantauan dan Evaluasi.

3. Mengkonsultasikan rencana program dan kegiatan kepada kepala

Bidang Program Dan Evaluasi untuk memperoleh pengarahan dan

persetujuan.

5. Membagi tugas kegiatan Seksi Pemantauan dan Evaluasi Kepala Staf.

6. Menindak lanjuti disposisi surat dari kepala Bidang Program dan

Evaluasi.

(69)

8. Menyusun laporan dan mendistribusikan hasil monitoring evaluasi

serta mendokumentasikannya.

9. Meyiapkan bahan laporan menyelenggarakan diklat.

10.Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan serta ketentuan yang berlaku.

8. Kepala Bidang Penyelenggaraan Diklat Dan Kerja Sama

a. Tugas

Melaksanakan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan tenaga

kesejahteraan sosial pemerintah dan masyarakat serta pengkajian dan

pentimpanan standarisasi pendidikan dan pelatihan dan kerja sama dengan

instansi terkait.

b. Uraian Tugas

1. Penyimpan penyusunan, kurikulum, pembuatan jadwal pemanggilan

peserta, penentuan fasilitator / widyaiswara dan praktek kerja

lapangan.

2. Penyelenggaraan fasilitasi pendidikan dan pelatihan kesejahteraan

sosial.

3. Pengkajian dan penyimpanan standarisasi pendidikan dan pelatihan

kesejahteraan sosial.

(70)

56

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan tugas kepala bidang

penyelenggaraan diklat dan kerja sama.

6. Menyelenggarakan dan melaksanakan diklat TKSP maupun TKSM

berdasarkan standar yang telah ditetapkan.

7. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepala bidang

penyelenggaraan diklat dan kerja sama kepada pimpinan secara

berkala sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Pemerintah

a. Tugas

Melakukasn fasilitasi penyelengaraa, pengkajian, dan penyiapan

standarisasi pensisikan dan pelatihan kesejahteraan sosial bagi tenaga

kesejahteraan sosial pemerintah dan pelaksanaan urusan kerjasama

dengan instansi terkait.

b. Uraian Tugas

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan tugas Seksi Diklat

Tenaga Kesejahteraan Sosial pemerintah.

2. Melakukan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Diklat

(71)

Bidang Program Penyelenggaraan Diklat dan kerja sama untuk

memperoleh pengarahan dan persetujuan.

5. Menindak lanjuti disposisi surat dari kepala Bidang Penyelenggaraan

Diklat dan kerja sama.

6. Menyiapkan bahan laporan akuntabilitas kemerja instansi pemerintah

(LKIP).

7. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Seksi Diklat Tenaga

Kesejahteraan Sosial Pemerintah secara berkala kepada pimpinan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

8. Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan serta ketentuan yang berlaku.

9. Kepala Seksi Diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial Masyarakat

a. Tugas

Melaukan fasilitasi penyelenggaraan, pengkajian dan penyimpan

standarisasi pendidikan pelatihan kesejahteraan sosial masyarakat dan

pelaksanaan urusan kerja sama dengan instansi terkait.

b. Uraian Tugas

1. Melakukan penyusunan rencana program dan kegiatan Seksi Diklat

(72)

58

Bidang Program Penyelenggaraan Diklat dan kerja sama untuk

memperoleh pengarahan dan persetujuan.

3. Melakukan koordinasi dengan pejabat terkait baik intern maupun

extern.

4. Membagi tugas kegiatan seksi diklat Tenaga Kesejahteraan Sosial

Masyarakat ( TKSM) kepada Staf.

5. Menindak lanjuti disposisi surat dari kepala Bidang Penyelenggaraan

Diklat dan kerja sama.

6. Menyelenggarakan dan melaksanakan diklat TKSM berdasarkan

standar yang telah ditetapkan.

7. Melakukan pemantauan proses kegiatan pendidikan pelatihan TKSM.

8. Melakukan kerja sama dengan intansi terkait dalam rangka

penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan TKSM.

9. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Seksi Diklat Tenaga

Kesejahteraan Sosial Masyarakat secara berkala kepada pimpinan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

10.Melakukan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai

(73)

11.Kepala Instalasi Laboratorium Pratikum Profesi pekerjaan Sosial Dan

Media

a. Tugas

Melakukan kegiatan praktek profesi pekerjaan sosial dan media untuk

menunjang pelaksanaan tugas BBPPKS dan informasi Diklat.

b. Uraian Tugas

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan Instalasi

Laboratorium Pratikum Profesi pekerjaan Sosial Dan Media.

2. Menyediakan penggunaan laboratorium untuk kegiatan praktyikum

pendidikan pelatihan kesejahteraan sosial.

3. Melakukan koordinasi dengan bidang penyelenggaraan diklat dan

kerja sama dalam penggunaan instalasi laboratorium.

4. Membuat laporan hasil kegiatan instalasi laboratorium dan media

kepada kepala balai.

5. Bertanggung jawab kepada kepala balai tentang kegiatan intalasi dan

media.

6. Melakukan koordinasi dengan perguruan tinggi dalam rangka

pengembangan kesejahteraan sosial.

7. Menjalin kerja sama dengan media cetak dan elektronik dalam rangka

mengkomunikasikan serta mensosialisasikan profesi kesejahteraan

(74)

60

12.Kepala Instalasi Perpustakaan

a. Tugas

Melakukan urusan perpustakaan.

b. Uraian Tugas

perundang-undangan serta ketentuan yang berkaitan dengan Instalasi

perpustakaan.

2. Menyusun rencana kebutuhan perpustakaan sesuai dengan tugas pokok

dan fungsi balai.

3. Menginventarisir koleksi buku dan menyusun katalog.

4. Melayani peminjaman buku.

5. Membuat kartu perpustakaan.

6. Mengusulkan pengembangan perpustakaan kepada kepala balai.

7. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala

kepada kepala balai.

8. Menjalin kerja sama dengan perpustakaan daerah dalam hal

mengembangkan tenaga perpustakaan.

9. Bertanggung jawab kepada kepala balai dalam hal kegiatan

(75)

3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah metode

yang menghasilkan produk juga melibatkan individu sebagai objek penelitian.

3.2.1 Desain Penelitian

Desain penelitian ini termasuk ke dalam penelitian yang bersifat tindakan (

Action Reserch ) . Penelitian ini lebih banyak kepada penelitian praktis, penelitian

ini dengan terus menerus mencari kelemahan dari suatu sistem untuk suatu

penyempurnaan. dimana dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran

tentang kinerja program dirancang dan di implementasikan kepada pengguna

(user) didalam suatu intansi khususnya di BPPPKS Bandung.

3.2.2 Jenis Dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai

berikut.

3.2.2.1 Sumber Data Primer

1. Wawancara (Interview)

Penulis menyiapkan daftar pertanyaan dan mengadakan tanya jawab

langsung yang berhubungan dengan sistem pengolahan data pegawai

kepada orang yang berkompeten dan berwenang, dalam hal ini pegawai

yang ditunjuk oleh Kepala Dinas untuk memberikan informasi kepada

(76)

62

2. Pengamatan (Observasi)

Observasi adalah penelitian yang dilakukan dengan cara pengamatan

langsung terhadap objek yang diteliti, hal ini dilakukan untuk mengetahui

sistem pengolahan data pegawai pada bagian kepegawaian di BPPPKS

Bandung.

3. Metode Penelitian

Metode Penelitian ( Field Research )Yaitu dengan cara pengambilan data

secara langsung, kunjungan langsung ke objek penelitian, yaitu Balai

Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan Sosial (BBPPKS) Lembang

Bandung, masalah-masalah yang berkaitan dengan objek penelitian dan

diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan cara mempelajari

data yang telah tersedia atau dikumpulkan/diberikan oleh pihak yang

bersangkutan (pihak perusahaan) kepada peneliti.

Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode

Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan

dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan

dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data

(77)

3.2.3 Metode Pendekatan atau Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi

kebutuhan pengembangan sistem sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai

dengan yang diharapkan.

3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang digunakan untuk perancangan sistem

informasi kepegawaian di Balai Besar Pendidikan dan Pelatihan Kesejahteraan

Sosial (BBPPKS) Lembang Bandung adalah OO (Orientasi Objek). Dimana

perancangan difokuskan pada perancangan sistem yang akan dibangun. Dengan

pemrograman berorientasi objek, berarti kita menciptakan blok-blok kode, yang

dinamakan objek. Objek-objek ini kemudian digunakan oleh berbaga