Total Quality Purchasing
Diadaptasi dari Total quality management, a How-to Program For The
High-Performance Business, Alexander Hamilton Institute
Dalam Manajemen Mutu Total, pembelian memainkan peran yang lebih penting dalam operasi saudara. Sebagai awal, manajer pembelian harus memiliki gelar yang sejalan dengan peran strategis pengembangannya. Bukan hanya sekedar menjadi spesialis evaluasi dan negosiasi dengan pedagang, orang-orang pembelian harus memiliki pemahaman mendalam tentang produk dan proses pembuatan produk. Mereka harus terlibat dalam perancangan. Mereka harus akrab dengan setiap aspek sistem jaminan mutu perusahaan.
Meski perusahaan pembelian dipusatkan, keputusan pembelian sebenarnya justru tidak dipusatkan. Orang-orang di bidang pembelian pada level operasional akan bekerja bersama dengan para teknisi, manajer produksi, dan pihak-pihak lain untuk menyusun kriteria mutu dan mengawasi kemitraan dengan pemasok.
Bagian pembelian akan menerapkan strategi TQM dalam operasinya sendiri. Agen-agen pembelian akan diperkuat untuk memotong langkah-langkah yang tidak memberi nilai tambah dan mengambil tindakan-tindakan untuk memastikan mutu. Mereka akan berpartisipasi dalam tim lintas bagian dan akan bekerja bersama dengan pihak-pihak lain dalam proyek peningkatan mutu. Dan akan ada usaha untuk terus menerus membuat operasi bagian pembelian lebih efektif dan efisien.
TQM diterapkan
Photo-Sonics, Inc. memproduksi perlengkapan fotografi yang tepat dan berkecepatan tinggi. Karena produk-produknya digunakan dalam berbagai lingkungan, standar mutu sangat penting. Untuk mencapai perbaikan terus menerus, bagian pembelian perusahaan tersebut bekerja sama dengan erat bersama para pemasok.
Selain untuk memberikan umpan balik tentang mutu terkait dengan informasi kepada perusahaan pemasok, bagian pembelian telah menghilangkan hubungan persaingan dan menggantinya dengan hubungan kerjasama. Salah satu aspek hubungan ini adalah survei lapangan.
Para auditor Photo-Sonic yang mengunjungi lokasi perusahaan pemasok mencari sejumlah hal. Yang pertama adalah apakah perusahaan tersebut memiliki
kemampuan untuk memberikan tingkat mutu yang dibutuhkan. Yang kedua adalah apakah perusahaan pemasok tersebut menunjukkan jenis kesadaran mutu yang diperlukan untuk perbaikan terus menerus.
Para auditor juga memperhatikan penanganan dan penyimpanan material, kondisi umum fasilitas perusahaan, dan kondisi serta sarana dan perangkat pengukuran yang tidak disimpan. Perawatan adalah salah satu pertimbangan penting, begitu juga dengan penyimpanan bagian-bagian dan produk akhir.
Para auditor dilatih untuk mengenali pengukuran sementara yang dilakukan oleh perusahaan pemasok untuk bisa terlihat sesuai dengan tuntutan mutu. Kelengkapan dokumentasi dan pelatihan pegawai juga penting.
Masalah-masalah utama dalam Pembelian Mutu Total
Penerapan pembelian Mutu Total harus cocok dengan unsur-unsur lain TQM. Fokus pada perbaikan terus menerus akan mengarahkan saudara untuk memperluas dan memperdalam hubungan mutu dengan para perusahaan pemasok.
Pembelian adalah proses tim
Tim pembelian harus terdiri dari para ahli pengadaan barang, perancang produk, teknisi, dan perwakilan bagian produksi. Orang-orang yang terkena dampak pembelian juga bisa diikutsertakan. Orang-orang ini termasuk orang-orang bagian pemasaran, para manajer inventaris dan logistic, spesialis kontrol mutu, dan para ahli proses data. Bahkan mungkin saja para perwakilan konsumen eksternal saudara dilibatkan dalam pengambilan keputusan pembelian.
Standar harus jelas
Serangkaian spesifikasi saja tidaklah cukup. Saudara perlu memperhatikan secara menyeluruh semua standar yang saudara berikan pada perusahaan pemasok. Apakah standar-standar tersebut realistis? Apakah standar-standar tersebut mudah dimengerti? Bagaimana standar-standar tersebut diterjemahkan menjadi kriteria internal para perusahaan pemasok tersebut?
Salah satu hal yang cukup penting lainnya adalah memberitahu para pemasok tentang konteks produksi saudara. Dalam lingkungan seperti apa produk saudara akan digunakan? Apa saja kemungkinan permintaan yang dibuat untuk produk tersebut? Semakin banyak informasi yang saudara berikan, semakin besar pula kemungkinan perusahaan pemasok tersebut memenuhi atau bahkan melebihi harapan saudara.
Menyusun prioritas
Jangan biarkan para perusahaan pemasok mengira-ngira tentang apa yang penting bagi saudara. Biarkan mereka tahu karakteristik produk atau jasa apa yang penting bagi saudara untuk memberikan mutu tinggi pada para konsumen saudara. Bicarakan tentang kebutuhan konsumen saudara dengan para perusahaan pemasok. Prioritas mutu biasanya disusun dalam tiga tingkatan:
1 Kritis: bisa mempengaruhi keamanan produk 2 Utama: bisa mempengaruhi kinerja produk
3 Minor: hanya mempengaruhi tampilan produk.
TQM DITERAPKAN: Perusahaan Listrik dan Lampu Florida mengikuti sistem
pembelian ini terkait dengan reactor nuklirnya. Level1 mencakup keamanan perlengkapan yang penting. Perusahaan menuntut audit mutu perusahaan-perusahaan yang memasok bahan-bahan ini secara teratur.
Level2 merujuk pada para pembeli komersil yang mungkin berhubungan dengan keamanan. Salah satu contohnya mungkin berupa pelumas yang digunakan untuk melumasi perlengkapan keamanan. Audit dan inspeksi prosedur tingkat dua digunakan pada produk-produk ini.
Level3 mencakup semua pembelian yang tidak mungkin mempengaruhi keamanan. Item-item ini memiliki sistem penyaringan prioritas mutu sendiri.
Evaluasi perusahaan pemasok
Mulailah dengan berbicara dengan orang-orang di perusahaan saudara yang akan dipengaruhi oleh pembelian. Apa yang mereka cari? Apa yang penting? Misalnya, jadwal pengiriman yang terpercaya mungkin jauh lebih penting dibanding penyelesaian permukaan sebuah bagian.
Pilihlah sejumlah calon pemasok. Pertanyakan tentang kemampuan dan kontrol mutu dasar mereka. Saudara bisa menggunakan formulir yang terlampir, memodifikasinya sesuai kebutuhan untuk kepentingan saudara sendiri.
Kemudian perhatikan proses yang dilakukan oleh para calon pemasok tersebut. Apakah proses tersebut ditentukan dan didokumentasikan? Di titik mana mutu-mutu ini diperiksa? Jenis pelacakan statistik apa yang dilakukan pada berbagai operasi? Jika seorang pemasok sangat dipertimbangkan untuk dijadikan mitra, kunjungan lapangan adalah hal yang penting. Apa saja kemungkinan masalahnya? Jika perusahaan tersebut adalah perusahaan asing, apakah perbedaan bahasa akan mengganggu? Bagaimana sikap pihak manajemen? Perhatikanlah perawatan, kondisi penyimpanan, perawatan permesinan, dan penyimpanan catatan. Tanyakan tentang pelatihan. Apakah para pegawai perusahaan tersebut tidak hanya dilatih tentang kemampuan kerja, tapi juga tentang prosedur kontrol mutu?
Perhatikan dengan seksama semua sistem mutu. Apakah sistem mutu tersebut cocok dengan sistem mutu saudara? Apakah para pemasok berorientasi pada konsumen? Apakah mereka memperkuat para pegawai untuk menangani masalah
konsumen dengan cepat dan efektif? Apakah mereka mengambil pendekatan pencegahan mutu?
Siapa yang akan berhubungan dengan saudara di perusahaan pemasok? Texas Instrument, Inc., mengharuskan perusahaan pemasok menunjuk seorang eksekutif untuk bertindak sebagai penghubung. Orang ini harus memiliki kewenangan untuk melewati segala urusan administrasi dan penundaan, dan untuk menyelesaikan konflik antara berbagai bagian di dalam perusahaan pemasok tersebut.
TAKTIK TQM: Jika saudara tidak sanggup mengevaluasi semua pemasok,
pertimbangkan untuk bergabung dengan perusahaan-perusahaan lain dalam bidang industri yang sama untuk mengadakan evaluasi gabungan. Seorang pemasok akan disertifikasi dengan standar mutu yang disusun oleh sekelompok konsumen.
TQM DITERAPKAN: Bahkan perusahaan kecil bisa bekerja sama dengan baik
bersama pemasok. Marlow Industries telah mengkonsolidasikan para pemasok melalui Indeks Mutu Pemasok Marlownya, yang menilai pemasok berdasarkan kontrol mutu internal mereka sendiri. Marlow juga telah mensertifikasi 15 dari 20 pemasok utamanya menjadi status “pengiriman persediaan”. Ini berarti bahwa tidak akan ada inspeksi yang dilakukan pada barang-barang yang dibeli dari perusahaan-perusahaan ini.
Perbaikan terus menerus dalam bidang pembelian
Dalam sistem pembelian Mutu Total, pemasok saudara bertanggung jawab untuk mengejar perbaikan terus menerus. Ini berarti secara teratur mensurvei kebutuhan saudara, mengkaji dan memperbaiki proses, dan meningkatkan prosedur kontrol mutu. Saudara harus memilih perusahaan yang memahami dan berdedikasi pada perbaikan terus menerus, dan mengauditnya secara berkala untuk memastikan perusahaan tersebut menerapkan prinsip mereka dalam prakteknya.
Tanyakan pertanyaan-pertanyaan seperti:
Apakah mereka memiliki tim untuk mengatur dan memperbaiki sistem mutu?
Apakah mereka secara teratur berkonsultasi dengan saudara tentang mutu dan persyaratan lainnya?
reaktif, terhadap masalah mutu?
Apakah mereka menyambut dan bekerjasama dengan para auditor saudara?
Apakah mereka mengambil pendekatan kepada para pemasok mereka yang sama dengan pendekatan yang saudara ambil pada para pemasok saudara?
Apakah mereka menuntut mutu dan tanggapan dari para pemasok mereka?
Apakah mereka menggunakan atau mempertimbangkan penggunaan program Manajemen Mutu Total?
DAFTAR PERIKSA STRATEGI PEMBELIAN
Periksalah salah satu item dari tiap pasangan untuk menentukan sampai mana strategi pembelian saudara sejalan dengan pendekatan Mutu Total.
Pendekatan tradisional
Pendekatan TQM
Fokus mutu adalah spesifikasi
Fokus mutu adalah kerja tim
Harga dan ketersediaan merupakan
prioritas
Mutu dan hubungan merupakan
prioritas
Keputusan pembelian diambil oleh
bagian pembelian
Keputusan pembelian diambil oleh tim
lintas bagian
Berbagai perusahaan pemasok
Perusahaan pemasok terpilih
Inspeksi barang yang masuk
Strategi pencegahan
Pengiriman lebih cepat
Pengiriman terkontrol dan tepat waktu
Keputusan pembelian taktis
Keputusan pembelian strategis
Mutu adalah kesesuaian
Mutu adalah perbaikan terus menerus
Mencari sumber masalah setelah produk
dibuat
Membawa pemasok kedalam pembuatan
produk
Pemilihan pemasok sekali
Informasi mengalir dengan
pendorongan pemasok
Informasi terbatas
Pengawasan teratur pendorongan
pemasok
Bagian pembelian memainkan peran
pendukung dalam mutu
Bagian pembelian memainkan peran
utama dalam mutu
Bahan-bahan produksi dievaluasi saat
tiba
Audit operasi perusahaan pemasok di
tempat
SURVEI PEMILIHAN PERUSAHAAN PEMASOK Tanggal_______________________ Nama perusahaan_______________________________________________________ Survei dilaksanakan oleh________________________________Jabatan:_____________________ Produk/jasa yang akan
dipasok_____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Apakah saudara akrab dengan spesifikasi produk untuk item
ini?______Ya_____Tidak___
Apakah saudara akrab dengan persyaratan logistik/pengiriman?________Ya______Tidak___
Jelaskan:____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Apakah saudara menggunakan sebuah sistem tertentu untuk melacak dan
menanggapi kebutuhan konsumen?__Ya___Tidak
Jabarkan:____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Pernahkan saudara menerapkan Manajemen Mutu Total atau program
serupa?___Ya__Tidak
Siapa yang akan menjadi penghubung dari perusahaan saudara?____________________________
Apakah orang ini memiliki kewenangan untuk menyelesaikan konflik atau masalah mutu lintas bagian?___Ya____Tidak
Siapa yang bertanggung jawab atas kontrol mutu di perusahaan saudara?_________________________
Langkah apa yang akan diambil oleh perusahaan saudara, terkait dengan
produk/jasa yang akan disuplai, untuk memastikan mutu yang konsisten (misalnya, desain pembantu komputer, ukuran pencegahan,
___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Apakah saudara bersedia melaksanakan audit mutu secara berkala?___Ya___Tidak Bagaimana saudara bisa bekerja dengan staf pembuatan produk kami untuk
berkontribusi pada mutu produk?
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Apakah perusahaan saudara terlibat dalam program perbaikan terus
menerus?___Ya____Tidak
Jabarkan:____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________- Apakah saudara bisa berpartisipasi dalam program pengiriman tepat waktu
(JIT)?___Ya____Tidak
Apakah saudara sedang terlibat dalam kemitraan atau proyek perbaikan terus menerus dengan perusahaan pemasok saudara?___Ya___Tidak
Langkah apa yang saudara ambil untuk memastikan mutu dalam produk/jasa yang saudara beli?
