commit to user
PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN
SOFTWARE
E-LIBRARY
DI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh
Sidiq Tri Nugroho
D 1811084
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE
E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
Karya :
Nama : Sidiq Tri Nugroho
NIM : D1811084
Konsentrasi : Perpustakaan
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari : Senin
Tanggal : 19 Mei 2014
Surakarta, 19 Mei 2014 Pembimbing
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini,
NAMA : Sidiq Tri Nugroho
NIM : D1811084
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN
MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
PEMBIMBING : Drs. Sujini, S.Sos, M.Si. TANGGAL DIUJI : 28 Mei 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri tanpa mencantumkan sumber, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 28 Mei 2014
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
NAMA : Sidiq Tri Nugroho
NIM : D1811084
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-Exlusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
PENGELOLAAN INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 28 Mei 2014
Yang membuat pernyataan
commit to user
v
PENGESAHAN
Telah diuji dan disahkan oleh Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada hari : Rabu
Tanggal : 28 Mei 2014
Dewan Penguji :
Penguji I Penguji II
Drs. Kandiawan Drs. Sujini, S.Sos, M.Si.
NIP.19610413 199003 1 002 NIP.19530812 198003 1 005
Mengetahui :
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Prof. Drs. Pawito, Ph.D
commit to user
vi MOTTO
Inna Ma'a Al'usri Yusraan
, Sesungguhnya Sesudah
Kesulitan Itu Ada Kemudahan
(QS. Al Insyirahayat 6)
Seribu Kilometer Yang Ingin Dituju Diawali Dari
Langkah Pertama Dan Keberanian Untuk Memulai
(Pepatah Cina ~ Confusius)
Jadilah Kamu Manusia Yang Pada Kelahiranmu Semua
Orang Tertawa Bahagia, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang
Menangis; Dan Pada Kematianmu Semua Orang Menangis
Sedih, Tetapi Hanya Kamu Sendiri Yang Tersenyum
(Mahatma Gandhi)
Jangan Tidur Sebelum Membaca, Jangan Mati Sebelum
Menulis
(Lasa HS.)
Hidupilah Kehidupan Di Dunia Sekarang Untuk Bekal Di
Kehidupan Akhirat Nanti.
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Tulisan ini ku persembahkan untuk :
Allah SWT yang telah memberikan nikmat Iman serta Islam yang karenanya hingga saat ini penulis masih diberikan keteguhan hati untuk senantiasa beribadah kepada Nya.
Kedua orang tua Saya, Bapak Agus Sukatmo dan Ibu Siti Rahayuningsih yang telah merawat, dan memberikan pelajaran yang sangat berarti untuk bisa menjalani kehidupan ini.
Kakak-kakakku yang senantiasa memberikan dukungan motivasi, Mas Gatot Ari Wibowo dan Mbak Andriyani Mutmainah.
Adik ku tersayang, Fatonah Nurhidayah yang selalu mengisi hari-hariku dengan canda dan tawa sehingga hilanglah perasaan berat dalam mengerjakan tugas akhir ini.
Teman-teman kuliah kelas B yang tanpa kalian tidak mungkin saya bisa mendapatkan pencapaian sejauh ini.
Teman-teman kuliah kelas A juga yang tanpa terkecuali.
Para sahabat yang paling ku sayangi dan saya banggakan Ajik, Rifa’i, Galih, Puri, Putri, Agung, Asmoro dan yang lainnya.
Teman-teman Part Time UPT Perpustakaan Pusat UNS, Zain, Sigit, Nanda, Agung, Ajik, Aprilia, Anindya, Yohana, Danik, Eka, Desti, Puri, Destin, dan Putri, Hermita, Kalianlah yang membawa keceriaan di sebagian hari-hari ku.
commit to user
viii ABSTRAK
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”, Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah proses kerja, kelebihan, kendala, dan cara menangani kendala dalam proses pengelolaan informasi dengan menerapankan software manajemen informasi perpustakaan E-library.
Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggunakan empat metode penelitian yakni metode observasi, metode interview, metode pertisipasi, dan metode studi pustaka.
Hasil observasi menunjukan cara pengelolaan informasi perpustakaan dengan menggunakan software E-library menggunakan beberapa fitur layanan pada menu utama yang terdapat di software E-library seperti fitur menu penginputan data bibliografi, fitur menu sirkulasi, fitur menu pembuatan kartu anggota, dan fitur menu pembuatan rekap laporan. Penerapan software E-library
memiliki beberapa kendala dalam proses pengelolaan informasi perpustakaan. Adapun saran yang penulis sampaikan untuk meningkatkan kinerja di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, diantaranya: 1) Seharusnya koleksi referensi dipisah dengan koleksi umum, 2) Sebaiknya lebih memperhatikan dan meingkatkan keamanan bagi mahasiswa yang mengambil kunci loker, 3) Staff diharapkan sering mengikuti seminar-seminar ataupun pelatihan yang ada hubungannya dengan ilmu perpustakaan, 4) Layanan Muhammadiyah Corner hendaknya lebih dimaksimalkan dalam pengaturan dan promosinya, 5) Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya perlu diadakan usulan penggunaan jenset sebagai pengganti listrik, karena semua kegiatan perpustakaan berhubungan dengan peralatan elektronik yang syarat akan penggunaan listrik.
commit to user
ix ABSTRACT
Sidiq Tri Nugroho, 2014. D1811048. “PENGELOLAAN INFORMASI
PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN SOFTWARE E-LIBRARY DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”, Tugas Akhir, Jurusan D3 Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
The purpose of this paper is to explain all about information management process, such as step-by-step explanation of the working processes, excess, problem, and the solution in the library information management while used library information management software called E-library.
The research process of this paper is take place on University of Muhammadiyah Yogyakarta with apllying four research methods, which is observation research method, interview research method, participation research method, and literature trace method.
The result of the observation research method indicate that they manage their library information used some kind of software called E-library that include many information management feature within it, such as bibliographic data management, library circulation management, member card production, and make overall report of the library information. The application of the software named E-library into E-library information management system still have some problem in the implementation.
The author of this paper has some recommendation for the library of University of muhammadiyah yogyakarta to improve their performance, which is: 1). They should separate between general literature collection with the reference literature collection to avoid major confused and dificulties while search for certain collection, 2). They should increase the security on the user who borrow their locker key for bag storage purpose to avoid lose, 3). They should increase their staff ability with give them some training about library science, 4). They should increase the frequency of the promotion and management with their Muhammadiyah corner, so it can be more known by user, 5). To anticipate for being ellectricity down, they should use some alternative beside regular ellectricity source provided by PLN because all of their activity refer to the electronic peripheral.
commit to user
x
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkah dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan semestinya, sehingga selesai pada waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Menyadari bahwa penulisan ini tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai pihak, Maka dari itu atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucap terima kasih kepada :
Saya sadar bahwa dalam pembuatan makalah ini bisa selesai sesuai dengan harapan tidak lepas dari dorongan semangat dan support dari berbagai pihak antara
lain :
1. Allah SWT yang selalu memberikan petunjuk dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Sujini, S.Sos, M.Si selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Kandiawan, selaku penguji Tugas Akhir.
6. Bapak Drs. Widodo.M.Soc.Sc, selaku pembimbing akademik.
commit to user
xi
8. Bapak Drs. Lasa HS., M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
9. Seluruh Staff Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. 10.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu.
Tiada gading yang tak retak, penulis sadar bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi para pembaca, dan bermanfaat pula untuk perkembangan ilmu pengetahuan di dunia perpustakaan.
Surakarta, 22 Mei 2014
commit to user
xii DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... iii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
MOTTO ... vi
PERSEMBAHAN ... vii
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... x
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR BAGAN ... xv
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR GAMBAR ... xvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan ... 4
D. Lokasi KKP ... 5
E. Metode Pengumpulan Data ... 5
commit to user
xiii BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan ... 10
B. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 12
C. Otomasi Perpustakaan ... 15
1. Unsur Otomasi Perpustakaan ... 17
D. Informasi ... 20
E. Teknologi Informasi ... 22
F. Pengertian E-library ... 24
BAB III GAMBARAN UMUM A. Sejarah Perpustakaan UMY ... 28
B. Kedudukan, Tujuan, Dan Fingsi ... 29
C. Visi dan Misi Perpustakaan ... 30
D. Struktur Organisasi ... 30
E. Sumber Daya Manusia ... 33
F. Gedung Atau Ruang ... 36
G. Koleksi ... 37
H. Pengguna Perpustakaan ... 41
I. Sarana dan Prasarana ... 42
J. Sumber Dana ... 44
K. Sistem Dan Macam Layanan ... 45
L. Peraturan Dan Tata Tertib ... 49
M. Sanksi-Sanksi ... 50
commit to user
xiv BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
1. Proses pengelolaan informasi di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ... 51
a. Memasang SoftwareE-library kedalam Komputer ... 52
b. Langkah-Langkah Mengaktifkan SoftwareE-library ... 54
c. Proses Input Data Informasi Bibliografi Buku ... 58
d. Proses Sirkulasi Perpustakaan UMY ... 63
e. Proses Kerja Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan ... 74
f. Proses Kerja Pembuatan Rekap Laporan ... 74
2. Pemanfaatan SoftwareE-library ... 78
3.Kelebihan Dari SoftwareE-library ... 81
a. Dilihat Dari Segi Bentuk Software ... 81
b. Dilihat Dari Segi Penggunaan ... 82
c. Dilihat Dari Segi Pengelolaan Dan Pemutakhiran... 83
d. Dilihat Dari Segi Keamanan ... 84
4.Hambatan-Hambatan Dan Cara Mengatasi ... 86
a. Hambatan Yang Dihadapi ... 86
b. Cara Mengatasi ... 89
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 92
B. Saran ... 93
DAFTAR PUSTAKA ... 95
commit to user
xv
DAFTAR BAGAN
Halaman BAB III
Bagan3.1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta ... 31
Bagan3.2. Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Universitas
commit to user
xvi
DAFTAR TABEL
Halaman BAB III
Tabel 3.1 Data Personalia Perpustakaan UMY Tahun 2013 ... 35
Tabel 3.2 Data Rekapitulasi Koleksi Perpustakaan UMY ... 40
Tabel 3.3 Data Fasilitas Di Perpustakaan UMY ... 42
Tabel 3.4 Daftar Informasi Peminjam Perpustakaan UMY ... 50
commit to user
xvii
DAFTAR GAMBAR
Halaman BAB IV
Gambar 4.1 Kelengkapan SoftwareE-library ... 52
Gambar 4.2 SoftwareE-library Gagal Melakukan Koneksi Ke Server ... 55
Gambar 4.3 Pemilihan Shortcut SoftwareE-library... 56
Gambar 4.4 Tampilan Awal SoftwareE-library ... 57
Gambar 4.5 Tampilan Login E-library ... 57
Gambar 4.6 Sub-Menu Bibliografi SoftwareE-library ... 59
Gambar 4.7 Menu “Baru” Untuk Menambahkan Data Bibliografi ... 60
Gambar 4.8 Form Pengisian Data Bibliografi Buku ... 60
Gambar 4.9 Pemilihan Jenis Koleksi Bahan Pustaka ... 61
Gambar 4.10 Pemberian Label Buku ... 62
Gambar 4.11 File Cetak Barcode Dan Call Number ... 63
Gambar 4.12 Pilihan Menu Sirkulasi SoftwareE-library ... 65
Gambar 4.13 Form Menu Pengembalian ... 66
Gambar 4.14 Fitur Menu Who Borrow ... 66
Gambar 4.15 Setup Sirkulasi ... 67
Gambar 4.16 Otomasi Sirkulasi ... 68
Gambar 4.17 Form Pengisian Barcode ... 70
Gambar 4.18 Mengakhiri Proses Transaksi Sirkulasi ... 71
Gambar 4.19 Menu Daftar Anggota ... 72
commit to user
xviii
Gambar 4.21 Print Anggota ... 74
Gambar 4.22 Menu Pembuatan Rekap Laporan ... 75
Gambar 4.23 Jenis Laporan Data Terperinci ... 76
Gambar 4.24 Jenis Laporan Berbentuk Rekap ... 76
Gambar 4.25 Indikator Ekspor Berhasil ... 77
Gambar 4.26 Laporan Berformat Ms. Excel ... 78
Gambar 4.27 Koneksi Internet Terputus ... 87
