ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN DI PRINGGABAYA, LOMBOK TIMUR
Naskah Publikasi
Oleh :
M.Ardiansyah
08.12.3248
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
ANALYZE AND DESIGN INFORMATION SYSTEM OF ADMINISTRATION FOR POPULATION IN SUB-DISTRICT PRINGGABAYA, LOMBOK TIMUR
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI PRINGGABAYA, LOMBOK TIMUR
M.Ardiansyah Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYKARTA
ABSTRACT
Along with the development of information technology is rapidly increasing, pushing all the aspects to further improve the quality of service to the community. In this case the service population in data management and manufacturing of civil population. Necessitating a computer-based system to help smooth the performance and presentation of information. It can be expected to increase the effectiveness of the work that led to the satisfaction of the community.
This system also aims to introduce a new computerized system to Pringgabaya Head Office in terms of population data recording and manufacturing of civil records like identity cards, family cards, birth certificates and death certificates.
The methodology used to use in the manufacture of this system is the method of observation, interview and literature study, using the software for the Microsoft SQL Server 2000 database and Microsoft Visual Basic 6.0 as its tool. And after doing research on pringgabaya sub-district office, I tried to analyze the existing problems so as to create a new system aimed at sub-district office pringgbaya.
1. Pendahuluan
Pada dasarnya administrasi kependudukan merupakan sub-sistem dari sistem administrasi Negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan. Penyelenggaraan administrasi kependudukan diarahkan pada pemenuhan hak asasi setiap orang dibidang pelayanan administrasi kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan kewajibannya untuk berperan serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan, pemenuhan data statistik kependudukan dan statistik peristiwa kependudukan, dukungan terhadap perencanaan pembangunan kependudukan secara nasional, regional dan lokal dan dukungan terhadap pembangunan sistem informasi kependudukan guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa diskriminasi.
Di Indonesia perolehan data penduduk masih tergantung pada data hasil sensus dan survey yang diperoleh secara periodik dan masih bersifat makro yang artinya data-data tersebut bisa digunakan untuk banyak keperluan seperti identifikasi calon pemilihan umum, penyaluran dana jaring pengaman sosial, bantuan untuk penduduk miskin, beasiswa untuk wajib belajar dan kegiatan perencanaan pembangunan. Akan tetapi data-data tersebut belum dikatakan akurat karena perolehan datanya tidak melalui registrasi penduduk.
Dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil perlu direncanakan dengan baik agar dapat memberikan manfaat lebih dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Karena pengelolaan registrasi penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota, maka dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan yang merupakan sub-sistem yang paling bawah. Sehingga dalam pelayanannya perlu dilakukan dengan cepat dan benar agar penduduk sebagai pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.
Dari permasalahan diatas, penulis tertarik untuk membangun sebuah sistem kependudukan yang bermanfaat dan mampu meminimalkan permasalahan seperti yang dipaparkan diatas. Membuat sistem informasi kepedudukan diharapkan mempunyai peranan penting dalam manajemen kependudukan sebagai sumber informasi dalam melakukan perencanaan, analisa dan pengambilan keputusan dalam pembuatan laporan. Oleh karena itu diperlukan sistem yang baik yang dapat memberikan informasi yang tepat, akurat dan efisien serta memiliki nilai dan daya guna yang tinggi.
2. Landasan Teori 2.1. Teori flowchart
Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir. Init dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma.
Jogiyanto HM (2000 : 662) menyatakan bahwa bagian alir program( flowchart) adalah bagian yang menggambarkan arus logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir.
2.2. Teori diagram arus data (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Dalam DFD dibahas fungsi- fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses didalamnya. DFD dapat dikembangkan dari level yang paling rendah ke level yang paling tinggi.
Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 81) menyatakan DFD adalah suatu alat dalam perancangan yang menggunakan simbol – simbol untuk menggambarkan aliran data melalui serangkaian proses yang saling berhubungan.
Ada beberapa tahapan dalam pembuatan DFD yaitu :
a. Diagram konteks, digunakan untuk menggambarkan sistem secara global
b. Diagram Level Nol, digunkan menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada dalam diagram konteks.
Diagram Detil (level satu), digunakan untuk manggambarkan arus data yang lebih mendetail dalam proses diagram level nol.
2.3. Normalisasi
Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data / database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Kegunaan normalisasi :
b. Memudahkan indentifikasi entiti/obyek.
c. Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan. Langkah – Langkah Normalisasi :
1. Normal Pertama (1 st Normal Form) Aturan :
a. Mendefinisikan atribut kunci b. Tidak adanya group berulang
c. Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci 2. Normalisasi Kedua (2nd Normal Form)
Aturan :
a. Sudah memenuhi dalam bentuk normal ke satu
b. Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.
3. Normalisasi Ketiga (3rd Normal Form) Aturan :
a. Sudah berada dalam bentuk normal kedua
b. Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field bukan kunci lainnya).
2.4. Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic yang sering disingkat VB selain disebut juga sebagai bahasa pemrograman yang berorientasi objek, juga sering disebut sebagai sarana untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows.
2.5. Microsoft SQL server 2000
Microsoft SQL Server perangkat lunak Relational Database Management System (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi penjualan database berukuran besar dangan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudian dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator.
3. Analisis
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga diadakan perbaikan-perbaikan.
Tahap analisis ini sangat penting dan kritis untuk dilakukan, maka tahap ini harus dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem, sebab apabila terjadi kesalahan di dalam tahap ini maka akan menyebabkan kesalahan dibagian selanjutnya. Analisis sistem ini dilakukan oleh seseorang yang disebut analisis sistem dimana analisis bertugas untuk menemukan kesalahan-kesalahan ataupun kelemahan-kelemahan yang terjadi didalam sistem agar dapat diusulkan perbaikannya.
3.2. Analisis Kebutuhan
Perancangan dan pengembangan sistem mempunyai tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta dapat meningkatkan kualitas kerja. Informasi adalah hal yang sangat penting dan dibutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kerja instansi tersebut.
Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem kedalam 4 jenis yaitu kebutuhan perangkat keras (Hardware), kebutuhan perangkat lunak(Software), kebutuhan informasi (Informasi), kebutuhan pengguna (User). Berikut penjelasan dari masing-masing kebutuhan diatas :
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang dimaksud disini adalah alat yang akan digunakan untuk pengolahan dan penyajian laporan. Perangkat kerasnya adalah perangkat alat komputer seperti Monitor, CPU, Printer, dan lain-lain.
Perangkat lunak yang dimaksud adalah program atau aplikasi yang berfungsi mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Perangkat yang digunakan adalah windows 7 sebagai sistem operasi dan Visual Basic 6.0 untuk membuat aplikasi sebagai interface dan SQL Server untuk mengolah database aplikasi.
3. Kebutuhan Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting untuk administrasi kependudukan, karena tanpa adanya informasi yang valid maka sistem tidak sepenuhnya bisa berjalan dengan baik karena informasi yang baik akan menghasilakan kinerja yang baik juga. Dalam administrasi kependudukan, sangat dibutuhkan laporan-laporan yang berhubungan dengan kelancaran hal-hal yang dapat mendorong terciptanya peningkatan kinerja dalam melakukan pengolahan data. Kebutuhan informasi yang akan dihasilkan merupakan informasi mengenai laporan data penduduk, laporan kartu keluarga, laporan kartu tanda penduduk, laporan kelahiran dan laporan kematian.
4. Kebutuhan Pengguna(user)
User merupakan orang yang terlibat dalam penggunaan aplikasi untuk melayani penduduk. Dalam pengoperasian program yang dibuat nanti akan memerlukan sejumlah orang yang akan terlihat dalam pembuatan sistem ini, diantaranya:
a) Operator, atau Administrator diperlukan 1 orang saja. b) Pegawai
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan.
4.2. Form Utama
Form utama merupakan yang merupakan induk dari semua sub-form sekaligus sebagai area kerja.
Gambar Form Utama
4.3. Form Operator
Form Operator merupakan form yang digunakan untuk manajemen data pegawai, pada form ini dijuga disertakan password yang sekaligus bisa digunakan untuk mendapatkan hak akses ketika menggunakan aplikasi.
Gambar Form Operator
4.4. Form Penduduk
Form penduduk digunakan untuk manajemen data penduduk yang sekaligus dapat digunakan untuk keperluan lainnya seperti pembuatan KTP, KK, dan lain lain.
4.5. Form Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Form KTP digunakan untuk manajemen data KTP bagi penduduk yang ingin membuat KTP.
4.6. Form Kartu Keluarga (KK)
Form KK digunakan untuk manajemen data KK bagi penduduk yang ingin membuat KK.
Gambar Form KK
4.7. Form Akta Kelahiran
Form kelahiran digunakan untuk manajemen data kelahiran penduduk dan dapat digunakan untuk pembuatan Akta Kelahiran.
Gambar Form Kelahiran
4.8. Form Akta Kematian
Form kematian digunakan untuk manajemen data kematian penduduk. Data-data tersebut juga bisa dimanfaatkan untuk keperluan statistik.
4.9. Laporan Penduduk
Gambar Laporan Penduduk
4.10. Laporan KK
4.11. Laporan KTP
Gambar Laporan KTP
4.12. Laporan Kelahiran
4.13. Laporan Kematian
5. Kesimpulan
Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan digunakan untuk menyediakan suatu sistem informasi yang mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data kartu keluarga, data kartu tanda penduduk, data penduduk yang meninggal dan laporan-laporan data penduduk.
Sistem informasi kependudukan ini akan sangat bermanfaat karena selain memudahkan proses pendataan penduduk, pentatan biodata penduduk dan pembuatan surat, juga dapat menghemat waktu, mengurangi resiko kesalahan pembuatan surat-surat dan pembuatan laporan serta memudahkan dalam mendapat informasi. Sehingga bagian-bagian yang berhubungan dengan penduduk dapat lebih mudah dan cepat dalam melaksanakan tugasnya dan dengan hasil yang maksimal, juga dapat menigkatkan kualitas sekaligus kuantitas layanan terhadap konsumen.
Dari berbagai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi dan untuk mengakhiri laporan skripsi ini, maka penulis menarik beberapa kesimpulan pokok mengenai permasalahan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Lama
Pada sistem lama yang memiliki beberapa kekurangan antara lain :
a. Membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data, karena pengolahan data masih dilakukan secara manual
b. Informasi yang disampaikan masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu, disebabkan masih sering terjadinya gangguan dalam penyampaian informasi.
c. Terlalu banyak menghabiskan biaya, tenaga dan waktu dalam pengolahan dan penyampaian informasi.
d. Masih sering terjadi informasi yang kurang akurat, akses yang masih terbatas sering terjadi kesalahan karena kurang ketelitian dalam pengolahan data.
e. Informasi yang disampaikan terlalu terbatas pada area, sehingga jika ingin mendapatkan informasi tambahan harus bertemu langsung dengan pihak-pihak terkait
2. Sistem Baru
a. Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan data sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat.
b. Sistem yang baru lebih baik, karena dapat memberikan informasi yang akurat.
5.1. Saran
Untuk kelancaran operasional secara umum didalam organisasi, maka perlu diberikan saran-saran untuk pengembangan selanjutnya dalam bidang ini antara lain :
1. Dengan sistem yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segara dicari pemecahan masalah-masalahnya dan segera dapat diperbaiki.
2. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berkepentingan.
3. Supaya kegiatan yang dilakukan dapat memberikan hasil yang maksimal maka perlu ditingkatkan ketelitian personil dalam pengolahan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
DAFTAR PUSTAKA
Sunyoto Andi, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,Andi Offset, Yogyakarta, 2007.
Rudyanto Arief, M, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2006.
Al Fatta, Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta, 2007.
Kusrini,M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta, 2007.
