ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Umum
Membangun sebuah aplikasi yang bertujuan untuk mengendalikan pengadaan stock memang suatu hal yang lumrah di zaman sekarang ini, tetapi dengan berabasiskan web dan menggunakan metode JUST IN TIME,maka aplikasi ini dapat digunakan dengan mudah dan ditunjang dengan user interface yang bersahabat.
Pada tahap analisis sistem ini, semua kebutuhan perangkat lunak di definisikan sesuai dengan tujuan yang ingin di capai. Adapun analisis tersebut
menyangkut tentang masukan (input) dan keluaran (output) dari perangkat lunak
Perangkat lunak yang akan di bangun adalah sistem inventory control yang dapat mengendalikan persediaan stock material untuk proses produksi dengan
memanfaatkan jaringan komputer LAN (local Area Network) dan Web Browser.
Sistem ini bekerja dengan menggunakan jaringan klien (Client) dan server, Pada
sebagian besar kasus, server biasanya mengirim data, sedangkan client menerimanya, dimana server membuka koneksi dan klien melakukan koneksi terhadap server. Dalam kata lain, client melakukan permintaan suatu informasi atau mengirim perintah ke server. Server akan menerima permintaan dan perintah client.
Kemudian server akan memproses berdasarkan permintaan tersebut untuk ditampilakan pada web browser.
3.2 Tujuan perancangan aplikasi Inventory Control
Sistem Inventory Control yang saat ini digunakan di PT. Dinamika Jaya adalah sistem manual yang mengharuskan setiap pegawai atau operator melakukannya secara sederhana. Meskipun sudah dilengkapi dengan komputer namun penggunaannya belum optimal, Sistem yang ada masih dilakukan secara semi komputerisasi. Jenis dan jumlah barang yang terus bertambah dengan arus kelaur masuk barang yang semakin meningkat. Hal ini menyebabkan kontrol terhapap inventory semakin sulit dilakukan.
Proses pengolahan data belum terprogram secara menyeluruh, mengakibatkan pencarian data yang sulit dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Dibutuhkan suatu sistem pengolahan data inventory stock barang untuk menangani permasalahan tersebut. Hal ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dalam menunjang proses produksi.
Admin /pegawai mancatat setiap transaksi yang terjadi ke dalam kartu stock, dimana didalam kartu tersebut terdapat keterangan tentang nama barang, id barang, id pegawai, qty stock, sisa stock dan tanggal, yang harus diisi secara manual. Proses ini berlangsung selama kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berjalan,
Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses pendataan dan proses order
barang-barang keperluan produksi dapat terkendali secara sitematis, lebih efisien, dan memudahkan dalam proses stock opname.
3.3 JUST-IN-TIME
Sistem JIT dikembangkan untuk menghilangkan ketergantungan pada inventory. Dengan sistem JIT, Departemen Pengadaan dan Kontrak hanya berurusan dengan pemasok tunggal untuk material tertentu. Hal ini berdasarkan pertimbangan untuk memudahkan pengendalian terhadap pemasok itu. Hampir semua material yang pengadaan diatur dengan MoU, sistem pembeliannya menggunakan sistem JIT. Material yang pemesanannya menggunakan sistem JIT antara lain: Plat SPC untuk semua ukuran, sheet, Pulp Paper dan lain-lain.
Ciri-ciri sistem pembelian JIT pada proses pengadan material adalah: 1. Adanya kontrak jangka panjang yang diatur dalam Mou
2. Kuantitas penyerahan dapat bervariasi tetapi tetap untuk bentuk kontrak keseluruhan
3. Membina hubungan dengan sedikit pemasok (pemasok tunggal) dalam lokasi yang berdekatan
4. Penghitungan dan inspeksi kedatangan material dikurangi dan mungkin di-hilangkan, dalam hal ini tanggung jawab dialihkan ke pemasok
5. Pemasok dievaluasi berdasarkan pada kualitas material, performansi penyerahan, dan harga, bukan hanya pada harga semata.
6. Tujuan utama negosiasi dan proses kontrak adalah untuk mencapai kualitas matarial malalui kontrak jangka panjang dan harga yang pantas (saling men-guntungkan)
3.4 Perancangan Aplikasi
3.4.1 PemodelanUse Case Diagram
Use Case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
Use Case diagram dari Inventory Control yang terlihat pada gambar 3.1 dimana
pada sistem ini Staff PPIC mempunyai wewenang penuh dalam proses pembatalan atau approval Inventory request.
View Inventory Stock Inventory Request Purchase Order Received Order Review and Approve Inventory Request Create master data Admin Staff PPIC Engineering Product Login <include> <in clu de> <in clu de> <in clu de> <inclu de>
Gambar 3.1Diagram Use Case Inventory Control
Tabel 3.1 Daftar deskripsi Use Case Login
Use case Specification
Name Use case Login
Description Proses Login ke menu utama dari aplikasi inventory
control
Actor Admin, Staff PPIC, Engineering
Pre-Condition Sistem menyediakan form input untuk username dan
password
Post-Condition Sistem akan cek ke database apakah username dan
password yg diinput sesuai atau tidak.
Use case Specification
Name Use case View Inventory Stock
Description Menampilkan stock Material yg tersedia
Actor Admin
Pre-Condition Sistem menyediakan form Search, yg akan diinput
oleh user dengan nama barang yg akan dicari.
Post-Condition Sistem akan cek ke database mengenai item yg
dicari, dan menampilkan detail dari item tersebut
Tabel 3.3 Daftar deskripsi Use Case Inventory Request
Use case Specification
Name Use case Inventory Request
Description Membuat data barang yang akan diorder
Actor Admin
Pre-Condition
• Sistem menampilkan seluruh inventory
request yg telah dibuat sebelumnya
• Sistem menyediakan form kosong untuk
diinput admin
Post-Condition Sistem akan post kedalam database dan menunggu
approval dari Staff PPIC untuk dibuatkan PO
Tabel 3.4 Daftar deskripsi Use Case Purchase Order
Use case Specification
Name Use case Purchase Order
Description Membuat pesanan pembelian berdasarkan pada
inventory request
Actor Admin, Staff PPIC
Pre-Condition
• Sistem menyediakan form yang nanti akan
diiput dengan acuan dari IR.
• Sistem menampilkan Inventory request
Post-Condition Sistem menyimpan ke database untukpemeriksaan
pada saat membuat received order
Use case Specification
Name Use case Received order
Description Proses penerimaan barang-barang yang telah dipesan
berdasarkan PO
Actor Admin, Staff PPIC, Engineering
Pre-Condition Sistem menyediakan form input untuk menambah
data pada inventory stock
Post-Condition Sistem menyimpan data barang yang datang
kedalam database
Tabel 3.6 Daftar deskripsi Use Case Approval PO
Use case Specification
Name Use case Approval PO
Description Bukti bahwa PO yang dibuat disetujui
Actor Staff PPIC
Pre-Condition
Setelah PO dibuat dan berstatus “request approval” maka, Staff PPIC berhak menyetujui/membatalkan PO tersebut melalui Form yang ada.
Post-Condition Sistem meyimpan hasil keputusan kedalam database.
Tabel 3.7 Daftar deskripsi Use Case Create Master data
Use case Specification
Name Use case Create Master data
Description Engineering membuat master item baru untuk
keperluan inventory request
Actor Engineering
Pre-Condition Sistem menyediakan form input untuk yang akan
diisi oleh user
Post-Condition Sistem post ke database, dan menyimpannya
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah skenario. Diagram ini senunjukan sejumlah contoh ojek dan pesan yang diletakan
diantara objek-objek didalam use case (Munawar,2005: 1)
Cek Stock Inventory request Purchase Order Admin Membuat IR Membuat PO Approval Approval Staff
Gambar 3.2 Sequence Diagram Inventory Control
Dari diagram sequence diatas dapat dilihat bahwa admin hanya memasukan
data data barang-barang yang akan diorderkan, membuat inventory request, membuat purchase request dan lain sebagainya. Namun semua itu membutuhkan approval/ persetujuan dari staff yang bertanggung jawab.
Login
Melihat data
Stock Inventory Request Database
Tambah data
Simpan
Gambar 3.3 Sequence Diagram Update Inventory Request
Proses Inventory Request hanya dilakukan oleh seorang admin setelah Form PUD (Permintaan untuk di Orderkan) mendapat persetujuan. Untuk membeli sebuah barang keperluan produksi, setiap divisi yang ada harus mengisi form PUD dan diisi sesuai dengan barang yang diinginkan, dan form tersebut harus mendapat persetujuan oleh manajer utama.
Setelah mendapat approval, form tersebut diserahkan ke admin untuk dibuatkan Inventory request. inventory request yang telah dibuat disimpan didalam database, dan menunggu approval lagi dari staff PPIC selanjutnya akan dibuatkan Purchase order.
Login
Melihat data
Data Inventory Request
Approval Staff PPIC
Gambar 3.4 Sequence Diagram Approval Inventory Request
Sequence diagram diatas menjelaskan bahwa jika seorang staff PPIC ingin melihat data, dan mengapprove Inventory request harus melakukan login terlebih dahulu.
3.4.3 Pemodelan Activity Diagram
Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah acticity diagram bisa mendukung prilaku pararel sedangkan flowchart tidak bisa.
Melakukan proses login
Cek Ketersediaan Barang
Inventory Request
Exit Simpan data
Tidak ada Ada
Gambar 3.5 Diagram Activity Cek Inventory Stock
Pada proses ini user melakukan Login terlebih dahulu, dan untuk
melakukan pemeriksaan stock user cukup mencari pada menu search yang ada di dashboard dan memasukan nama dari barang yang dicari. Kemudian kita melihat detail dari item tersebut.
Setelah melihat detail kondisi stock barang, maka kita akan mengetahui berapa banyak jumlah stock yang tersimpan, dan seandainya kurang kita bias mengetahui berapa banyak yang dibutuhkan sesuai keperluan produksi.
Melakukan Login
Cek Inventory Request
Approval
Simpan data
Exit
Ya Tidak
Gambar 3.6 Diagram Activity Approval Inventory Request
Setiap inventory request yang dibuat, harus melalui tahapan approval terlebih dahulu. Hal ini ditujukan agar dalam setiap pemesanan suatu barang dapat terkendali secara sistematis. Dan untuk malakukan proses approval ini diperlukan user yang memiliki otoritas tersebut. Dalam hal ini user yang mempunyai otoritas hanya diberikan kepada kepala PPIC dan manager yang bersangkutan.
Melakukan Login Memeriksa apakah item baru atau bukan
Menampilkan data Membuat Master Item Baru
Menyimpan Data Exit
Ya Tidak
Gambar 3.7 Diagram Activity Create master data
3.4.4 Pemodelan Class Diagram
Hubungan antar klas aplikasi pengelolaan antrian dan bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan sistem digambarkan dalam sebuah Class diagram seperti dibawah ini :
Gambar 3.8 Class Diagram Inventory control - purchasing_po_id * - purchasing_po_no - purchasing_po_approve - purchasing_po_note - purchasing_po_date - purchasing_po_attn - purchasing_po_user_create - purchasing_po_delivery_date - supplier_list_id * purchasing_po + Login()
+ Buat Purchase order() + Edit Purchase order() - Approve Purchase order() - inventory_section_id * - Inventory_list_id * - inventory_section_code - inventory_section_name inventory_section + Login()
+ Buat inventory section() + Ubah inventory section() + Lihat data() - inventory_list_id * - ppic_request_id * - Inventory_category_id - supplier_list_id - inventory_list_name - inventory_list_type - inventory_list_qty inventory_list + Login() + Lihat stock() + Tambah stock() + Edit stock() - supplier_list_id * - supplier_list_name - supplier_list_address - supplier_list_code supplier_list + Login()
+ Input data supplier() + Ubah data supplier() + Lihat data supplier() - ppic_request_id * - ppic_request_no * - ppic_request_date - ppic_request_type - ppic_request_approve - ppic_request_urgent - ppic_request_note ppic_request + Login()
+ Input Data PPIC Request() + Ubah Data PPIC Request() + Ajukan Approval() - users_id * - users_name - users_pass - users_remark - users_last_log - users_session_code - users_group - users_is_admin users + Login() + Ubah password() + Buat user baru() + Edit user() - receive_order_id * - receive_order_do_no * - receive_order_approve - receive_order_note - receive_order_user_submit - receive_order_date - purchasing_po_id - receive_order_type receive_order + Login()
+ Input receive order() + Cek inventory stock() - Periksa purchase order() 1 1..* 1..* 1 1 1..* 1 1..* 1..* 1 1 1 0..1 1 1
3.5 Perancangan basis data
Sebuah perancangan basis data sangat penting untuk memenuhi kebutuhan
sebuah aplikasi. Perancangan basis data ini diharapkan dapat terus menerus dipakai. Oleh karena itu, perancangan basis data tidak hanya secara fisik tetapi juga secara konseptual, yaitu proses dan informasinya sesuai dengan keinginan perusahaan.
Aplikasi perangkat lunak merupakan aplikasi pengelolaan antrian, dimana setiap saat terjadi transaksi data yang perlu untuk disimpan. Pada aplikasi ini, basis data menggunakan model RDBMS (Relational Data Base Management System)
Dalam pembuatan basis data di atas, dapat dilihat bahwa entitas-entitas
tersebut saling terhubung. Dibawah ini merupakan gambar relasi antar tabel yang saling terkait.
Dibawah ini adalah beberapa data yang digunakan dalam aplikasi inventory control:
• Tabel Purchasing PO
Table ini berisi data-data yang berhubungan dengan purchase order yang akan dikirim ke supplier
Table 3.8 Tabel Purchasing PO purchasing_po
Nama Field Type Data Deskripsi
purchasing_po_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi PO
purchasing_po_no varchar(25) Kode untuk Nomor PO
supplier_list_id int(10) Field untuk identitas supplier
purchasing_po_attn varchar(50) PIC Pada PO yang dibuat
purchasing_po_date date Tanggal pembuatan PO
purchasing_po_approve char(1) Field untuk approval PO berisi "Y" or "N"
purchasing_po_delivery_date date Permintaan Tanggal pengiriman
purchasing_po_note varchar(100) Catatan tambahan untuk setiap PO
purchasing_po_user_create int(10 Field untuk identitas user pembuat PO
purchasing_po_user_approve int(10) Field untuk identitas peng-approve PO
• Tabel PPIC Request
Table ini berisi data-data yang berhubungan dengan permintaan barang-barang yang akan di order.
Table 3.9 Tabel PPIC Request ppic_request
Nama Field Type Data Deskripsi
ppic_request_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi Permintaan
ppic_request_no varchar(30) Kode untuk Nomor Permintaan
ppic_request_date date Tanggal permintaan
ppic_request_urgent char(1) Identifikasi apakah Urgent atau tidak
ppic_request_approve char(1) Field untuk approval IR berisi "Y" or "N"
ppic_request_note mediumtext Catatan tambahan
ppic_request_user_create int(10) Field untuk identitas user pembuat Permintaan
ppic_request_user_know int(10) Field untuk CC user lain
ppic_request_user_approve int(10) Field untuk identitas peng-approve
ppic_request_date_approve date tanggal Approval
• Tabel Inventory List
Table ini berisi data-data yang barang-barang apa saja yang akan di order dan pernah di order sebelumnya.
Table 3.10 Tabel Inventory List
• Tabel Inventory Section
inventory_list
Nama Field Type Data Deskripsi
inventory_list_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi barang
inventory_category_id int(10) Indentitas kategori
supplier_list_id int(10) Identitas supplier
inventory_list_name varchar(50) Nama Item dalam inventory
inventory_list_type varchar(50) type Item dalam inventory
inventory_list_qty_in int(10) item yang masuk
inventory_list_qty_out int(10) item yang keluar
Table ini berisi data-data pengelompokan barang-barang berdasarkan kategori pemakaian dan departemen pemakai.
Table 3.11 Tabel Inventory section inventory_section
Nama Field Type Data Deskripsi
inventory_section_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi jenis barang
inventory_section_name varchar(50) Nama identitas barang
inventory_section_code varchar(3) Kode Penamaan identitas barang
• Tabel Supplier List
Table ini berisi data-data nama supplier yang akan kita kirim PO Table 3.12 Tabel Supplier list
supplier_list
Nama Field Type Data Deskripsi
supplier_list_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi Supplier
supplier_list_name varchar(50) Nama Supplier
supplier_list_code varchar(3) kode supplier
supplier_list_address varchar(100) Alamat Supplier
• Tabel Receive order
Table ini berisi data-data barang yang diterima berdasarkan purchase order Table 3.13 Tabel receive order
receive_order
Nama Field Type Data Deskripsi
receive_order_id*(PK) int(10) Kode untuk mengidentifikasi
receive_order_do_no varchar(25) Nomor Receive order
purchasing_po_id int(10) Nomor id PO
receive_order_date date Tanggal Received Order
receive_order_user_submit int(10) Admin yg membuat received oder
receive_order_note mediumtext Catatan tambahan
receive_order_approve char(1) Approval Received order
Table ini berisi tentang data user yang berhak menggunakan aplikasi dan juga otoritas yang diberikan kepada setiap user.
Table 3.14 Tabel Users users
Nama Field Type Data Deskripsi
users_id*(PK) int(10) Kode untuk ID user
users_name char(50) Nama User
users_pass char(50) Password user
users_is_admin tinyint(2) Status user apakah admin atau bukan
users_group int(10) Group user
users_session_code char(50) Sesi user
users_last_log datetime Login terakhir user
users_remark char(255) Catatan tentang status user
Hal pertama yang harus dilakukan oleh setiap sebelum menggunakan aplikasi ini adalah Login. Dikarenakan ada perbedaan otoritas bagi setiap user yang aktif, maka proses ini menjadi tampilan utama ketika memasukan nama aplikasi ini pada web browser.
Setelah berhasil melakukan proses login, aplikasi ini akan mendirect secara otomatis ke menu utama pada aplikasi ini. Dalam menu utama, kita akan disuguhkan oleh tampilan yang cukup user friendly. Yang ditujukan agar setiap user yang menggunakan aplikasi ini dapat dengan mudah menggunakannya.
Selain ada menu utama, ada juga sub menu yang dibuat untuk membuat inventory request. Berikut beberapa tampilan menu yang digunakan.
3.6.1 Halaman Login
Halaman untuk memasukkan user id dan kata sandi masing-masing pegawai sebelum dapat mulai beraktifitas didalam aplikasi. Berikut rancanan antar muka login :
Gambar 3.9 Tampilan Menu Login
3.6.2 Halaman Menu Utama
Banner Username Password
Remember me
Setelah user memasukan username dan password yang telah terdaftar dalam database, maka secara otomatis user akan langsung dihadapkan pada menu utama, dimana nanti user dapat memilih menu sesuai kebutuhan
Dashboard Warehouse Purchasing Manufacturing
Access Privilages Menu Management User Profile Log Out
Footer Banner
Master Data
Manage User
Gambar 3.10 Tampilan Menu Utama
Halaman ini digunakan untuk membuat permintaan barang yang akan diorderkan, seorang admin PPIC akan membuat list item yang akan diorder dengan
mengklik +new pada kanan atas.
Footer
Access Privilages Menu Management User Profile Log Out
Banner
Manage User
Dashboard Warehouse Purchasing Manufacturing Master Data Inventory request
#ID Request No. Date Quantity Request Order Reject
Urgent Status Detail + NEW
Description
Gambar 3.11 Tampilan Menu Inventory Request
Setelah user membuat sebuah Inventory request, maka user akan dihadapkan pada sebuah jendela pop-up yang berfungsi menambahkan item-item yang akan diorder ke dalam inventory list request.
Detail Request Cunsumable
Inventory Section *) Inventory Category *) Inventory Name *) Inventory Type *) Qty Request *) Note : Save Cancel *) Wajib diisi New Detail x
Gambar 3.12 Tampilan sub Menu Detail Inventory Request
3.6.5 Halaman Menu Add Supplier List
Untuk membuat sebuah Purchase order (PO), yang dibutuhkan adalah item barang yang akan diorder dan supplier yang akan menerima permintaan kita. Pada aplikasi ini menyediakan form untuk menambahkan supplier baru, yang nantinya akan dimasukan kedalama database perusahaan.
Add New Supplier List Supplier Name *)
Supplier Code *)
Address *)
Save
Gambar 3.13 Tampilan Menu Add New Supplier List
3.6.6 Halaman Menu Add Inventory Section
Setiap item name yang ada didatabase, akan dikelompokan menjadi beberapa section berdasarkan fungsi, kategori dan jenis barang. Misalnya untuk kertas A4, ballpoint, stabillo akan menggunakan section Alat tulis kantor (ATK). Dan untuk Hoist, Hand pallet, Hand Lift, Crane akan menggunakan section Alat Bantu Produksi (ABP).
Add New Inventory Section
Inventory Section Name *)
Section Code *)
Save
3.6.7 Halaman Menu Add New User
Setiap user memiliki hak akses dan fungsi yang berbeda-beda, ada yang full akses (read, write, rewrite dan approval) dan ada juga yang hanya mendapatkan akses untuk melihat saja. Untuk menentukan user mana yang mendapat kan akses penuh ke dalam sistem dan user mana yang mendapatkan akses terbatas dapat diatur dalam form add new user dibawah ini.
Add New User
Username : Submit Password : Administrator : User Group : Remarks : Reset Cancel
