1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi.
Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah
organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah
berdirinya suatu organisasi, kegitan-kegiatan yang telah dijalankan, maupun
kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai
pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat
betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan
pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.
Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan,
perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang
telah ditentukan. Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan
yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka makin banyak pula arsip yang
tercipta. Hal ini tidak bisa didiamkan begitu saja karena disamping menyita
tempat, tenaga dan waktu, informasi yang bersifat penting pun dapat hilang.
Menyadari akan permasalahan ini tidak mengubah pandangan sebagian
organisasi untuk membenahi sistem kearsipan mereka sehingga kegiatan
pengelolaan arsip diabaikan saja dan menganggap bahwa arsip tidak perlu
penanganan khusus dan cukup disimpan pada media tertentu saja tanpa
memperdulikan akibatnya nanti. Kearsipan memegang peranan penting dalam
jalannya sebuah organisasi.
Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan suatu peraturan
perundang-undangan agar kegiatan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik.
Pada suatu organisasi, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari
kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan
dalam suatu pengurusan, baik mengenai pengumpulan, pengelompokan,
penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan atau pemusnahan arsip.
2
Manajemen arsip berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi
terciptanya, pengendalian, dan penyimpanan pada arsip, sehingga banyak
pekerjaan yang lain tertangani dan dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya.
Arsip memerlukan suatu tipe manajemen yang spesifik. Hal itu tidak
cukup untuk mengelola arsip sebagaimana bentuk informasi lainnya, karena arsip
tersebut suatu kategori informasi yang berbeda dan harus diperlakukan sesuai
dengan karakternya. Demikian pula manjemen kearsipan tidak dipandang sebagai
suatu hal yang berdiri sendiri, tetapi harus dipandang sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari manajemen sistem informasi secara keseluruhan.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan
ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun
kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka
melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas
pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap milik seorang pasien. Berkas
pasien ini belum seleruhnya dilakukan secara baik. Manajemen arsipnya masih
berjalan secara manual dan masih kurang SDM yang belum memahami
manajemen kearsipan.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka
penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “MANAJEMEN
KEARSIPAN PADA RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA
UTARA”. Sistem manajemen kearsipan amat penting bagi penunjang
kelangsungan Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
I.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
- Untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen kearsipan pada
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
- Untuk mengetahui apakah manajemen arsip berfungsi secara baik atau
tidak.
3
I.3 Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini terlebih dahulu diadakan penelitian pada
manajemen kearsipan yang dipergunakan oleh RS Jiwa Provsu untuk mengetahui
permasalahan yang ada. Sehubungan dengan keinginan penulis membahas topic
Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. Dan
penulis membatasi ruang lingkup penulisan yakni, arsip aktif dan arsip in aktif
khususnya terhadap terciptanya arsip, pengendalian dan penyimpanan arsip
tersebut.
I.4 Metode Penulisan Data
Untuk memperoleh dan mengumpulkan data dalam penulisan kertas karya
ini penulis mengadakan metode sebagai berikut :
1. Studi Kepustakaan ( Library Research )
sebelum penulis melakukan penelitian di lapangan terlebih dahulu penulis
membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relevan dengan
masalah yang akan dibahas, baik yang ada di perpustakaan maupun yang
ada pada penulis sendiri.
2. Studi Lapangan( Field Research )
dalam usaha untuk memperoleh data dalam penulisan kertas karya ini,
penulis mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian
manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
3. Wawancara (Interview)
Wawancara dengan menanyakan secara langsung kepada pimpinan dan
sekretaris bagaimana sistem kearsipan yang digunakan Rumah Sakit Jiwa
Provinsi Sumatera Utara beserta hal-hal yang perlu penulis ketahui.
