MODEL EVALUASI KINERJA VENDOR
Tiena G. Amran, SD Tri Wulandari, Oktabrianto Prasyudi Program Studi Magister Teknik IndustriUniversitas Trisakti
tiena_amran@yahoo.com, sd_triwulandari@yahoo.com, oktabrianto@gmail.com
ABSTRAK
Dalam melakukan proses produksi, PT. XYZ bekerja sama dengan banyak vendor untuk membuat part – part, karena perusahaan tidak memiliki teknologi pembuatan part tersebut. Dengan tujuan untuk minimasi cost dan kontrol kualitas yang lebih mudah. Saat ini jumlah part yang di supply oleh vendor kurang lebih sebanyak 9000 nomor part yang berasal dari 210 vendor. Karena jaminan kualitas menggunakan sistem sampling, tidak mungkin memastikan semua delivery vendor tepat waktu, dan proses seleksi vendor hanya berdasarkan harga. Maka perlu dilakukan evaluasi dan perbaikan terhadap kinerja vendor. Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat : model penilaian evaluasi kinerja vendor, model audit evaluasi vendor, dan model kontrol perbaikan hasil audit dengan statistical process control (SPC). Penelitian ini menghasilkan model penilaian evaluasi kinerja dengan 3 kriteria utama quality, delivery, dan service, serta model ini juga merekomendasikan jenis audit yang perlu dilakukan. Model audit evaluasi vendor dibagi menjadi 3 jenis sesuai dengan kriteria penilaian, dengan tujuan proses audit menjadi lebih detail dan mempersingkat waktu audit. Model kontrol perbaikan hasil dengan SPC memberikan informasi pada auditor mengenai hasil perbaikan sudah dijalankan dengan baik dan berjalan stabil atau tidak.
Kata Kunci : SPC, Quality, Delivery, Service. ABSTRACT
In the production process, PT. XYZ works with many vendors to make the parts, because the company does not have the parts making technology. With the aim of minimizing the cost and quality control easier. Currently the number of parts that are supplied by the vendor of approximately 9000 part numbers from 210 vendors. Due to quality assurance sampling system, it is impossible to make sure all the vendors on time delivery, and vendor selection process based on price. Then need to be evaluated and improved the performance of the vendor. The purpose of this research is to create : a model of vendor performance evaluation appraisal, a model of vendor evaluation audit, and a model of improved control of audit results with statistical process control (SPC). This research resulted in the model of vendor performance evaluation appraisal with 3 main criteria of quality, delivery, and service, and this model also recommends the type of audit needs to be done. A model of vendor evaluation audit is divided into three types according to the appraisal criteria, with the goal of becoming more detailed audit process and shorten the time of the audit. A model of improved control of audit results with SPC give the auditor information regarding the results of improvement has been run and is running stable or not.
Keyword : SPC, quality, delivery, service.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Perusahaan dibidang manufaktur saat ini berlomba-lomba dalam menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Untuk mencapai hal tersebut, maka tiap perusahaan memiliki strategi berbeda-beda. Salah satu strategi yang menjadi pilihan adalah membuat part pada pihak eksternal (vendor), dengan tujuan
minimasi cost dan kontrol kualitas yang lebih mudah.
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 66
dan beberapa industri. Vendor sangat penting dalam hal proses pembelian perusahaan bukan hanya terkait keuangan saja, karena kinerja vendor berdampak langsung pada efisiensi dan efektivitas perusahaan pelanggan dan merupakan hal yang vital.
Untuk memastikan bahwa kinerja
vendor cukup memadai, program evaluasi
vendor pun telah dikembangkan.
Beberapa program memastikan bahwa
vendor memenuhi harapan dalam jangka
pendek, sementara fokus jangka panjang adalah melakukan pengembangan vendor
yang berkaitan dengan kinerja. Krause dan Ellram (1997), dalam sebuah survei terhadap 350 - 500 perusahaan disimpulkan bahwa evaluasi kinerja merupakan hal penting terhadap program pengembangan supplier. Meskipun perusahaan tidak memiliki program pengembangan formal, evaluasi supplier
merupakan hal penting. Menurut Hugos (2003) nilai dari kualitas produk, pelayanan dan ketepatan waktu pengiriman adalah beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan dalam mengevaluasi vendor. Metode tersebut dapat membantu organisasi mengevaluasi
vendor dan untuk mengetahui
efisiensinya. Sedangkan pada penilaian kinerja tradisional, harga dan biaya digunakan sebagai dimensi yang mendominasi dalam evaluasi kinerja
vendor (Wilson,1994).
Menurut ISO 9001 : 2008 pada klausul 8 pengukuran, analisis, dan
perbaikan. Organisasi
harusmerencanakan dan
mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk:
a) memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk,
b) memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan
c) terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.
Kemudian pada poin 8.5 perbaikan, 8.5.2 tindakan korektif dinyatakan bahwa : Organisasi harus melakukan
tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.
Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi :
a) peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan), b) penetapan penyebab ketidaksesuaian, c) penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang,
d) penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
e) rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan
f) peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
Terkait hal tersebut, PT. XYZ merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi produk elektronik. Dalam melakukan proses produksinya PT. XYZ bekerja sama dengan banyak vendor
untuk membuat part – part yang teknologinya tidak dimiliki perusahaan, dengan tujuan untuk minimasi cost dan kontrol kualitas yang lebih mudah. Sebagian besar part yang digunakan di area assembly dibuat oleh vendor. Saat ini jumlah part yang di supply oleh
vendor kurang lebih sebanyak 9000
nomor part yang berasal dari 210 vendor. Dalam penentuan pemilihan vendor
tersebut, saat ini lebih dititik-beratkan terkait pada harga karena belum ada mekanisme proses seleksi vendor.
Dalam memastikan kualitas part
vendor, dilakukan dengan cara inspeksi
oleh Incoming Quality Control (IQC).
Part yang dikirim oleh vendor dilakukan inspeksi dengan metode sampling
Acceptance Quality Level (AQL) dan Fix
Sampling oleh IQC untuk memastikan
Tetapi tidak semua part dilakukan inspeksi, terhadap part – part yang tidak ditemukan masalah pada saat inspeksi
IQC sebanyak 25 lot delivery maka tidak dilakukan inspeksi. Karena jaminan kualitas oleh IQC berupa inspeksi
sampling, sehingga potensi suatu masalah
terloloskan ke bagian produksi selalu ada. Maka dari itu, bagian IQC perlu mereview kinerja dan melakukan perbaikan vendor dalam rangka meminimasi dan menghilangkan permasalahan yang diakibatkan oleh
vendor.
Kemudian dalam menjamin supply
yang baik dari vendor, PT XYZ melakukan penilaian terhadap kinerja
delivery vendor. Kondisi ini perlu
dilakukan untuk menjamin part yang dikirim oleh vendor dapat diterima sesuai
schedule delivery. PT XYZ melakukan
penilaian terhadap ketepatan waktu
delivery terhadap purchase order yang
dikeluarkan oleh bagian purchasing PT XYZ. Dari hasil penilaian delivery
tersebut diketahui vendor mana saja yang memiliki kinerja delivery yang baik dan buruk. Berdasarkan data periode sebelumnya diketahui 22 vendor
memiliki kinerja delivery yang buruk. Terkait permasalahan dan penjelasan tersebut, penelitian ini mengkaji mengenai permasalahan yang disebabkan oleh vendor. Tindakan yang dilakukan adalah melakukan evaluasi kinerja vendor dari sudut pandang Departemen Quality dan Procurement. Evaluasi vendor ini dilakukan untuk menilai kinerja vendor dalam satu periode, menentukan jenis audit yang dilakukan, dan metode kontrol terhadap perbaikan hasil audit.
Perbaikan vendor yang tepat, diharapkan dapat berefek langsung terhadap performa PT XYZ. Semakin baik performa kualitas dan
deliveryvendor maka akan membuat daya
saing vendor terkait menjadi semakin baik. Daya saing PT XYZ pun menjadi semakin baik, karena kualitas dan
delivery yang baik serta efisiensi terhadap
penanganan masalah kualitas dan
delivery yang terjadi.
Kondisi aktual di PT XYZ adalah bagian Quality dan Procurement masing – masing melakukan penilaian dan perbaikan terhadap vendor. Bagian
quality melakukan penilaian dan
perbaikan dari segi kualitas, sedangkan bagian procurement melakukan penilaian dan perbaikan dari segi delivery. Kondisi ini menyebabkan pekerjaan antara keduanya sering berbenturan, karena hubungan antara quality dan delivery
saling terkait dan saling mempengaruhi kinerja kedua aspek tersebut. Untuk itu perlu dilakukan integrasi pekerjaan penilaian dan perbaikan vendor antara kedua bagian tersebut. Agar dapat diketahui masalah utama suatu vendor
apakah kualitas saja, delivery saja, atau keduanya. Dan setelah dilakukan perbaikan, apakah terjadi peningkatan kinerja kualitas saja, delivery saja, atau keduanya.
Perbaikan vendor bisa dilakukan secara proses dan secara sistem. Perbaikan proses dilakukan untuk melakukan perbaikan terhadap permasalahan massal atau gangguan terhadap proses internal PT XYZ. Perbaikan sistem bertujuan untuk melakukan pencegahan terhadap terjadinya masalah yang sama dengan cara melakukan rencana perbaikan, implementasi, dan standarisasi terhadap sistem kerja vendor. Kegiatan perbaikan yang dilakukan terhadap vendor adalah dengan cara melakukan audit, untuk itu perlu dirumuskan sistem audit yang dapat mengakomodir permasalahan quality,
delivery, dan sistem vendor. Sehingga
dapat dilakukan perbaikan secara tepat terhadap masalah aktual yang terjadi pada
vendor.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalahan dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut :
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 68
sehingga tidak bisa langsung diketahui masalah utama dari vendor. 2. Sistem audit tidak fokus untuk memperbaiki masalah quality dan
delivery, karena semua item pada
sistem vendor dilakukan audit dan membutuhkan waktu audit yang lama.
3. Kontrol perbaikan dilakukan dengan memastikan tindakan perbaikan sudah dilaksanakan, belum ada kontrol efektifitas hasil perbaikan.
1.3 Perumusan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas, penelitian ini bertujuan melakukan rancang bangun terhadap sistem perbaikan kinerja vendor. Adapun tahapan yang dilakukan adalah dengan membuat model integrasi sistem penilaian kinerja vendor dan sistem audit yang dapat menentukan jenis audit yang perlu dilakukan untuk perbaikan vendor. Kemudian penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem kontrol efektifitas perbaikan dengan penerapan metode
statistical process control (SPC).
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Evaluasi Vendor 2.1.1 Pengertian Vendor
Menurut Guideline for Vendor Registration and Vendor Eligibility
(web.worldbank.org), vendor
didefinisikan menjadi 2 yaitu :
a. Suatu bisnis yang didefinisikan sebagai organisasi yang telah dimasukkan, atau terdaftar sebagai perusahaan (korporasi, perusahaan terbatas, kemitraan) yang telah ditetapkan untuk menawarkan barang dan/atau jasa untuk mendapatkan keuntungan. Organisasi yang terdaftar sebagai "not-for
profit"(yaitu, universitas, rumah
sakit) atau milik negara juga dianggap bisnis.
b. Pemilik tunggal/Kontraktor Independen didefinisikan sebagai pihak yang terlibat dalam bisnis baik sebagai 'individu yang bekerja
sendiri' (individu dalam bisnis untuk dirinya sendiri dan bekerja sendiri), atau sebagai pemilik "satu-satunya '(seorang individu dalam bisnis untuk dirinya sendiri dan pemilik dari industri rumahtangga atau bisnis).
Menurut PT XYZ (Standard
Operating Procedure Incoming
Inspection) pengertian vendor atau
supplier adalah sebagai berikut :
“Vendor adalah perusahaan yang
membantu PT. XYZ dalam membuat
part-part yang dipesan sesuai drawing
yang dibuat PT XYZ dengan bahan baku dari perusahaan tersebut”.
“Supplier adalah perusahaan yang
membantu menyediakan part umum (yang tidak membutuhkan spesifikasi khusus) yang beredar dipasaran dengan standar international bagi PT XYZ”.
2.1.2 Evaluasi Vendor
Menurut Gordon, S (2005), kenapa suatu perusahaan harus mengukur atau mengevaluasi kinerja pemasok. Karena :
• Anda tidak bisa mengelola apa yang tidak anda ukur.
• Jika anda mengukur kinerja pemasok, mereka akan melakukan perbaikan.
• Anda dapat menemukan dan menghapus pemborosan yang tersembunyi dan pemborosan biaya dalam rantai pasokan.
• Anda dapat memfasilitasi peningkatan kinerja pemasok.
• Anda dapat meningkatkan daya saing dengan mengecilkan waktu siklus pesanan dan tingkat persediaan. • Anda dapat membuat keputusan
bisnis yang berdampak bagi perusahaan.
Carr dan Pearson (1999) menyatakan secara umum mengenai evaluasi vendor "membantu bagian pembelian perusahaan lebih memahami
vendor yang berkinerja baik dan yang
pengembangan pemasok" (Forker dan Mendez, 2001).Melalui evaluasi, perusahaan berharap untuk memperoleh pemahaman tentang pemasok dan kemampuan yang mereka miliki yang akan menguntungkan perusahaan (Corum. A, 2009).
Terdapat tiga jenis evaluasi vendor, yaitu : Informal use of records, After The
Fact Evaluation, dan Before The Fact
Designed (Al-Dossary, 2001).
1. Informal use of records
Mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti jurnal, buku harian,
log book, atau catatan keuangan, dan
mengetahui apa yang terjadi di masa lalu memungkinkan untuk mengevaluasi sebuah kejadian dalam rangka untuk membuat keputusan yang lebih baik untuk masa depan.
2. After The Fact Evaluation
Setelah peristiwa telah terjadi, ketika seorang manajer mungkin bertanya? Apa yang terjadi? Bagaimana bisa terjadi? Mengapa itu berhasil? atau mengapa gagal? Seberapa baik ia lakukan? Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan tersebut biasanya menyediakan data untuk pengambilan keputusan dan perencanaan masa depan setelah kejadian selesai.
3. Before The Fact Designed
Jenis ini terjadi ketika evaluator
merencanakan dan mulai mengumpulkan data awal dalam sejarah proyek. Evaluasi kemampuan
vendor dapat menjadi contoh dari
jenis ini.
2.2 Pengertian Audit
Menurut panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan (SNI 19-19011-2005), audit adalah proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
Menurut Russel (The Quality Audit
Handbook, 2000), Audit supplier
termasuk dalam kategori audit pihak
kedua, auditor departemen quality
assurance atau purchasing biasanya
menentukan tujuan audit dan mengkomunikasikan kepada auditee. Tujuan utama dari audit pihak kedua adalah untuk menilai supplier untuk memverifikasi bahwa persyaratan kontrak dijalankan sesuai kesepakatan atau untuk menilai kemampuan calon supplier yang memenuhi persyaratan tertentu untuk suatu produk atau jasa. Dengan menentukan bahwa supplier yang memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam kontrak, pembeli memperoleh keyakinan dalam kualitas barang dan jasa yang disampaikan.
Tujuan dari audit pihak kedua adalah
• Untuk menilai kemampuan perusahaan XYZ untuk memenuhi persyaratan kontrak melalui review
dari sumber daya yang tersedia dan dengan memperoleh bukti obyektif komitmen manajemen untuk persyaratan kualitas produk kami
• Untuk memverifikasi bahwa bahan, peralatan, dan pekerjaan yang dilakukan di bawah kontrak 12345-P-001 adalah sesuai dengan dokumen pengadaan, sebagaimana ditentukan dalam pasal 6 dari kontrak ini, dan bahwa pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh personil yang berkualitas
• Untuk mengidentifikasi
kemungkinan penyebab
ketidaksesuaian terbaru dengan melakukan penilaian yang komprehensif dari tugas, prosedur, catatan, dan dokumentasi sistem yang terkait dengan produksi.
2.3 Pengukuran Kinerja 2.3.1 Pengertian Kinerja
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 70
tercapai. Berikut adalah diagram yang menjelaskan hal yang fundamental dalam sistem manajemen.
Gambar 1. Pengukuran : Hal paling mendasar dalam sistem manajemen
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Pengertian Kinerja
Pengukuran kinerja mempunyai tujuan pokok yaitu untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya, agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan. (Mulyadi, 2001, dalam Kiswara dkk, 2005), manfaat sistem pengukuran kinerja adalah sebagai berikut:
1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum.
2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti promosi, pemberhentian dan mutasi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan.
4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka.
5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.
2.4 Key Performance Indicator (KPI)
2.4.1 Pengertian KPI
KPI merupakan satu set langkah-langkah yang berfokus pada aspek-aspek
kinerja organisasi yang paling penting untuk keberhasilan saat ini dan masa depan (Parmenter, D. 2010).
KPI adalah sebuah indikator yang menunjukkan kinerja (performance) sebuah organisasi atau bagian dari organisasi termasuk kinerja seorang job
holder. Fungsi dari KPI menjadi sebuah
alat ukur (measure tool) yang tentu saja jenis atau bentuknya disesuaikan dengan "hal" yang diukur (http://iman-hr.blogspot.com, 2010).
2.4.2 Tujuh Karakteristik KPI
Dari analisis yang ekstensif dan dari diskusi dengan lebih dari 3.000 peserta dalam lokakarya KPI, yang meliputi sebagian besar jenis organisasi di sektor publik dan swasta , telah didefinisikan tujuh karakteristik KPI :
1. Bukan pengukuran finansial 2. Sering dilakukan pengukuran
3. Ditindak lanjuti oleh CEO dan tim manajemen senior
4. Menunjukkan tindakan apa yang dibutuhkan oleh staf secara jelas 5. Pengukuran mengikat dan
tanggungjawab diturunkan pada tim 6. Memiliki dampak yang signifikan 7. Memicu pada tindakan yang tepat
2.4.3 Jenis – jenis KPI
Beberapa jenis KPI yang familiar atau biasa digunakan dalam dunia praktis adalah sebagai berikut :
1. KPI Eksak adalah KPI yang sangat dekat derajat kebenarannya dalam mengindikasikan kinerja dari sasaran yang diukur. Dalam bahasa yang lebih mudah, KPI Eksak adalah KPI
yang paling bagus karena hampir pasti hasil valid karena dapat dipertanggung jawabkan. Kelemahan dari KPI eksak adalah selain karena memakan banyak waktu, juga memerlukan biaya yang cukup tinggi (walaupun tidak semua).
Eksak. Agar KPI Proksi powefull, maka jangan hanya menggunakan satu KPI Proksi saja untuk mengukur sebuah sasaran, tetapi gunakan KPI
Proksi yang lain sebagai pengukuran dalam perspektif yang lain.
3. KPI Aktifitas adalah KPIyang mengukur hal-hal dari sebuah aktifitas atau kegiatan yang berdampak sasaran, seperti waktu, jumlah, atau biayanya.
4. KPI juga dibedakan atas KPI Hasil
(lagging) dan KPI Proses (leading).
KPI Hasil adalah KPI yang mengukur hasil, seperti New
Customer, Percentage Retain
Customer, Competency Index,
sedangkan KPI Proses adalah KPI
yang lebih berorientasi dari proses, seperti Visit to Customer, Gathering, Training Hour.
2.5 Analytic Hierarchy Process (AHP)
Analytic Hierarchy Process (AHP)
mencerminkan cara alami kita dalam bertingkah laku dan berfikir. Namun
AHP memperbaiki proses alami itu dan mempercepat proses berpikir dan meluaskan kesadaran kita agar mencakup lebih banyak faktor dari pada yang biasa kita pertimbangkan. AHP adalah suatu proses “rasionalitas sistematik”(Saaty, 1993 dalam Susanto, I.D. 2005).
Konsep dasar AHP adalah penggunaan matriks pairwise
comparison (matriks perbandingan
berpasangan) untuk menghasilkan bobot
relative antar kriteria maupun alternative.
Suatu kriteria akan dibandingkan dengan kriteria lainnya dalam hal seberapa penting terhadap pencapaian tujuan di atasnya (Saaty, 1986 dalam funpreuner.blogspot.com).
Langkah – langkah penerapan metode
AHP
a. Mendefinisikan masalah dan menentukan solusi yang diinginkan b. Membuat struktur hierarkhi yang
diawali dengan tujuan umum, dilanjutkan dengan sub tujuan-sub tujuan, kriteria dan kemungkinan
alternatif-alternatif yang paling bawah.
c. Membuat matriks perbandingan berpasangan yang menggambarkan konstribusi relatif atau pengaruh setiap elemen terhadap masing – masing tujuan atau kriteria yang setingkat diatasnya. Perbandingan dilakukan berdasarkan “judgement” dari pengambilan keputusan dengan menilai kepentingan suatu elemen dibanding elemen lainnya.
d. Melakukan perbandingan berpasangan sehingga diperoleh
“judgement” seluruhnya sebanyak
nx{(n − i)}/ 2 buah, dengan n adalah banyaknya elemen yang dibandingkan.
e. Menghitung nilai eigen dan menguji konsistensinya, jika tidak konsisten maka pengambilan data diulangi. f. Mengulangi langkah c, d, e untuk
seluruh tingkat hierarkhi.
g. Menghitung vektor eigen dari setiap matriks perbandingan berpasangan. Nilai vektor eigen merupakan bobot setiap elemen. Langkah ini untuk mensistesis “judgement” dalam penentuan prioritas elemen-elemen yang terendah sampai pencapaian tujuan.
h. Memeriksa konsistensi hierarkhi, jika nilai lebih dari 10% maka penilaian nilai “judgement” harus diperbaiki (Susanto, I.D. 2005).
2.6 Pemodelan Sistem
Model adalah suatu representasi atau formalisasi dalam bahasa tertentu dari suatu sistem nyata. Sistem nyata adalah sistem yang sedang berlangsung dalam kehidupan, sistem yang dijadikan titik perhatian dan dipermasalahkan (Simatupang. T.M, 1995).
2.6.1 Prinsip – prinsip Pemodelan Pengembangan model biasanya menggunakan prinsip – prinsip dasar sebagai berikut.
1. Elaborasi
Model evaluasi vendor (Tien bertahap dielab diperoleh model representatif. dilakukan dengan sistem asumsi ya tercermin pada jum relasi variabel – va
Sinektik adalah met untuk mengembang
a. Analogi personifik Dalam menyu personifikasi, an membayangkan di masalah sistem ny dihadapi oleh peng dalam perusahaa perusahaan. b. Analogi langsung
Analis mencari serupa diantara situasi problematik c. Analogi simbolik
Analis berusaha hubungan yang situasi problemati dengan proses simb d. Analogi fantasi
Analis sama sekal kesamaan an problematik yang beberapa masalah yang bersifat khaya
3. Iteratif
Pengembangan m proses yang bersifa linear. Oleh karena
laborasi hingga el yang lebih Penyederhanaan an menggunakan yang ketat yang jumlah, sifat dan variabelnya. Tetapi ibuat tetap harus yaratannya yakni independensi, elevansi.
etode yang dibuat angkan pengenalan secara analogis 81). Dalam model dengan t dihasilkan empat
fikasi
yusun analogi analis berusaha dirinya mengalami
aha menemukan g serupa antara atic sistem nyata imbolik.
kali bebas mencari antara situasi ng dihadapi dan ah perusahaan lain ayali.
model bukanlah ifat mekanistik dan na itu dalam tahap a mungkin saja ngulangan atau eninjauan kembali
2.6.2 Tahapan Pen Ada beberapa dipenuhi dalam sistem, antara lain :
- Model harus adalah suatu usaha baru yang memilik didalam beberapa langkah pengemba respon tindakan per waktu pelaksanaan, kasus semua ti diperlukan oleh k organisasi.
Salah satu me digunakan oleh au melihat kembali proses yang baru perbaikan dilakuk dilakukan training (Russel, 2000).
2.8 Statistical Pro
Statistical
merupakan alat pe
stri ISSN: 1411-6340 72
engembangan Model apa kriteria yang harus
memodelkan suatu
us mewakili sistem
pakan penyederhanaan ksnya sistem, sehingga n adanya penyimpangan atas tertentu.
gan model tidak lain ha memperoleh model iliki kemampuan lebih a aspek. Langkah –
audit adalah mereview perbaikan dan ketepatan n, atau dalam beberapa tindak lanjut yang klien atau prosedur
metode verifikasi yang auditor adalah dengan i area kerja, periksa ru, pastikan tindakan ukan dan karyawan ng metode yang baru
Process Control (SPC)
Process Control
yang bersifat analitis yang memungkinkan untuk mengetahui proses berjalan dengan benar dan tidak. Variasi terjadi dalam setiap proses, memutuskan kapan variasi adalah hal yang alami dan kapan dibutuhkan tindakan koreksi merupakan kunci dari pengendalian kualitas (Hart. M. K., Hart. R. F. 2007).
Menurut TEDCO. Inc, Statistical
Process Control merupakan metodologi
standar industri untuk mengukur dan mengendalikan kualitas selama proses manufaktur. Data atribut (pengukuran) yang dikumpulkan dari produk pada saat sedang diproduksi.
SPC adalah suatu metode pengendalian proses dengan menggunakan data dan teknik statistik untuk menjaga kestabilan proses agar produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan pelanggan (PQM
Consultant).
2.8.1 Process Capability Analysis
Process capability analysis adalah
suatu analisa untuk memprediksi seberapa konsisten proses memenuhi spesifikasi yang ditentukan pelanggan internal atau eksternal (PQM Consultant).
Kemampuan potensial (Cp) adalah
Index yang menunjukkan kemampuan
suatu sistem dalam memenuhi spesifikasi limit (limit atas-USL dan limit
bawah-LSL).
Indeks kemampuan proses (Cpk) adalah ukuran yang berkaitan kinerja aktual dari proses terhadap kinerja yang ditetapkan, di mana proses merupakan kombinasi dari pabrik atau peralatan, metode, orang, bahan dan lingkungan (Oakland, J. S. 2003).
Indeks kemampuan proses (Cpk) diusulkan untuk mengukur kemampuan proses untuk produksi kembali suatu item agar memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh para desainer produk atau spesifikasi pelanggan. Beberapa indeks kemampuan, diantaranya CP, CPU, CPL,
Cpk, Cpm, dan Cpmk yang
dikembangkan untuk tujuan tersebut. Indeks tersebut pada dasarnya membandingkan spesifikasi produk
dengan karakteristik distribusi proses yang sebenarnya (Shu, M. H & Lu, K. H, 2006).
Langkah – langkah dalam melakukan process capability analysis
menurut PQM Consultant adalah sebagai berikut :
- Tetapkan parameter yang akan di analisis
- Kumpulkan data untuk setiap parameter yang akan di analisa, n ≥
30 (populasi homogen)
- Buat control chart sesuai jenis data - Hitung normality test
- Hitung Cp dan atau Cpk
Nilai-nilai dari indeks Cpk berikut mewakili tingkat tertentu kepercayaan dalam kemampuan proses:
- Cpk<1 Situasi di mana produsen tidak mampu dan pasti terdapat
output yang tidak sesuai dari proses
- Cpk = 1 Situasi di mana produsen tidak benar-benar mampu, karena setiap perubahan dalam proses akan menghasilkan beberapa output yang terdeteksi tidak sesuai.
- Cpk = 1,33 Masih jauh dari situasi diterima karena ketidaksesuaian tidak mungkin terdeteksi oleh diagram kontrol proses.
- Cpk = 1.5 Belum memuaskan karena
output yang tidak sesuai akan terjadi
dan kemungkinan mendeteksinya masih belum cukup baik.
- Cpk= 1,67 Menjanjikan, ketidaksesuaian output akan terjadi tapi ada kesempatan yang sangat baik bahwa itu akan terdeteksi. - Cpk = 2 Produsen dengan
kepercayaan tingkat tinggi, dengan catatan grafik kontrol digunakan secara teratur.
2.9 Posisi Penelitian
Model evaluasi vendor (Tien dijadikan acuan dalam yaitu hasil penelitian t lingkup penelitian terd performance indicator evaluasi kinerja vendo
dilihat pada lampiran 1.
3. Tahapan Penelitia Tahapan dalam seperti yang tertuang berikut:.
Gambar 3. flowc pengembangan model
Untuk mengetah proses, dan output sec pada masing – masing m dirancang dapat dilihat p dan 6.
(Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri
am penelitian ini, n terdahulu, ruang erdahulu, dan key or untuk lingkup
dor/supplier dapat
itian
penelitian ini ng pada gambar
wchart tahapan
tahui alur input, secara lebih detail g model yang akan t pada gambar 4, 5,
Gambar 4. Alur model evaluasi kine
Gambar 5. Alur model audit evaluas
Gambar 6. Alur model kontrol perba
4. Model Yang D 4.1 Model Evalua
Pada pengem dilakukan bebera dilakukan, berikut yang dilakukan.
a. Identifikasi
Indicator (KPI)
Tahap merancang sist
vendor adalah
atau key perform
Untuk membu kinerja vendor
yang sesuai den Mengacu pada aktual dan tar oleh departeme
QA, kpi yang dapat dikemba meningkatkan mencapai ta Perbandingan dalam melaku penilaian kinerj pada lampiran 2
stri ISSN: 1411-6340 74
r proses perancangan nerja vendor
r proses perancangan
asi vendor
r proses perancangan rbaikan hasil audit
g Dihasilkan
luasi Kinerja Vendor
embangan model ini erapa tahapan yang ut langkah – langkah
Key Performance
PI)
pertama dalam istem penilaian kinerja ah menentukan kriteria
ormance indicator (kpi).
buat model evaluasi
or perlu ditetapkan kpi
dengan tujuan penilaian. a permasalahan kondisi target yang ditetapkan
men Procurement dan
ng digunakan saat ini bangkan dalam rangka kinerja vendor dan target departemen.
KPI dan KPI usulan akukan evaluasi atau erja vendor dapat dilihat
b. Menentukan kriteria penilaian tiap
KPI
Kriteria penilaian kinerja vendor PT. XYZ dibuat berdasarkan pada target perusahaan dan referensi beberapa penelitian terdahulu.
c. Menentukan bobot penilaian dengan metode pairwise comparison
Pembobotan ini dilakukan dengan menggunakan metode AHP, yaitu dengan menentukan perbandingan prioritas tiap kpi dan melakukan perhitungan bobot sehingga didapat bobot penilaian dari tiap kpi.
- Menentukan bobot seluruh KPI
Penentuan bobot yang akan digunakan untuk menilai kinerja vendor secara keseluruhan. Berikut adalah hasil penentuan bobot untuk seluruh kpi.
Tabel 1. Hasil perhitungan bobot tiap KPI
Bobot KPI Dalam %
KPI 1 0.1694 16.94%
KPI 2 0.1054 10.54%
KPI 3 0.1342 13.42%
KPI 4 0.0274 2.74%
KPI 5 0.0620 6.20%
KPI 6 0.1748 17.48%
KPI 7 0.1077 10.77%
KPI 8 0.1352 13.52%
KPI 9 0.0419 4.19%
KPI 10 0.0419 4.19%
- Menentukan bobot KPI 3 kriteria utama yaitu quality, delivery, dan
service.
Penentuan bobot yang akan digunakan untuk menentukan rekomendasi jenis audit berdasarkan kriteria quality,
delivery, dan service. Berikut
adalah hasil penentuan bobot untuk masing – masing kpi pada tiap kriteria.
Tabel 2. Bobot penilaian tiap kpi per kriteria
Nama KPI Persentase Bobot
Quality
KPI 1 36.36%
KPI 2 16.27%
KPI 3 28.62%
KPI 4 5.29%
KPI 5 13.46%
Delivery
KPI 6 41.82%
KPI 7 33.03%
KPI 8 25.15%
Service
KPI 9 50.00%
KPI 10 50.00%
d. Uji konsistensi matriks pairwise comparison
Untuk mengetahui penilaian matriks pairwise comparison bersifat konsisten, maka dilakukan perhitungan uji konsistensi. Berikut adalah langkah-langkah perhitungan uji konsistensi.
- Menentukan nilai eigen
maksimum (λmaks)
- Menghitung nilai indeks konsistensi (CI)
- Menghitung nilai rasio konsistensi (CR)
Nilai CR untuk seluruh KPI
adalah 0.089, karena nilai CR hitung lebih kecil dari CR standar maka matriks pairwise comparison
dinyatakan konsisten.
Untuk hasil perhitungan CR
pada kriteria quality, delivery, dan
service, dapat dilihat pada tabel
berikut.
Tabel 3. Nilai CR kriteria quality, delivery, & service
No Kriteria Nilai CR Keterangan
1 Quality 0.091 Konsisten
2 Delivery 0.093 Konsisten
3 Service 0.000 Konsisten
Hasil pengembangan model ini dihasilkan form penilaian kinerja yang dapat menampilkan penilaian kinerja
vendor secara keseluruhan dan
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 76
dilakukan.Form penilaian kinerja hasil pemodelan sistem dapat dilihat pada lampiran 3.
4.2 Model Audit Evaluasi Vendor
Pada pengembangan model ini dilakukan identifikasi terhadap standar penilaian audit, kondisi saat ini terdapat 12 item audit dengan 47 sub-item. Identifikasi dilakukan dengan cara mengklasifikasikan tiap item audit menjadi 3, yaitu quality, delivery dan
service. Hasil identifikasi standar
penilaian audit adalah audit quality (8 item audit, 34 sub-item), audit delivery (4 item audit, 13 sub-item), dan audit
service (1 item audit, 4 sub-item).
Standar penilaian audit hasil pemodelan sistem dapat dilihat pada lampiran 4.
4.3 Model Kontrol Perbaikan Hasil Audit dengan SPC
Model ini bertujuan untuk memastikan hasil perbaikan berjalan stabil atau tidak. Pada pengembangan model ini dilakukan dengan cara merevisi
form temuan audit, form tindakan perbaikan temuan audit, dan membuat
process capability analysis form. Berikut
adalah revisi yang dilakukan.
- Form temuan audit, penambahan
option process capability check.
Sebagai tanda pada temuan yang memerlukan perhitungan SPC dalam proses verifikasi perbaikan.
- Form tindakan perbaikan temuan audit, penambahan proses verifikasi dengan hasil perhitungan SPC.
- Process capability analysis form,
dibuat untuk pengumpulan data dan perhitungan SPC.
Form hasil pemodelan sistem dapat dilihat pada lampiran 5.
5. Verifikasi dan Validasi
Untuk melakukan verifikasi terhadap model usulan perbaikan kinerja
vendor yaitu model penilaian kinerja
vendor, model audit, dan model kontrol
hasil perbaikan temuan audit dengan SPC. Verifikasi dilakukan dengan cara melakukan perhitungan penilaian kinerja
vendor, pelaksanaan audit vendor, dan
kontrol hasil perbaikan temuan audit dengan SPC. Verifikasi dilakukan pada 5
vendor yang mewakili 5 jenis material
part mekanik, yaitu : metal stamping,
screw, plastik, kertas, dan karet.
Hasil penilaian kinerja diketahui bahwa dari 5 vendor, 1 vendor perlu dilakukan tindakan audit karena memiliki nilai poor. Tindakan audit yang direkomendasikan adalah audit quality
dan audit service.
Hasil pelaksanaan dan penilaian audit diketahui bahwa sistem manajemen mutu tidak dilaksanakan sepenuhnya. Hasil audit juga diperoleh 2 temuan, salah satu temuan perlu dilakukan perhitungan SPC karena terkait permasalahan proses.
Hasil perhitungan SPC (control
chart, normality test, dan process
capability) diperoleh nilai Cp (0.774) dan
Cpk (0.759). Sehingga hasil perbaikan dinyatakan tidak capable, karena nilai Cp dan Cpk <1 yang artinya produsen tidak mampu dan pasti terdapat output yang tidak sesuai dari proses.
Validasi dilakukan dengan cara wawancara pada supervisor departemen
quality dan purchasing. Dengan tujuan
untuk menilai apakah model dapat diterapkan dan sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini. Dari hasil wawancara terhadap pakar, dapat disimpulkan bahwa model dapat diterapkan. Model – model tersebut dapat digunakan dengan beberapa penyesuaian lagi terhadap kondisi aktual perusahaan.
6. Kesimpulan dan Saran 6.1 Kesimpulan
Dari tahap analisis sistem dan pemodelan sistem, dapat disimpulkan hasil penelitian ini sebagai berikut.
a. Model Penilaian Evaluasi KinerjaVendor
Penelitian ini menghasilkan model penilaian evaluasi kinerja dengan 3 kriteria utama yaitu quality, delivery
Penilaian kinerja dilakukan dengan menentukan bobot tiap KPI sesuai dengan derajat kepentingan masing – masing KPI (Pairwise Comparison). Hasil penilaian evaluasi kinerja ini menghasilkan nilai kinerja vendor
secara keseluruhan dan rekomendasi jenis audit yang perlu dilakukan berdasarkan nilai yang diperoleh.
b. Model Audit Evaluasi Vendor
Proses audit sebelumnya dilakukan untuk semua item audit (12 item audit dengan 47 sub-item), sehingga proses audit kurang detail dan membutuhkan waktu cukup lama. Berdasarkan kondisi tersebut dilakukan identifikasi ulang semua item audit berdasarkan 3 kriteria utama, yaitu quality, delivery, dan
service. Sehingga dihasilkan proses
audit evaluasi vendor yang terbagi menjadi 3 kriteria tersebut. Hal tersebut bertujuan memastikan dan memperbaiki kondisi vendor yang buruk saja dan efisiensi waktu pelaksanaan audit.
c. Model Kontrol Perbaikan Hasil Audit
Kontrol perbaikan temuan audit dilakukan dengan cara menentukan temuan audit perlu dilakukan pemastian dengan SPC atau tidak. Jika ya, maka perlu dilakukan pengumpulan data untuk perhitungan
SPC, yaitu untuk perhitungan dan pembuatan control chart, normality test, dan process capability analysis. Perhitungan tersebut dapat memberikan informasi mengenai hasil perbaikan temuan audit sudah berjalan stabil atau tidak.
Detail perubahan sistem, yaitu kondisi sebelum dan setelah perubahan dapat dilihat pada lampiran 6.
6.2 Saran
Beberapa saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian untuk penelitian lebih lanjut :
a. Penelitian ini dapat dikembangkan agar cakupan penilaian menjadi lebih luas. Saat ini penelitian ini
difokuskan dengan melakukan evaluasi kinerja vendor yang sudah bertransaksi, penelitian ini dapat dikembangkan dengan memperluas cakupannya agar dapat digunakan untuk menilai kinerja vendor –
vendor baru yang potensial.
b. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan mengembangkan
KPI saat ini dengan melibatkan KPI
dari aspek cost dan engineering.
6.3 Daftar Pustaka
Al-Dossary, R.A. (2001). Vendor Evaluation & Quality Auditing. Carr,. Pearson. (1994). Evaluation of
supplier Performance. In
Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012). Corum, A. (2009). Design and
Development of Supplier
Evaluation Process. Massachusetts. Forker,. Mendez. (2001). Evaluation of
Supplier Performance. In Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012). Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012).
Evaluation of Supplier Performance. Gadde., Hakkanson. (2009). Evaluation
of Supplier Performance. In Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012). Gordon, S. (2005). Seven Steps To
Measure Supplier Performance.
Quality Progress.
Hanuma, S., Kiswara, E. (2005). Analisis Balanced Scorecard Sebagai Alat Pengukur Kinerja Perusahaan.
Hart, M.K., Hart, R.F. (2007). Introduction Statistical Process Control Techniques. Statit Custom
QC Overview.
Heru. (2006). Analytic Hierarchy
Process. Retrieved from
http://heru.wordpress.com/2006/09/ 21/analytic-hierarchy-process-ahp/. Hugos. (2003). Efficiency & Ranking
Measurement of Vendors by Data Envelopment Analysis. in Shirouyehzad. H., (2011).
International Business Research,
Vol 4 (2), 137 - 146.
Iman. (2010). Key Performance
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 78
http://iman- hr.blogspot.com/2010/11/key-performance-indicator-kpi.html. Krause., Ellram. (1997). Evaluation of
Supplier Performance. In Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012). Oakland, J.S. (2003). Statistical Process
Control (Fifth Edition). Burlington
: Butterworth Heinemann.
Parmenter, D. (2010). Key Performance
Indicator : Developing,
Implementing, and Using Winning
KPIs (Second Edition). Hoboken -
New Jersey : Jon Wiley & Sons Inc. PQM Consultant. (2013). Pengantar
SPC.
PT XYZ. (2013). Standard Operation Procedure Incoming Inspection. Russel, J.P. (2000). The Quality Audit
Handbook (Second Edition).
Milwaukee - Wisconsin.: ASQ Quality Press.
Shu, M.H., Lu, K.H. (2006). Testing Quality Assurance Using Process Capability Indices Cpu & Cpl Based on Several Groups of Samples with Unequal Size.
Information & Management
Sciences, Vol 17 (1), 47 - 65.
Simatupang, T.M. (1995). Pemodelan
Sistem. Klaten : Nindita.
SNI ISO 9001 : 2008, Sistem
Manajemen Mutu – Persyaratan.
Jakarta : Badan Standarisasi Nasional.
Spitzer, D.R. (2007). Transforming
Performance Measurement :
Rethinking the Way We Measure
and Drive Organizational Succes.
Newyork : Amacom.
Susanto, I.D. (2005). Penentuan Prioritas Peningkatan Kinerja di
Badan Kepegawaian Daerah
Klaten Dengan Menggunakan
Metode Analytic Hierarchy Process
(AHP). Skripsi diterbitkan.
Surakarta : Jurusan Teknik Industri Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Syaiful, R. (2012). Mengenal Metode AHP. Retrieved from
http://funpreuner.blogspot.com/201
2/02/mengenal-metode-ahp-disertai-studi.html
Tedco Inc. (2011). Statistical Process Control Basics
Thanaraksakul, W., Phruksaphanrat, B. (2009). Supplier Evaluation Framework Based on Balanced Scorecard with Integrated Corporate Social Responsibility Perspective. In Phruksaphanrat, B(Ed), Proceedings of the International MultiConference of Engineers and Computer Scientists
2009 Vol II. Hong Kong
Wilson, (1994). Evaluation of Supplier Performance. In Fredriksson, P., Gadde, L.E. (2012).
Worldbank., (2012). Guideline for Vendor Registration and Vendor
Eligibility. Retrieved from
Lampiran 1 : Posisi Pene
NO PENELITI JUDU
1 Al Dossary.
R.A (2001)
Vendor Ev Auditing
2 Fredrikson. P,
et al
Evaluation Performan
3 Corum. A
(2002)
Design & Supplier E
4 Thanaraksakul.
W, et al (2009)
Supplier E Framewor Balanced Integrated Responsib
T
NO PENELITI
1 Al Dossary. R.A
(2001)
Vendo Auditi
2 Fredrikson. P, et al Evalu
3 Corum. A (2002) Design
Evalu
4 Thanaraksakul. W,
et al (2009)
Suppli Based Integr Respo
5 Prasyudi. O (2013) Mode
Vendo
Tabel 6. Key Perform
nelitian
Tabel 4. Hasil penelitian terdahulu
UL PENELITIAN HASIL PE
Evaluation & Quality - Sebuah sistem peringkat ven
- Penelitian ini menyediakan p - Sebuah program audit secara dalam penelitian ini
tion of Supplier ance
Analisis bagaimana perusahaa kinerja pemasok yang mereka & Development of a
r Evaluation Process
Proses evaluasi pemasok yang sumber daya yang murah
r Evaluation ork Based on ed Scorecard with
ted Corporate Social sibility Perspective
Kerangka evaluasi pemasok b (BSC) yang terintegrasi denga Responsibility (CSR)
Tabel 5. Ruang lingkup penelitian terdahulu
JUDUL PENELITIAN
LINGK Evaluasi
Kinerja Vendor/Supplier dor Evaluation & Quality
diting V
luation of Supplier Performance V
sign & Development of a Supplier
luation Process V
plier Evaluation Framework sed on Balanced Scorecard with egrated Corporate Social
ponsibility Perspective
V
del Analisis Perbaikan Kinerja
dor V
ormance Indicator untuk lingkup evaluasi kinerj
PENELITIAN vendor
n program evaluasi vendor ara menyeluruh juga disediakan
haan pembeli mengevaluasi ka gunakan
ang potensial untuk mendapatkan
k berdasarkan Balaced Scorecard gan Corporate Social
GKUP PENELITIAN
Sistem Audit
Kontrol Perbaikan Hasil Audit
V -
- -
- -
- -
V V
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Lampiran 2 : Perbandingan KPI d
1 Al Dossary. R.A (2001)
Vendor Evaluation
& Quality Auditing V
2
Fredrikson. P, et al Evaluation of Supplier Performance
3
Corum. A (2002) Design & Development of a Supplier Evaluation
6 Prasyudi, O (2013) Model Evaluasi
Kinerja Vendor V V V V NO PENELITI JUDUL
PENELITIAN
Tabel 7. Matriks KPI
Lampiran 3 : Form penilaian kine Tabel 9.Form pen
inerja hasil pemodelan sistem
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 82
Lampiran 4 : Standar Penilaian Audit Hasil Pemodelan Sistem Tabel 10. Item audit quality
5 4 3 2 1
Memperjelas Struktur Organisasi dan Job yang berhubungan dengan Quality Assurance
Diorganisir dengan baik dan aktivitasnya dilaksanakan secara penuh.
Diorganisir dan aktivitasnya dilaksanakan mendekati rencana.
Diorganisir, tetapi aktivitasnya tidak berjalan.
Kemauan untuk mengorganisir ada,
tetapi tidak dilaksanakan. Organisasinya tidak ada. Menunjukkan dengan jelas kebijakan
dasar yang berhubungan dengan kualitas
Kebijakan dasarnya dibuat dengan jelas, dan diketahui dengan baik dan komplit oleh seluruh karyawan.
Kebijakan dasarnya dibuat dengan jelas dan dipublikasikan di dalam perusahaan.
Kebijakan dasarnya dibuat dengan jelas, tetapi tidak dipublikasikan di dalam perusahaan.
Kemauan untuk membuat ada, tetapi belum dibuat (belum dilaksanakan).
Kebijakan dasarnya tidak ada/
Target dan Aktivitas dari kebijakan dasar yang berhubungan dengan kualitas\
Aktivitasnya dilaksanakan secara terencana, dan ada Check & Action terhadap target.
Targetnya dibuat dengan jelas, dan aktivitasnya dilaksanakan pada level yang mendekati terencana.
Targetnya dibuat dengan jelas, dan aktivitasnya dijalankan dengan tidak kontinu.
Targetnya ada, tetapi aktivitasnya
tidak dilaksanakan. Tidak ada target dan aktivitas.
Pendidikan terhadap QA (Quality Assurance)
Isi pendidikan sudah terstandarisasi, dilaksanakan, dan dilakukan evaluasi berkala yang hasilnya terekam dalam catatan pelatihan.
Isi pendidikannya sudah distandarisasi, dilaksanakan setiap waktu, dan dilakukan evaluasi berkala.
Isi pendidikannya sudah ditentukan, distandarisasi, dan sudah dilaksanakan.
OJT dilaksanakan sesuai dengan
kebutuhan. Tidak ada pendidikan.
Prosedur Operasi Standar (SOP)
Seluruh kegiatan distandarisasi dan dilaksanakan pengaplikasian & revisi oleh Penanggung Jawab (PIC).
Distandarisasi dan dilaksanakan pada level tertentu, dan tidak ada revisi.
Hampir seluruh prosedur telah ditetapkan dan dikuasai oleh Pelaksana (PIC).
Sebagian prosedur telah dibuat. Tidak ada prosedut.
Pemanfaatan informasi kualitas dari konsumen.
Secara tepat merespon dan melakukan improve dengan dipimpin oleh pimpinan audit.
Menerima instruksi dari pimpinan, tetapi bukan merupakan respon yang memadai.
Pelaksana (PIC) hanya sekedar memastikan isinya.
Pelaksana (PIC) terkadang memastikan isinya, terkadang tidak.
Tidak menggunakan (tidak memanfaatkan).
Membuat Jalur Penanganan Ketidaknormalan Kualitas
Distandarisasi, dan penanggulangannya cepat, melakukan pencegahan kejadian ulang, dan mengembangkan secara horizontal dengan pasti.
Distandarisasi, dan penanggulangannya cepat, pencegahan kejadian ulang sebagian besar dilaksanakan.
Distandarisasi, dan hanya masalah yang besar saja yang dilakukan pencegahan terhadap kejadian ulang.
Jalur penanganan ditentukan, tetapi banyak bagian yang tidak jelas.
Jalur penanganannya tidak ditentukan.
Catatan Aktivitas Penanganan Ketidaknormalan Kualitas
Dilakukan peninjauan terhadap masing-masing, dan dilakukan pencegahan kejadian ulang & pengembangan secara horizontal.
Catatannya ada, dan pada masalah besar dilakukan pencegahan kejadian ulang.
Catatannya sebagian besar ada. Catatannya tidak lengkap. Tidak dilakukan pencatatan.
Persiapan Tempat Penyimpanan Barang NG (Reject)
Rapih dan bersih, dan terkadang penanganannya dilakukan dengan cepat.
Ada tampilan "Tempat Barang NG", dan meskipun bukan orang yang terkait tapi bisa langsung mengerti.
Tempat penyimpanan barang NG-nya disediakan, tetapi haNG-nya petugasnya saja yang tahu.
Tidak jelas, tetapi tempat sementaranya ada.
Tempat penyimpanan barang NG-nya tidak ada.
Inspeksi terhadap Part yang telah diperbaiki (Repair)
Part yang telah diperbaiki diberi tanda dengan jelas, dan melakukan inspeksi penting.
Pada dasarnya dipisahkan dari barang produksi yang biasa, tetapi tidak melakukan inspeksi penting secara khusus.
Melakukan inspeksi dengan penanganan yang sama dengan barang produksi biasa.
Inspeksi yang dilakukan hanya pada
level inspeksi sampling. Tidak melakukan inspeksi.
Memperjelas Organisasi Inspeksi
Sistem inspeksinya dibuat, dan aktivitasnya dijalankan secara penuh.
Sistem inspeksinya dibuat, dan pada level tertentu aktivitasnya dilakukan secara terencana.
Diorganisir, tetapi aktivitasnya belum memadai.
Kemauan untuk mengorganisir ada,
tetapi tidak dilaksanakan. Tidak ada organisasi. Incoming Inspection
Data hasil inspeksinya dikumpulkan dan dianalisa, kemudian di feed back ke supplier.
Dilaksanakan dengan pasti dengan mengacu ke lembar standar.
Dilaksanakan, tetapi isinya belum
memadai. Dilaksanakan sebagian. Tidak dilaksanakan.
Proses Check
Data hasil inspeksi dikumpulkan, dianalisa, kemudian di feed back ke Supplier.
Dilaksanakan dengan pasti dengan mengacu ke lembar standar.
Dilaksanakan, tetapi isinya belum
memadai. Dilaksanakan sebagian. Tidak dilaksanakan. Delivery Inspection
Data hasil inspeksi dikumpulkan, dianalisa, kemudian di feed back ke Supplier.
Dilaksanakan dengan pasti dengan mengacu ke lembar standar.
Dilaksanakan, tetapi isinya belum
memadai. Dilaksanakan sebagian. Tidak dilaksanakan.
Final Judgement Inspection
Final Judgement dilakukan oleh Penanggung Jawab Inspeksi, dan tidak diintervensi oleh orang lain.
Hampir sebagian besar ditangani sesuai dengan hasil judgement.
Judgement-nya sering dengan mempertimbangkan dari segi manajemen.
Dijudgement ataupun tidak sama saja.
Tampilan yang jelas dari hasil inspeksi
Hasil inpeksi, menunggu inspeksi, dan sebagainya, dikontrol dengan visual kontrol.
Dilaksanakan , tetapi masih belum sempurna.
Prosedurnya ada, tetapi tidak dilaksanakan.
Kemauan untuk melaksanakan ada, tetapi belum dilaksanakan. Tidak ditampilkan.
Lembar Standar Inspeksi
Lembar Standar Inspeksinya komplit, dan revisinya pun dilakukan dengan pasti.
Sebagian besar dibuat, dan revisinya pun dilakukan. Rasio Pembuatannya sekitar 80%.
Progressnya berdasarkan pada rencana pembuatan. Rasio pembuatannya sekitar 50%.
Mulai sedikit demi sedikit. Rasio
Pembuatannya sekitar 10%. Sama sekali tidak ada. Alat Ukur
Tersedia dengan cukup, inspeksi dilaksanakan secara periodik dan datanya dicatat.
Sebagian besar tersedia, pengecekan dilakukan secara periodik.
Sebagian ada yang kurang, tetapi sebagian besar disiapkan.
Sebagian besar masih kurang, dan sedang dalam proses pemenuhan.
Alat ukur yang memadai hampir tidak ada.
Kemampuan Inspeksi
Kualitas dan Kuantitasnya seimbang, tanggung jawab dan otoritasnya jelas.
Kualitas dan Kuantitasnya seimbang.
Ada kekurangan pada salah satu diantara kualitas dan kuantitas.
Kekurangan jumlah proses
terhadap kuantitas inspeksi. Tidak memiliki kemampuan.
Penyimpanan dan Penggunaan Data Inspeksi
Diedit dan disimpan dalam kondisi siap untuk digunakan, dan difeedback ke Tempat Kerja dan Supplier.
Datanya dirapihkan dan disimpan, kemudian hasilnya difeedback ke Tempat Kerja dan Supplier.
Datanya dirapihkan dan disimpan. Disimpan dengan tercampur. Tidak disimpan.
Penyimpanan Dokumen (Gambar) Spesifikasi
Diklasifikasikan, difiling, dan dalam
kondisi yang mudah untuk diambil. Diklasifikasikan dan difiling. Difiling. Tidak diatur. Tidak melaksanakan. Revisi Dokumen (Gambar)
Spesifikasi
Penanganan dilakukan dengan cepat dan tepat berdasarkan jalur penanganan.
Penanganan revisi dilakukan berdasarkan jalur penanganan.
Jalur dan flowchart penanganannya telah dibuat.
Penanggun Jawabnya telah
ditentukan. Tidak melaksanakan.
Kualitas yang dituntut ditampilkan dengan jelas
Pembahasan Gambar dilaksanakan, dan Kualitas yang dituntut juga disampaikan dengan tepat.
Hanya item yang penting diberikan instruksi secara verbal.
Kualitas tuntutan tidak ditampilkan dengan jelas.
Audit Lapangan (Tempat Kerja)
Item Audit dibuat dengan jelas, dan bimbingan patroli dilaksanakan secara terencana.
Item Audit dibuat dengan jelas, dan bimbingan patroli dilaksanakan sesuai dengan keperluan.
Pada waktu terjadi ketidaknormalan, mendatangi lokasi dan memberikan advice.
Pada waktu terjadi ketidak normalan, diberikan peringatan secara verbal.
Tidak dilaksanakan. Perolehan dan Penyimpanan Data
Kualitas
Datanya didapatkan, dan pengontrolan penyimpanannya dilakukan dengan baik.
Datanya didapatkan, tetapi
penyimpanannya tidak memadai. Datanya didapatkan sebagian.
Kemauan untuk mendapatkan data ada, tetapi tidak dilaksanakan.
Tidak mengusahakan untuk mendapatkan data.
Penempatan Lembar Standar Pekerjaan
Ada di tempat yang sangat mudah dilihat, dan siapapun bisa langsung melihat.
Dikeluarkan pada saat diperlukan, dan ada di tempat yang terlihat.
Disimpan di tempat yang tidak bisa diketahui kalau tidak dicari (melakukan pekerjaan tanpa melihatnya). Tabel Proses QC
Tabel Proses QC-nya komplit, dan revisinya pun dilakukan dengan pasti.
Sebagian besar dibuat, dan revisinya pun dilakukan. Rasio pembuatannya sekitar 80%.
Diprogress berdasarkan rencana pembuatan. Rasio pembuatannya sekitar 50%.
Mulai dibuat sedikit demi sedikit.
Rasio pembuatannya sekitar 10%. Sama sekali tidak ada. Lembar Standar Kerja
Lembar Standar Kerjanya komplit, dan revisinya pun dilakukan dengan pasti.
Sebagian besar dibuat, dan revisinya pun dilakukan. Rasio pembuatannya sekitar 80%.
Diprogress berdasarkan rencana pembuatan. Rasio pembuatannya sekitar 50%.
Mulai dibuat sedikit demi sedikit.
Rasio pembuatannya sekitar 10%. Sama sekali tidak ada.
Catatan Pekerjaan
Hasil kerja dicatat, dan bila terjadi masalah dilakukan pencatatan sampai dengan uraian penanganannya.
Hasil pekerjaan dicatat dengan
sangat baik. Dicatat. Terkadang dicatat, terkadang tidak. Tidak dicatat.
Pemahaman Kemampuan Proses
Indeks kemampuan proses dari masing-masing proses dihitung dari hasil inspeksi dan dimanfaatkan.
Data hasil inspeksi dikumpulkan,
dan ditampilkan dengan jelas. Inspeksi dilakukan.
Pemahaman kemampuan sedang
dipelajari. Sama sekali tidak dilakukan.
Pengontrolan Alat Ukur
Distandarisasi, Pengecekan dan Penggantian dilakukan berdasarkan Check List.
Secara periodik dilakukan pengecekan berdasarkan Check List.
Pengecekan dilakukan, tetapi uraian dan periodenya tidak jelas.
Pada waktu terjadi ketidaknormalan, dilakukan penyesuaian (adjust).
Tidak melaksanakan.
Machine Maintenance
Penanggulangan preventif dilaksanakan berdasarkan kontrol prediksi.
Pengecekan periodik yang berdasarkan Check List, sebagian besar dilaksanakan.
Melakukan sebagian pengecekan berdasarkan Check List.
Check List untuk pengecekan
equipment telah dibuat. Tidak melaksanakan.
Pengontrolan Dies dan Jig
Dilakukan pengontrolan dengan menggunakan tabel pengontrol yang telah mencantumkan catatan perbaikan, modifikasi dll dengan jelas.
Secara periodik (per lot) dilakukan pengecekan keakurasian.
Nama dan nomer barang ditampilkan dan tempat penyimpanan ditetapkan.
Dilakukan pengklasifikasian barang
NG dan barang tidak perlu. Tidak melaksanakan.
8
Perbaikan dilaksanakan dan targetnya telah tercapai. Kondisi lingkungan sangat baik (tidak ada yang tersia-sia).
Dilakukan pengecekan secara periodik, ada advice perbaikan pada poin yang bermasalah.
Kadang-kadang dilakukan pengecekan oleh penanggung jawab.
Kemauan untuk melaksanakan ada, tetapi belum dilaksanakan.
Tidak ada organisasi dan aktivitasnya.
ITEM EVALUASI STANDAR PENILAIAN
Tabel 11. Item audit delivery
Tabel 12. Item audit service
5 4 3 2 1
Membuat Jalur Penanganan Claim Customer
Distandarisasi, dan penanggulangannya cepat, melakukan pencegahan kejadian ulang, dan mengembangkan secara horizontal dengan pasti.
Distandarisasi, dan penanggulangannya cepat, pencegahan kejadian ulang sebagian besar dilaksanakan.
Distandarisasi, dan hanya masalah yang besar saja yang dilakukan pencegahan terhadap kejadian ulang.
Jalur penanganan ditentukan, tetapi banyak bagian yang tidak jelas.
Jalur penanganannya tidak ditentukan.
Catatan Aktivitas Penanganan Claim
Dilakukan peninjauan terhadap masing-masing, dan dilakukan pencegahan kejadian ulang & pengembangan secara horizontal.
Catatannya ada, dan pada masalah besar dilakukan pencegahan kejadian ulang.
Catatannya sebagian besar ada. Catatannya tidak lengkap. Tidak dilakukan pencatatan.
Respon Terhadap Claim
Informasinya disampaikan sampai dengan detail, dan diinformasikan dengan baik, lengkap, dan tepat waktu.
Penanganan claim dilakukan dengan cepat, catatan riwayat lengkap, feedback jawaban tidak tepat waktu.
Penanganan claim dilakukan dengan cepat, catatan riwayat tidak lengkap, feedback jawaban tidak tepat waktu.
Ada jalur penanganan claim, penanganan claim lambat, feedback jawaban tidak tepat waktu dan tidak ada catatan riwayat
Tidak ada respon
Kontrol Feedback Jawaban Claim
Dilakukan pengontrolan terima dokumen claim, status jawaban perbaikan, evidence perbaikan, dan pengiriman jawaban sesuai duedate claim.
Dilakukan pengontrolan terima dokumen claim, status jawaban perbaikan, dan pengiriman jawaban sesuai duedate claim.
Dilakukan pengontrolan terima dokumen claim, status jawaban perbaikan
Dilakukan pengontrolan terima
dokumen claim Tidak dikontrol
ITEM EVALUASI STANDAR PENILAIAN
1
First Ini First Out dilaksanakan dengan pasti. Stok Work in Process bisa diketahui dengan segera
First In First Out dilaksanakan, dan Work in Process juga bisa diketahui.
Pada level tertentu telah dilaksanakan, tetapi masih belum memadai.
Kemauan untuk melaksanakan ada, tetapi belum dilaksanakan.
Tidak ada kemauan dan tidak melaksanakan.
Metode Penyimpanan
Penanggulangan terhadap masalah kualitas dan penempatan dilaksanakan dgn baik, tempat penyimpanan dan jumlah yang disimpan juga ditentukan.
Penanggulangan masalah kualitas dan penempatan dilaksanakan dengan menggunakan seperti tempat penyimpanan dan sebagainya.
Sedikit banyak peninjauan/studinya telah dilaksanakan, tetapi masih belum memadai.
Kemauan untuk meninjau (mempelajari) ada, tetapi belum dilaksanakan.
Tidak dilaksanakan.
Tempat penyimpanan
Tempat input dan output di setiap proses dibuat dengan jelas, dan penanganan part abnormal dilaksanakan dengan pasti.
Tempat input dan output di setiap proses dibuat dengan jelas, dan penanganan part abnormal dilaksanakan.pada level tertentu
Tempat input dan output di setiap proses dibuat dengan jelas.
Sebagian besar telah ditentukan,
tetapi tidak jelas. Tidak ditentukan.
Membuat jelas Part Kontrol Inisial dan Lamanya Kontrol Inisial
Dilaksanakan berdasarkan standar, dan dilakukan pengontrolan visual (dengan melihat bisa langsung dipahami).
Dilaksanakan berdasarkan standar.Dilaksanakan berdasarkan standar, tetapi isinya belum memadai.
Standarnya ada, tetapi tidak dilaksanakan.
Tidak ada standar penetapan part kontrol inisial.
Membuat jelas Pekerjaan dan Penanggung Jawab Pengontrolan Inisial
Distandarisasi, dan pelaksanaan pemberitahuan dilakukan dengan baik dan komplit di internal perusahaan, dan dilaksanakan dengan pasti.
Distandarisasi, dan sebagian besar dilaksanakan oleh Penanggung Jawab.
Dibuat dengan jelas, dan Penanggung Jawabnya ditentukan.
Ada dengan sifat sementara, tetapi tidak jelas.
Pekerjaan pengontrolan inisial tidak ditentukan.
Pekerjaan yang telah lama interval waktunya
Distandarisasi, dan pelaksanaan pemberitahuan dilakukan dengan baik dan komplit di internal perusahaan, dan dilaksanakan dengan pasti.
Distandarisasi, dan sebagian besar dilaksanakan oleh Penanggung Jawab.
Dibuat dengan jelas, dan Penanggung Jawabnya ditentukan.
Ada dengan sifat sementara, tetapi
tidak jelas. Diserahkan ke Pekerja.
Respon terhadap perubahan design.
Informasinya disampaikan sampai dengan detail, dan diinformasikan dengan baik dan komplit.
Penanganan preventifnya dilakukan dengan cepat dan tanpa ada yang terlewatkan.
Distandarisasi, dan Penanggung Jawabnya ditentukan.
Jalur Penanganan ditentukan secara sementara. Tidak jelas.
Respon terhadap perubahan proses
Informasinya disampaikan sampai dengan detail, dan diinformasikan dengan baik dan komplit.
Penanganan preventifnya dilakukan dengan cepat dan tanpa ada yang terlewatkan.
Distandarisasi, dan Penanggung Jawabnya ditentukan.
Jalur Penanganan ditentukan secara sementara. Tidak jelas.
Standar Judgement Lot Distandarisasi dan dilaksanakan dengan pasti.
Standar penentuannya sebagian besar sudah jelas.
Standar penentuan diputuskan secara internal.
Kemauan untuk penentuannya ada,
tetapi tidak melaksanakan. Tidak ada standar lot
Pengontrolan Catatan Riwayat Dikontrol dengan baik, dan datanya mudah digunakan, dan diedit.
Catatan Riwayat sejak dari material sampai jadi produk bisa diketahui, dan disimpan minimal selama 3 tahun.
Sebagian tidak ada, dan banyak poin yang tidak jelas.
Kemauan untuk melaksanakan ada,
tetapi tidak melaksanakan. Sama sekali tidak bisa dipahami.
Rencana Produksi
Membuat rencana kerja untuk masing-masing proses kerja dengan melihat data dari PT XYZ dan stok.
Membuat rencana produksi dengan melihat data dari PT XYZ dan stok.
Membuat rencana produksi dengan mengacu ke data dari PT XYZ
Data distribusi dari PT XYZ dipindah catatkan secara sederhana ke masing-masing bagian.
Hanya ada data distribusi dari PT XYZ
Pengontrolan Kemajuan (Progress)
Kemajuan dan stok dari rencana kerja perusahaan bisa diketahui (sampai kondisi kemajuan pekerjaan).
Kemajuan dan incoming material untuk yang ke PT XYZ, dan kemajuan incoming supplier bisa diketahui (supply progress dan material progress).
Hanya kemajuan untuk tujuan PT XYZ saja yang bisa diketahui (hanya supply progress).
Pemahaman terhadap Kemampuan Mesin
Kemampuan proses secara keseluruhan telah diketahui dan dimanfaatkan pada hal seperti perencanaan produksi dan lain-lain.
Sebagian besar telah diketahui dan juga dimanfaatkan.
Kemampuan proses sebagian diketahui.
Penghitungan kemampuan proses
sedang dalam perencanaan. Sama sekali tidak diketahui.
4
ITEM EVALUASI STANDAR PENILAIAN
Model evaluasi vendor (Tiena dkk) Jurnal Teknik Industri ISSN: 1411-6340 84
Lampiran 5 : Form hasil pemodelan sistem
Gambar 7. Form temuan audit
Nama Vendor : Tanggal Audit : Kategori Temuan : A B C Auditor : Temuan audit :
Analisa penyebab temuan :
Tindakan perbaikan & pencegahan yang sudah dilakukan :
Diperiksa Disetujui
Verifikasi :
Implementasi tindakan perbaikan Efektifitas tindakan perbaikan (process capability index ) Control chart :
Normality test : Nilai Cp : Nilai Cpk :
Catatan jika verifikasi open : Verifikator
Note : (area yang digaris tebal diisi oleh vendor)
Jaw aban yang berhubungan dengan perubahan dokumen dikirim melalui email (5HK)
Kategori A : Perlu melakukan tindakan segera karena akan berpengaruh terhadap kualitas yang dikirim ke YMMA (10 HK) Kategori B : Tidak perlu melakukan tindakan segera (15 HK)
Kategori C : Kaizen
FORM TINDAKAN PERBAIKAN TEMUAN AUDIT
Dibuat Tanggal Pelaksanaan Perbaikan :
Open Close Open
Close Nama Vendor :
Tanggal Audit : Jenis Audit : Auditor : Daftar hadir Audit :
No No
1 7
2 8
3 9
4 10
5 11
6 12
Temuan audit :
Kategori temuan audit :
Temuan audit :
Kategori temuan audit :
Temuan audit :
Kategori temuan audit :
Temuan audit :
Kategori temuan audit :
Temuan audit :
Kategori temuan audit : Kategori temuan audit
Jaw aban yang berhubungan dengan perubahan dokumen dikirim melalui email (5HK)
Kategori A : Perlu melakukan tindakan segera karena akan berpengaruh terhadap kualitas yang dikirim ke YMMA (10 HK) Kategori B : Tidak perlu melakukan tindakan segera (15 HK)
Kategori C : Kaizen
Auditor Auditee
PT/Bagian Paraf FORM TEMUAN AUDIT
Nama PT/Bagian Paraf Nama
Process capability check
Process capability check
Process capability check
Process capability check
