Seri Pembelajaran dari USAID-KINERJA
Modul Keuangan dan Operasional
KATA PENGANTAR
Mengenal USAID-KINERJA
Proyek KINERJA adalah program tata kelola yang berfokus pada perbaikan pelayanan publik di Indonesia. Dihibahkan dalam bentuk Cooperative Agreement bernomor AID-497-A-10-00003 kepada RTI International dan lima konsorsiumnya, yakni The Asia Foundation (TAF), Social Impact (SI), SMERU Research Institute, Gadjah Mada University (UGM), and Partnership for Governance Reform (Kemitraan). Periode implementasi program ini adalah sejak tanggal 30 September 2010 hingga 28 February 2015.
KINERJA dikembangkan berdasarkan asumsi pembangunan dan menargetkan perbaikan pelayanan public di tiga sektor utama yaitu pendidikan, kesehatan dan iklim usaha yang baik (BEE). Kegiatan yang dilakukan oleh KINERJA mencakup pelayanan publik dari sisi permintaan dan penawaran, dan bertujuan untuk memperkuat mekanisme pertanggungjawaban sehingga pemerintah daerah dapat menjawab kebutuhan masyarakat dengan lebih baik lagi. KINERJA juga bekerja melalui lembaga-lembaga lokal untuk membangun kapasitas mereka dan mendorong kemitraan yang berkelanjutan.
KINERJA bekerja di Provinsi Aceh, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Kalimantan Barat. KINERJA bekerja sama dengan 20 kabupaten dan kota yang dipilih secara acak.
Tujuan pembuatan modul ini didasari dari kebutuhan yang kami lihat di lapangan selama berinteraksi dengan organisasi lokal yang bekerja sama dengan KINERJA. Atas dasar tersebut, kami berinisiatif menyiapkan modul lengkap untuk dijadikan panduan atau referensi bagi organisasi mitra maupun organisasi lain dalam mengelola dana hibah dari Donor tertentu baik Pemerintah maupun swasta atau asing.
Modul yang kami siapkan ini berjudul “Modul Operasional” yang mencakup Peraturan Kepegawaian, Hibah, Keuangan, Pengadaan Barang dan Jasa, Inventaris, Pengelolaan Kegiatan dan Dana Pendampingan (Kontribusi), karena bagian-bagian tersebut adalah dasar peraturan yang diperlukan oleh manajemen organisasi sehingga diharapkan modul ini dapat bermanfaat bagi organisasi baik yang baru berdiri maupun yang telah berjalan guna menyempurnakan sistem dan proses yang ada.
Kami mohon maaf bila terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam penyusunan modul ini baik berupa kata-kata maupun maksud tulisan yang disampaikan. Penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan dalam modul ini akan terus kami lakukan, tentunya dengan masukkan dari pembaca atau pengguna modul ini.
Harapan kami, semoga modul ini bermanfaat dan membangun sistem dan proses organisasi lokal ke arah yang lebih baik lagi.
Jakarta, Maret 2014
ELKE RAPP
DAFTAR ISI 2
PANDUAN PELAKSANAAN MODUL KEUANGAN DAN OPERASIONAL 4
BAB 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia 12
1.1 Struktur Organisasi 12
1.2 Struktur Gaji dan Pembaharuannya 12
1.3 Istilah dan Deinisi Uraian Organisasi 12
1.4 Kode Perilaku 16
1.5 Rekruitmen 17
1.6 Jam Kerja 21
1.7 Gaji dan Tunjangan 21
1.8 Manfaat Karyawan 23
1.9 Pengelolaan Cuti 25
1.10 Pengelolaan Armada 29
1.11 Pengelolaan Perpustakaan 29
1.12 Penilaian Kinerja 29
1.13 Prosedur Penyelesaian Keluhan 30
1.14 Tindakan Disiplin 30
1.15 Mutasi 38
1.16 Penutup 39
BAB 2 Manajemen Hibah 41
2.1 Permohonan Hibah 43
2.2 Persiapan Hibah 45
2.3 Pelaksanaan Hibah 48
2.4 Pemantauan dan Pelaporan 50
2.5 Penutupan Hibah 52
BAB 3 Manajemen Keuangan 56
3.1 Sistem Akuntansi Umum 56
3.2 Chart of Accounts 57
3.3 Sistem Pengendalian Internal 57
3.7 Acuan Dokumen Pendukung 68
3.8 Petunjuk Operasional Keuangan 70
BAB 4 Pengadaan Barang dan Jasa 74
4.1 Tingkat Pihak yang Meminta 74
4.2 Tingkat Persetujuan 74
4.3 Proses Pengadaan 74
4.4 Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim Keuangan 75
BAB 5 Manajemen Inventaris 78
5.1 Informasi Inventaris 78
5.2 Pembaharuan Data Inventaris 78
5.3 Penghapusan Peralatan 79
BAB 6 Manajemen Acara 82
6.1 Pedoman untuk Melaksanakan Acara, Pelatihan atau Lokakarya 82
6.2 Pejabat Pemerintah Indonesia 86
BAB 7 Cost Share 90
7.1 Tentang Cost share 90
7.2 Identiikasi Cost share 92
7.3 Dokumen Pendukung Cost share 94
7.4 Pelaporan 94
Daftar Lampiran 96
a. Tujuan Pembelajaran
:
- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia;
berdasarkan pengalaman KINERJA dengan penerima hibah putaran 1 dan 2, mayoritas mereka tidak
memiliki kebijakan SDM sehingga tidak memiliki struktur organisasi, struktur gaji sesuai proyek yang
ditangani, proses pemilihan pegawai, peraturan kepegawaian, proses yang transparant dsb. Dengan
adanya manual ini, diharapkan Organisasi penerima hibah memiliki posisi tawar yang kuat dalam pemilihan
pegawai yang sesuai keahlian dan penempatannya, mempertahankan pegawai yang ada dan memberikan
penghargaan yang sesuai dalam proses penilaian kinerja, terlebih dalam memasarkan jasa yang dimiliki
untuk memenangkan banyak proyek di kemudian hari.
- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (
Grants
) / Kontrak;
bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi dalam rangka peningkatan kapasitas
organisasi penerima hibah untuk memahami dan melaksanakan pengelolaan dana hibah sesuai dengan
aturan dan regulasi dari USAID.
- Bab 3 Manajemen Keuangan;
bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada organisasi penerima hibah mengenai manajemen
keuangan lembaga serta dapat mengimplementasikan langkah-langkah dalam proses penyusunan laporan
keuangan lembaga nya secara baik, transparan dan akuntabel.
- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa;
biasanya pembelian barang dan jasa ada ditangan pemegang posisi tertinggi dalam Organisasi, sehingga
sangat rawan benturan kepentingan yang mungkin terjadi, atau pemilihan tenaga pemberi jasa yang tidak
sesuai atau tidak eisien, sehingga menghambat pelaksanaan kegiatan Organisasi yang seharusnya.
Dengan adanya panduan pembelian barang dan jasa, diharapkan bisa memperlihatkan proses yang
akuntabel, kontrol internal yang memadai, pemisahan wewenang, proses yang kompetitif dan transparant
didukung dokumentasi yang diperlukan serta pemilihan barang atau jasa yang sesuai.
- Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak;
Kebijakan manajemen aset/harta tak bergerak kebanyakan tidak dimiliki oleh Organisasi karena dianggap
tidak diperlukan dan kurang mendapat perhatian. Kadang Organisasi yang baru berdiri tidak memiliki
aset dan karenanya tidak menyiapkan kebijakan ini. Bila hal ini disiapkan saat pendirian Organisasi
dan disosialisasikan kepada karyawan yang baru bergabung, maka hal ini dapat memperkecil resiko
kehilangan aset dan memperkuat rasa memiliki dari karyawan yang bersangkutan untuk turut menjaga
dan memelihara bersama aset Organisasi. Bila perilaku ini bisa dipertahankan, secara tidak langsung
memperkuat komitmen kerja dan rasa memiliki sebagai bagian dari Organisasi tersebut.
- Bab 6 Operasional dan Administrasi;
Kebanyakan Organisasi sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pemegang posisi tertinggi
dalam Organisasi tersebut. Bila hal ini terjadi, maka kebijakan yang konsisten, adil dan berlaku sama bagi
setiap karyawan akan sulit dilakukan. Hal ini akan mengurangi kenyamanan bekerja dan sulit menerapkan
konsistensi bagi pelaksana harian.
- Bab 7
Cost Share
;
Bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi sesuai dengan kebijakan dan regulasi dari
USAID, dengan tujuan mempertahankan keberlangsungan organisasi penerima hibah dan meningkatkan
rasa kepemilikan terhadap pelaksanaan program sehingga keberhasilan program menjadi perhatian utama
mereka. Dengan adanya kemampuan organisasi menyediakan dana pendamping, akan memperkuat posisi
- Bagian 1.2 Struktur Gaji dan Pemeliharaannya
- Bagian 1.3 Penerimaan Pegawai Baru
- Bagian 1.4 Peraturan Organisasi
Bab 2 Manajemen Dana Hibah (
Grants
) / Kontrak
- Bagian 2.1 Aplikasi Dana Hibah
- Bagian 2.2 Persiapan Dana Hibah
- Bagian 2.3 Pelaksanaan Dana Hibah
- Bagian 2.4 Pelaporan
- Bagian 2.5 Penutupan Dana Hibah
Bab 3 Manajemen Keuangan
- Bagian 3.1 Sistem Akuntansi Umum
- Bagian 3.2 Pengawasan Akuntasi dan Prosedurnya
- Bagian 3.3 Pelaporan/Proses Akuntansi Cost Shares
- Bagian 3.4 Kode Perkiraan
- Bagian 3.5 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang baru berkembang
- Bagian 3.6 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang sudah maju
- Bagian 3.7 Petunjuk Dokumen Pendukung
- Bagian 3.8 Petunjuk Operasional Keuangan
Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa
- Bagian 4.1 Pada tingkatan Pemohon
- Bagian 4.2 Pada tingkatan Pemberi Keputusan
- Bagian 4.3 Proses Pengadaan barang/jasa
Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak
- Bagian 5.1 Informasi Aset
- Bagian 5.2 Pembaharuan data aset
- Bagian 5.3 Pemindahan Status aset
Bab 6 Operasional dan Administrasi
- Bagian 6.1 Petunjuk pelaksanaan Acara, Workshop atau Pelatihan
- Bagian 6.2 Identiikasi dan Cakupan Pekerjaan
- Bagian 6.3 Alokasi anggaran dan manajemennya
- Bagian 6.4 Pengelolaan perjalanan, penginapan dan pengaturan ruangan meeting
- Bagian 6.5 Manajemen pengelolaan kegiatan operasional
- Bagian 6.6 Pengelolaan surat menyurat
- Bagian 6.7 Manajemen perpustakaan
Bab 7
Cost Share
- Bagian 7.1. Tentang Cost Share - Bagian 7.2. Identiikasi Cost Share
- Bagian 7.3. Dokumen Pendukung Cost Share
- Bagian 7.4 Pelaporan
c. Metode:
1. Penjelasan materi / tutorial.
2. Ice Breaker.
3. Studi interaktif.
4. Simulasi materi.
5. Evaluasi dan releksi (kuesioner, survei).
d. Alat dan bahan
1. Infocus.
- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia
Penjelasan materi/tutorial (120 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (60 menit)
Evaluasi (30 menit)
- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (
Grants
)/Kontrak
Penjelasan materi/tutorial (120 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (60 menit)
Evaluasi (30 menit)
- Bab 3 Manajemen Keuangan
Penjelasan materi/tutorial (120 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (60 menit)
Evaluasi (30 menit)
- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa
Penjelasan materi/tutorial (120 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (60 menit)
- Bab 5 Manajemen Aset/Harta Tak Bergerak
Penjelasan materi/tutorial (60 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (30 menit)
Evaluasi (30 menit)
- Bab 6 Operasional dan Administrasi
Penjelasan materi/tutorial (60 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (30 menit)
Evaluasi (30 menit)
- Bab 7 Dana Pendamping/
Cost Share
Penjelasan materi/tutorial (60 menit)
Studi interaktif (30 menit)
Simulasi materi (60 menit)
Evaluasi (30 menit)
Total durasi pelatihan modul Keuangan dan Operasional membutuhkan waktu 23 Jam atau 3 hari kerja (jam
kerja efektif sehari adalah 7 jam diluar coffee break dan Ishoma).
f. Proses Fasilitasi:
Penjelasan materi / tutorial
Studi interaktif
Simulasi materi
g. Bahan Presentasi:
- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia
h. Bahan Bacaan
:
- Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia
- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak
- Bab 3 Manajemen Keuangan
- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa
- Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak
- Bab 6 Operasional dan Administrasi
- Bab 7 Cost Share
i. Lampiran:
Daftar Lampiran:
1. Bab 1 – UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
2. Bab 2 – Dana Hibah (Grants)
3. Bab 3 – Simple Accounting Method form for developing organization
4. Bab 3 – Double Entry Accounting Method form for developed organization
5. Bab 4 – Purchase Requisition form
6. Bab 4 – RFQ/RFA Example
7. Bab 4 – Quotation Example
8. Bab 4 – Bid Analysis
9. Bab 4 – VJPV Form
10. Bab 4 – Sole Source Form
11. Bab 4 – Purchase Order Example
1
1
Pengembangan
Pengembangan
Sumber Daya
Manusia
BAB 1
1.1 Struktur Organisasi
(Mohon lampirkan struktur organisasi).
Struktur organisasi ini sesuai dengan AD/ART.
Apabila terdapat beberapa kantor atau proyek maka
cantumkan struktur organisasi secara terpisah.
I.2 Struktur Gaji dan
Pembaharuannya
(Mohon lampirkan struktur gaji organisasi yang
diperbaharui setiap tahun, menurut proyek (-proyek)
yang dikelola).
1.3 Istilah dan Deinisi
Uraian Organisasi
1. Organisasi: kantor perwakilan Organisasi di
Indonesia.
2. Proyek: inisiatif penelitian atau pengembangan
yang ditetapkan dalam kontrak antara
Organisasi dan Klien (“Client” sebagaimana
dideinisikan dalam Perjanjian Kerja).
3. Nama Organisasi: berikan penjelasan singkat
mengenai Organisasi, tanggal pendirian, lokasi,
alamat lengkap, dan sebagainya.
...
Karyawan dengan
Perjanjian Jangka Waktu
Tertentu/Karyawan Tidak
Tetap; yang bersangkutan
berhak mendapatkan
manfaat dan/atau
4. Kantor Pusat: sebutkan lokasi kantor pusat
Organisasi di Indonesia.
5. Direktur: orang yang bertanggung jawab
mengawasi dan mengelola Organisasi, sebutkan
gelarnya yang tepat.
6. Staf Manajemen: cantumkan semua tingkatan
mulai dari manajer, sebutkan gelarnya yang
tepat.
7. Manajer Departemen: Kepala Departemen atau
Manajer yang bertanggung jawab atas sejumlah
Karyawan.
8. Pemberi Kerja yang Ditunjuk: Ailiasi Organisasi
atau entitas lain yang melaksanakan pekerjaan
atau pelayanan bagi United States Agency
for International Development (USAID), Bank
Dunia, Bank Pembangunan Asia atau lembaga
pendanaan lain yang memberikan bantuan
teknis kepada Pemerintah Republik Indonesia
atau yang mendanai pekerjaan Organisasi di
Indonesia.
Aset
9. Aset Organisasi: cantumkan semua aset/
inventaris, yang berwujud maupun tidak
berwujud, yang secara resmi dimiliki oleh
Organisasi di Indonesia dan merupakan
kekayaan Organisasi, yang mungkin dipinjam
atau digunakan oleh karyawan untuk keperluan
dinas.
10. Kendaraan Operasional: semua kendaraan
yang dimiliki/disewa oleh Organisasi dan
digunakan untuk mendukung kegiatan setiap
hari berdasarkan prosedur operasional.
Sumber Daya Manusia
11. Karyawan Reguler: seseorang yang
dipekerjakan oleh Organisasi sebagai Karyawan
dan mempunyai hubungan kerja dengan
Organisasi di Indonesia sebagai Karyawan
dengan Perjanjian Jangka Waktu Tak Tertentu/
Karyawan Tetap atau Karyawan dengan
Perjanjian Jangka Waktu Tertentu/Karyawan
Tidak Tetap; yang bersangkutan berhak
mendapatkan manfaat dan/atau tunjangan
dan kewajiban yang berlaku bagi Karyawan
Organisasi yang disebutkan dalam Modul ini.
12. Karyawan Tetap/dengan Perjanjian Jangka
Waktu Tak Tertentu: Karyawan tetap yang
dipekerjakan oleh Organisasi untuk jangka
waktu tak tertentu.
13. Karyawan Tidak Tetap/dengan Perjanjian Jangka
Waktu Tertentu: Karyawan yang dipekerjakan
oleh Organisasi untuk jangka waktu tertentu
sebagaimana disepakati dalam perjanjian kerja
untuk melakukan pekerjaan tidak tetap atau
sementara atau pekerjaan yang dilaksanakan
sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 tentang
14. Staf Internasional: staf yang bukan warga
negara Indonesia atau yang merupakan warga
negara asing yang memiliki visa dan izin kerja di
Indonesia.
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
15. Sumber Daya Manusia (SDM) Proyek:
Karyawan yang ditugaskan oleh proyek untuk
melaksanakan urusan Sumber Daya Manusia
bagi proyek.
16. Perjanjian Kerja: perjanjian tertulis antara
Karyawan dan Pemberi Kerja yang diadakan
sesuai dengan peratuan yang berlaku dan
berfungsi sebagai dasar hubungan kerja.
17. Tanggal Bekerja Jangka Waktu Tertentu: tanggal
ketika seseorang diterima sebagai Karyawan
sebagaimana dicatat dalam perjanjian kerja
jangka waktu tertentu.
18. Tanggal Bekerja Tetap: tanggal ketika seseorang
diterima sebagai karyawan tetap sebagaimana
dicatat dalam perjanjian kerja jangka waktu tak
tertentu.
19. Kode Perilaku (“Kode Perilaku”): Pedoman
umum Organisasi untuk menjaga lingkungan
yang terbuka dan dapat ditanggungjawabkan
yang mendorong standar perilaku tertinggi. Kode
Perilaku mendorong komunikasi yang terbuka
dan jujur, bebas dari perasaan takut dibalas
karena menjunjung tinggi standar perilaku
tersebut. Kode Perilaku Organisasi telah
20. Kementerian Tenaga Kerja: departemen yang
mengawasi dan memperkuat pelaksanaan
peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan ketenagakerjaan.
21. Perjalanan Dinas: perjalanan yang berkaitan
dengan pekerjaan seperti yang diminta dan
disetujui oleh Organisasi.
22. Kecelakaan Industri: berdasarkan ketentuan
Undang-Undang No. 3/1992 tentang Jaminan
Sosial Tenaga Kerja (“JAMSOSTEK”) dan
Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 12 Tahun
2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran
Kepesertaan, Pembayaran Iuran, Pembayaran
Santunan dan Pelayanan Jaminan Sosial
Tenaga Kerja, Kecelakaan Industri adalah
kecelakaan kerja termasuk penyakit yang
disebabkan oleh pekerjaan maupun kecelakaan
yang terjadi dalam perjalanan dari rumah ke
tempat kerja dan dari tempat kerja ke rumah
melalui jalan yang biasa dan layak.
Hak-Hak
23. Tunjangan: pembayaran bruto bulanan atau
tahunan rutin yang dimaksudkan sebagai
bantuan/imbalan yang disediakan oleh
Organisasi bagi Karyawan dalam keadaan
tertentu.
24. Gaji: gaji bruto yang dibayar oleh Organisasi
kepada Karyawan setiap bulan (Gaji Pokok dan
tunjangan tetap) atas kinerja dan pemenuhan
kepada Karyawan maupun atas pelaksanaan
pekerjaan oleh Karyawan.
25. Gaji Terakhir: Gaji terakhir yang diterima oleh
Karyawan.
Tanggungan
26. Tanggungan: Suami atau istri yang sah dan
paling banyak tiga (3) anak dari Karyawan,
yang berumur maksimal dua puluh tiga (23)
tahun, terdaftar pada Organisasi sebagai
anggota keluarga dekat Karyawan dan berhak
mendapatkan manfaat sesuai dengan Modul ini.
Agar anggota keluarga Karyawan dapat diakui
maka Karyawan harus memberikan bukti hukum
mengenai hubungan keluarga tersebut kepada
Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi
berupa akta perkawinan, akta lahir anak atau
dokumen pengadilan yang relevan dalam hal
anak angkat/adopsi.
27. Suami atau istri: suami atau istri Karyawan yang
sah sebagaimana yang diberitahukan kepada
dan diakui oleh Departemen Sumber Daya
Manusia Organisasi. Paling banyak satu (1)
suami atau istri yang diterima dan diakui oleh
Organisasi untuk keperluan Modul ini dan yang
berhak mendapatkan manfaat sesuai dengan
Modul ini.
28. Anak: setiap anak hasil dari perkawinan yang
sah antara Karyawan dengan suami atau
istrinya, dan/atau anak sah dari orangtua
tunggal, dan atau anak sah dari Karyawan
perempuan atau laki-laki yang belum menikah,
dan/atau anak yang diadopsi sesuai dengan
undang-undang dan didaftarkan pada dan
diakui oleh Departemen Sumber Daya
Manusia Organisasi. Anak yang diakui sebagai
tanggungan berjumlah maksimal tiga (3) orang,
termasuk anak angkat/adopsi.
Dalam hal anak yang diakui oleh Organisasi
sebagai Tanggungan Karyawan meninggal dunia
maka anak keempat (jika ada) dapat diusulkan
menggantikan anak yang meninggal tersebut
sebagai Tanggungan Karyawan.
Anak yang diakui oleh Organisasi sebagai
Tanggungan adalah anak yang berumur
maksimal dua puluh tiga (23) tahun, belum
menikah atau belum bekerja.
Catatan: jumlah anak dan umur yang dijamin
bergantung pada kebijakan Organisasi.
29. Orangtua: orang tua kandung atau angkat dari
Karyawan sebagaimana yang diberitahukan
kepada dan diakui oleh Departemen Sumber
Daya Manusia Organisasi.
30. Ahli waris: Suami atau Istri Karyawan dan/atau
Anak Karyawan yang diberitahukan kepada
dan diakui oleh Departemen Sumber Daya
Manusia Organisasi sebagai Tanggungan ketika
Karyawan meninggal dunia. Apabila Karyawan
tidak menikah maka Ahli Warisnya adalah
Apabila Orangtua dari Karyawan yang tidak
menikah meninggal dunia maka Karyawan
tesebut diperbolehkan menunjuk, dengan
pemberitahuan tertulis, Ahli Waris sah lain
yang bukan Suami/Istri, Anak atau Orangtua.
Dalam hal kondisi kesehatan Orangtua tidak
memungkinkan Orangtua memproses klaim
maka mereka dapat diwakili oleh orang yang
ditunjuk sebagaimana dinyatakan dalam surat
kuasa yang resmi.
1.4 Kode Perilaku
Karyawan harus selalu mematuhi Kode Perilaku
Organisasi. Semua Karyawan wajib memahami
Kode Perilaku. Ringkasan Kode Perilaku akan
disampaikan kepada semua Karyawan dan diterima
sebagaimana mestinya ketika Karyawan mulai
bekerja di Organisasi dan setahun sekali akan
diajukan kepada Organisasi melalui Perwakilan
SDM Proyek Karyawan.
Hal-hal yang diatur dalam Kode Perilaku Organisasi
adalah:
a) Respek kepada Setiap Orang
b) Respek kepada Organisasi
c) Integritas
d) Tanggung Jawab Fiskal
e) Keunggulan
f) Inovasi
Untuk keperluan operasional usaha Organisasi
maka Karyawan wajib membaca, memahami dan
menaati aturan-aturan perilaku yang diuraikan
secara umum sebagai berikut:
1. Karyawan harus membaca dan menaati semua
peraturan, kebijakan dan prosedur Organisasi
dan pengumuman yang dibuat oleh Organisasi
termasuk yang dipasang di papan pengumuman,
website Organisasi, atau yang tercantum dalam
email atau bentuk komunikasi lain.
2. Karyawan wajib hadir di dan meninggalkan
lokasi pekerjaan selama jam kerja yang
ditentukan. Jika Karyawan sakit sehingga tidak
dapat masuk kerja dan ingin mendapatkan
Cuti Sakit maka ia wajib menyerahkan kepada
Perwakilan SDM Proyek surat keterangan
dokter asli dari dokter yang merawatnya setelah
Karyawan kembali bekerja.
3. Karyawan harus melaksanakan pekerjaan dan
tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka
secara hati-hati dan seeisien mungkin serta
dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standar
tertinggi yang ditetapkan oleh Organisasi.
4. Karyawan wajib melaksanakan dan mematuhi
semua arahan, petunjuk dan peraturan kerja yang
dikeluarkan atau ditetapkan oleh Organisasi.
5. Karyawan wajib menjalin hubungan kerja yang
baik dan terhormat dengan sesama Karyawan.
6. Karyawan wajib memelihara dan menjaga
Organisasi dengan klien-kliennya, baik secara
tertulis maupun tidak tertulis, diberi tanda
rahasia maupun tidak. Karyawan dilarang
menyingkapkan dan/atau membahas informasi
eksklusif atau konidensial milik Organisasi
dan/atau klien-kliennya sesuai dengan Kode
Perilaku ini.
7. Karyawan wajib memberitahukan secara tertulis
kepada Departemen SDM Proyek dan SDM
Organisasi di Indonesia dalam waktu lima (5)
hari kerja setiap perubahan data/informasi
pribadi karyawan seperti status perkawinan,
jumlah anggota keluarga, tempat tinggal, nomor
telepon, dan sebagainya.
Kelalaian untuk menyampaikan perubahan
secara tertulis sehubungan dengan data pribadi
Karyawan dalam jangka waktu yang ditetapkan
dapat dikenakan sanksi sesuai dengan
kebijakan Organisasi mengenai tindakan disiplin.
8. Karyawan wajib membantu Organisasi dalam
memelihara peralatan, properti dan aset-aset
Organisasi. Karyawan wajib melaporkan kepada
Atasannya sesegera mungkin dalam waktu 48
jam sejak kejadian, jika terdapat kecelakaan
yang menyangkut, atau pencurian, kehilangan
atau kerusakan pada, properti, peralatan dan
aset Organisasi.
Kelalaian untuk melaporkan pencurian,
kehilangan atau kerusakan properti, peralatan
dan aset Organisasi kepada Atasannya dalam
jangka waktu yang ditentukan dapat dikenakan
sanksi sesuai dengan kebiajakan Organisasi
mengenai tindakan disiplin.
1.5 Rekruitmen
1.5.1. Rekruitmen Karyawan
Rekruitmen dilakukan sesuai dengan Prosedur
Operasi Standar Departemen Sumber Daya
Manusia. Organisasi beroperasi sebagai pemberi
kerja dengan memberikan peluang yang sama/
tindakan tegas dan mempekerjakan orang-orang
hanya berdasarkan kualiikasi untuk posisi yang
akan diisi dengan proses yang transparan.
Jika calon tenaga kerja atau Karyawan mempunyai
hubungan keluarga atau dikenal oleh Karyawan
Organisasi saat ini maka calon tersebut harus
memberitahukannya kepada Departemen Sumber
Daya Manusia. Karyawan yang mempunyai
hubungan keluarga karena pertalian darah atau
perkawinan dengan karyawan lain dalam Organisasi
tidak boleh menduduki jabatan sebagai pengawas
langsung atau tidak langsung atau mengerjakan
proyek yang sama.
Kelalaian untuk memberitahukan Departemen
Sumber Daya Manusia Organisasi tentang
hubungan tersebut dianggap telah melanggar
Kebijakan Organisasi dan menjadi dasar untuk
mengambil tindakan disiplin.
1. Penerimaan Karyawan baru didasarkan pada
kebutuhan Organisasi.
2. Sebelum diterima bekerja, Karyawan harus:
(a) Sesuai dengan jabatannya, menjalani
pemeriksaan isik yang menyeluruh atas
dokter yang ditunjuk oleh Organisasi, atau
dokter lain yang diminta atau disetujui oleh
Organisasi;
(b) Menjalani proses wawancara atau seleksi
oleh Organisasi;
(c) menyerahkan fotokopi yang jelas semua
ijazah, kualiikasi atau kursus pendidikan
yang relevan;
(d) menyerahkan kepada Organisasi sedikitnya
tiga (3) surat referensi kinerja yang baik dari
pemberi kerja sebelumnya atau asosiasi
profesi;
(e) Menandatangani perjanjian kerja.
3. Semua Karyawan wajib membaca, menerima
dan bersedia mematuhi dan menjalankan semua
ketentuan dan persyaratan kerja yang diuraikan
dan tercantum dalam Modul ini.
4. Tempat di mana Karyawan dipekerjakan
dianggap sebagai Tempat Penerimaan
Karyawan (Point of Hire). Tempat Penerimaan
Karyawan akan dicantumkan dalam perjanjian
1.5.2. Proses Seleksi dan Pengangkatan
Identiikasi Posisi Baru
Lingkup Pekerjaan (SOW) Tingkat pada Struktur Gaji
Iklan Posisi Baru
Proses Penyusunan Daftar Pendek
Proses Wawancara dan Pemeriksaan Referensi
Pengangkatan
• Nama Jabatan • Departemen • Identitas Jabatan • Lokasi
• Uraian Posisi • Tanggung Jawab • Kualiikasi
• Tanggal Ditutup • Media
(surat kabar, website, jejaring) • Dokumen Lamaran
(surat lamaran, CV, kriteria seleksi)
Nilai dan peringkat Pelamar sesuai dengan Tanggung Jawab dan
Kualiikasi
• Pertanyaan Wawancara • Panel Wawancara
• Catatan Wawancara & Lembar Nilai • Catatan Pemeriksaan Referensi • Nilai, Peringkat & Seleksi
Daftar Periksa Pengembangan Sumber Daya Manusia
1.5.3. Persiapan Sebelum Mulai Bekerja Ya /Tidak Tanggal
KTP Karyawan
Alamat email Karyawan
Telepon kabel
Telepon genggam
Kartu nama
Laptop
Meja kerja
Alat tulis kantor
Kartu akses
Kunci kantor
1.5.4. Pengenalan Organisasi dan Tempat Kerja Ya/Tidak Tanggal
Organisasi
Tujuan
Pencapaian
Kegiatan yang direncanakan
Jadwal
Daftar kontak
Kebijakan dan prosedur (peralatan, keuangan, sumber daya manusia, IT, perjalanan dinas, dan sebagainya.)
Tempat Kerja
Pelayanan pendukung IT
Peralatan dan sumber daya
1.5.5. Rapat Koordinasi dan
Komunikasi
Organisasi perlu mengadakan rapat koordinasi dan
komunikasi rutin dengan seluruh staf untuk mengkaji
kemajuan yang dicapai, menyampaikan persoalan
1.5.6. Kebijakan Mempekerjakan
Kembali
Masa kerja mantan Karyawan tetap atau Karyawan
tidak tetap di Organisasi tidak akan dilanjutkan
1.6 Jam Kerja
1. Jumlah jam kerja normal Organisasi adalah
delapan (8) jam sehari dan empat puluh (40)
jam seminggu, dari pk. 08:00 – 17:00 dengan
istirahat makan siang selama satu (1) jam.
Jam kerja aktual dapat berbeda-beda menurut
lokasi kerja aktual dan posisi Karyawan atau
dengan persetujuan tertulis sebelumnya dari
Direktur/Manajer Unit (bergantung pada struktur
pertanggungjawaban dalam Organisasi).
2. Karena sifat pekerjaan yang berbeda-beda
maka Organisasi dapat meminta Karyawan
untuk bekerja lebih lama daripada jam kerja
normal yang disebutkan dalam Paragraf 1 di
atas. Karyawan yang berhak mendapatkan upah
lembur adalah yang menjabat sebagai petugas
keamanan, asisten kantor dan supir.
3. Karyawan yang tidak bisa masuk kerja
harus memberitahukan Atasannya dan/
atau Departemen Sumber Daya Manusia
paling lambat Pk. 09:00 pada hari kerja
ketika Karyawan akan absen. Kelalaian untuk
menyampaikan pemberitahuan dapat dikenakan
tindakan disiplin.
4. Karyawan wajib datang dan meninggalkan lokasi
kerja pada jam kerja yang telah ditentukan.
Jika Karyawan sakit dan tidak bisa masuk kerja
dan ingin meminta Cuti Sakit maka Karyawan
tersebut wajib menyerahkan kepada Perwakilan
SDM Proyek surat keterangan dokter dari dokter
yang merawatnya ketika Karyawan kembali
bekerja.
5. Jika Karyawan tidak masuk kerja selama lima
(5) hari kerja berturut-turut tanpa persetujuan
atau izin tertulis sebelumnya dan tidak dapat
memberikan penjelasan yang disertai dengan
bukti tertulis yang sah dan sepatutnya dan
telah mendapatkan dua (2) surat panggilan
dari Organisasi maka Karyawan bersangkutan
dianggap telah mengundurkan diri dari
Organisasi, dan hubungan kerja Karyawan
tersebut dengan Organisasi terputus.
6. Karyawan harus memberitahukan dan meminta
persetujuan dari Atasannya apabila ia datang
terlambat atau meninggalkan tempat kerja
lebih awal daripada jam kerja kantor serta
memberikan alasan yang dapat diterima.
Kelalaian untuk mendapatkan persetujuan
sebelumnya akan diperlakukan menurut
kebijakan tindakan disiplin Organisasi.
1.7 Gaji dan Tunjangan
1.7.1. Gaji
1. Kebijakan Organisasi mewajibkan agar gaji
dan tunjangan diberikan secara adil sesuai
dengan standar lokal dan kompetitif di pasar
tenaga kerja lokal, terutama dibandingkan
dengan Organisasi serupa. Gaji dan tunjangan
juga harus ditetapkan sesuai dengan bentuk
Organisasi serupa.
2. Skala gaji hendaknya ditinjau kembali setiap
tahun atau bilamana diperlukan.
3. Organisasi di Indonesia harus menentukan
tanggung jawab, keterampilan, pengetahuan,
pengalaman dan kompetensi yang melekat pada
posisi tersebut.
1.7.2. Kenaikan Gaji
1. Kenaikan gaji diberikan setahun sekali, berlaku
per tanggal 1 Juni.
2. Persentase kenaikan gaji bergantung pada
ketersediaan dana, kinerja Karyawan dan
keputusan pimpinan.
3. Secara umum, Karyawan yang dipromosikan
ke posisi yang lebih tinggi akan menerima
penyesuaian gaji sebagai imbalan atas
tanggung jawab barunya.
1.7.3. Pembayaran Gaji
1. Gaji dibayar paling lambat tanggal 27 setiap
bulan. Apabila tanggal 27 jatuh pada hari libur
umum atau akhir pekan maka gaji harus dibayar
pada hari kerja sebelumnya (sesuai dengan
kebijakan Organisasi).
2. Gaji setiap Karyawan bersifat pribadi dan
konidensial sehingga tidak boleh disingkapkan
atau dibahas dengan Karyawan lain atau
pihak-pihak yang tidak terkait.
3. Gaji yang diberikan kepada Karyawan tidak
boleh lebih rendah dari gaji minimum yang
ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia.
1.7.4. Pajak Penghasilan
1. Organisasi akan memotong pajak penghasilan
dari gaji Karyawan dan menyetorkan pajak
penghasilan secara kolektif ke kas negara
sesuai dengan peraturan perpajakan yang
berlaku.
2. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan status
keluarga yang dilaporkan pada tanggal 1 Januari
tahun bersangkutan. Setiap perubahan status
keluarga harus dilaporkan kepada Departemen
Sumber Daya Manusia untuk menghindari
kerugian yang dapat dialami oleh Karyawan.
3. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan
perkiraan penghasilan Karyawan selama
tahun kalendar berjalan dan akan dipotong
dalam jumlah yang sama dari gaji bulanan
Karyawan. Apabila seorang Karyawan
meninggalkan Organisasi sebelum akhir tahun
pajak maka kelebihan atau kekurangan pajak
akan direkonsiliasi dalam pembayaran akhir
Karyawan bersangkutan. Bagi karyawan yang
bekerja selama satu tahun kalendar penuh
maka slip gaji bulan terakhir (Desember) akan
digunakan untuk menyesuaikan kelebihan atau
kekurangan pajak yang mungkin telah terjadi
karena adanya kenaikan gaji, bonus atau
imbalan lain yang tidak terduga yang dapat
meningkatkan atau mengurangi kewajiban pajak
Karyawan. Apabila Karyawan meninggalkan
Organisasi sebelum akhir tahun kalendar maka
penyelesaian akhir, termasuk gaji bulan terakhir,
1.7.5. Tunjangan Hari Raya (THR)
1. Tunjangan Hari Raya (THR) akan diberikan
setiap tahun kepada Karyawan yang masih
bekerja di Organisasi paling lambat tiga
puluh (30) hari sebelum Hari Raya sesuai
dengan peraturan perundang-undangan
ketenagakerjaan yang berlaku. Karyawan
yang masa kerjanya kurang dari setahun akan
menerima THR secara proporsional. Organisasi
akan menghitung pajak yang harus dibayar
untuk THR dan akan memotongnya; kelebihan
atau kekurangan pajak dari pemotongan ini akan
direkonsiliasikan.
2. Berbagai kondisi dan praktek yang dilaksanakan
oleh subkontraktor atau klien Organisasi tidak
mempengaruhi aturan tentang THR.
1.7.6. Tunjangan Pemakaman
Apabila Karyawan atau salah satu anggota keluarga
sah Karyawan (suami/istri, anak dan anak angkat)
yang diakui oleh Organisasi meninggal dunia,
tunjangan pemakaman akan diberikan kepada
tanggungan yang sah melalui penyelenggara
asuransi yang terakreditasi sebagai bagian dari
paket manfaat yang disepakati dengan Karyawan
organisasi. Nilainya akan ditentukan setiap tahun
sebagaimana yang diatur oleh penyelenggara
asuransi kesehatan Organisasi.
1.8 Manfaat Karyawan
1.8.1. Jaminan Sosial
1. Organisasi, seperti yang terdaftar pada program
JAMSOSTEK, akan menjadi peserta dalam
program JAMSOSTEK menurut Undang-Undang
No. 3 Tahun 1992 yang memberikan:
(a) Jaminan Kematian
(b) Jaminan Kecelakaan Kerja
(c) Tabungan Hari Tua
Organisasi akan menyediakan asuransi
kesehatan yang melebihi santunan yang
diperoleh dari kepesertaan dalam JAMSOSTEK.
2. Organisasi akan memotong 2% dari gaji
bulanan bruto Karyawan untuk dibayarkan
kepada JAMSOSTEK sebagai iuran Karyawan
untuk Program Tabungan Hari Tua. Organisasi
akan membayar iuran sebesar 4,24% dari gaji
bulanan bruto Karyawan sebagai iuran Pemberi
Kerja untuk Jaminan Kematian, Jaminan
Kecelakaan Kerja dan Tabungan Hari Tua,
dan menyetorkannya kepada JAMSOSTEK.
Persentase ini dapat berubah berdasarkan
peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
3. Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja,
Organisasi tidak akan memotong 2% sebagai
iuran Karyawan untuk Tabungan Hari Tua
dari gaji bulan terakhir ia bekerja, sebaliknya
Organisasi akan menambahkan dalam
bulanan bruto yang menjadi iuran Pemberi Kerja
untuk Tabungan Hari Tua/Program Pensiun.
4. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun
normal lima puluh lima (55) tahun, Organisasi,
atas kebijaksanaannya, berhak melakukan
pemutusan hubungan kerja dengan Karyawan
dan pemutusan hubungan kerja (PHK) tersebut
dilakukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku.
5. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun
normal lima puluh lima (55) tahun, Karyawan
berhak mengajukan permintaan pensiun
dan berhak mendapatkan pesangon/uang
pensiun sebagaimana diatur dalam peraturan
perundang-undangan ketenagakerjaan yang
berlaku.
6. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan
oleh Organisasi maka hak Karyawan atas
pesangon/uang pensiun dapat diberikan
sebelum ia dipekerjakan kembali dalam
kapasitasnya sebagai konsultan atau Karyawan
dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu,
setelah masa reses 30 hari.
7. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan
oleh Organisasi dan Organisasi maupun
Karyawan sepakat untuk menunda usia
pensiun normal maka hak Karyawan atas uang
pensangon/uang pensiun dapat diberikan pada
akhir masa baktinya.
1.8.2. Manfaat Perawatan Kesehatan
1. Organisasi akan menyediakan manfaat
perawatan kesehatan untuk pengobatan
medis, gigi dan mata melalui program asuransi
kesehatan. Syarat dan ketentuan program
dituangkan dalam polis asuransi yang akan
disediakan bagi atau akan dikomunikasikan
kepada Karyawan.
2. Manfaat kesehatan Organisasi melindungi
semua Karyawan, suami/istri mereka dan paling
banyak tiga (3) orang anak (maksimal berumur
23 tahun). Karyawan wajib mendaftarkan
anggota keluarganya yang menjadi tanggungan
yang sah untuk menerima manfaat ini pada
Departemen Sumber Daya Manusia.
3. Program asuransi kesehatan, termasuk
pembayaran premi tahunan bagi Karyawan
diselenggarakan oleh Departemen Sumber
Daya Manusia.
4. Setiap Karyawan bertanggung jawab untuk
menyelesaikan semua kewajiban medisnya
yang melebihi batas yang ditanggung ketika
meninggalkan rumah sakit atau tempat
perawatan medis, atau kelebihan tagihan klaim
1.9 Pengelolaan Cuti
Organisasi mendorong Karyawan untuk mengambil
cuti setiap tahun yang menjadi hak mereka. Cuti
diberikan kepada Karyawan agar dapat memulihkan
diri dari sakit, dapat beristirahat, dapat merayakan
peristiwa penting atau menyelesaikan urusan
pribadi.
1.9.1. Hari Libur Umum dan Cuti
Bersama
Pada setiap awal tahun, Organisasi akan
menetapkan hari libur resmi untuk tahun tersebut.
1. Organisasi akan memberi semua Karyawan
Indonesia setiap hari libur umum yang
ditetapkan oleh Pemerintah.
2. Apabila hari libur yang ditetapkan pemerintah
jatuh pada periode cuti tahunan Karyawan maka
cuti tahunan yang diambil pada hari libur umum
itu tidak akan mengurangi hak cuti Karyawan.
3. Organisasi berhak meminta semua Karyawan
untuk mengambil cuti pada waktu yang sama
(“cuti bersama”) berdasarkan kebutuhan
operasional Organisasi. Jika Organisasi
memutuskan untuk mengikuti anjuran
pemerintah agar semua Karyawannya
mengambil cuti pada waktu bersamaan maka
cuti bersama itu bukan merupakan hak cuti
tambahan melainkan akan dipotong dari hak cuti
tahunan Karyawan.
1.9.2. Cuti Tahunan
1. Setiap Karyawan dengan perjanjian kerja jangka
waktu tertentu maupun tak tertentu, berhak
mendapatkan cuti tahunan dengan upah penuh.
2. Cuti tahunan dihitung dari tanggal mulai bekerja,
dengan lama cuti dua puluh (20) hari per tahun.
Cuti diperoleh selama 1,67 hari, atau 13,33 jam,
per bulan.
3. Cuti tahunan yang tidak diambil oleh Karyawan
dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu
tidak dapat diteruskan ke perjanjian kerja
berikutnya dan harus diambil selama periode
perjanjian kerja bersangkutan; jika tidak maka
cuti tahunan yang tidak diambil itu akan hangus.
4. Karyawan dengan perjanjian jangka waktu tidak
tertentu diperbolehkan meneruskan hak cuti
yang belum diambil maksimal lima (5) hari ke
tahun kalendar berikutnya. Jadi, cuti maksimal
yang dapat diambil dalam tahun kalendar
bersangkutan adalah dua puluh lima (25) hari
kerja.
5. Hak cuti terkumpul sejak dimulainya masa
kerja yang dihitung secara proporsional untuk
setiap bulan kerja penuh yang dilakukan oleh
Karyawan.
6. Karyawan wajib mengajukan permohonan cuti
tahunan paling lambat satu (1) minggu sebelum
dimulainya cuti tahunan yang dimaksud dan
wajib mendapatkan persetujuan tertulis dari
Atasan langsung/Manajer. Karyawan yang
telah mengajukan surat pengunduruan diri tidak
diizinkan mengambil sisa hak cuti tahunan yang
7. Karyawan yang akan mengambil cuti harus
memberikan nomor telepon dan alamatnya
kepada Organisasi seandainya ada kebutuhan
dinas untuk menghubungi Karyawan, serta
menyampaikan kepada Atasan/Manajernya
perincian pekerjaan yang belum diselesaikan
Karyawan.
8. Pengambilan hak cuti tahunan dijadwalkan
sesuai dengan kebutuhan operasional
Organisasi. Organisasi akan melakukan setiap
tindakan yang masuk akal agar Karyawan
bersangkutan dapat mengambil cuti pada waktu
memintanya.
9. Cuti yang tidak diambil tidak dapat diganti
dengan pembayaran tunai kecuali ada bukti
tertulis yang memperlihatkan bahwa Karyawan
tersebut telah berupaya mengambil cutinya
namun ditolak karena ia harus menjalankan
tugasnya untuk kebutuhan operasional.
Organisasi hanya akan mengganti cuti
yang tidak diambil dengan uang tunai pada
waktu terjadinya pemutusan hubungan kerja
sebagaimana diatur dalam peraturan yang
berlaku.
10. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan jika
saldo cutinya nol dalam keadaan darurat atau
dalam kasus-kasus lain sebagaimana yang
disetujui oleh Direktur/Manajer Unit. Direktur/
Manajer Unit akan mengkomunikasikan
persetujuannya kepada Atasan langsung
Karyawan dan kepada Departemen SDM
Proyek. Saldo cuti Karyawan yang negatif tidak
boleh melebihi sepuluh (10) hari kerja. Jika
Karyawan di-PHK oleh Organisasi ketika saldo
cutinya negatif maka nilai yang sebanding pada
gaji akan dipotong dari penyelesaian akhir
Karyawan.
11. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan yang
melebihi saldo cutinya setelah mendapatkan
persetujuan dari Atasan langsung dan
Direktur/Manajer Unit asalkan cuti yang akan
diperolehnya cukup untuk sisa kontrak jangka
waktu tertentu yang sedang berjalan (atau tahun
kalendar, bagi pegawai berjangka waktu tidak
tertentu) untuk menutupi saldo cuti tahunan
negatif. Setiap saldo cuti negatif pada saat
terjadi pemutusan hubungan kerja akan dihitung
dalam penyelesaian akhir dan dipotong dari
Karyawan.
1.9.3. Cuti Khusus
1. Karyawan diperbolehkan meninggalkan
pekerjaan dengan upah penuh dengan meminta
izin kepada Atasan/Manajer, dengan ketentuan
Karyawan harus menyampaikan bukti yang
wajar tentang keadaan bersangkutan sebagai
berikut:
a. Pernikahan Karyawan: 3 hari kerja
b. Pernikahan Anak Karyawan: 2 hari kerja
c. Pernikahan saudara kandung Karyawan: 1
hari kerja
d. Kematian Istri/Suami/Anak Karyawan: 3 hari
e. Kematian Orangtua/Mertua Karyawan: 3 hari
kerja
f. Kematian saudara kandung Karyawan: 2
hari kerja
g. Kematian anggota keluarga yang tinggal di
rumah yang sama: 1 hari kerja
h. Pembabtisan/Sunat Anak Karyawan: 2 hari
kerja
i. Menemani istri Bersalin: 2 hari kerja
Kecuali karena kematian, permintaan untuk
mengambil cuti khusus harus diajukan kepada
dan disetujui oleh Atasan paling lambat satu (1)
minggu sebelum tanggal cuti.
Cuti menemani istri bersalin harus diambil dalam
tiga (3) bulan pertama setelah persalinan secara
berturut-turut atau sendiri-sendiri.
2. Karyawan yang ingin melakukan perjalanan
ziarah keagamaan seperti ibadah haji ke Mekah
berhak mengambil cuti dengan tetap menerima
upah. Jangka waktu yang diizinkan didasarkan
pada peraturan yang berlaku.
Permohonan untuk melaksanakan ziarah
keagamaan harus dilampirkan dengan bukti
resmi perjalanan yaitu surat keterangan dari
penyelenggara perjalanan. Cuti dengan tetap
menerima upah hanya diminta sampai tanggal
yang disebutkan dalam surat dari penyelenggara
perjalanan haji yang disertai dengan salinan
stempel keberangkatan dan kedatangan dalam
paspor Karyawan.
3. Permintaan izin untuk cuti ziarah keagamaan
harus diajukan dua (2) bulan di muka secara
tertulis kepada Organisasi.
4. Karyawan tetap mendapatkan gaji selama
perjalanan ziarah keagamaan yang dihitung
sejak tanggal keberangkatan dan tanggal
kembali ke Indonesia.
5. Karyawan yang bermaksud tidak masuk
kerja sebelum dan setelah perjalanan ziarah
keagamaan harus mengajukan permohonan cuti
tahunan dan meminta persetujuan tertulis dari
Atasan masing-masing.
6. Seorang Karyawan hanya diperbolehkan
melakukan satu (1) kali perjalanan ziarah
keagamaan selama bekerja di Organisasi.
Apabila Karyawan ingin mengadakan perjalanan
ziarah yang kedua dan seterusnya, maka ia
diwajibkan menggunakan saldo cuti tahunannya
atau mengambil cuti tanpa menerima upah.
Prosedur pengambilan cuti ini sama seperti
pengambilan cuti untuk perjalanan ziarah
keagamaan yang pertama. Jika Karyawan
mengalami pemutusan hubungan kerja dan
kemudian dipekerjakan kembali dan pernah
mengadakan perjalanan ziarah dalam ikatan
kerja sebelumnya dengan Organisasi maka ia
wajib mengambil cuti tahunannya untuk cuti
perjalanan ziarah yang disetujui.
7. Karyawan dengan perjanjian kerja jangka
waktu tertentu dapat melakukan ibadah haji
sekali selama berlangsung ikatan kerja dengan
1.9.4. Cuti Bersalin
1. Cuti bersalin diberikan selama tiga (3) bulan
kalendar dengan upah penuh. Cuti diambil
sekitar satu setengah (1 ½) bulan sebelum dan
satu setengah (1 ½) bulan setelah persalinan.
2. Permohonan cuti bersalin harus diajukan
dengan dilampiri surat dokter paling sedikit
sepuluh (10) hari sebelum cuti bersalin dimulai.
3. Cuti tahunan tidak dapat diambil untuk
memperpanjang masa cuti bersalin atau cuti
keguguran, kecuali disetujui sebelumnya oleh
Direktur atau Manajer Unit dan Organisasi,
sepenuhnya atas kebijaksanaan Organisasi.
1.9.5. Cuti Sakit
1. Karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit
harus menyerahkan surat keterangan dokter
kepada Organisasi agar berhak mendapatkan
cuti sakit dengan tetap menerima upah.
2. Surat keterangan dokter yang asli harus
diserahkan kepada Organisasi dalam waktu
empat puluh delapan (48) jam sejak Karyawan
meninggalkan pekerjaannya dan segera
setelah kembalinya Karyawan dari cuti sakit jika
waktunya kurang dari empat puluh delapan (48)
jam.
3. Meninggalkan pekerjaan tanpa izin dari Atasan
dan tanpa surat keterangan dokter tidak dapat
diterima dan tidak dapat dibenarkan, dan
Karyawan akan dikenakan tindakan disiplin.
4. Apabila seorang karyawan wanita mengalami
keguguran maka ia berhak mendapatkan cuti
selama (1 ½) bulan dengan tetap menerima
upah. Aborsi tidak termasuk dalam pengertian
keguguran, kecuali karena alasan medis yang
dinyatakan oleh dokter.
5. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang
Karyawan menderita sakit dan harus diopnam di
rumah sakit maka jangka waktu opnam tersebut
tidak akan dihitung sebagai cuti tahunan.
Meskipun demikian, Organisasi berhak meminta
surat keterangan dokter dan secara acak
mengecek keaslian surat tersebut.
6. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang
Karyawan menderita sakit tetapi tidak diopnam
di rumah sakit maka waktu sakit tersebut tidak
akan dihitung sebagai cuti tahunan jika terdapat
surat keterangan dokter. Apabila tidak ada surat
keterangan dokter maka waktu sakit tersebut
akan dihitung sebaga cuti tahunan. Organisasi
berhak meminta surat keterangan dokter.
1.9.6. Penyakit yang
Berkepanjangan
1. Pembayaran Gaji Karyawan selama cuti sakit
yang berkepanjangan dilakukan sesuai dengan
peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
2. Ketika seorang Karyawan sakit dan setelah
selama lebih dari dua belas (12) bulan masih
belum bisa kembali bekerja sebagaimana
dinyatakan oleh dokter yang merawatnya maka
Organisasi dapat memutuskan hubungan kerja
dengan Karyawan tersebut sesuai dengan UU
No. 13 Tahun 2003.
1.10 Pengelolaan Armada
Pengelolaan harian kendaraan operasional harus
dilakukan secara transparan dan dapat diakses oleh
seluruh staf dengan pedoman yang jelas mengenai
tempat tujuan, waktu perjalanan dan kembali,
keperluan perjalanan, dan sebagainya.
1.11 Pengelolaan
Perpustakaan
Sistem basis data (database) pengelolaan
perpustakaan harus dilaksanakan dan dapat
diakses oleh seluruh staf agar dapat digunakan
sebagai acuan dan agar staf dapat mengusulkan
penambahan koleksi perpustakaan.
1.12 Penilaian Kinerja
1. Sistem Manajemen Kinerja Organisasi
mencakup: rencana perbaikan kinerja, rencana
pengembangan Karyawan, pembinaan dan
penyuluhan serta penilaian.
2. Penilaian kinerja bertujuan untuk
mengembangkan dialog secara terbuka
antara Karyawan dan Atasan Karyawan
untuk mencapai perbaikan kinerja. Kegiatan
ini menjadi kesempatan untuk membahas,
merencanakan dan meninjau kembali kinerja
setiap Karyawan serta menetapkan tujuan
dan mengembangkan rencana kerja tahun
berikutnya bagi setiap Karyawan.
3. Jangka waktu penilaian kinerja berlangsung dari
tanggal 1 April sampai 31 Maret.
4. Karyawan yang mulai bekerja sebelum tanggal
1 Maret dan masih menjadi karyawan aktif
pada tanggal 1 Juni layak untuk mendapatkan
penilaian kinerja dan kenaikan tunjangan terkait.
5. Evaluasi akhir mencakup penilaian obyektif
keseluruhan terhadap kinerja Karyawan.
Nilainya adalah sebagai berikut:
(a) Jauh melebihi harapan
(b) Melebihi harapan
(c) Sesuai dengan harapan
(d) Kurang sesuai dengan harapan
(e) Gagal memenuhi harapan
6. Apabila Karyawan tidak setuju dengan substansi
evaluasi maka Karyawan dapat mengajukan
banding terhadap hasil evaluasi kinerja dan
menyampaikan keberatan. Untuk itu, Karyawan
harus meringkaskan ketidaksetujuannya melalui
7. Komentar inal manajemen akan dibuat untuk
mencatat peringkat yang dinilai oleh Organisasi
dalam evaluasi terhadap Karyawan. Apapun
hasilnya, salinan surat keberatan dari Karyawan
harus disimpan dalam arsip personalia
Karyawan.
1.13 Prosedur
Penyelesaian Keluhan
1. Karyawan yang mempunyai keluhan, dalam
waktu tiga (3) hari kerja setelah terjadinya
keluhan, dapat menyampaikannya kepada
Atasannya langsung/Manajer yang akan
memberikan jawaban dalam waktu lima (5) hari
kerja sejak keluhan itu disampaikan kepada
Atasan/Manajer.
2. Jika Atasan atau Manajer tidak dapat
menyelesaikan keluhan itu, atau jika keluhan
itu sebenarnya berkaitan dengan Atasan atau
Manajer maka Karyawan bersangkutan, dalam
waktu lima (5) hari kerja, dapat mengajukannya
kepada pejabat yang lebih tinggi dari Atasan
atau Manajer yang akan memberikan jawaban
dalam waktu lima (5) hari kerja setelah keluhan
diajukan.
3. Apabila pejabat yang lebih tinggi dari Atasan
atau Manajer tidak dapat menyelesaikan
keluhan itu maka Manajer Sumber Daya
Manusia Organisasi dapat dilibatkan dan, bila
perlu, pimpinan senior lain dalam Organisasi.
1.14 Tindakan Disiplin
1.14.1. Tujuan
Kebijakan dan prosedur tindakan disiplin ditetapkan
untuk tujuan berikut ini:
a) Sebagai bagian dari pelatihan Karyawan,
memberi Karyawan waktu yang cukup untuk
meningkatkan kinerja atau perilaku mereka.
b) Meningkatkan produktivitas dan eisiensi
Karyawan.
c) Mendorong Karyawan untuk mematuhi
peraturan Organisasi.
Organisasi akan mengenakan tindakan disiplin
yang diperlukan terhadap Karyawan yang
melanggar kebijakan, prosedur, aturan, peraturan
atau ketentuan yang disebutkan dalam Modul
ini dan kontrak kerjanya (secara kolektif disebut
1.14.2. Peringatan Lisan dan Tertulis
Peringatan Lisan
Peringatan Tertulis
Peringatan Tertulis Pertama (Berlaku Selama: 6 Bulan)
Peringatan Tertulis Kedua (Berlaku selama: 6 Bulan)
Peringatan Tertulis Ketiga (Peringatan Terakhir)
Pemutusan Hubungan Kerja
• Diskresioner
• Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran ringan
• Peringatan bergantung pada tingkat pelanggaran
• Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran lebih berat
Pada prinsipnya, setiap jenis pelanggaran akan
dikenakan tindakan disiplin.
a) Peringatan Lisan:
1. Peringatan lisan, atas kebijaksanaan Organisasi,
akan diberikan untuk pelanggaran ringan.
2. Peringatan lisan yang diberikan akan dicatat
dalam arsip personalia Karyawan.
3. Atasan bersangkutan perlu mendokumentasikan
setiap peringatan lisan yang diberikan kepada
bawahannya dan melaporkannya kepada
Departemen SDM dengan menggunakan
formulir yang ada untuk disimpan dalam arsip
personalia Karyawan.
4. Jenis pelanggaran yang dapat dikenakan
peringatan lisan mencakup tetapi tidak terbatas
pada:
4.1 Absen satu (1) hari dalam sebulan tanpa
pemberitahuan lebih dulu dan alasan yang
tepat yang disampaikan kepada Atasan atau
Departemen SDM.
4.2 Sengaja mengganggu ketenangan dan
ketertiban lingkungan kerja.
4.3 Mengabaikan kewajiban untuk
memberitahukan Organisasi tentang
perubahan alamat tempat tinggal, KTP
dan status keluarga (status perkawinan,
kelahiran dan kematian).
4.4 Datang terlambat ke kantor tanpa
pemberitahuan sebelumnya kepada atasan.
b) Peringatan Tertulis
Peringatan tertulis diberikan atas masalah yang
lebih serius. Surat peringatan tidak harus diberikan
secara berurutan atau berhubungan dengan
surat peringatan sebelumnya. Tingkat peringatan
akan bergantung pada tingkat kesalahan atau
pelanggaran.
Peringatan Tertulis Pertama
Peringatan tertulis pertama dapat diberikan untuk
kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas
pada:
1. Datang terlambat ke kantor sebanyak empat (4)
kali sebulan tanpa alasan yang tepat atau izin
dari Atasan, atau
2. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya dan
persetujuan dari Atasan sebanyak dua (2) hari
(berurutan atau tidak berurutan) dalam sebulan,
atau
3. Meninggalkan pekerjaan atau tugas tanpa izin
dari Atasan, atau
4. Lalai mengikuti petunjuk yang wajar dari
Atasan tanpa alasan yang dapat diterima oleh
5. Menggunakan properti/aset Proyek/Organisasi
untuk kepentingan pribadi tanpa izin dari Atasan,
atau
6. Lalai memberitahukan Proyek/Organisasi
mengenai pekerjaannya di luar Organisasi, atau
7. Menyebarluaskan informasi yang keji atau
menyakitkan mengenai orang lain, atau
8. Memajang gambar-gambar atau bahan lain di
tempat kerja yang dapat menyinggung perasaan
orang lain, atau
9. Perilaku lain yang menciptakan permusuhan
dan lingkungan kerja yang tidak nyaman, atau
merendahkan martabat orang lain, atau
10. Lalai memberitahukan Organisasi bahwa
anggota keluarga dekatnya bekerja untuk
kompetitor Organisasi.
Apabila selama masa berlaku Peringatan
Tertulis Pertama (6 bulan) Karyawan melakukan
pelanggaran lain bahkan meskipun pelanggaran itu
tidak sama seperti yang tercatat dalam peringatan
lisan atau Peringatan Tertulis Pertama maka
Organisasi berhak mengeluarkan Peringatan Tertulis
Kedua atau yang lain, bergantung pada jenis
pelanggaran yang dilakukannya.
Peringatan Tertulis Kedua
Peringatan tertulis kedua dapat diberikan untuk
kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas
pada:
1. Mengulangi pelanggaran(-pelanggaran) yang
sama dengan yang diperingatkan dalam
Peringatan Lisan atau Peringatan Tertulis
Pertama; atau
2. Apabila, menurut penilaian Atasan atau Manajer,
Peringatan Tertulis Pertama tidak menghasilkan
perbaikan sikap, kinerja atau perilaku Karyawan;
atau
3. Datang terlambat ke kantor delapan (8) kali
dalam sebulan tanpa alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan atau izin dari Atasan;
atau
4. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau
izin dari Atasan selama tiga (3) hari
berturut-turut atau lima (5) hari tidak berberturut-turut-berturut-turut dalam
sebulan; atau
5. Lalai melaporkan kepada Atasan kemungkinan
gangguan keamanan dan keselamatan yang
diketahuinya dapat membahayakan staf dan
aset Organisasi; atau
6. Melakukan pekerjaan dengan cara yang ceroboh
sehingga membahayakan kehidupannya sendiri,
orang lain atau Organisasi; atau
7. Memalsukan kehadiran Karyawan lain; atau
8. Menghubungkan suatu perangkat ke jaringan
Organisasi tanpa izin dari petugas yang ditunjuk;
atau
9. Bekerja di tempat atau perusahaan lain tanpa
10. Lalai mengikuti kebijakan pengadaan Proyek/
Organisasi.
Seorang Karyawan yang telah menerima Peringatan
Tertulis Kedua tidak boleh melakukan pelanggaran
lain selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua
(6 bulan).
Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis
Kedua (6 bulan) Karyawan melakukan pelanggaran
lain maka Organisasi berhak mengeluarkan
Peringatan Tertulis Ketiga.
Peringatan Tertulis Ketiga atau Terakhir
Peringatan Tertulis Ketiga dapat diberikan untuk
kasus-kasus yang mencakup tetapi tidak terbatas
pada:
1. Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis
Kedua, Karyawan melakukan pelanggaran lain;
atau
2. Membawa aset Proyek/Organisasi keluar dari
lingkungan Proyek/Organisasi tanpa persetujuan
dari Atasan; atau
3. Tidak kompeten dan berkinerja buruk dalam
menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya
sebagaimana dituntut oleh pekerjaan dan
Atasannya; atau
4. Datang terlambat ke kantor tanpa
pemberitahuan dan/atau izin dari Atasan
sebanyak sepuluh (10) kali dalam sebulan; atau
5. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau
izin dari Atasan selama empat (4) hari
berturut-turut atau enam (6) hari tidak berberturut-turut-berturut-turut
dalam sebulan; atau
6. Menolak atau tidak menjalankan penugasan
dari Atasan berdasarkan ruang lingkup
pekerjaannya; atau
7. Sengaja mengabaikan kewajibannya; atau
8. Menolak atau sengaja menghindari penyelidikan
dari petugas keamanan atau personil lain yang
ditugaskan; atau
9. Memberi orang lain akses ke sistem Organisasi
tanpa izin dari Direktur atau Manajer Unit,
Sistem Informasi & Teknologi (ITS), atau
kuasanya; atau
10. Berpartisipasi dalam manifestasi, atau kegiatan
ilegal lain; atau
11. Praktek kolusi atau nepotisme dalam segala
bentuk; atau
12. Lalai memberitahukan Organisasi mengenai
hubungan keluarga atau persahabatannya
dengan orang lain yang dipekerjakan atau akan
direkrut oleh Proyek/Organisasi; atau
13. Mengubah konigurasi perangkat keras atau
perangkat lunak peralatan Organisasi tanpa izin
14. Berkomunikasi dengan pemasok Organisasi
di luar jabatannya untuk memberikan atau
menerima perlakuan istimewa atau mempunyai
hubungan bisnis dengan pemasok; atau
15. Menjadi jurubicara yang berkaitan dengan bisnis
serupa dengan Orgnaisasi dalam konferensi,
seminar atau kegiatan serupa lain dan menerima
pembayaran dari tugas itu tanpa persetujuan
sebelumnya dari Atasan atau Organisasi.
Hubungan kerja karyawan akan diakhiri jika
Peringatan Tertulis Ketiga atau Peringatan Terakhir
telah dikeluarkan dan pelanggaran lain masih terjadi.
Peringatan tertulis atas kinerja yang buruk dapat
dikeluarkan oleh atasan langsung Karyawan,
sebagaimana ditinjau dan disetujui oleh Departemen
Sumber Daya Manusia. Peringatan tertulis
atas kelakuan buruk dan tindakan disiplin akan
dikeluarkan oleh Departemen Sumber Daya
Manusia. Salinan peringatan tertulis akan disimpan
dalam arsip personalian Karyawan dan catatan
hubungan kerja.
1.14.3. Pembebastugasan
Dalam keadaan tertentu, pembebastugasan
Karyawan mungkin perlu segera dilakukan. Tindakan
tersebut biasanya diambil apabila pelanggaran
yang dilakukan Karyawan sedemikian beratnya
sehingga dapat mengakibatkan pemberhentian
Karyawan dan waktu diperlukan untuk mengadakan
penyelidikan yang bebas dari prasangka oleh tim
yang ditunjuk Organisasi, atau apabila Karyawan
dan Organisasi bersengketa dan menunggu putusan
pemberhentian dari Pengadilan Hubungan Industrial.
Pembebastugasan itu disertai dengan pembayaran
penuh gaji bulanan seraya menunggu hasil
penyelidikan.
1.14.4. Penundaan Kenaikan Gaji
atau
Promosi
Selama masa berlaku suatu Peringatan Tertulis,
Karyawan tidak berhak mendapatkan kenaikan gaji,
promosi dan/atau seleksi untuk mendapatkan posisi
yang lebih tinggi.
1.14.5. Pemberhentian
Apabila Karyawan tidak menaati Kode Perilaku
Organisasi, Modul ini serta peraturan dan ketentuan
yang berlaku maka Organisasi berhak melakukan
pemutusan hubungan kerja sesuai dengan peraturan
perundang-undangan ketenagakerjaan yang
berlaku, setelah Karyawan diberikan peringatan
tertulis atau peringatan terakhir, atau atau tanpa
peringatan jika kasusnya sangat berat.
Sesuai dengan peraturan yang berlaku dan
berdasarkan satu atau lebih alasan yang mendesak
di bawah ini, seorang Karyawan dapat langsung
1. Memberikan keterangan palsu atau dipalsukan
ketika kontrak kerja ditandatangani; atau
2. Merokok di area yang dilarang; atau
3. Mabuk, menggunakan ganja dan narkoba atau
narkotik pada saat bekerja di lahan Organisasi
atau klien Organisasi atau dalam kendaraan
dinas; atau
4. Melakukan perbuatan amoral di tempat kerja; atau
5. Menganiaya, secara kasar menghina atau
mengancam atasan, bawahan, rekan kerja dan/
atau anggota keluarga mereka; atau
6. Memaksa atau meyakinkan atasan, bawahan
atau rekan kerja untuk melakukan suatu
perbuatan ilegal atau amoral; atau
7. Sengaja merusak, merugikan atau
membahayakan properti Organisasi atau
kliennya; (Karyawan yang dengan sengaja
melakukan perbuatan yang merugikan atau
menimbulkan kerugian material terhadap
Organisasi, properti Organisasi dan/atau
properti klien Organisasi dapat dituntut untuk
memberikan ganti rugi kepada Organisasi); atau
8. Sengaja membahayakain dirinya sendiri atau
rekan kerjanya; atau
9. Membocorkan rahasia atau menggunakan
informasi atau dokumen konidensial atau
eksklusif milik Organisasi atau kliennya; atau
10. Menyingkapkan kerahasiaan bisnis Organisasi
atau kerahasiaan hubungan pribadi atasan atau
rekan kerja Karyawan, anggota pimpinan dan
keluarga dekat mereka, termasuk menulis dan
membuat salinan dari catatan dan dokumen
Organisasi, atau transaksi keuangan atau
transaksi lain Organisasi atau hal-hal lain yang
berkaitan dengan bisnis Organisasi tanpa izin
dari Organisasi; atau
11. Sengaja melakukan tindakan yang
membahayakan dirinya sendiri atau orang lain;
atau
12. Bekerja untuk perusahaan lain selama jam kerja
di Organisasi; atau
13. Membawa atau menyimpan senjata atau senjata
api atau benda-benda berbahaya yang dilarang
di lingkungan Proyek dan Organisasi tanpa izin
dari Proyek/Organisasi; atau
14. Mengadakan/melaksanakan kegiatan yang
dapat menimbulkan konlik kepentingan dengan
Proyek/Organisasi; atau
15. Menipu, mencuri atau menggelapkan dana dari
rekan kerja, klien atau Proyek/Organisasi atau
memalsukan dokumen pengeluaran; atau
16. Memberikan informasi atau dokumen yang
tidak benar atau memalsukan informasi atau
dokumen yang berkaitan dengan hubungan
kerja sebelumnya, hubungan kerja orang lain di
