2. Pembayaran pendanaan uang muka awal dilakukan dalam 2 tahap: Tahap 1: Pada hari Minggu pertama (atau hari lain yang ditetapkan oleh Donor) setelah perjanjian hibah ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Permintaan uang muka pada tahap ini mencakup kebutuhan pendanaan untuk bulan pertama sesuai dengan rencana kerja yang disepakati. Tahap 2: Pembayaran dilakukan pada minggu ke-4 setelah perjanjian hibah ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Permintaan uang muka pada tahap kedua ini mencakup kebutuhan pendanaan hanya untuk bulan kedua sesuai dengan rencana kerja yang disepakati.
3. Uang muka ke-3 dan uang muka bulan selanjutnya diajukan, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Donor akan menghitung kebutuhan pendanaan proyek yang akan datang dengan mempertimbangkan dana down payment yang telah diberikan, dana yang telah digunakan dan kebutuhan pendanaan di masa mendatang. Berdasarkan perhitungan ini, Donor akan menentukan jumlah dana down payment yang akan diberikan untuk proyek. Dana uang muka baru = Kebutuhan pendanaan untuk bulan berikutnya - (total uang muka yang telah diberikan – total biaya yang telah dikeluarkan). 4. Organisasi harus menggunakan anggaran dan
mata anggaran yang telah disetujui sebagai acuan untuk menghitung kebutuhan pendanaan uang muka. Bukukan semua biaya yang wajar
sesuai dengan rencana kerja. Organisasi harus mengajukan Laporan Keuangan bulanan untuk mendokumentasikan semua biaya yang wajar dan boleh dicantumkan dan merekonsiliasinya dengan dana uang muka atau dana yang ada di tangan. Donor akan meninjau laporan dan merekonsiliasi uang muka yang diberikan kepada Organisasi untuk membayar semua biaya yang diperbolehkan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
5. Donor harus memegang sekitar lima persen dari seluruh anggaran yang harus dilunasi pada akhir proyek dan setelah semua laporan akhir diserahkan.
3.6.2. Dana Hibah Kewajiban Tetap
(FOG)
Setiap Organisasi hendaknya mempunyai modal yang memadai untuk membiayai kegiatan Hibah Kewajiban Tetap. Down payment tidak diperbolehkan. Organisasi akan menerima dana sesuai dengan jadwal pembayaran terperinci sesuai dengan pencapaian tolok ukur yang ditetapkan secara cermat dalam perjanjian hibah. Laporan keuangan bulanan dan dokumen cadangan (backup) yang diperlukan untuk pencairan dana tidak
bergantung pada pencapaian tolok ukur yang telah ditetapkan. Organisasi harus menyampaikan laporan kemajuan yang terperinci sebagai bukti bahwa setiap tolok ukur telah dicapai sebelum dana dapat dicairkan.
3.6.3. Hibah Dalam Bentuk Barang/
Jasa (In-Kind)
Organisasi menyusun Laporan Kebutuhan yang menjelaskan: barang dan jasa yang akan disediakan berdasarkan anggaran dalam perjanjian hibah yang telah disetujui, tanggal ketika barang dan jasa harus tersedia, dan alamat tujuan pengiriman barang dan jasa. Ini mencakup materi dan desain untuk kampanye media, publikasi atau jenis media lain yang diinginkan. Donor akan langsung membayar vendor (lembaga atau perorangan) sesuai dengan jadwal yang disepakati. Organisasi
harus memberikan konirmasi secara tertulis bahwa
barang atau jasa telah diterima.
3.6.4. Hibah Penggantian Biaya
Standar (STGs)
Mekanismenya serupa dengan SIG, kecuali dalam hal:
1. Nilai/jumlah hibah yang disetujui di atas
USD150.000 dalam periode pelaporan iskal;
2. Organisasi harus diaudit oleh auditor independen.
3.7 Acuan Dokumen
Pendukung
No Jenis Transaksi Dokumen Pendukung Transaksi
1. Sewa Kantor • Perjanjian Sewa-Menyewa
• Kwitansi Pembayaran Sewa Kantor • Assessment Penyewaan kantor
2. Keperluan (Listrik, Air/PDAM) Kantor • Tagihan asli dari PLN dan Air (PDAM)
• Basis pembebanan biaya-biaya(bila ada)
3. Pembayaran Gaji Karyawan • Copy Kontrak Kerja Karyawan
• Timesheet/Absen kehadiran karyawan • Kuitansi penerimaan Gaji karyawan • Bukti Transfer bank gaji karyawan • Bukti potong PPH 21 jika ada
4. Perjalanan dinas karyawan (Darat,Laut,Udara)
• Kuitansi/Invoice asli pembelian tiket dari biro
perjalanan
• Elektronik tiket untuk pesawat udara dan tiket asli
untuk non pesawat udara
• Pass masuk bandara (perjalanan udara) • Tanda terima pajak perjalanan udara
No Jenis Transaksi Dokumen Pendukung Transaksi Sewa Kendaraan
Transportasi Lokal/Angkutan Umum
• Kuitansi pembayaran sewa (lengkap dengan rincian
biaya sopir, bensin, parkir, tol dll)
• Copy STNK kendaraan dan copy SIM driver • Log penggunaan Kendaraan
• Kuitansi taxi, bus angkutan umum dengan biaya
transport aktual
5. Akomodasi hotel Seminar/Training • Invoice Hotel sesuai pemakaian
• Daftar hadir peserta Kegiatan
• Penawaran dan surat konirmasi hotel
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu 6. Uang Perjalanan (perdiem karyawan)
Uang Perjalanan (perdiem Konsultan proyek)
• Surat perjalanan dinas yg telah di otorisasi oleh
atasan
• Bukti Tanda Terima perdiem
• Laporan perjalanan dinas yg sudah di otorisasi
atasan
• Surat Penugasan yang telah diotorisasi oleh direktur • Bukti Tanda Terima perdiem
• Laporan perjalanan dinas yang sudah diotorisasi
direktur
7. Paket meeting/traning dan Meeting Kit • Kuitansi/Invoice dari penyedia paket meeting dan
meeting kit
• Daftar hadir peserta meeting training
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
nilai pembelian tertentu
• Copy anggaran training yang sudah disetujui
8. Pembayaran Honorarium (konsultan, narasumber)
• Kontrak kerja/surat penugasan
• Absen kerja/timesheet Konsultan/narasumber
• Kuitansi asli pembayaran honorarium
9. Pembayaran sewa ruang, meeting, LCD, Sound system, laptop dll
• Surat penawaran/kontrak penyedia ruangan • Kuitansi/invoice asli dari supplier
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
No Jenis Transaksi Dokumen Pendukung Transaksi 10. Biaya Percetakan dan dokumentasi acara
(poster, lyer, banner, majalah, dll) • Kuitansi/invoice percetakan• Daftar pendistribusian buku, majalah dll
• Melampirkan copy buku, foto/dokumentasi/backdrop
yang di buat
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu 11. Produksi iklan dan Informasi Layanan
Masyarakat
• Kuitansi dan invoice asli dari supplier
• Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai
harga tertentu
• Copy/sample produk layanan masyarakat
12. Keperluan kantor (supplies) • Kuitansi dan invoice asli dari supplier
• List pembelanjaan barang/ATK
13. Komunikasi/Internet • Kuitansi biaya komunikasi/telephone /internet dari penyedia service resmi
• Melampirkan voucher fisik/kuitansi sebagai bukti
pembelian voucher telephone 14. Cost Share • Thank you letter
• Dasar penghitungan cost share
• Copy term of reference
• Copy daftar hadir
• List standar biaya umum/market rate
• Kliping koran dalam ukuran asli • Dokumentasi photo
• Dan lain-lain (mengacu pada cost shareguideline).