kepada Donor hendaknya terbiasa dengan
6. Monitoring dan Evaluas
Menguraikan strategi monitoring dan evaluasi untuk mencapai keberhasilan program.
7. Pelaporan
Menjabarkan jangka waktu pelaporan dan tipe pelaporan.
Lihat Lampiran 2.1a.
2.1.1.2. Rencana Pelaksanaan
Rencana pelaksanaan yang baik harusmemperlihatkan bagaimana hasil yang diharapkan
akan dicapai. Apa saja kegiatan, proses atau strategi yang diperlukan untuk mencapai hasil itu? Mengapa rencana kerja tersebut akan mendatangkan hasil yang diinginkan? Apa jadwal yang telah disusun untuk mencapai hasil tersebut?
Lihat Lampiran 2.1b.
2.1.1.3. Rencana Monitoring dan Evaluasi
Rencana Monitoring dan Evaluasi yang baik harus berisi sejumlah indikator yang memungkinkan pengukuran kemajuan secara berkelanjutan menuju hasil yang ditargetkan. Untuk setiap hasil yang dicapai, apa indikator kinerjanya? Apa data dasarnya? Apa target kinerjanya? Apa jadwal yang telah disusun untuk mencapai hasil? Untuk setiapindikator kinerja, apa deinisinya dan apa satuan
ukurannya? Apa rencana untuk melaporkan dan menggunakan informasi kinerja?
Lihat Lampiran 2.1c.
2.1.1.4. Anggaran dan Penjelasan
Anggaran
Setiap permohonan harus berisi anggaran dengan perincian mata anggaran yang disertai dengan penjelasan anggaran yang mencakup semua biaya. Anggaran lump-sum tidak akan diterima. Anggaran yang diterima berisi semua biaya yang diperinci menurut biaya satuan dan secara jelas memperlihatkan jumlah satuan yang digunakan untuk setiap mata anggaran. Uraian anggaran
akan menjelaskan bagaimana Organisasi telah mengeluarkan setiap biaya satuan dan jumlah satuan untuk setiap mata anggaran.
Lihat Lampiran 2.1d.
2.1.1.5. Kuesioner Sistem Manajemen
(MSQ)
Melalui penilaian diri (self-assessment) Organisasi
dapat memveriikasi kapasitas atau potensi
kapasitasnya untuk mencapai kinerja yang memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh USAID dan donor-donor lain dengan memastikan bahwa sistem akuntansi, pengarsipan dan manajemen keuangan secara keseluruhan memenuhi standar yang berlaku serta melihat apakah sistem kendali internal Organisasi berjalan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip biaya yang berlaku.
Lihat Bab 3, Bagian 3.3 Sistem Kendali Internal.
Lihat Lampiran (Apendiks) 2.1e.
2.1.1.6. Dokumen Pendukung Lain
1. Informasi kontak sebagai acuan untukimplementasi sedikitnya dalam tiga (3) proyek sebelumnya;
2. Salinan laporan keuangan Organisasi untuk periode 3 tahun sebelumnya, yang telah diaudit oleh akuntan publik atau auditor lain yang diakui oleh donor;
3. Salinan kebijakan dan prosedur akuntansi, pembelian, pengelolaan properti, dan personalia; 4. Proyeksi anggaran, arus kas dan struktur
organisasi;
5. Biodata personil kunci yang terlibat dalam proyek.
2.2 Persiapan Hibah
Tahap pemberian hibah dimulai ketika Donor memberitahukan Organisasi bahwa Organisasi
telah dipilih sebagai inalis untuk menerima hibah.
Setelah itu, serangkaian kegiatan dilakukan yang meliputi survei pra-pemberian hibah, perundingan
dan inalisasi pemberian hibah. Beberapa tugas
yang dilakukan selama tahap ini harus diselesaikan sebelum pemberian hibah ditandatangani.
Sedangkan tugas lainnya dapat berlanjut ke tahap awal seperti menindaklanjuti temuan/kondisi survei pra-pemberian hibah tetapi semua tugas pada tahap pemberian hibah biasanya harus diselesaikan sebelum implementasi dapat dimulai.
2.2.1. Proses Penilaian Sebelum
Pemberian Hibah
Patut diingat bahwa pemberitahuan dari Donor mengenai permohonan pendanaan hanya
permulaan dan bukan jaminan bahwa permohonan itu pasti akan disetujui. Sebaliknya, itu berarti bahwa
pemeriksaan terhadap semua materi permohonan telah selesai dan permohonan bersangkutan
terpilih sebagai inalis. Kemudian, Donor dapat
menilai apakah Organisasi mempunyai kapasitas (yaitu, sistem, prosedur, pengendalian internal dan kebijakan) untuk mencapai tujuan dari program yang diusulkan dalam permohonan dan secara memuaskan memenuhi persyaratan Donor. Penilaian ini disebut survei pra-pemberian hibah (pre-award survey).
Selanjutnya, Donor mungkin bersedia memberikan pendanaan kepada Organisasi hanya apabila ada komitmen untuk melakukan perubahan tertentu dalam proposal. Ini merupakan kesempatan untuk membahas ketentuan-ketentuan tertentu dalam perjanjian dengan Donor. Apabila suatu Organisasi telah menyelesaikan survei pra-pemberian hibah dan kesepakatan telah dicapai sehubungan dengan program, anggaran dan target maka Donor akan membuat keputusan akhir mengenai pemberian hibah. Apabila program yang diusulkan mencakup prioritas Donor dan pendanaan dapat disediakan maka kemungkinan besar Donor akan menawarkan hibah tersebut. Tetapi, Donor dapat memutuskan untuk tidak mendanai program yang diusulkan kapan pun selama proses ini. Satu atau lebih alasan untuk menolak pemberian hibah pada tahap ini adalah sebagai berikut:
• Berdasarkan hasil survei pra-pemberian hibah, Donor dapat menyimpulkan bahwa Organisasi tidak mempunyai sistem, prosedur,
pengendalian internal atau kebijakan untuk mengelola hibah Donor dengan sepatutnya atau mencapai tujuan dari program yang diusulkan.
• Organisasi dan Donor tidak mencapai kesepakatan mengenai aspek-aspek tertentu dari pemberian hibah seperti anggaran, wilayah
geograis yang akan dilayani, desain program
atau target.
• Nama Organisasi terdapat dalam daftar hitam USAID atau daftar hitam Donor lainnya.
2.2.2. Tahap Perundingan
Sebelum inalisasi pemberian hibah, Organisasi
mempunyai kesempatan untuk merundingkan syarat dan ketentuan perjanjian hibah dengan Donor, termasuk bagaimana Organisasi akan menerima pendanaan dan masalah administrasi apa saja yang harus diselesaikan oleh Organisasi agar memenuhi syarat untuk menerima hibah.
Setiap perundingan berbeda-beda, jadi perlu
leksibel. Juga perlu diingat bahwa keberhasilan
mencapai kesepakatan dengan Donor tidak harus berarti bahwa pendanaan akan diterima.
Pada tahan perundingan, penting untuk secara cermat meninjau perubahan-perubahan yang diminta dan mempertimbangkan beberapa pertanyaan berikut ini:
• Apakah perubahan yang diusulkan mempengaruhi sasaran?
• Apakah perubahan itu mempengaruhi anggaran?
• Apakah perubahan itu mempengaruhi operasi?
• Apakah perubahan itu mempengaruhi kerangka waktu pelaksanaan?
• Apakah perubahan itu membutuhkan berbagai sub-penerima hibah?
• Apakah perubahan itu membutuhkan perubahan personil?
• Apakah Organisasi mampu melaksanakan perubahan-perubahan yang diminta?
Misalnya, proposal untuk melaksanakan proyek, dalam skala yang lebih kecil, di desa tertentu di mana kegiatan serupa telah dilaksanakan. Umpan balik mengenai proposal dari Donor menunjukkan bahwa sudah ada mitra di daerah yang diusulkan
tetapi mengidentiikasi adanya kesenjangan di
kabupaten lain dan meminta agar proyek tersebut dilaksanakan di sana.
Sebelum menyetujui suatu perubahan dan
menandatangani pemberian hibah, Organisasi perlu meneliti daerah baru tersebut untuk memutuskan
apakah daerah itu mempunyai keadaan demograis
yang serupa. Jumlah penduduk yang lebih besar, misalnya, atau faktor-faktor lain, dapat memberikan kesempatan untuk mencapai target yang lebih tinggi sedangkan jumlah penduduk yang lebih kecil dapat berarti bahwa mencapai target yang semula diusulkan bisa jadi sulit untuk dilakukan. Selain itu, Organisasi mungkin perlu mencari sub-penerima hibah di daerah yang baru tersebut. Bergantung pada lokasinya, ketika dibandingkan dengan yang
mula-mula diusulkan, biaya transportasi atau biaya operasional lain mungkin perlu dinaikkan atau diturunkan.
Dalam beberapa kasus, mungkin terdapat sejumlah hal yang belum diketahui sehingga sulit untuk memberikan kerangka waktu yang diminta oleh Donor. Jika demikian halnya maka berbicaralah dengan Donor yang mungkin mempunyai data yang dapat membantu. Apabila batas waktu untuk
meminalisasi hibah tidak memberikan waktu
yang cukup untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan maka Donor mungkin bersedia mengizinkan Organisasi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut dengan mengubah uraian program setelah hibah diberikan.