(KAK)
...
6.1.1. Proses Dasar
Identiikasi Kegiatan / Analisis Kebutuhan
Kerangka Acuan Kerja
Identiikasi Peserta
Identiikasi Konsultan
Ketika Organisasi berencana akan mengadakan acara, pelatihan atau lokakarya maka pedoman berikut ini memberikan penjelasan yang mudah dimengerti tentang prosesnya.
1. Identiikasi Kegiatan/Analisis
Kebutuhan
Organisasi harus mengidentiikasi kegiatan yang
perlu dilaksanakan.
2. Kerangka Acuan Kerja
Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang mencakup: tujuan kegiatan, sasaran, jadwal, hasil yang diharapkan, dan sebagainya. Kerangka Acuan Kerja ini harus diperiksa bersama-sama dengan anggota tim yang lain sesuai dengan kebutuhan.
Lihat Lampiran 6.1
3. Identiikasi Peserta
Organisasi harus membuat daftar peserta yang akan diundang ke acara, pelatihan atau lokakarya, dan memberikan perincian yang lengkap mengenai Organisasi, posisi, kota asal, dan sebagainya.
4. Identiikasi Konsultan
Organisasi harus mengidentiikasi konsultan
yang memenuhi syarat sebagai nara sumber, pembicara utama atau fasilitator.
Untuk kegiatan-kegiatan yang didanai oleh USAID, formulir Biodata USAID 1420, Daftar Riwayat Hidup dan Lingkup Pekerjaan harus diajukan dan diperiksa oleh Departemen SDM Organisasi. Formulir Biodata USAID 1420, atau pernyataan calon konsultan mengenai riwayat gajinya selama tiga tahun terakhir, perincian pemberi kerja (nama penanggung jawab, alamat email, nomor telepon, alamat Organisasi), dan salinan kontrak terakhir harus diserahkan untuk menentukan tarif pelayanan yang tepat yang akan disediakannya.
5. Anggaran dan Pengawasan
Susunan anggaran acara, pelatihan atau lokakarya hendaknya memerinci perkiraan biaya kegiatan.Anggaran hendaknya didasarkan pada rencana kerja Organisasi yang telah disetujui untuk kegiatan internal maupun yang didanai Donor. Anggaran dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) hendaknya ditinjau dan disetujui oleh Direktur Organisasi.
Lihat Lampiran 6.2
6.1.2. Undangan
Undangan harus dikirim ke peserta jauh di muka yang mencantumkan informasi logistik (termasuk biaya yang ditanggung dan tidak ditanggung serta biaya-biaya yang harus ditutupi oleh peserta sendiri).
6.1.3. Tempat, Akomodasi dan
Tunjangan
1. Sesuai dengan Pedoman Pengadaan, ketentuan kompetitif adalah:
• Dua penawaran harga diperlukan bila
biayanya < Rp 1.000.000 – Rp 4.000.000
• Tiga penawaran harga diperlukan jika
biayanya > atau = Rp 4.000.000
2. Semua pembayaran yang bernilai atau lebih besar dari Rp 1.500.000 membutuhkan Permintaan Pembelian yang disetujui oleh atasan langsung. Semua pembayaran yang bernilai atau lebih besar dari Rp 25.000.000 membutuhkan Pesanan Pembelian yang disetujui oleh Direktur. Pesanan Pembelian hanya dapat dikeluarkan oleh Petugas Pengadaan dan disetujui oleh Direktur.
3. Bilamana mungkin, paket pertemuan yang sudah termasuk penginapan (biasanya disebut paket residensial) perlu dijajaki. Paket residensial mencakup sarapan, makan siang, makan malam dan dua kali istirahat minum kopi atau fasilitas konferensi/pertemuan (Half atau
Full Board Package), sesuai dengan kebutuhan acara, pelatihan atau lokakarya.
4. Perhatikan pagu berikut ini:
• Ibukota Provinsi – Maksimal Rp 800.000 per
orang per hari untuk half/full board package.
• Semua Kabupaten dan Kota – Maksimal Rp
700.000 per orang per hari untuk half/full
• Rp 50.000 – Rp 100.000,- per orang per hari
yang mencakup makan siang, 2 (dua) kali istirahat minum kopi dan fasilitas konferensi/ pertemuan (paket pertemuan harian) apabila lokakarya diadakan di Gedung Pelatihan atau Gedung Pemerintah; atau
• Maksimal Rp 250.000 per orang per hari,
untuk paket pertemuan harian di Hotel
5. Setiap peserta lokakarya dari luar kota akan menerima berikut ini:
• Maksimal Rp 85.000 per hari untuk
tunjangan makan siang jika perjalanan memakan waktu yang lama dari dan ke tempat lokakarya;
• Maksimal Rp 100.000 per hari untuk
tunjangan makan malam jika pengaturan yang dibuat adalah half board package.
6. Pengaturan bulan puasa:
Staf Organisasi: Makan pagi diganti dengan Sahur dan makan siang diganti dengan Buka Puasa dan Makan Malam.
Bukan staf Organisasi: bila bermalam, Makan pagi diganti dengan Sahur dan makan siang diganti dengan Buka Puasa atau tunjangan makan siang sebesar Rp 85.000. Tunjangan makan malam yang akan dibayar sebesar Rp 100.000. Bila tidak bermalam, peserta akan mendapatkan Rp 100.000 sebagai tunjangan makan siang jika paket Buka Puasa tidak disediakan.
Catatan:
• Narasumber, pihak eksternal dan semua
staf Organisasi harus mengikuti pengaturan pertemuan peserta. Oleh karena itu, tunjangan makan dan insidental otomatis akan dipotong untuk makan yang disediakan selama acara.
• Staf Organisasi dalam kota tidak disediakan
penginapan tetapi dapat menggunakan taksi jika kendaraan dinas tidak tersedia.
6.1.4. Transportasi
1. Pemilihan moda transportasi untuk peserta ke
acara Organisasi harus didasarkan atas eisiensi
biaya, keterbatasan waktu dan ketersediaan alat transportasi mengingat tanggal acara yang diusulkan
2. Organisasi harus menyediakan transportasi pulang (lump-sum*) bagi peserta dari luar daerah kerja Organisasi sebagai berikut:
• Rp 100.000 maksimal per hari (perjalanan
pulang) bagi peserta dari dalam kota
• Rp 300.000, maksimal per acara (perjalanan
pulang) bagi peserta dari luar kota.
* lump-sum artinya tanda terima dari pihak ketiga tidak diperlukan tetapi harus didukung oleh tanda terima internal yang ditandatangani oleh peserta bersangkutan yang menerima uang. Jumlah lump-sum
akan dibayar kepada peserta pada hari terakhir lokakarya; atau pada hari terakhir
** Biaya sebenarnya (at cost) bila biaya aktual lebih besar dari biaya lump-sum
3. Biaya sebenarnya (at cost)
Bagi peserta dari luar kota, jika biaya
transportasi yang sebenarnya lebih besar dari jumlah lump-sum di atas maka Organisasi akan memberikan penggantian biaya transportasi peserta yang sebenarnya dari luar kota (dalam atau luar daerah kerja Organisasi) sesuai dengan tanda terima yang diterima dari penyedia jasa transportasi resmi (pihak ketiga). Peserta yang mengadakan perjalanan bertanggung jawab untuk melakukan pengaturan perjalanan mereka sendiri serta menalangi semua biaya perjalanan mereka.
4. Jika biaya transportasi yang dibayarkan kepada peserta berasal dari dana Donor maka tanda terima yang sah atau tanda terima dana tunjangan transportasi diperlukan untuk mendukung pembayaran.
5. Penggantian biaya tiket pesawat harus didukung dengan tagihan asli dari agen perjalanan, tiket yang dikeluarkan dan boarding pass asli. Tanpa dokumen tersebut, Organisasi tidak dapat memproses penggantian biaya. Perhatikan bahwa perjalanan udara harus menggunakan tarif kelas ekonomi terbaik dan mengambil rute langsung.
Catatan:
6.1.5. Daftar Hadir
Informasi minimal yang harus dicatat untuk setiap yang hadir adalah sebagai berikut:
1. Nama peserta 2. Nama Organisasi 3. Jabatan (Titel)
4. Jenis kelamin (laki-laki, perempuan) 5. Alamat Email
6. Nomor Kontak (hp, kantor)
7. Tanda tangan (tidak dapat diwakili oleh orang lain)
Organisasi harus menyimpan daftar asli peserta, termasuk formulir pendaftaran untuk kehadiran harian dan formulir pendaftaran untuk semua pembayaran yang disediakan (tunjangan makan siang/malam dan transportasi).