barang tersebut
10. Presentasi dan Penyajian
Pengendalian dalam kategori ini dirancang untuk
memberikan kepastian bahwa (1) akun diklasiikasi
secara benar dan dijabarkan dalam laporan keuangan; (2) laporan keuangan disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku; dan (3) catatan kaki berisi segala informasi yang diungkapkan.
3.4 Pedoman Operasional
dan Keuangan
3.4.1. Prinsip-Prinsip Biaya
Semua biaya yang diasosiasikan dengan hibah USAID atau donor lainnya harus sesuai dengan prinsip biaya yang menentukan bahwa biaya
tesebut diperbolehkan sesuai Ofice of Management
and Budget (OMB) Circular A-122 untuk
Organisasi Nirlaba. Faktor-faktor berikut ini harus dipertimbangkan untuk semua biaya dibawah hibah USAID atau Donor lain:
1. Diperbolehkan: Biaya diperbolehkan jika biaya tersebut:
b. Sesuai dengan ketentuan OMB -122 c. Diperlakukan setara oleh program yang
didanai oleh USAID dan Donor lain d. Sesuai dengan Prinsip-Prinsip Akuntansi
yang Diterima secara Umum e. Diberlakukan secara konsisten f. Didokumentasikan dengan baik
2. Wajar: biaya dikatakan wajar apabila biaya itu tidak melebihi jumlah yang dibayar oleh seseorang yang berhati-hati, dan:
a. Angkanya wajar dan diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan hibah
b. Mengikuti praktek bisnis umum yang baik, tawar-menawar dalam kondisi yang wajar, peraturan perundang-undangan dan praktek-praktek umum
c. tidak keluar dari praktek organisasi yang telah mapan.
3. Dapat dialokasikan: biaya hendaknya dapat dialokasikan dari sumber-sumber pendanaan sesuai dengan manfaat relatif yang diterima. Apabila suatu barang atau jasa akan digunakan untuk keperluan proyek, dan pada waktu yang sama, proyek atau kegiatan lain (di luar lingkup hibah), biaya barang atau jasa harus dialokasikan dari berbagai sumber pendanaan ini.
Lihat Lampiran 3.2 dan 3.3
3.4.2. Biaya yang Tidak Diperbolehkan
Organisasi tidak akan mendapatkan penggantian biaya yang tidak diperbolehkan dan menanggung resiko tidak menerima penggantian biaya yang melebihi anggaran hibah yang telah disetujui. Sangat direkomendasikan agar memantau pengeluaran secara hati-hati yang melebihi anggaran hibah. Apabila tidak yakin apakah suatu biaya diperbolehkan atau tidak, harap hubungi Donor sebelum biaya tersebut dikeluarkan.
Biaya-biaya berikut ini tidak diperbolehkan dan tidak dapat diganti dalam keadaan apapun:
1. Minuman beralkohol dan biaya hiburan
2. Denda dan penalti (denda parkir, keterlambatan pembayaran, dan sebagainya)
3. Biaya pengadilan atau jasa pengacara
4. Pengeluaran dari proyek lain yang didanai oleh USAID atau donor lain
5. Biaya cadangan: biaya potensi kegiatan yang
tidak terdeinisikan
6. Kontribusi atau donasi untuk suatu Organisasi 7. Penggalangan dana dan sumbangan
8. Barang dan jasa untuk keperluan pribadi 9. Melobi pemerintah dan partai politik
10. Biaya mendaftarkan Organisasi sebagai badan hukum
11. Menjual atau memasarkan produk 12. Peralatan militer atau pengintaian atau
pelayanan lain yang mendukung kegiatan kepolisian atau penegakan hukum.
13. Peralatan dan jasa aborsi, peralatan modiikasi
3.4.3. Pembatasan atas Barang
Barang-barang berikut ini membutuhkan persetujuan di muka dari USAID atau Donor lain sebelum diperbolehkan. Tanpa persetujuan tertulis sebelumnya atas barang-barang ini, Organisasi tidak akan mendapatkan penggantian dari USAID atau Donor lain:
1. Kendaraan bermotor (termasuk sepeda motor) 2. Komoditas pertanian, pestisida dan pupuk 3. Peralatan bekas atau produk farmasi
4. Pembayaran gaji atau honor kepada Pegawai Pemerintah Indonesia, kecuali untuk honor Karyawan Universitas Negeri yang menyediakan jasa intelektual (sebagai fasilitator, pelatih, nara sumber atau peneliti), atau pembayaran biaya transportasi dan/atau uang saku Pegawai Pemerintah Indonesia (hal ini akan ditinjau kembali atas dasar kasus per kasus).
Pembelian barang dari Libya, Cuba, Laos, Korea Utara, Siria dan Iran sebagai negara yang ditetapkan dilarang dalam kebijakan luar negeri, atau pemasok
yang diidentiikasi oleh USAID atau Donor lain
dalam daftar konsolidasi subkontraktor terlarang, terkena pinalti atau tidak layak (www.epls.gov).
3.4.4. Penerimaan Kas / Bank
1. Pendapatan program adalah penghasilan bruto yang didapat oleh Organisasi dari kegiatan-kegiatan yang didukung oleh Donor
melalui hibah tertentu. Pendapatan program ini mencakup tetapi tidak terbatas pada pendapatan dari biaya jasa atau beban dan bunga yang diperoleh dari dana yang dipinjam di bawah komponen bantuan modal atau kredit proyek. Pendapatan program tidak termasuk bunga yang diperoleh dari uang muka Donor. 2. Pendapatan program dapat digunakan
oleh Organisasi dengan ketentuan bahwa pendapatan itu:
• Ditambahkan ke dana yang dikomitmenkan
untuk proyek oleh Donor atau Organisasi dan digunakan mengembangkan tujuan dari proyek yang memenuhi syarat. Hal ini berarti bahwa pendapatan dapat digunakan untuk melanjutkan dan/atau memperluas kegiatan dalam hibah utama.
• Digunakan untuk membiayai kontribusi
pendamping untuk proyek apabila disetujui secara tertulis oleh Donor.
3. Pendapatan program dapat digunakan oleh Organisasi tanpa harus
mempertanggungjawabkannya kepada Donor setelah berakhirnya perjanjian hibah, dengan ketentuan bahwa penerima hibah harus memberitahukan Donor mengenai rencana operasional untuk penggunaan pendapatan sebelum dikeluarkan; dan selanjutnya,
Organisasi melaporkan kepada Donor kegiatan- kegiatan yang dibiayai dengan pendapatan program selama periode perjanjian hibah.
3.4.5. Pembayaran Kas/Bank
Organisasi akan mencairkan dana Donor sesuai
dengan mata aggaran spesiik dalam perjanjian
hibah yang telah disetujui oleh Donor. Tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari Donor, Organisasi dapat menambah atau mengurangi jumlah yang dianggarkan untuk setiap mata anggaran utama paling banyak sebesar 10 persen, kecuali untuk mata anggaran “gaji” dan “biaya langsung lain”, dengan ketentuan bahwa jumlah total yang dianggarkan untuk proyek tidak berubah. Organisasi harus segera mengajukan perubahan anggaran kepada Donor dengan mencantumkan perubahan yang diperbolehkan oleh Donor.
3.4.6. Rekening Bank dan
Penghasilan Bunga Bank
Organisasi harus menyetorkan dana Donor dalam rekening bank tersendiri atas nama Organisasi. Rekening bank pribadi milik karyawan, pejabat atau perwakilan Organisasi tidak boleh digunakan.
Penghasilan bunga bank yang diperoleh dari dana hibah setiap bulan harus dilaporkan secara terpisah. Laporan keuangan Organisasi harus mencantumkan jumlah penghasilan bunga bank yang diperoleh. Organisasi dapat menyimpan bungan bank yang dihasilkan dari dana Donor paling banyak senilai $250 per tahun untuk menutupi biaya administrasi, dan kelebihan dari $250 akan ditambahkan kembali ke anggaran proyek untuk mengembangkan tujuan proyek.
3.4.7. Pengembalian Dana
Organisasi harus mengembalikan kepada Donor seluruh dana yang diterima tetapi tidak dikeluarkan sesuai dengan ketentuan perjanjian hibah dalam waktu 30 hari sejak berakhirnya proyek. Apabila
audit inal tidak dilakukan sebelum penutupan
perjanjian hibah maka Donor berhak mendapatkan pengembalian dana sampai semua klaim yang
dihasilkan oleh audit inal itu telah diselesaikan.
3.4.8. Batas Transaksi Pembayaran
Sesuai dengan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran hibah untuk setiap transaksi maka untuk transaksi pembayaran di atas satu juta rupiah (Rp 1.000.000), Organisasi wajib menggunakan rekening giro melalui transfer bank atau cek kepada vendor atau pihak lain. Untuk transaksi di bawah Rp 999.000. kas kecil (petty cash) dapat digunakan.
3.4.9. Kas Kecil
1. Kas kecil dalam jumlah tertentu akan diadakan berdasarkan kebutuhan operasional harian untuk biaya kecil dan berulang dan/atau uang muka. Dana dikelola dengan sistem dana tetap (imprest system).
2. Setiap organisasi harus membentuk kas kecil sesuai dengan skala operasional Organisasi (biasanya antara Rp 1.000.000 sampai Rp 5.000.000).
3. Dana kas kecil harus disimpan dalam kotak kas dan kuncinya harus disimpan di tempat yang aman. Akses ke dana kas kecil harus dibatasi pada satu, atau paling banyak dua, orang. 4. Uang muka tunai tidak boleh diberikan untuk
keperluan pribadi/personal.
5. Uang muka tunai dari dana kas kecil harus dipertanggungjawabkan dalam waktu 2 hari kerja setelah selesainya suatu kegiatan. 6. Catatan kas kecil dan pelaporannya harus
akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan mata pembayaran yang terdapat dalam anggaran belanja.
7. Laporan pertanggungjawaban uang muka harus ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.
8. Uang muka tunai tidak boleh diberikan kepada Karyawan apabila uang muka tunai dari kegiatan yang telah diselesaikan belum dipertanggungjawabkan.
9. Apabila memungkinkan, setiap hari pada awal dan akhir jam operasional Organisasi, kas kecil perlu dihitung jumlahnya dan dicocokkan dengan catatan kas.
10. Perhitungan kas kecil bulanan perlu disusun oleh pemegang kas dan diperiksa oleh petugas yang berwenang (Manajer Keuangan/Manajer Kantor/ Direktur).
3.4.10. Pedoman Uang Muka dan
Pertanggung-jawabannya
1. Uang muka diberikan hanya untuk biaya yang tercantum dalam anggaran yang telah disetujui
oleh Donor. Pembayaran uang muka dilakukan berdasarkan permintaan uang muka yang telah disetujui.
2. Permintaan uang muka harus disetujui oleh Direktur Organisasi sebelum dilakukan proses pembayaran.
3. Uang muka tunai yang baru tidak boleh diberikan kepada seseorang yang belum mempertanggungjawabkan uang muka
sebelumnya. Maksimal hanya ada 2 permintaan uang muka untuk setiap jenis uang muka (perjalanan, kegiatan dan operasional). 4. Uang muka yang belum diselesaikan harus
dipertanggungjawabkan dalam waktu 5 hari kerja setelah selesainya kegiatan.
5. Pertanggungjawaban uang muka harus dilaporkan dengan menggunakan laporan pertanggungjawaban uang muka dan harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Organisasi.
3.4.11. Uang Muka Tunai
Selain kebutuhan pengeluaran kas kecil, dalam kondisi tertentu, Organisasi menarik dana tunai dalam jumlah yang relatif besar (di atas jumlah maksimum kas kecil). Hal ini dapat terjadi ketika kegiatan dilakukan di daerah-daerah yang sulit dijangkau melalui transaksi bank. Organisasi harus
mempertimbangkan efektivitas dan eisiensi
uang muka tunai yang diserahkan kepada staf lapangan yang dipercaya dan telah dibekali dengan pengetahuan tentang manajemen keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaporan.
Permintaan uang muka tunai harus melalui
prosedur yang telah dideinisikan. Laporan
pertanggungjawaban harus dibuat tepat waktu dan tidak boleh melampaui periode pelaporan keuangan bulanan. Uang muka tunai yang dapat diterima dan dikelola hendaknya dilaporkan pada bulan yang sama. Patut diingat bahwa uang muka tunai bersifat sementara dan hanya diperbolehkan berdasarkan perjanjian dalam kasus-kasus tertentu. Uang muka tunai perlu dikendalikan dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan dana tunai yang dapat menyebabkan buruknya kinerja keuangan Organisasi.
3.4.12. Pemeriksaan dan Audit
Keuangan
Donor berhak memeriksa semua transaksi keuangan hibah dan melakukan audit pada waktu kapan pun selama periode hibah atau setelah hibah selesai. Organisasi harus menyimpan semua arsip keuangan dan program proyek, dengan cara yang mudah diakses oleh wakil Donor, atau auditor yang ditunjuk untuk memeriksa arsip. Audit dapat dilakukan secara khusus untuk menyelesaikan permasalahan ketidakpatuhan yang mungkin telah diketahui dari pemeriksaan awal. Donor berhak meminta dokumen
pendukung tambahan untuk memveriikasi transaksi
keuangan.
3.4.13. Pemeliharaan Catatan
Organisasi diharapkan akan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dana yang efektif dan
sepatutnya. Organisasi harus memelihara buku,
catatan dan dokumen lain untuk memveriikasi dan mengkonirmasi semua pengeluaran dan transfer
dana. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada: 1. Untuk pengeluaran: salinan giro/cek, transfer
bank, pesanan pembelian dan kwitansi asli; 2. Untuk transfer dana: rekening koran bank
bulanan dan slip setoran asli dari bank untuk semua setoran dan penarikan, serta salinan semua komunikasi tertulis.
Catatan harus disimpan sampai tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah.
3.5 Sistem Akuntansi
3.5.1. Organisasi yang Sedang
Berkembang
Metode yang Diusulkan: Metode Akuntansi Sederhana
Rekening Bank: Rekening bank terpisah