1|
LAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL AKADEMIK TAHUN 2021
WAKIL KETUA I BIDANG AKADEMIK
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN KOMPUTER ROYAL
1|
HALAMAN PENGESAHAN
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Royal
Laporan
Audit Mutu Internal Akademik Wakil Ketua I Bidang Akademik
Tahun 2021
Kode Dokumen : LAP – 002 – LAPI-AMI- 2021
Tanggal : 22 Februari 2022
Jumlah Halaman : -
Diajukan Oleh : Ketua Audit
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom NIDN : 0107088503
Dikendalikan Oleh : Ketua LAPI
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom NIDN : 0107088503
Disetujui Oleh : Ketua STMIK Royal
Wan Mariatul Kifti, S.E., M.M NIDN : 0114057302
2 KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan lancar. Kami mengucapkan terimah kasih kepada pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan kegiatan ini, dari mulai awal pelaksanaan sampai akhir pelaksanaan kegiatan sehingga dapat tersusun dalam bentuk laporan ini. Untuk itu, pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah turut mendukung kegiatan audit ini.
Dengan segalah kerendahan hati, kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, saran dan kritik dari segenap pembaca sangat diharapkan guna penyempurnaan laporan ini.
Kisaran, Februari 2022 Ketua Tim Auditor,
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom
3 DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN PENGESAHAN 1
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
PENDAHULUAN 4
TUJUAN 4
LINGKUP AUDIT 4
JADWAL AUDIT 4
PELAKSANAAN AUDIT 4
TEMUAN AUDIT 5
REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU 5
KESIMPULAN AUDIT 6
LAMPIRAN 7
- Formulir Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
4 1. PENDAHULUAN
Wakil Ketua I Bidang akademik merupakan salah satu ujung tombak untuk mempromosikan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Royal untuk lebih dikenal dimasyarakat luas. Banyak tugas yang harus dilakukan oleh Wakil Ketua I terutama dalam bidang akademik, proses belajar mengajar, dan kurikulum serta Membantu Ketua STMIK Royal dalam mengkoordinir dan mengelola pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat selaras dengan visi dan misi sekolah tinggi yang sudah ditetapkan.
2. TUJUAN
Audit Mutu Akademik Internal yang dilaksanakan pada tahun 2021. merupakan bagian dari kegiatan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) STMIK Royal Kisaran. Tujuan Audit Mutu Internal Akademik yang dilaksanakan bertujuan untuk untuk mengetahui kualitas kinerja dari Wakil Ketua I pada tahun 2021.
3. LINGKUP AUDIT
Ruang lingkup audit yang dilakukan difokuskan pada standar mutu pendidikan tahun 2021
4. JADWAL AUDIT
Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal dilaksanakan di STMIK Royal dengan Auditee Wakil Ketua I, Auditor yang terlibat terdiri dari 3 orang. Pelaksanaan audit dilakukan pada tanggal 15 Februari 2022.
5. PELAKSANAAN AUDIT
Untuk memudahkan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal terlebih dahulu Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) menunjuk beberapa orang auditor yang tergabung dalam tim auditor, kemudian tim auditor memulai kegiatannya dengan mengaudit dokumen (standar mutu pendidikan tahun 2021) dan membuat daftar tilik.
Tahap berikutnya, Tim auditor melakukan audit lapangan atau audit kepatuhan dengan terjun langsung ke kantor Waki Ketua I untuk melakukan site visit (visitasi) dengan menggunakan instrument yang sudah disiapkan. Berikut susunan Tim Auditor:
5 Tabel 1. Tim Auditor
No Nama Jabatan Unit Kerja
1 Havid Syafwan, S.Si., M.Kom Ketua LAPI 2 Fauriatun Helmiah, M.Kom Anggota LAPI 3 Maulana Dwi Sena, M.Kom Anggota UPM
6. TEMUAN AUDIT No. KTS/OB
(Initial Auditor)
Referensi
(butir mutu) Pernyataan
1 KTS (HS) Mayor Daftar Tilik No.
2
2.1 Standar Kompetensi
Lulusan 1.7 Standar Kualitas Lulusan
Hal 17-18
Ditemukan persentase lulusan tepat waktu kurang dari 70 %
2 KTS (HS) Mayor Daftar Tilik No.
8
1.2 Struktur Kurikulum
Hal. 21
Belum semua matakuliah (belum 100%) disemua prodi sudah memiliki RPS
3 KTS (HS) Mayor Daftar Tilik No.
11
1.6 Dosen Pembimbing
Skripsi Hal. 23
Pada Prodi Sistem Informasi jumlah pembimbing Skripsi lebih dari 10 orang sementara utk prodi yang lain sudah sesuai
4 KTS (HS) Minor Daftar Tilik No.
14
2.3 Standar Proses Pembelajaran 3.2 Perencanaan
Proses Pembelajaran
Hal.29
RPS belum ada ditinjau secara berkala selama 1 tahun sekali dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
5 KTS (HS) Minor Daftar Tilik No.
17 Point c
1.7 Standar Dokumen
Hal.41 Point c
Untuk dokumen yang diterima oleh lulusan pada T.A 2020/2021 berupa sertifikat kompetensi belum ada
6 7. REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU
No Aspek/Bidang Peluang untuk peningkatan 1 persentase lulusan tepat
waktu kurang dari 70 %
Perlu adanya strategi dalam meningkatkan jumlah lulusan tepat waktu di atas 70%
2 Belum semua matakuliah (belum 100%) disemua prodi sudah memiliki RPS
Perlu diingatkan lagi dosen-dosen yang belum menyerahkan RPS yang sudah di bebankan, 3 Pada Prodi Sistem Informasi
jumlah pembimbing Skripsi lebih dari 10 orang sementara utk prodi yang lain sudah sesuai
Perlu dibuat strategi agar jumlah mahasiswa bimbingan dengan dosen pembimbingnya sesuai standar
4 RPS belum ada ditinjau secara berkala selama 1 tahun sekali dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
Perlu diadakan kegiatan seminar/workshop yang membahas mengenai isi atau konten dari RPS yang sudah dibuat sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
5 Untuk dokumen yang diterima oleh lulusan pada T.A 2020/2021 berupa sertifikat kompetensi belum ada
Memberikan informasi yang seluas-luasnya kepada calon lulusan berkaitan dengan adanya kegiatan sertifikas kompetensi mahasiswa. Dan jika memungkinkan STMIK Royal bisa
mengadakan/ menfasilitasi calon lulusan dalam mengikuti kegiatan sertifikasi kompetensi tersebut.
8. KESIMPULAN AUDIT
Hasil dari pelaksanaan audit mutu internal pada Wakil Ketua I Bidang Akademik STMIK Royal Kisaran dapat disimpulkan bahwa pada standar Mutu pendidikan tahun 2021 secara umum sudah berjalan dengan baik, namun ada beberapa temuan berupa 3 KTS (Mayor) dan 2 KTS (minor) yang perlu diperhatikan dan ditindaklanjuti nantinya pada Rapat Tinjauan Manajemen. Dari hasil audit lapangan diperoleh temuan sebagai berikut:
1. Ditemukan persentase lulusan tepat waktu kurang dari 70 % (KTS Mayor)
2. Belum semua matakuliah (belum 100%) disemua prodi sudah memiliki RPS (KTS Mayor)
3. Pada Prodi Sistem Informasi jumlah pembimbing Skripsi lebih dari 10 orang sementara utk prodi yang lain sudah sesuai (KTS Mayor)
4. RPS belum ada ditinjau secara berkala selama 1 tahun sekali dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (KTS Minor)
7 5. Untuk dokumen yang diterima oleh lulusan pada T.A 2020/2021 berupa sertifikat
kompetensi belum ada (KTS Minor)
9. LAMPIRAN - Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
8
FORMULIR DAFTAR TILIK
Hari/Tanggal : Selasa, 15 Februari 2022
Auditee : Rizky Fauziah lubis,M.Ikom.
M.kom
Jam : 09.00 s/d Selesai Auditor :
Fak/Prodi/Lembaga : Wakil Ketua I a. Ketua : Havid Syafwan, S.Si, M.Kom Nama Dokumen : Standar Mutu
Pendidikan Tahun 2021
b. Anggota 1 : Fauriatun Helmiah, M.Kom
Halaman : c. Anggota 2 : Maulana Dwi Sena, M. Kom
No Referensi
(Butir Mutu) Pertanyaan
Hasil Observasi/
Audit Visitasi
S TS Catatan Khusus 1 2.1 Standar
Kompetensi Lulusan 1.7 Standar
Kualitas Lulusan Hal 17-18
Apakah sudah tercapai rata- rata IPK lulusan di S1 di atas 2,75 dan D3 di atas 2,85?
Sertakan rekap dokumen pendukung.
SI : 3.46 SK : 3.50 MI : 3.51 TK : 3.66
Sudah Tercapai
√
Rekap Dokumen sudah disertakan
2 Apakah persentase lulusan
tepat waktu utk S1 dan D3 lebih dari 70%.
Sertakan rekap dokumen pendukung.
SI : 37 % SK : 33.3 % MI : 54 % TK : 24 %
√
Belum sesuai dengan standar.
Pengaruh pandemi COVID-19
9
3 Apakah Rata-rata waktu
tunggu kerja pertama sudah kurang dari 6 bulan.
Sertakan rekap dokumen pendukung.
SI : 143 lulusan yg terlacak (48 mhs < 6 bulan) SK : 106 lulusan yg terlacak (86 mhs < 6 bulan MI : 42 lulusan yang terlacak (33 mhs < 6 bulan) TK : 11 lulusan yang terlacak (10 mhs < 6 bulan)
√
Rekap Dokumen sudah disertakan
Rata-rata sudah kurang dari 6 bulan
4 Apakah kesesuaian bidang
kerja dari lulusan dengan bidang studi sudah mencapai minimal 60%.
Sertakan rekap dokumen pendukung.
SI : dari 529 lulusan yg terlacak SK : dari 86 lulusan yg
terlacak MI : dari 42 lulusan yg terlacak TK : dari 11 lulusan yg terlacak
√
Rata-rata sudah
mencapai 60%
lulusan yang bekerja dengan tingkatan kesesuaian bidang rendah, sedang, dan tinggi Ada rekap dokumen pendukung 5 2.2 Standar Isi
Pembelajaran Hal. 20 1.1 Kurikulum
Apakah Kurikulum sudah sesuai dengan visi, misi program studi dan STMIK Royal Kisaran serta berorientasi ke depan.
Apa Indikatornya?
Ada revisi pada tahun 2020 dan menyesuaikan dengan program MBKM.
Sudah Sesuai.
√
Adanya kelas fasttrack tamat 3.5 tahun
10
6 Apakah Kurikulum sudah
ditinjau setiap 4 tahun sekali.?
Kapan kurikulum terakhir di tinjau?
Jika ada ditinjau, sertakan bukti kegiatan.
Sudah.
Tahun 2020 ada ditinjau di Hotel niagara
Tahun 2021 diadakan di Singapura Land
√
7 Apakah sudah ada panduan
penyusunan kurikulum??
Jika sudah ada, sertakan bukti dokumennya.
Sudah Ada
Selama ini dasarnya dari peraturan pemerintah
√
Panduan Penyusunan Kurikulum PT Tahun 2016 dan Pedoman Pengembanga n Kurikulum Tahun 2018 dari LPM 8 1.2 Struktur
Kurikulum Hal. 21
Apakah Setiap mata kuliah dalam kurikulum sudah memiliki Rencana Pembelajaran Semester (RPS) yang dilengkapi dgn capaian pembelajaran?
T.A 2020/2021
SI : ganjil 93 %, genap rekap tdk ada
SK : ganjil 69 %, genap 52 % MI : ganjil 100%, genap 83 % TK : ganjil 54 %, genap 73 % Belum semua matkul punya RPS
√
Belum semua (100%) matakuliah memiliki RPS
9 1.5 Dosen Pembimbing
Akademik Hal. 23
Apakah jumlah maksimum mahasiswa bimbingan Akademik sebanyak sudah 30 mahasiswa tiap semester?
Sudah Sesuai
√
utk T.A 2020/2021 dimana 1 org dosen
menjadi dosen wali untuk 1 kelas ( 30 mhs)
11
10 Apakah sudah ada buku
pedoman pembimbingan akademik?
Jika sudah ada sertakan dokumen buku pedoman pembimbingan akademik.
Sudah ada untuk seluruh Prodi
√
Dokumen Pedoman Pembibingan Akademik Sudah disertakan 11 1.6 Dosen
Pembimbing Skripsi Hal. 23
Apakah Jumlah mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir/skripsi sudah sesuai maksimal 10 orang per semester. ?
Sertakan rekap data nama- nama pembimbing tugas akhir/skripsi serta nama- nama mahasiswa yang dibimbingnya (Rekap T.A 2020-2021)
Untuk Prodi MI, TK, dan SK sudah sesuai.
Namun utk prodi SI belum sesuai Dikarenakan banyaknya mahasiswa (454 mhs) ditahun 2020/2021
√
√
Prodi MI, TK, SK
Prodi SI
Rekap data nama-nama pembimbing siudah disertakan
12 Apakah sudah ada buku
pedoman Penyusunan Skripsi/Tugas Akhir?
Sertakan dokumen
Sudah ada untuk seluruh Prodi
√
Ada pada laman Web prodi masing- masing.
Dokumen manual juga sudah disertakan.
13 2.3 Standar Proses Pembelajaran 3.2 Perencanaan
Proses Pembelajaran
Hal.28
Apakah seluruh RPS yang dibuat sudah sesuai dengan format yang berlaku?
Sertakan beberapa contoh RPS yang sesuai dengan format
Sudah sesuai
√
Sudah disertakan beberapa contoh RPS yang sesuai
12
14 Hal. 29 Apakah Rencana
Pembelajaran Semester (RPS) ada ditinjau dan disesuaikan secara berkala minimal 1 tahun sekali disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
??
Jika ada, sertakan dokumen kegiatannya
Belum ada ditinjau. Namun sudah dibuat pertemuan dan adanya presentasi RPS bagi
beberapa orangdosen
√
15 2.4 Standar Penilaian Pembelajaran
1.Standar Penilaian Pembelajaran
1.6 Sidang Skripsi
Hal.41
Apakah Sidang Tugas Akhir dan sidang skripsi sudah dilakukan oleh 3 (tiga) penguji. ?
Seperti apa teknis pembagian dan syarat-syarat menjadi penguji Sidang Tugas Akhir dan sidang skripsi?
Sertakan rekap data nama- nama mahasiswa dan nama penguji Sidang Tugas Akhir dan sidang skripsi T.A 2020/2021
Sudah dilakukan
Untuk teknisnya ada pada
peraturan akademik
√
Rekap data nama-nama mahasiswa dan nama penguji Sidang Tugas Akhir dan sidang skripsi T.A
2020/2021 sudah disertakan
16 Apakah ada panduan khusus
berkaitan dengan pelaksanaan sidang akhir, seminar proposal, dan seminar hasil (bagian dari penilaian pembelajaran)?
Jika ada sertakan dokumen pendukungnya.
Sudah ada.
Pada peraturan akademik
√
13 17
1.7 Standar Dokumen
Hal.41
1.7.1 Dokumen yang diterima oleh lulusan utnuk point c dan e.
c. Sertifikat kompetensi yang diterbitkan oleh perguruan tinggi bekerja sama dengan organisasi profesi, lembaga pelatihan, atau lembaga sertifikasi.
e. Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI).
Apakah sudah dijalankan?
Sertakan dokumen pendukung beberapa contoh Sertifikat kompetensi dan SKPI mahasiswa
Untuk T.A 20/21 Belum ada
Sudah dijalankan dari tahun 2020.
Dokumen ada di Prodi
√
√ Utk T.A
2020/2021 tidak ada sertifikat kompetensi
dr lulusan
Ada dokumen contoh SKPI
S = Sesuai; TS = Tidak Sesuai
Kisaran, 22 Februari 2022 Ketua Tim Auditor
( Havid Syafwan, S.Si, M.Kom )
DI ISI SAAT AUDIT DOKUMEN
DI ISI SAAT AUDIT LAPANGAN
14
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)
Bidang Wakil Ketua I
Kepala Bidang Rizky Fauziah Lubis, M.Ikom, M.Kom
Ketua Auditor Havid Syafwan, S.Si., M.Kom Tanggal AMI 15 Februari 2022 PTK No : 1 Kategori KTS Mayor
Observasi
Standard/Kriteria Standar Mutu Pendidikan Tahun 2021 Uraian Temuan :
1. Ditemukan persentase lulusan tepat waktu kurang dari 70 % (No. 2)
2. Belum semua matakuliah (belum 100%) disemua prodi sudah memiliki RPS (No.8)
3. Pada Prodi Sistem Informasi jumlah pembimbing Skripsi lebih dari 10 orang sementara utk prodi yang lain sudah sesuai (No. 11)
4. RPS belum ada ditinjau secara berkala selama 1 tahun sekali dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (No. 14)
5. Untuk dokumen yang diterima oleh lulusan pada T.A 2020/2021 berupa sertifikat kompetensi belum ada (No. 17 point c)
Tanda Tangan Auditor Tanggal 15-02-2022
Akar Penyebab :
1. Salah satu penyebab masih kurangnya lulusan tepat waktu diatas 70% adalah karena pengaruh pandemi COVID-19.
2. Masih ada matakuliah yang belum memiliki RPS karena ada beberapa dosen yang belum menyelesaikan dan menyerahkan RPS tersebut.
3. Mahasiswa pada prodi SI sangat banyak, sementara jumlah dosennya terbatas.
4. RPS belum ada ditinjau, namun sudah ada dan pernah dibuat pertemuan bagi beberapa dosen dalam mempresentasikan isi dari RPS tersebut
5. Tidak ada calon alumni/ lulusan yang mengikuti kegiatan sertifikasi kompetensi dibidangnya masing-masing
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 15-02-2022
Rencana Tindakan Koreksi :
1. Perlu adanya strategi dalam meningkatkan jumlah lulusan tepat waktu di atas 70%
2. Perlu diingatkan lagi dosen-dosen yang belum menyerahkan RPS yang sudah di bebankan, 3. Perlu dibuat strategi agar jumlah mahasiswa bimbingan dengan dosen pembimbingnya sesuai
standar
4. Perlu diadakan kegiatan seminar/workshop yang membahas mengenai isi atau konten dari RPS yang sudah dibuat sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
5. Memberikan informasi yang seluas-luasnya kepada calon lulusan berkaitan dengan adanya kegiatan sertifikas kompetensi mahasiswa. Dan jika memungkinkan STMIK Royal bisa mengadakan/ menfasilitasi calon lulusan dalam mengikuti kegiatan sertifikasi kompetensi
15 tersebut.
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 15-02-2022
Tinjauan Efektifitas Tindakan Koreksi:
Tindakan koreksi akan ditinjau pada saat pelaksanaan Audit Mutu Internal berikutnya
Tanda Tangan Auditor Tanggal
16 BERITA ACARA
17 ABSENSI
18 DOKUMENTASI KEGIATAN
Pembukaan Kegiatan Audit
Proses Audit Oleh Tim Audit & Auditee
Serah terima hasil audit lapangan Tim Audit ke Auditee
19
