145
Lampiran : Kuesioner Pengujian Program
Data Pengisi
Nama :_______________
Jabatan :_______________
KUESIONER
Berilah penilaian anda mengenai program dengan memilih angka antara 1-5 (angka 5 merupakan penilaian tertinggi).
No. Perihal 1 2 3 4 5
1. Tampilan dari program
2. Kemudahan penggunaan program
3. Pengaturan menu
4. Kelengkapan program
5. Hasil laporan
6. Penilaian program secara keseluruhan
Saran :
...
...
...
...
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI UNIVERSITAS KRISTEN PETRA
USULAN TUGAS AKHIR
Nama : Cipto Winoto Candra Iwanto
NRP : 26400090
Peminatan : Sistem Informasi
Judul Tugas Akhir : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi pada Perusahaan Industri Selep Kopi Sumber Makmur
Pembimbing I : Ir. Djoni Haryadi S., M Eng.
Pembimbing II : Silvia Rostianingsih, S Kom.
Dilaksanakan : Semester Genap 2003/2004
Surabaya, 15 Desember 2003 Yang mengusulkan,
Cipto Winoto Candra Iwanto
Mengetahui:
Pembimbing I
Ir. Djoni Haryadi S., M Eng.
Pembimbing II
Silvia Rostianingsih, S Kom.
Koordinator Tugas Akhir
Silvia Rostianingsih, S Kom.
1. Judul Tugas Akhir
Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi pada Perusahaan Industri Selep Kopi Sumber Makmur
2. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka persaingan perusahaan industri semakin ketat. Oleh karena itu diperlukan suatu kinerja yang lebih efisien dalam menjalankan usahanya. Hal tersebut juga berlaku pada UD. Sumber Makmur, yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri selep kopi.
Sistem administrasi yang dimiliki perusahaan ini masih sederhana, dengan mempergunakan pencatatan yang manual mulai dari pencatatan produksi, hingga utang dan piutang. Dengan maksimalnya kinerja perusahaan, maka keuntungan perusahaan dapat meningkat dengan meminimalisir kerugian yang terjadi. Hal tersebutlah yang mendorong perusahaan untuk mengganti sistem yang digunakan. Sehingga memerlukan sebuah sistem yang telah dikenal dalam dunia bisnis, yaitu sistem informasi manajemen. Sistem ini memfasilitasi semua kebutuhan dari awal (input) hingga akhir (output) proses transaksi. Sistem Informasi yang baru merupakan perbaikan dari sistem sebelumnya, dimana sistem yang lama masih dilakukan secara manual, atau dapat dikatakan paper based system. Sistem yang lama terdapat banyak kelemahan-kelemahan yang mampu menghambat kinerja perusahan yang berakibat dengan adanya kerugian yang diderita perusahaan, seperti pemborosan tempat penyimpanan data yang berupa media kertas, belum lagi bila terjadi human error yang terjadi, seperti pada saat penghitungan penjualan, pembayaran, hingga kesalahan penagihan piutang kepada customer.
Maka diharapkan dengan sistem yang baru, mampu meminimalisir kerugian perusahaan dengan mengetahui dan mengatasi kesalahan yang terjadi, dan mampu memberikan hasil yang optimal bagi perusahaan.
3. Perumusan Masalah dan Ruang Lingkup
Dengan uraian diatas, dapat diketahui permasalahan yang sedang dihadapi adalah bagaimana merancang dan membangun suatu sistem informasi administrasi pada perusahaan industri selep kopi UD. Sumber Makmur.
Adapun permasalahan yang terjadi antara lain :
o Kurang terkontrolnya stok pada gudang, sehingga kerap kali terjadi ketidak-akuratannya informasi yang didapat pemilik.
o Kurang terkontrolnya proses produksi biji kopi yang berakibat kesalahan dalam menentukan harga pokok penjualan.
o Pembuatan laporan-laporan yang membutuhkan waktu tidak sedikit, karena banyaknya data yang harus disalin, belum lagi karena kelalaian pencatat.
o Adanya piutang perusahaan yang belum tertagih, sehingga dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.
o Membutuhkan waktu yang cukup lama, dalam proses pencarian data yang telah lampau, karena masih dikerjakan secara manual.
o Sering terjadi kehilangan data yang ada, karena kerusakan media penyimpanannya yang berupa kertas, akibat dari seringnya berpindah tangan.
Ruang lingkup dibatasi pada:
o Desain aplikasi program dengan Borland Delphi 6.0 o Menggunakan sistem operasi Windows 9.x ke atas.
o Desain ERD dan DFD menggunakan software Power Designer 6.1 o Pembuatan database dengan Microsoft SQL Server 2000.
o Pembuatan sistem inventori perusahaan.
o Pembuatan sistem produksi perusahaan guna menentukan HPP.
o Pembuatan sistem pembelian perusahaan.
o Pembuatan sistem penjualan perusahaan baik secara tunai maupun sistem piutang.
o Pembuatan sistem retur yang dilakukan pelanggan.
o Pembuatan sistem penggajian yang dilakukan kepada karyawan dan buruh pada perusahaan.
o Pembuatan laporan penunjang
- Laporan Pembelian, yang berisi tentang pembelian yang dilakukan perusahaan selama periode waktu tertentu.
- Laporan Penjualan, yang berisi tentang penjualan yang dilakukan perusahaan selama periode waktu tertentu.
- Laporan Data Barang, yang menjelaskan keadaan stok barang yang ada pada gudang.
- Laporan Utang Perusahaan, yang berisi tentang utang perusahaan kepada supplier dalam periode waktu tertentu.
- Laporan Piutang Perusahaan, yang berisi tentang piutang terhadap pelanggan, dalam periode waktu tertentu.
- Laporan Rugi-Laba Perusahaan, yang menjelaskan keadaan keuangan perusahaan, selama periode waktu tertentu.
4. Tujuan Tugas Akhir
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat aplikasi perangkat lunak mengenai sistem informasi administrasi pada UD. Sumber Makmur, yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan perusahaan dan meningkatkan efisiensi kinerjanya. Adapun tujuan yang ingin dicapai antara lain :
o Membuat sistem inventori perusahaan yang terkontrol dengan baik.
o Membuat sistem transaksi yang efektif.
o Memberikan informasi tentang produksi yang dilakukan.
o Adanya sistem utang dan piutang perusahaan yang terkontrol.
o Sistem penggajian yang efisien.
o Pembuatan Laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Tinjauan Pustaka 5.1. Profil Perusahaan
UD. Sumber Makmur yang berdiri pada tahun 1975 di Jombang, merupakan anak perusahaan dari HTH grup. Perusahaan ini bergerak di bidang industri selep biji kopi. Produk yang dihasilkan oleh
perusahaan ini merupakan biji kopi yang telah diselep. Pada awalnya ruang lingkup pasar perusahaan ini hanya daerah lokal saja. Namun seiring dengan perkembangannya, saat ini pangsa pasar perusahaan ini telah mencakup mulai daerah Mojokerto hingga Tulungagung.
5.2. Alur Sistem Administrasi Perusahaan
Alur sistem administrasi pada UD. Sumber Makmur digambarkan sebagai berikut :
5.2.1 Sistem Pembelian
Setiap transaksi pembelian, hanya ada 1 (satu) jenis biji kopi saja. Pembelian dilakukan dengan order terlebih dahulu kepada supplier yang bersangkutan, yang kemudian barang akan dikirimkan ke perusahaan. Pencatatan pembelian dilakukan saat barang telah datang, dan pencatatan jumlah barang yang masuk dalam gudang dilakukan dengan penimbangan terlebih dahulu, selanjutnya baru dimasukkan ke dalam buku pembelian dan utang perusahaan.
5.2.2 Sistem Produksi
Proses produksi perusahaan ini dilakukan sesuai dengan order permintaan dari konsumen dan keadaan stok yang ada dalam gudang. Perhitungan komposisi jenis biji kopi yang akan diselep dan biaya produksi dilakukan secara manual, guna menentukan harga pokok penjualan hasil selep biji kopi tersebut.
5.2.3 Sistem Penjualan
Penjualan hasil selep biji kopi perusahaan ini, dilakukan baik secara tunai maupun utang. Setiap penjualan yang terjadi dicatat pada buku nota penjualan, bila dilakukan secara utang maka dari nota tersebut akan dicatat lagi ke dalam buku piutang pelanggan.
5.2.4 Sistem Retur
Retur dapat terjadi apabila barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan keinginan dari pelanggan ataupun pelanggan membatalkan pembeliannya akibat terlalu banyak jumlah pembeliannya.
5.2.5 Sistem Utang dan Piutang Perusahaan
Pembayaran utang perusahaan, secara langsung dikontrol dengan melihat buku utang perusahaan. Apabila telah jatuh tempo permbayaran maka akan dilakukan pembayaran utang tersebut.
Sedangkan piutang pelanggan perusahaan dilihat dari buku piutang pelanggan. Hingga jatuh tempo penagihan, maka akan dilakukan pembuatan tagihan kepada pelanggan yang bersangkutan sesuai dengan buku piutang perusahaan.
5.2.6 Sistem Inventori Perusahaan
Sistem inventori yang dimiliki perusahaan ini masih dapat dibilang sederhana. Setiap ingin mengetahui data tentang setiap biji kopi yang ada, dilakukan pengecekan di gudang terlebih dahulu.
5.2.7 Sistem Penggajian Karyawan
Penggajian karyawan dilakukan dengan kurun waktu yang berbeda. Para karyawan yang bekerja di kantor digaji pada tanggal 1-5 tiap bulannya. Hal ini berbeda dengan buruh perusahaan yang ada dua macam yaitu, buruh tetap dan buruh borongan. Untuk buruh tetap waktu penggajian dilakukan setiap minggunya dihitung masa kerja selama 1 minggu dan adanya kemungkinan kerja lembur. Sedangkan buruh borongan, penggajian dilakukan tiap hari sesuai dengan hasil dari pekerjaan yang telah diselesaikan. Penggajian juga ditambahkan adanya penambahan tunjangan yang diberikan kepada karyawan dan buruh.
5.2.8 Sistem Perhitungan Rugi-Laba
Sistem perhitungan rugi-laba perusahaan dibuat pada periode waktu tertentu. Perhitungan ini didasarkan dari penerimaan perusahaan dari hasil penjualan dikurangi dengan retur dan pengeluaran perusahaan, yang didapat dari biaya produksi dan gaji karyawan dan buruh.
6. Metodologi
Langkah-langkah dalam pengerjaan Tugas Akhir:
6.1 Studi Lapangan
Melakukan penelitian pada perusahaan untuk mencari dan mengumpulkan bahan tugas akhir.
6.2 Analisa Sistem
Mempelajari, memahami dan menganalisa sistem informasi perusahaan serta mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan pengembangan sistem yang diharapkan.
6.3 Desain Sistem
Membuat rancangan sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan yang berupa database perusahaan, ERD dan DFD berdasarkan hasil analisa.
Selanjutnya dipergunakan untuk pembangunan sistem yang baru.
6.4 Implementasi Sistem
Mengimplementasikan sistem yang baru ke dalam kegiatan operasional perusahaan.
6.5 Uji Coba Sistem
Melakukan uji coba sistem yang baru dan mencari masukan dari user yang berkaitan guna melakukan evaluasi terhadap program yang telah dibuat.
6.6 Kesimpulan
Menarik kesimpulan dari awal perancangan sistem yang baru hingga implementasi sistem pada perusahaan, guna pembuatan laporan akhir.
7. Relevansi
Manfaat dari perangkat lunak ini adalah meningkatkan efisiensi kinerja dari perusahaan, sehingga mampu meminimalisir kerugian perusahaan akibat terjadinya human error.
8. Jadwal Kegiatan
Februari Maret April Mei No
Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Studi Literatur x x x x 2 Pengumpulan data x x x 3 Pengolahan data x x x 4 Desain interface x x x 5 Pembuatan program x x x x x 6 Pengujian program x 7 Revisi program x x 8 Pembuatan laporan x x x x
9. Daftar Pustaka
H.M, Jogiyanto. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Andi Offset.
Yogyakarta.
Burch, John, dan Grudnitski,Gary. 1986 Information Systems Theory and Practice, John Wiley and Sons, New York.
Leitch, Robert K. dan Davis, K. Roscoe. 1983. Accounting Information Systems, Prentice-Hall, New Jersey.
Byrne, L. Jeffry. 1997. Microsoft SQL Server. Prentice Hall, New Jersey.
Kadir, Abdul. 2001. Dasar Pemrograman Delphi 6 Jilid 2. Andi Offset, Yogyakarta.
Scott, Gregory M. 1986 Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill, New York.
