SOP SISTEM INFORMASI AKADEMIK DAN PELAYANAN AKADEMIK (SIAPIK)

(1)

SOP SISTEM INFORMASI AKADEMIK DAN PELAYANAN AKADEMIK

(SIAPIK)

Alamat :

Kampus Pascasarjana JL. Mayjen S. Parman Telp/Fax : (0401) 3190006, Website: uho.ac.id

Kendari, Sulawesi Tenggara 93121

PASCASARJANA UNIVERSITAS HALU OLEO

2019

(2)

KEPUTUSAN

DIREKTUR PASCASARJANA UNIVERSITAS HALU OLEO NO. T/8270/UN29.19/PK.01.04/2019

TENTANG

SOP SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK (SIAPIK) PASCASARJANA UNIVERSITAS HALU OLEO

DIREKTUR PASCASARJANA

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka meningkatkan layanan akademik berbasis online bagi mahasiswa Pascasarjana UHO, maka dikembangkan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Akademik (Siapik);

b. Bahwa dalam rangka penerapana sistem layanan akademik online ini maka perlu diterbitkan dalam bentuk panduan;

c. Bahwa sehubungan butir a dan b di atas, dipandang perlu ditetapkan Surat Keputusan Direktur.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Peraturan Pemerintah No.: 66 Tahun 2010, tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor: 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

2. Undang-Undang Nomor: 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Peraturan Pemerintah No.: 66 Tahun 2010, tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor: 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

3. Keputusan Presiden R.I. No.: 37 Tahun 1981 tentang Pendirian Universitas Haluoleo.

4. Keputusan Presiden R.I. Nomor: 227/MPK.A4/KP/2012 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Haluoleo.

5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.: 172/O/1995;Jo Nomor: 273/O/1999 tentang Struktur Organisasi Universitas Halu Oleo.

6. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Nomor : 150/O/2002 tentang Statuta Universitas Haluoleo.

7. Surat Keputusan Rektor Universitas Haluoleo No. 09/H29/SK/PP/2008 tentang pembukaan Program Pascasarjana Universitas Haluoleo.

8. Keputusan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor : 327/M/KPT.KP/2017 Tentang Pengangkatan Rektor Universitas Halu Oleo Periode 2017 - 2021Tanggal 17 Juli 2017;

9. Surat Keputusan Rektor Universitas Halu Oleo N omor:

1282/UN.29/SK/KP/2017, Pemberhentian dan Pengangkatan Pejabat Non Struktural (Tugas Tambahan Dosen) Universitas Halu Oleo.

Memperhatikan : 1. Peraturan Rektor Universitas Halu Oleo Nomor 1 Tahun 2019 tentang Peraturan Akademik di Lingkungan UHO;

2. Peraturan Rektor Universitas Halu Oleo Nomor 2 Tahun 2019 tentang

Sistem Penjaminan Mutu Internal UHO

(3)

3. Keputusan Direktur Pascasarjana UHO No.7575/UN29.19/SK/2019 Tentang Panduan Akademik Pascasarjana Universitas Halu Oleo

M E M U T U S K A N

Menetapkan :

Pertama : Standar Operasional Prosedur (SOP) Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Akademik (Siapik);

Kedua : Konsekuensi keuangan yang timbul sebagai akibat dari surat keputusan ini dibebankan pada anggaran DIPA BLU UHO;

Ketiga : Hal-hal lain yang belum diatur dalam ketentuan ini akan diatur lebih lanjut;

Keempat : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan maka akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

DITETAPKAN DI : KENDARI PADA TANGGAL : 3 Agustus 2019

DIREKTUR,

R. MARSUKI ISWANDI NIP 196511281991031005

Tembusan Yth :

1. Rektor Universitas Halu Oleo di Kendari;

2. Koordinator Program Studi Lingkup Pascasarjana UHO;

3. Arsip.

(4)

1

1. SOP Cuti Akademik

PASCASARJANA UHO

SOP CUTI AKADEMIK NOMOR DOKUMEN

006/SOP-PPS/2018

NOMOR REVISI 001

HALAMAN 1/2

SOP CUTI AKADEMIK

TANGGAL TERBIT 1 Nopember 2019

DITETAPKAN OLEH DIREKTUR PASCASARJANA UHO

Prof. Dr. Ir. R. Marsuki Iswandi, M.Si NIP. 196511281991031005

PENGERTIAN

Status mahasiswa yang oleh sesuatu sebab terpaksa berhenti sementara pada kegiatan akademik, maksimum 2 semester selama masa studi dan tidak berurutan.

TUJUAN Untuk mengatur proses pemberian cuti akademik bagi mahasiswa di lingkup Pascasarjana UHO.

KEBIJAKAN

1. Peraturan Rektor UHO No.1 Tahun 2019

2. SK Direktur Pascasarjana UHO No. 7575/UN29.19/SK/2019 Tanggal 10 Juni 2019

PROSEDUR

1. Selambat-lambatnya dua minggu sebelum perkuliahan semester berjalan berakhir, mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik untuk semester berikutnya kepada Direktur Pascasarjana UHO secara online melalui aplikasi SiApik.

2. Mahasiswa mengisi formulir dan mengunggah dokumen yang disyaratkan.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat pengantar pengajuan cuti akademik, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

4. Wadir I melakukan verifikasi dan validasi surat pengantar cuti akademik, selanjutnya meneruskan ke Direktur pascasarjana.

5. Direktur pascasarjana menandatangani surat pengantar pengajuan cuti akademik, selanjutnya dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

6. Bagian akademik Pascasarjana UHO meneruskan surat pengajuan cuti tersebut ke bagian akademik UHO.

7. Bagian akademik UHO memproses dan membuat konsep SK cuti akademik.

8. Konsep SK dikonsultasikan ke Warek I dan diparaf untuk mendapatkan SK dari Rektor.

9. SK yang telah ditandatangani oleh Rektor dikembalikan ke bagian akademik UHO.

10. Bagian akademik UHO meneruskan SK cuti tersebut ke bagian akademik Pascasarjana UHO

11. Bagian akademik Pascasarjana UHO selanjutnya mengarsipkan dan mendistribusikan SK tersebut kepada Program Studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

Alur dokumen dan prosedur pengajuan cuti akademik secara skematis seperti yang ditunjukan pada gambar berikut:

(5)

2

REFERENSI

Panduan Akademik Pascasarjana UHO 2019 Panduan Akademik UHO 2019

(6)

3

2. SOP Aktif Kuliah

SOP AKTIF KULIAH NOMOR DOKUMEN

007/SOP-PPS/2018

HALAMAN 1/2

SOP AKTIF KULIAH

PENGERTIAN

Proses administrasi yang harus dilalui oleh mahasiswa untuk kembali aktif kuliah setelah berstatus tidak aktif ataupun cuti akademik.

TUJUAN Untuk mengatur proses kembali aktif secara resmi sebagai mahasiswa pascasarjana UHO.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum berakhir masa cuti akademik, mahasiswa mengajukan permohonan aktif kembali kepada direktur pascasarjana secara online melalui aplikasi SiApik.

2. Mahasiswa mengisi formulir dan mengunggah dokumen pendukung yang disyaratkan.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat keterangan aktif kuliah, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

4. Wadir I melakukan validasi surat keterangan aktif kuliah dan meneruskan ke direktur pascasarjana.

5. Direktur pascasarjana menerbitkan surat keterangan aktif kuliah dan dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

6. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat aktif kuliah ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

Secara skematis, alur pengajuan permohonan aktif kuliah bagi mahasiswa yang cuti akademik adalah sebagai berikut:

(7)

4

REFERENSI

Panduan Akademik Pascasarjana UHO 2019 Panduan Akademik UHO 2019

(8)

5

3. SOP Ijin Penelitian

SOP IJIN PENELITIAN NOMOR DOKUMEN

008/SOP-PPS/2018

HALAMAN 1/2

SOP IJIN PENELITIAN

PENGERTIAN Proses administrasi yang harus dilalui oleh mahasiswa untuk melakukan penelitian tesis ataupun disertasi.

TUJUAN Untuk mengatur proses ijin penelitian tesis dan disertasi di lingkup pascasarjana UHO.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

1. Mahasiswa mengajukan ijin penelitian secara online melalui aplikasi SiApik.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat pengantar ijin penelitian, selanjutnya diteruskan ke wadir III.

4. Wadir III menerbitkan surat ijin penelitian selanjutnya dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

5. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat ijin penelitian ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

(9)

6

REFERENSI

Panduan Akademik Pascasarjana UHO 2019 Panduan Akademik UHO 2019

(10)

7

4. SOP Pengantar TOEFL PASCASARJANA

UHO

SOP PENGANTAR TOEFL NOMOR DOKUMEN

014/SOP-PPS/2018

HALAMAN 1/2

SOP

PENGANTAR TOEFL

PENGERTIAN

Proses yang dilakukan untuk menentukan standar minimal penguasaan Bahasa Inggris mahasiswa sebagai salah satu syarat penyelesaian studi di pascasarjana UHO

TUJUAN Untuk mengatur proses pelaksanaan TOEFL sebelum mahasiswa mengajukan ujian tertutup.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

3. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengantar TOEFL secara online melalui aplikasi SiApik.

5. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat pengantar TOEFL, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

6. Wadir I menerbitkan surat pengantar TOEFL, selanjutnya dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

7. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat pengantar TOEFL ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

8. Mahasiswa yang bersangkutan menyerahkan surat pengantar TOEFL ke bagian UPT Bahasa UHO untuk mengikuti TOEFL.

(11)

8

REFERENSI

Panduan Akademik Pascasarjana UHO 2019 Panduan Akademik UHO 2019

(12)

9

5. SOP Keterangan Lulus PASCASARJANA

UHO

SOP KETERANGAN LULUS NOMOR DOKUMEN

022/SOP-PPS/2019

HALAMAN 1/2

SOP

KETERANGAN LULUS

PENGERTIAN Proses yang dilakukan untuk mengeluarkan Surat Keterangan Lulus mahasiswa pascasarjana UHO

TUJUAN Untuk mengatur proses pemberian Surat Keterangan Lulus mahasiswa pascasarjana UHO

KEBIJAKAN SK Direktur Pascasarjana UHO No. 7575/UN29.19/SK/2019 Tanggal 10 Juni 2019

PROSEDUR

1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat keterangan lulus secara online melalui aplikasi SiApik.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat keterangan lulus, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

4. Wadir I melakukan validasi surat keterangan lulus dan meneruskan ke direktur pascasarjana.

5. Direktur pascasarjana menerbitkan surat keterangan lulus dan dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

6. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat keterangan lulus ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

(13)

10

REFERENSI

Panduan Akademik Pascasarjana UHO 2019

(14)

11

6. SOP Keterangan Alumni PASCASARJANA

UHO

SOP KETERANGAN ALUMNI NOMOR DOKUMEN

023/SOP-PPS/2019

HALAMAN 1/2

SOP

KETERANGAN ALUMNI

PENGERTIAN Proses yang dilakukan untuk mengeluarkan Surat Keterangan Alumni mahasiswa pascasarjana UHO

TUJUAN Untuk mengatur proses pemberian Surat Keterangan Alumni mahasiswa pascasarjana UHO

PROSEDUR

1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat keterangan alumni secara online melalui aplikasi SiApik.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat keterangan alumni, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

4. Wadir I melakukan validasi surat keterangan alumni dan meneruskan ke direktur pascasarjana.

5. Direktur pascasarjana menerbitkan surat keterangan alumni dan dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

6. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat keterangan alumni ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

(15)

12

REFERENSI

(16)

13

7. SOP Pengembalian ke Instansi PASCASARJANA

UHO

SOP PENGEMBALIAN KE INSTANSI NOMOR DOKUMEN

024/SOP-PPS/2019

HALAMAN 1/2

SOP

PENGEMBALIAN KE INSTANSI

PENGERTIAN

Proses yang dilakukan untuk menentukan standar minimal penguasaan Bahasa Inggris mahasiswa sebagai salah satu syarat penyelesaian studi di pascasarjana UHO

TUJUAN Untuk mengatur proses pelaksanaan TOEFL sebelum mahasiswa mengajukan ujian tertutup.

PROSEDUR

1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengembalian ke instansi secara online melalui aplikasi SiApik.

3. Bagian akademik pascasarjana memeriksa kelengkapan dokumen pendukung dan membuat konsep surat pengembalian ke instansi, selanjutnya diteruskan ke wadir I.

4. Wadir I melakukan validasi surat pengembalian ke instansi dan meneruskan ke direktur pascasarjana.

5. Direktur pascasarjana menerbitkan surat pengembalian ke instansi dan dikembalikan ke bagian akademik pascasarjana.

6. Bagian akademik pascasarjana mengarsipkan dan mendistribusikan surat pengembalian ke instansi ke program studi dan mahasiswa yang bersangkutan.

(17)

14

REFERENSI