PEDOMAN KEGIATAN
2019
INNOVATION TEAMWORK
CREATIVE
STIE PGRI SUKABUMI
Jalan Pramuka II No.10 Kota Sukabumi
KEMAHASISWAAN
PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN STIE PGRI SUKABUMI
Disahkan, Di Sukabumi
Pada tanggal 26 Desember 2018
Ketua,
STIE PGRI Sukabumi
ASEP DENI
NIP. 196810051988031009
KATA PENGANTAR
Buku Pedoman kegiatan kemahasiswaan merupakan paduan pelaksanaan setiap kegiatan mahasiswa yang tergabung dalam berbagai organisasi kemahasiswaan yang ada di STIE PGRI Sukabumi.
Kegiatan kemahasiswaan merupakan suatu keniscayaan yang menjadi bagian dari tolak ukur kehidupan kampus yang dinamis. Ragam kegiatan terkait dengan keorganisasian, merupakan salah satu ajang dalam melatih mahasiswa bekerjasama dan bertoleransi dalam pergaulan masyarakat luas, Namun demikian harus ada suatu integrasi harmonis antara kemampuan akademik dan organisasi.
Terlebih dengan beragamnya organisasi maka perlu wadah dari kegiatan kemahasiswaan.
Kerena organisasi kemahasiswaan memiliki peran sentral sebagai penyiapan tenaga potensial dalam mengungkit denyut nadi pemberdayaan bangsa. Keberhasilan sebuah organisasi, lebih utama dikarenakan keberhasilan manajemen organisasi,kredibilitas kepengurusan dan kreativitas kegiatan yang dimiliki. Buku pedoman ini agar menjadi satu perangkat acuan dalam seluruh kegiatan kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi.
Sukabumi, 26 Desember 2018
Ketua,
STIE PGRI Sukabumi
ASEP DENI
NIP. 196810051988031009
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
SK PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN ... iv
BAB I LEMBAGA KEMAHASISWAAN A. PENGERTIAN ... 1
1. Mahasiswa... 1
2. Kegiatan Kemahasiswaan ... 1
3. Organisasi Kemahasiswaan ... 2
4. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ... 2
5. Tata tertib Organisasi Kemahasiswaan... 3
6. Pembina Organisasi Kemahasiswaan ... 3
7. Fasilitas Mahasiswa ... 3
8. Beasiswa ... 3
B. LANDASAN HUKUM ... 5
C. ORGANISASI KEMAHASISWAAN... 5
1. Unsur Organisasi Kemahasiswaan ... 5
2. Tugas, dan Fungsi Organisasi ... 6
BAB II STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN ... 8
A. KETENTUAN POKOK KEGIATAN KEMAHASISWAAN ... 8
B. KETENTUAN UMUM MENGENAI ADMINISTRASI ... 8
1. Administrasi Kesekretariatan ... 8
2. Proposal ... 10
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ... 10
C. KETENTUAN MENGENAI PELAKSANAAN KEGIATAN ... 11
1. Tempat ... 11
2. Waktu ... 11
3. Lain-lain ... 12
D. ALURKEGIATANKEMAHASISWAAN ... 12
1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi ... 12
2. Program Kerja ... 12
3. Rencana Anggaran ... 12
4. Pelaksanaan Kegiatan ... 13
5. Pelaporan Kegiatan ... 13
6. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa ... 13
BAB III PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN A. Pembina Organisasi ... 14
B. Tugas Pokok Pembina Organisasi Kemahasiswaan ... 14
C. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan ... 14
LAMPIRAN
1. SOP Kegiatan Kemahasiswaan ... 16
2. Contoh Surat Permohonan ... 18
3. Contoh Sistematika Proposal ... 19
4. Contoh Laporan Pertanggungjawaban ... 20
5. SOP Permohonan Beasiswa ... 21
7. TIM PENYUSUN ... 23
SURAT KEPUTUSAN
KETUA SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA SUKABUMI
Nomor : 467/Kep/STIE-PGRI/KM/XII/2018 Tentang :
PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN STIE PGRI SUKABUMI
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, KETUA STIE PGRI SUKABUMI;
Menimbang : a. Dalam rangka memantapkan pembinaan kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi secara sistematis, terpadu dan berkesinambungan, maka dipandang perlu dibuat Pedoman Kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi;
b. Agar sistem Pembinaan kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu ditetapkan berlakunya Pedoman Kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi.
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Operasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi;
4. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 25/DIKTI/kep/2014 tentang Panduan Umum Pengenalan Kehidupan Kampus Bagi Mahasiswa Baru;
5. Statuta STIE PGRI Sukabumi Tahun 2017.
Memperhatikan : Hasil rapat koordinasi pimpinan STIE PGRI Sukabumi, tanggal 24 – 26 Desember 2018
M E M U T U S K A N
Menetapkan : KEPUTUSAN KETUA STIE PGRI SUKABUMI TENTANG PEDOMAN
KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI STIE PGRI SUKABUMI
Pertama : Berlakunya Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi sebagaimana terlampir.
Ketiga : Jika ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Keempat : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan adanya peninjauan kembali.
Ditetapkan di : Sukabumi
Pada Tanggal : 26 Desember 2018 Ketua,
ASEP DENI NIP. 196810051988031009 Tembusan Kepada Yth :
1. Para Wakil Ketua STIE PGRI Sukabumi
2. Para Ketua Program Studi di STIE PGRI Sukabumi 3. Para Kepala Bidang di STIE PGRI Sukabumi 4. Arsip
LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN KETUA STIE PGRI SUKABUMI
Nomor : 467/Kep/STIE-PGRI/KM/XII/2018 Tanggal : 26 Desember 2018
Tentang : Penetapan Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi
BAB I
LEMBAGA KEMAHASISWAAN A. Pengertian
1. Mahasiswa
Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan program studi di lingkungan STIE PGRI Sukabumi.
2. Kegiatan Kemahasiswaan
Kegiatan kemahasiswaan terdiri atas a. Kegiatan Kurikuler
Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar mengajar, baik di dalam maupun di luar kampus STIE PGRI Sukabumi, sesuai dengan program yang telah ditetapkan pada awal semester (Kartu Rencana Studi-KRS).
b. Kegiatan Ekstra Kurikuler
Kegiatan ekstra kurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti tersebut di bawah dan menunjang kegiatan kurikulum, tetapi tidak dimaksudkan untuk memperoleh SKS.
1) Penalaran dan Keilmuan
Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan keilmuan berupa workshop, sarasehan, seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah, lomba karya ilmiah, dan sebagainya.
2) Minat dan Bakat
Kebutuhan pokok yang dikembangkan untuk meningkatkan keterampilan, apresiasi seni, dan kesegaran jasmani. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan minat dan bakat berupa, kegiatan olah raga, kesenian, pecinta alam dan sebagainya.
3) Kesejahteraan Mahasiswa
Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani sehingga mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada Tuhan. Untuk kesejahteraan jasmani dilakukan berbagai usaha agar memperoleh beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan kesejahteraan rohani berupa kegiatan kerohanian, dan sebagainya.
4) Pengabdian Masyarakat
Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan aspirasi, dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan pengabdian pada masyarakat berupa kegiatan pelatihan, penyuluhan, bantuan materi dan tenaga kepada masyarakat.
3. Organisasi Kemahasiswaan
Organisasi kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi merupakan wahana dan sarana pengembangan diri, kreativitas dan kemandirian mahasiswa. Organisasi kemahasiswaan diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan, serta pengabdian pada masyarakat.
4. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan a. Kode Etik Organisasi
1) Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi STIE PGRI Sukabumi, serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler;
2) Tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang dapat mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus;
3) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang diberlakukan di STIE PGRI Sukabumi;
4) Menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik STIE PGRI Sukabumi.
b. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan
2) Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi dank ode etik mahasiswa;
2) Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal;
2) Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.
c. Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan
1) Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional;
2) Mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Program Kerja;
3) Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organigram) dan uraian tugas yang jelas;
4) Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di STIE PGRI Sukabumi.
d. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan
1) Mendapat izin resmi dari pimpinan STIE PGRI Sukabumi atau petugas yang ditunjuk Pimpinan STIE PGRI Sukabumi;
2) Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban administrasi, organisasi, dan transparansi;
3) Meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta keterampilan yang dipelajarinya;
4) Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan provokatif;
5) Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi.
5. Tata tertib Organisasi Kemahasiswaan
Tata tertib organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi diatur seperti tersebut di bawah :
a. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STIE PGRI Sukabumi;
b. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan STIE PGRI Sukabumi seperti BLM, BEM dan UKM;
c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan dengan AD/ART organisasi;
d. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggung-jawabkan dan akuntabel.
6. Pembina Organisasi Kemahasiswaan
a. Pembina organisasi kemahasiswaan secara umum adalah Wakil Ketua III bidang Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi dan para dosen STIE PGRI Sukabumi yang ditugaskan untuk membina kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui surat tugas yang disetujui oleh pimpinan STIE PGRI Sukabumi untuk satu masa periode tertentu
b. Tenaga kependidikan yang ditunjuk membantu kelancaran kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui surat keputusan Pembantu Ketua III bidang Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi.
7. Fasilitas Mahasiswa
Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk melaksanaan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat, ruangan dan fasilitas pendukungnya berupa meja dan kursi, proyektor, laptop, sound system, dan lain-lain. Berhubung jumlah fasilitas terbatas sedangkan pemakainya banyak, demi ketertiban, para peminjam diharuskan mengajukan surat peminjaman yang ditujukan ke Bagian Sarana Prasarana STIE PGRI Sukabumi.
8. Beasiswa
Jenis beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa STIE PGRI Sukabumi adalah sebagai berikut :
a. Beasiswa Bidikmisi
Beasiswa unggulan ditujukan bagi lulusan SMA/SMK/Sederajat ini ditujukan bagi lulusan SMA/SMK/Sederajat yang tidak mampu dan berprestasi. Beasiswa ini berasal dari Kemenristekdikti.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini antara lain : 1) Menyerahkan surat kebenaran data;
2) Menyerahkan photocopy ijazah atau Surat Keterangan Lulus dari sekolah asal yang dilegalisir;
3) Menyerahkan photocopy akta kelahiran;
4) Menyerahkan Surat Keterangan Tidak Mampu dari dinas terkait;
5) Menyerahkan photocopy KTP;
6) Menyerahkan photocopy kartu keluarga;
7) Menyerahkan printout biodata pendaftaran Bidikmisi yang sudah terisi yang berasal dari sistem Bidikmisi Kemenristekdikti;
8) Menyerahkan photocopy rapot semester 1 s.d 5 yang telah dilegalisasi oleh kepala sekolah;
9) Menyerahkan Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari sekolah asal;
10) Menyerahkan 2 (dua) buah pas photo ukuran 4 x 6;
11) Menyerahkan photo rumah tampak depan, ruang keluarga dan ruang belakang (dapur);
12) Tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa Bidikmisi yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STIE PGRI Sukabumi.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran.
b. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)
Beasiswa peningkatan prestasi akademik ditujukan bagi mahasiswa yang berprestasi secara akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK minimal 3.00.
Beasiswa ini berasal dari Kemenristekdikti.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini antara lain :
1) Terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada program Sarjana Strata Satu;
2) Mempunyai IPK yang tinggi minimal 3.00;
3) tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa PPA yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STIE PGRI Sukabumi;
4) Melampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi (KRS) atau yang sejenis sebagai bukti mahasiswa aktif;
5) Melampirkan fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau ekstrakurikuler) pada tingkat Nasional maupun Internasional;
6) Melampirkan surat pernyataan tidak menerima beasiswa/bantuan biaya pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Pimpinan Perguruan Tinggi Bidang Kemahasiswaan;
7) Melampirkan surat rekomendasi dari pimpinan Jurusan;
8) Melampirkan fotokopi kartu keluarga
9) Melampirkan fotokopi transkrip nilai dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) paling rendah 3,00 yang disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran.
c. Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Provinsi Jawa Barat
Beasiswa bantuan biaya pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah program pemerintah Provinsi Jawa Barat berupa pemberian bantuan bagi mahasiswa pada Perguruan Tinggi Negeri/Swasta di Jawa Barat.
Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah :
1) Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada program Sarjana Strata Satu dengan program studi minimal berakreditasi B.
2) Mempunyai IPK yang tinggi minimal 3.00
3) tidak mendapat beasiswa lain yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari STIE PGRI Sukabumi.
4) Melampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi (KRS) atau yang sejenis sebagai bukti mahasiswa aktif;
5) Menyerahkan Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari Perguruan Tinggi;
6) Menyerahkan 2 (dua) buah pas photo ukuran 4 x 6
7) Melampirkan fotokopi transkrip nilai dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) paling rendah 3,00 yang disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi.
Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran.
B. Landasan Hukum Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi Organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi berlandaskan pada : 1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998
tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 4. Kode Etik STIE PGRI Sukabumi
5. Statuta STIE PGRI Sukabumi tahun 2017.
C. Organisasi Kemahasiswaan
1. Unsur Organisasi Kemahasiswaan
1) Badan Badan Legislatif Mahasiswa (BLM)
Badan Legislatif Mahasiswa adalah suatu badan yang merupakan perwakilan dari seluruh mahasiswa STIE PGRI Sukabumi dengan seperangkat tugas dan wewenangnya. Secara garis besar BLM menjalankan fungsi legislatifnya sebagai pengawas dan pengontrol jalannya kegiatan eksekutif
2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga eksekutif tertinggi di STIE PGRI Sukabumi. BEM berperan aktif terhadap berjalannya aktivitas unit-unit kegiatan mahasiswa dalam menjalankan aktivitasnya mengembangkan potensi-potensi mahasiswa STIE PGRI Sukabumi, sehingga peran BEM benar-benar sentral sebagai pondasi hidupnya aktivitas kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi.
3) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang peminatan dan bakat yang bertanggung jawab penuh kepada Badan Eksekutif Mahasiswa. UKM di lingkungan STIE PGRI Sukabumi terdiri atas UKM bidang olah raga, kesenian, kerohanian dan lain sebagainya.
4) Himpunan Mahasiswa Program Khusus (HMPK)
Himpunan Mahasiswa Program khusus adalah organisasi mahasiswa yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajarinya di jurusan masing-masing ataupun sesuai dengan program yang didapatkan di STIE PGRI Sukabumi. HMPK berada di bawah pengawasan dan berkoordinasi dengan Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan ataupun Ketua program studi dalam melaksanakan kegiatan.
2. Tugas, dan Fungsi Organisasi
1) Badan Legislatif Mahasiswa (BLM )
a. Membentuk undang-undang yang dibahas dengan BEM untuk mendapatkan persetujuan bersama;
b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh Pimpinan STIE PGRI Sukabumi;
c. Menampung dan mempertimbangkan segala aspirasi mahasiswa;
d. Memberikan mandat untuk pelaksanaan Pemilu Raya Mahasiswa;
e. Mengawasi pelaksanaan program kerja dan kebijakan BEM;
f. Meminta pertanggungjawaban BEM, UKM dan HMPK diakhir masa jabatannya;
g. Menerima, menimbang dan mengesahkan pengajuan pembentukan UKM;
h. Mensahkan dan melantik ketua BEM.
i. Menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;
j. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.
2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )
a. Membuat dan menetapkan Visi dan Misi BEM;
b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh Pimpinan STIE PGRI Sukabumi;
c. Membuat program kerja BEM selama masa kepengurusan;
d. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja;
e. Melakukan koordinasi program kerja setiap UKM dan HMPK;
f. Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada pelaksanaan kegiatan UKM dan HMPK;
g. Menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;
h. Melantik Ketua UKM dan HMPK;
i. Melaksanakan pengawasan pada organisasi kemahasiswaan.
j. Membentuk panitia khusus untuk memilih Ketua BEM periode berikutnya;
k. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.
3) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
a. Membuat dan menetapkan Visi dan Misi UKM sesuai minat dan bakat;
b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh Pimpinan STIE PGRI Sukabumi.
c. Membuat program kerja UKM selama masa kepengurusan;
d. Melaksanakan kegiatan UKM sesuai dengan program kerja;
e. Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM dan rekomendasi dari Pembina Organisasi;
f. menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;
g. Melaksanakan pengkaderan untuk kepengurusan selanjutnya h. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.
4) Himpunan Mahasiswa ProgramKhusus (HMPK) a. Menentukan Visi dan Misi
b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh pimpinan STIE PGRI Sukabumi
c. Membuat Program Kerja
d. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja
e. Melaksanakan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya f. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan
BAB II
STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN
A. KETENTUAN POKOK KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah.
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar.
2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa STIE PGRI Sukabumi daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan.
3. Setiap program kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan.
4. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku di STIE PGRI Sukabumi dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus STIE PGRI Sukabumi.
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.
6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan biaya hasil kegiatan.
7. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi berupa teguran untuk tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.
B. KETENTUAN UMUM MENGENAI ADMINISTRASI
Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah.
1. Administrasi Kesekretariatan
a. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Poposal Penyelenggaraan Kegiatan 1) Pengurus/panitia mengajukan surat penyelenggaraan kegiatan kepada Wakil Ketua III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh BEM. Contoh surat lihat lampiran.
2) Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.
3) Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus mencantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan.
4) Wakil Ketua III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan panitia/pengurus kegiatan, meneruskan surat dan proposal kepada Wakil Ketua II, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STIE PGRI Sukabumi.
5) Panitia/Pengurus melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan STIE PGRI Sukabumi. Informasi persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia pada 3 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan.
Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat lampiran b. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan
1. Wakil Ketua II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Kepala Bagian Keuangan dan staf bagian keuangan setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Wakil Ketua III.
2. Kepala bagian keuangan menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada bagian Kemahasiswaan.
3. Bagian Kemahasiswaan menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Panitia/Pengurus.
4. Panitia/Pengurus mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di bagian keuangan.
5. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang disetujui oleh pimpinan STIE PGRI Sukabumi.
6. Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada Ketua STIE PGRI Sukabumi, Wakil Ketua II dan Wakil Ketua III.
Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran d. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas
1) Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Wakil Ketua III.
2) Wakil Ketua III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan Wakil Ketua II serta Kepala Sarana dan Prasarana.
3) Wakil Ketua III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh Kepala Sarana dan Prasarana.
4) Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di bagian Sarana dan Prasarana sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5) Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala Sarana dan Prasarana mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6) Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada Sarana dan Prasarana.
e. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
1) Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Wakil Ketua III.
2) Wakil Ketua III mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
3) Wakil Ketua III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STIE PGRI Sukabumi.
4) Ketua STIE PGRI Sukabumi menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Wakil Ketua III dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan.
5) Ketua STIE PGRI Sukabumi mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.
6) Sekretaris meneruskan surat izin kepada bagian Kemahasiswaan untuk diteruskan kepada Panitia/Pengurus.
7) Panitia/Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di bagian Kemahasiswaan.
8) Panitia/Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua dan Wakil Ketua III.
2. Proposal
a. Persyaratan Pengajuan Proposal
1) Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya.
2) Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh bagian Kemahasiswaan.
3) Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Wakil Ketua III.
4) Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui staf Kemahasiswaan. Proposal yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.
b. Format Proposal Kegiatan
1) Sampul depan disampul transparan ataupun dengan kreativitas terbaik dengan tidak mengandung unsur yang kurang baik.
2) Halaman Isi
Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang bersangkutan atau Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan
a) Ukuran kertas A4 (21x29.7)
b) Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times New Roman, font 12.
c) Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan, nomor telepon dan kontak perorangan/Telepon Genggam/E-mail.
d) Membubuhkan stempel organisasi kemahasiswaan atau penanggung jawab.
3) Jilid Proposal
Proposal dijilid dengan sampul belakang warna kuning untuk BEM dan hijau untuk UKM dan HMPK.
4) Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran.
c. Sponsor Kegiatan
Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut : 1) Saling menguntungkan;
2) bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik;
3) bukan produk minuman keras;
4) bukan produk yang berkonotasi seks;
5) bukan produk ilegal atau barang terlarang;
6) produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian.
3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
1) Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Ketua III, paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
2) Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
3) Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file.
4) Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada bagian Kemahasiswaan untuk dievaluasi, selanjutnya diserahkan ke Wakil Ketua III untuk ditandatangani.
b. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan Keuangan
Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada lampiran)
C. KETENTUAN MENGENAI PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Tempat
a. Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STIE PGRI Sukabumi kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh STIE PGRI Sukabumi tidak memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawabkan.
b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STIE PGRI Sukabumi.
c. Setiap tempat di dalam kampus STIE PGRI Sukabumi yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan harus mendapat izin dari pimpinan melalui bagian Sarana dan Prasarana.
d. Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan dan dirapihkan kembali.
2. Waktu
a. Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 7 (Tujuh) hari dan diselenggarakan antara pukul 05.00 WIB sampai dengan 22.00 WIB Kegiatan yang diselenggarakan di luar ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STIE PGRI Sukabumi.
b. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester Kecuali kegiatan khusus yang mendapatkan persetujuan dari Ketua STIE PGRI Sukabumi.
c. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi kemahasiswaan dalam kondisi demisioner.
d. Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi dengan bagian Kemahasiswaan, Kepala Sarana Prasarana dan Kepala Kelompok Satpam selambat- lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak dilaksanakan biaya penyelenggaraan kegiatan ditangguhkan.
e. Undangan kegiatan sudah terkirim semua selambat-lambatnya 5 (Lima) hari sebelum pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan sudah ada konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara pembukaan atau penutupan, Panitia harap memperhatikan tata cara protokoler standar.
Untuk kegiatan lingkup STIE PGRI Sukabumi, Panitia diharapkan mengundang Pimpinan, Kepala Jurusan dan pihak-pihak yang terkait, sedangkan untuk kegiatan pada lingkup yang lebih besar, Panitia harap menyesuaikan diri dengan tata cara protokoler.
f. Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap selambat- lambatnya 1 (satu) jam sebelum acara dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15 menit sebelum acara dimulai dan Panitia mengenakan jaket almamater atau atribut kepanitiaan.
g. Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.
3. Lain-lain
a. Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur pengajuan peralatan dan fasilitas dipenuhi. Saat mengambil peralatan, penanggungjawab peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas lainnya. Kartu identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan dalam keadaan baik.
b. Pemakaian peralatan proyektor, laptop, dan sound sistem harus dilakukan/didampingi oleh petugas yang ditunjuk oleh Kepala Bagian Sarana dan Prasarana. Bila tanpa didampingi, kerusakan atau kehilangan peralatan menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaiki/menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan yang diakibatkan oleh petugas STIE PGRI Sukabumi akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di STIE PGRI Sukabumi.
c. Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus seperti pentas seni, panitia harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan.
d. Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggal-kan oleh panitia kegiatan yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia akan ditegur.
e. Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada Wakil Ketua III selambat- lambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya.
f. Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian dan ketertiban tempat kegiatan.
D. ALUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN
Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap organisasi kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi adalah seperti tersebut di bawah.
1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi
Pemilihan Raya (Pemira) untuk setiap organisasi kemahasiswaan (BLM, BEM, UKM dan HMPK) diselenggarakan pada akhir program kerja. Pengurus yang sedang berjalan menunjuk panitia khusus untuk menyelenggarakan Pemira. Aturan dan tata laksana Pemira STIE PGRI Sukabumi ditetapkan melalui musyawarah besar/umum mahasiswa.
2. Program Kerja
Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang tidak termasuk dalam program kerja dan tidak disetujui oleh BLM dan BEM, tidak akan disetujui oleh Pimpinan STIE PGRI Sukabumi,
3. Rencana Anggaran
Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program kerja yang dibuat oleh Pengurus Organisasi Kemahasiswaan terpilih. Rencana anggaran ini
diajukan kepada BLM untuk disetujui dan disahkan. Tahapan penyetujuan dan pengesahan rencana anggaran organisasi kemahasiswaan masing-masing dilakukan setelah pelaksanaan rapat kerja BLM, BEM, UKM DAN HMPK.
Rancangan Kerja dan Anggaran Kegiatan untuk satu periode kepengurusan setiap Organisasi Kemahasiswaan diajukan kepada Wakil Ketua III. Wakil Ketua III menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan pengurus organisasi kemahasiswaan, berkoordinasi dengan Wakil Ketua II, dan mendengarkan pertimbangan dan keputusan Ketua. Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu pembiayaannya oleh STIE PGRI Sukabumi.
4. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi kemahasiswaan harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tangung jawab.
Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harap melakukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.
5. Pelaporan Kegiatan
Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi kemahasiswaan diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file.
6. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiataan organisasi kemahasiswaan baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan oleh STIE PGRI Sukabumi ditunjukkan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh Bagian Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua STIE PGRI Sukabumi.
Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap Organisasi Kemahasiswaan diberikan oleh Organisasi Kemahasiswaan masing-masing.
Pemberian sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan.
BAB III
PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN
A. Pembina Organisasi
Pembina organisasi kemahasiswaan adalah pimpinan, dosen STIE PGRI Sukabumi, dan atau tenaga kependidikan yang ditunjuk melalui SK Ketua STIE PGRI Sukabumi dan Surat Tugas untuk masa tertentu yang disepakati.
B. Tugas Pokok Pembina Organisasi Kemahasiswaan Pembina organisasi kemahasiswaan bertugas
1. Membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas ekstra kurikuler agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah;
2. Membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif dan organisatoris;
3. Bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan, serta bakti sosial;
4. Ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas organisasi para anggotanya;
5. Mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang dibinanya kepada Pimpinan STIE PGRI Sukabumi serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya baik secara lisan ataupun tulisan di setiap kegiatan dan diakhir masa jabatan organisasi;
C. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan
Unsur pendukung kemahasiswaan adalah Staf Kemahasiswaan yang berfungsi 1. Melayani administrasi kegiatan kemahasiswaan;
2. Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan;
3. Mengurusi pengajuan beasiswa mahasiswa;
4. Melayani kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan;
5. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Wakil Ketua III;
6. Mendokumentasikan seluruh kegiatan kemahasiswaan.
LAMPIRAN
1. SOP Kegiatan Kemahasiswaan 2. Contoh Surat Permohonan 3. Contoh Sistematika Proposal
4. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban 5. Prosedur Pengajuan Beasiswa
6. TIM PENYUSUN
Lampiran 1
SOP KEGIATAN KEMAHASISWAAN 1. Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan
Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal kegiatan kepada BEM untuk mendapatkan rekomendasi. BEM mengeluarkan surat rekomendasi dan menandatangani proposal kegiatan, lalu diserahkan kembali kepada panitia. Selanjutnya panitia membawa surat rekomendasi dan proposal ke staf Kemahasiswaan untuk dibuatkan surat rekomendasi. Staf Kemahasiswaan kemudian menyerahkan proposal dan surat rekomendasi kepada Wakil Ketua III untuk dibuatkan surat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang sudah disetujui Wakil Ketua III diteruskan kepada Wakil Ketua II untuk pemrosesan pencairan dana yang disetujui. Wakil Ketua II meneruskan proposal tersebut ke bagian keuangan untuk pencairan dana kegiatan.
Cat: Panitia harus mengajukan proposal paling lambat 10 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan karena seluruh proses persetujuan pengajuan kegiatan memerlukan waktu 5 hari kerja.
2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan
Bagian keuangan memberi informasi dan memberikan form pengambilan dana kepada BEMuntuk disampaikan kepada Panitia. BEM menginformasikan pencairan dana dan memberikan form pengambilan dana kepada Panitia. Panitia mengambil dana di bagian keuangan.
Cat: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 3 hari kerja. Bila dana yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak pemberitahuan pencairan dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluarsa dan tidak dapat digunakan, serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan.
3. Prosedur Permohonan Penggunaan Fasilitas Kampus
Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan penggunaan fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan kepada Wakil Ketua III. Setelah mendapat persetujuan dari Wakil ketua III, panitia pelaksana kegiatan mengisi formulir peminjaman peralatan/fasilitas yang disetujui di bagian Sarana Prasarana. Bagian Sarana dan Prasarana menyerahkan copy formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan kepada
Bagian Keuangan UKM/Panitia
BEM
Waket III Waket II
Bagian Keuangan BEM Panitia
teknisi dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan.
Cat: Permohonan penggunaan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling lambat 5 hari kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.
4. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus
Panitia pelaksana kegiatan membuat surat Penyelenggaraan Kegiatan kepada BEM untuk mendapatkan izin berkegiatan di luar lingkungan kampus. BEM membuat surat kepada Wakil ketua III untuk dibuatkan surat izin berkegiatan di luar kampus dari Ketua. Setelah mengadakan dialog dengan Panitia, Wakil ketua III membuat surat permohonan izin berkegiatan diluar kampus kepada Ketua STIE PGRI Sukabumi. Kemudian Ketua STIE PGRI Sukabumi memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari Wakil ketua III. Ketua mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris Pimpinan. Sekretaris meneruskan surat izin kepada bagian kemahasiswaan untuk diteruskan kepada Panitia.
Cat: Permohonan surat izin penyelenggaraan kegiatan diluar kampus diharapkan dibahas dan dirampungkan di awal setelah proposal kegiatan dinyatakan diterima
Sekretaris
Panitia Waket
III
BEM Ketua
Panitia Waket III SARPRAS
Lampiran 2
CONTOH SURAT PERMOHONAN
KOP SURAT ORGANISASI
Sukabumi, ______________20__
No. : Hal : Lamp. :
Kepada Yth.
Ibu/Bapak_________
Wakil Ketua III STIE PGRI Sukabumi di tempat
Dengan hormat,
Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan diselenggarakan.
Ucapan terima kasih atas kerja sama dan perhatian Ibu/Bapak yang dituju.
Menyetujui, Hormat Kami,
BEM Ketua panitia/UKM/HMPK
Ttd ttd
Nama jelas Nama jelas
NIM NIM
Mengetahui
Pembina
Ttd Nama Jelas NIK
Tembusan:
1. Ketua STIE PGRI Sukabumi (sebagai laporan) 2. Waket I/II/Sarana Prasarana
3. Arsip
Lampiran 3
CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL
HALAMAN JUDUL DAFTAR ISI
i. PENDAHULUAN
Penjelasan singkat tentang Latar Belakang, Tujuan dan Hasil kegiatan ii. DESKRIPSI KEGIATAN
Paparan kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan, rencana yang akan dilaksanakan, sasaran, peserta, tempat, waktu dan susunan kepanitian serta susunan acara.
iii. RENCANA PEMBIAYAAN
Uraian rencana pendanaan per komponen dan jenis belanjanya (bahan, transportasi, konsumsi, honorarium untuk nara sumber (bila diperlukan) dan lain-lain)
iv. PENUTUP
Berisi kata penutup, ucapan terimakasih serta harapan keberhasilan dari kegiatan dengan diakhiri tanda tangan ketua pelaksana
HALAMAN PENGESAHAN
Lampiran 4
CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
i. PENDAHULUAN
Penjelasan tentang Latar Belakang, Tujuan Kegiatan, Hasil kegiatan dan manfaat kegiatan
ii. PELAKSANAAN KEGIATAN
Penjelasan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan waktu dan tempat pelaksanaan jadwal kegiatan strategi pelaksanaan komponen yang terlibat (Narasumber, peserta, dan panitia)
iii. REALISASI BIAYA
Berisi tentang laporan realisasi pemasukan dan pengeluaran keuangan LAMPIRAN
Berisi tentang dokumentasi kegiatan, kuitansi pengeluaran dsb.
Lampiran 5
1. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Akademik (PPA) Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Gubernur Jawa Barat.
Keterangan :
a Panitia Pengelola beasiswa yang telah ditentukan melalui SK Ketua mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa PPA dan Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Gubernur Jawa Barat dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut.
b Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa PPA/Beasiswa Gubernur kepada Kepala Jurusan dengan diketahui oleh Pembimbing Akademik.
c Kepala Jurusan memberi rekomendasi kepada mahasiswa yang memenuhi persyaratan beasiswa.
d Mahasiswa menyerahkan berkas persyaratan beasiswa dan kelengkapannya kepada BAAK untuk divalidasi.
e BAAK menyerahkan berkas hasil validasi kepada Wakil Ketua III untuk mendapatkan persetujuan pada tahap seleksi berikutnya oleh Panitia Beasiswa.
f Panitia Beasiswa menyeleksi berkas calon, menetapkan penerima beasiswa dan mengusulkan nama mahasiswa penerima beasiswa kepada LLDIKTI Wilayah IV ataupun Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
g Panitia Beasiswa mengumumkan hasil seleksi penerimaan beasiswa yang sudah disetujui oleh LLDIKTI Wilayah IV ataupun Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.
h Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang kepada BAAK dan mendapat bukti penerimaan beasiswa.
i Mahasiswa memproses pencairan uang beasiswa kepada bagian keuangan.
Bagian keuangan Pengambilan uang
beasiswa PANITIA BEASISWA Pengumuman Pendaftaran
MAHASISWA Permohonan Beasiswa kepada
Kepala Jurusan
MAHASISWA Pengajuan Berkas
kepada BAAK KEPALA
JURUSAN Rekomendasi
Calon Penerima Beasiswa
MAHASISWA Kelengkapan
Berkas
PANITIA BEASISWA Pengumuman Penerima Beasiswa
PANITIA BEASISWA Seleksi berkas
calon
WAKET III Persetujuan hasil
validasi untuk diseleksi PANITIA BEASISWA
Validasi Berkas dan Pengiriman berkas hasil
validasi
2. Prosedur Pengajuan Beasiswa Bidikmisi
Keterangan:
1. Calon peserta mendaftar ke STIE PGRI Sukabumi dengan melengkapi berkas persyaratan yang telah di tetapkan oleh STIE PGRI Sukabumi. Sebelumnya STIE PGRI Sukabumi memberikan informasi Program Beasiswa Bidikmisi ke SMA/SMK/ Sederajat pada bulan Januari – Maret.
2. Calon peserta yang telah melengkapi berkas pendaftaran (lulus administrasi) menjalani seleksi dan tes di STIE PGRI Sukabumi pada waktu yang telah ditentukan.
3. Tim Seleksi STIE PGRI Sukabumi mengolah hasil tes calon peserta dan mengusulkan nama-nama calon peserta yang lulus seleksi
4. Tim Seleksi menginformasikan kelulusan.
5. Tim Seleksi melaksanakan survey ke tempat tinggal calon penerima beasiswa 6. Tim Seleksi melaksanakan proses wawancara kepada penerima beasiswa
7. Peserta yang lolos seleksi mengikuti proses perkuliahan di STIE PGRI Sukabumi dan akan diarahkan mengenai proses pencairan dana bidikmisi pada waktu yang ditentukan.
MAHASISWA PENERIMA Mengikuti perkuliahan di
STIE PGRI
TIM SELEKSI Mengumumkan hasil kelulusan TIM SELEKSI
Melaksanakan Kegiatan Wawancara kepada penerima
beasiswa Mahasiswa
melengkapi kelengkapan beasiswa Bidikmisi
TIM SELEKSI STIE PGRI mengolah Hasil
Tes
TIM SELEKSI Melakukan
survey LULUSAN
SMA/SMK mengajukan berkas calon mahasiswa Bidikmisi ke sekolah masing
masing
CALON MAHASISWA
mendaftar ke STIE PGRI SUKABUMI
CALON MAHASISWA
mengikuti tes di STBA LIA CALON
MAHASISWA menerima surat
tanda lulus seleksi administrasi dari
STIE PGRI
PENGARAH ASEP DENI
(Ketua STIE PGRI Sukabumi)
TIM PENYUSUN AGUS SOBAR
INDRA PUTU DESA NOTA
