SKRIPSI
Sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Akuntansi
Oleh:
RIZKY RIZA FAUZI NIM. 1301035099
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MULAWARMAN
SAMARINDA
2020
ii
iv
Samarinda. Dibawah bimbingan Siti Masyithoh, SE, MM dan Indra Suyoto Kurniawan, SE., M.SA., Ak
Sistem yang ada pada PT. Rahmat Energi masih sederhana, mulai dari pencatatan customer yang membeli barang, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan. Tujuan pada penelitian ini untuk menganalisis Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada PT. Rahmat Energi di Samarinda.
Jenis penelitian yang digunakan dalam hal ini adalah jenis penelitian kualitatif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang berasal dari sumber yang asli dan di kumpulkan secara khusus untuk keperluan riset yang sedang di lakukan. Data sekunder adalah data yang dihasilkan perusahaan seperti laporan keuangan dan catatan-catatan akuntansi. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi secara langsung tentang alur penjualan dan wawancara. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah flow chart penjualan tunai.
Hasil penelitian menunjukkan fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Rahmat Energi di Samarinda meliputi Bagian M. Marketing yang bertugas mengecek dan membuat SO, Bagian M. Acc & Adm bertugas menerima SO dan mencatat penjualan tunai kemudian menerbitkan PO untuk diteruskan ke Bagian Staf Operasional dan Driver Truk Tangki. Bagian M. Acc & Adm juga menerima cek / BG dari customer melalui driver truk tangki utnuk dicairkan dan dibuatkan bukti penerimaan bank atau kas serta laporan penjualan. Bagian Staf Operasional bertugas menyiapkan surat jalan dan tembusan PO kepada Driver Truk Tangki untuk diserahkan kepada customer. Bagian Driver Truk Tangki bertugas memonitoring mobil tangki untuk pengiriman BBM dan menyerahkan PO kepada customer serta menerima cek / BG dari customer untuk diteruskan kepada Bagian M. Acc & Adm. Dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada PT. Rahmat Energi di Samarinda adalah Formulir Purchase Order, Sales Order, Faktur pajak, Surat Jalan dan Invoice.
Catatan akuntansi yang digunakan PT. Rahmat Energi di Samarinda dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah Jurnal Penerimaan Kas dan Jurnal Umum. Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai pada PT. Rahmat Energi di Samarinda adalah Prosedur Order Penjualan, Prosedur Penjadwalan Pengiriman BBM, Prosedur Pengisian BBM, Prosedur Pengiriman BBM dan Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai.
v
Samarinda. Under the guidance of Siti Masyithoh, SE, MM and Indra Suyoto Kurniawan, SE., M.SA., Ak
Existing system at PT. Rahmat Energi is still simple, from recording customers who buy goods, to storing other data related to the sales process to reporting. The purpose of this study was to analyze the Accounting Information System for cash sales at PT. Rahmat Energi in Samarinda.
This type of research used in this case is the type of qualitative research. The type of data used in this study are primary data and secondary data. Primary data is data originating from original sources and specifically collected for the purposes of the research being carried out.
Secondary data is data generated by the company such as financial statements and accounting records. Data collection techniques used are direct observation of sales flow and interviews. The analytical tool used in this study is a cash sales flow chart.
The results showed a related function in the cash sales accounting information system at PT. Rahmat Energi in Samarinda includes the M. Marketing Section which is tasked with checking and making SO, the M. Acc. & Adm Section is in charge of receiving SOs and recording cash sales and then issuing POs to be forwarded to the Operational Staff and Tank Truck Drivers Section. Section M. Acc & Adm also accepts checks / BGs from customers through tank truck drivers to be cashed and proof of bank or cash receipts and sales reports. Operational Staff Section is in charge of preparing travel documents and copies of PO to the Tank Truck Driver to be submitted to the customer. The Tank Truck Driver Section is tasked with monitoring tankers for fuel delivery and submitting POs to customers and accepting checks / BGs from customers to be forwarded to Section M. Acc & Adm. The documents used in the cash sales accounting system at PT. Rahmat Energi in Samarinda is a Purchase Order Form, Sales Order, Tax Invoice, Travel Document and Invoice. The accounting records used by PT. Rahmat Energi in Samarinda in the cash sales accounting system is the Cash Receipts Journal and General Journal. The procedures that make up the cash sales accounting system at PT. Rahmat Energi in Samarinda is a Sales Order Procedure, BBM Delivery Scheduling Procedure, BBM Filling Procedure, BBM Delivery Procedure and Cash Sales Recording Procedure.
Keywords: Accounting Information Systems, Cash Sales.
vi
vii
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya, maka penulisan skripsi yang berjudul
“Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Rahmat Energi di Samarinda”. Semua kerja keras pasti membuahkan hasil yang baik bila dikerjakan dengan sungguh-sungguh.
Selama penulisan skripsi ini sudah banyak sekali pihak-pihak yang telah membantu peneliti baik secara langsung maupun lewat dukungan moral. Peneliti berterima kasih sekali kepada mereka semua. Semoga jasa-jasa baik ini bisa bermanfaat dikemudian hari. Dalam kesempatan ini pula peneliti ingin menyampaikan penghargaan yang sebesar-besarnya dengan tulus kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. Masjaya, M.Si selaku Rektor Universitas Mulawarman Samarinda.
2. Ibu Prof. Dr. Hj. Syarifah Hudayah, SE., M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Mulawarman.
3. Bapak Iskandar, SE., M.Si., CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Mulawarman Samarinda.
4. Dosen Pembimbing I dan Dosen Pembimbing II yang telah memberikan saran dan petunjuk untuk mengarahkan penulis dalam pembuatan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Akademik yang telah memberikan
bimbingan selama mengikuti perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Mulawarman.
viii
perkuliahan dan yang selalu memberikan bantuan dan motivasi.
8. Buat teman-temanku di Jurusan Akuntansi Angkatan 2013 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Mulawarman Samarinda, terima kasih atas dukungan dan kebersamaannya selama ini.
Terima kasih disampaikan juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu penulis hingga skripsi ini selesai tersusun. Penulis menyadari banyaknya kekurangan dalam skripsi ini, maka dengan terbuka penulis menerima masukan kritik dan saran guna perbaikan skripsi ini. Penulis berharap skripsi ini berguna bagi kita semua.
Samarinda, Juni 2020
Penulis
ix
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
ABSTRAK ... iii
ABSTRACT ... iv
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Penelitian... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 5
1.3. Tujuan Penelitian ... 5
1.4. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
2.1. Dasar Teori ... 7
2.1.1. Sistem Informasi Akuntansi... .. 7
2.1.2. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ... 11
2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai ... 12
2.1.4. Sistem Pengendalian Internal ... 32
2.1.5. Pengembangan Sistem ... 34
2.2. Penelitian Terdahulu ... 36
2.3. Definisi Konsepsional ... 38
2.4. Kerangka Berpikir ... 38
BAB III METODE PENELITIAN... 40
3.1. Definisi Operasional ... 40
3.2. Pendekatan Penelitian ... 40
3.3. Pemilihan Obyek Penelitian ... 41
3.4. Jenis dan Sumber Data ... 41
3.5. Metode Pengumpulan Data ... 42
3.6. Analisis Data ... ... 43
x BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan ... 79 5.2. Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ………...……… 81
xi 1.1.
2.1.
3.1.
4.1.
Data Penjualan PT. Rahmat Energi ……..…………..
Matriks Penelitian Terdahulu ……….…
Kuesioner Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Rahmat Energi di Samarinda………..
Kuesioner Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Rahmat Energi di Samarinda………..
3 37
44
55
xii 3.1.
4.1.
4.2.
Flow Chart Sistem Informasi Akuntansi Penjualan...
Struktur Organisasi PT. Rahmat Energi di Samarinda………...
Flow of Document Penjualan Tunai Yang Sedang Berjalan………..
47
51
60
xiii
Lampiran 2. Surat Izin Penelitian
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Derasnya arus globalisasi menyebabkan pengaruh lingkungan usaha di tempat perusahaan beroperasi menjadi semakin luas dan kompleks, segala jenis perubahan yang berkembang di Indonesia akan lebih menghadapi banyak tantangan dari perusahaan sejenis yang bermunculan baik yang berasal dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Hal ini mengakibatkan persaingan yang semakin ketat dan tajam. Untuk itu para pelaku usaha perlu mengembangkan sistem yang ada agar informasi yang diperlukan dapat sampai ke tangan pihak yang bersangkutan. Untuk menjadi unggul dalam persaingan, pelaku usaha bukan hanya mengembangkan sistem yang ada tetapi perusahaan juga harus memiliki manajemen yang baik. Perkembangan usaha yang semakin meningkat pada perusahaan berdampak pada laba yang akan dihasilkan perusahaan. Setiap perusahaan yang didirikan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, industri maupun jasa mempunyai tujuan dan sasarannya masing- masing.
Tujuan umum dari setiap perusahaan dalam suatu perekonomian yang kompetitif adalah memperoleh laba yang sebesar-besarnya sesuai dengan pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang. Hal yang perlu mendapat perhatian adanya kecenderungan terjadinya ketidakselarasan antara tujuan dan sasaran perusahaan. Efektifitas perusahaan dinilai dari penghasilan perusahaan
1
dan kegiatan penjualan barang dalam kaitannya untuk mencapai sasaran perusahaan, sedangkan efisiensi perusahaan dinilai dari besarnya pengorbanan perusahaan untuk memperoleh penghasilan tersebut.
Penjualan tunai merupakan salah satu cara yang dilakukan oleh pelaku usaha untuk menghasilkan laba perusahaan. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari distributor dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai maupun cek atau BG tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa customer akan membayar barang pada saat menerima barang.
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai merupakan suatu kesatuan unsur-unsur Sistem Penjualan Tunai dan saling bekerja sama yang meliputi fungsi-fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan serta pengendalian intern yang mengatur kegiatan penjualan tunai. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang diterapkan oleh perusahaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak diimbangi dengan Sistem Pengendalian Intern yang baik pula. Unsur Sistem Pengendalian Internal yang baik yaitu struktur organisasi yang melakukan pemisahan tanggung jawab, sistem otorisasi, praktik yang sehat, serta karyawan yang memiliki keterampilan dan kemampuan dibidangnya. Sistem Pengendalian Intern dimaksudkan untuk menghindari tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Hasil penelitian terdahulu yang dilakukan Lathifah (2015) menunjukkan
bahwa sistem akuntansi penjualan mempunyai fungsi yang sangat penting dalam
pencapaian tujuan perusahaan, yang mana ditemukan beberapa kekurangan pada
sistem akuntansi penjualan dikarenakan adanya kegiatan yang tidak terlaksana secara efektif dan efisien sehingga belum sepenuhnya mendukung pengendalian internal.
Studi pendahuluan yang dilakukan pada PT. Rahmat Energi yang merupakan perusahaan bergerak di bidang pengadaan dan distribusi bahan bakar solar. Terdapat 15 orang karyawan. Kegiatan operasi penjualan di PT. Rahmat Energi dilakukan setiap hari dengan mayoritas pelanggan berasal dari perusahaan yang bekerja di bidang pertambangan dan pelayaran. Dalam pelaksanaan penjualan secara tunai pada PT. Rahmat Energi tentunya membutuhkan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang baik untuk mengendalikan kegiatan penjualan tunai tersebut agar sesuai dengan prosedur penjualan yang telah ditetapkan.
Indikator sistem yang diterapkan telah baik adalah penyampaian kebutuhan informasi bagi pihak yang terkait secara tepat waktu serta kelengkapan informasi tersebut. Dalam kenyataannya, informasi yang berkaitan dengan transaksi penjualan tunai seperti informasi tentang jumlah pendapatan penjualan menurut jumlah BBM yang disalurkan, jumlah kas yang diterima dari transaksi penjualan, jumlah harga pokok produk yang dijual, kuantitas BBM yang dijual, nama perusahaan dan otorisasi pejabat yang berwenang seringkali mengalami keterlambatan yaitu bagian yang terkait dalam menyebarkan informasi tersebut tidak tepat waktu.
Adapun data penjualan tiga bulan terakhir dapat dilihat pada tabel berikut
ini:
Tabel 1.1. Data Penjualan PT. Rahmat Energi
No Bulan Penjualan BBM (kiloliter)
1 Januari 600
2 Februari 550
3 Maret 500
Sumber : Data PT. Rahmat Energi, 2019
Berdasarkan tabel 1.1. diketahui penjualan BBM industri mengalami penurunan tiga bulan terakhir. Transaksi penjualan dilakukan dengan menyertakan purchase order sebagai tanda terima pembelian. Sistem operasi yang demikian, manajemen perusahaan memerlukan informasi akuntansi yang cepat dan juga akurat. Sehingga penerapan sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang baik agar dapat memperlancar aktivitas bisnis perusahaan.
Sistem yang ada pada PT. Rahmat Energi masih sederhana, mulai dari pencatatan customer yang membeli barang, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan. Pada PT. Rahmat Energi sistem otorisasi yang dilakukan masih kurang, dalam nota penjualan tidak ada nama petugas yang bertanggungjawab terhadap nota yang telah dibuat sehingga pada saat terjadi kesalahan penulisan, misalnya salah menuliskan angka rupiah sulit untuk dilakukan pengecekkan nama petugas yang membuat nota penjualan, pembagian tugas dan wewenang perusahaan untuk bagian marketing dan bagian lainnya dalam melaksanakan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai belum terkoordinir dengan baik.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem penjualan tunai yang
kurang tegas tersebut berdampak pada lemahnya pengendalian terhadap sistem
yang ada pada perusahaan. Apabila hal tersebut tidak segera ditanggulangi dan tidak dievaluasi kembali tentunya membuka celah terjadinya penyimpangan penyalahgunaan dana perusahaan.
Selain itu, transaksi penjualan yang dilakukan karyawan masih minim dan rawan terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pelopran karena masih menggunakan sistem manual membuat risiko salah catat menjadi sangat besar.
Teknik pengarsipan yang kurang baik, dokumen penjualan tidak memiliki dokumen rangkap sehingga dokumen mudah hilang karena penyimpanannya kurang baik. Dengan adanya hal seperti ini, maka informasi yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Oleh karena itu, perusahaan perlu adanya Sistem Akuntansi Penjualan Tunai untuk mengatur dan memonitor kegiatan penjualan, khususnya penjualan tunai.
Penjualan tunai yang dilakukan PT. Rahmat Energi di Samarinda selama ini mulai dari proses order sampai selesai barang itu sampai sering terjadi keterlambatan, sehingga perlu diketahui sistem infromasi akuntansi penjualan tunai pada perusahaan tersebut. Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Rahmat Energi di Samarinda”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai
pada PT. Rahmat Energi di Samarinda?”.
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan pada penelitian ini yang menyangkut masalah tersebut yaitu untuk menganalisis Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada PT.
Rahmat Energi di Samarinda.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian yang akan dilaksanakan diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Secara Teoritis
Manfaat bagi akademis, hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi tambahan terhadap masalah Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai.
2. Secara Praktis
a. Manfaat bagi PT. Rahmat Energi di Samarinda, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran dan rekomendasi bagi manajeman dalam penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam rangka meningkatkan Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai.
b. Manfaat bagi penulis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah
pengetahuan mengenai masalah Sistem Informasi Akuntansi penjualan.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1. Dasar Teori
2.1.1. Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1. Sistem
Menurut Mulyadi (2016:2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan definisi sistem menurut Romney (2015:2), sistem adalah kumpulan dari dua komponen-komponen yang saling berubungan atau lebih, yang berinteraksi untuk mencapai suat tujuan.
Menurut Sutabri (2012:13) bahwa sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bias dikatakan sistem. Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat dan berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2016:2).
Menurut Baridwan (2009:3) sistem adalah suatu kerangka dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, untuk
7
menjamin perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi. Sedangkan menurut Jogiyanto (2015:1), definisi dari sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah satu kesatuan dari beberapa prosedur yang saling bekerja sama dalam melaksanakan aktivitas perusahaan dengan suatu tujuan yang ingin dicapai.
Sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur dimana prosedur-prosedur tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih bagian untuk menjamin setiap kegiatan dilakukan secara beragam untuk menyelesaikan transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi.
2.1.1.2. Informasi
Perusahaan membutuhkan informasi yang akurat, cepat dan tepat dalam
menjalankan segala kegiatan didalamnya, baik dalam pengambilan keputusan
oleh pihak manajemen maupun kegiatan yang bersifat operasional. Bahkan
informasi yang cepat dan akurat juga dibutuhkan oleh pihak luar manajemen
seperti investor untuk pengambilan keputusan. Yang menjadi sumber dari
informasi adalah data, didalam menguraikan informasi harus dikaitkan dengan
pengertian data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu
yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia usaha, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan suatu nilai yang disebut transaksi.
Menurut Raymond McLeod (1995) dalam Ladjamudin (2013:9) mengemukakan pengertian informasi adalah sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolahan informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer atau kombinasinya.
Menurut Bodnar (2010:3), definisi dari informasi adalah suatu data yang diorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan”.
Sedangkan menurut Suryantara (2014:3) definisi informasi adalah data yang diolah dan berguna bagi si pemakai.
Disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang berguna bagi penerimanya dalam suatu organisasi maupun pihak luar organisasi baik dalam pengambilan keputusan atau manfaat lainnya atau data yang telah diolah atau diorganisasi sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan.
2.1.1.3. Sistem Informasi
Menurut Ladjamudin (2013:13) sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Menurut Susanto (2013:52) sistem informasi adalah kumpulan sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Pengertian menurut Krismaji (2015:15) sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan elemen-elemen atau fungsi-fungsi yang membentuk sistem dan memberikan output untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2.1.1.4. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi menurut Susanto (2013:72) adalah sebagai
kumpulan (integrasi) dari sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang
saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk
mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi
informasi keuangan.
Akuntansi menurut Abubakar (2009:1) menyatakan bahwa akuntansi adalah proses identifikasi, pencatatan, dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas/perusahaan.Akuntansi terdiri dari 3 kegiatan utama, yaitu: (1) aktivitas identifikasi, (2) aktivitas pencatatan, (3) aktivitas komunikasi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2016:3).
Menurut Weygandt et al (2014:395), sistem yang mengumpulkan dan memproses transaksi-transaksi data dan menyampaikan informasi keuangan kepada pihak-pihak tertentu disebut dengan sistem informasi akuntansi (accounting information system). Hal serupa juga disampaikan oleh Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah “sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses dan mengumpulkan data serta transaksi untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak- pihak yang memerlukannya.
2.1.2. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Romney dan Steinbart (2015:3) menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi memikiki tiga fungsi penting, yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-
tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
2.1.3. Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2015:3) menyebutkan terdapat lima unsur dalam sistem informasi akuntansi, yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengimpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas- aktivitas organisasi
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung,
dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
2.1.3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai 2.1.3.1. Pengertian
Mulyadi (2016:160) mengemukakan Sistem Akuntansi Penjualan merupakan serangkaian kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang dan jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai tersebut ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai”.
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang (Mulyadi, 2016: 455). Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 2016:455). Berdasarkan pengertian penjualan tunai dan sistem akuntansi di atas, sistem akuntansi penjualan tunai dapat didefinisikan sebagai metode dan prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan dan melaporkan atas pembayaran harga barang yang terlebih dahulu dilakukan pembeli sebelum barang diserahkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan berupa informasi keuangan yang digunakan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
Menurut Mulyadi (2016:380), Sistem Akuntansi Penjualan Tunai terdiri
dibagi 3 (tiga) prosedur, yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur penerimaan kas dari Over The Counter Sales.
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan dan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli. Melakukan pembayaran ke kasir kemudian menerima barang yang dibeli.
2. Prosedur penerimaan kas dari COD Sales.
Cash-On Delivery Sale (COD) adalah transaksi penjualan yang melibatkan
kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualannya.
3. Prosedur penerimaan kas dari Credit Card Sales.
Dalam Credit Card Sales pembeli barang datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, kemudian melakukan pembayaran ke kasir dengan kartu kredit.
Jaringan prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Tunai menurut Mulyadi (2016:392), adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan.
2. Prosedur Penerimaan Kas.
3. Prosedur Penyerahan Barang.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai.
5. Prosedur Penyetoran Kas Ke Bank.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
(Mulyadi, 2016 : 463):
1. Faktur Penjualan Tunai
Faktur penjualan berfungsi untuk merekam transaksi penjualan barang baik tunai maupun kredit. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
2. Pita Register Kas
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi, untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukan dengan melalui kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jumlah penjualan. Pita mesin kas memberikan bukti penjualan tunai.
3. Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit.
Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi
kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang
mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan
kepada pemegang kartu kredit.
4. Bill of Lading
Dokumen ini merupakan dokumen sumber tanda pengiriman untuk kegiatan bisnis mengirim pesanan. Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barangkepada perusahaan angkutan umum.
5. Faktur Penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.
6. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
7. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
(Mulyadi, 2016: 468) adalah :
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan tunai.
3. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang.
Berdasarkan penejelasan tersebut disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi penjualan adalah bagian dari sistem informasi bisnis yang terdiri dari
sekumpulan prosedur, pencatatatan, perhitungan, dan menghasilkan output berupa
informasi penjualan yang digunakan pihak manajemen dan juga pihak lain yang
membutuhkan.
2.1.3.2. Unsur Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Untuk dapat memperoleh suatu Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang memadai, diperlukan adanya suatu pengendalian internal yang memang seharusnya ada pada setiap perusahaan. Menurut Mulyadi (2016:393), unsur pengendalian internal atas Sistem Akuntansi Penjualan Tunai adalah sebagai berikut :
1. Organisasi yang Baik
a. Fungsi Penjualan harus terpisah dari Fungsi Kas.
b. Fungsi Kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi.
c. Transaksi Penjualan Tunai harus dilaksanakan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Kas, Fungsi Pengiriman dan Fungsi Akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan yang Memadai
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktor penjualan tunai.
b. Penerimaan kas otorisasi oleh Fungsi Kas dengan cara membubuhkan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita kas register pada faktur tersebut.
c. Penjualan dengan kartu kredit Bank didahului dengan permintaan otorisasi bank penerbit kartu kredit.
d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan”pada faktur penjualan tunai.
e. Pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi dengan cara
memberikan tanda tangan penjualan tunai.
3. Praktik yang Sehat
a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke Bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan Fungsi Kas secara periodik dan secara mendadak diperiksa oleh Auditor Internal.
Menurut Mulyadi (2016: 435) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan
Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas, untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyimpan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita registerkas dan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pancatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
2.1.3.3. Dokumen yang Digunakan
Menurut La Midjan (2011:183) dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan antara lain sebagai berikut:
1. Order Penjualan Barang (Sales Order)
Dokumen ini merupakan penghubung antara fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.
2. Nota Penjualan Barang
Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah
dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan.
3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order)
Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip.
4. Faktur Penjualan (Invoice)
Adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.
5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip) Jurnal Penjualan (Sales Journal)
2.1.3.4. Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur sistem informasi akuntansi penjualan dijabarkan oleh Krismiaji (2015:317) sebagai berikut:
1. Prosedur Pemesanan Penjualan (Sales Order Entry) a. Petugas penjualan
Prosedur ini diawali dengan bagian penjualan menerima pesanan dari pembeli, kemudian menuliskan order dalam formulir order dan kemudian formulir ini diteruskan ke departemen penjualan.
b. Departemen order penjualan
Departemen order penjualan menerima order dari pembeli yang
diberikan oleh bagian penjualan dan mengumpulkanya dalam satu
kelompok (batch) sebelum melakukan entry data, sebelumnya batch
tersebut ditulis terlebih dahulu dalam kertas secara manual. Lalu
departemen ini memasukan data order tersebut kedalam komputer.
Mencakup elemen: nomor rekening, nomor petugas penjualan, kode produk, kuantitas produk, tanggal pengiriman dan tanggal transaksi penjualan.
c. Departemen pengolahan data
Setelah menerima input data pesanan pembeli, bagian ini menjalankan program edit, dengan menggunakan file induk pelanggan dan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record
dalam file pelanggan. Setelah data ini dimasukan sistem akan menampilkan data pelanggan yang berupa nama pelanggan dan alamat pelanggan yang kemudian untuk dilengkapi dengan data order penjualan.
Kode produk digunakan untuk megakses file persediaan serta menanmplkan data produk berupa nama produk dan harga.
Tahap ini, dilakukan edit check untuk menjamin akurasi input dari seluruh data, dan transaksi yang telah lolos pengecekan ini dianggap telah akurat dan valid, sedangkan laporan yang tidak lolos akan dilaporkan dalam laporan error & exception untuk dikaji dan dikoreksi. Keluaran dari proses ini adalah file order dari pelanggan.
Departemen ini menjalankan program pemrosesan order penjualan
dengan menggunakan file induk pelanggan dan file induk persediaan
selanjutnya diserahkan kepada departemen penjualan. Program akan
menghitung batas kredit yang dimiliki pelanggan dan kemudian mengecek
apakah order tersebut sudah melewati batas kredit atau belum. Order yang
tidak lolos akan ditampung ke dalam laporan penolakan kredit yang akan
diserahkan kepada manajer kredit. Manajer kredit yang akan menentukan apakah order tersebut akan tetap diproses atau ditolak. Order yang lolos akan di-entry ulang bersama data berikutnya. Kemudian program akan melakukan pengecekan apakah persediaan barang mencukupi untuk memproses order tersebut, jika persediaan cukup maka saldo rekening pelanggan didebit sebesar nilai penjualan, dan saldo dalam persediaan dikurangi sebanyak persediaan yang keluar untuk memenuhi order.
Keluaran dari proses ini adalah:
1) Laporan penolakan kredit untuk diteruskan ke manajer kredit
2) Tiket pengambilan barang (picking ticket) untuk diteruskan ke bagian gudang
3) File back order dan file open sales order
4) Order penjualan sebanyak empat lembar dan diserahkan ke departemen order penjualan.
d. Departemen order penjualan
Departemen ini membandingkan data yang dibuat secara manual dan yang telah diproses oleh komputer. Jika terdapat perbedaan, maka akan dilakukan perbaikan. Selanjutnya, kedua dokumen tersebut diarsipkan berdasarkan tanggal. Departemen ini menerima order penjualan yang kemudian didistribusikan sebagai berikut:
1) Lembar pertama diteruskan ke departemen penagihan
2) Lembar kedua dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa
pesanannya sedang diproses
3) Lembar ketiga diteruskan ke departemen pengiriman dan berfungsi sebagai packing slip
4) Lembar keempat diarsipkan urut abjad nama pelanggan.
2. Prosedur Pengiriman Barang (Shipping)
Tahap kedua dalam siklus penjualan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang kepada pelanggan sesuai dengan yang tertera pada tiket pengambilan barang.
a. Departemen pengiriman
Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, yang kemudian diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamasama dengan baranganya dari gudang.
Selanjutnya departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis pada tiket pengambilan barang dan kuantitas yang tertulis pada packing slip yang diterima sebelumnya. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian gudang, data tentang order penjualan dimasukan dalam sistem informasi akuntansi dengan menggunakan terminal on-line.
Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian gudang, data yang berhbungan dengan persediaan yang keluar dari gudang akan di-input ke computer dengan menggunakan terminal on-line.
b. Departemen pengolahan data
Setelah data pengiriman di-input ke komputer, departemen ini
menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman,
dengan mengunakan file induk persedianan dan file pengiriman. Keluaran dari proses ini adalah surat muat yang diserahkan ke departemen pengiriman.
c. Departemen pengiriman
Setelah menerima surat muat, departemen ini akan mendistribusikannya sebagai berikut:
1) Lembar pertama diteruskan ke departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan
2) Lembar kedua diserahkan perusahaan pengiriman
3) Lembar ketiga bersama dengan barang dan packing slip dikirimkan ke pembeli
4) Lembar ke empat bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
3. Prosedur Penagihan (Billing)
Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat faktur penjualan dan memelihara catatan piutang kepada setiap pelanggan. Proses ini dilakukan oleh departemen penagihan, yang bertanggung jawab kepada manajer akuntansi atau kepala bagian akuntansi.
a. Departemen penagihan
Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, lalu
mengarsipkanya urut nomor. Selanjutnya departemen ini juga menerima
surat muat dari departemen pengiriman.
b. Departemen pengolahan data
Setelah data penagihan di-input ke komputer, departemen ini melakukan program pembuatan faktur penjualan, dengan menggunakan file sales order, file induk persediaan dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses
ini adalah sebagai berikut:
1) Hasil perhitungan jumlah kelompok dan diserahkan ke departemen penagihan
2) Faktur penjualan diserahkan ke departemen penagihan sebanyak tiga lembar
3) File faktur penjualan, file sejarah penjualan, file buku besar c. Departemen penagihan
Setelah menerima hasil perhitungan kelompok (batch), departemen ini kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan. Kemudian kedua dokumen tersebut diarsipkan menurut tanggal. Selanjutnya departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen pengolahan data, kemudian didistribusikannya sebagai berikut:
1) Lembar pertama dan kedua dikirimkan ke pembeli
2) Lembar ketiga bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat diarsipkan menurut abjad nama pembeli.
4. Prosedur Penerimaan Kas (Cash Collections)
Tahap selanjutnya dalam prosedur penjualan adalah penerimaan kas.
Departemen yang terlibat dalam kegiatan penerimaan kas ini antara lain
adalah kasir, yang bertugas menangani masuknya kas, dan departemen piutang, yang bertugas untuk mencatat pelunasan piutang dari pelanggan. Jika dijabarkan, maka prosedurnya akan menjadi:
a. Petugas penanganan surat masuk menerima pembayaran tunai dan juga pembayaran atas pelunasan piutang pelanggan. Petugas ini kemudian membuat daftar penerimaan kas yang diserahkan ke bagian administrasi, bagian internal audit, dan ke bagian piutang.
b. Kemudian bagian piutang setelah menerima daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk, kemudian melakukan iput data ke komputer dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut menurut tanggal. Bagian ini menggunakan terminal on-line, untuk meng-input jumlah daftar penerimaan kas sebagai batch total, nomor pelanggan, nomor faktur, dan nilai pelunasan.
c. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen pengolahan
data akan menjalankan program edit untuk keakuratan data yang
dimasukkan. Selanjutnaya departemen ini melakukan update catatan
piutang untuk mengkredit file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan,
mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history, dan mencatat
seluruh kas yang diterima kedalam file penerimaan kas. Kemudian
komputer mencetak bukti setor bank sebanyak dua lembar, seterusnya
kasir menyetorkan kas dan bukti setor bank ke bank dan mengarsipkan
daftar penerimaan kas urut tanggal.
d. Admin menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk. Selanjutnya bagian ini menerima dua lembar bukti setor bank dan membandingkan bukti setor bank dengan cek serta daftar penerimaan kas. Kemudian admin menyetorkan kas dan bukti setor bank, dan mengarsipkan daftar penerimaan kas yang diterima dari petugas penanganan surat masuk menurut tanggal.
e. Kemudian setiap bulan, bagian piutang akan membuat dan mencetak laporan pelanggan bulanan dan mengirimkannya ke pelanggan agar pelanggan bisa mengetahui riwayat piutang atas transaksi yang telah dilakukan.
2.1.3.5. Tujuan Penjualan
Dalam suatu perusahaan kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting, karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut maka akan terbentuk laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan umum penjualan yang dimiliki oleh perusahaan menurut Swastha (2011:109), adalah:
1. Mencapai volume penjualan tertentu.
2. Mendapat laba tertentu
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan umum
perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah untuk mencapai volume penjualan,
mendapat laba yang maksimal dengan modal sekecil-kecilnya, dan menunjang
pertumbuhan suatu perusahaan.
2.1.3.6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penjualan
Aktivitas penjualan banyak dipengaruhi oleh factor tertentu yang dapat meningkatkan aktivitas perusahaan, oleh karena itu manajer penjualan perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan menurut Swastha (2011:110) antara lain:
1. Kondisi dan Kemampuan Penjual
Kondisi dan kemampuan terdiri dari pemahaman atas beberapa masalah penting yang berkaitan dengan produk yang dijual, jumlah dan sifat dari tenaga penjual adalah:
a. Jenis dan karakteristik barang atau jasa yang ditawarkan b. Harga produk atau jasa
c. Syarat penjualan, seperti:pembayaran, pengiriman 2. Kondisi Pasar
Pasar sebagai kelompok penbelian atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya.
3. Modal
Modal atau dana sangat diperlukan dalam rangka untuk mengangkut barang dagangan ditempatkan atau untuk membesar usahanya.
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Pada perusahan yang besar, biasanya masalah penjual ini ditangani oleh
bagian tersendiri, yaitu bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang
yang ahli dibidang penjualan.
5. Faktor-faktor lain
Faktor-faktor lain seperti periklanan, peragaan, kampanye, dan pemberian hadiah sering mempengaruhi penjualan karena diharapkan dengan adanya faktor-faktor tersebut pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama 2.1.3.7. Simbol-simbol Flowchart dari Sistem Penjualan Tunai
Simbol-simbol flowchart dari sistem penjualan tunai menurut Krismiaji (2015:325) sebagai berikut:
1. Simbol Input atau Output
2. Simbol Proses
3. Simbol Simpanan
4. Simbol Alur dan Simbol-simbol Lain
2.1.4. Sistem Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016:82) sistem pengendalian internal meliputi struktur
organsasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dalam
merancang organisasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagang, unsur-unsur pokok pengedalian intern yang telah disesuaikan dengan perusahan adalah sebagai berikut:
1. Organisasi
a. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pemasok.
b. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan di kedua fungsi ini yang harus bertanggung jawab atas persediaan.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Daftar hasil fisik dan perhitungan fisik ditandatangani oleh ketua panitia perhitungan fisik persediaan
b. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia perhitungan fisik persediaan.
c. Pencatatan hasil perhitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu perhitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu perhitungan fisik.
d. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik berasal dari kartu persedaan yang bersangkutan.
e. Penyesuaian terhadap kartu persedaan yang tercantum dalam daftar
perhitungan fisik.
3. Praktik yang sehat
a. Kartu perhitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu perhitungan fisik.
b. Perhitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua oleh pengecek.
c. Kuantitas dan data persediaan yang lain tercantum dalam bagian ketiga dan bagian kedua kartu perhitungan fisikk dicocokkan oleh fungsi pemegang kartu perhitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian kedua kartu perhtungan fisik dicatat dalam daftar hasil perhitungan fisik.
d. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.
Pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat dicapai. Adapun tujuan dari pengendalian intern sistem informasi akuntansi menurut Abu Bakar (2009:58) yaitu memproteksi asset dari kehilangan dan pencurian, meyakinkan bahwa catatan-catatan akuntansi adalah tepat dan lengkap, mempromosikan operasi yang efisien dengan mengurangi usaha-usaha yang membuang waktu dan duplikasi serta mendorong agar diturutinya prosedur- prosedur dan kebijaksanaan perusahaan.
2.1.5. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2015:35). Proses ini membutuhkan komitmen substantial mengenai waktu dan sumber daya yang merupakan aktivitas berkesinambungan dalam suatu organisasi.
Menurut pendapat Widjayanto (2011:521) pengembangan sistem sebagai
“daur dari suatu perkembangan system informasi mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan, proses pengembangannya, hingga implementasi operasionalnya”. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa pengembangan sistem merupakan suatu proses mulai dari membuat konsep sistem lalu melewati tahap pengembangan hingga implementasi dari sistem tersebut. Pengertian pengembangan sistem menurut Weygandt et al (2014:78) merupakan “satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, dan peralatan terotomatisasi yang digunakan para stakeholder untuk mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki sistem informasi dan perangkat lunak”. Dalam hal ini pengembangan sistem merupakan suatu proses disertai peralatannya yang digunakan para stakeholder untuk memperbaiki system informasi dan perangkat lunak secara berkesinambungan.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem merupakan suatu langkah-langkah/ metode yang dilakukan oleh peneliti sistem dalam pengembangan suatu sistem informasi.
Menurut Krismiaji (2015:173-174) beberapa alasan perlu dilakukan perubahan sistem lama, yaitu:
1. Perubahan kebutuhan pemakai atau perusahaan. Meningkatnya kometisi,
pertumbuhan, konsolidasi atau penggabungn perusahaan, peraturan baru, atau
perubahan dalam polsa hubungan regional atau global dapat mengubah suatu struktur organisasi dan tujuannya. Untuk dapat tetap resonsif terhadap kebutuhan perusahaan, sistem akuntansi juga harus berubah.
2. Perubahan teknologi, jika teknologi mengalami kemajuan dan menjadi lebih murah, sebuah organisasi dapat memperoleh sebuah sistem yang lebih resonsif terhadap kebutuhan pemakai sehingga lebih efisien.
3. Perbaikan proses pengelolaan bisnis. Banyak perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien dan memerlukan pembaharuan.
4. Dorongan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. Meningkatnya kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi dapat berakibat pada perbaikan produk atau jasa dan mungkin dapat membantu menurunkan biaya.
5. Peningkatan produktivitas. Komputer mengotomatisasi sebagian besar pekerjaan klerikal dan berulang.
6. Pertumbuhan perusahaan. Pertumbuhan perusahaan dapat mengakibatkan kebutuhan informasi berubah, dengan demikian system informasi yang dimiliki perusahaan harus dapat diubah agar apat diubah agar dapat menghasilkan informasi baru yang tepat.
2.2. Penelitian Terdahulu
Adapun penelitian terdahulu yang berkaitan dengan penelitian ini yaitu
sebagai berikut :
Tabel 2.1. Matriks Penelitian Terdahulu
No Peneliti /Tahun
Judul Alat Analisis Hasil Penelitian 1 Rohmatul
Lathifah (2015)
Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Dalam Upaya Untuk
Mendukung Pengendalian Internal
Penelitian ini menggunakan jenis
penelitian deskriptif dengan melakukan pendekatan kualitatif.
Hasil analisis menunjukkan bahwa pada CV. Tri Jaya Motor
masih ditemukan
beberapa kekurangan pada sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kasdikarenakan adanya kegiatan yang tidak terlaksana secara efektif dan efisien sehingga belum sepenuhnya mendukung pengendalian
internal.
2 Yoga Alifa Rizky (2015)
Sistem informasi akuntansi penjualan yang dilaksanakan PT Bintang Putra
Mobilindo Honda Solo Baru.
Metode kualitatif akan digunakan pada analisis flowchart penjualan sesuai struktur pengendalian internal.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa: secara keseluruhan PT Bintang Putra Mobilindo Honda Solo Baru telah melakukan aktivitas penjualan mobil, spare part / suku cadang dan jasa service dengan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan komponen model struktur pengendalian internal. Dan transaksi yang terjadi pada PT Bintang Putra Mobilindo Honda Solo Baru mayoritas justru mengalami penurunan, ini disebabkan keterbatasan penulis
dalam mendapatkan
informasi laporan keuangan terkait.
3 Eka Octaviani (2017)
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT Amapharm
Penelitian ini menggunakan jenis
penelitian deskriptif dengan melakukan pendekatan kualitatif.
Hasil penelitian menunjukkan
sistem informasi
akuntansi yang ditetapkan dalam memproses transaksi penjualan
telah mampu
menghasilkan informasi yang andal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
