Pengelolaan Proyek
Sistem Informasi
Mengapa perlu mempelajari manajemen
tentang proyek SI?
◦ Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% proyek dibatalkan sebelum selesai
◦ Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka
◦ Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk proyek perangkat lunak yang diselesaikan tepat waktu
◦ Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun ◦ Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di
1. Pengertian proyek dan manajemen proyek
◦ Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk
menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol
◦ Contoh Proyek:
Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang Mengembangkan produk baru
Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah
lingkungan
◦ Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang
pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik
◦ Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian,
peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan
◦
Apabila fungsi - fungsi manajemen
proyek dapat direalisasikan dengan
jelas dan terstruktur, maka tujuan
akhir dari sebuah proyek akan
mudah terwujud, yaitu:
Tepat waktu
Tepat kuantitas Tepat kualitas
Tepat biaya sesuai dengan biaya rencana Tidak adanya gejolak sosial dengan
2.
Kerangka kerja dan area
knowledge manajemen proyek
◦
Kerangka kerja manajemen proyek
menyediakan struktur dasar untuk
memahami manajemen proyek
◦
Konteks manajemen proyek
menggambarkan lingkungan internal
dan eksternal dimana proyek
◦ Rangkaian proses manajemen proyek
menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan diantaranya:
Pengelolaan waktu proyek - termasuk
memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin
ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut
Pengelolaan lingkup proyek - termasuk
Pengelolaan biaya proyek - terdiri dari
persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek
Pengelolaan resiko - termasuk
mengidentifkasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek
SDM proyek – memperhatikan efektiftas
dari orang yang terkait dengan proyek itu
Project integration management -
3. Gambaran sistem dari manajemen proyek
◦ Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin membiasakan diri menghadapi masalah-masalah maupun kerumitan yang ditemui sehingga
tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama-lama akan berkurang
◦ Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan
mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki
beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder,
sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin
4. Pemahaman mengenai organisasi dan
struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek
◦ Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti
penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat
◦ Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam
◦ Orang-orang yang ada di dalam suatu
organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus
◦ Rasa keterkaitan ini bukan berarti
keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi
perubahan yang konstan di dalam
keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur
◦ Struktur organisasi mendefnisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
◦ Ukuran (size):
Makin besar akan semakin kompleks, impersonal, semakin
lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
Ukuran menciptakan dilema
Tak ada yang tahu ukuran yang optimum
◦ Jumlah tingkatan hirarki:
Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi
vertikal, sebaiknya tak terlalu banyak
Perhatikan efektiftas komunikasi
◦ Struktur kewenangan:
Orang-orang yang punya kewenangan membuat
keputusan bagi organisasi
◦ Struktur komunikasi:
Variabel yang terpenting
Dari puncak hirarki sampai ke paling bawah
Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal
◦ Struktur tugas:
Sama dengan struktur peranan
Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
Apakah semua pekerjaan terbagi habis
Apakah semua anggota mendapat peranan
◦ Struktur status dan prestis:
Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
Apakah prestis terbagi secara merata
◦
Jarak psikologis:
Antara orang yang di puncak (pengambil
keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
Komunikasi emosi antara orang-orang
5.
Fungsi kerja manajemen proyek
◦ Menentukan lingkup proyek
◦ Mengidentifkasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur
◦ Mengembangkan daftar tugas rinci ◦ Perkiraan waktu yang diperlukan ◦ Mengembangkan diagram alur
manajemen proyek awal ◦ Laporan status proyek
6.
Karakteristik Dari Manajer Proyek
Yang Efektif dan Tidak Efektif
◦
Beberapa kontradiksi yang dihadapkan
oleh manajer proyek antara lain:
Inovasi dan menjaga stabilitas
Menetapkan gambaran dan terlibat
langsung di lapangan
Mendorong individu tetapi juga menekan tim
Campur tangan atau tidak
Fleksibel tapi ketat
◦
Kontradiksi ini memerlukan
kecakapan khusus bagi manajer
proyek untuk mengambil posisi
mereka dan menempatkan
keputusan sesuai dengan keadaan
◦
Dalam buku yang sama Grey&Larson
(2006) juga menggambarkan ciri-ciri
dari seorang manajer proyek yang
efektif, diantaranya adalah:
Pemikir Sistem, kemampuan dalam
berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa
Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan
kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim
Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek
dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu
meneropong masa depan dan berjuang keras
menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)
Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat
proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang
Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus
memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional
Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang
dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses
Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue
mengatakan “Anda dalam kesulitan besar jika
Menganggap Anda sudah selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah baru di dalam
pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah
7.
Fase dari proyek perangkat
lunak
◦
Defnition
◦
Analysis
◦
Design
◦
Programming
◦
System Test
◦
Acceptance
8. Aktiftas pada fase defnisi
◦ Pertama
Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah
yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN)
◦ Kedua
Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan
atau tidak. Jika keputusannya adalah melaksanakan
proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini. Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim
Proyek (Project Team (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting
pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap
◦
Ketiga
Anda harus memberikan
perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL
Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut
dapat dipertanggung jawabkan? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefnisian masalah, dimana pada saat itu baru
9. Kapan kita dapat berhenti merinci kegiatan pada
saat membuat Rincian Struktur Tugas (WBS)
◦ Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan
tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan
◦ Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang
dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang
◦ Anda dapat menjadwalkan tugas
10.
Kegunaan Proposal
◦
Sebuah proposal mempunyai 3
kegunaan, yaitu:
Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya
proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek
Untuk proyek eksternal, dokumen hukum
formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan
Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi
11.
Jenis kontrak
◦ Kontak harga tetap:
Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar
untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja hari dengan rata-rata biaya
per-hari
◦ Kontrak Harga Tambahan:
Mencakup biaya operasi, sewa, administrasi
pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus
menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan
sebaginya
Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator
12.
Langkah pemrograman
◦
Rencana Penggabungan
◦
Mendisain Modul
◦
Telusuri Disain Modul
◦
Rencana Bagaimana Menguji Modul
◦
Kode Setiap Modul
◦
Menguji Modul
◦
Menguji Level Terendah dari Integrasi
◦
Menyimpan Semua Hasil Pengujian
13.Request for Proposal (RFP)
◦ Tujuan utama dari Request For proposal (RFP) adalah mengkomunikasikan persyaratan dan
feature yang diinginkan kepada penjual yang
prospektif
◦ Persyaratan dan feature yang diinginkan harus dikategorikan sebagai mandatory (wajib
dilengkapi oleh penjual), sangat penting, atau dipertimbangkan (tidak wajib)
◦ Persyaratan juga diklasifkasikan ke dalam dua kriteria: memuaskan kebutuhan kita dari
14.
Perbedaan analisis sistem
dengan perancangan sistem
◦
Analisis: mempelajari sistem untuk
mendapatkan fakta dan data yang
relevan menganalisa permasalahan
serta menentukan kebutuhan dari
pengguna
◦
Sasaran analis adalah menentukan
apa yang harus dikerjakan dan
dihasilkan, sistem designer
15.
Empat langkah yang ada pada fase
pertama
◦ Fase pertama: Melakukan investigasi awal
Melakukan analisis awal, Anda perlu mencari apa yang menjadi tujuan organisasi dan sifat serta cakupan masalah, selanjutnya melihat apakah masalah yang dipelajari cocok dengan tujuan tersebut
Mengajukan solusi-solusi alternative. Solusi-solusi alternative bisa diperoleh dengan
Mendeskripsikan biaya dan keuntungan ,
anda perlu mendaftarkan biaya maupun keuntungan secara terperinci. Biaya akan tergantung dari keuntungan yang bisa
menawarkan penghematan.
Menyerahkan rencana awal, Semua yang
anda temukan digabung dalam suatu
laporan tertulis, pembaca laporan ini bisa saja eksekutif yang punya wewenang untuk memutuskan dan menjalankan proyek.
Anda harus mendeskripsikan solusi-solusi potensial, biaya, dan keuntungan dan
16.
Tiga langkah dalam fase kedua
◦ Fase kedua: Menganalisis sistem ◦ Tujuan dari fase kedua ini adalah
mengumpulkan data, menganalisis data, dan menuliskan laporan. Dalam fase ini, Anda akan mengikuti arahan dari pihak manajemen setelah mereka membaca
Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan
data, anda akan meninjau dokumen tertulis,
mewawancarai pegawai dan manajer, membuat kuesioner dan mengobservasi proses-proses di tempat kerja
Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan
kemudian dianalisis. Ada banyak piranti analitik yang dapat dipakai, piranti pemodelan
memungkinkan analisis system menampilkan
representasi system dalam bentuk gambar, misal data fow diagram atau diagram aliran data. Dan Perangkat CASE (Computer Aided Software
Menulis laporan, perlu membuat laporan
setelah selesai melakukan analisis. Ada 3 bagian, yang pertama, harus
menjelaskan cara bekerja system yang sudah ada. Kedua, harus menjelaskan
masalah-masalah pasa system yang ada. Ketiga harus mendeskripsikan ketentuan-ketentuan untuk system baru dan
17.
Tiga langkah pada fase ketiga
◦ Fase ketiga: Mendesain sistem
Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan
kapabilitas fungsional secara umum dari sistem informasi yang diusulkan. Perangkat yang
digunakan pada fase ini adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen proyek. Prototyping juga digunakan pada tahap ini,prototyping ialah
pengguna workstation, perangkat CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat model kerja dari komponen system sehingga system baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi prototype adalah system dengan kemapuan kerja terbatas yang
Membuat desain yang detail, desain yang
detail menggambarkan bagaimana
sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang
digambarkan secara umum dalam desain awal
Menulis laporan, semua pekerjaan dalam
18.
Tiga langkah yang diperlukan
dalam fase keempat
◦
Fase keempat: Mengembangkan sistem
Mengembangkan atau mendapatkan
perangkat lunak, analisis system harus membuat keputusan yang disebut
keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam keputusan tersebut, anda menentukan
Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih
perangkat lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak tersebut. Namun bisa saja system tidak membutuhkan perangkat keras, atau perangkat keras tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli
Menguji system, dengan perangkat lunak dan
perangkat keras yang telah diperoleh,maka dilakukan pengujian. Biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu:
Pengujian unit: kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program
ditulis sebagai usaha kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing bagian dari program diuji terpisah.
Pengujian system: bagian-bagian dihubungkan bersama-sama dengan menggunakan data uji untuk mengetahui apakah
19.Kegiatan pada fase kelima
◦ Fase kelima: Mengimplementasikan system
◦ Konversi ke system baru, proses transisi dari system informasi yang lama ke yang baru, melibatkan konversi perangkat keras, perangkat lunak, dan fle. Ada 4 strategi untuk melakukan konversi,yaitu:
Implementasi langsung: pengguna hanya berhenti menggunakan
system yang lama dan mulai mengguanakn yang baru
Implementasi parallel: Sistem lama dan system yang baru
berjalan berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat system lama tidak berfungsi lagi
Implementasi bertahap: bagian-bagian dari system baru dibuat dalam fase terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau sekaligus dalam kelompok-kelompok (langsung)
Implementasi pilot: seluruh system dicoba, namun hanya oleh
◦
Melatih pengguna, ada banyak
piranti yang bisa digunkan membuat
pengguna membuat pengguna
mengenal system baru dengan
20.Hal yang dilakukan pada fase keenam
◦ Fase keenam: Memelihara sistem
◦ Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan
meningkatkan system dengan cara melakukan audit dan evaluasi secara periodic dan dengan membuat
perubahan berdasarkan kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah lengkap, bahkan pengguna
sudah dilatih, system tidak bisa berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap dimana system harus
dimonitor untuk memastikan bahwa system itu berhasil ◦ Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap
berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan produk,
