RINGKASAN EKSEKUTIF. 1 L A K I P KPAD Kota Mataram

(1)

1 | L A K I P KPAD Kota Mataram

RINGKASAN EKSEKUTIF

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kota Mataram adalah salah satu Organisasi Lembaga Teknis Daerah, yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Mataram No. 18 Tahun 2000 dan disempurnakan dengan Peraturan Daerah Kota Mataram No. 05 Tahun 2008 yang memiliki tugas dan fungsi yakni melaksanakan pembinaan, layanan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan penataan, pengelolaan, penyimpanan, pemeliharaan, pelestarian bahan Pustaka dan Arsip Daerah serta mempersiapkan bahan perumusan kebijakan pembinaan dan pengembangan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

Berdasarkan tugas dan fungsi tersebut Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berupaya memberikan jasa layanan Perpustakaan dan Arsip kepada setiap pengguna (user) dengan menyiapkan bahan pustaka/ arsip yang bernilai guna dan berhasil guna. Seiring dengan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, di dalam intern organisasi khususnya banyak dijumpai berbagai kendala dan hambatan yang

seperti salah satunya minimnya tenaga para pengelola baik secara kuantitas maupun kualitas khususnya yang menangani bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Sehingga dalam performance segi pelayanan perpustakaan sampai saat ini belum dapat melayani masyarakat umum secara maksimal. Untuk dimaklumi bahwa sejak bulan Agustus 2005 Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah telah menempati gedung yang terletak di Jalan Gunung Rinjani No. 1 Kelurahan Dasan Agung Mataram. Gedung kantor terdiri dari dua lantai yaitu lantai pertama untuk ruangan sekretariat dan ruang baca anak, lantai dua dipergunakan untuk ruangan perpustakaan, sementara untuk Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan menempati gedung eks. Perhubungan. Dan sejak tanggal 3 Januari 2006 perpustakaanKota Mataram

(2)

mulai memberikan pelayanan untuk masyarakat umum. Untuk itu diharapan kedepan kegiatan promosi perpustakaan menjadi skala prioritas. Hal ini penting dilakukan guna memperkenalkan atau menginformasikan keberadaan maupun kegiatan/fasilitas sebuah perpustakaan termasuk kegiatan maupun koleksi bahan pustaka yang ada.

Dengan adanya kegiatan sosialisasi, seperti pembuatan brosur, membuat tulisan di Koran-koran lokal serta mengadakan Lomba yang dilaksanakan sesuai jadwal yang telah kami rencanakan seperti Lomba Mewarnai, Lomba Cerita untuk Tk. SD/MI dan Lomba Perpustakaan di Sekolah-sekolah, patut disyukuri Perpustakaan Kota Mataram sudah semakin dikenal dan Perpustakaan Kota Mataram akan terus berusaha meningkatkan kegiatan-kegiatan yang dimana tujuannya adalah meningkatkan Minat Budaya Baca pada masyarakat sekitarnya.

Untuk bidang Kearsipan, sesuai dengan Visi dan Misi KPAD diharapkan mampu memberdayakan arsip yang bermutu terutama arsip-arsip yang bernilai budaya daerah lokal dan agama. Hal ini sebagai pendukung pencapaian Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya. Untuk itu yang dilakukan adalah tertatanya atau terkelolanya arsip-arsip dinamis aktif dan inaktif maupun statis disetiap Unit kerja. Namun dalam prakteknya belum dapat mencapai sasaran secara keseluruhan. Kendalanya seperti yang diuraikan diatas, yakni kurangnya tenaga yang profesional yang menangani kearsipan termasuk jumlah tenaga pengelola baik di intern KPAD maupun ekstern kantor (SKPD se Kota Mataram), salah satu terobosan yang dilakukan oleh KPAD Kota Mataram untuk meningkatkan SDM profesional dibidang kearsipan (arsiparis) dengan melakukan kerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia dan Pemerintah Provinsi NTB melaksanakan Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Ahli.

(3)

Implikasi terhadap kurangnya perhatian maupun perlakukan arsip menjadi kurang proporsional terutama dikalangan pegawai dan masyarakat pada umumnya. Disamping kurangnya perhatian dan dukungan pimpinan dimasing-masing unit kerja.

Dari keterbatasan yang dimiliki oleh KPAD Kota Mataram, secara bertahap dan berkelanjutan berupaya melakukan peningkatan kinerja sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan yang dihadapi. Terutama pengadaan gedung Kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Dalam hal ini eksistensi gedung kantor menjadi skala prioritas. Dan upaya ini telah diwujudkan dengan membangun gedung yang representatif di sekitar kawasan sekolah dan dekat dengan pemukiman masyarakat. Dengan harapan mudah dikunjungi oleh masyarakat umum.

(4)

BAB I

PENDAHULUAN

I.I Latar Belakang

Untuk mendukung kelancaran tugas-tugas pemerintahan serta terwujudnya good governance khususnya di Kota Mataram, berbagai upaya dilakukan Pemerintah. Salah satunya dibentuknya Organisasi Lembaga Teknis Daerah yakni Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah disingkat KPAD. Keberadaan dua bidang profesi antara Perpustakaan dan Arsip menjadi urgent dan memiliki peran dan fungsi yang vital dalam mengusung Visi Kota Mataram yang Maju, Religius dan Berbudaya. Eksistensi Perpustakaan sebagai pusat pembelajaran masyarakat (Society Learning

Centre) serta sebagai pusat informasi masyarakat dibidang Ilmu

Pengetahuan dan Teknologi. Dengan terbentuknya lembaga ini diharapkan mampu mengentaskan kesenjangan informasi masyarakat. Dan sebaliknya diharapkan mampu sebagai Lembaga yang dapat mendukung peningkatan mutu pendidikan, penelitian, tempat rekreasi masyarakat yang murah dan tidak diskriminatif terhadap pemakai (user) dalam memberikan layanan informasi. Disatu sisi Arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban Pemerintahan menjadi penting. Disamping sebagai dasar pembuatan/penetapan keputusan atau kebijakan yang valid, Arsip sebagai pusat ingatan organisasi serta bukti pertanggungjawaban nasional.

Seringnya terjadi suatu kebijakan tidak dapat di implementasikan, alternatif suatu tindakan solusi atas masalah/kasus tidak dapat efektif bahkan tidak dapat terungkap dikarenakan kondisi atau ketidak teraturan arsip, lamanya proses temu balik, arsip rusak sebelum waktunya bahkan hilang menjadi fenomena yang umum pada instansi Pemerintah. Dalam hal ini arsip tidak saja sebagai bukti pertanggungjawaban suatu organisasi akan

(5)

tetapi menjadi "asset" Pemerintah Daerah yang tak ternilai harganya bukan seperti penilaian sebagian orang selama ini sebagai limbah organisasi. Bahkan arsip tidak saja digunakan untuk kepentingan intern pemerintah, tetapi dapat dimanfaatkan oleh pihak luar yakni bagi peneliti atau masyarakat umum yang tentunya sesuai dengan koridor bidang kearsipan.

Dengan demikian eksistensi keberadaan Kantor Perpustakaan dan Arsip menjadi suatu keharusan sebagai lembaga penyedia informasi bagi pengguna dalam mengakses informasi. Berdasarkan Perda No. 05 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan Organisasi Lembaga-lembaga Teknis Daerah Kota Mataram Nomor : 35/PERT/2008 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan & Arsip Daerah ( KPAD) Kota Mataram terdiri dari :

 Unsur pimpinan adalah Kepala Kantor

 Unsur Pembantu pimpinan adalah Kepala Sub Bagian Tata Usaha

 Unsur pelaksana adalah Kepala seksi, yang terdiri dari : a. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan b. Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

c. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

 Kelompok Jabatan Fungsional

I.II Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai unsur penunjang penyelenggara Pemerintah Daerah terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan buku-buku dan informasi yang dibutuhkan baik organisasi intern maupun ekstern. Arsip merupakan rekaman informasi dari setiap kegiatan setiap instansi tentang apa yang telah

(6)

dipikirkan/rencanakan, laksanakan/dihasilkan dan berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Mataram melalui Sekretaris Daerah.

Adapun tugas pokok KPAD adalah melaksanakan pembinaan layanan dan pengembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah serta melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, mensistemasikan, mengolah arsip dinamis dan statis guna memudahkan penemuan kembali serta sebagai khasanah daerah, bahan penelitian sejarah ( arsip statis).

Sedangkan fungsinya adalah mempersiapkan bahan perumusan kebijakan pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan di daerah serta melaksanakan pengolahan bahan pustaka dan arsip.

I.III Rincian Tugas Unsur Organisasi

Dalam melaksanakan kegiatan tugas pokok dan fungsi organisasi, diuraikan rincian dan tugas unsur organisasi sebagai berikut :

 Kepala Kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, membina dan mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan kantor dalam menyelenggarakan kewenangan daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.

Disamping itu Kepala Kantor mempunyai fungsi

a. Perumusan dan penetapan Visi dan Misi, Rencana Strategis dan Program Kerja Kantor;

b. Perumusan Kebijakan Teknis dibidang Perpustakaan dan Arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c. Penyelenggaraan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian serta bimbingan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan;

(7)

d. Perumusan program pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan;

e. Pelaksanaan kerjasama dengan pihak lain baik Instansi Pemerintah, Lembaga Organisasi Swadaya Masyarakat dan atau swasta;

f. Pengkoordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan tugas kantor dengan Satuan Kerja Perangkat daerah (SKPD) dan instansi terkait;

g. Pembinaan teknis administrasi pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan;

h. Pembinaan manajemen kepegawaian lingkup kantor;

i. Pelaporan Pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 Kepala Sub Bagian Tata Usaha Tugas :

a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam melaksanakan pembinaan.

b. Teknis dan Pelayanan administrasi perencanaan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan.

Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

a. Mengkoordinasi penyusunan rencana strategis, rencana kerja tahunan dan penetapan kinerja lingkup kantor;

b. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen pelaksanaan Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kantor;

c. Pelaksanaan pelayanan Teknis administratif kepada seluruh unit kerja lingkup kantor;

(8)

d. Perumusan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;

e. Pengkoordinasian penyusunan Standar Pelayanan Minimal dan Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan kegiatan lingkup kantor;

f. Perumusan dan penjabaran kebijakan teknis penyelenggaraan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian, dan perlengkapan ;

g. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Satuan Pemegang Kas dan Bendaharawan Barang;

h. Pengkoordinasian penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) lingkup kantor ;

i. Pelaksanaan pengaturan, pembinaan dan pengelolaan administrasi umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kesekretariatan;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

 Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

Tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Perpustakaan

a. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. Penyiapan bahan pedoman dan petun,juk teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan.

(9)

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan Layanan perpustakaan kepada perpustakaan pada Instansi Pemerintah, Perpustakaan sekolah, Perpustakaan swadaya masyarakat dan atau Perpustakaan Swasta ;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang Pengelolaan dan Layanan perpustakaan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

 Kepala Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan kearsipan.

Fungsi Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan:

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;

(10)

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;

d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang pengelolaan dan Layanan kearsipan dengan instansi terkait;

e. Penyiapan bahan pembinaan teknis dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan lembaga pendidikan lingkup pemerintah daerah;

f. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang Pengelolaan adan Layanan Kearsipan ;

g. Pelaksanaan pengelolaan dan layanan kearsipan;

h. Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan dibidang pengelolaan dan layanan kearsipan;

i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas seksi;

j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

 Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

Mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam penyusunan program dan pelaksanaan kegiatan pengembangan perpustakaan dan kearsipan.

Fungsi Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan

b. Penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;

(11)

c. Penyiapan bahan perumusan pengaturan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan; d. Penyiapan bahan koordinasi, informasi dan sinkronisasi dibidang

pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan instansi terkait; e. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi manajemen

perpustakaan dan kearsipan;

f. Penyiapan bahan koordinasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan bagi aparatur dan masyarakat dibidang pengelolaan dan layanan perpustakaan dan kearsipan;

g. Pengumpulan, pengolahan dan analisa data dibidang pengembangan perpustakaan dan kearsipan;

h. Penyiapan bahan pembinaan teknis terhadap jabatan fungsional Pustakawan dan Arsiparis;

i. Fasilitasi pengembangan perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, lembaga pendidikan, lembaga sosial swadaya masyarakat dan lembaga kemasyarakatan;

j. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas seksi;

k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

 Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

(12)

I.IV Permasalahan yang dihadapi

Dalam setiap langkah kegiatan masing-masing seksi, secara umum diuraikan beberapa kendala yang menjadi permasalahan dalam melaksanakan tugas dan pokok, antara lain :

 Kurangnya tenaga ahli (Fungsional) yang mengelola perpustakaan dan kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas, sehingga beban kerja terutama arsip tidak sesuai dengan jumlah tenaga pengelola.  Terbatasnya anggaran pengadaan mobil operasional/mobil

perpustakaan keliling sehingga untuk meningkatkan minat baca masyarakat belum efektif sesuai sasaran yang diinginkan.

 Kurangnya kesadaran/kepedulian para pegawai terutama unsur pimpinan SKPD tentang arti pentingnya arsip dan kearsipan, hal ini disebabkan karena kurangnya apresiasi dan sosialisasi tentang pentingya arsip.

 Terbatasnya anggaran untuk pengadaan bahan pustaka/koleksi perpustakaan yang berakibat kurangnya koleksi buku serta fasilitas yang dapat menunjang minat baca masyarakat.

 Terbatasnya penyediaan dana untuk kegiatan kearsipan di masing-masing dinas/instansi sehingga pengelolaan arsip di setiap unit kerja belum optimal

 Tidak adanya keseragaman aplikasi sistem kearsipan pada setiap Dinas/instansi

Dari permasalahan diatas, kiranya yang menjadi wacana krusial yang harus segera mendapat perhatian adalah penambahan pegawai untuk pengelola arsip. Dalam hal ini dapat diberikan alternatif solusi dengan mengangkat pegawai yang khusus menangani arsip. Demikian pula dukungan pimpinan sangat diharapkan dalam memberikan apresiasi pentingnya arsip kepada bawahan, sehingga arsip tidak menjadi

(13)

termarginalkan. Sebab hal ini akan berimplikasi terhadap keselamatan arsip itu sendiri. Apabila tidak diperlakukan secara proporsional maka "nasib" arsip akan menjadi terabaikan. Dengan kata lain arsip tidak dapat berfungsi sebagai sumber informasi melainkan hanya tumpukan kertas yang tidak ada nilai gunanya.

(14)

I.V

STRUKTUR ORGANISASI

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

KOTA MATARAM

JL. GUNUNG RINJANI NO. 1 DASAN AGUNG TELP. (0370) 649245 MATARAM

KEPALA KANTOR

KELOMPOK JABFUNG PUSTAKAWAN / ARSIPARIS

SEKSI

PENGELOLAAN DAN LAYANAN KEARSIPAN

SEKSI

PENGEMBANGAN PERPUST. & KEARSIPAN

SEKSI

PENGELOLAAN DAN LAYANAN PERPUSTAKAAN SK WALIKOTA MATARAM No. 35 / PERT / 2008 Tanggal 8 Agustus 2008

(15)

I.VI Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram Tahun 2015 adalah sebagai berikut :

I. BAB I PENDAHULUAN

II. BAB II PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KERJA

III. BAB III AKUNTABILITAS KINERJA

(16)

BAB II

PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KERJA

A. RENCANA STRATEGIK

Rencana strategik (Renstra) merupakan proses yang berorentasi pada hasil yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram selama kurun waktu 1 sampai 5 tahun secara sistematis dan berkesinambungan. Dalam hal ini pentingnya visi dan misi suatu organisasi serta kajian-kajian internal dan eksternal sebagai dasar perumusan visi dan misi tersebut.

Visi dan Misi kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram Visi : Terwujudnya pendayagunaan perpustakaan dan arsip sebagai sumber

informasi yang bermutu. Misi :

 Melestarikan bahan pustaka dan arsip yang memiliki nilai-nilai agama dan budaya daerah;

 Menggelorakan semangat minat baca dalam rangka peningkatan Sumber Daya Manusia;

 Memanfaatkan dan meningkatkan koleksi bahan pustaka dan arsip daerah sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi;

 Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan Perpustakaan dan Arsip;

 Mengembangkan kerjasama koordinasi dan kemitraan. Tujuan dan sasaran

Seiring dengan visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram, maka tujuan yang ingin dicapai adalah : Meningkatkan pendayagunaan pengolahan bahan pustaka dan arsip

(17)

sebagai sumber informasi, IPTEK dalam rangka peningkatan SDM serta sebagai pendukung kegiatan pemerintahan.

Sedangkan sasarannya adalah sebagai berikut

1. Tertatanya/terkelolanya bahan pustaka dan arsip disetiap unit kerja lingkup Kota Mataram dengan baik dan benar.

2. Peningkatan kualitas pelayanan terhadap pengguna Perpustakan dan Arsip yang efektif dan efisien.

3. Terselenggaranya administrasi dengan baik serta terpenuhi kebutuhan sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan.

Cara pencapaian tujuan dan sasaran

Dalam upaya pencapain tujuan dan sasaran yang diinginkan. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram berusaha dengan segala kemampuan serta dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.

 Cara pencapaian tujuan

Guna tercapainya tujuan yang diinginkan dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:

a. Pengolahan bahan pustaka dan arsip secara kontinyu dengan memprioritaskan penanganan Arsip Kelurahan;

b. Mengembangkan kerjasama dan kemitraan dengan Taman Bacaan Masyarakat (TBM), sekolah-sekolah, perpustakaan tempat ibadah dll, terutama dalam menunjang program perpustakaan;

c. Peningkatan pendidikan dan pelatihan bagi para pengelola Perpustakaan dan Arsip;

d. Melakukan pendataan arsip, monitoring, evaluasi-evaluasi pada setiap Dinas/Intansi, sampai ditingkat kelurahan;

(18)

e. Melakukan kegiatan akuisisi secara periodik untuk menambah khasanah arsip yang bernilai guna tinggi;

f. Mengikuti kegiatan pameran-pameran yang diadakan oleh Propinsi atau Kabupaten/Kota lainnya.

g. Membuat Peraturan-peraturan Walikota tentang Urusan Kearsipan untuk memperoleh keseragaman dan acuan bagi SKPD Lingkup Kota Mataram dalam penerapan tata kelola arsip di SKPD masing-masing.

h. Memperbanyak kegiatan-kegiatan bidang perpustakaan yang bersentuhan langsung dengan masyarakat sehingga dapat menumbuh kembangkan minat baca masyarakat.

Untuk mencapai tujuan dan sasaran, ditetapkan beberapa program-program yaitu :

a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

c. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan d. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah e. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana

Kearsipan

 Cara pencapaian sasaran

Guna tercapainya sasaran yang diinginkan dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:

1. Melaksanakan kerjasama bidang Perpustakaan dalam Pengembangan Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat, sedangkan untuk bidang kearsipan, yakni melakukan kerjasama untuk pembinaan tenaga teknis pengelola kearsipan (Diklat kearsipan) dengan Badan

(19)

Perpustakaan dan Arsip Propinsi NTB maupun Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

2. Melaksanakan pembinaan, evaluasi dan monitoring dibidang Perpustakaan dan Kearsipan ke seluruh unit kerja pada lingkup Kota Mataram dengan melibatkan Fasilitator Masyarakat, Tokoh Agama/Masyarakat dan Guru.

3. Berusaha meningkatkan pelayanan jasa peminjaman perpustakaan kepada seluruh masyarakat/pegawai serta memberikan bantuan teknis dan peralatan pengolahan Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan kemampuan/anggaran yang tersedia.

4. Menyelenggarakan layanan penataan/pengolahan Arsip in-aktif dan kegiatan Akuisisi Arsip di Dinas/Instansi pada lingkup Kota Mataram dengan melibatkan Arsiparis KPAD dan Pegawai pada unit kerja yang bersangkutan.

5. Meningkatkan sarana dan prasarana pendukung pelayanan dan kegiatan baik di bidang perpustakaan maupun kearsipan.

(20)

Tabel 1

Rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Target Rp (000) Target Rp Target Rp Target Rp Target Rp Target Rp

Meningkatkan minat baca

masyarakat Kota Mataram - Meningkatnya minat baca masyarakat Jumlah kunjungan ke perpustakaan Budaya baca di masyarakat yang semakin

meningkat yang dimulai dari lingkungan keluarga.

- Berperan sertanya siswa sekolah di Kota Mataram

dalam lomba bidang kepustakaan di lingkup Nasional Peserta lomba bidang kepustakaan - Kegiatan Pengembangan Minat dan Budaya Baca

Terlaksananya pendataan dan pembinaan perpustakaan tingkat SD/MI s/d SMA/Ma, Rumah Ibadah dan TBM

100% 100% 65.720 100% 62.000 100% 62.000 100% 62.000 100% 62.000 100% 313.720 - Terwujudnya perpustakaan di sekolah, rumah ibadah

dan kelurahan yang dapat mengakomodir kebutuhan bahan bacaan masyarakat

Jumlah perpustakaan yang dibina - Kegiatan Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum

Daerah

Tersedianya Bahan Pustaka Perpustakaan Umum

Daerah 100% 100% 119.300 100% 103.000 100% 153.000 100% 123.000 100% 123.000 100% 621.300 Berjalannya pengelolaan perpustakaan berbasis

otomasi

Terpenuhinya sarana-prasarana

perpustakaan - Kegiatan Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca

Terlaksananya Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca (Lomba dan Pameran Perpustakaan)

- - - - - 3 kgt 30.000 3 kgt 43.000 3 kgt 30.000 9 kgt 103.000 Menyelamatkan dan

melestarikan arsip yang memiliki nilai-nilai pertanggung jawaban pemerintahan, agama, sejarah dan budaya daerah

-Selamat dan lestarinya arsip yang memiliki nilai-nilai pertanggung jawaban pemerintahan, agama, sejarah dan budaya daerah

SKPD yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku

Meningkatnya penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

- Terpublikasinya khasanah arsip daerah Terlaksananya pameran kearsipan -Kegiatan Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan

Arsip Meningkatnya sarana dan prasarana kearsipan 100% 100% 41.925 100% 198.580 100% 3.219.600 100% 234.560 100% 141.664 100% 3.836.329 - Terlaksananya penerapan Sistem Informasi Kearsipan Terpenuhinya kebutuhan sarana

dan prasarana kearsipan - Kegiatan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Terlaksananya pendataan dan penataan arsip

daerah 100% 100% 208.900 100% 176.800 100% 126.800 100% 226.800 100% 139.480 100% 878.780 Bertambahnya khasanah arsip vital - Pameran Kearsipan Sosialisasi khasanah/koleksi arsip daerah 1 kgt 1 kgt 5.325 1 kgt 31.340 1 kgt 10.000 1 kgt 34.474 1 kgt 11.000 1 kgt 92.139 Memelihara sarana dan

prasarana kearsipan daerah, Menyelenggarakan Bintek dan Lomba Bidang Kearsipan

- Terpeliharanya sarana dan prasarana kearsipan daerah. Arsip terselamatkan dan Pelestarian Dapat Terjaga Arsip terselamtkan dan Pelestarian dapat terjaga

- Keseragaman dalam tata kelola kearsipan. SKPD yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku

-Kegiatan Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan

dan penyimpanan arsip Arsip aman dari gangguan yang merusak arsip 100% 100% 18.575 100% 26.255 100% 28.880 100% 31.768 100% 34.945 100% 140.423

-Kegiatan Bintek Kearsipan Terlaksananya Bintek Kearsipan di Lingkup

Instansi Pemerintah 1 kgt - - - - 1 kgt 25.000 - - 1 kgt 30.000 2 kgt 55.000

-Kegiatan Lomba Tata Kearsipan Tertatanya arsip SKPD dengan baik - 1 kgt 20.000 - - - - 1 kgt 25.000 - - 2 kgt 45.000

Kondisi Kinerja pada akhir periode Renstra SKPD

Tujuan Indikator Sasaran Program dan kegiatan

Target Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Indikator Kinerja Program (outcome) dan Kegiatan

(output)

Data Capaian pada Tahun Awal Perencanaan (Tahun 2010) Sasaran

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

(21)

B. RENCANA KINERJA ( RENJA ) TAHUN 2015

Secara umum pada Tahun Anggaran 2015, terdapat 5 ( lima ) program yang menjadi indikator rencana kinerja pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram; terdiri atas

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; Langkah ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran.

 Tujuan Program

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran bertujuan untuk menciptakan Sistem administrasi Perkantoran yang lancar, tertib dan teratur serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku.

 Sasaran Program

Sasaran Program Pelayanan Administrasi Perkantoran adalah penyediaan jasa surat menyurat, penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik, penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas/operasional, penyediaan Alat tulis kantor, penyediaan barang cetakan dan penggandaan, penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor, penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan, penyediaan makanan dan minuman, rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah, dan penyediaan administrasi keuangan.

2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; Langkah ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka memperlancar kegiatan dan kenyamanan bagi aparatur dalam melaksanakan kewajibannya.

(22)

 Tujuan Program

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur bertujuan untuk penyediaan sarana dan prasarana serta fasilitas yang memadai untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tupoksi.

 Sasaran Program

Sasaran Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur adalah penyediaan sarana/prasarana penunjang kinerja aparatur, pembangunan/ rehabilitasi gedung kantor, pengadaan peralatan gedung kantor, pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor, pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional, pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor.

3. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan;

 Tujuan Program

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan bertujuan terlaksananya pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan.

 Sasaran Program

Sasaran Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan adalah pengembangan minat baca dan penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah, Dengan cara meningkatkan jumlah koleksi buku, sarana prasarana pendukung dalam menunjang kegiatan pengelolaan perpustakaan serta pembinaan pada perpustakaan baik disekolah maupun di taman bacaan masyarakat dengan mengadakan Lomba Perpustakaan Sekolah, selain itu diadakan pula Lomba Bercerita Tingkat SD/MI se Kota Mataram, Lomba Mewarnai Gambar dilingkungan TBM usia 3 s/d 6 tahun, Lomba Mengarang di Lingkungan TBM usia 10

(23)

s/d 15 tahun, Lomba Bercerita untuk Ibu Rumah Tangga di Lingkungan TBM serta Bimbingan Teknis Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, TBM dan Rumah Ibadah se Kota Mataram. 4. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah;

program ini bertujuan untuk menginventarisir dokumen/arsip yang ada pada Instansi, kantor lingkup Pemerintah Kota Mataram.

 Tujuan Program

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah bertujuan menyelamatkan dan melestarikan dokumen/arsip daerah.

 Sasaran Program

Sasaran Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah adalah pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip, pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah serta Bimbingan Teknis Kearsipan lingkup Sekolah Dasar/ Madrasah Ibtidaiyah se Kota Mataram.

5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan;

 Tujuan Program

Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan bertujuan memelihara sarana dan prasarana kearsipan daerah.

 Sasaran Program

Sasaran Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan adalah pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip

(24)

C. PENETAPAN KINERJA TAHUN 2015

Adapun perjanjian Penetapan Kinerja Tahun 2015 yang disepakati antara Walikota Mataram dengan Pimpinan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram dalam mewujudkan target kinerja tahun 2015 dengan rincian tertuang dalam Matrik Formulir Penetapan Kinerja Tahun 2015 sebagai berikut :

(25)

PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA MATARAM

No. Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target

1 2 3 4

1 - Terlaksananya penyediaan prasarana dan sarana perpustakaan umum, TBM/PKBM dan rumah ibadah, serta terwujudnya pelayanan Taman Bacaan dimasyarakat

- meningkatnya minat baca siswa dan masyarakat

6 kgt

2 - Terlaksananya Pendataan, evaluasi dan pembinaan Perpustakaan SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, Rumah Ibadah dan TBM serta pelaksanaan Lomba Perpustakaan Terbaik Tk. SMP/MTs, Lomba Bercerita Tk/MI, Lomba-lomba di LIngkungan TBM, Pameran

Perpustakaan dan arsip, Diklat/Munas IPI dan Bintek Perpustakaan bagi pengelola.

- Tercapainya pendataan, evaluasi dan pembinaan Perpustakaan SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, Rumah Ibadah dan TBM serta terlaksananya Lomba-lomba, bimbingan teknis dan pameran bidang kepustakaan dan

kearsipan

9 kgt

3 - Terlaksananya penyediaan bahan Pustaka Perpustakaan

- Terpenuhinya koleksi bahan pustaka yang siap di baca oleh pengunjung perpustakaan

5 Kgt

4 -

Tersedianya sarana pengolahan dan

penyimpanan arsip (Boks arsip, Rak pengering dan kipas angin kegiatan preservasi, rak pamer pameran)

- Meningkatnya sarana dan prasarana kearsipan dan terpeliharanya arsip daerah

6 unit

(26)

5 - Terlaksananya pendataan dan penataan arsip daerah melalui kegiatan Lomba tata kelola arsip tingkat SKPD dan Kelurahan, Bintek pengangkatatan arsiparis, Bintek Teknis dan Fungsional di Pusdiklat ANRI, pendistribusian aturan dibidang kearsipan, Penelusuran arsip sejarah Kota Mataram serta kegiatan

preservasi arsip di ANRI

- Tertatanya arsip daerah 8 kgt

6 - Terlaksananya Bimbingan Teknis di Lingkungan Instansi Pemerintah se Kota Mataram

- Meningkatnya pemahaman pengelola arsip tentang kearsipan di Lingkup Instansi Pemerintah se Kota Mataram

150 org

7 - Terlaksananya pemeliharaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip

- Terselamatkan dan terjaganya kelestarian arsip 1 Tahun

Program Anggaran Keterangan 1. Pengembangan Budaya Baca dan

Pembinaan Perpustakaan

Rp828.760.000

2. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/arsip daerah

Rp539.769.500

3. Pemeliharaan Rutin/Berkala sarana dan Prasarana kearsipan

Rp107.116.050

(27)

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram sebagai sebuah Lembaga Teknis Daerah, dalam setiap kegiatannya berusaha memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna (user), dengan kata lain profesionalisme pelayanan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan menjadi tujuan yang diinginkan. Disamping akuntabilitas kerja yang dapat menjadi indikator keberhasilan organisasi.

Mengingat banyaknya tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam setiap pengolahan Perpustakaan dan Kearsipan dibutuhkan biaya/dana, SDM sebagai sumber masukan (input). Selama ini masalah penyediaan dana/SDM menjadi faktor menghambat sehingga belum dapat diharapkan hasil (output)

yang sesuai dengan rencana kerja sehingga secara otomatis efek langsung dari kurangnya unsur pendukung dimaksud, berimplikasi terhadap pencapaian hasil/cerminan fungsi dari keluaran (Outcome) yang diharapkan.

Pelayanan perpustakaan yang baik dan sesuai standar kekinian merupakan kunci pelayanan publik yang baik, standar SDM yang mumpuni dapat ditingkatkan melalui pelatihan-pelatihan teknis dan fungsional sehingga ilmu-ilmu perpustakaan yang dimiliki senantiasa terbarukan, untuk peningkatan sarana dan prasarana bidang perpustakaan KPAD Kota Mataram menjalin kerjasama dengan Coca-Cola Foundation yang pada tahun ini mendapatkan fasilitas 4 unit komputer beserta jaringan internet untuk kebutuhan perpustakaan digital.

Untuk bidang kearsipan, kegiatan yang dapat dikedepankan ialah peningkatan SDM kearsipan pada SKPD maupun Sekolah-sekolah di Kota Mataram, dimana pada tahun 2015 KPAD Kota Mataram telah mengusahakan pengangkatan Arsiparis tingkat keterampilan melalui jalur Inpassing serta menganggarkan untuk Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang

(28)

pelaksanaannya dilaksanakan oleh Pemerintah Propinsi NTB sebanyak 13 (tiga belas) orang peserta dari Pemerintah Kota Mataram.

1. ANALISIS CAPAIAN SASARAN KEGIATAN DIBIDANG

PERPUSTAKAAN

Untuk dapat memberdayakan fungsi Perpustakaan sebagai sumber pengetahuan/informasi, maka perpustakaan sebagai pengelola informasi dan sumber informasi harus mampu memberikan pelayanan yang memadai dengan menyediakan koleksi bahan pustaka yang benar-benar relevan dengan permintaan pengguna. Dengan kata lain secara fungsional dibutuhkan koleksi bahan pustaka, sarana dan prasarana dan tenaga pengelola yang sesuai dengan bidangnya.

Di samping itu, keberadaan tenaga pengelola perpustakaan adalah faktor pendukung yang dominan. Pelayanan yang baik akan memberikan warna baru bagi eksisnya sebuah perpustakaan. Saat ini KPAD baru memiliki 6 (Enam) tenaga Pustakawan yang diangkat melalui kualifikasi pendidikannya dan impassing. Secara fungsional jumlah tenaga pengelola ini masih belum sesuai dengan harapan. Namun demikian dari Pihak Pemda Kota Mataram berusaha meningkatkan SDM para pengelola Perpustakaan dengan mengirim para Pustakawan untuk mengikuti pendidikan dan Pelatihan Perpustakaan. Sehingga secara kuantitas dan kualitas masih perlu ditingkatkan.

Disamping memberdayakan fungsi perpustakaan di kantor para tenaga pustakawan juga membina dan mendata perpustakaan pada sekolah-sekolah SD/MI/SMP/MTs/ SMA/MA, Rumah Ibadah dan Taman Bacaan Masyarakat (TBM) dan Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM) se Kota-Mataram, hal ini dilaksanakan sebagai bentuk pelayanan dan kerjasama dengan pihak-pihak di luar kantor.

Dari segi peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan Kota Mataram, dilihat dari grafik jumlah pengunjung di Tahun 2015, jumlah pengunjung

(29)

perpustakaan Kota Mataram sejumlah 22.348 orang; 18 Perpustakaan sekolah-sekolah dan 12 Taman Bacaan Masyarakat yang diadakan pembinaan, sedangkan dari segi pengembangan perpustakaan disamping adanya Taman Bacaan Sangkareang, Taman Bacaan Udayana dan Taman Bacaan Pantai Ampenan. KPAD Kota Mataram sejak Tahun 2011 telah membuka satu ruangan khusus untuk perpustakaan anak yang terletak dilantai I, perpustakaan anak melayani anggota mulai tingkat SD sampai dengan tingkat SMP, kemudian telah dibuka layanan Hotspot Internet gratis bagi pengunjung. Selain itu untuk mensukseskan Program CAR FREE DAY yang dicanangkan 30 Januari 2011 oleh Walikota Mataram, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram membuka pelayanan di jalan Udayana setiap hari Minggu mulai jam 06.30 s/d 10.00 pagi.

Uraian rencana dan capaian kegiatan bidang perpustakaan, sebagai berikut :

a. Kegiatan Lomba Bercerita Tingkat SD/MI se Kota Mataram yang merupakan kegiatan tahunan dan bersinergi dengan Lomba Bercerita Tingkat Propinsi dan Tingkat Nasional; pada tahun 2015 jumlah sekolah yang mengikuti Lomba Bercerita tingkat SD/MI sebanyak 38 (tiga puluh

(30)

delapan) peserta, pemenang lomba ini akan diikutsertakan pada lomba tingkat Propinsi untuk mewakili Kota Mataram.

Dokumentasi Kegiatan Lomba Bercerita Tk. SD/MI

b. Kegiatan Pameran Perpustakaan dan Arsip Tk Propinsi NTB, kegiatan pameran juga merupakan agenda tahunan yang diadakan oleh Pemprov NTB yang diadakan secara bergilir diseluruh Kabupaten/Kota di NTB, untuk tahun 2015 pelaksanaan Pameran diadakan di Kota Selong Kabupaten Lombok Timur; kegiatan ini untuk mengenalkan khasanah serta koleksi arsip dan bahan pustaka yang dimiliki oleh masing-masing Kab/Kota se NTB.

(31)

c. Kegiatan Lomba Perpustakaan Sekolah se Kota Mataram, kegiatan ini untuk menstimulasi perpustakaan sekolah untuk mengelola perpustakaannya sesuai dengan standar minimal perpustakaan di sekolah, pada tahun 2015 terdapat 30 sekolah yang dinilai, dengan hadiah bagi pengelola berupa kunjungan ke Perpustakaan Nasional RI guna menambah wawasan kepustakaan yang lebih baik.

Dokumentasi Kegiatan Lomba Perpustakaan Sekolah

d. Kegiatan Lomba Mewarnai Gambar dilingkungan TBM Usia 3 s/d 6 tahun, kegiatan ini merupakan kegiatan yang langsung bersentuhan kemasyarakat untuk menggalakkan masyarakat gemar membaca di lingkungan TBM, adapun peserta sebanyak 50 anak perwakilan dari TBM se Kota Mataram.

(32)

e. Kegiatan Lomba Mengarang dilingkungan TBM usia 10 s/d 15 tahun, kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan masyarakat gemar membaca; adapun peserta lomba ini sebanyak 25 anak perwakilan TBM di Kota Mataram

Dokumentasi Kegiatan Lomba Mengarang

f. Kegiatan Lomba Bercerita untuk Ibu Rumah Tangga di Lingkungan TBM, kegiatan ini bertujuan meningkatkan masyarakat gemar membaca untuk kalangan Ibu rumah tangga non pekerja, kegiatan ini diikuti oleh 25 (dua puluh lima) orang IRT perwakilan TBM di Kota Mataram

(33)

g. Kegiatan Bimtek Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, TBM/ Rumah Ibadah se Kota Mataram, kegiatan ini mengharapkan hasil (outcome) terciptanya pengelola perpustakaan Sekolah, TBM dan rumah ibadah yang profesional

Dokumentasi Kegiatan Bimtek Perpustakaan

Disamping kegiatan yang telah direncanakan dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) 2015, terdapat juga kegiatan insidentil misalnya kunjungan dari siswa-siswi sekolah mulai dari tingkat Usia Dini hingga tingkat mahasiswa untuk melakukan pembelajaran lapangan.

(34)

2. ANALISIS CAPAIAN SASARAN KEGIATAN BIDANG

KEARSIPAN.

Kegiatan bidang Kearsipan pada KPAD belum maksimal. Hal ini disebabkan kurangnya tenaga pengelola baik tenaga di KPAD maupun di unit kerja. Untuk itu KPAD melalui Seksi Pengelolaan dan Layanan Kearsipan memfokuskan pada kegiatan peningkatan SDM kearsipan.

Uraian rencana dan capaian kegiatan bidang perpustakaan, sebagai berikut :

a. Kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan, untuk tahun 2015 KPAD Kota Mataram melaksanakan bintek dengan menyasar para Kepala Sekolah Tk. SD/MI se Kota Mataram sejumlah 187 (seratus delapan puluh tujuh) sekolah, adapun hasil (outcome) yang ingin dicapai agar kepala sekolah sebagai penentu kebijakan lingkup sekolah dapat memahami tata cara pengelolaan arsip yang baik sehingga terdapat kesamaan pemahaman dengan pengelola disekolah masing-masing.

(35)

b. Kegiatan Penelusuran Arsip Sejarah Kota Mataram, kegiatan ini bertujuan untuk menghimpun informasi tentang sejarah berdirinya Kota Mataram dengan mewawancarai Tokoh Pelaku Sejarah pembentukan Kota Mataram.

Dokumentasi Penelusuran Arsip Sejarah Kota Mataram

c. Kegiatan Diklat Penciptaan Arsiparis, kegiatan ini merupakan upaya peningkatan SDM bidang kearsipan (Arsiparis) untuk di SKPD dan Sekolah di Kota Mataram, kegiatan ini dilakukan secara bertahap, adapun pelaksanaan Diklat diselenggarakan oleh Badan Diklat dan Kepegawaian Daerah Pemprov NTB; Kota Mataram me ngirimkan peserta terbanyak sejumlah 13 (tiga belas) orang.

(36)

sedangkan kegiatan pengelolaan dan penataan arsip pada : 1. BPKAD dengan 2 (dua) tahapan pengerjaan;

2. Kelurahan Punia dalam rangka Lomba Kelurahan Tingkat Propinsi NTB. Sedangkan Pembinaan kearsipan dilaksanakan :

 Seluruh Kecamatan dan kelurahan se Kota Mataram

Dari jumlah di atas, bahwa kegiatan pengelolaan kearsipan belum dapat menjangkau secara menyeluruh kepada Dinas/Instansi. Ada beberapa faktor penyebab kurangnya capaian hasil kegiatan,yakni sbb :

 Tidak tersedianya dana untuk kegiatan kearsipan dimasing- masing unit kerja;

 Kurangnya perhatian dan kepedulian pimpinan terhadap pentingnya arsip;

 Tidak ada petugas khusus kearsipan di setiap unit kerja;

 Kurangnya sarana dan prasarana kearsipan seperti tempat penyimpanan arsip aktif maupun in aktif.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa kegiatan kearsipan pada lingkup Kota Mataram, belum mencapai sasaran. Hal ini perlu menjadi perhatian Pemerintah Kota Mataram dengan menawarkan alternatif solusi sebagai berikut

 Diusahakan dimasing-masing unit kerja Dinas/Instansi mengalokasikan dana/anggaran untuk pengelolaan arsip.

 Perlunya pengangkatan petugas khusus (arsiparis) yang menangani kearsipan di masing-masing Unit kerja.

 Apresiasi terhadap bidang kearsipan bagi para pejabat eselon II dan III menjadi skala prioritas bagi KPAD.

 Memberikan "award" atau tunjangan kepada para pengelola arsip disetiap dinas/instansi.

(37)

bidang kearsipan. Hal ini penting dilakukan untuk memacu para pegawai untuk lebih memperhatikan arsip.

 Untuk peningkatan SDM dan penciptaan tenaga ahli bidang kearsipan, hendaknya Pemda mengupayakan pengiriman pegawai untuk Tugas Belajar atau kegiatan magang guna memberikan pengetahuan kepada Pengelola Arsip.

(38)

3. AKUNTABILITAS KEUANGAN Rencana dan Realisasi DPPA

Berdasarkan Rencana Kerja tahun 2015, terdapat beberapa program kerja yang tertuang dalam Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran (DPPA) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram.

Adapun jumlah dana yang tersedia seluruhnya sebesar Rp. 3.536.212.867,- dengan uraian rincian kegiatan adalah sebagai berikut :

No. Program/ Kegiatan Anggaran tahun 2015

1 Administrasi Umum, sbb :

 Belanja Pegawai Rp. 1.380.970.317,-

2 Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, sbb:

 Penyediaan Jasa Surat Menyurat

 Penyediaan Jasa Komunikasi, air dan listrik

 Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan Kendaraan dinas/operasional

 Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan

 Penyediaan Alat Tulis Kantor

 Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

 Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor

 Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan

 Penyediaan makanan dan minuman

 Rapat-rapat koordinasi & konsultasi ke luar daerah

 Penyusunan Dokumen Perencanaan

 Penyediaan Administrasi Keuangan

Rp. 2.010.000,- Rp. 52.155.000,- Rp. 6.600.000,- Rp. 142.195.000,- Rp. 26.860.000,- Rp. 4.950.000,- Rp. 6.885.000,- Rp. 13.008.000,- Rp. 2.750.000,- Rp. 70.400.000,- Rp. 525.000,- Rp. 46.890.000,-

(39)

3 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, sbb :

 Pembangunan gedung kantor

 Pengadaan peralatan gedung kantor

 Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor

 Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/Operasional

 Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor

 Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor

Rp. 17.305.000,- Rp. 24.000.000,- Rp. 91.250.000,- Rp. 51.004.000,- Rp. 13.740.000,- Rp. 113.425.000,- 4 Program Pengembangan Budaya Baca &

Pembinaan Perpustakaan, sbb :

 Pengembangan Minat dan Budaya Baca

 Supervisi, Pembinaan dan stimulasi

 Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan

 Pameran Perpustakaan dan Arsip Tk. Prov NTB

 Lomba Bercerita Tk SD/MI

 Lomba Perpustakaan Sekolah

 Lomba Mewarnai Gambar

 Lomba Mengarangan usia 10 s/d 15 thn

 Lomba Bercerita IRT dilingkungan TBM

 Bimtek Pengelolaan Perpustakaan Sekolah

 Bimtek Pengelolaan Perpustakaan TBM/RI

Rp. 170.600.000,- Rp. 185.768.000,- Rp. 183.470.000,- Rp. 18.375.000,- Rp. 39.670.000,- Rp. 47.262.000,- Rp. 18.295.000,- Rp. 15.635.000,- Rp. 15.635.000,- Rp. 34.750.000,- Rp. 38.945.000,- 5 Program Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah, sbb :

 Pengadaan Sarana Pengolahan dan

Penyimpanan Arsip

(40)

 Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

 Bimtek Kearsipan Tk SD/MI se Kota Mataram

Rp. 489.272.000,-

Rp. 50.619.500,- 6 Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan

Prasarana Kearsipan, sbb :

 Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Pengolahan Dan Penyimpanan Arsip

Rp. 84.494.050,-

Rincian rencana dan Realisasi Anggaran KPAD Kota Mataram dapat dilihat dari tabel dibawah ini :

No Program Rencana (Rp) Realisasi (Rp) Capaian Kinerja (%) 1 2 3 4 5 6 Pemberdayaan Organisasi KPAD Pelayanan Administrasi Perkantoran

Peningkatan Sarana & Prasarana Aparatur Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

Penyelamatan dan

Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah

Pemeliharaan

Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan 1.380.970.317,- 375.228.000,- 310.724.000,- 768.405.000,- 616.391.500,- 84.494.050,- 1.314.465.924,- 332.809.558,- 282.727.000,- 714.662.500,- 577.906.850,- 84.494.050,- 95.18 % 88.70 % 90.99 % 93.01 % 93.76 % 100 % TOTAL 3.536.212.867,- 3.307.065.882,- 93.52 %

(41)

Sumber : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Dengan demikian, dari hasil perhitungan anggaran maka secara kuantitatif capaian nilai kinerja anggaran rata-rata sebesar 93.52 %, sehingga masing-masing seksi dinilai sangat berhasil dalam menyerap anggaran yang telah direncanakan.

(42)

BAB III PENUTUP

Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa secara umum capaian atau target realisasi anggaran kegiatan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram mencapai 93.52 %. Namun dari capaian nilai kinerja dari masing-masing para pelaku aktivitas belum sesuai dengan harapan.

Untuk itu langkah strategis yang tepat untuk pencapaian kinerja menjadi lebih maksimal adalah perlunya peningkatan Sumber Daya Manusia, baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Sehingga diharapkan profesionalisme dan optimalisasi di bidang Perpustakaan dan Kearsipan lebih meningkat dari pada tahun-tahun sebelumnya.

Aplikasi manajemen yang efektif dan efisien di bidang Perpustakaan dan Kearsipan merupakan kata kunci untuk tercapainya tujuan yang diinginkan, sehingga dengan demikian nantinya mampu memberikan pelayanan secara maksimal kepada masyarakat pengguna (user) yang pada akhirnya akan menimbulkan pengaruh kontribusi terhadap Pendapatan Asli Daerah (PAD) Pemerintah Kota Mataram.

Mataram, Januari 2016

Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Mataram

Ir. Hj. Ririn Yuniarti L. W. Pembina Tk. I (IV/b) NIP. 19620620 198603 2 014

(43)

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1.

RENCANA KERJA TAHUNAN TAHUN 2015