PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM
INFORMASI (BAGIAN I) INFORMASI (BAGIAN I)
A.
A. TINJAUAN PUSTAKATINJAUAN PUSTAKA I.
I. Empat Langkah dalam Siklus Empat Langkah dalam Siklus PemrosesPemrosesan Dataan Data Salah satu fungsi dari sistem informasi
Salah satu fungsi dari sistem informasi akuntansi adalah memprosesakuntansi adalah memproses transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif dan efisien. transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif dan efisien. Siklus informasi (Bruch dan Grudnitski, 1989; Elisabet Y. A., 2017: hal 14) Siklus informasi (Bruch dan Grudnitski, 1989; Elisabet Y. A., 2017: hal 14) menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali.
pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali.
Ada empat kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk Ada empat kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan, yaitu:
menghasilkan informasi yang berguna dan relevan, yaitu: a.
a. Perekaman dataPerekaman data
Tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana data direkam dan Tahap pertama dari siklus pemrosesan data dimana data direkam dan dimasukan kedalam sistem. Perekaman data biasanya dipicu oleh kegiatan dimasukan kedalam sistem. Perekaman data biasanya dipicu oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam harus mencakup:
bisnis. Data yang direkam harus mencakup: 1.
1. Aktivitas yang terjadiAktivitas yang terjadi 2.
2. Sumber daya yang terdampak oleh setiap aktivitasSumber daya yang terdampak oleh setiap aktivitas 3.
3. Pihak-pihak (orang/SDM) yang terlibat dalam setiap proses.Pihak-pihak (orang/SDM) yang terlibat dalam setiap proses. b.
b. Penyimpanan dataPenyimpanan data
Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan,
perusahaan, namun namun ketersediaan ketersediaan data data bukan bukan merupakan merupakan hal hal yang yang cukupcukup untuk dapat membuat perusahaan mampu menggunakan data-data te
untuk dapat membuat perusahaan mampu menggunakan data-data te rsebutrsebut untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Untuk dapat berguna data untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Untuk dapat berguna data harus dapat dengan mudah mengakses data kemudian menggunakannya. harus dapat dengan mudah mengakses data kemudian menggunakannya. Data dikelompokan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses Data dikelompokan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses temutemu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam bentuk
dan subdiary ledger memiliki control account , yang dapat digunakan untuk menjaga keakurasian data dalam sistem informasi akuntansi.
Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data secara sistematis, yaitu:
1. Sequence Code: data-data diberi kode nomor secara berurutan.
2. Block Code: data-data diberi nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan jenis datanya.
3. Group Code: data-data diberi kode dengan menggunakan grup dan subgroup.
4. Mnemonic Code: data-data diberi kode dengan menggunakan huruf dan angka.
c. Pemrosesan data
Setelah data direkam kedalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data agar database tetap mutakhir. Proses tersebut meliputi:
1. Creating : proses pembuatan record baru, seperti merekam data karyawan baru.
2. Reading : proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan. 3. Updating : proses pemutakhiran data sesuai dengan kegiatan aktivitas
bisnis, misalnya mengubah nilai account receivable sesuai dengan pembayaran dilakukan oleh pelanggan.
4. Delecting : menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang ditetapkan oleh perusahaan.
d. Penyajian informasi
Tahap selanjutnya dan terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi yang dapat berupa dokumen, maupun laporan. Dokumen maupun laporan yang dibutuhkan dapat berupa dokumen atau laporan tercetak ataupun dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui tampilan layar. Salah satu kemampuan dari sistem informasi berbasis komputer adalah kecepatan dalam membuat laporan atau dokumen rutin, dengan menggunakan perintah “query” untuk mencari data-data spesifik
dari database, seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai dengan kebutuhan.
II. Prosedur dan Dokumen Yang Digunakan Untuk Pengumpulan dan Pemrosesan Data
a. Standar Operating Procedure (SOP)
Suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu dan untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Teknologi
Teknologi masa sekarang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan tepat, adapun teknologi disini adalah komputer dengan perangkat-perangkat keras lain pembantunya, mulai dari perangkat lunak sampai ke perangkat keras maupun telekomunikasi untuk penyajian informasinya.
1. Perangkat keras komputer: peralatan yang secara fisik digunakan untuk input (memasukan data ke dalam komputer), proses (memproses data yang masuk untuk diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berharga, maupun output (hasil akhir yang dapat dijadikan informasi oleh pihak-pihak berkepentingan dengan informasi tersebut. 2. Perangkat lunak komputer: detail instruksi-instruksi program yang
mengontrol dan mengkoordinasi perangkat keras. Contohnya: a) Operating system (OS) : windows, unix,linuq, dos
b) Program-program aplikasi : VB, clipper , foxpro,dsb. c) Penanganan data : Ms. Words, Ms. Access, dsb.
3. Tempat penyimpanan: media fisik yang digunakan untuk menyimpan data agar menghasilkan suatu informasi.
4. Telekomunikasi: peralatan fisik dan perangkat lunak yang menghubungkan beberapa komputer dan mentransfer data dari satu lokasi ke lokasi yang lain.
Teknologi dibutuhkan sebagai alat bantu untuk mempermudah mendapatkan atau membuat atau menghasilkan informasi yang dibutuhkan orang-orang seperti manager dalam menentukan arah atau kebijakan yang harus diambil dalam perusahaan.
III. Tipe Informasi Yang Disimpan Dalam Sistem Informasi Berbasis Teknologi Informasi
Data yang didalamnya mengandung informasi harus disusun secara teratur agar pengolahannya dapat dilakukan dengan baik dan efisien. Bila diurutkan, maka hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencakup:
a. Bit adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off ). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data.
b. Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu bytedigunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit , dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).
c. Field atau kolom adalah unit terkecil yang disebut data. Field merupakan sekumpulan byte yang mempunyai makna. Contoh: Joni yang merupakan field nama. Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu
kata.
d. Record atau baris adalah kumpulan item yang secara logik saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang
e. File atau tabel adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logik berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. f. Database merupakan kumpulan file-file yang berhubungan secara logis
dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Jadi, suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu.
Terdapat beberapa tipe informasi dan dokumen yang dihasilkan:
a. Operasional Information System / Transaction Processing System (TPS) 1. Sistem informasi yang merekam dan membantu dalam mengatur suatu
aktivitas pekerjaan atau kegiatan.
2. Digunakan oleh operational manager yang bertanggung jawab dalam aktifitas sehari-hari perusahaan.
3. TPS termasuk collecting data, information processing , validasi input , updating record , output generator .
Contoh dokumen output: daftar pesanan pelanggan, daftar inventory, general ledger .
b. Management Information System (MIS)
1. Menyediakan informasi kepada manager untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah, pengontrolan, dan pengambilan keputusan. 2. Digunakan oleh tactical manager pada area aktifitas perusahaan. Contoh dokumen output: dokumen progress penyempurnaan produk (bagian R&D), bukti cek dan budget list (bagian accounting dan finance), daftar progress penjualan produk (bagian marketing & sales).
1. Sistem informasi interaktif yang membantu pengguna (user ) dalam menyelesaikan masalah manajemen semistruktur maupun tidak terstruktur.
2. DSS berisikan himpunan dari program-program yang berkaitan dan data untuk membantu menganalisa dan pembuatan keputusan dalam organisasi.
Contoh: Spreadsheet
d. Executive Support System (ESS) atau Executive Information System (EIS) 1. Bertanggung jawab untuk membuat rencana tujuan jangka panjang dan
arah strategi organisasi untuk beberapa tahun kedepan.
2. Informasi ini memerlukan informasi pendukung seperti: managerial planning , monitoring , dan analysis yang dibutuhkan oleh executive. e. Office Information System (OIS)
1. OIS membantu pekerja dalam menangani dalam hal penyiapan, penyimpanan, penerimaan, dan berkomunikasi mengenai informasi
antar entitas.
2. Teknologi komputer telah mengubah cara menyimpan, memproses serta mendapatkan data-data pekerjaan di kantor.
3. Komponen pada OIS menitik beratkan pada komunikasi informasi. Contoh: e-mail , faximile, telepon dan pesan suara, electronic teleconference dan telecommuting .
IV. Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi
Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat melekat dikehidupan kita, Diawali dengan perkembangan internet pada tahun 1990 sampai dengan sekarang dimana smartphone, tablet , laptop semuanya sudah memiliki standar sama dalam mengakses ataupun menampilkan data, sehingga lingkungan operasional perusahaan juga semakin lebar dan interaktif. Keberadaan social media saat ini memudahkan perusahaan untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan maupun stakeholder lainnya. Pengadaan
aplikasi-aplikasi untuk kebutuhan perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan, seiring dengan semakin murahnya akses internet dan kestabilan layanan yang memadai, banyak perusahaan sudah menawarkan aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan melal ui aplikasi berbasis cloud , dengan menggunakan aplikasi cloud perusahaan tidak perlu direpotkan dengan penempatan dan perawatan server di perusahaan.
Keuntungan dalam penggunaan teknologi informasi adalah:
a. Membantu mempercepat pekerjaan manusia. Dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, pekerjaan manusia akan menjadi lebih cepat dan mudah.
b. Mempermudah komunikasi jarak jauh. Sebelum adanya teknologi informasi seperti saat ini proses komunikasi masih bersifat analog . Untuk mengirimkan kabar menuju keluarga yang letaknya jauh, harus menggunkan surat dengan waktu tempuh lebih dari 2 hari, dan itupun terkadang tidak sampai pada tujuan. Dengan teknologi sekarang, bisa menggunakan sms, e-mail dan lain sebagainya yang merupakan produk teknologi informasi. Permasalahan jarak yang jauh bukan lagi menjadi hambatan dalam berkomunikasi.
c. Mempermudah sistem administrasi. Sistem administrasi tanpa menggunakan bantuan teknologi informasi akan menjadi lambat dan membutuhkan tempat yang besar. Dalam hal ini, misalnya saja untuk proses penghitungan suara oleh KPU. Dalam hitungan jam saja, sudah bisa terakumulasi total suara dalam satu negara.
d. Mempermudah proses transaksi keuangan. Sebelum berkembangnya teknologi informasi, proses transaksi keuangan dilakukan secara konvensional. Nasabah harus mendatangi Bank untuk bertransaksi, begitu pula apabila akan dilakukan trnasaksi jual beli, pihak pembeli harus bertemu dengan pihak penjual untuk kemudian bertransaksi secara langsung. Namun, sekarang ini, proses transaksi sudah bisa dilakukan melalui berbagai cara, yakni bisa melelui ATM, SMS Banking dan
E- Banking . Dengan cara-cara ini, maka kedua belah pihak yang terlibat transaksi tidak harus bertemu.
B. STUDI KASUS PADA PT. TRUST TECHNOLOGY
I. Profile Perusahaan
PT. Trust Technology adalah sebuah perusahaan keluarga berbentuk perseroan terbatas yang bergerak di bidang distributor alat pabrik. PT. Trust Technology. Perusahaan ini merupakan jenis perusahaan dagang berbentuk PT. tertutup karena sahamnya tidak diperjualbelikan kepada publik,melainkan hanya sebatas antar keluarga saja, pada tahun 2002 dengan
modal awal sebesar Rp.200.000.000,- (Dua ratus juta rupiah). Kegiatan utama dari perusahaan ini adalah menjual segala jenis alat yang dibutuhkan oleh pabrik. Dalam menjalankan usahanya, PT. Trust Technology telah mendapatkan ijin dari pihak yang berwenang, antara lain : Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP Kecil) dengan No. 503/SIUP.K/KPPT/2002 dan Surat Ijin Tempat Usaha (SITU) dengan No.503/SITU.R/1714/KPPT/2002.
II. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berikut ini merupakan hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan di PT. Trust Technology. Jumlah karyawan yang belum memadai menyebabkan sering terjadi perangkapan tugas antar bagian. Karyawan gudang sering merangkap tugas sebagai kasir jika pesanan sedang ramai, begitu pula karyawan administrasi sering merangkap tugas sebagai petugas pengirim barang jika banyak pesanan yang harus diantarkan. Hal ini menyebabkan kekacauan
karena tugas antar bidang menjadi tidak jelas.
a. PT. Trust Technology lebih banyak mempekerjakan kerabat-kerabat disbanding dengan karyawan luar. Dari informasi yang diperoleh, tindakan kecurangan justru dilakukan oleh karyawan yang merupakan keluarga dari pemilik perusahaan, hal itu dikarenakan mereka beranggapan bahwa
pemilik perusahaan adalah keluarga mereka sehingga mereka dapat melakukan apapun yang diinginkan.
b. Pemilik perusahaan jarang datang ke perusahaan untuk melakukan control terhadap perusahaannya karena pemilik menyerahkan perusahaan seluruhnya kepada keluarga yang bekerja di perusahaan tersebut, namun kepercayaan ini tidak dapat digunakan dengan baik oleh keluarga pemilik perusahaan, mereka justru memanfaatkannya untuk melakukan tindak kecurangan, dari informasi yang didapat, piutang tak tertagih semakin meningkat bukan disebabkan oleh pelanggan yang tidak membayar tagihan, melainkan ada oknum-oknum karyawan yang melakukan kecurangan, mereka tetap menagih piutang pada pelanggan, tetapi uang hasil penagihan tersebut tidak semuanya disimpan dalam brankas, melainkan digunakan untuk kepentingan pribadi.
c. Karyawan bagian administrasi mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, jumlah karyawan yang tidak memadai membuat mereka kerepotan menjalankan tugas mereka untuk mengurus semua keperluan kantor, hal ini membuat bagian administrasi tidak mempunyai waktu untuk melakukan penghitungan ulang uang hasil penjualan dalam satu hari sebelum uang tersebut disetorkan ke bank, ini menyebabkan kesempatan oknum-oknum karyawan untuk menyelewengkan uang hasil penjualan semakin terbuka lebar.
d. Laporan keuangan yang dibuat setiap tiga bulan sekali menyebabkan pemilik perusahaan mengalami kesulitan mengetahui berapa keuntungan
yang didapat dari aktivitas penjualan setiap bulannya.
e. Pada PT. Trust Technology tidak ditemukan adanya pemisahan antara faktur penjualan tunai dan faktur penjualan kredit, mereka hanya menggunakan satu faktur yaitu faktur pajak standar.
f. Faktur penjualan yang digunakan hanya rangkap dua, satu rangkap untuk pelanggan, satu rangkap lagi untuk digunakan secara bergantian oleh bagian penjualan dan bagian gudang sebagai bukti transaksi dan
pengiriman barang, setelah itu dikumpulkan di bagian administrasi untuk menjadi arsip. Hal ini membuat proses kerja menjadi tidak efisien.
g. Keamanan dokumen perusahaan tidak terjamin, hal ini disebabkan oleh dokumen-dokumen perusahaan yang masih menggunakan kertas yang beresiko tinggi mengalami kerusakan ataupun hilang.
h. Dari informasi yang didapat, perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar setiap tahunnya untuk membeli perlengkapan kantor terutama kertas dan alat tulis, hal ini membuat perusahaan mengalami kesulitan untuk menekan pengeluaran tersebut karena kertas dan alat tulis merupakan kebutuhan utama perusahaan tersebut.
i. Sistem yang sedang berjalan pada PT. Trust Technology terkesan sangat rumit dan tidak efisien. Hal ini membuat waktu yang diperlukan untuk melayani satu transaksi menjadi cukup lama.
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan pada PT.Trust Technology, maka dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut adalah penggunaan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas secara manual yang sedang berjalan sudah tidak tepat lagi digunakan untuk mendukung pengendalian internal kegiatan penjualan dan penerimaan kas perusahaan.
III. Perencanaan Pengembangan Sistem
Pembagian Tugas Menurut Bagian Dalam Perusahaan Untuk mengembangkan sistem manual yang sedang berjalan pada PT. Trust Technology menjadi sistem berbasis komputer, maka diusulkan perlu diadakan penambahan fungsi pada struktur perusahaan, serta pemberian tugas sesuai dengan bagian masing-masing, struktur organisasi yang diusulkan dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini:
a. Bagian Penjualan
1. Membuat penawaran barang kepada perusahaan – perusahaan yang akan diajak kerjasama.
2. Menerima order penjualan dari pelanggan. 3. Membuat faktur penjualan.
4. Menerima pembayaran dari pelanggan.
5. Menyimpan uang hasil pelunasan dari pelanggan. Melakukan penagihan kepada pelanggan.
b. Bagian Kasir
1. Membuat faktur penjualan dan faktur pelunasan pembayaran. 2. Menerima pembayaran dari pelanggan.
c. Bagian Gudang
1. Melakukan Quality Control untuk mengecek barang yang kualitasn ya tidak bagus.
2. Melakukan pengawasan terhadap persediaan barang yang ada di gudang untuk mencegah adanya barang yang hilang dengan membuat kartu persediaan.
3. Membungkus barang pesanan pelanggan.
4. Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. 5. Membuat surat jalan.
d. Bagian Kas
1. Menerima uang hasil penjualan dari kasir.
2. Membuat daftar penerimaan kas dari pelanggan. 3. Menyetorkan uang hasil penjualan ke bank. 4. Menyimpan bukti setor dari bank.
e. Bagian Akuntansi
1. Mengumpulkan bukti-bukti transaksi dari bagian penjualan, kasir, serta bagian kas dan menyimpan bukti tersebut sebagai arsip.
2. Mencatat semua transaksi yang berlangsung dalam perusahaan. 3. Membuat laporan keuangan.
1. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan. Serta membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang masuk ke perusahaan.
2. Mengurus segala kelengkapan yang dibutuhkan oleh kantor mulai dari alat tulis, sampai perlengkapan kebersihan yang diperlukan kantor. 3. Membuat daftar rapat, mencatat jadwal pertemuan antar pimpinan
perusahaan serta mempersiapkan bahan rapat.
IV. Penyusunan Kerangka Kerja Konseptual
Berikut ini disajikan bagan mengenai pengembangan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang diusulkan untuk PT. Trust Technology.
Bagan Sistem Informasi Penjualan dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Kompone n Prosedur Pemesanan Barang Prosedur Pembayaran Prosedur Pengiriman Barang Prosedur Penerimaan Kas Prosedur Pelaporan Input 1. Nama Pelanggan (Perusahaan/p erorangan) 2.Purchase Order 3.Kartu identitas Pelanggan 4.Data barang 1. File faktur Penjualan barang. Dimana kode dengan angka akhir 4 penjualan tunai, kode dengan angka akhir 3 untuk penjualan kredit, dankode dengan angka akhir 5 untuk Pelunasan Pembayaran. 2. Printout Form Penjualan 3. Surat pelunasan pembayaran 1. Printout form penjualan 2. File kartu persediaan barang 1.File cetak Faktur sesuai kode 2.Uang hasil pembayaran 1. Transfer data dari prosedur pemesanan barang dan pembayaran 2. File cetak penerimaan kas dan bukti setor bank. Proses 1. Menerima dan Meng-1. Meng-entry jumlah uang 1. Membung kus dan 1. Menerima uang 1. Laporan Penjualan dan
entry no. pemesanan, nama pelanggan yang memesan barang, tanggal pemesanan data barang, dan jenis pembayaran. 2. Disampaikan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan. 3. Data kemudian akan diserahkan pada bagian akuntansi dengan menggunakan CD pembayaran pada faktur sesuai dengan kode jenis faktur. 2. Menerima pembayaran dari pelanggan. 3. Disampaikan ke bagian penerimaan kas untuk menyimpan uang pembayaran. 4. Data kemudian diserahkan pada bagian akuntansi dengan menggunakan CD mengirim barang ke pelanggan melalui jasa pengiriman barang. Membuat surat jalan dengan meng- entry data pesanan dan data pelanggan. pembayaran dari kasir. 2. Mengentry no faktur, tanggal faktur dan jenis faktur. 3. Menyetor uang ke bank. 4. File cetak penerimaan kas kemudian diserahkan ke bagian akuntansi untuk disimpan sebagai arsip. penerimaan kas dibuat oleh bagian akuntansi. Kemudian diserahkan ke pemilik perusahaan. Output 1. Master file penjualan barang. 2. Printout form penjualan 1.File Faktur (sesuai kode). 2.File cetak faktur
(sesuai kode) File surat jalan. 1. File cetak Penerimaan kas. 2. Bukti Setor bank. Laporan penjualan dan laporan penerimaan kas. Pihak Terkait Bagian Penjualan Kasir Bagian
gudang Bagian kas
Pemilik dan bagian akuntansi Pengendal i an Ketelitian karyawan bagian penjualan dalam meng-entry data pesanan, nama Ketelitian kasir dalam Mengentry jumlah uang yang
harus dibayar pelanggan, serta mengentry kode Ketelitian karyawan untuk membungkus dan mengirimkan 1.Ketelitian karywan dalam mengentry data faktur yang 1. Keamanan komputer dapat di tingkatkan dengan menggunakan
pelanggan, tanggal pemesanan, dan jenis pembayaran jenis faktur penjualan. barang sesuai dengan pesanan. diberikan oleh bagian pembayaran . 2.Melakukan back up data untuk mengantisip asi terjadinya kerusakan data atau data hilang. password yang hanya dapat diakses oleh direktur dan bagian akuntansi. 2. Direktur dan bagian akuntansi harus rajin melakukan back up data agar resiko data hilang dan rusak dapat di minimalisir. Media Komputer Komputer Komputer Komputer Komputer
Desain Fisik
Pada pengembangan sistem ini, menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007. Penggunaan Microsoft Accsess dapat membantu kegiatan penjualan dan penerimaan kas di PT. Trust Technology.
Rencana Instalasi Perangkat Yang Digunakan
Untuk menjalankan program sistem informasi yang sudah diusulkan maka diperlukan perangkat yang mendukung program tersebut. Perangkat tersebut dibagi menjadi dua yaitu perangkat keras atau hardware dan perangkat lunak atau software. Perangkat keras yang diperlukan perusahaan adalah: Processor Intel Core I 5 , Kapasitas Harddisk 500 Giga Byte, Layar Monitor, Keyboard, Printer, Mouse, CD, DVD, Harddisk external dan alat penyimpanan elektronik lainnya. Perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung program tersebut adalah: Sistem Operasi Windows 2007, Aplikasi Microsoft
Office 2007.
Biaya yang dikeluarkan perusahaan jika menggunakan sistem informasi yang sedang berjalan setiap tahunnya:
Perbandingan Rincian Biaya Sistem Manual Dan Sistem Komputer
Biaya yang dikeluarkan perusahaan jika menggunkan sistem informasi berbasis komputer setiap tahunnya:
C. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab 4, kesimpulan yang dapat diambil antara lain yaitu:
a. Jumlah karyawan pada PT. Trust Technology tidak memadai sehingga menyebabkan terjadi perangkapan tugas pada masing-masing bagian.
b. Karyawan yang masih masih memliki hubungan keluarga dengan pemilik tidak bekerja dengan baik, mereka hanya memanfaatkan status mereka untuk mencari keuntungan pribadi.
c. Tidak adanya pemisahan tugas yang jelas antara karyawan antar bagian, karyawan bagian gudang dapat mengisi bagian penjualan, atau karyawan bagian penjualan dapat mengerjakan tugas bagian administrasi.
d. Prosedur penjualan pada sistem yang saat ini s edang berjalan di PT. Trust Technology terkesan rumit dan justru membuat peluang untuk melakukan kecurangan semakin terbuka lebar.
e. Untuk perusahaan yang memiliki omset cukup besar setiap bulan, sistem yang masih manual tidak dapat lagi mendukung kegiatan penjualan dan penerimaan kas pada PT.Trust Technology.
Dalam pelaksanaan sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan pada PT.Trust Technology, ditemukan berbagai kendala yang dapat merugikan perusahaan, untuk memperbaiki sistem tersebut saran yang diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
a. Perlu dilakukan perekrutan karyawan baru untuk mengisi bagian-bagian baru yang ditambah dalam perusahaan. Mengingat siste m baru yang akan digunakan oleh perusahaan menggunakan media komputer, perusahaan perlu merekrut karyawan yang memiliki kemampuan dalam
mengoperasikan komputer.
b. Pemilik perusahaan harus mengurangi penggunaan keluarga sebagai karyawan dan mengganti dengan karyawan – karyawan baru yang direkrut dari luar lingkungan keluarga.
c. Pemilik perusahaan sebaiknya selalu melakukan pengecekan ke perusahaan minimal tiga hari dalam seminggu, akan lebih baik jika pemilik dapat melakukan pengawasan setiap hari kerja supaya karyawan dapat bekerja lebih baik.
d. Akses penggunaan komputer yang menyimpan file laporan penjualan dan laporan penerimaan kas hanya dipakai untuk karyawan bagian akuntansi
dan pemilik perusahaan serta harus memiliki kode keamanan tertentu, sehingga orang lain yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses file tersebut.
e. Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan perusahaan agar dapat mengoperasikan komputer dengan baik dan benar.
f. Perusahaan perlu melakukan evaluasi pada usulan pengembangan sistem yang baru ini minimal dua tahun sekali,untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan pada sistem tersebut dan segera memperbaikinya, mengingat perkembangan zaman yang semakin cepat akan mengakibatkan perkembangan teknologi yang semakin cepat pula.
g. Sebaiknya perusahaan juga harus merekrut karyawan yang memiliki keahlian di bidang komputer seperti sarjana lulusan ilmu komputer sehingga perusahaan tidak perlu membayar jasa perawatan komputer untuk melakukan perawatan computer untuk memperkecil pengeluaran perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Ikatan Akuntansi Indonesia (2015). Modul Chartered Accountant Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. IAI – Jakarta.
Elisabet Yunaeti Anggraeni dan Riri Irviani (2017). Pengantar Sistem Informasi (ed. I). CV. Andi Offset - Yogyakarta.
Ayu Juniantari (12/05/2017). http://yuriaiuary.blogspot.com/2017/05/peran-teknologi-informasi-dalam.html (dicari 12/09/2018).
Rochmawati Daud dan Windana, Valeria Mimosa (2014). Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada PT. Trust Technology). Jurnal Manajemen dan Bisnis Sriwijaya Vol. 12 No. 1 Maret 2014.
