Welcome to. Management System Audit Training

(1)

Welcome to

Management

System Audit

(2)

Review Persyaratan

Standard

(3)

10/18/2012 3 Customer & Interested Parties Measurement Analysis and Improvement Resource Management Requirement s Input Output

Continual Improvement

Product Realization Product Customer & Interested Parties Satisfaction Management Responsibility Policy & Planning

(4)

4.1 PERSYARATAN UMUM 4.2 PERSYARATAN DOKUMENTASI 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

4. SISTEM MANAJEMEN MUTU

UMUM

MANUAL MUTU

PENGENDALIAN DOKUMEN PENGENDALIAN REKAMAN 5.1 KOMITMEN MANAJEMEN

5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.3 KEBIJAKAN MUTU 5.4 PERENCANAAN

5.4.1 5.4.2

SASARAN MUTU

PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 5.5 TANGGUNG JAWAB, KEWENANGAN & KOMUNIKASI

5.5.1 5.5.2

TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN WAKIL MANAJEMEN 5.5.3 KOMUNIKASI INTERNAL 5.6 TINJAUAN MANAJEMEN 5.6.1 5.6.2 UMUM MASUKAN TINJAUAN 5.6.3 KELUARAN TINJAUAN 6.1 PENYEDIAAN SUMBERDAYA 6.2 SUMBERDAYA MANUSIA 6. PENGELOLAAN SUMBERDAYA 6.2.1 UMUM

6.2.2 KOMPETENSI, PELATIHAN DAN KESADARAN 6.3 PRASARANA

6.4 LINGKUNGAN KERJA

7.2 PROSES TERKAIT DENGAN PELANGGAN 7.2.1

7.2.2

PENETAPAN PERSYARATAN TERKAIT dg PRODUK TINJAUAN PERSYARATAN TERKAIT dg PRODUK 7.2.3 KOMUNIKASI PELANGGAN

7.3 PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.1

7.3.2

PERENCANAAN PERANCANGAN & PENGEMBANGAN MASUKAN PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.3 KELUARAN PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.4 TINJAUAN PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.5 VERIFIKASI PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.6 VALIDASI PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.3.7 PERUBAHAN PERANCANGAN & PENGEMBANGAN 7.4 PEMBELIAN

7.4.1 PROSES PEMBELIAN 7.4.2 INFORMASI PEMBELIAN

7.4.3 VERIFIKASI PRODUK YANG DIBELI 7.5 PENYEDIAN PRODUKSI & JASA

7.5.1 PENGENDALIAN PRODUKSI & JASA

7.5.2 VALIDASI PROSES PENYEDIAN PRODUKSI & JASA 7.5.3 IDENTIFIKASI DAN MAMPU-TELUSUR

7.5.4 BARANG MILIK PELANGGAN 7.5.5 PENGAWETAN PRODUK

7.6 PENGENDALIAN PERALATANPEMANTAUAN & PENGUKURAN 8.1 UMUM

8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN 8.2.1

8. PENGUKURAN, ANALISA & PERBAIKAN

KEPUASAN PELANGGAN 8.2.2 INTERNAL AUDIT

8.2.3 PEMANTAUAN & PENGUKURAN PROSES 8.2.4 PEMANTAUAN & PENGUKURAN PRODUK 8.3 PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI

8.4 ANALISA DATA 8.5 PERBAIKAN

8.5.1 PERBAIKAN BERKELANJUTAN 8.5.2 TINDAKAN PERBAIKAN 8.5.3 TINDAKAN PENCEGAHAN 7.1 PERENCANAAN UNTUK REALISASI PRODUK

7. REALISASI PRODUK 1. LINGKUP

2. ACUAN YANG MENGATUR 3. ISTILAH DAN DEFINISI

(5)

PENGANTAR INTERNAL

AUDIT

Pengertian Audit

Tipe Audit

Internal Audit

Tujuan Internal Audit

Manfaat Internal Audit

(6)

Audit

Sebuah proses yang sistematik, independent

dan terdokumentasi untuk mencari bukti-bukti audit

dan mengavaluasi bukti-bukti tsb secara objective

(tidak subjective) untuk menentukan sejauh mana

kriteria-kriteria yang menjadi acuan audit telah

dipenuhi.

‘A systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which agreed criteria are fulfilled

.’

(7)

Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain,

yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat

diverifikasi

Catatan: Bukti audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif

Bukti Audit

seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan

yang digunakan sebagai referensi sebagai

pembanding bukti audit

Kriteria Audit

(8)

• FIRST PARTY

• SECOND PARTY

• THIRD PARTY

(9)

Oleh organisasi sendiri Badan Independen Audit ke Supplier

Pihak pertama

Pihak kedua

Pihak ketiga

TIPE AUDIT

(10)

Hirarki:

Badan Akreditasi

Badan Sertifikasi

Organisasi

(audit Internal)

Misal: UKAS, Dakks, KAN DLL

Misal: TUV, dll

PT. XYZ, Tbk

Akreditasi

Sertifikasi

(Audit pihak ke-3)

Supplier

(Audit pihak ke-2) Audit

pihak ke-1

(11)

•

Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

•

Mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit

•

Harus ada sebuah prosedur yang mengatur audit internal

•

Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri

•

Audit harus objektif dan tidak memihak Persyaratan ISO 9001 (8.2.2) :

(12)

Internal Audit dilakukan untuk memastikan bahwa SMM

• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)

• Sesuai persyaratan standard (mis. ISO 9001)

• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif

• Audit juga sebaiknya menemukan potensi-potensi

perbaikan

(13)

Mengapa perlu audit?

Untuk melihat dari sudut pandang yang berbeda dan akurat apa yang sedang terjadi dalam sebuah

organisasi pada suatu saat tertentu

Manfaat lain:

• Peluang untuk perbaikan

• Menjaga konsistensi staff

• Membantu pengembangan kemampuan auditor

• Membantu auditor dalam memahami perusahaan

• Persiapan external audit

• Sebagai alat manajemen

MANFAAT INTERNAL AUDIT

(14)

PRINSIP AUDIT DAN

KOMPETENSI

AUDITOR

Standard Panduan Audit

Prinsip Audit

(15)

Quality

ISO 19011:2002

Environmental

TC 176

(Quality management & quality assurance) TC 207 (Environmental management) ISO 10011-1:1990 ISO 10011-2:1991 ISO 10011-3:1991 ISO 14010:1996 ISO 14011:1996 ISO 14012:1996

Panduan untuk quality and/or environmental management systems auditing

Combined Audit ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 Our company Customer Supplier ISO 14050:2002 Vocabulary ISO 9000:2005 Fundamentals & Vocabulary ISO 19011:2011

Panduan untuk audit systems manajemen (Guidelines for auditing management systems)

(16)

1. Integritas : dasar dari profesionalisme

Dapat dipercaya, dapat menjaga kerahasiaan dan perpendirian, adalah penting dalam pelaksanaan audit

2. Penyampaian yang Jujur: kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat

Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit sebaiknya mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit yang jujur dan akurat 3. Profesionalisme: pelaksanaan audit dengan cermat

memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan

PRINSIP AUDIT (ISO 19011)

(17)

Auditor sebaiknya independen terhadap aktifitas yang diaudit dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan pada bukti (evidence).

Audit evidence (Bukti audit) dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas

5. Independensi : bersifat impartial (netral) dan objective

6. Bukti berdasarkan fakta

Auditor sebaiknya menjaga kerahasiaan dari informasi yang

diperoleh selama melakukan audit

4. Kerahasiaan : menjaga informasi yang diperoleh

(18)

Generic knowledge

and Skills 7.3.1 and

7.3.2

Education Work Experience Auditor Training Audit Experience

7.4 Personal Behaviours 7.2 Quality -specific knowledge and Skills 7.3.3 Quality Environmental Specific knowledge and Skills 7.3.4 Environmental

(19)

Internal auditor sebaiknya kompeten,

pendidikan

pengalaman kerja

General

training pengalaman audit

KOMPETENSI AUDITOR

(20)

Pemahaman tentang prinsip – prinsip Audit, tujuan, prosedur dan teknik Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen dan dokumen – dokumen

referensi

Pemahaman tentang situasi organisasi dan peran proses audit di organisasi Pemahaman tentang persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan

lain yang dilaksanakan termasuk dari lembaga eksternal

Pemahaman tentang kompleksitas sistem manajemen yang diaudit Ketercapaian target audit yang telah dilakukan

Auditor

Pengetahuan Umum dan Keahlian

KOMPETENSI AUDITOR

(21)

Pemahaman tentang prinsip – prinsip Audit, tujuan, prosedur dan teknik

Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen dan dokumen – dokumen referensi Pemahaman tentang situasi organisasi dan peran proses audit di organisasi

Pemahaman tentang persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang

dilaksanakan termasuk dari lembaga eksternal

Pemahaman tentang kompleksitas sistem manajemen yang diaudit Ketercapaian target audit yang telah dilakukan

Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim Audit

Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit Menghindari dan memecahkan permasalahan

Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit

Pengetahuan Umum dan Keahlian

KOMPETENSI AUDITOR

(22)

Terminologi Mutu/Lingkungan/K3

Panduan umum, prinsip dan teknis sistem

manajemen

“Alat” Sistem Manajemen dan aplikasinya (contoh:

SPC, Cause&effect analysis, dll)

Pengetahuan mengenai aktifitas pada area yang

akan diaudit

Pengetahuan Khusus dan Keahlian

Lead Auditor

(23)

CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR

KOMPETENSI AUDITOR

Parameter Auditor Auditor Q and E Audit team leader

Pendidikan Sarjana Sama seperti auditor Sama seperti auditor Total pengalaman

kerja

5 tahun Sama seperti auditor Sama seperti auditor

Pengalaman kerja dalam bidang manajemen mutu dan lingkungan

Minimal 2 tahun dari total 5 tahun

2 tahun di bidang kedua Sama seperti auditor

Pelatihan auditor 40 jam auditor trainee 24 jam di bidang kedua Sama seperti auditor Pengalaman audit Empat audit lengkap

dengan total 20 hari mengaudit dibawah pengawasan auditor kompeten sebagai Lead Auditor

Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 3 tahun berturut-turut

Tiga audit lengkap dengan total 15 hari mengaudit di bidang kedua dibawah pengarahan auditor kompeten sebagai LA Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut

Tiga audit lengkap dengan total 15 hari mengaudit sebagai Lead Auditor dibawah pengawasan LA yang kompeten

Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut

(24)

Menjunjung kode etik; sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana Berpikiran terbuka Diplomatis Teliti Mengamati Cepat Tanggap Mandiri Mampu memutuskan Percaya diri Adaptasi

Personal behaviours

KOMPETENSI AUDITOR

(25)

• Lebih bersahabat dan tidak tegang

• Pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi • Menunjukan minat yang tinggi

• Lebih objektif dan logis

• Berpandangan positif terhadap segala hal • Selalu menanggapi dengan baik

• Mudah bergaul dengan setiap tingkatan di organisasi • Selalu memotivasi dan memberikan gagasan

• Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi • Memahami teknologi dan hal-hal baru

Menjadi Auditor yang Ideal

(26)

Tipe Perilaku Auditor

KOMPETENSI AUDITOR

Pasif Agresif Asertif

Ekspresi kebutuhan, keinginan, pandangan dan perasaan

Sikap sempurna

Langsung pada persoalan

Junjung tinggi hak orang lain

(27)

Hindari cari-cari kesalahan Catat hal-hal yang baik juga Tepat waktu

Periksa semua proses Hindari adu argumentasi

Hanya mengaudit sesuai persyaratan yang disepakati Hargai kerahasiaan perusahaan/organisasi

Hindari membaca sop/dokumen sendiri mintalah penjelasan. Audit system bukan individu

Catat bukti- bukti yang objective. Auditor Sebaiknya

(28)

Metode Evaluasi Auditor

KOMPETENSI AUDITOR

Metode Evaluasi Obyektif Contoh

Tinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang auditor Analisis catatan pendidikan, pelatihan, pekerjaan dan pengalaman audit

Umpan balik positif dan negatif

Untuk memberikan informasi mengenai kinerja auditor

Survei, kuesioner, referensi pribadi, pengakuan, keluhan, evaluasi kinerja, masukan kolega

Wawancara Untuk evaluasi atribut personal dan ketrampilan berkomunikasi, untuk verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan untuk memperoleh informasi tambahan

Tatap muka dan wawancara melalui telepon

Observasi Untuk evaluasi atribut personal dan kemampuan untuk aplikasi pengetahuan dan keahlian

Role-play, witnessed audit, kinerja dalam pekerjaan

Ujian Untuk evaluasi atribut personal dan

pengetahuan dan keahlian dan aplikasinya

Oral dan ujian tertulis, tes psychometric

Tinjauan pasca audit Untuk menyediakan informasi dimana observasi langsung tidak mungkin atau kurang sesuai

Tinjauan laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega, dan dengan auditor

(29)

MANAJEMEN PROGRAM

AUDIT

Manajemen Program Audit

Pelaksanaan Audit

(30)

Organisasi dapat menetapkan satu Program Audit yang

didalamnya terdiri dari beberapa sistem manajemen dan juga berbagai macam tujuan.

Top Manajemen sebaiknya menunjuk seseorang yang

bertanggung jawab untuk Manajemen Program Audit, dengan wewenang:

Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau dan meningkatkan Program Audit

Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya yang diperlukan tersedia

(31)

Menentukan Tujuan Audit (5.2)

Perencanaan Program Audit (5.3)

5.3.1 Tanggung jawap manager program audit 5.3.2 Kompetensi manager program audit 5.3.3 menetapkan cakupan program audit

5.3.4 Identifikasi dan evaluasi resiko program audit 5.3.5 Penetapan prosedur program audit

5.3.6 Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Implementasi Program Audit (5.4) 5.4.1 Umum

5.4.2 Menentukan Tujuan, Lingkup dan Kriteria Audit

5.4.3 Pemilihan Metode Audit 5.4.4 Pemilihan Tim Auditor

5.4.5 Penetapan tanggung jawab dari auditor 5.4.6 Mengelola dan merawat rekaman audit

5.5 Monitoring Program Audit Peninjauan dan Peningkatan Program Audit (5.6) Kompetensi dan evaluasi Auditors (clause 7) Kegiatan Audit (clause 6) Plan Do Check Act

(32)

Tujuan Audit sebaiknya didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut :

Prioritas Manajemen Tujuan Komersial

Karakteristik proses, produk, projek dan perubahan apapun yang terjadi padanya,

Persyaratan Sistem Manajemen

Persyaratan Perundangan dan Kontraktual Kebutuhan evaluasi vendor

Persyaratan pelanggan dan Kebutuhan pihak – pihak yang

berkepentingan

Tingkat kinerja auditee terutama yang berkaitan dengan kegagalan

ataupun keluhan pelanggan

Resiko organisasi

Tindak lanjut dari audit sebelumnya

Tingkat kematangan dari sistem manajemen

Tujuan Audit

(33)

Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk:

Menetapkan tujuan dan lingkup program audit

Mengindentifikasi dan mengevaluasi resiko dari program audit Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan memastikan

ketersediaan sumber daya

Memastikan penerapan program audit

Memastikan catatan terkait dengan program audit terpelihara Mengawasi, meninjau dan meningkatkan program audit

Tanggung Jawab dan Peran

(34)

Seorang manajer program audit sebaiknya memiliki kemampuan untuk mengelola program audit, menangani resiko yang terkait secara efektif dan efisien, sebaik pengetahuan dan keahlian yang dimilikinya

mengenai :

Prinsip, prosedur dan metode audit

Standar sistem manajemen dan dokumen referensi Aktifitas, produk dan proses-proses dari auditee

Perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang terkait Pelanggan, supplier dan pihak-pihak yang terkait

Dan terus menerus meningkatkan pengetahuan dan keahliannya tersebut

Kompetensi Manajer Program Audit

(35)

Manajer program audit sebaiknya menetapkan ruang lingkup dari program audit yang dapat bervariasi tergantung dari :

Ukuran organisasi Sifat organisasi

Fungsi

Kompleksitas dan tingkat kematangan organisasi

Sebuah organisasi dapat memiliki audit program yang berisi satu jenis audit, tergantung dari jenis aktifitas dan struktur auditee.

Penetapan Ruang Lingkup Audit (5.3.3)

(36)

Ruang Lingkup Program (5.3.3)

Ruang lingkup Program Audit dipengaruhi oleh:

• Ruang lingkup,tujuan, waktu dan frekuensi audit

• Jumlah, kepentingan, kompleksitas, kesamaan sifat dan lokasi, aktivitas yang diaudit • Faktor-faktor yang memepengaruhi keefektifan sistem manajemen

• Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya yang berlaku • Hasil dari audit (eksternal dan internal) dan tinjauan program audit sebelumnya • Bahasa, budaya dan isu sosial

• Kepentingan dari pihak-pihak terkait (e.g. keluhan pelanggan dan ketidaktaatan terhadap peraturan)

• Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.

• Ketersediaan informasi dan teknologi informasi pendukung aktivitas audit (e.g. metode jarak jauh)

• Ketidaksesuaian yang terjadi baik dari internal ataupun eksternal (e.g. kegagalan produk dan bocornya keamanan informasi)

(37)

Identifikasi dan Evaluasi Resiko Program Audit (5.3.4)

Perencanaan (e.g. kegagalan dalam menetapkan tujuan audit dan ruang lingkup program audit)

Sumber daya (e.g Kurangnya waktu pada pelaksanaan audit) Pemilihan tim audit (e.g. kompetensi yang tidak sesuai)

Pelaksanaan audit (e.g. komunikasi yang tidak efektif) Pengendalian rekaman (e.g. kerusakan rekaman audit)

Pengawasan, peninjauan dan peningkatan program audit (e.g. pengawasan ketidakefektifan program audit)

Terdapat resiko yang bervariasi terkait dengan penetapan, implementasi, pemantauan dan peningkatan suatu program audit yang dapat mempengaruhi tujuan audit. Manajer program audit sebaiknya mempertimbangkan resiko ini dalam mengembangkan program audit. Resiko-resiko tersebut dapat terkait dengan

(38)

Prosedur Program Audit sebaiknya ditetapkan termasuk :

Membuat perencanaan dan jadwal Audit dengan mempertimbangkan resiko

program audit

Memastikan keamanan informasi dan kerahasiaan Menjamin kompetensi auditor dan lead auditor

Menyeleksi tim Audit, menetapkan tugas dan tanggung jawabnya Menentukan kompetensi Auditor dan Lead Auditor

Melaksanakan audit termasuk penggunaan metode sampling yang sesuai Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan

Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen puncak Memelihara catatan Program Audit

Mengawasi dan meninjau kinerja dan efektifitas Program Audit

Menetapkan Prosedur Program Audit (5.3.5)

(39)

Menetapkan Sumber Daya (5.3.6)

Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita sebaiknya mempertimbangkan:

• Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan meningkatkan aktivitas audit

• Metode/ Teknik Audit

• Ketersediaan informasi dan teknologi komunikasi

• ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit • Lingkup program dan resiko audit

• Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

(40)

Mengkomunikasikan program audit kepada pihak terkait Menetapkan tujuan. Lingkup dan kriteria untuk setiap

audit

Koordinasi dan penjadwalan audit dan aktivitas lain terkait

dengan program audit

Memastikan pemilihan tim audit

Memastikan ketersediaan fasilitas yang dibutuhkan tim audit Meyakinkan pelaksanaan audit sesuai program audit

Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit

Implementasi Program Audit (5.4)

(41)

Lead Auditor, Auditor, Expert, Trainee 1st_{party audit} 2nd_party audit, 3rd_party AUDIT INITIATED AUDIT PLAN (obj, scope, criteria) OK INITIAL VISIT NOT OK RESOLVE WITH AUDITEE PREPARE AUDIT DOCUMENTS

BRIEF AUDIT TEAM

CARRY OUT AUDIT OPENING MEETING PHYSICAL AUDIT CLOSING MEETING

Finding? YES CORRECTIVE/ PREVENTIVE ACTION VERIFICATION? NO YES NO RESULT OF OVERALL PERFORMANCE MANAGEMENT REVIEW CONTINUAL IMPROVEMENT AUDIT WORKFLOW Audit Plan, Audit Checklist Audit Notes, NC Report Audit Report,

(42)

Catatan Program Audit

lingkup dan tujuan program audit yang

terdokumentasi

resiko program audit

hasil tinjauan efektivitas program Catatan Hasil Audit

audit plan laporan audit

laporan ketidaksesuaian laporan tindakan koreksi audit notes

hasil verifikasi Catatan Personnel

Evaluasi kompetensi dan kinerja

auditor

Seleksi Tim Audit

Menjaga dan meningkatkan

kompetensi Notes:

C

atatan sebaiknya dipelihara untuk menunjukan implementasi

program audit sudah terpenuhi.

Catatan Audit

Manajemen Program Audit – Do

(43)

Penerapan program audit sebaiknya dimonitor dan ditinjau pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya di laporkan kepada manajemen puncak. Peninjauan program sebaiknya juga terhadap:

• Tinjauan peningkatan kompetensi tim audit • Laporan tinjauan efektivitas program audit

Manajemen Program Audit – Check

(44)

Peningkatan program audit sebaiknya mempertimbangkan: • hasil-hasil dan trend pengawasan

• kesesuaian prosedur

• Kebutuhan dan harapan pihak terkait • catatan program audit

• praktek audit yang baru atau alternatif

• efektivitas hasil pengukuran resiko program

• Kerahasiaan dan keamanan informasi program audit

Peningkatan / Improvement Program Audit (5.6)

(45)

(46)

menunjuk audit team leader

definisi tujuan-tujuan audit, ruang lingkup

dan kriteria

menentukan kelayakan audit (

informasi audit

plan, kerja sama dari auditee, waktu dan sumber daya

)

menetapkan tim audit

melakukan kontak awal dengan auditee

Memulai audit

(47)

Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan

Dokumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya. Daftar dokumen: Pedoman Lingkungan Prosedur Lingkungan Instruksi Kerja Dokumen Eksternal

Peraturan Perundangan Lingkungan

Review dokumen

(48)

Rencana Audit:

tujuan-tujuan audit

kriteria audit dan referensi dokumen

ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unit fungsi dan proses

dalam organisasi yang akan diaudit

tanggal dan tempat

Waktu yang disepakati dan

durasi

peran dan tanggung jawab

alokasi sumber daya yang sesuai identifikasi auditee

Persiapan Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

(49)

AUDIT PLAN (SAMPLE)

Company / Auditee PT. XYZ Audit Objective

Audit Location

Check QHSE systems implementation JL. Soekarno Hatta, Bandung

Auditee Representatives MR and Division Head Audit Scope All Division

Audit Criteria ISO 9001:2008

Date of Audit 2009-06-26 to 2009-06-27 Audit Leader Messi (MS) – Lead Auditor

Auditor Ronaldo (RO) ,Torres (TR), Del Piero (DP)

DAY / TIME AREA / ORGANIZATIONAL

UNIT AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO ISO 9001:2008

Day One

14:00 – 14:15 Opening Meeting All Team

14:15 – 15:30 MR and ISO Team MR All Auditor ISO 9001:2008

4.1, 4.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 8.2, 8.3, 8.3, 8.4, 8.5

(50)

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada : Independensi Auditor

Kompetensi Auditor

Efektivitas penggunaan sumber daya, dan peran serta tanggung jawab dari

auditor

auditors-in-training

technical experts

Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit.

Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Pelaksanaan Audit

(51)

Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 8.2.2 ISO 9001:2008)

Dokumen kerja sebaiknya disiapkan dan digunakan oleh

Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil

audit, termasuk

:

checklist and audit sampling plan

form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective Action Request/Report)

Persiapan dokumen kerja

Pelaksanaan Audit

(52)

Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit

Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat

Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan

Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan

Manfaat Checklist

(53)

What – aktivitas apa yang akan dicek/diverifikasi

Why – tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian dengan target,

kebijakan, prosedural, dll.)

Where – informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan

aktivitas yang diobservasi

When – tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian aktivitas

sesuai target

Who – orang/bagian/site yang bertanggungjawab atas pelaksanaan

aktivitas terkait dan penanggungjawab tindak lanjut jika target tidak tercapai

How – bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan

pengukuran keberhasilan aktivitas tersebut

Penyusunan Checklist

Pelaksanaan Audit

(54)

Klausul

(9K/14) Hal Yang Diperiksa Dokumentasi

Diterapkan Bukti Obyektif Status Keterangan Ya Tidak Mj Mn 5.4.1/ 4.3.3 Target di bagian HRD 8.2.3/ 4.5.1 pemantauan dan pengukuran pencapaian target di bagian HRD 5.5.1/ 4.4.2

tugas dan tanggung jawab bagian HRD 7.1/ 4.6 perencanaan pelaksanaan proses HRD 8.3/ 4.5.3 ketidaksesuaian mungkin terjadi di bagian HRD 8.5.2/ 4.5.3

tindakan korektif yang dilakukan terhadap ketidaksesuaian di HRD

(55)

Memperkenalkan anggota Tim Audit

Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)

Metode Pelaksanaan Audit dan Manajemen Resiko Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan

Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi

dan data

Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang

relevan dengan ruang lingkup audit

Status temuan audit (misal; major, minor, atau

observasi)

Opening Meeting

(56)

Wawancara - 5W 1H 1S 1N

Observasi fisik dari

pelaksanaan dan kondisi

sarana/prasarana

Review dokumen

Melakukan pengujian / test

Gunakan Metode yang Sesuai

Tanya Minta Bukti Check buktinya Catat

Metode Audit

(57)

Gunakan 5W + 1 H + 1S + 1N

Why (Mengapa) , Where (Dimana), What (Apa) , When

(Kapan) , Who (Siapa) , How (Bagaimana),

disertai dengan pembuktian/verifikasi hasil yang baik. (Show me)

Jangan lupa dicatat buktinya (Note)

Contoh:

T : Bagaimana anda menyimpan bahan-bahan yang mudah terbakar ?

J : Bahan-bahan disimpan pada area yang terpisah dan aman diserta tanda tanda peringatan yang memadai dan terdapat pemadam kebakaran

T : Tunjukkan kepada saya (catat/rekam bukti/hasil observasinya)

(58)

Open Question :

Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’

Contoh: Bagaimana cara penetapan sasaran mutu di organisasi anda ?

Extended Question:

Pengembangan dari pernyataan auditee

Contoh: Apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran mutunya?

Clarification Question :

untuk mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum

Contoh : dari penjelasan anda dilakukan pengukuran setiap bulan, bagaimana anda memastikan bahwa itu dilakukan?

Closed Question:

untuk menutup pertanyaan yang diajukan digunakan untuk mengkonfirmasi fakta

Gunakan Metode yang Sesuai

(59)

Trace Forward

telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya.

Contoh: mulai dari kontrak marketing untuk meyakinkan apakah persyaratan pelanggan telah dipenuhi.

Trace Backward

telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan proses yang dilalui apakah sesuai.

Contoh: dari customer complaints atau produk yang

dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang digunakan sebaiknya dievaluasi.

Combination

Gunakan Metode yang Sesuai

(60)

Struktur Penyampaian Pertanyaan dalam Audit (trace forward) Tanyakan proses/ aktivitasnya apa (7.1) Tanyakan record (4.2.4) Lihat kebijakan

mutu, fokus pada masalah apa? (5.3) Quality objective (5.4.1) Tanyakan bagaimana cara mencapainya? - cara (7.1/7.3,7.5.1,6.4) - alat (6.3,7.1,7.6) - orang (5.5.1,6.2.2) Tanyakan cara mengukurnya (8.2.3, 8.2.4, 7.1,8.2.1) Tanyakan bagaimana bila tidak tercapai (8.5.2, 8.5.3, 4.2.4) Tanyakan prosedurnya (4.2.3) Ada? T Tanyakan kompetensi orang (6.2.1, 6.2.2) Tanyakan target Lihat program peningkatan kompetensi (5.5.1, 6.2.1,6.2.2) Referensi dokumen: • Manual Mutu • Prosedur wajib • Prosedur / WI Koreksinya spt apa?apakah ada verifikasi stlh diperbaiki?

(61)

Tanggal audit

Area / Lokasi Audit :

Misalnya: Laboratory, Warehouse, Production,etc Klausul relevan dari ISO 9001:2008

Referensi dokumen/ bukti audit

Deskripsi dari proses, produk atau personel yang diaudit Nama dan Tanggal dokumen audit

Yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian Hal-hal yang akan di follow up

Improvement idea

Bukti-bukti kesesuaian

Yang sebaiknya dicatat

(62)

1. Kenali orang yang ditanya

2. Perkenalkan diri

3. Jelaskan maksud dan tujuan

4. Pertanyaan terbuka

5. Minta jawaban rinci

6. Minta ditunjukan ‘show me’

7. Lihat kenyataan dan catat

8. Terimakasih

9. Kenali auditee berikut sesuai trail

Metode Audit : Wawancara

(63)

AWAS!

• Jangan jadi interogator

• Tetap objektif dan bersahabat

• Lebih banyak mendengar (75%)

• Hindari menjebak, mencurigai,

menuduh atau pertanyaan

beruntun

(64)

• Orang-orang yang argumentatif

• Serangan total

• Pembuang waktu

• Waffles (gaya bicara berlebihan tapi isinya sedikit)

• Orang yang gemar memuji/flatterers

• Pikun (senility)

• Interupsi yang terencana/tidak terencana

• Cook’s Tours dan penjelasan yg panjang

• Coffee/lunch break yg diperpanjang

• Menguraikan kasus-kasus khusus

g

Karakter dan Situasi Audit

(65)

•Berbicaralah kepada yang mengerjakan pekerjaan •Jangan menyuruh diam

•Berbicaralah dengan bahasa interviewee •Berbicaralah dengan jelas

•Jangan membingungkan-ajukan pertanyaan satu per satu •Kembali ke pertanyaan yang tidak dapat dijawab segera

(66)

• Wawancarai orang yang tepat

• Persiapkan dengan baik

• Usahakan suasana santai

• Sesuaikan gaya wawancara

(67)

1. Pengamatan terhadap kondisi sarana/prasarana (eg.

Gedung, AC, mesin, dll)

2. Pengamatan terhadap Lingkungan kerja (yang

berkaitan baik terhadap mutu, lingkungan ataupun K3)

3. Pengamatan dalam proses pengerjaan (sesuai

persyaratan/tidak)

4. Tingkah laku manusia (terutama Audit K3

berhubungan dengan unsafe action)

Jangan lupa dicatat/direkam

Catatan : pada saat observasi fisik/lapangan sebaiknya didampingi

seorang saksi (baik dari guide ataupun auditee) untuk memperkuat bukti laporan

(68)

Ringkasan Proses Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi

Verifikasi hasil Audit

Sumber Informasi

mengumpulkan informasi dengan cara sampling yang

sesuai

Bukti audit

Evaluasi terhadap kriteria audit

Temuan audit

peninjauan

(69)

Temuan audit sebaiknya dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang digunakan untuk menentukan klasifikasi temuan. Temuan audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian” terhadap standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.

Jenis temuan audit:

Observasi/Rekomendasi (OFI)

Ketidaksesuaian Minor/ non significant Ketidaksesuaian Major/ significant

Temuan Audit

(70)

tidak dikategorikan ketidaksesuaian

tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah

ditetapkan

berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang

Auditor Internal

bersifat saran untuk peningkatan atau peluang perbaikan

Temuan Audit

Observation/Rekomendasi (OFI)

Contoh:

“

Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

(71)

tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu

atau sistem mutu

human error

contoh:

Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen

seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap

pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap

persyaratan standar yang ada

Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari

prosedur instruksi kerja

Temuan Audit

Minor/ Non Significant Nonconformity

(72)

berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu

atau efektivitas sistem mutu

Contoh:

Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat

penerimaan bahan baku/material

Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus

Tidak dilakukannya program audit mutu internal

Temuan Audit

Major/ Significant Nonconformity

(73)

NC

Location & Objective Evidence

 If P-L-O but no

reference  ??

If P-R-L but no evidence

found ??

If R-L-O but no problem

found ??

If P-L-O-R then  ??

(74)

Pelaporan Audit

Berdampak significant MAJOR

• Problem

• Location

• Objective Evidence

• Reference

YA

NC

Tidak ada

salah satu

faktor diatas

"OBSERVATION (OFI)" "OBSERVATION (OFI)" "OBSERVATION (OFI)" "OBSERVATION (OFI)" Tidak Berdampak significant MINOR