UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN 2013 [MANUAL BOOK]

(1)

1

www.akademik.unsoed.ac.id

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Sistem Informasi Akademik

Tahun 2013

[

MANUAL BOOK

]

Sistem Informasi Akademik

V.4.0.

(2)

2

Bab.1 PENDAHULUAN

1. TENTANG SIA V.4.0

Sistem Informasi Akademik atau SIA V.4.0. adalah sistem informasi untuk keperluan akademik, yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pengelolaan akademik yang ada di Universitas Jenderal Soedirman – Purwokerto.

Sistem Informasi Akademik atau SIA V.4.0.adalah penyempurnaan dari versi sebelumnya yang didalamnya telah memberikan jawaban akan kebutuhan layanan akademik antara lain adanya tools :

2. KEBUTUHAN SISTEM

Kebutuhan sistem mininal yang untuk mengopersikan Aplikasi adalah sebagai berikut : 2.1. Hardware Koneksi Internet

(3)

3

Bab 2. PENGOPERASIAN SISTEM

1. PENGOPERASIAN AWAL

1.1. Memastikan koneksi internet operasional

1.2. Buka browser yang akan digunakan, sampai muncul tampilan menu browser dan address bar, seperti contoh berikut.

Adress Bar

1.3. Membuka aplikasi dengan mengetikkan alamat www.akademik.unsoed.ac.id

www.akademik.unsoed.ac.id

1.4. Atau melalui website resmi UNSOED di www.unsoed.ac.id

(4)

4

1.5. Tampilan awal Aplikasi Sistem Informasi Akademik terdiri dari 4 bagian besar yaitu : a. Login

b. Rekap Unggah Artikel Ilmiah c. Pengumuman

d. Update Aplikasi

(5)

5

1.6. Setelah masuk tampilan awal aplikasi Sistem Informasi akademik (SIA) UNSOED, hal yang harus dilakukan adalah masuk ke menu aplikasi dengan Login menggunakan Username dan password masing-masing dengan cara klik tombol login yang terletak di bagian kanan atas tampilan awal, sampai muncul isian user name dan password yang harus diisikan. Untuk jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut :

1. Isikan Username

2. Isikan password

3. Klik tombol ini Klik tombol ini 

(6)

6

1.7. Tampilan selanjutnya akan masuk ke tampilan menu yang sesuai dengan username yang digunakan untuk login. Dalam hal ini tampilan menu yang muncul akan sesuai dengan hak akses user name tersebut.

1.8. Ada 6(enam) kategori sesuai dengan hak akses pada aplikasi yaitu, yang artinya ada 6(enam) tampilan menu yang berbeda, yaitu :

a. Login/UserAdmin b. Login/User Dosen c. Login/User Mahasiswa d. Login/User Bapendik e. Login/User LPPM

f. Login/User PD1 (Pembantu Dekan 1)

2. LOGIN/UserADMIN

Tampilan sebagai user admin adalah sebagai berikut

Pada tampilan kiri terdapat beberapa fasilitas menu(tools) pulldown, yang masing-masing bisa dibuka dan menampilkan sub menu yang sesuai engan kriteria menu yang ada.

Tools tersebut adalah :  Favorite  Rekapitulasi  Manajemen Menu  Managemen User  Calon DO  Wisuda

 Ekstrak Data Pusat  Wisuda MHS  KKN

(7)

7

www.akademik.unsoed.ac.id  Nilai Mata Kuliah  Referensi

 Artikel Ilmiah  Master

Untuk detilnya bisa dilihat sebagai berikut :

Klik masing-masing tombol untuk

menampilkan sub menu berikutnya

(8)

8

2.1. Tampilan detil untuk tool Favorite

a. Klik tools Data Dosen untuk menambahkan, merubah, menampilkan, menghapus data dosen yang ada dalam SIA

(9)

9

Untuk menghapus data dosen Untuk edit data dosen

Untuk menampilkan data dosen Untuk membuat data dosen baru

c. Klik tools Biodata Mahasiswa untuk menambahkan, merubah, menampilkan, menghapus data mahasiswa yang ada dalam SIA

d. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Biodata Mahasiswa

Digunakan untuk menampilkan seluruh data dengan No Ujian awal Seperti yang dituliskan. Sebagai contoh 1124, yang tertampil adalah Seluruh data dengan No. Ujian 1124xxxxx

e. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Dim f. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Dik User

g. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rekap KRS Per Prodi h. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log Ubah Nilai

(10)

10

i. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rekap Pengisian Nilai j. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log Ekstrak Data k. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools IPIPK

l. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log KRS oleh Bapendik m. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Jatah SKS

n. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Wali

o. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools KRSKHS Admin p. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Sistem Nilai

2.2. Tampilan detil untuk tool Rekapitulasi

(11)

11

a. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Jumlah Lulusan Per Tahun

(12)

12

c. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Mahasiswa Per Fakultas

Isikan 4 digit tahun yang akan direkap, kemudian klik tombol ‘proses’

Akan muncul grafik tahun tersebut per fakultas seperti contoh tampilan di atas. d. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan

Klik salah satu tombol ‘ D3, S2, Profesi, Atau Pasca ’ untuk mengetahui masa studi Lulusan yang dimaksud.

(13)

13

e. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan S1

f. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan D3

g. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan Pasca Periode bulan dan tahun kelulusan.

Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafikMasa studi Mahasiswa S1 yang lulus pada bulan danTahun tersebut

Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak

Periode bulan dan tahun kelulusan.

Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi Lulusan D3 yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut

(14)

14

h. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan Profesi

i. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rata-rata IPK Lulusan Periode bulan dan tahun kelulusan.

Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi LulusanPasca yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut

Periode bulan dan tahun kelulusan.

Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi Lulusan Profesi yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut

(15)

15

j. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rata-rata IPK Lulusanper Fakultas

k.

Periode tahun yang akan ditampilkan Grafiknya. Klik tombol tahun menampilkan grafik pada tahun dimaksud

Grafik rata-rata IPK Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas & Pascasarjana

Periode tahun yang akan ditampilkan Grafiknya. Klik tombol tahun menampilkan grafik pada tahun dimaksud

Grafik rata-rata IPK Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas & Pascasarjana

Rekap Jumlah yang telah unggah artikel ilmiah per Fakultas Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas

(16)

16

2.3. Tampilan detil untuk tool Manajemen Menu

2.4. Tampilan detil untuk tool Managemen User

2.5. Tampilan detil untuk tool Calon DO

2.6. Tampilan detil untuk tool Nilai Mata Kuliah

2.7. Tampilan detil untuk tool Referensi

2.8. Tampilan detil untuk tool Wisuda

2.9. Tampilan detil untuk tool Ekstrak Data Pusat

2.10. Tampilan detil untuk tool Wisuda MHS

2.11. Tampilan detil untuk tool KKN

2.12. Tampilan detil untuk tool Manual

2.13. Tampilan detil untuk tool Artikel Ilmiah

(17)

17

3. LOGIN/UserDOSEN

Tampilan sebagai user Dosen adalah sebagai berikut

Dosen yang login

3.1.a. Klik ini untuk menampilkan data seluruh Mahasiswa yang masuk dalam Perwalian Dosen ybs.

3.1.b. Klik ini untuk menampilkan data Mahasiswa Perwalian Dosen ybs, yang masih aktif

3.1.c. Klik ini untuk Lock atau Unlock KRS Mahasiswa 3.1.d. Klik ini untuk Persetujuan KRS Mahasiswa 3.1.e. Klik ini untuk Nilai Pengampu

3.2.a. Klik ini untuk KRS Pengampu

3.3.a. Klik ini untuk Mengubah Password

3.1.

3.2.

(18)

18

www.akademik.unsoed.ac.id Terdiri dari 3 menu utama, yaitu :

3.1. Perwalian Dosen

a. Perwalian[Semua]

Klik ini untuk melompat ke halaman dimaksud

Klik ini untuk menampilkan riwayat masing-masing mahasiswa

Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yang dituliskan di box di atas. Seperti gambar berikut.

(19)

19

Ketika Pada kolom NIM dituliskan H1C007, yang kemudian tertampil adalah seluruh data Mahasiswa Yang mempunyai NIM H1C007XXX

Ketika Pada kolom Nama Mahasiswa dituliskan Yul, yang kemudian tertampil adalah seluruh data Mahasiswa Yang mempunyai namanya mengandung unsur kata yul.

b. Perwalian[Aktif]

(20)

20

www.akademik.unsoed.ac.id c. Lock/Unlock KRS

Menu ini adalah Fasilitas untuk membuka KRS yang terkunci (=Lock : yaitu KRS yang tidak bisa dibuka/dijalankan karena syarat tertentu untuk berhak mengisikan KRS belum terpenuhi.

(21)

21

www.akademik.unsoed.ac.id d. Pesetujuan KRS

Menu ini adalah Fasilitas untuk persetujuan KRS yang diajukan oleh mahasiswa yang menjadi perwaliannya.

Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yangdituliskan di box di atas. Analogi dengan keterangan pad point 3.1.a.

Menunjukkan Status

KRS-Mahasiswa Klik tombol ini untuk membuka/merubah (unLock) status KRS mahasiswa.

Klik tombol ini adalah fasilitas untuk ACC KRS yang diajukan oleh Mahasiwa

(22)

22

www.akademik.unsoed.ac.id e. Nilai Pengampu

Tampilan  View Nilai :

Tombol ini adalah fasilitas untuk menampilkan seluruh Nilai untuk seluruh Matak Kuliah yang telah diambil oleh Mahasiswa

(23)

23

3.2. Nilai Kuliah Pengampu

a. KRS Pengampu

Klik tombol ini untuk menampilkan Pilihan Tahun akademik, sbb :

Pilih salah satu tahun akademik tertampil, kemudian Klik proses, dan tampilan akan berubah seperti contoh berikut :

Klik tombol ini untuk manampilkan daftar seluruh Mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut

tombol ini untuk menampilkan klik tombol ini untuk proses Pilihan Tahun akademik, sbb : menampilkan Rekap KRS per

Dosen Pengampu

Pilih salah satu tahun akademik tertampil, kemudian Klik proses, dan tampilan akan berubah seperti contoh berikut :

tombol ini untuk manampilkan daftar

seluruh Mahasiswa yang mengambil mata Klik tombol ini untuk menampilkan atau _{menyimpan data tersebut ke dalam format} lain, dalam hal ini format default adalah Excel( *.Xls).

klik tombol ini untuk proses menampilkan Rekap KRS per Dosen Pengampu

Pilih salah satu tahun akademik tertampil, kemudian Klik proses, dan tampilan akan

tombol ini untuk menampilkan atau menyimpan data tersebut ke dalam format lain, dalam hal ini format default adalah

(24)

24

3.3. Tools

a. Ubah Password

Tools ini adalah fasilitas untuk merubabah password. Ketika menu ubah Password diaktifkan, maka tampilan akan berubah sbb :

 Id User yang tertampil adalah User yang digunakan untuk login.  Isikan Password baru yang akan digunakan

 Isikan kembali pada kotak Ulang password (harus sama)

(25)

25

4. LOGIN/UserMAHASISWA

Tampilan sebagai user Mahasiswa adalah sebagai berikut

NIM Mahasiswa yang login

4.1.a. Klik ini untuk menampilkan data seluruh Mahasiswa yang masuk dalam Perwalian Dosen ybs.

4.1.b. Klik ini untuk menampilkan data Mahasiswa Perwalian Dosen ybs, yang masih aktif

4.2.a. Klik ini untuk Persetujuan KRS Mahasiswa 4.2.b. Klik ini untuk Nilai Pengampu

4.2.c. Klik ini untuk KRS Pengampu

4.3.a. Klik ini untuk Mengubah Password

4.1.

4.2.

(26)

26

www.akademik.unsoed.ac.id 4.1. Menu KRSKHS :

a. Cetak KSM

 Klik menu ini untuk Kartu Studi Mahasiswa.  Tampilan menu ini adalah sbb :

Cetak KSM Nilai Kuliah

 Klik ‘Cetak KSM’ untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa. Tampilannya adalah sbb:

Klik ombol ‘Cetak’ untukm mencetak Kartu Studi, dengan menggunakan kertas ukuran A4, mencetak dalam posisi mendatar/Landscape.

(27)

27

 Klik ‘Nilai Kuliah’ untuk mencetak Daftar Nilai Mahasiswa Per Semester. Tampilannya adalah sbb:

IP Mahasiswa

, untuk membuka atau merubah file Nilai per Semester ini ke dalam format lain, dalam hal ini default adalah format excel (*.Xls), dengan mengunakan dialog tools pada tampilan berikut .

b. KHS

Tampilan dan fasilitas untuk KHS sama dengan point 4.1.a. di atas

XXXXXXXX XXXXXXXX

XXXXXXXX

(28)

28

www.akademik.unsoed.ac.id 4.2. Menu Artikel Ilmiah

a. Entri Artikel Ilmiah

b. Unggah File Artikel

(29)

29

www.akademik.unsoed.ac.id c. Cetak Bukti Unggah Artikel

Setelah mengisi tampilan 4.2.a dan menekan tombol simpan 4.2.b. maka Mencetak Bukti telah Mengunggah Artikel Ilmiah dengan menu ini, sampai muncul tampilan dalam format (*.pdf), seperti contoh tampilan berikut :

4.3. Tools

a. Ubah Password

Tools ini adalah fasilitas untuk merubah password. Ketika menu ubah Password diaktifkan, maka tampilan akan berubah sbb :

NIM NIM NIM NIM NIM NIM Nama Nama Nama Nama Nama Prodi Prodi Prodi Prodi Prodi Judl Judul Judul Judul Judul Judul

Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Nama dan gelar Pembimbing 1

Nama dan gelar Pembimbing 2 Nama dan gelar Pembimbing 3

DD MMMMM YYYY Nama Mahasiswa

(30)

30

 Id User yang tertampil adalah User yang digunakan untuk login.  Isikan Password baru yang akan digunakan

 Isikan kembali pada kotak Ulang password (harus sama)

(31)

31

5. LOGIN/UserBapedik

Tampilan sebagai user Bapedik adalah sebagai berikut

BAPENDIK BAPENDIK

BAPENDIK

xxxxxx XXXXX

(32)

32

www.akademik.unsoed.ac.id BAPENDIK

(33)

33

5.1. Prasyarat KRS

Pada menu ini terdiri dari beberapa sub menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa fasilitas yaitu :

a. Data Dosen

Untuk menampilkan seluruh data Dosen yang ada, disertai dengan fasiliatas untuk mengapus data, update data, view/menampilkan detil masing-masing dosen, dan dilengkapi dengan tools untuk mencari salah satu data dosen dari list yang tertampil sbb :

Digunakan untuk menampilkan seluruh data dengan No Ujian awal Seperti yang dituliskan. Sebagai contoh 1124, yang tertampil adalah Seluruh data dengan No. Ujian 1124xxxxx

Untuk menghapus data dosen Untuk edit data dosen

Untuk menampilkan data dosen Untuk membuat data dosen baru

(34)

34

b. Kurikulum

c. Mata Kuliah per Semester

(35)

35

e. Cetak Absen

f. Ruang

Klik ini untuk menambah pengajar

(36)

36

5.2. KRS/KHS

a. Rekap KRS per PRODI

Untuk Edit Pengampu

Untuk Membuka atau Menyimpan (eksport) data ke format Ms-excel

Untuk Menampilakan data Mahasiswa Per Mata Kuliah

(37)

37

b. Rekap Pengisian Nilai

c. Dosen Sudah Unggah Nilai

Klik tombol ini untuk mengeksport data ke format excel

Klik ini untuk menampilkan seluruh data

(38)

38

d. Dosen Belum Unggah Nilai

Klik ini untuk menampilkan seluruh data

(39)

39

e. Entri KRS oleh Bapendik

(40)

40

Klik “detil” akan merubah ke tampilan sbb :

+

g. Unggah Nilai

Untuk Mencetak KHS seperti tampilan berikut

Untuk Menampilkan data Mahasiswa Per Mata Kuliah

Klik ini sampai muncul √

(41)

41

h. Transkrip

Isi NIM dimaksud Klik ‘Cari”

Klik untuk memasukkan ke transkrip, daftar nilai yang sudah dipilih (√ )

Klik untuk menghapus dari transkrip daftar nilai yang sudah dipilih (√ )

(42)

42

5.3. Dosen Wali

a. Entri / Ubah Mahasiswa Per Angkatan

(43)

43

5.4. Wisuda Bapendik Fakultas

Menu ini untuk mengelola dan melihat segala hal yang berhubungan dengan Yudisium dan wisuda, yaitu :

a. Rekap SK Yudisium

(44)

44

b. Entri SK Yudisium

(45)

45

d. Daftar SK Yudisium

5.5. Calon DO

Menu ini untuk mengelola dan melihat segala hal yang berhubungan dengan Mahasiswa Calon Drop Out, yaitu :

a. Entri Calon DO

(46)

46

b. List Calon DO

Menu untuk menampilkan ‘list’ mahasiswa Calon DO, disertai fasilitas unutk membatalkan(Batal Draft).

(47)

47

d. List Draft Calon DO

5.6. Ekstrak Data

Menu ini untuk meng-ekstrak data dimaksud ke dalam format lain, dalam hal ini format data excel, yaitu :

a. Ekstrak Biodata mahasiswa

Isikan tahun angkatan

Klik untuk proses

(48)

48

b. Ekstrak KRS

c. Ekstrak IP IPK

Isikan tahun akademik

seperti contoh Klik untuk proses

Klik untuk memilih

tahun akademik Klik untuk proses

(49)

49

d. Ekstrak Status Mahasiswa

5.7. Tools

Menu berisi berbagai tools atau alat,antara lain untuk :

a. Ubah Password

Klik untuk memilih

tahun akademik Klik untuk proses

(50)

50

b. Reset Password Mahasiswa

- Isikan NIM - Klik Proses

c. Data Mahasiswa

Klik untuk

View detil

Klik angka 2,3, dst untuk melihat tampilan halaman tsb. tersebut

Klik untuk tampilan hal.berikutnya

(51)

51

d. Update Fakultas

- Isikan Data yang benar pada kolom yang sesuai - Klik ‘update’ jika data yang ada sudah benar.

(52)

52

6. LOGIN/UserLPPM

Masukkan userame dan Passwor yang sesuai. Tampilan sebagai user LPPM

Masukkan userame dan Passwor yang sesuai.

(53)

53

Pada login user LPPM ini terdiri dari 2(dua) sub menu untuk yaitu :

(54)

54

6.2. Pendaftaran KKN

Untuk menampilkan data Untuk edit data Untuk menghapus data

(55)

55

7. LOGIN/UserPD1 (Pembantu Dekan 1)

Masukkan userame dan Passwor yang sesuai.

(56)

56

Pada login user PD1 (Pembantu Dekan 1) ini terdiri dari beberapa sub menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa fasilitas yaitu :

7.1. Rekap Pengisian Nilai

Diisi Tahun Akademik

Klik untuk memilih Klik Proses

(57)

57

7.2. Rekap KRS Per Prodi

7.3. Dosen Sudah Unggah Nilai

- Pilih tahun akademik - Klik ‘Proses’

- Tampilan berubah sbb: Isi tahun akademik

Klik untuk menampilkan pilihan prodi

(58)

58

- Klik view, untuk menampilkan detil data seperti tampilan berikut :

7.4. Dosen Belum unggah Nilai

- Tombol ‘Eksport ke Excel’ adalah tools untuk menampilkan atau menyimpan data dala format Ms-Excel.

- Pilih tahun akademik - Klik ‘Proses’

(59)

59

(60)

60

7.5. Perubahan Nilai

- Isi NIM dimaksud, klik ‘Proses’ - Tampilan akan berubah sbb:

- Klik tombol ‘Ubah Nilai’, untuk merubah nilai dimaksud - Tampilan akan berubah sbb :

(61)

61

www.akademik.unsoed.ac.id - Isikan nilai perubahan - Isikan alasan

- Klik tombol ‘Simpan’

7.6. Unggah Nilai Oleh PD1

Perhatikan catatan yang ada pada tampilan. Klik Choose, muncul tampilan berikut :

(62)

62

Arahkan di Folder mana, file yang akan di-unggah disimpan, kemudian klik open jika file sudah dipilih.

7.7. Penambahan Jatah SKS

- Isikan NIM dimaksud, klik tombol ‘Cari’ - Tampilan berubah sbb :

- Isikan pada kolom Jatah Penambahan SKS - Isi Keterangan

(63)

63

7.8. Daftar Penambahan SKS

7.9. Rekap Wisuda

Pilih Periode Wisuda

(64)

64

Perhatikan ketika melakukan perintah ‘eksport’ atau ‘eksport semua fakultas’, muncul dialog box yang berisikan pilihan untuk menyimpan atau bisa juga membuka file tersebut dalam format excel. Penamaan yang ada adalah default sesuai dengan perioda wisuda. Akan tetapi dalam penyimpanan nama tersebut bisa diubah.

(65)