1.1 Pengenalan Lingkungan Kerja
Dalam proses pelaksanaan magang yang dilaksanakan penulis di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta yang beralamat di WISMA UIC, lantai 4 Jl. Gatot Subroto Kav 6-7, Jakarta Selatan selama dua bulan yang di mulai dari tanggal 01 Februari sampai dengan tanggal 31 Maret 2017.
Selama pelaksanaan magang penulis ditempatkan di departemen Accounting yang dipimpin oleh Ibu Liana. Di sana penulis diperkenalkan kepada Ibu Liana dan para staff lain di departemen Accounting seperti Bapak Kosim, Ibu Yekti, Ka Stella dan Ka Natahlie oleh Bapak Ludwig selaku HRD di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta. Penulis diperkenalkan selayaknya pegawai baru walaupun sebenarnya penulis hanyalah seorang mahasiswa yang sedang melaksanakan magang di perusahaan tersebut. Para karyawan di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta sangat ramah sekali menyambut kedatangan penulis dan menerima perkenalan penulis dengan baik.
Pada awal pelaksanaan magang, penulis merasa khawatir dan takut apabila tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar. Tetapi penulis berusaha memberanikan diri untuk bertanya, apabila ada
hal-hal yang tidak dimengerti saat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Sebelumnya penulis diberikan penjelasan tentang peraturan-peraturan yang berlaku di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta seperti jam masuk kerja, jam pulang kerja, jam istirahat, dan peraturan lainnya oleh Bapak Ludwig selaku HRD di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta. Penulis juga diberikan kesempatan untuk memahami dan mempelajari suasana lingkungan kerja yang sesungguhnya sehingga dalam melaksanakan aktivitas kerja penulis sudah dapat mengenal lingkungan kerja dengan baik.
Sebelum melaksanakan pekerjaannya, penulis diberi penjelasan oleh Ibu Liana dan Ibu Yekti mengenai cara kerja dan jenis pekerjaan apa saja yang nantinya akan dikerjakan oleh penulis. Jika terdapat kesulitan ataupun kendala yang tidak dimengerti atau diketahui oleh penulis maka penulis dapat bertanya langsung, dan para staff di bagian Accounting pun akan membantu menjelaskannya.
1.2 Kegiatan Selama Magang
Pada PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta khususnya pada departemen Accounting penulis melaksanakan magang pada tanggal 01 Februari sampai dengan 31 Maret 2017. Penulis melaksanakan aktivitas magang setiap hari senin sampai dengan hari jumat, yang dimulai pukul
mempunyai tugas sendiri yaitu kegiatan yang dilakukan secara rutin maupun kegiatan non rutin.
1.2.1 Kegiatan Rutin
Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis pada PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta, antara lain sebagai berikut :
a. Memasukkan data persediaan LWH ke dalam komputer, dengan memasukkan kode-kode barang yang ada di laporan gudang ke dalam pencatatan komputer, seperti Finished Goods, Direct Material, Direct Material Others dan Packaging. b. Memasukkan data persediaan sampel dan bonus stok gudang ke
dalam komputer, dengan memasukkan kode-kode cabang perusahaan yang berada di luar daerah.
c. Menginput data PO ( Purchase Order ) dan RS perusahaan ke dalam komputer. Dan juga menghitung total dan PPN nya baik dalam mata uang Rupiah maupun dalam mata uang Dollar dengan menyertakan Rate BI ( Bank Indonesia ) sebagai acuan. d. Membuat invoice dan menyusun invoice dengan lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk dikirimkan kepada pelanggan. e. Mengecek laporan proses produksi dengan membandingkan
WIP ( Work In Process ) awal dan akhir bulan berjalan dengan laporan proses produksi bulan sebelumnya.
f. Menghitung PPh 22 pada faktur pajak perusahaan dan menginput NTPN ( Nomor Transaksi Pembayaran Negara ) ke dalam komputer.
1.2.2 Kegiatan Non Rutin
Selain melaksanakan kegiatan rutin di PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta penulis juga mengerjakan kegiatan non rutin selama magang, sebagai berikut :
a. Merekon penjualan perusahaan tahun sebelumnya dan mengecek kuantitas serta COGS ( Cost Of Goods Sold ) pada jurnal penjualan tahun sebelumnya.
b. Menghitung COGS ( Cost Of Goods Sold ), total COGS ( Cost Of Goods Sold ), PPN keluar dan amount untuk sampel dan bonus persediaan stok gudang perusahaan.
c. Menyusun dokumen invoice secara berurutan sesuai dengan nomor urut dokumen dari nomor paling kecil di posisi bawah ke paling besar di posisi teratas setelah itu diarsipkan.
d. Menyusun dokumen hutang dan piutang secara berurutan sesuai dengan nomor urut dokumen dari nomor paling kecil di posisi bawah ke paling besar di posisi teratas setelah itu diarsipkan.
e. Menyusun dokumen nota, perhitungan pelayanan jasa, bukti penerimaan Negara penerimaan bea&cukai dan juga billing
dokumen dari nomor paling kecil di posisi bawah ke paling besar di posisi teratas dan setelah itu diarsipkan.
f. Melengkapi lampiran cost sheet dan journal voucher untuk eksport dan import barang, setelah itu dipisahkan dan diarsipkan sesuai dengan nomor urut dokumen dari nomor paling kecil berada di atas dan nomor paling besar berada paling bawah.
1.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja
Dalam suatu perusahaan, baik perusahaan besar maupun perusahaan yang kecil yang bergerak dibidang apapun pasti akan menemui suatu kendala atau permasalahan yang datang dari setiap kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan tersebut. PT. Inti Evesrspring Indonesia bergerak dibidang produksi dan distribusi produk – produk teknis seperti karbamasi insektisida, bahan aktif, herbisida, insektisida, dan juga fungisida untuk agrokimia yang berkualitas untuk pasar dalam dan luar negeri. Perusahaan ini tidak lepas dari masalah-masalah yang timbul yang memungkinkan masalah tersebut dapat berpengaruh dalam pelaksanaan operasional perusahaan.
Selain itu adapula beberapa permasalahan yang timbul pada bagian unit kerja, sistem informasi manajemen dan akuntansi khususnya pada departemen accounting antara lain :
a. Perbedaan pencatatan persediaan antara komputer dengan pihak gudang seperti pada jenis persediaan yang berada di gudang, total kuantitas persediaan yang ada, atau total keluar masuknya persediaan di gudang yang menyebabkan masalah pada saat akan melakukan pencatatan pada sistem erasoft.
b. Kurangnya kordinasi dari pihak gudang dengan departemen-departemen yang ada pada perusahaan atas persediaan yang tersedia, persediaan yang masuk atau bahkan persediaan yang keluar.
c. Sistem erasoft yang masih banyak memiliki kekurangan, misalnya saat data persediaan atau data laporan keuangan perusahaan sudah diinput tiba-tiba berubah sendiri dan menjadi berantakan, sehingga harus dimulai dari awal lagi untuk membetulkan data tersebut.
d. Masih kurangnya kordinasi dalam penyebaran informasi-informasi dari departemen satu ke departemen lainnya sehingga menimbulkkan sedikit masalah, misalnya dari departemen marketing ke departemen accounting atau dari departemen purchasing ke departemen accounting.
e. Faktur atau dokumen yang tidak dikembalikan atau hilang pada saat telah dipinjam oleh departemen lain yang menghambat saat proses pencatatan pada sistem erasoft.
f. Dokumen yang tidak diarsipkan sesuai dengan tata caranya yaitu meletakkan dokumen dari nomor yang paling kecil berada di paling
menyebabkan kesulitan saat sedang mencari dokumen yang dibutuhkan.
Masalah-masalah tersebut di atas dapat mempengaruhi kinerja dan juga aktivitas yang dilaksanakan pada PT. Inti Everspring Indonesia, Jakarta.
1.4 Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja
a. Perbedaan pencatatan persediaan antara gudang dengan komputer. Menurut penulis sebelum mengirimkan laporan rekapan persediaan dari gudang seharusnya kepala staff gudang memeriksa dan mengecek kembali dengan lebih teliti pekerjaan pegawainya, agar saat laporan rekapan persediaan dikirimkan ke perusahaan hasilnya akurat sehingga data persediaan dikomputer tidak akan mengalami selisih. Dan juga karyawan di departemen finance dan accounting melakukan komunikasi dengan bagian gudang mengenai kebenaran keluar masuknya persediaan apabila terjadi ketidakcocokan pada rekapan persediaan yang dikirimkan sehingga tidak terjadi selisih saat akan diinput kedalam sistem. Hal ini dilakukan sebagai bentuk pengendalian internal yang harus diterapkan di dalam perusahaan untuk mengurangi resiko kecurangan.
b. Kurangnya koordinasi dari pihak gudang atas persediaan yang tersedia. Menurut penulis seharusnya pihak gudang lebih kooperatif dalam memberikan informasi mengenai persediaan yang tersedia di gudang
kepada perusahaan baik kepada department accounting maupun departemen-departemen lainnya yang terkait langsung dengan persediaan yang tersedia. Hal ini agar tidak menghambat proses pencatatan di komputer maupun penginputan data pada sistem.
c. Sistem erasoft yang masih banyak memiliki kekurangan. Menurut penulis sebaiknya perusahaan memperbaiki sistem yang ada atau dengan mengganti sistem yang ada dengan sistem yang baru. Hal ini lebih baik dilakukan karena mengingat perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan manufaktur terbesar dan juga mengingat transaksi yang dilakukan perusahaan sangatlah banyak, agar tidak mengganggu kegiatan operasional perusahaan dari segi pencatatannya. d. Masih kurangnya koordinasi dari departemen satu ke departemen lain.
Menurut penulis alangkah baiknya apabila karyawan-karyawan dari suatu departemen berkomunikasi dengan baik, misalnya apabila ada perubahan atau ada informasi tambahan pada dokumen-dokumen yang akan dikerjakan dan berkaitan dengan departemen lain segera memberikan info terhadap perubahan tersebut, dalam hal menyampaikan informasi yang ada tidak dengan setengah setengah atau memberikan dokumen kepada departemen lain tepat pada waktunya. Apabila koordinasi antara departemen ini diperbaiki akan meminimalisasi masalah yang terjadi di perusahaan.
masing-masing kepada dirinya sendiri dan juga pada pekerjaannya, apabila ingin meminjam dokumen setelah selesai diperlukan segera dikembalikan ke tempat semula. Hal ini dilakukan agar saat pencatatan dokumen-dokumen yang diperlukan ada dan utuh kembali ditempat semula dan tidak akan menghambat atau membuat selisih pada saat pencatatan.
f. Dokumen yang tidak diarsipkan sesuai dengan tata caranya. Menurut penulis, hal kecil seperti ini haruslah dipahami dan diingat oleh setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut. Hal ini dikarenakan apabila ada karyawan yang mengarsipkan dokumen tidak seperti biasanya atau tidak seperti sebelumnya maka akan menimbulkan kesulitan saat karyawan lain membutuhkan dan mencari dokumen tersebut.
