BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

34

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1. Kedudukan dan Koordinasi

Selama 3 bulan melakukan kegiatan magang di PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk., penulis ditempatkan pada divisi Treasury Reporting yang merupakan bagian dari Finance

& Accounting Department. Divisi Treasury Reporting memiliki 3 anggota yang dapat dilihat dalam struktur organisasi nya sebagai berikut:

Sumber: Data Internal Alfamart, diolah

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Divisi Treasury Reporting

Kerja magang dilakukan dibawah bimbingan Bapak Agus Martopo selaku Treasury Reporting Manager beserta dengan Bapak Ferdy Tan selaku Treasury Reporting Coordinator. Dalam menjalankan serta melaporkan tugas nya, penulis melakukan koordinasi langsung dengan Bapak Agus Martopo dan Bapak Ferdy Tan.

Secara garis besar, tugas yang penulis lakukan pada divisi ini meliputi:

a. Membuat rekonsiliasi untuk transaksi tunai dan non tunai dengan membandingkan transaksi yang terjadi, uang masuk, serta Laporan Penyimpangan Toko (LPT) per bulan.

b. Menyusun laporan per bulan (monthly report) atas transaksi yang terjadi per cabang (kurang setor, cash in transit, dan sebagainya).

c. Membuat rekonsiliasi bank serta jumlah kurang setor cabang setiap hari nya.

Treasury Reporting Manager (Agus Martopo)

Treasury Reporting Member (Tomi Anwarudin)

Treasury Reporting Coordinator

(Ferdy Tan)

Intern (Erika Vercelli)

(2)

35 Tabel 3.1. Koordinasi Pekerjaan

Atasan Koordinasi yang dilakukan

Bapak Agus Martopo

Penulis meminta tanda tangan untuk absen setiap hari.

Penulis meminta penilaian hasil magang pada akhir periode kerja magang.

Penulis mendapat tugas untuk melakukan perbandingan antara KI, IB, LPT, dan Monthly Report.

Penulis melakukan laporan mengenai tugas yang dilakukan.

Bapak Ferdy Tan

Penulis diberi gambaran mengenai proses transaksi yang terjadi dalam Alfamart.

Penulis mendapat tugas untuk mengerjakan PS30 setiap hari.

Sumber: dokumentasi pribadi penulis

Pekerjaan yang dilakukan oleh penulis mencakup data dari semua cabang dan toko Alfamart yang tersebar di Indonesia, tetapi tidak termasuk toko franchise (32 cabang, 13.700+ toko). Proses bisnis dari toko franchise Alfamart diurus berdasarkan masing – masing pemilik franchise karena head office Alfamart hanya akan menerima franchise fee serta royalty dari masing-masing toko franchise tanpa melakukan pengelolaan terhadap proses keuangan yang terjadi.

3.2. Tugas yang Dilakukan

Dalam melaksanakan kegiatan magang, penulis mendapatkan beberapa tugas utama maupun tugas tambahan dalam divisi Treasury Reporting. Penulis memiliki dua tugas utama yang harus dikerjakan yaitu, melakukan rekonsiliasi atas PS30 serta melakukan rekonsiliasi atas KI, IB, LPT, serta monthly report atas transaksi tunai.

PS30 merupakan kode di dalam PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. yang berisi semua transaksi tunai per cabang yang terdiri atas kurang setor, lebih setor, maupun uang meragukan. Maka dari itu, rekonsiliasi atas PS30 merupakan rekonsiliasi berita acara

(3)

36 dengan mutasi bank yang diberikan antara nominal kurang setor, lebih setor, maupun uang meragukan yang dilakukan setiap hari nya. Setelah melakukan rekonsiliasi, penulis juga melakukan pengecekan pembayaran atas kurang setor yang terjadi oleh masing – masing cabang. Berikut merupakan uraian tugas yang dikerjakan:

a. Mengelompokkan mutasi yang diberikan sesuai dengan cabang.

b. Membandingkan berita acara dengan mutasi bank.

c. Mengelompokkan mutasi ke dalam 3 kategori (kurang setor, lebih setor, uang meragukan).

d. Melakukan pengecekan pembayaran cabang atas transaksi kurang setor.

e. Melakukan penagihan kepada cabang atas transaksi kurang setor yang belum dibayar via email setiap minggu di hari Jumat.

Dalam Alfamart, terdapat pembagian KI, IB, LPT, serta monthly report untuk beberapa transaksi (tunai, non tunai, dan elektronik). Penulis melakukan rekonsiliasi atas KI, IB, LPT, serta monthly report khusus untuk transaksi tunai.

KI atau kas in merupakan semua transaksi yang masuk di dalam toko. IB atau in bank merupakan uang masuk atas transaksi yang masuk di dalam toko. LPT merupakan Laporan Penyimpangan Toko dimana setiap cabang melaporkan transaksi – transaksi yang terjadi namun tidak terdapat pembayaran yang masuk (Transaksi yang ada pada KI namun tidak ada dalam IB). Monthly Report merupakan laporan setiap bulan yang dilakukan toko atas semua transaksi bermasalah yang terjadi. Jumlah transaksi dalam monthly report seharusnya sama dengan jumlah transaksi pada LPT. Berikut merupakan uraian tugas yang dikerjakan:

a. Menarik data KI dan IB dari SQL.

b. Melakukan rekonsiliasi antara KI dan IB lalu mengambil data yang masih terdapat selisih.

c. Membandingkan selisih data dengan LPT. Jika ada selisih data yang tidak terdapat dalam LPT maka cabang harus menambahkan data tersebut ke dalam LPT.

d. Membandingkan data LPT dan monthly report.

(4)

37 e. Membuat summary total selisih yang harus diselesaikan oleh masing – masing

cabang.

Selain tugas utama, penulis juga mendapat beberapa tugas tambahan sebagai berikut:

a. Rekonsiliasi selisih transaksi non tunai dengan membandingkan KI dan IB.

b. Rekonsiliasi selisih transaksi elektronik dengan membandingkan KI dan IB.

c. Membandingkan OA dari transaksi elektronik dengan hutang yang dicacat divisi treasury.

d. Mempelajari proses pembuatan voucher sampai dengan proses claim voucher.

e. Mempelajari alur bisnis Alfamart mulai dari proses transaksi di toko sampai dengan proses rekonsiliasi laporan.

3.3. Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1. Proses Pelaksanaan

Dalam melakukan kerja magang selama 3 bulan di PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. berikut merupakan rincian garis besar pekerjaan yang dilakukan setiap minggu nya:

a. Minggu ke 1

Membuat analisa selisih transaksi non tunai (KI vs IB) secara manual dan menggunakan formula.

b. Minggu ke 2

Membuat rekonsiliasi transaksi tunai (KI vs IB vs LPT) bulan Januari sampai Juni untuk 32 cabang serta rekonsiliasi transaksi elektronik (KI vs IB).

c. Minggu ke 3

Membuat rekonsiliasi transaksi tunai (KI vs IB vs LPT) bulan Januari sampai Juni untuk 32 cabang serta belajar mekanisme pengajuan dan claim voucher (belanja, sodexo, gift).

d. Minggu ke 4

(5)

38 Belajar proses pengajuan sampai pembuatan voucher, membuat mekanisme pembayaran transaksi elektronik (membandingkan OA dan hutang), serta melakukan update KS-LS cashier collection (per cabang).

e. Minggu ke 5

Melakukan update rekonsiliasi transaksi tunai (KI vs IB vs LPT) untuk 32 cabang serta melakukan update KS-LS cashier collection (per cabang).

f. Minggu ke 6

Merekap nominal kurang setor antara catatan divisi finance dengan accounting, mengerjakan bagian kurang setor dari monthly report (aging KBHP), serta melakukan perbandingan kurang setor dalam monthly report dan LPT.

g. Minggu ke 7

Melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang).

h. Minggu ke 8

Membuat rekonsiliasi antara LPT bulan Juli dan Agustus untuk 32 cabang serta melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang).

i. Minggu ke 9

Membuat rekonsiliasi antara KI, IB, LPT, serta monthly report bulan Januari sampai Agustus untuk 32 cabang serta melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang).

j. Minggu ke 10

Membuat rekonsiliasi antara KI, IB, LPT, serta monthly report bulan Januari sampai Agustus untuk 32 cabang serta melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang).

k. Minggu ke 11

Melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang).

l. Minggu ke 12

(6)

39 Melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang) serta mengirimkan email penagihan kurang setor yang harus dibayarkan kepada 32 cabang.

m. Minggu ke 13

Melakukan update KS-LS cashier collection dan pembayaran kurang setor oleh toko (per bulan dan per cabang) serta mengirimkan email penagihan kurang setor yang harus dibayarkan kepada beberapa cabang.

Sebelum membahas mengenai rincian pekerjaan yang dilakukan, berikut merupakan alur proses terbentuk nya transaksi sampai dengan proses membuat rekonsiliasi PS30:

Sumber: Data Internal Alfamart, diolah Gambar 3.2. Proses Transaksi Tunai di Toko

Setiap hari nya, terdapat transaksi tunai yang masuk di setiap toko. Saat toko tutup, personel toko akan melakukan perhitungan uang yang ada di dalam kasir dan membandingkan uang tunai fisik yang ada dengan jumlah transaksi masuk yang terjadi pada hari itu. Personel toko akan mencatat nominal uang tunai fisik yang kurang maupun lebih. Setelah itu, personel toko akan menyimpan uang tersebut ke dalam kotak besi untuk dikirimkan ke Cashier Collection cabang.

(7)

40 Sumber: Data Internal Alfamart, diolah

Gambar 3.3. Proses Pengiriman Uang dari Toko ke Cashier Collection Cabang Dalam proses pengambilan kotak besi, Alfamart menggunakan jasa perusahaan lain untuk mengirimkan uang tersebut dari masing – masing toko ke cashier collection cabang. Proses pengiriman berkisar antara 1 sampai 4 hari, tergantung oleh jumlah toko per cabang serta jarak masing – masing toko di 1 cabang.

Gambar 3.4. Proses Penmeriksaan Uang pada Cashier Collection cabang

Setelah uang sampai pada cashier collection cabang, personel dalam cashier collection cabang akan melakukan pemeriksaan dan perhitungan ulang uang yang dikirimkan. Setelah itu, data jumlah uang yang masuk akan dimasukkan ke dalam software TAF (Tax, Accounting, & Finance) serta catatan cashier collection cabang.

Lalu, personel dalam cashier collection cabang akan memasukkan data uang yang ada ke data IB (in bank) sesuai dengan nominal yang ada dalam catatan cashier collection cabang. Setelah memasukkan semua data yang dibutuhkan, personel dalam cashier collection cabang akan menyiapkan uang ke dalam kotak besi untuk di antar ke bank.

Proses ini memakan waktu 1 hari.

(8)

41 Sumber: Data Internal Alfamart, diolah

Gambar 3.5. Proses Pengelolaan Uang dari Cashier Collection Cabang

Pada tahap ini, kotak besi yang telah disiapkan oleh cashier collection cabang akan diambil oleh bank ataupun perusahaan outsource untuk diantarkan ke bank. Uang tersebut akan disetorkan ke bank b-branch. Dalam PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk., terdapat 2 jenis bank yang dikategorikan ke dalam bank A dan bank B. Bank A merupakan rekening bank yang khusus untuk memegang transaksi dalam head office, sementara bank B merupakan rekening bank yang khusus untuk memegang transaksi dalam cabang. Setelah penyetoran dilakukan, personel dalam cashier collection cabang akan membandingkan mutasi bank dengan data dalam IB (in bank) yang sebelumnya telah di input.

Gambar 3.6. Proses Rekonsiliasi dengan Bank dalam Head Office

Setiap hari nya, bank akan mengirimkan mutasi rekening PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. melalui email dan penulis harus mengelompokkan mutasi tersebut sesuai dengan cabang yang terkait. Setelah itu, penulis harus membandingkan nominal uang dalam berita acara setiap cabang yang dikirimkan melalui email dengan mutasi bank.

Penulis akan mengelompokkan transaksi dalam mutasi bank ke dalam 3 kategori yaitu kurang setor, lebih setor, dan uang meragukan sesuai dengan berita acara. Jika terdapat

(9)

42 perbedaan nominal antara mutasi bank dan berita acara, penulis akan menghubungi bank melalui email dan memperbaiki perbedaan tersebut setelah mendapatkan konfirmasi dari bank.

Gambar 3.7. Proses Rekonsiliasi dengan Cabang dalam Head Office

Setelah melakukan rekonsiliasi bank, penulis akan mencatat pembayaran kurang setor yang dilakukan oleh cabang dengan cara menarik data melalui software SQL (System Query Language). Penulis akan melakukan pembaruan atas total nominal kurang setor masing – masing cabang. Setiap akhir minggu (hari Jumat) penulis akan melakukan penagihan kurang setor ke masing – masing cabang melalui email.

Setelah melihat alur proses terbentuk nya transaksi sampai dengan proses membuat rekonsiliasi PS30, penulis akan menjelaskan mengenai rincian pekerjaan yang penulis lakukan saat menjalankan kerja magang di PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk.

Setiap harinya, pihak bank akan memberikan mutasi rekening dalam bentuk excel melalui email. Mutasi yang dikirimkan berbentuk sebagai berikut:

(10)

43 Sumber: Data Internal Alfamart

Gambar 3.8. Mutasi yang Dikirimkan oleh Bank

Setelah mendapatkan mutasi bank, penulis harus mengelompokkan mutasi tersebut sesuai dengan cabang yang tertera dalam mutasi. Pengelompokan cabang dibuat dengan menggunakan kode cabang sebagai berikut:

Tabel 3.2. Kode Cabang Alfamart

Cabang Kode Cabang Kode Cabang Kode

Pekanbaru 1AZ1 Serang 2GZ1 Klaten OZ01

Jambi 1DZ1 Cianjur 2JZ1 Palembang PZ01

Banjarmasin 1GZ1 Bandung 1 BZ01 Bali QZ01

Karawang 1JZ1 Bekasi CZ01 Makasar RZ01

Parung 1MZ1 Semarang HZ01 Balaraja TZ01

Pontianak 1PZ1 Cilacap IZ01 Sidoarjo UZ01

Lombok 1SZ1 Cileungsi JZ01 Plumbon VZ01

Kotabumi 1VZ1 Cikokol KZ01 Medan WZ01

Manado 1YZ1 Lampungg LZ01 Bogor XZ01

Rembang 2AZ1 Malang MZ01 Jember YZ01

Batam 2DZ1 Bandung 2 NZ01

Sumber: Data Internal Alfamart

(11)

44 Bentuk mutasi bank setelah disusun sesuai dengan cabang masing – masing adalah sebagai berikut:

Gambar 3.9. Mutasi Bank yang Sudah Dikelompokkan per Cabang

Setelah mengelompokkan mutasi bank sesuai dengan cabang nya, penulis harus membandingkan berita acara yang dikirim via email dengan mutasi bank untuk memastikan bahwa tidak terjadi perbedaan catatan. Berikut merupakan contoh berita acara yang dikirimkan:

(12)

Gambar 3.10. Berita Acara yang Dikirimkan

Setelah itu, penulis memindahkan mutasi tersebut ke dalam 2 file berbeda. 1 file berisi mutasi bank yang dikelompokkan per bulan dan 1 file berisi mutasi bank yang dikelompokkan per cabang. File yangberisi mutasi bank yang dikelompokkan per bulan akan digunakan sebagai laporan hasil kurang setor kepada general manager sementara file yang berisi mutasi bank yang dikelompokkan per cabang akan digunakan sebagai dasar penagihan kurang setor kepada cabang. Berikut merupakan gambaran kedua file tersebut:

(13)

Gambar 3.11. File Kurang Setor & Lebih Setor per Bulan

Gambar 3.12. File Kurang Setor & Lebih Setor per Cabang

Pekerjaan yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan update pembayaran kurang setor yang dilakukan oleh cabang dengan mengambil data pada SQL dan melakukan update manual pada kedua file excel. Data yang ditarik pada SQL adalah:

Gambar 3.13. Pembayaran Cabang yang Diambil dari SQL

(14)

47 Dalam melakukan update, terdapat 2 pendekatan berbeda terhadap kedua file yang ada. Untuk file yang berisi mutasi bank yang dikelompokkan per bulan, penulis cukup menambahkan nominal pembayaran yang dilakukan oleh cabang. Untuk file yang berisi mutasi bank yang dikelompokkan per cabang, penulis akan menghapus seluruh catatan kurang setor yang sudah dibayar lunas. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 3.14. Update Pembayaran Pada File per Bulan

Gambar 3.15. Update Pembayaran Pada File per Cabang

Terakhir, penulis membuat summary atas kurang setor yang terjadi. Terdapat 2 jenis summary yang dibuat, yang pertama merupakan summary keseluruhan total kurang setor serta total pembayaran yang dilakukan beserta dengan selisih yang masih harus dibayarkan sementara summary kedua hanya berisi total kurang setor yang belum dibayarkan serta total pembayaran yang dilakukan namun belum lunas. Untuk summary pertama, penulis sudah mendapatkan format beserta formula nya, sementara untuk summary kedua penulis membuat dari awal semua format serta formula yang digunakan.

(15)

Gambar 3.16. Summary 1

Sumber: Data Internal Alfamart Gambar 3.17. Summary 2

Penulis melakukan pekerjaan ini setiap hari dan pada akhir minggu di hari Jumat, penulis akan membuat 32 file terpisah yang berisi nominal kurang setor per cabang dan mengirimkan file tersebut kepada masing – masing cabang serta Bapak Agus Martopo melalui email Bapak Ferdy Tan.

3.3.2. Kendala yang Ditemukan

Dalam membuat rekonsiliasi PS30, terdapat beberapa kendala yang penulis temukan, diantara nya adalah:

a. Berita acara yang dikirimkan kurang lengkap. Ada beberapa cabang yang tidak mengirimkan berita acara sama sekali dan ada beberapa cabang yang mengirimkan berita acara namun tidak lengkap.

(16)

49 b. Mutasi bank yang keterangan nya kurang lengkap (tidak ada kode cabang).

Gambar 3.18. Mutasi Bank Tanpa Keterangan

c. Nominal uang yang tertera dalam berita acara tidak sesuai dengan mutasi yang dikirimkan oleh bank.

Sumber: Data Internal Alfamart Gambar 3.19. Berita Acara

Sumber: Data Internal Alfamart Gambar 3.20. Mutasi Bank vs Berita Acara

d. Terdapat cukup banyak nominal uang meragukan atau uang palsu yang diterima.

(17)

50 e. Pembayaran yang dilakukan oleh cabang terhadap kurang setor tidak sesuai dengan prosedur yang telah disepakati sehingga terdapat nominal uang yang dianggap belum dibayar ke head office padahal sudah dibayarkan oleh cabang.

Semua pembayaran harus diinput dengan kode ‘6’, pembayaran tanpa kode tidak akan tercatat, sehinga harus dicek secara manual.

Gambar 3.21. Pembayaran Kurang Setor yang Tidak Sesuai Prosedur f. Pembayaran yang dilakukan oleh cabang terhadap kurang setor tidak sesuai

dengan nominal yang telah disepakati. Cabang seharusnya membayarkan kurang setor secara utuh, tanpa dikurangi dengan lebih setor.

Gambar 3.22. Pembayaran Kurang Setor yang Tidak Sesuai dengan Nominal yang telah disepakati

3.3.3. Solusi atas Kendala yang Ditemukan

Dengan adanya kendala yang ditemukan saat membuat rekonsiliasi PS30, berikut merupakan beberapa hal yang penulis lakukan untuk mengatasi kendala tersebut:

a. Menghubungi pihak terkait melalui email untuk mengirimkan berita acara yang belum dikirimkan.

b. Menghubungi pihak bank untuk mengkonfirmasi cabang mana yang dimaksud dalam mutasi.

(18)

51 c. Membuat rekonsiliasi atas perbedaan yang terjadi antara nominal uang yang tertera dalam berita acara dengan mutasi yang dikirimkan oleh bank dan mengirimkan rekonsiliasi tersebut ke pihak bank untuk mendapatkan klarifikasi.

(19)

Gambar 3.23. Rekonsiliasi yang Dikirimkan ke Bank

d. Melakukan konfirmasi terhadap cabang terkait mengenai detail pembayaran yang dilakukan dan menegaskan bahwa pembayaran harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang telat disepakati.

e. Melakukan penagihan secara rutin agar cabang terkait membayarkan kurang setornya sesuai dengan nominal yang telah disepakati.