BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1. Kedudukan dalam Kerja Magang
Selama menjalankan kerja magang, peran pekerja magang adalah sebagai PR intern atau asisten dari PR Associate. Selama kerja magang, pekerja magang berada di bawah bimbingan kak Nadine Sembiring selaku PR associate. Tugas utama dari seorang PR intern adalah membantu kerja PR Associate terutama dalam melakukan media monitoring. Pemagang melakukan media monitoring yang dikirimkan kepada para associate di bawah pengawasan dan instruksi mereka. Report yang dikirimkan tersebut akan diperiksa kemudian dikirimkan kepada klien oleh para PR Associate. Di GOLIN, kedudukan dan keberadaan pemagang berada di bawah PR Associate.
PR Associate memberikan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh pemagang, mengawasi, membimbing dan memeriksa hasil kerja pemagang. Dalam kerjanya, PR Associate berkoordinasi dengan PR Associate lain dan Senior Associate untuk membagikan tugas kepada para pemagang. Pekerjaan pemagang dilakukan melalui email bersama, Google Sheet, Google Docs, Google Drive dan berbagai platform online lainnya agar bisa dipantau oleh seluruh jajaran Associate. Ruang lingkup kerja pekerja magang selama magang di GOLIN Jakarta adalah media relations, khususnya media monitoring yang mana pekerja magang melakukan pencarian melalui media daring dan laring terkait informasi yang menyangkut tentang perusahaan klien. Monitoring ini juga dilakukan dibawah pengawasan Associate dan dipertanggungjawabkan dalam bentuk laporan harian kepada para Associate.
Dalam proses kerja magang, pemagang dapat menerapkan ilmu yang didapatkan dalam mata kuliah Media Relations & Media Ethics yang didapatkan pada semester 4 dan Crisis Communication yang didapatkan pada semester 5.
Dimana, pada mata kuliah Media Relations & Media Ethics, pekerja magang belajar mengenai press conference, media relations, dan peran hingga kerja PR dalam
▸ Baca selengkapnya: kendala saat magang
(2)perusahaan dari dosen pengampu mata kuliah. Sementara di mata kuliah Crisis Communication, pekerja magang mendalami krisis dalam perusahaan, bagaimana mengatasinya melalui strategi penanganan krisis, hingga melakukan media monitoring.
3.2. Tugas dan Uraian dalam Kerja Magang 3.2.1 Tugas Kerja Magang
Selama melakukan proses kerja magang di GOLIN Jakarta, tanggung jawab dan tugas yang dilakukan oleh pemagang adalah sebagai berikut.
1) Media monitoring pemberitaan di internet dan social media, serta menghitung PR Value, impression dan Advertising Value berdasarkan page view/circulation. Hasil monitor dikumpulkan setiap harinya dalam bentuk laporan melalui e- mail khusus pekerja magang.
2) Melakukan follow up media untuk memperbarui dan melengkapi media database, mengundang media untuk event seperti; press conference, exhibition dan product launch, dan reminder untuk menghadiri acara.
3) Membuat media list
Pekerja magang menyusun daftar media untuk berbagai kegiatan, seperti; mengundang media untuk press conference, pembagian media kit dan hampers.
4) Menyusun dan merekap monthly report setiap bulannya Monthly report disusun setiap bulannya dengan mengumpulkan seluruh pemberitaan tentang klien selama 1 bulan baik yang diinisiasikan maupun tidak. Berita yang dikumpulkan berasal dari media daring, laring, dan media sosial seperti Instagram, Youtube, Facebook dan Twitter.
5) Melakukan competitor monitoring dan analysis
Analisis kompetitor yang dilakukan pekerja magang berfokus pada kompetitor tidak langsung. Selama periode magang, terdapat 3 kompetitor yang dimonitor oleh pekerja magang;
Toyota, MG ZS dan Mazda. Selain kompetitor tersebut, pekerja magang juga mengawasi pemberitaan mengenai kompetitor ketika ada event besar yang menyangkut industri klien.
6) Menyiapkan dan menerjemahkan dokumen seperti press release, news coverage dan transkrip wawancara.
Pekerja magang diberikan catatan suara yang berisi speech, wawancara atau QnA yang kemudian harus diubah ke dalam bentuk naskah tertulis. Naskah ini menjadi acuan untuk membuat press release.
7) Potential issue monitoring
Pekerja magang memonitor berita terkait isu yang berhubungan dengan klien. Isu di monitor dari media daring dan media sosial seperti Youtube, Instagram, Facebook, Twitter dan Tiktok dan disusun ke dalam format laporan khusus tanpa menghitung Ad Value, Pr Value dan circulation.
8) Menghadiri press conference sebagai panitia administrasi media dan dokumentasi, menyusun laporan press conference dan media kit/ hampers.
Tugas pokok yang diberikan kepada pemagang bergantung pada klien yang dipegang oleh pemagang selama melaksanakan kerja magang. Klien yang menjadi tanggung jawab pemagang adalah Hyundai Motors Indonesia (HMID), SK-II, MILVIK Dokter, dan Tencent Cloud. Berdasarkan tugas yang dicantumkan di atas, dapat dilihat bahwa pekerja magang dominan melakukan tugas fungsi PR berupa media relations.
Berikut merupakan timeline mingguan yang dilakukan pemagang selama melaksanakan kerja magang.
Tabel 3. 1 Timeline Mingguan Pekerja Magang Selaku Pemagang
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
3.2.2 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Selama praktik kerja magang, ruang lingkup kerja yang dominan dilakukan oleh pekerja magang adalah media relations. Media relations adalah kegiatan PR yang berkaitan dengan publisitas, dan dilakukan untuk menyampaikan informasi mengenai aktivitas perusahaan agar disebarkan oleh media guna membangun citra yang baik (Johnston, 2013). Media relations juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan interaksi antara perusahaan dengan media, seperti jurnalis, editor dan wartawan baik dalam tingkat lokal, nasional ataupun internasional guna melakukan transaksi informasi untuk tujuan publikasi oleh media agar pesan dari perusahaan tersampaikan ke publik (Janis & Lawrence, 2018).
Selain untuk publikasi, media relations juga dapat dikatakan sebagai bentuk kerjasama antara media dan perusahaan guna menghindari, mengantisipasi dan mengatasi citra buruk (Janis & Lawrence, 2018). Media yang memiliki relasi baik dengan perusahaan, akan menghubungi unit PR ketika potential issue atau krisis terkait perusahaan muncul untuk menggali informasi. Melalui hal tersebut, unit PR mampu meminimalisir dampak negatif atau menyeimbangkan kembali citra perusahaan di mata publik (Almira, K, & Surhayanti, 2014).
Media akan memublikasikan berita yang dianggap memiliki nilai tinggi, sehingga dalam media relations, perusahaan menyusun informasi yang memiliki nilai jual untuk dipublikasikan secara gratis oleh media.
Dalam artian lain, Johnston (2013) juga menjelaskan bagaimana media relations adalah cara untuk ‘menggunakan’ media agar memberitakan pesan dan menciptakan ‘cerita’ yang ingin dibangun oleh perusahaan. Menurut Johnston (2013), terdapat 4 hal yang dilakukan unit PR dalam menjalankan fungsi media relations sebagai berikut.
1) Media Monitoring dan Issue Management 2) Menyusun Media Database
3) Menulis dan Mendistribusikan Press Release, Media Alerts dan Media Kits.
4) Menyusun dan merencanakan Press Conference
Pekerja magang banyak berinteraksi dengan industri kecantikan dan otomotif selama kerja magang di GOLIN Jakarta. Melalui klien Hyundai, pekerja magang berinteraksi dengan media otomotif seperti; gridoto, Kompas otomotif, mobilina, tribun otomotif, serta mengikuti berbagai event terkait otomotif seperti pameran JIEXPO, GIIAS dan IEMS. Melalui klien SK-II, pekerja magang berinteraksi dengan media kecantikan seperti; Tatler, Cosmopolitan, FIMELA, Female daily, dan para key opinion leader di dunia kecantikan di social media seperti Alyssa Daguise, Ariel Tatum, Firra, Olivia Lazuardy dan masih banyak lagi. Klien lain yang juga ditangani pekerja magang adalah MILVIK dokter, layanan kesehatan digital yang baru masuk di Indonesia, dan Tencent Cloud, perusahaan data asal China.
Media monitoring, issue management dan coverage clipping merupakan bagian dari media relations yang mana pekerja magang mengawasi pemberitaan media yang dipublikasikan oleh media. Tiga hal ini menjadi tugas utama dari pemagang di GOLIN yang mana dilakukan setiap harinya dengan batas waktu pengumpulan harian. Fungsi lain yang dilakukan pemagang adalah terkait media database, press conference dan menyiapkan kebutuhan dokumen. Lebih lengkapnya, bentuk-bentuk media relations yang dilakukan pekerja magang selama periode magang sesuai dengan Johnston (2013) adalah sebagai berikut.
1) Media Monitoring dan Issue Management
Media monitoring adalah aktivitas pemantauan terhadap pemberitaan media yang menyangkut perusahaan dari berbagai aspek guna mengumpulkan informasi terkait industri, perusahaan, isu lingkungan, kebijakan, dan informasi lain yang memengaruhi lingkup kerja perusahaan (Johnston, 2013). Media monitoring dilakukan untuk memperoleh pengetahuan mengenai bagaimana
media menulis sebuah pemberitaan (Holtz, 2002). Media monitoring bertujuan pula untuk melihat media-media mana yang melakukan publikasi terkait perusahaan. Di GOLIN, pemagang melakukan monitoring untuk pemberitaan press release dan mengawasi kompetitor.
Setiap harinya, pekerja magang melakukan media monitoring terhadap klien-klien yang menjadi tanggung jawab pekerja magang. Untuk Klien Hyundai, pekerja magang melakukan Monitoring dimulai jam 7 pagi sampai dengan jam 9 pagi. Media monitoring dimulai pada pukul 7, dan laporan harian untuk pemberitaan media dikirimkan sebelum jam 10 pagi.
Khusus untuk Public Relations Event dan rilis rilis utama seperti product launching, dan release selama event berlangsung, setiap harinya hingga periode yang ditentukan, media monitoring dilakukan 3 kali sehari, yaitu pada jam 6 pagi dengan laporan dikirimkan sebelum jam 7.30 pagi, laporan jam 10 pagi, dan sore hari dengan laporan wajib sebelum pukul 5 sore.
Gambar 3. 1 Media Monitoring Hyundai
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
Untuk klien SK-II, daily monitoring dilakukan setiap harinya dan data dituangkan ke dalam excell ROI untuk di-report
setiap senin jam 9 pagi. Untuk klien Tencent dan MILVIK, media monitoring direport setiap harinya jam 2 siang, dilengkapi dengan clipping untuk setiap release yang dikeluarkan. Aktivitas media monitoring mencangkup mencari circulation/ page view dan media impressions, serta mengalkulasi ad value, dan PR value.
Untuk menghitung Ad value, media dikelompokkan kedalam 3 tier. Tier 1 untuk media dengan sirkulasi diatas 10.000, tier 2 untuk media dengan sirkulasi di bawah 10.000 namun diatas 500, dan tier 3 untuk media dengan sirkulasi di bawah 500. Tier 1 memiliki Ad value Rp15.000.000 per pemberitaan, tier 2 memiliki Ad Value Rp10.000.000 per pemberitaan, dan tier 3 memiliki Ad Value Rp5.000.000 per pemberitaan. Singkatnya dapat dilihat di tabel berikut.
Tabel 3. 2 Tabel Perhitungan Ad Value
Tier Circulation Ad Value (Rp)
1 >10.000 15.000.000
2 500-10.000 10.000.000
3 <500 5.000.000
Sumber: Data Olahan Pribadi Pekerja Magang, 2021
Untuk media cetak, perhitungan ad value dilakukan dengan mengukur ukuran publikasi yang dikeluarkan dengan rumus berikut.
Ad Value =
Tinggi Kolom Artikel (mm) x Jumlah Kolom x Rate Koran
Sementara itu, untuk PR Value media cetak dan media online dihitung menggunakan rumus berikut.
Maka, untuk tier 1 dengan Ad value Rp15.000.000, PR Valuenya adalah Rp45.000.000. Begitu seterusnya dengan tier 2 dan 3. GOLIN menggunakan rumus PR value yang mengalikan ad value dengan angka 3 karena bagi GOLIN, nilai publikasi dari sebuah artikel adalah 3 kali lipat nilai yang dikeluarkan untuk memublikasikan artikel tersebut. Dengan kata lain, GOLIN percaya bahwa nilai PR dari sebuah artikel adalah 3 kali lipat dari Ad Value nya. Meskipun demikian, tidak ada standar industri yang pasti untuk mengukur nilai PR tersebut, dan perdebatan mengenainya masih terjadi (Wallace, 2009).
Khusus untuk media sosial, terdapat standar yang berbeda untuk menghitung PR Value dan tier. Selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut.
Tabel 3. 3 Perhitungan Tier dan PR Value Media Sosial Tier Jumlah Followers PR Value (Rp)
1 >1000.000 20.000.000
2 100.000-1000.000 10.000.000
3 10.000-100.000 5.000.000
4 <10.000 1.000.000
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
Media monitoring dilakukan dengan mencari berita baik online melalui mesin pencari, offline seperti koran dan majalah, hingga social media seperti Instagram, Youtube, Facebook, Twitter dan TikTok. Setelah data media monitoring dikumpulkan, coverage clipping disusun dengan menyimpulkan isi setiap artikel berita dan men-screenshot seluruh isi dari tiap-tiap artikel. Data tersebut kemudian disusun ke dalam kliping yang menyingkat isi pemberitaan dari media-media setiap harinya. Selama periode
kerja magang di GOLIN, terdapat 34 rilis Hyundai, 3 rilis SK-II, 3 rilis Tencent dan 1 rilis MILVIK Dokter yang dikerjakan oleh pekerja magang sendiri. Sementara untuk keseluruhan, ada total lebih dari 60 rilis Hyundai yang dikerjakan oleh pekerja magang bersama dengan pemagang lain.
Gambar 3. 2 Media Coverage Clipping
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
Setelah monitoring release, pemagang melakukan monitoring untuk mengawasi kompetitor. Aktivitas monitoring kompetitor dilakukan dengan cara yang sama dengan ketika pekerja magang melakukan media monitoring press release untuk klien. Competitor monitoring dilakukan untuk mengetahui apa saja yang dilakukan oleh para pesaing, seperti event, product launch, media drive dan lain-lain yang berkaitan dengan pesaing klien. Competitor monitoring dilakukan oleh pekerja magang untuk mengawasi kompetitor tidak langsung seperti MG Motors dan Toyota. Selain itu, khusus untuk event besar seperti GIIAS
2021, dilakukan monitoring untuk seluruh brand otomotif yang menghadiri acara.
Dalam GIIAS 2021, pekerja magang mengawasi seluruh pemberitaan media terkait brand otomotif yang hadir di GIIAS 2021 seperti Toyota, Suzuki, Mitsubishi, Nissan, Wuling, dan Honda. Monitoring dilakukan untuk pemberitaan brand-brand tersebut terkait GIIAS guna mengetahui apa saja yang dilakukan dan telah dicapai oleh kompetitor selama acara besar berlangsung.
Selain monitoring press release dan kompetitor, pekerja magang juga melakukan issue/ crisis management. Issue management yaitu mengidentifikasi dan menghadapi isu terkait publik yang memengaruhi perusahaan dari hasil monitoring. Issue management mencangkup manajemen krisis dan menangani potential issue yang berpotensi memengaruhi citra perusahaan.
Krisis dalam PR adalah krisis yang muncul akibat event, issue, atau masalah yang menimbulkan dampak negatif pada citra perusahaan dan merusak hubungan antara perusahaan dan publik (Anderson & Swapna, 2020). Johnston (2013) menjelaskan 4 tahap issue management sebagai berikut.
a) Identifikasi Isu
Tahap identifikasi isu dilakukan melalui media monitoring.
Dari informasi yang didapatkan dari hasil monitor, unit PR dapat mendeteksi potensi ancaman yang akan datang.
b) Analisis isu
Isu yang sudah terdeteksi dimonitor secara khusus dan dianalisis. Yang menjadi fokus dalam analisis ini adalah bagaimana dampaknya, bagaimana tren pemberitaannya, berapa banyak media yang memberitakannya dan bagaimana respon publik terkait isu.
c) Strategi penanganan isu
Dari hasil analisis, unit PR menentukan strategi yang tepat untuk menangani isu bergantung dengan informasi penting yang sudah dikumpulkan.
d) Program penanganan isu
Diiringi dengan monitor dan analisis terus menerus, strategi dijalankan guna mengatasi krisis. Analisis selama program dijalankan juga berguna untuk melihat apakah progress berjalan baik atau tidak.
e) Evaluasi hasil
Hasil dari penanganan isu dievaluasi untuk mengembangkan strategi pencegahan dan penanganan yang lebih baik. Selain itu, evaluasi juga mencangkup bagaimana opini publik terhadap perusahaan setelah dan sebelum isu datang.
Pekerja magang melakukan potential issue monitoring yang merupakan bagian dari tahap pertama crisis management (Johnston, 2013). Pekerja magang memonitor isu yang terdeteksi dan hasil diserahkan kepada associate agar dilakukan analisis untuk isu-isu yang dirasa dapat menimbulkan krisis yang mengancam citra perusahaan. Dalam lingkup crisis/issue management, monitoring dilakukan secara lebih mendetil dan mendalam, serta melibatkan seluruh level dari perusahaan dalam suatu bentuk integritas (Johnston, 2013). Hal ini karena dalam menghadapi isu, diperlukan kemampuan dan usaha yang lebih, disertai dengan kerjasama tim yang baik.
Crane dalam Johnston (2013) juga mengungkapkan level kemampuan yang perlu dimiliki unit PR dalam menghadapi krisis.
Menurutnya, ketika menghadapi krisis, dibutuhkan kemampuan dalam bidang; Public Relations, Lobbying dan Government Relations, tracking atau media monitoring, strategic atau
financial planning, dan yang terakhir adalah pengetahuan akan hukum (Johnston, 2013). Dalam hal ini, pekerja magang menunjukan penguasaan dan penerapan bidang media monitoring dalam menghadapi isu.
Gambar 3. 3 Potential Issue Monitoring
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
Isu yang berpotensi menjadi krisis dimonitor oleh unit PR guna mengantisipasi datangnya krisis yang sesungguhnya. Issue yang sempat di monitor oleh pekerja magang adalah demonstrasi di pabrik Hyundai Cikarang, ditariknya Hyundai Palisade di Amerika karena masalah minyak rem, dan kecelakaan yang menewaskan Presdir dari Indomaret, Yan Bastian yang meninggal di jalan tol akibat tertimpa truk kontainer saat mengendarai Hyundai Palisade yang baru dibeli.
Monitoring dilakukan pada media online, offline dan media sosial mulai dari Instagram, Twitter, Facebook dan TikTok.
Selama melakukan potential issue monitoring, pekerja magang mendapati nada negatif yang berpotensi merusak citra perusahaan.
Pada isu kecelakaan Yan Bastian, terdapat media online yang
mengusik klaim Hyundai terkait ketahanan mobil Palisade, dan pada isu demonstrasi, terdapat media yang memberitakan tentang tanggung jawab sosial Hyundai terhadap masyarakat Cikarang.
Melalui hasil potential issue monitoring, perusahaan dapat mengetahui langkah pencegahan atau penanganan apa yang harus dipersiapkan, dan seberapa besar perkiraan kerusakan yang dapat terjadi pada citra akibat krisis.
Hasil dari monitoring selama 1 bulan dikumpulkan menjadi satu kedalam monthly report. Monthly report adalah laporan bulanan yang berisi seluruh pemberitaan klien selama 1 bulan, baik yang didapatkan dari rilis (initiative) maupun tidak (non- initiative), termasuk pula seluruh pemberitaan di media sosial seperti Instagram, Facebook, Twitter dan Youtube. Selama periode magang, laporan bulanan adalah salah satu tugas utama dalam media monitoring yang harus dilakukan setiap bulan nya.
Penyusunan dilakukan dengan memindahkan seluruh pemberitaan dari report masing-masing rilis ke dalam 1 report besar yang mencangkup seluruh pemberitaan. Pekerja magang melakukan monitoring untuk pemberitaan di luar rilis guna menyusun monthly report. Pekerja magang harus memastikan bahwa seluruh angka yang ada pada laporan bulanan sesuai dengan laporan masing-masing rilis guna menghindari selisih angka. Kemudian monthly report di rekap, disusun, dan dikumpulkan setiap awal bulan selanjutnya.
Gambar 3. 4 Monthly Report Hyundai
Sumber: Data Olahan Pekerja Magang, 2021
2) Menyusun media database.
Pekerja magang menyusun, memperbarui, dan melengkapi media database mulai dari mencari media media yang belum terdata hingga melengkapi detil data jurnalis dari tiap-tiap media yang terdata. Aktivitas ini juga termasuk mengontak jurnalis dan media untuk memperbarui dan melengkapi master media database, mencari data jurnalis di Telum media dan mengumpulkan nama nama media baru dan yang belum ada dalam data.
Data juga bisa dikumpulkan melalui daftar kehadiran media pada acara-acara yang dilakukan oleh klien. Data dibandingkan dengan database yang ada untuk melihat apakah ada media dan jurnalis tertentu yang belum terdata dalam master media list milik GOLIN Jakarta. Untuk aktivitas ini, pekerja magang secara khusus lebih banyak melakukannya pada klien Hyundai dan MILVIK. Selain itu, pekerja magang juga ditugaskan untuk menghubungi media guna melengkapi media database yang bertujuan untuk mengumpulkan data para jurnalis. Hal ini mempermudah perusahaan untuk menjalin hubungan baik dan kerja sama bisnis dengan media media tertentu.
Fungsi dari media database ini selain untuk mempermudah dalam hal mengundang media juga sebagai referensi untuk merekam jejak para jurnalis dan publikasinya terkait klien.
Melalui media database, perusahaan akan mudah membangun hubungan dengan jurnalis-jurnalis penting yang berperan besar dalam membangun citra perusahaan di mata publik. Media database juga menjadi dasar untuk membangun relasi media.
Media yang sering memberitakan citra positif pun terlihat melalui media monitoring dan media database yang lengkap.
Melalui media database pula, dapat dilihat kedekatan klien dengan media-media tertentu. Selama melengkapi media database, pekerja magang mendapati bahwa klien Hyundai memiliki kedekatan dengan media-media online dibandingkan dengan media tradisional seperti TV, radio dan koran. Untuk klien SK-II, klien terlihat lebih dekat dengan media tradisional seperti majalah kecantikan. Media database juga dapat membantu perusahaan untuk menentukan karakteristik media. Karakteristik ini akan membantu klien dalam menentukan media untuk keperluan tertentu, atau dalam hal mengelompokan media ke dalam kategori general, segmented atau primary media.
Melalui database yang ada, pekerja magang membuat media list untuk event-event dari klien, pembagian goodies selepas event, dan mengundang media untuk menghadiri press conference atau PR Event lainnya. Melalui list yang sudah disusun, undangan dibagikan kepada media oleh pekerja magang dan associate.
Setelah undangan dibagikan, pekerja magang melakukan follow up atau dengan kata lain menghubungi para jurnalis dalam list untuk memastikan bahwa mereka sudah menerima undangan.
Apabila belum menerima undangan, pekerja magang akan mengirimkan undangan dan mengonfirmasi kehadiran media
untuk event. Follow up ini dilakukan untuk memastikan kehadiran media dan mengingatkan jurnalis untuk hadir pada acara terkait.
3) Menulis dan Mendistribusikan Press Release, Media Alerts dan Media Kits.
Pekerja magang memiliki tugas untuk membantu menyiapkan dokumen sebagai dasar dari pembuatan press release seperti mentranskrip wawancara antara eksekutif perusahaan dengan PR associate ataupun jurnalis selama event berlangsung, transkrip QnA, speech, dan mentranslate press release untuk disebar di Indonesia. Dokumen yang disiapkan oleh pekerja magang berguna untuk memublikasikan kegiatan pokok perusahaan seperti product launch, special event, rebranding dan lain-lain. Data hasil wawancara diolah dan disusun sehingga menjadi press release yang kemudian didistribusikan oleh associate kepada media untuk dipublikasi. Data-data yang dimaksud mencangkup membuat transkrip dari Selama melakukan kerja magang, pekerja magang banyak melakukan transkrip untuk klien Hyundai dan translate untuk klien SK-II.
Selain menyiapkan dokumen, pekerja magang juga menyiapkan media list untuk membagikan media kit dan hampers usai press conference berlangsung. Media Kit adalah seperangkat material yang berisi penjelasan, panduan dan cerita yang ingin dipublikasikan oleh perusahaan untuk media (Johnston, 2013).
Sementara hampers biasanya berupa bingkisan sebagai ‘hadiah’
kecil yang diberikan kepada media yang hadir di press conference dan berfungsi sebagai ‘pengingat’ bagi media. Dalam pembagian materi ini, pekerja magang ikut serta dalam membuat daftar media tier 1 yang akan diberikan media kit dan hampers. Daftar yang dibuat meliputi nama media, jurnalis yang dituju beserta data alamat dan nomor jurnalis. Setelah dikirimkan, pekerja magang
juga bertugas untuk memonitor paket yang dikirimkan dan membuat laporan pertanggungjawaban untuk klien.
4) Menyusun dan merencanakan Press Conference
Selama periode magang, pekerja magang mendapatkan peluang sebanyak 1 kali untuk menghadiri press conference sebagai panitia yang bertugas untuk mendokumentasikan dan membuat daftar hadir jurnalis. Press conference merupakan tempat berkumpulnya jurnalis untuk mendapatkan informasi akurat mengenai topik tertentu (Darmastuti, 2012). Informasi yang dicari merupakan informasi seputar perusahaan seperti produk baru, rebranding, ataupun krisis.
Setelah press conference berlangsung, pekerja magang menyusun laporan seusai press conference bersama PR Associate.
Press conference yang pernah dihadiri oleh pekerja magang adalah Grand Launching MILVIK Dokter Indonesia: Layanan Kesehatan Digital Satu Harga Sepuasnya Sekeluarga, yang merupakan bentuk kerja sama pertama antara MILVIK Dokter dan GOLIN Jakarta. Pekerja magang menyebarkan undangan dan melakukan follow up kepada media-media yang diundang ke event peluncuran MILVIK Dokter Indonesia. Selama press conference berlangsung, pekerja magang melakukan administrasi kehadiran media dan mendokumentasikan acara. Setelah press conference usai, dokumentasi dan media attendance list dirapikan kedalam bentuk laporan sebagai pertanggungjawaban kepada klien MILVIK.
3.2.3 Kendala yang Ditemukan
Kendala yang didapatkan oleh pekerja magang selama melaksanakan kerja magang adalah sebagai berikut.
1) Waktu
Banyaknya klien dan tugas yang diberikan membuat jam kerja pukul 7-5 sore tidaklah cukup. Terlebih terkadang ada tugas tambahan yang bersifat urgent yang menyita waktu untuk melakukan tugas harian lainnya sehingga banyak tugas yang berujung menggunakan waktu di luar jam kerja seperti pada malam hari atau saat weekend.
2) Kurangnya personil magang
Selama menjalani proses magang, pekerja magang merasakan bahwa ada ketidakseimbangan jumlah antara klien dan tugas dengan jumlah pemagang yang bekerja. Hal ini menyebabkan pemagang memegang jumlah klien yang banyak dengan masing-masing klien memiliki tuntutan kerja dan beragam tugas yang berbeda. Maka itu tidak jarang pemagang tidak mampu menyelesaikan semua tugas harian yang diberikan oleh klien.
3.2.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Atas kendala yang ada, solusi yang diberikan dan dapat diberikan adalah sebagai berikut.
1) Kendala waktu
Pekerja magang memprioritaskan pekerjaan yang bersifat urgent dan disela waktu, melakukan tugas harian yang mampu dikerjakan seperti melakukan monitoring dan mengontak media.
Hal ini membuat pekerjaan urgent dapat diselesaikan dengan baik, dan setidaknya media coverage terisi untuk setiap laporannya.
2) Kendala kurangnya personil.
Pekerja magang mendapatkan partner kerja untuk klien tertentu. Dalam hal ini, pekerja magang bekerja sama dengan seorang pemagang lainnya untuk klien Hyundai. Melalui partnership tersebut, pemagang berkoordinasi dan secara terbuka menceritakan kondisi pekerjaan masing-masing sehingga ketika klien lain memberikan tugas mendesak, pekerjaan magang dapat sementara di cover oleh partner.
Dengan catatan bahwa pekerjaan yang dicover berasa dari klien yang sama antara pemagang dan partner (Hyundai), dan partner juga sedang tidak mengerjakan tugas urgent.
