18
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Kedudukan selama melakukan kerja magang di PT Asus Technology Indonesia sebagai Public Relations Intern, yang memiliki tugas sebagai media relations yaitu memiliki kewajiban untuk melakukan media monitoring harian untuk exposure berita dari Asus mulai dari youtube, dan exposure media online, memperbaharui PR Table, mencari media baru dan new comer youtuber untuk diajak kerjasama, membuat draft press release, dan juga membuat weekly presentation report. Adapun pengawas dalam kegiatan kerja magang ini adalah Muhammad Firman selaku Head Of Public Relations Asus Technology Indonesia. Alur pekerjaan diberikan dan diarahkan langsung oleh Head Of Public Relations dan juga diberikan masukan apabila terdapat kesalahan mengenai pekerjaan yang diberikan.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Dalam menjalankan tugas kesehariannya, terdapat beberapa tugas yang wajib dikerjakan. Berikut beberapa tugas yang dilakukan selama kegiatan kerja magang berlangsung
1) Media relations
19
• Media monitoring (update exposure media pada PR Table dan membuat weekly report presentation tentang exposure berita)
• Media Coverage (membuat update exposure value dari setiap liputan media)
• Media list (mencari data media dan youtuber baru untuk diajak kerjasama)
2) PR Writing
• Membuat press release dari produk launching Asus dan menerjemahkannya.
Table 3.1 Tabel Media Monitoring Magang
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang 3.3.1 Media Relations
20
Dalam praktik kerja magang di PT Asus Technology Indonesia, media relations menjadi tugas yang mendasar bagi peserta magang. Terdapat tiga kegiatan utama yang harus dilakukan di tiap harinya ataupun perminggunya.
1) Media monitoring
Menurut William media monitoring merupakan proses membaca melihat, mendengar sebuah konten editorial media kemudian mengidentifikasi, menyimpan, dan melakukan analisis terhadap konten yang berkaitan dengan kata kunci ataupun topik (Comcowich & William). Fungsi dari media monitoring adalah untuk mengetahui seberapa banyak media yang menaikkan berita ataupun press release yang diterbitkan sebuah perusahaan.
Kegiatan media monitoring merupakan kegiatan utama yang dilakukan setiap harinya di PT Asus Technology Indonesia. Kegiatan media monitoring dilakukan dengan cara desktop research melalui laman google.com untuk mencari pemberitaan apa saja yang media angkat tentang PT Asus Technology Indonesia dan juga melalui laman youtube.com untuk mencari review dari youtuber tentang produk-produk dari Asus.
Intern diwajibkan untuk melakukan update pada table public relations milik divisi PR untuk mengisi exposure apa saja yang didapat oleh Asus di tiap harinya dan juga selain mengisi exposure dari Asus di table PR tersebut dilakukan juga pembuatan weekly report presentation yang berisikan klipping exposure dari media-media seperti youtube ataupun media online tentang
21
pemberitaan Asus selama semingggu kebelakang, yang nantinya presentasi ini akan diserahkan kepada Head Of PR sebagai report pada meeting mingguan yang diadakan oleh Asus Indonesia.
Selain mencari exposure dari Asus, intern juga mencari exposure dari brand pesaing Asus seperti HP, Acer, Macbook, MSI, hal tersebut guna mengetahui media apa saja yang dipakai oleh brand kompetitor untuk melakukan promosi dan juga mengetahui taktik promosi dari pesaing guna menjadi saran dan masukan terhadap promosi yang dilakukan oleh Asus.
Hasil dari media monitoring di kumpulkan tiap harinya melalui e-mail pada jam 18.00 di jam selesai bekerja. Sedangkan, weekly report presentation dikumpulkan di tiap minggunya melalui e-mail pada jam 18.00 di jam selesai bekerja.
Tabel 3.2 Media Monitoring PR Tabel
22
Gambar 3.1 Weekly Report PPT (media article)
Kegiatan dari media monitoring telah diajarkan di universitas dalam mata kuliah Media Relations & Media Ethics, dalam mata kuliah tersebut diajarkan seberapa
Gambar 3.2 Weekly Report PPT (Video Article)
23
pentingnya melakukan media monitoring dalam suatu perusahaan guna melihat bagaimana dan apa yang ada di persepsi publik terhadap perusahaan kita. Selain itu, saat perkuliahan media relations diajarkan dan diberikan tugas untuk melakukan simulasi media monitoring sehingga ketika kegiatan magang berlangsung, mahasiswa menjadi paham dan juga tidak kaget karena pernah melakukan kegiatan media monitoring pada mata kuliah tersebut.
2) Media Coverage
PT Asus Indonesia juga menerapkan media coverage untuk mengetahui seberapa banyak media yang menerbitkan artikel press release yang dibuat oleh Asus. Dalam praktik pembuatan media coverage di Asus Indonesia biasanya mencantumkan tanggal, media, judul berita, link berita, exposure value.
Berikut merupakan contoh template dari media covereage Asus Vivobook yang pernah dibuat oleh mahasiswa
Gambar 3.3 Media Coverage Laptop Asus
24
Pembuatan media coverage telah dipraktikan pada mata kuliah Special Event &
Brand Activation pada lembar pertanggung jawaban, sehingga pada praktiknya selama magang tidak mengalami kesulitan yang mendalam. Selain itu pada pelajaran media relations dan media planning telah diajarkan menghitung PR Value sehingga materi yang diberikan membantu saat praktik kerja magang.
3) Media List
Media list merupakan salah satu kegiatan wajib yang dilakukan oleh intern.
Penyusunan media list ini tidak dilakukan begitu saja, namun kita juga perlu melakukan riset tentang media yang cocok dengan perusahaan. Dalam hal ini, PT Asus Indonesia mencari media yang membahas seputar teknologi. Media list yang dicari tidak hanya untuk website namun juga new comer youtuber dibidang teknologi.
Media list diperlukan tidak hanya untuk menyimpan kontak dari media- media, namun juga membangun hubungan yang baik dengan media. Media
mempunyai peran yang penting bagi perusahaan karena melalui media perusahaan dapat membantu meningkatkan citra melalui pemberitaan media dan dapat membantu meningkatkan kepercayaan publik terhadap produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan (Sasputra & Nasrullah, 2011).
3.3.2 PR Writing
Pada intern divisi PR di PT Asus Technology Indonesia, membuat sebuah press release juga merupakan salah satu tugas utama, dimana nantinya peserta magang akan
25
membantu membuat draft press release kemudian akan dikoreksi oleh atasan. Selama kegiatan magang berlangsung, terdapat beberapa press release yang telah dikerjakan bersama dengan tim PR Asus Indonesia.
Proses penulisan press release dimulai dengan briefing mengenai topik press release apa yang mau dibuat dan informasi apa yang hendak disampaikan ke publik.
Setelah mendapatkan briefing dan topik apa yang mau ditulis, peserta magang mulai untuk membuat draft press release kemudian diberikan ke email Head Of Public Relations untuk dikoreksi. Setelah dikoreksi press release akan diberikan lagi ke peserta magang untuk dikerjakan sesuai koreksi yang diberikan. Kemudian, apabila press release yang dibuat sudah disetujui maka akan dirilis oleh Head Of Public Relations untuk disebarkan ke media-media dan juga di publish di website official Asus Indonesia.
Berikut merupakan contoh dari press release yang dibuat oleh peserta magang dan divisi PR Asus Indonesia
Gambar 3.4 Press Release Asus ROG
26
Gambar 3.5 Press Release Publikasi Media
Dalam pembuatan press release selama kerja magang, kesulitan yangdihadapi tidak ada yang signifikan karena penulisan press release telah diajarkan sebelumnya pada saat perkuliahan
Dalam praktiknya di kerja lapangan, terdapat beberapa perbedaan dengan yang dipelajari dikampus dan penerapan selama kerja magang. Salah satunya adalah dimana media justru memberitakan tentang press release apabila media dan perusahaan menjalin hubuingan yang baik, dan sebaliknya apabila media dan perusahaan tidak pernah menjalin hubungan sebelumnya, ataupun relasi antara media dan perusahaan kurang baik maka media cenderung akan mengabaikan press release yang dibuat perusahaan. Berbeda dengan pelajaran dan materi yang pernah diberikan di kampus tentang bagaimana sebuah press release dengan nilai pemberitaan yang informatif lah yang akan menentukan apakah media mau memberitakan press release atau tidak.
27 3.3.3 Kendala yang dihadapi
Dalam proses pelaksanaan kerja magang di PT Asus Technology Indonesia, tidak ditemukan kendala yang cukup besar saat melakukan kerja magang. Namun, pada saat melakukan praktik media relations seperti pada pembuatan press release, lebih banyak belajar tentang bagaimana menulis press release sesuai dengan format press release perusahaan dan juga harus menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dengan tepat waktu dan juga mengerjakannya dengan rapih dan tidak ada typo.
Selain itu setiap kali terdapat event besar, satu hari sebelum event berlangsung harus membantu atasan untuk melakukan follow up ke media- media yang diundang untuk mengetahui apakah media tersebut bisa datang ke event yang akan berlangsung, namun sering kali media tidak membalas follow up tersebut sehingga harus menelepon secara pribadi media tersebut untuk dapat memastikan estimasi jumlah media yang datang dan juga jumlah goodie bag yang akan diberikan kepada media saat hari-h event berlangsung.
3.3.4 Solusi atas kendala yang ditemukan
Untuk mengatasi kendala yang ditemukan selama proses magang, sering berkonsultasi dan bertanya pada atasan divisi PR mengenai cara penulisan press release, dan juga mengulik press release terdahulu yang pernah dibuat tim PR dan menyesuaikan kata-katanya agar menjadi kata- kata yang biasa dipakai sehari-hari dan tidak terlalu baku. Selain itu cara lain
28
yang digunakan adalah dengan menyimpan contact person dari media-media yang diajak bekerja sama dan sering melakukan follow up kepada mereka saat menjelang hari-h event agar tidak ada data tertinggal terkait media- media yang diundang pada event.
