i
PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BAHAN BAKU
(STUDI KASUS PADA CV. CITA NASIONAL)
Oleh: SITI RONDIYAH
NIM : 232011196
KERTAS KERJA
Diajukan Kepada Fakultas Ekonomika Dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2016
vi MOTTO
“Hai orang-orang yang beriman, Jadikanlah sabar dan shalatmu sebagai penolongmu, sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar”
(Al-Baqarah: 153)
“Pendidikan merupakan senjata yang paling mematikan di dunia, karena dengan Pendidikan mampu mengubah dunia”
(Nelson Mandela)
“Pribadi terbaik adalah mereka yang selalu memiliki kecintaan kuat terhadap karir dan keluarga”
vii
ABSTRACT
The internal control of raw material inventory is essential because inventory is an essential aspect on the production and main source of income of a company. Therefore, the aim of this current research is to describe the internal control of raw material inventory applied by CV .Cita Nasional. The data used in this research were primary data and secondary data which were analyzed using descriptive qualitative method. From the results, it can be concluded that this company has already implemented internal control of raw material inventory for milk which includes some internal control elements namely organization structure, authority and record-keeping procedure system, wholesome practices, and qualified employees. Regarding the internal control of organization structure, function multiplications, namely the purchasing function and storage function, were still found.
viii SARIPATI
Pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan hal yang penting karena persediaan merupakan segala sesuatu yang dapat mempengaruhi produksi dan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah mendeskripsikan pengendalian internal persediaan bahan baku yang diterapkan pada CV. Cita Nasional. Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan data sekunder yang dianalisis secara deskriptif kualitatif. Dari hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa di perusahaan ini sudah menerapkan pengendalian internal persediaan bahan baku berupa susu, yang meliputi beberapa unsur pengendalian internal yaitu struktur oganisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat dan karyawan yang bermutu. Terkait dengan pengendalian internal unsur struktur organisasi masih ditemukan adanya penggandaan fungsi yaitu fungsi pembelian dan fungsi penyimpanan.
ix
KATA PENGANTAR
Kertas kerja yang berjudul “Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku (studi kasus pada CV. Cita Nasional)” dibuat untuk memenuhi salah satu syarat akademik yang harus dipenuhi oleh penulis untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi strata satu dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. Kertas kerja ini merupakan hasil penelitian yang dilaksanakan penulis mengenai Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku (studi kasus pada CV. Cita Nasional) yang didukung dengan data primer berupa
wawancara langsung dengan kepala bagian Quality Control terkait persediaan
bahan baku dan komponen pengendalian internal dan data sekunder berupa struktur organisasi, prosedur pencatatan persediaan bahan baku, formulir.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas kerja ini belum sempurna dan masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran, kritik, dan koreksi yang membangun.
Akhir kata penulis berharap semoga kertas kerja yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Salatiga, 06 Januari 2016
x
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas kerja ini dengan judul “Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Studi kasus pada CV. Cita Nasional”.
Selesainya kertas kerja ini tidak terlepas dari campur tangan Tuhan Yang Maha Esa dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis dalam menyusun kertas kerja ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati :
1. Seluruh keluarga terkhusus orang tua (Sutarno dan Kotimah), Kakak-kakak tercinta (Rosid dan Ari) terima kasih atas do’a, bimbingan, sarana, dan dorongan semangat, serta dukungan yang diberikan kepada penulis. 2. Bapak Moh. Nur Ali Muslim, S.pt selaku kepala bagian Quality Control
dari CV. Cita Nasional yang telah membantu serta meluangkan waktu untuk memperoleh informasi maupun data yang digunakan dalam penelitian sehingga kertas kerja ini bisa selesai.
3. Ibu Supatmi, SE., M.Ak., Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberikan motivasi, berusaha dengan sabar dan cermat dalam membimbing dan mengarahkan penulis untuk menyelesaikan kertas kerja ini.
4. Bapak Dr. Gatot Sasongko, SE., M.Si selaku wali studi yang telah memberikan masukan serta memberikan pengetahuan kepada penulis. 5. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya
xi
6. Staf dan Tata Usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana yang telah memberi bantuan administrasi dan teknis kepada penulis selama kuliah.
7. Buat sahabat dan teman-temanku, Rani, Sriyatun, Putri, Budi, Agus, Sella, Liza, Ariyani, Wina terima kasih atas semua dukungan, bantuan, doanya semoga kita semua diberi kesuksesan.
8. Buat teman-teman FEB angkatan 2011, terima kasih atas doa dan dukungan yang selalu diberikan.
Untuk semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya kertas kerja ini, semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan anugrah serta kasih karuniaNya. Penulis berharap semoga kertas kerja ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan menjadi bahan masukan bagi dunia pendidikan.
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Pernyataan Tidak Plagiat ………. ii
Persetujuan Akses ……… iii
Haman Persetujuan ... iv
Hal Pernyataan Keaslian Kertas Kerja ... v
Halaman Motto ... vi
Abstract ... vii
Saripati ... viii
Kata Pengantar ... ix
Ucapan Terima Kasih ... x
Daftar Isi ... xii
Daftar Tabel... xv
Daftar Lampiran... xvi
Pendahuluan ... 1
Landasan Konsep... 3
Persediaan Bahan Baku ... 3
Prosedur Pembelian Bahan Baku ... 4
Pengendalian Internal ... 6
Metode Penelitian ... 10
xiii
Jenis dan Sumber Data ... 11
Teknik dan Langkah Analisis ... 11
Gambaran Objek Penelitian ... 12
Sejarah Singkat Perusahaan ... 12
Lokasi Perusahaan ... 12
Visi dan Misi Perusahaan ... 14
Job Description ... 14
Proses Produksi ... 22
Hasil Analisis dan Pembahasan ... 25
Prosedur Pembelian dan Pemakaian Persediaan Bahan Baku ... 25
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas ... 28
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku ... 29
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi... 30
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya ... 30
Pembahasan ... 32
Kesimpulan ... 33
Saran ... 33
xiv
xv
DAFTAR TABEL
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur Organisasi CV. Cita Nasional ... 36
Lampiran 2. Gambar Spesifikasi Produk ... 37
Lampiran 3. Alur Proses Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi ... 38
Lampiran 4. Alur Pembelian Persediaan Bahan Baku ... 39
Lampiran 5. Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Persediaan Bahan Baku ... 40
Lampiran 6. Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku pada CV. Cita Nasional... 41
Lampiran 7. Surat Permintaan Pembelian ... 45
Lampiran 8. Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang ... 46
1 PENDAHULUAN
Pengendalian internal atas persediaan merupakan hal yang penting karena persediaan adalah bagian yang penting dari suatu perusahaan. Perusahaan yang sukses biasanya berhati-hati dalam melakukan pengawasan atas persediaan yang dimilikinya. Menurut Horngren dan Horison (2004) pengendalian internal atas persediaan meliputi penghitungan fisik yang harus dilakukan setiaptahun, karena dengan cara itulah suatu perusahaan dapat mengetahui secara pasti jumlah persediaan yang ada. Jika kesalahan terjadi, maka catatan akuntansi akan disesuaikan sehingga menjadi sama dengan hasil perhitungan fisik dari barang
tersebut. Sistem persediaanyang terkomputerisasi dapat membantu perusahaan
menjaga jumlahpersediaan sehingga tidak kekurangan dan tidak pula terlalu banyak.Kelebihan maupun kekurangan persediaan akan menimbulkan kerugian dalamperusahaan. Kelebihan persediaan mengakibatkan timbulnya resiko kerusakan, penurunan nilai, besarnya dana untuk investasi lain berkurang, dan jugakenaikan biaya-biaya penyimpanan, asuransi, dan biaya-biaya lainnya yangberhubungan dengan persediaan meningkat.
Pentingnya pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan segala sesuatu yang dapat mempengaruhi produksi dan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor produksi yang sangat penting (Gitosudarmo, 2002). Dalam aktivitasnya setiap perusahaan yang melakukan proses produksi, keberadaan persediaan bahan baku menjadi salah satu faktor penentu dalam mendukung aktivitas produksi yang dilakukan.
Naibaho (2013) melakukan penelitian tentang analisis pengendalian internal persediaan bahan baku terhadap efektifitas pengelolaan persediaan bahan baku bahwa pelaksanaan pengendalian internal dan syarat-syarat pengelolaan persediaan bahan baku yang diterapkan pada PT. Industri Kapal Indonesia Bitung berjalan efektif, dan masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya, pada lingkungan pengendalian, masih ada sebagian karyawan yang belum mematuhi peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Adanya perangkapan fungsi yaitu fungsi penerimaan dan penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang. Fasilitas pergudangan yang ada belum memadai dan penanganan persediaan
2
bahan baku juga belum memuaskan. Serta masih ditemui adanya penumpukan persediaan bahan baku.
Selvianti (2014) melakukan penelitian tentang pengendalian internal persediaan bahan baku untuk kelancaran produksi pada PT. Grapika Beton dengan hasil perusahaan sudah menerapkan pengendalian internal persediaan bahan baku yang meliputi beberapa unsur pengendalian internal yaitu lingkungan
pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas
pengendalian dan pemantauan. Tetapi terkait dengan lingkungan pengendalian perusahaan, perusahaan ditemui tidak mempunyai komite audit.
Tamodia (2013) meneliti tentang evaluasi penerapan sistem pengendalian internal persediaan barang dagang pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa penerapan sistem pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Laris Manis Utama, belum ada keseragaman dalam penulisan nama barang, kesalahan menulis nama/ merk/ size pada barang yang keluar dan kesalahan mengeluarkan barang dari gudang.
Dari beberapa penelitian di atas ditemukan bahwa untuk pengendalian internal persediaan bahan baku dengan berbagai produk yang berbeda-beda dalam perusahaan, ditemukan hasil penelitian yang bervariasi dan ditemui masih jarang yang meneliti tentang produk yang terkait dengan bahan pangan. Maka dari itu dalam penelitian ini ingin meneliti tentang pengendalian internal persediaan bahan pangan dengan produk yang berupa susu pada CV. Cita Nasional.
CV. Cita Nasional merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pangan khususnya dalam produk susu. CV. Cita Nasional ini sudah mempunyai merk yang terkenal yaitu susu nasional, selain itu juga memiliki konsumen pangsa-pangsa pasar yang luas, sehingga produk tersebut sudah dikenal kualitasnya yang bagus. Dengan kualitas yang bagus maka CV. Cita Nasional ini sudah didukung oleh pengendalian kualitas produk yang bagus, khususnya dalam bahan baku yaitu susu segar.
Berdasarkan wawancara langsung dengan kepala bagian Quality Control bahwa di CV. Cita Nasional ini kebutuhan bahan baku tinggi, dengan kebutuhan bahan baku yang tinggi perusahaan membutuhkan pemasok dari berbagai KUD
3
(Koperasi Unit Desa) untuk memenuhinya. Dengan situasi ini kadang ada pemasok dengan sengaja mencampurkan susu murni dengan air agar dapat memenuhi permintaan dari perusahaan tanpa mempertimbangkan kualitasnya. Dengan susu campuran yang tidak memenuhi standar, maka CV. Cita Nasional akan menolak susu tersebut yang nantinya akan mengakibatkan kurangnya persediaan bahan baku juga menghambat proses produksi. Sedangkan jika menerima maka bahan baku tersebut akan berpengaruh pada kualitas produk CV. Cita Nasional. Dengan situasi seperti di atas namun sejauh ini CV. Cita Nasional masih tetap bisa beroperasi bahkan bahan baku yang dibutuhkan semakin meningkat dan sampai sejauh ini kebutuhan bahan baku masih bisa terpenuhi baik dari kuantitas maupun kualitasnya. Hal ini diduga tidak terlepas dari peran pegendalian internal persediaan bahan baku. Maka dari itu menarik untuk diteliti agar menjadi pembelajaran bagi perusahaan lain.
Dari uraian latar belakang di atas, maka masalah yang akan diteliti adalah bagaimana penerapan pengendalian internal persediaan bahan baku di CV. Cita Nasional. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengendalian internal persediaan bahan baku yang diterapkan di CV. Cita Nasional. Hasil penelititan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi manajemen perusahaan apabila di perusahaan masih ditemukan adanya unsur-unsur pengendalian internal yang belum tepat, bagi perusahaan lain bisa sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan dalam meningkatkan kebijakan perusahaan atas pengendalian internal persediaan bahan baku.
LANDASAN KONSEP Persediaan Bahan Baku
Setiap perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan bahan baku yang akan digunakan sebagai input dalam proses produksi. Menurut Assauri (2004) persediaan bahan baku (Raw Material stock) yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya.
4
Menurut Nainggolan (2006) bahwa bahan baku adalah bahan yang diproses menjadi produk jadi yang terdiri dari unit yang identik. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan bahan baku merupakan barang-barang yang digunakan untuk diproses kemudian menjadi sebuah produk baik itu produk setengah jadi, maupun produk jadi.
Prosedur Pembelian Bahan Baku
Menurut Mulyadi (2008) prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen/lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Menurut Barry (2005) pembelian berarti perolehan barang dan jasa. Tujuan pembelian adalah:
1. Membantu identifikasi produk dan jasa yang dapat diperoleh secara eksternal. 2. Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan vendor, harga dan
pengiriman yang terbaik bagi barang dan jasa tersebut.
Menurut Hanggana (2007) bahan bakuadalah bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi, mempunyai nilai relatif tinggi dibanding dengan nilai bahan yang lain dalam pembuatan suatu produk.
Menurut Mulyadi (2008) hal-hal yang perlu diperhatikan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Fungsi yang terkait a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang dagang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
5
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
2. Jaringan prosedur pembelian meliputi: a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
6
organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, serta membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
3. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian meliputi: a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan. Lembar pertama untuk fungsi pembelian dan lembar kedua untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas yang tercantum dalam surat order pembelian.
Pengendalian Internal
Pengendalian internal harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Oleh kerena itu dibutuhkan menyusun suatu kerangka
7
pengendalian atas sistem yang sudah ada pada perusahaan yang terdiri dari beragam tindakan pengendalian yang bersifat internal bagi perusahaan, sehingga manajer dapat mengalokasikan sumberdaya secara efektif dan efisien, maka dibutuhkan suatu pengendalian internal yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai (Warren dkk 2005).
Menurut Hery (2009) dalam Selvianti (2013), pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum atau undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagai mana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
Pengendalian internal menurut American institute Of Certified Public
Accountan (AICPA) yang kemudian dikutip oleh La Midjan dan Susanto (2011)
dalam Sumalata (2013) meliputi srtruktur organsasi dan segala cara serta tindakan dalam suatu perusahaan yang saling terkoordinasi.
Menurut Mulyadi (2009) pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan.
Tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan Mulyadi (2009) yaitu sebagai berikut:
a. Keandalan informasi keuangan
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Tujuan pengendalian internal persediaan bahan baku merupakan suatu hal yang sangat mendasar bagi perusahaan yang bergerak dibidang produksi. Adapun tujuan dari pengendalian persediaan bahan baku menurut Carter dan Usry (2002) adalah kemampuan untuk melakukan pemesanan tepat waktu, sesuai dengan sumber terbaik untuk memperoleh jumlah yang tepat pada harga dan kualitas yang sesuai. Pengendalian bahan baku harus memenuhi dua kebutuhan yang saling berlawanan yaitu :
8
a. Menjaga persediaan dalam jumlah dan variasi yang mencukupi untuk operasi secara efisien.
b. Menjaga tingkat persediaan yang menguntungkan secara finansial.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain Mulyadi (2009)
I. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi.
II. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
9
wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Untuk penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
III. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
10
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur pengndalian yang lain.
IV. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian
Penelitian dilakukan padaCV. Cita Nasional yang berada di Jl. Raya Salatiga-kopeng km. 5 Getasan Semarang 50774, Jawa Tengah yang merupakan industri yang bergerak di bidang pengolahan susu segar (pasteurisasi dan homogenisasi). CV. Cita Nasional mengolah berbagai macam produk seperti susu nasional, yogurt, ice cream dan keju yang bahan baku utamanya adalah susu
11
segar. Penelitian ini hanya difokuskan pada pengendalian internal persediaan bahan baku susu segar.
Jenis dan sumber data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer dan data sekunder, yaitu:
1. Data primeradalah data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumber datanya Sugiyono (2010). Teknik yang dapat digunakan peneliti untuk mengumpulkan data persediaan bahan baku melalui proses wawancara dengan kepala bagian Quality Control terkait prosedur pencatatan terhadap bahan baku dan komponen pengendalian internal.
2. Data sekunderyaitu data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi Sugiyono (2010) seperti gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, formulir persediaan bahan baku.
Teknik dan Langkah Analisis
Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk memberikan gambaran pengendalian internal persediaan bahan baku di CV. Cita Nasional. Data yang diperoleh dari CV. CitaNasional dianalisis secara kualitatif, yaitu dengan menjelaskan data-data yang diperoleh untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Adapun langkah analisisnya yaitu sebagai berikut :
1. Mendeskripsikanprosedur pembelian dan pemakaian bahan baku
2. Mendeskripsikan struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
3. Mendeskripsikan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku 4. Mendeskripsikan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi
5. Mendeskripsikan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab 6. Menganalisis pengendalian internal persediaan
12 GAMBARAN OBJEK PENELITIAN Sejarah Singkat CV.CITA NASIONAL
Pendirian CV. Cita Nasional oleh Bapak H. Rudi Kurnia Danu Wijaya pada tanggal 10 November 2000, serta diresmikan oleh Prof. Dr. Ir. Bungaran Saragih, MSc selaku Menteri Pertanian dan Perkebunan Republik Indonesia. Pada awal berdirinya, perusahaan tersebut berkomitmen untuk menghasilkan produk susu yang bermutu yang diwujudkan dengan mesin teknologi modern dari Eropa dan Amerika Serikat dan didukung oleh tenaga profesional. Selain itu dilakukan pengawasan mutu yang ketat dengan sistem Quality Control.
Pada awal berdirinya, perusahaan tersebut produksi pertama dari CV. Cita Nasional adalah pada tanggal 10 November 2000 dengan jumlah susu murni yang diproduksi sekitar 5000 liter dan menghasilkan produk susu pasteurisasi dan homogenisasi dalam kemasan sebanyak ± 20.000 cup. Kota Surabaya merupakan daerah pemasaran pertama kali dengan produk “Susu SegarNasional”. Produk yang dipasarkan meliputi produk “Susu Segar Nasional” dalam kemasan cup rasa coklat dan rasa strawberry dengan volume 180 ml/cup, serta plain (purepack) dengan volume 500 ml/pack. Seiring dengan berjalannya waktu, produk CV. Cita Nasional dengan merek dagang “Susu Segar Nasional” ini mulai dikenal oleh masyarakat yang ada di kota Yogyakarta, Solo, Semarang, dan Jakarta sehingga jumlah susu yang diproduksi pun semakin meningkat hingga sekarang. Jumlah produk dan pilihan rasa yang dihasilkan juga semakin meningkat hingga saat ini dan mengalami diversifikasi produk yaitu berbagai macam rasa susu pasteurisasi dan homogenisasi, serta pengolahan yogurt.
Lokasi Perusahaan
CV.Cita Nasional merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pangan khususnya dalam produk susu, yang tatapusatnya terletak di Salatiga dan memiliki cabang di Bandung. Dalam bidang ini yang akan diteliti CV. Cita Nasional yang ada di Salatiga. CV. Cita Nasional terletak di jalan Raya Kopeng km 5, Desa Sumogawe, Kecamatan Getasan, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah. Lokasi pabrik berada pada wilayah dengan topografi yang berbukit dengan ketinggian
13
400-500 di atas permukaan laut. Dengan kondisi wilayah tersebut, lokasi perusahaan bersuhu udara ±25°C dengan kelembapan antara 80%-90%. Pada sebelah timur perusahaan berbatasan dengan pemukiman penduduk, pada sebelah selatan perusahaan berbatasan dengan perkebunan, pada sebelah barat perusahaan berbatasan dengan perkebunan, serta pada sebelah utara perusahaan berbatasan
dengan KUD Getasan. Sehingga, total luas area perusahaan ini adalah 4000 m2,
dengan 700 m2 wilayah digunakan untuk bangunan pabrik dan kantor. Kantor ini
merupakan pusat administrasi pabrik serta mengatur pengiriman produk ke agen-agen pemasaran.
Penentuan lokasi suatu pabrik didasarkan pada beberapa faktor, antara lain ketersediaan bahan baku, air, tenaga kerja, sarana transportasi, serta fasilitas listrik dan komunikasi. Perusahaan ini terletak di daerah yang strategis karena sarana transportasi yang mudah dijangkau serta ketersediaan fasilitas listrik dan komunikasi yang dipasok dari kota Salatiga. Kondisi pabrik yang terletak di wilayah perbukitan juga memberikan keuntungan tersendiri, yaitu kemudahan memperoleh air. Selain itu, suhu lingkungan pabrik yang relatif sejuk dapat secara efektif menciptakan kondisi lingkungan produksi yang aseptis. Hal ini terkait dengan karakteristik produk susu yang mudah rusak pada penyimpanan suhu ruang.
Pada bangunan pabrik terdapat beberapa bagian yaitu laboratorium, produksi, pengemasan, dan pengepakan. Pada bagian laboratorium terdapat tiga ruangan, yaitu ruang pengujian mutu, ruang pengujian mikrobiologi, serta ruang pengembangan produk. Ruang pengujian mutu terletak di bagian tepi pabrik, sehingga pengambilan sampel bahan baku dapat dilakukan secara efisien. Ruang pengujian mikrobiologi yang terletak di sebelah dalam bagian laboratorium ini, dijaga keaseptisannya dengan senantiasa ditutup rapat dan sebagai pembatasnya dengan ruangan lain diberi sekat kaca. Sementara ruang pengembangan produk
merupakan tempat pembuatan formula produk secara komputerisasi,
pengembangan dan penelitian produk baru, serta penyimpanan senyawa-senyawa
14
Pada bagian produksi terdapat ruang administrasi produksi, penyimpanan bahan baku, serta daerah produksi basah. Bagian pengemasan terdapat tiga ruangan, yaitu ruang pengemasan susu pasteurisasi dalam kemasan cup, ruang pengemasan susu pasteurisasi dalam kemasan minipack dan purepack, serta ruang pengemasan yogurtdrink dalam kemasan cup. Sedangkan bagian pengepakan terdapat dua ruangan, yaitu ruang pengepakan produk berkemasan cup dan ruang pengepakan produk berkemasan minipack dan purepack.
Visi dan Misi Perusahaan
CV. Cita Nasional memiliki visi yaitu menjadi pelopor perusahaan susu pasteurisasi dan homogenisasi yang berskala nasional untuk memenuhi kebutuhan susu dengan harga yang terjangkau dan mudah didapatkan. Sedangkan misi dari CV. Cita Nasional adalah mensukseskan program pemerintah dalam meningkatkan gizi rakyat Indonesia agar generasi penerus menjadi bangsa yang sehat, kuat dan cerdas.
Susunan Personalia
CV. Cita Nasional merupakan badan usaha yang berbentuk CV
(Commanditaire Vennontschap) dengan surat ijin perusahaan No.
155/KWDPP.11/3.1/XI/2000 berdasarkan surat keputusan Dinas Perindustrian dan perdagangan No. 160/11.16/PK/VII/2000 berdasarkan Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP). Susunan personalia yang ditetapkan CV. Cita Nasional adalah dipimpin langsung oleh seorang Direktur Utama dan Direktur Pelaksanaan serta
Plant Manager dimana dalam pelaksanaan kegiatan dibantu oleh beberapa
supervisor dari setiap bagiannya, artinya dalam organisasi ini setiap bagian dipimpin oleh seorang supervisor dan bertanggung jawab langsung terhadap
PlantManager. Beberapa manajer tersebut bertanggungjawab dan memiliki
wewenang atas seluruhkegiatan di departemennya masing-masing. Susunan personalia perusahaan dapat dilihat pada (lampiran 1) atau tabel 1 berikut ini:
15 Tabel 1
Susunan Personalia CV.Cita Nasional
No Nama Jabatan
1 Rudi Kurnia Danuwijaya Direktur Utama
2 Ir. Iskandar Muklas Plant Manager
3 Enang Komara Asisten Manager
4 Moh. Nur Ali Muslim,S.Pt Supervisor QC dan R&D
5 Agung Tri Kuncoro, S.Pt Asisten QC dan R&D
6 Atang Suparman Supervisor Gudang
7 Nur Haryanto Supervisor Proses Produksi
8 Supriyati Kepala bagian umum
Sumber: CV. Cita Nasional, 2015 Tugas dan Tanggung jawab
Penjelasan tugas dan tanggung jawab setiap personal yang terlibat dalamstruktur organisasi :
1. Direktur Utama
Direktur utama merupakan pimpinan perusahaan yang memimpin jalannya perusahaan dan bertanggungjawab penuh terhadap segala sesuatu yang berjalan di perusahaan. Direktur utama merupakan pemiilik perusahan di CV.Cita Nasional, tetapi pada praktik di lapangan perusahaan sepenuhnya dikendalikan oleh plant manager.
2. Plant Manager
Plant Manager adalah orang yang bertugas membantu pimpinan
perusahaan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Plant Manager bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan tersebut. Plant Manager akan dibantu oleh seorang asisten manajer untuk menjalankan tugasnya sehari-hari. Tugas dan tanggungjawab dari Plant
Manager adalah memberikan pengarahan, pengawasan, serta mengontrol
seluruh pelaksanaan pekerjaan atau melaksanakan semua fungsi manajerial meliputi:
a. Mengontrol kegiatan semua bagian.
b. Menilai bawahan dan mengusulkan kepada Direktur Utama untuk promosi dan mutasi bawahan.
16
c. Memberikan usulan kepada Direktur Utama mengenai pengadaan sarana kerja untuk memperlancar jalannya pekerjaan.
d. Memberikan nasihat, petunjuk dan bimbingan kepada bawahan.
e. Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir, dan laporan kepada Direktur Utama dan instansi yang ada hubungannya dengan perusahaan.
f. Meminta nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada Direktur Utama. g. Mengambil keputusan dalam semua hal yang berkaitan dengan
pengendalian sistem manajemen baik operasional maupun non operasional di perusahaan.
h. Memimpin jalannya operasional pabrik serta melaksanakan
pengawasan dan pengendaliaan berdasarkan program kerja yang ditetapkan.
3. Asisten Manajer
Asisten Manajer bertugas membantu manajer dalam mengawasi dan mengontrol kegiatan yang dilakuan oleh pekerja diperusahan. Asisten manajer dibantu oleh bagian umum yaitu administrasi dan keuangan dalam melaksanakan tugasnya.
4. Supervisor QC /R&D
Supervisor QC/R&D dibantu oleh asisten QC dan bagian operator analisa. Tugas dari Supervisor QC /R&D adalah:
a. Bertanggung jawab dalam melaksanakan dan mengevaluasi pekerjaan yang tercakup dalam persyaratan mutu yang ditetapkan.
b. Mengawasi proses pengendalian mutu bahan, proses produksi, dan produk jadi.
c. Mengidentifikasi dan mencatat setiap masalah yang berkaitan dengan produk serta cara pemecahannya.
d. Mengadakan percobaan-percobaan untuk inovasi baru.
e. Memberikan nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada bawahan ke setiap bagian.
17
Asisten QC bertugas membantu supervisorQC dalam mengawasi dan mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh operator analisa. Operator analisa QC bertugas untuk melakukan pengujian terhadap bahan baku dari KUD, bahan setengah jadi, bahan baku. Selain itu operator analisa QC juga bertugas menyiapkan bahan-bahan tambahan yang digunakan sesuai dengan formulasi yang ada.
5. Bagian Gudang
Tugas dari bagian gudang adalah:
a. Bertanggung jawab atas barang-barang yang ada di gudang. b. Mengetahui jumlah barang-barang yang ada di gudang.
c. Menyiapkan barang-barang yang akan digunakan untuk proses produksi.
d. Mencatat keluar masuknya barang dari gudang. e. Bertanggungjawab kepada Plant Manager. 6. Supervisor Produksi
Supervisor produksi dibantu oleh senior operator dan operator. Tugas dari supervisor produksi adalah:
a. Merencanakan dan melaksanakan proses produksi dengan teknologi tapat guna.
b. Bertanggung jawab terhadap semua proses produksi. c. Memberikan pengarahan dan nasihat kepada bawahan.
d. Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan proses produksi dalam pengolahan susu.
e. Bertanggung jawab terhadap Plant Manager.
Operator produksi bertanggungjawab terhadap supervisor produksi serta bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dalam penanganan proses pengolahan susu, mulai dari proses awal (penerimaan bahan baku) sampai dengan poses akhir hasil olahan susu sehingga siap untuk dikemas.
18
7. Bagian Umum
Bagian umum dibedakan menjadi:
a. Bagian administrasi yang memiliki tugas sebagai berikut: 1) Mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan perusahan. 2) Mencatat semua data yang masuk dan keluar dari perusahan.
3) Bertanggung jawab terhadap kepegawaian dalam hal peneriman tenaga kerja, pengangkatan, penggajian dan pemberhentian karyawan.
4) Bertanggung jawab atas keamanan secara keseluruhan baik menyangkut karyawan maupun barang.
5) Bertanggung jawab kepada Plant Manager.
b. Bagian keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut:
1) Membuat RAB (Rencana Anggaran Belanja) perusahaaan sehingga efisiensi dapat tercapai dengan baik.
2) Bertanggung jawab terhadap semua keuangan perusahan, baik pengeluaran dana untuk melakukan produksi termasuk di antaranya pembayaran bahan baku maupun penggajian karyawan.
3) Bersama manajer menandatangani atau mengesahkan surat berharga, pengambilan uang dari atau ke bank atau pihak yang ada hubungannya dengan perusahaan.
4) Menyusun laporan pertanggung jawaban keuangan dan
memberikan segala bukti dan catatan yang berhubungan dengan laporan tersebut.
5) Bertanggung jawab terhadap pengeluaran, pemasukan, dan penyimpanan keuangan.
6) Bertanggung jawab kepada Plant Manager. Ketenagakerjaan
Pelaksanaan kegiatan sehari-hari yang meliputi proses maupun administrasi CV. Cita Nasional didukung oleh tenaga kerja sejumlah 90 orang yang terdiri 86 karyawan dan 4 karyawati. Pihak manajemen meliputi pimpinan maupun staf di
19
CV. Cita Nasional, sedangkan pekerja adalah orang yang terkait dengan hubungan kerja dengan pihak manajemen dan menerima upah (gaji) dari perusahaan. Selain itu adanya sistem pembagian gaji karyawan dengan standar minimal yang sudah ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja yang ada di wilayah Jawa Tengah dan upah lembur karyawan diberikan bagi karyawan yang mempunyai waktu lebih. Di samping itu, setiap karyawan CV. Cita Nasional dilindungi keselamatan kerja dan kesejahteraan dengan didaftarkan menjadi peserta Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK).
Sistem pembagian kerja yang digunakan di CV. Cita Nasional adalah sistem 2 “shift” dengan 2 kelompok kerja, dimana masing-masing shift bekerja 15 hari kerja sebulan dengan waktu istirahat ± 60 menit dari jam 12.00 -13.00 WIB sehingga dengan begitu setiap shift sehari kerja sehari tidak. Waktu kerja staf kantor yaitu hari senin sampai hari jumat pukul 08.00 – 16.00 WIB. Namun untuk kepentingan pengecekan sebelum produksi dimulai, karyawan bagian produksi yang hari tersebut bertugas, umumnya datang lebih awal yaitu pukul 06.00 WIB. Selain itu untuk memenuhi pemesanan, proses produksi dapat berlangsung hingga pukul 19.00 WIB.
Jenis Persediaan yang dibutuhkan dan cara memenuhinya
Dalam memenuhi kebutuhan bahan baku susu murni, CV. Cita Nasional bekerja sama dengan beberapa Koperasi Unit Desa (KUD) diantaranya KUD “Andini Luhur” dengan kapasitas produksi susu murni sekitar 5.600 liter/hari, KUD “Cepogo” sekitar 4.000 liter/hari, KUD “Sumber Karya” sekitar 3.000 liter/hari, dan KUD “GAPOKTAN Banyu Aji” sekitar 3.000 liter/hari. Secara tidak langsung keberadaan pabrik memberikan peluang pemasaran susu murni bagi masyarakat sekitar yang berprofesi sebagai peternak sapi.
Pengolahan susu segar menjadi olahan susu dan yogurt nasional diperlukan beberapa bahan tambahan dan bahan penolong. Bahan tambahan tersebut diantaranya : Gula, Flavor, Pewarna, Starter Yogurt, Citrid Acid, Lactid Acid,
Sweet Whey, Skim Milk, Coklat Powder dan bahan penolong diantaranya : CMC
20
produksi menjadi susu murni kemasan dan yogurt. Pemasok atau supplier yang mengirimkan bahan terkadang tidak sesuai dengan jumlah pesanan, dikarenakan persediaan yang ada dalam pemasok terbatas.
Spesifikasi Bahan dan Produk
Terkait dengan spesifikasi bahan pembuatan susu pasteurisasi dan homogenisasi CV. Cita Nasional dari bahan-bahan sebagai berikut:
a. Susu Sapi Segar
Susu sapi segar merupakan bahan baku utama yang diperoleh dari beberapa KUD yang dapat memenuhi standar dari perusahaan untuk memproduksi susu pasteurisasi dan homogenisasi. Susu segar tersebut akan digunakan untuk proses produksi terlebih dahulu diuji mutunya di Laboratorium. b. Flavor Agent
Flavor agent yang digunakan adalah flavoring agent berbentuk cair dengan
merk “QUEST”dari Quest International Indonesia dan dari PT. Cipta Karya Aroma di Semarang.
c. Stabilizer (Carboxy Methyl Cellulose)
Jenis stabilizer yang dipilih oleh CV. Cita Nasional adalah Carboxy Methyl
Cellulose (CMC) yang berupa serbuk putih kekuningan yang larut dalam air
pada suhu 60Cdengan merk Akzo Nobel Cellulose Gum dengan kode AF
2785. CMC ini didatangkan dari Belanda yangproduknya telah dilengkapi dengan sertifikat halal dan terdapat spesifikasi produknya.
d. Pemanis (Gula)
Pemanis yang digunakan di CV. Cita Nasional adalah gula pasir. Pemeriksaan yang dilakukan pada gula pasir sebagai pemanis dalam proses pembuatan susu pasteurisasi dan homogenisasi adalah uji organoleptik dan uji pH dengan alat pH meter, umumnya gula yang ditambahkan pada susu segar 100 liter membutuhkan gula pasir sebanyak 7 kg.
e. Pewarna
Pewarna merupakan cat atau zat warna yang dibuat secara sintetis atau diperoleh dari ekstraksi suatu cat atau pigmen alami dari tanaman atau
21
sumber-sumber lainnya. Pewarna yang dipakai dalam proses pembuatan susu pasteurisasi dan homogenisasi adalah “Ponceau 4R” merk “Idacol” dari PT. Roha Lautan Pewarna di Semarang.
Terkait dengan spesifikasi produk di CV. Cita Nasional merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pangan khususnya dalam produk susu. Beberapa produk susu yang dihasilkan dari CV. Cita Nasional antara lain susu pasteurisasi dan homogenisasi dan yogurt.
a. Susu Pasteurisasi dan Homogenisasi
Produk susu di CV. Cita Nasional adalah produk hasil olahan susu sapi segar yang telah diberi bahan tambahan makanan serta perlakuan pasteurisasi dan homogenisasi. Susu pasteurisasi dan homogenisasi ini dikemas dalam tiga bentuk yaitu kemasan cup 150 ml, purepack 450 ml dan
minipack 90 ml. Pada kemasan cup, susu pasteurisasi danhomogenisasi
tersedia dengan rasa coklat,strawbbery, moka, dan original (tanpa rasa). Pada kemasan purepack, susu pasteurisasi tersedia dengan rasa coklat dan
strawbbery, sedangkan yang dipasarkan di industri dikemasi dalam kemasan cup 150 ml dengan varian rasa coklat, strawbbery, moka, dan original. Susu
pasteurisasi dan homogenisasi dalam kemasan cup 150 ml dan dalam kemasan purepack dapat dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2 (lampiran 2). b. Yogurt
Yogurt merupakan hasil olahan susu sapi segar yang telah diberi perlakuan
pengasaman, serta proses fermentasi terkontrol oleh bakteri asam laktat. Produk ini merupakan jenis stirred yogurt dan dipasarkan ke konsumen dalam bentuk tiga kemasan, yaitu kemasan cup 150 ml dan botol 250 ml. Dalam kemasan cup, yogurt diproduksi dalam bentuk yogurt drink dengan varian rasa mangga dan strawbbery. Selain itu,yogurtjuga dikemas dalam botol yang memiliki viskositas lebih tinggi dan dipasarkan di wilayah Jakarta dengan varian rasa anggur, leci, jeruk dan strawbbery. Yogurt dalam kemasan cup 150 ml dan kemasan botol 250 ml dapat dilihat pada Gambar 3 (lampiran 2).
22
Proses Produksi Susu Pasteurisasi danHomogenisasi
Proses produksi ialah serangkaian aktivitas berurutan yang dilakukan secara kontinyu sebagai usaha untuk mengolah bahan baku mentah menjadi produk jadi yang bermutu dan memiliki nilai jual. Adanya serangkaian aktivitas tersebut akan menentukan kelayakan produk untuk dikonsumsi dan biaya yang harus ditanggung perusahaan dan harga jual produk. Oleh karena itu, aktivitas proses produksi harus dilakukan secara efektif dan efisien. Prinsip yang diterapkan oleh perusahaan adalah higienitas. CV. Cita Nasional telah mendapatkan sertifikasi
Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) dan International Standard Organization 9001 (ISO) tentang Manajemen Mutu.
Rangkaian proses produksi yang dilakukan perusahaan dari penerimaan bahan baku sampai dengan produk jadi terdiri atas beberapa tahapan. Tahapan proses produksi susu pasteurisasi dan homogenisasi meliputi persiapan bahan baku, proses pengolahan (pencampuran, homogenisasi dan pasteurisasi), pengisian dan pengemasan disertai analisa laboratorium.
a) Persiapan Bahan Baku
Bahan baku susu sapi segar yang dibawa dari KUD dengan truk tangki susu, diambil sampelnya terlebih dahulu untuk diuji di laboratorium analisa. Hal ini dilakukan untuk menentukan kelayakan bahan baku untuk digunakan pada proses produksi. Apabila bahan baku memenuhi kriteria-kriteria yang disyaratkan oleh perusahaan, maka susu dari tangki dialirkan melalui pipa dan disaring melalui filter untuk mengurangi cemaran-cemaran pada bahan baku. Susu segar tersebut dialirkan melewati Plate Heat Exchanger (PHE) untuk memperoleh proses pendinginan. Setelah itu, bahan baku dialirkan menuju tangki penampungan bahan baku (T.301) bersuhu 4°- 6°C yang di dalamnya terdapat agitator yang berfungsi sebagai pengaduk sekaligus untuk menghomogenkan suhu cairan.
CV. Cita Nasional dalam sehari menerima susu segar mencapai 20.000 sampai 30.000 liter. Jumlah penerimaan susu bergantung pada permintaan pasar, produk harian, dan sisa susu segar setelah produksi hari sebelumnya. Susu segar biasanya datang pagi hari mulai pukul 08.00 WIB. Susu segar tersebut berasal dari KUD “Andini Luhur” dengan kapasitas produksi susu murni sekitar 5.600
23
liter/hari, KUD “Cepogo” sekitar 4.000 liter/hari, KUD “Sumber Karya” sekitar 3.000 liter/hari, dan KUD “GAPOKTAN Banyu Aji” sekitar 3.000 liter/hari. Alur penerimaan susu dari peternak hingga sampai ke CV. Cita Nasional seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 4
Alur Penerimaan Susu Segar
Peternak Loper KUD CV.Cita Nasional
Pengujian bahan baku susu segar yang baru datang merupakan hal yang utama dalam suatu industri pengolahan susu. Kualitas susu segar yang buruk akan berdampak pada menurunnya kualitas produk ataupun kegagalan dalam pembuatan produk. Parameter utama yang dilakukan dalam pengujian bahan baku susu segar di CV Cita Nasional adalah uji alkohol 73% dan Peternak Loper KUD CV. Cita Nasional. Apabila pada saat uji alkohol susu pecah dan organoleptik tidak standar, susu segar tersebut ditolak.
b) Proses Pengolahan
Proses pengolahan meliputi tahapan-tahapan proses sebagai berikut: 1. Pencampuran
Proses pencampuran dilakukan dengan terlebih dahulu melarutkan gula pasir, stabilizer, dan bubuk kakao dengan air panas. Kemudian campuran tersebut bersamaan dengan susu segar yang telah mengalami proses
pemanasan dengan PHE (50-60C), dialirkan masuk kembali ke tangki
pencampuran (T.201). Pada tangki penampungan tersebut, dilakukan
proses pengadukan dengan agitator selama 15 detik dengan suhu 15C.
Setelah itu, campuran dialirkan menuju tangki antara melalui PHE untuk memperoleh proses pendinginan kembali. Pada tangki antara (T.202), dilakukan pencampuran dengan senyawa flavor dengan suhu rendah. 2. Homogenisasi
Setelah proses pencampuran bahan selesai, campuran dialirkan melalui PHE untuk memperoleh proses pemanasan, menuju ke homogenizer.
24
bar atau sekitar 1300-1400 Psi. Proses ini dilakukan untuk memperoleh partikel susu yang homogen setelah proses pencampuran, serta untuk mempertahankan agar emulsi susu lebih terjaga.
3. Pasteurisasi
Setelah proses homogenisasi, produk setengah jadi dialirkan melalui pipa berkelok-kelok untuk memperoleh proses pasteurisasi. Proses ini
berlangsung pada suhu 85C selama 15 detik. Kemudian, produk jadi
yang telah dipasteurisasi tersebut dialirkan melalui PHE kembali untuk memperoleh proses pendinginan. Lalu, produk susu pasteurisasi dialirkan menuju balance tank dan ditampung pada tangki penampungan akhir
(T.401) yang bersuhu 4C.
c) Pengisian dan Pengemasan
Produk susu pasteurisasi dialirkan dari tangki penampungan akhir melalui pipa-pipa, menuju bagian pengemasan dengan tetap menjaga suhu yang rendah. Pengemasan dilakukan dengan cara aseptis dan para pekerja diwajibkan mengenakan jas putih dan masker. Proses pengemasan terdapat di dua ruang yang terpisah yaitu, pengemasan dalam cup dan pengemasan dalam minipack. Bahan pengemas itu sendiri terbuat dari plastik polyprophylene yang kuat dan ringan.Pengemasan dalam kemasan cup dilakukan dengan alat fillomatic
automatic in-line cup filler andsealer. Produk susu pasteurisasi dikemas dalam
wadah melalui kran yang telah diatur volumepengeluarannya yaitu 150 ml untuk kemasan dalam cup dan 90 ml untuk kemasan minipack.
Untuk mengetahui suhu produk yang telah masuk dalam kemasan, diberikan sensor suhu menggunakan sinar ultraviolet. Secara umum, suhu produk setelah
dikemas tidak lebih dari 8C. Setelah itu, kemasan produk di-seal menggunakan
suhu tinggi. Produk susu pasteurisasi dalam kemasan tersebut dialirkan dengan
conveyor menuju bagian pengepakan dan ditata dalam krat-krat. Setelah proses
pengepakan, produk dikirimkan ke kota-kota tujuan menggunakan truk box dengan suhu refrigerasi sesuai dengan jumlah order. Sedangkan, produk yang masih tersisa disimpan dalam kontainer besar bersuhu refrigerasi yang juga digunakan sebagai penyimpanan produk. Penyimpanan produk sisa dilakukan
25
dengan tujuan untuk menanggulangi adanya penambahan jumlah order dan juga order yang datang tiba-tiba.Utuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Pembelian dan Pemakaian Persediaan Bahan Baku
Berdasarkan hasil wawancara langsung dengan kabag Quality Control maka dapat dijelaskan mengenai jaringan prosedur pembelian bahan baku sebagai berikut:
1) Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini kepala bagianproduksi melakukan perencanaan produksi dengan mengajukan surat permintaan pembelian bahan baku ke bagian gudang khusus pembelian bahan baku, yang digunakan untuk memenuhi permintaan penjualan.
2) Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini bagian gudang yang menangani pembelian melakukan order pembelian kepada pemasok juga menentukan pemasok mana yang nantinya dipilih untuk dapat memenuhi permintaan.
3) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini bagian gudang yang khusus menangani penerimaan akan menerima bahan baku yang telah diorder, kemudian bagian QC memeriksa kualitas mutu dan kuantitas yang diterima dari pemasok dan kemudian bagian gudang membuat laporan penerimaan barang dari pemasoktersebut.
Berdasarkanflowchart(lampiran 5)dapat dijelaskan mengenai prosedur permintaan dan pengeluaran persediaan bahan baku dari gudang pada CV. Cita Nasional adalah sebagai berikut:
1. Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
2. Bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.
26
3. Berdasarkan surat permintaan bahan baku, bagian gudang membuat surat pengiriman bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
4. Berdasarkan surat pengiriman bahan baku, bagian gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
5. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, bagian gudang membuat laporan persediaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
6. Bagian produksi menerima surat pengiriman bahan baku beserta bahan baku dari bagian gudang.
7. Bagian produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian mengirim barang jadi ke bagian gudang.
8. Berdasarkan barang jadi bagian gudang membuat laporan barang jadi rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
9. Berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, bagian akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Berikut ini akan dijelaskan secara terperinci terkait dengan prosedur permintaan dan pengeluaran persediaan bahan baku untuk setiap bagian yang terlibat.
1. BagianProduksi
a. Membuat surat permintaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
27
b. Menerima surat pengiriman bahan baku beserta bahan baku dari bagian gudang.
c. Memproduksi bahan baku menjadi barang jadi 2. Bagian Gudang
a. Menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.
b. Membuat surat pengiriman bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
c. Membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang.
d. Membuat laporan persediaan bahan baku rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
e. Membuat laporan barang jadi rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke bagian akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
3. Bagian Akuntansi
a. Menerima bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku dari bagian gudang.
b. Menerima laporan persediaan dari bagian gudang. c. Menerima laporan barang jadi dari bagian gudang.
d. Membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap dua. Lembar pertama dikirim ke manajer dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
4. Plant Manager
a. Menerima laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang dari bagian akuntansi.
b. Membuat keputusan-keputusan dalam perusahaan/organisasi.
Analisis terhadap prosedur pembelian dan pengeluaran bahan baku susu segar pada CV. Cita Nasional yaitu fungsi yang terkait dengan prosedur pembelian dan pengeluaran bahan baku pada CV. Cita Nasional terdiri dari, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi produksi, fungsi gudang, dan fungsi akuntansi. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi gudang
28
dilaksanakan oleh kabag gudang, fungsi penerimaan dilaksanakan bagian gudang, dan fungsi akuntansi dilaksanakan oleh staf akuntansi. Secara garis besar, CV. Cita Nasionalsudah terdapat tiga pemisahan fungsi utama, yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, sehinggaresiko kecurangan dan manipulasi data menjadi semakin sedikit. Maka dari itu, fungsi yang terkait dengan prosedur pembelian bahan baku pada CV. Cita Nasional sudah dilaksanakan dengan baik.Pada kenyataannya, fungsi pembelian yang bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai nama dan alamat
supplier, juga melakukan penerimaan bahan baku yang masuk. Hal ini
mengakibatkan fungsi pembelian melakukan penggandaan fungsi. Berdasarkan wawancara dengan kepala Quality Control, tindakan ini bertujuan baik untuk memastikan bahwa jumlah pembelian dan penerimaan bahan baku yang dipesan oleh perusahaan telah sesuai atau belum. Namun, tindakan yang dilakukan oleh fungsi pembelian juga berdampak buruk terhadap perusahaan, seperti memperlambat proses pembelian bahan baku.
Pengendaian Internal Persediaan Bahan Baku
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian internal yang relevan, manajemen harus membentuk pengendalian struktur organisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memadai, praktik yang sehat, dan penempatan karyawan yang bermutu.Untuk pengendalian internal persediaan bahan baku pada CV. Cita Nasional telah dijabarkan pada lampiran 6.
Berikut ini uraian rinci dari tabel lampiran 6.
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab funsional pada unit-unit organisai untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pada CV. Cita Nasional telah melaksanakan praktik pemisahan fungsi yang tegas, yang dapat dilihat dari struktur organisasi dan job description. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas antara satu bagian dengan yang lainnya yang terdiri dari fungsi operasi, fungsi
29
penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
Struktur organisasi perusahaan telah sesuai dengan prinsip-prinsip pembagian tugas fungsional dalam organisasi, yaitu pemisahan tugas fungsional dilihat dalam pelaksanaanfungsi operasi yang terdiri dari fungsi pembelian dan fungsi proses produksi. Fungsi penyimpanan hanya fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi terdiri dari fungsi keuangan dan fungsi administrasi.
Terkait dengan fungsi operasi terdiri dari fungsi pembelian yang di tangani oleh bagian gudang dan fungsi proses produksi oleh bagian produksi. Untuk Fungsi penyimpanan ditangani oleh bagian gudang, dan fungsi akuntansi terdiri dari fungsi keuangan dan fungsi administrasi yang di tangani oleh bagian keuangan. Dari fungsi-fungsi tersebut nampak bahwa pada bagian gudang merangkap fungsi pembelian dan fungsi penyimpanan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap persediaan bahan baku
Sistem wewenang dan posedur pencatatan bertujuan untuk memperjelas sistem kerja yang ada. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang memiliiki wewenang. Oleh karena itu CV. Cita Nasional membuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan cara mengotorisasi atas transaksi dan aktivitas dengan pembubuhan tanda tangan oleh pejabat yang berhubungan dengan dokumen untuk transaksi tersebut, dalam laporan permintaan pembelian, pembelian persediaan bahan baku, laporan penerimaan dan pengeluaran barang diotorisasi oleh fungsi gudang. Perusahaan juga melaksanakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan persediaan bahan baku. Pada setiap bahan baku yang masuk langsung akan di uji kualitasnya oleh Quality
Control,untuk mengetahui bahan baku tersebut telah memenuhi standar yang
ditetapkan diperusahaan apa belum. Dalam pencatatan akuntansi, perusahaan melakukan pencatatan persediaan bahan baku secara komputerisasi menggunakan program microsoft excel dengan menggunakan metode FIFO, pencatatan dilakukan setiap ada transaksi pembelian dan pengeluaran bahan baku maupun barang jadi.
30
3. Praktik yang sehatdalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Praktik yang sehat di perusahaan bertujuan untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa pengendalian persediaan bahan baku yang ditetapkan telah dilaksanakan. Dengan cara penggunaan formulir bernomor urut tercetak, pemeriksaan secara mendadak pada persediaan bahan baku khususnya bagian gudang yang dilaksanakan oleh plant manager dan di bantu dua auditor internal. Untuk rotasi jabatan belum dilakukan oleh perusahaan karena sulit bila menerapkan rotasi jabatan karena setiap bagian benar–benar profesional terhadap bidangnya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab
Dalam unsur-unsur pengendalian internal bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan, dan cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, dalam hal ini tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Dari empat unsur pokok pengendalian internal tersebut, unsur karyawan yang bermutu merupakan unsur pengendalian internal yang paling penting. Jika memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat menghasilkan pertanggung jawaban yang dapat di andalkan. Namun, karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup memadai satu-satunya unsur pengendalian internal untuk menjamin tercapainya pengendalian internal. Karena manusia memiliki kelemahan yang bersifat manusiawi, seperti bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadi yang mengganggu perusahaan. Untuk medapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya Perusahaan melakukan seleksi calon karyawan dengan wawancara dan tes tertulis. Perusahaan dalam merekrut karyawan didasarkan pada setiap fungsi. Misalnya, karyawan yang berlatar pendidikan akuntansi akan ditempatkan di fungsi akuntansi. Karyawan yang bekerja pada setiap departemen berdasarkan latar belakang pendidikan. Departemen Quality Control diisi oleh karyawan dengan latar belakang pendidikan minimal D3 peternakan, departemen produksi diisi oleh karyawan dengan latar belakang pendidikan minimal D3 kimia. sedangkan untuk bagian operator pendidikan terakhir SMA/Sederajat. Karyawan
