EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. SENTRA USAHATAMA JAYA

(1)

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Fakultas Ilmu Komputer

Jurusan Komputerisasi Akuntansi Semester Genap Tahun 2007/2008

Aryo Damar 0800752305 Rodhi Hilwani 0800776015

Kelas / Kelompok : 08PAA / 6

Abstrak

Tujuan Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra Usahatama Jaya yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang sedang berjalan dalam perusahaan dan memberikan rekomendasi atas kelemahan tersebut. Rekomendasi tersebut berguna untuk peningkatan dan penyempurnaan sistem informasi persediaan dan pengendalian internal pada sistem informasi di masa yang akan datang.

Metode penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka dilakukan untuk mencari referensi dari berbagai sumber kepustakaan yang berhubungan dengan pembahasan. Studi lapangan yang dilakukan yaitu pengamatan langsung dilokasi, wawancara dengan pihak yang terkait dengan sistem informasi persediaan, pengisian checklist oleh pihak perusahaan yang terkait dan dokumentasi atas bukti-bukti yang berhubungan dengan prosedur yang dibahas.

Hasil yang dicapai adalah terdapat beberapa temuan berupa kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang berjalan dan penerapannya dalam kegiatan operasional dan keamanan perusahaan. Dengan adanya kelemahan tersebut dapat menimbulkan masalah yang dapat merugikan kegiatan operasional perusahaan, penjelasan selengkapnya akan disajikan pada skripsi ini.

Simpulan yang ditarik oleh penulis bahwa sistem informasi persediaan yang berjalan sudah cukup membantu memberikan informasi yang berguna bagi kegiatan perusahaan. Tetapi dengan adanya kelemahan yang teridentifikasi diharapkan perusahaan melaksanakan rekomendasi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dan meningkatkan penyempurnaan sistem informasi persediaan yang sedang berjalan.

Kata kunci : Audit, Sistem Informasi, Persediaan.

(2)

PRAKATA

Puji syukur kehadirat Allah SWT dengan rahmat dan karunia-Nya, sehingga

skripsi ini yang berjudul “Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra

Usahatama Jaya” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun

skripsi ini disusun sebagai syarat kelulusan bagi penulis dalam menyelesaikan jenjang

pendidikan strata-1 di Universitas Bina Nusantara.

Pada kesempatan ini penulis dengan segenap ketulusan dan kerendahan hati

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah

membantu serta memberikan dukungan dan masukan sehingga skripsi ini dapat tersusun

dengan sebaik mungkin. Ucapan terima kasih kami berikan kepada:

1. Ibu Almarhumah Dr. Ir. Theresia Widia Soerjaningsih, MM, selaku pelopor

Universitas Bina Nusantara.

2. Bapak Prof. Dr. Gerrardus Polla, M. App. Sc, selaku Rektor Universitas Bina

Nusantara.

3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M. Sc, M. Comp. Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu

Komputer.

4. Ibu Yanti, S. Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi.

5. Ibu Noerlina, S. Kom., MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi

Akuntansi.

6. Bapak Purwoko, SE., MBA, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan

waktu, pikiran, pengarahan, dan bimbingannya kepada kami dengan penuh

perhatian dari awal pertemuan sampai terselesaikannya skripsi ini.

(3)

7. Para staff dosen yang telah memberikan kami ilmu dan segala pengetahuannya

selama masa pendidikan kami di Universitas Bina Nusantara.

8. Bapak Yayat Priyatna dan Bapak Wisnu Hendraningrat selaku direktur PT.

Sentra Usahatama Jaya (SUJ) atas izin dan rekomendasinya untuk melakukan

kerja praktek dan penyelesaian skripsi ini.

9. Para Manajer di PT. Sentra Usahatama Jaya terutama Manajer IT, Manajer HRD,

Manajer Purchasing, Warehouse staff.

10.Segenap staff dan jajaran karyawan PT. Sentra Usahatama Jaya. Bapak Pandu,

Ibu Shinta, Mbak Agnes, Mas Rusdi, Martin, Mbak Vita, Ci’ Yuli, Bapak Hendi,

Bapak Idam.

11.Keluarga tercinta Papa Abubakar Shiddiq, Mama Arny, Kakak-kakak Rena,

Reny, Puspa, Mas Adhit, Kak Ridho. Alifa Indira Anjani dan Khanissa Adenia,

atas dukungan moral, materi dan do’anya.

12.Keluarga tercinta Papa Utun Tarunadjaja, Mama Ida Z. Tahir, Adik Siti Sarah,

atas dukungan moral, materi dan do’anya.

13.Teman-teman terbaik, Rodhi Hilwani, Rifky, Risyad, Risty, Giant, Indah, Tita,

Mister, Iwie, Tia, Intan, Yessy, Defriani Vega Anastasia, Fitri Syahrinda, Jelita

Zuliani Putri, Andika Ade, Amalia Hashilah, Anes, Disco Gunners Family,

D’Plafons, 08PAA, All Class, For The Special One:

14.Teman skripsi terbaik Aryo Damar, sahabat-sahabat terbaik, Putra dan Yohan,

Disco Gunners Family: Eza, Teguh, Abi, Arya, Icha, Punjung, Indah, Iwie, Tita,

Aryo, Ferdy, Iqbal dll. Last but not least: Additiya Purnama Putri (I love her and

always do).

(4)

15.Semua pihak terkait yang secara langsung atau tidak langsung telah membantu

dalam proses pembuatan skripsi ini.

Kepada semua pihak lainnya yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Semoga

skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua yang membacanya. Kami

menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam menyelesaikan skripsi ini. Untuk itu

kami mengharapkan saran, pendapat serta masukan yang berguna dan membangun untuk

mencapai kesempurnaan di waktu yang akan datang. Akhir kata, semoga skripsi ini

berguna bagi para pembaca sekalian.

Jakarta, Juni 2008

Penulis

(5)

DAFTAR ISI

Halaman Judul Luar i

Halaman Judul Dalam ii

Halaman Persetujuan Hardcover iii

Abstrak iv

Prakata v

Daftar Isi viii

Daftar Gambar xiv

Daftar Tabel xvii

Daftar Lampiran xviii

BAB 1 PENDAHULUAN 1

1.1Latar Belakang 1

1.2Ruang Lingkup 2

1.3Tujuan dan Manfaat 3

1.3.1 Tujuan dari penelitian 3

1.3.2 Manfaat dari penelitian 3

1.4 Metodologi Penelitian 4

1.4.1 Studi Pustaka 4

1.4.2 Studi Lapangan 4

1.4.3 Analisa Data 5

1.5 Sistematika Penulisan 5

(6)

BAB 2 LANDASAN TEORI 7 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 7

2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi 8

2.1.4 Siklus Proses Transaksi Akuntansi 10

2.2 Sistem Pengendalian Internal 11

2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal 11

2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal 12

2.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal 12

2.2.4 Pihak yang Berkepentingan dalam Pengendalian Internal 14

2.2.5 Komponen Pengendalian Internal 14

2.2.6 Jenis-jenis Pengendalian Internal 15

2.2.6.1 Pengendalian Manajemen Keamanan 17

2.2.6.2 Pengendalian Manajemen Operasional 25

2.2.6.3 Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 33 2.2.6.4 Pengendalian Masukan (Input Controls) 40 2.2.6.5 Pengendalian Keluaran (Output Controls) 52 2.3 Audit Sistem Informasi 52

2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi 52

2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi 53

2.3.3 Metode Audit Sistem Informasi 54

2.3.4 Standar Audit Sistem Informasi 56

2.3.5 Prosedur Audit Sistem Informasi 58

(7)

2.3.6 Bukti Audit 61

2.3.7 Instrumen Audit 61

2.3.8 Penetapan Resiko Audit 65

2.4 Sistem Informasi Persediaan 67

2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Persediaan 67

2.4.2 Jenis Persediaan 67

2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan 68

2.4.4 Metode Penilaian Persediaan 68

2.4.5 Fungsi Persediaan 69

2.4.6 Tujuan Audit Persediaan 70

2.5 Activity Diagram 70

2.5.1 Pengertian Activity Diagram 70 2.5.2 Jenis-jenis Activity Diagram 71

BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN 72 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 72

3.1.1 Sejarah Perusahaan 72

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 74

3.1.2.1 Visi Perusahaan 74

3.1.2.2 Misi Perusahaan 74

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan 75

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan 75

3.2.2 Uraian Jabatan 78

3.3 Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan 87

(8)

3.3.1 Uraian Prosedur Barang Masuk/Stock In 87

3.3.2 Uraian Prosedur Barang Keluar/Stock Out 88

3.3.3 Dokumen yang Digunakan 91

3.3.4 Workflow Table dan OAD Barang Masuk 92 3.3.5 Workflow Table dan OAD Barang Keluar 94 3.4 Spesifikasi Hardware dan Software 96 3.4.1 Spesifikasi Hardware 96 3.4.2 Spesifikasi Software 96 3.5 Operasi Manual Aplikasi yang Digunakan 98

BAB 4 EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA

PT. SENTRA USAHATAMA JAYA 138 4.1 Perencanaan Audit 138

4.1.1 Tujuan Audit 138

4.1.2 Ruang Lingkup Audit 138

4.1.3 Instrumen Audit 139

4.1.4 Jadwal Kerja Audit 140

4.2 Evaluasi Pengendalian Manajemen Operasional 142

4.2.1 Check List Pengendalian Manajemen Operasional 142 4.2.2 Hasil Temuan Pengendalian Manajemen Operasional 144

4.2.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Operasional 144

4.2.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Operasional 144

4.3 Evaluasi Pengendalian Manajemen Keamanan 145

4.3.1 Check List Pengendalian Manajemen Keamanan 145

(9)

4.3.2 Hasil Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan 147

4.3.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan 147

4.3.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Keamanan 148

4.4 Evaluasi Pengendalian Batasan (Boundary Controls) 150

4.4.1 Check List Pengendalian Batasan 150 4.4.2 Hasil Temuan Pengendalian Batasan 151

4.4.3 Resiko Temuan Pengendalian Batasan 151

4.4.4 Rekomendasi Pengendalian Batasan 152

4.5 Evaluasi Pengendalian Masukan (Input Controls) 153

4.5.1 Check List Pengendalian Masukan 153 4.5.2 Hasil Temuan Pengendalian Masukan 155

4.5.3 Resiko Temuan Pengendalian Masukan 155

4.5.4 Rekomendasi Pengendalian Masukan 155

4.6 Evaluasi Pengendalian Keluaran (Output Controls) 156

4.6.1 Check List Pengendalian Keluaran 156 4.6.2 Hasil Temuan Pengendalian Keluaran 158

4.6.3 Resiko Temuan Pengendalian Keluaran 158

4.6.4 Rekomendasi Pengendalian Keluaran 158

4.7 Laporan Audit 159

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 163

5.1 Simpulan 163

5.2 Saran 165

(10)

DAFTAR PUSTAKA 167 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

LAMPIRAN

SURAT KETERANGAN SURVEY

(11)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Klasifikasi Ancaman 21

Gambar 2.2 Metode Masukan Data 41

Gambar 2.3 Langkah Proses Audit 60

Gambar 2.4 Contoh Activity Diagram 71 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 76

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik 77

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Barang Masuk 93

Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Barang Keluar 95

Gambar 3.5 Tampilan Direct Purchase 98

Gambar 3.6 Tampilan Browse Departement 99 Gambar 3.7 Tampilan Browse Warehouse 100 Gambar 3.8 Tampilan Browse Supplier 101 Gambar 3.9 Tampilan Browse deliver To 102 Gambar 3.10 Tampilan Add Item 103

Gambar 3.11 Tampilan Browse Item 104

Gambar 3.12 Tampilan Browse Cost Center 105

Gambar 3.13 Tampilan Browse Direct Purchase 106 Gambar 3.14 Tampilan Surat Permintaan Barang 107

Gambar 3.15 Tampilan Browse Warehouse 108 Gambar 3.16 Tampilan Browse Departement 109 Gambar 3.17 Tampilan Add Item 110

(12)

Gambar 3.19 Tampilan Browse Surat Permintaan Barang 112

Gambar 3.20 Tampilan Hasil Produksi 113

Gambar 3.21 Tampilan Browse Warehouse 114 Gambar 3.22 Tampilan Add Item 115

Gambar 3.24 Tampilan Hasil Produksi 117

Gambar 3.25 Tampilan Report Hasil Produksi 118

Gambar 3.26 Tampilan Print Hasil Produksi 119

Gambar 3.27 Tampilan Print By Item Hasil Produksi 119

Gambar 3.28 Tampilan Sales Order 120 Gambar 3.29 Tampilan Browse Departement 121 Gambar 3.30 Tampilan Browse Customer 122 Gambar 3.31 Tampilan Browse Biaya I dan II 123

Gambar 3.32 Tampilan Browse Sales Order 124 Gambar 3.33 Tampilan Delivery Order 125 Gambar 3.34 Tampilan Browse SO No 126 Gambar 3.35 Tampilan Browse Delivery Order 127 Gambar 3.36 Tampilan Loading Permit 128 Gambar 3.37 Tampilan Browse DN No 129

Gambar 3.38 Tampilan Surat Jalan 130

Gambar 3.39 Tampilan Browse DO No 131

Gambar 3.40 Tampilan LP No 132

Gambar 3.41 Tampilan Browse Warehouse 133 Gambar 3.42 Tampilan Browse Surat Jalan 134

(13)

Gambar 3.43 Tampilan Stock Card 135

Gambar 3.45 Tampilan Print Stock Card 137

(14)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Manajemen 16

Tabel 2.2 Kategori Pengendalian Aplikasi 17

Tabel 2.3 Pelaksanaan Keamanan Terhadap Ancaman 23

Tabel 3.1 Workflow Table Barang Masuk 92

Tabel 3.2 Workflow Table Barang Keluar 94

Tabel 4.1 Jadwal Kerja Audit 141

Tabel 4.2 Check List Pengendalian Manajemen Operasional 143

Tabel 4.3 Check List Pengendalian Manajemen Keamanan 146

Tabel 4.4 Check List Pengendalian Batasan (Bundary Controls) 150

Tabel 4.5 Check List Pengendalian Masukan (Input Controls) 154

Tabel 4.6 Check List Pengendalian Keluaran (Output Controls) 157

(15)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Matriks Audit L1

Lampiran 2. Bill of Lading L4

Lampiran 3. Certificate of Quality L5

Lampiran 4. Certificate of Weight L6 Lampiran 5. Certificate of Analysis L7

Lampiran 6. Packing List L8

Lampiran 7. Surat Pengantar Penyerahan Barang (SPPB) L9

Lampiran 8. SubDelivery Order L10

Lampiran 9. Form Loading Permit L11

Lampiran 10. Surat Jalan L12

Lampiran 11. Form Hasil Timbangan L13

Lampiran 12. Form Surat Pengantar Ekspedisi L14

Lampiran 13. Dokumen Hasil Produksi L15

Lampiran 14. Laporan Hasil Produksi L16

Lampiran 15. Laporan Hasil Produksi By Item L17

Lampiran 16. Laporan Stock Card Grade A L18 Lampiran 17. Laporan Stock Card Grade B L19

Lampiran 18. Laporan Stock Card Raw Sugar L20