STANDARD OPERATINGPROCEDURE (SOP) TENTANG
PENERANGAN UMUM BID HUMAS POLDA NTB
I. PENDAHULUAN
1). Umum
Dalam Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi, mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Polri merupakan instrument Strategis yang diperlukan untuk membangun komonikasi yang sejajar dengan masyarakat,sekaligus konstruktif terkait dengan terbangunnya image positif bagi eksistensi Polri, sehingga memungkinkan terwujudnya kesepahaman pengertian serta dapat menumbuhkan kepercayaan melalui terbangunnya reputasi Polri yang baik dimata masyarakat.
Kepolisian Daerah Nusa Tenggrara Barat salah satu lembaga pemerintah yang akan melaksanakan ketentuan undang – undang tersebut, telah siap dalam memberikan pelayanan informasi publik. Sejalan dengan hal komonikasi dengan masyarakat pembentukan opini publik, upaya penciptaan rasa saling pengertian antara Polri dengan masyarakat, Polri harus dikelola secara serius yang tentunya akan sangat erat hubungannya dengan eksestensi pengemban fungsi dengan penerangan umum ( kehumasan )
Bid Humas merupakan penjuru pencitraan bagi organisasi Polri, tingkat Polda salah satu tugasnya melaksanakan Pemberitaan informasi melalui surat permohonan, faximile, telepon dan media online yang dilakukan dengan cara penyampaian data dan dokumentasi informasi tertulis, serta penyampaian informasi verbal disampaikan melalui wartawan atau jurnalis.
Guna memudahkan dan menyamakan tindakan dalam pengumpulan dan pengolahan informasi, maka dipandang perlu membuat Standard OperatingProcedure (SOP) tentang penerangan umum sehingga diharapkan Polri dapat memberikan informasi kepada publik secara transparan dan akuntabel.
2) Dasar
a. Undang - Undang RI No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.
b. Undang - Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
c. Undang - Undang RI No. 24 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik. d. Grand Strategi Polri 2005-2025.
e. Renstra Polri kedua 2010-2014. f. Reformasi Birokrasi Polri.
3) Maksud dan Tujuan
a. Maksud
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) ini sebagai pedoman pelaksanaan tugas bagi petugas Penerangan Umum Bid Humas Polda Nusa tenggara Barat maupun Satker kewilayahan dalam melaksanakan pengumpulan dan pengelolaan informasi, guna mendapatkan persamaan persepsi, kesatuan dan untuk keseragaman dalam pelaksaan tugas- tugas Penerangan Umum
b. Tujuan
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) ini untuk memudahkan bagi setiap petugas Penerangan Umum baik pada Bid Humas Polda Nusa Tengga Barat maupun satker kewilayahan dalam melaksanakan tugas pengumpulan dan pengelolaan informasi.
4) Ruang Lingkup.
Adapun ruang lingkup dari pada Standard Operating Procedure (SOP) ini dibatasi pada pelaksanaan tugas Penerangan Umum dalam pengumpulan dan pengelolaan informasi pada Bid Humas Polda Nusa tenggara Barat dan kewilayahan.
5) Pengertian-pengertian
a. Press release atau Siaran pers adalah pernyataan atau informasi yang diberikan kepada media massa disampaikan dalam bentuk tertulis.
b. Konferensi Pers ialah suatu kegiatan Humas Polri untuk penyampaian pernyataan atau informasi yang terkait dengan permasalahan actual dengan menghadirkan media massa untuk dipublikasikan ke masyarakat luas. c. Hak Jawab adalah hak seseorang atau sekelompok orang untuk
1. Memuat rujukan yang menjadi landasan tanggapan/ sanggahan pemberitaan yang muncul.
2. Di dahului dengan ucapan terima kasih atas kerja sama yang telah dilakukan dalam rangka penyampaian informasi khususnya tentang keberadaan dan kenerja Polri kepada public.
3. Mengklarifikasi berita yang tidak benar baik judul maupun isi dengan menjelaskan keadaan yang sebenarnya.
4. Meminta media massa memuat berita bantahan dan menurunkannya pada edisi berikutnya.
5. Mencatumkan nama dan nomor telepon pejabat Humas untuk konfirmasi.
d. Hak Koreksi adalah hak seseorang untuk mengkoreksi atau memetulkan kekeliruan informasi yang diberitakan oleh pers baik tentang dirinya maupun tentang orang lain, dan adapun materi penyusunan hak koreksi antara lain : 1. Memuat rujukan yang menjadi landasan tanggapan/ sanggahan
pemberitaan yang muncul
2. Di dahului dengan ucapan terima kasih atas kerja sama yang telah dilakukan dalam rangka penyampaian informasi khususnya tentang keberadaan dan kenerja Polri kepada publik
3. Mengklarifikasi berita yang tidak benar baik judul maupun isi dengan menjelaskan keadaan yang sebenarnya.
4. Meminta media massa memuat berita bantahan dan menurunkannya pada edisi berikutnya
5. Mencatumkan nama dan nomor telepon pejabat Humas untuk konfirmasi
e. Analisa berita ialah kajian dan evaluasi terhadap pemberitaan media massa yang menonjol, menjadi perhatian public dan pemberitaan berlangsung secara terus menerus, dan adapun penyusunan analisa berita antara lain : 1. Memuat pendahuluan yang berisi latar belakang dan perkembangan
yang muncul dari pemberitaan menonjol.
2. Memuat fakta pemberitaan menonjol yang di kutip dari berbagai media massa.
3. Memuat analisa yang berisi kajian dan evaluasi pemberitaan menonjol dikaitkan dengan peraturan perundang-undangan
4. Memuat rekomendasi yang berisi saran tindak lanjut terhadap pemberitaan menonjol.
1. Mengirimkan hak jawab dengan cara Memonitor pemuatan hak jawab di media dan apabila dimuat maka sengketa di anggap selesai serta apabila tidak dimuat maka sengketa diteruskan ke Dewan Pers, melalui pengaduan.
2. Mengirimkan pengaduan dengan cara memonitor perkembangan surat pengaduan dan menghadiri upaya mediasi
g. Media komonikasi eksternal ialah media yang sebagai alat/sarana komonikasi antara Kepolisian dengan masyarakat dan tahapan penerbitan media komonikasi secara eksternal antara lain :
a. Melakukan Nota kesepahaman antara kepolisian dan media b. Secara rutin memuat tulisan atau makalah pada media c. Secara rutin memuat kinerja kesatuan.
II. TATA CARA URUSAN PENERANGAN UMUM
a. Cara melaksanakan penerangan umum
1. Menyusun Press release ( siaran pers ).
2. Konferensi Pers.
3. Menyusun hak jawab
4. Menyusun hak koreksi
5. Menganalisa berita
6. Menyelesaikan sengketa Pers ( mekanisme dewan Pers )
7. Penerbitan media komonikasi eksternal
8. Jumpa pers
9. Jumpa publik
b. Mekanisme Penyampaian informasi
1. Pemberitaan informasi melalui surat permohonan faximile telepon dan online dilakukan cara sebagai berikut :
a. Penyampaian data dan dokumentasi informasi tertulis yang telah dibuat sesuai format kepada pemohon informasi.
b. Catat dan berikan tanda terima yang berisi identitas dan alasan permintaan informasi.
c. Dokumentasi dan Informasi digital disiapkan dan diveripikasikan oleh operator yang ditunjuk didistribusikan dengan cara meng-upload data dan dokumen informasi ke fasilitas online
d. Informasi yang diatur dalam peraturan Perundang – undangan.
2. Penyampaian Informasi verbal disampaiakan melalui wartawan/ jurnalis dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Penyampaian data dan dokumen informasi secara verbal didukung press release dalam penyampaiannya di rekam untuk dilaksanakan back up guna antisipasi rekayasa berita.
3. Informasi yang Dikecualikan.
Informasi yang dikecualikan dirumuskan setelah dilakukan uji konsekuensi (apabila di buka untuk umum akan menimbulkan kerugian yang lebih besar ), berupa :
a. Informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi publik dapat menghambat proses penegakan hukum.
b. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi publik dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat.
c. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi Publik dapat membahayakan keamanan Negara.
d. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi Publik dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia. e. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon
informasi Publik, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional.
f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi Publik, dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri. g. Informasi publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta
otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang.
h. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi.
i. Memorandum atau surat – surat antara Polri atau intra Polri yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan komisi informasi atau pengadilan.
j. Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang – Undang.
c. Cara Pengumpulan dan pengolahan Informasi
1. Pengumpulan dan pengolahan secara manual dilakukan dengan cara kewilayahan kedalam file dokumen dan buku register informasi.
b. Pengelolaan
1) Menganalisa dan memverifikasi informasi dan data yang diterima dari Satker kewilayahan kedalam file dokumen dan buku register informasi.
2. Pengumpulan dan pengolahan dengan menggunakan Jaringan IT
a) Memasukan dan menyimpan informasi dan data yang diterima dari Satker Mabes Polri dan Satker kewilayahan kedalam file dokumen dan database komputer.
b) Menganalisa dan memverifikasi informasi dan data yang diterima dari Satker Mabes Polri dan Satker kewilayahan kedalam file dokumen dan database komputer.
c) Mengelompokan informasi dan data sesuai dengan jenis informasi yang diterima dari Satker Mabes Polri dan Satker kewilayahan kedalam file dokumen dan database komputer.
d. File Informasi (Gudang Penyimpanan/Database)
Melaksanakan penyimpanan informasi dan data melalui file dokumen manual dan IT dilakukan berdasarkan :
a. Informasi secara Berkala. b. Informasi secara Serta Merta. c. Informasi setiap saat.
d. Informasi yang dikecualikan.
Untuk memudahkan penyimpanan (filling) informasi dapat dilakukan berdasarkan waktu maupun kewilayahan
e. Pemutahiran Data dan Informasi
1. Pemutahiran data dan informasi dilakukan pada setiap hari kerja, kecuali dibutuhkan secara mendesak.
2. Data yang diterima dari Satker kewilayahan kemudian dilakukan evaluasi dan verifikasi.
3. Hasil evaluasi dan verifikasi dilaporkan dalam bentuk tertulis sesuai format yang ditentukan.
f. Penghapusan (Disposal) data dan Informasi.
1. Penghapusan data dan informasi dilakukan setelah data dan informasi tidak valid, tidak up date (mutakhir) dan dalam batas waktu tertentu.
2. Penghapusan data dan informasi dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui lisan atau tertulis.
III. KETENTUAN TAMBAHAN
1. Analisa dan verifikasi terhadap data dan informasi dilakukan dengan cara pengecekan kepada sumber informasi.
3. Ketentuan waktu pengumpulan/pengolahan data dan informasi dilakukan pada jam kerja dilaksanakan pukul 08.00 s/d selesai, pada hari libur disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan situasi.
4. Ketentuan terhadap kelalaian dalam pengumpulan data dan informasi diberlakukan Peraturan Kapolri tentang disiplin anggota Polri.
5. Rapat koordinasi dan evaluasi dilaksanakan secara rutin setiap bulan oleh PPID Satker Mabes Polri dan Satker kewilayahan.
IV. PENUTUP
Demikian Standard Operating Procedure (SOP) tentang penerangan umum dibuat untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi petugas Penum dalam pelaksanaan tugasnya dibidang penerangan umum.
Mataram, Maret 2016 An. KEPALA KEPOLISIAN DAERAH NTB KABID HUMAS
KEPOLISIAN DAERAH NUSA TENGGARA BARAT BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT
STANDARD OPERATINGPROCEDURE (SOP) TENTANG
KEMITRAAN BID HUMAS POLDA NTB
I. PENDAHULUAN
1) Umum
Dalam Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi, mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Polri merupakan instrument Strategis yang diperlukan untuk membangun komonikasi yang sejajar dengan masyarakat,sekaligus konstruktif terkait dengan terbangunnya image positif bagi eksistensi Polri, sehingga peran hubungan komonikasi antara masyarakat dengan organisasi polri maupun instansi lainnya adalah merupakan organisasinya sebagai mediator komunitas, sebagai distributor informasi dari organisasi kepada public serta menampung untuk menindak lanjuti dari masyarakat kepada organisasi.
Kepolisian Negara Republik Indonesia sebagai salah satu lembaga pemerintah yang akan melaksanakan ketentuan undang – undang tersebut, telah siap dalam memberikan pelayanan informasi publik. Sejalan dengan hal komonikasi dengan masyarakat pembentukan opini publik, upaya penciptaan rasa saling pengertian antara Polri dengan masyarakat, Polri harus dikelola secara serius yang tentunya akan sangat erat hubungannya dengan eksestensi pengemban fungsi dengan penerangan umum ( kehumasan )
Divisi Humas Polri merupakan penjuru pencitraan bagi organisasi Polri, salah satu tugasnya melaksanakan Pemberitaan informasi melalui surat permohonan, faximile, telepon dan media online yang dilakukan dengan cara penyampaian data dan dokumentasi informasi tertulis, serta penyampaian informasi verbal disampaikan melalui wartawan atau jurnalis.
2) Dasar
g. Undang - Undang RI No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.
h. Undang - Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
i. Undang - Undang RI No. 24 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik. j. Grand Strategi Polri 2005-2025.
k. Renstra Polri kedua 2010-2014. l. Reformasi Birokrasi Polri.
3) Maksud dan Tujuan
a. Maksud
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) ini sebagai pedoman pelaksanaan tugas bagi petugas Kemitraan Satker Mabes Polri maupun Satker kewilayahan dalam melaksanakan dalam merencanakan kerja sama dan kemitraan dengan media massa berikut komponennya, merencanakan kegiatan Talk show ke redaktur / media dan menyiapkan materi kegiatan kemitraan yang bersipat instruktif,edukatif kepada anggota Polri dan keluarganya atau menentukan jenis kegiatan kemitraan sesuai dengan kondisi dan sasaran yang ingin di capai, guna mendapatkan persamaan persepsi, kesatuan dan untuk keseragaman dalam pelaksaan tugas- tugas Kemitraan
b. Tujuan
Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) ini untuk memudahkan bagi setiap petugas kemitraan baik Satker Mabes Polri maupun satker kewilayahan dalam melaksanakan tugas kemitraan antara polri dan lembaga masayarakat.
4) Ruang Lingkup.
Adapun ruang lingkup dari pada Standard Operating Procedure (SOP) ini dibatasi pada pelaksanaan tugas Kemitraan antara Polri dan lembaga masyarakat pada Satker kewilayahan maupun jajarannya.
5) Pengertian-pengertian
a. Urusan koordinasi kehumasan adalah salah satu bentuk pertemuan kehumasan lembaga pemerintah yang melaksanakan kegiatan koordinasi secara rutin untuk saling menyampaikan pesan maupun informasi.
c. Kerja sama dengan komisi informasi pusat maupun daerah adalah kegiatan yang dilakukan berdasarkan ikatan atau perjanjian serta kesepahaman antara Polri dan komisi informasi terhadap penanganan ataupun persoalan informasi ataupun permasalahan informasi ( penyelesaian sengketa informasi ).
d. Kerja sama dengan instansi pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan berdasarkan ikatan atau perjanjian serta kesepahaman antara Polri dengan instansi pemerintah dalam setiap bentuk kegiatan yang saling memberikan ke untungan dan dalam meningkatkan image Polri kearah yang lebih baik e. Kerja sama dengan tokoh ( masyarakat, agama,pemuda, intelektual dan
lain-lain ) adalah kegiatan yang dilakukan berdasarkan ikatan atau perjanjian serta kesepahaman antara Polri dengan tokoh dalam setiap bentuk kegiatan yang saling memberikan ke untungan dan dalam meningkatkan image Polri kea rah yang lebih baik.
f. Kerja sama dengan swuasta / lembaga kemasyarakatn adalah kegiatan yang dilakukan berdasarkan ikatan atau perjanjian serta kesepahaman antara Polri dengan swuasta/lembaga kemasyarakatan dalam setiap bentuk kegiatan yang saling memberikan ke untungan dan dalam meningkatkan image Polri kearah yang lebih baik.
II. TATA CARA URUSAN KEMITRAAN
a. Cara pelaksanakaan Kemitraan
1. Merencanakan kerja sama dan kemitraan dengan media massa beserta komponennya.
2. Merencanakan kegiatan Talk show ke redaktur / media.
3. Menyiapkan kegiatan kemitraan yang bersipat instruktif, edukatif, kepada anggota Polri dan keluarganya.
4. Menentukan jenis kegiatan kemitraan sesuai dengan kondisi dan sasaran yang ingin di capai.
b. Mekanisme Pelaksanaan kemitraan
1. Membangun kemitraan dan kerja sama dengan lembaga departemen dan non departemen merupakan salah satu bentuk kegiatan koordinasi rutin dalam rangka tukar informasi.
2. Kemitraan dengan dewan Pers dalam bentuk perjanjian Nota kesepahaman ( MOU ).
3. Kemitraan dengan KIP/D ( komisi informasi Pusat / Daerah ) dalam rangka penyelesaian sengketa informasi.
4. Kemitraan dengan Tokoh agama, Tokoh masyarakat, Tokoh pemuda, dan Intelektual dalam rangka meningkatkan image Organisasi yang lebih baik. 5. Kemitraan denga swuasta dan LSM dalam rangka saling menguntungkan
c. Cara pelaksanaan dan Penyampian Informasi Kemitraan
1. Data dan dokumen informasi tertulis atas permohonan dapat disampaikan secara langsung kepada pemohon bila data dan dokumen informasi tersedia.
2. Data dan dokumen informasi disampaikan sesuai waktu yang disediakan 3. Melakukan Press Release terhadap kemitraan dengan kantor media
maupun wartawan lainnya yang disediakan dalam bentuk digital pada media online Polri.
4. Data dan dokumentasi informasi secara ferbal yaitu sebagai berikut : a. Melaksnakan jumpa pers.
b. Talk show. c. Media Visit.
d. Wawancara dengan wartawan atau dengan cara koordinasi dengan lembaga pemerintah yang berhubungan dengan kemitraan aktif.
e. Melalui media cetak atau elektronik.
f. Wawancara events ( open house, Coffe Morning ).
5. Petugas melayani permintaan wawancara atau sebagai nara sumber dan pemuatan artikel / surt pembaca.
6. Kabid Humas Polda Nusa tenggara Barat yang menjadi Nara sumber atau di wawancarai oleh seijin Kapolda melalui Kabid Humas Polda Nusa Tenggara barat.
d. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Kemitraan
Melaksanakan pelayanan data dan dokumen informasi kemitraan antara lain dilakukan berdasarkan :
1. Pemberian data dan informasi secara langsung terhadap pengguna informasi
2. Pemberian data dan informasi melalui jaringan tekhnologi terhadap pengguna sarana komunikasi
3. Pemberian data dan informasi secara manual
e. Pemutahiran Data dan kemitraan
1. Pemutahiran data dan kemitraan dilakukan secara berkala maupun secara berjenjang.
2. Data yang diterima dari Satker kewilayahan kemudian dilakukan evaluasi dan verifikasi.
3. Hasil evaluasi dan verifikasi dilaporkan dalam bentuk tertulis sesuai format yang ditentukan.
III. KETENTUAN TAMBAHAN
1. Analisa dan verifikasi terhadap data dan informasi dilakukan dengan cara pengecekan kepada sumber informasi.
3. Ketentuan waktu pengumpulan/pengolahan data dan informasi dilakukan pada jam kerja dilaksanakan pukul 08.00 s/d selesai, pada hari libur disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan situasi.
4. Ketentuan terhadap kelalaian dalam pengumpulan data dan informasi diberlakukan Peraturan Kapolri tentang disiplin anggota Polri.
5. Rapat koordinasi dan evaluasi dilaksanakan secara rutin setiap bulan oleh Polda Nusa tenggara Barat.
IV. PENUTUP
Demikian Standard Operating Procedure (SOP) tentang kemitraan dibuat untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi kemitraan dalam pelaksanaan tugasnya dibidang kemitraan.
Mataram, Maret 2016 An. KEPALA KEPOLISIAN DAERAH NTB KABID HUMAS
