B
ADAN
K
EPEGAWAIAN
N
EGARA
BKN
N
ATIONAL
C
IVIL
S
ERVICE
I
NFORMATION
S
YSTEM
NCSIS
B
UKU
P
ANDUAN
S
ISTEM
A
PLIKASI
P
ELAYANAN
K
EPEGAWAIAN
(SAPK)
TIM
ADMINISTRASI
KP
NAMA DOKUMEN : PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
EDISI : 01.50
SINOPSIS MANUAL
Pusat
Kode User Profile Sinopsis
PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.
PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu
(PPT)
Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).
PU05 Tim Administrasi Pengadaan
Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.
PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.
PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.
PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.
PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).
PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.
PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.
PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.
PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.
PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
Kanreg
Kode User Profile Sinopsis
KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)
Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).
KR02 Tim Administrasi Pengadaan
Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.
KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.
KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.
KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).
KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.
KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.
KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.
KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.
BKD/Instansi
Kode User Profile Sinopsis
BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.
BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.
BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.
BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Daftar Isi
1. MEKANISME DAN FITUR BARU ... 1
1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1
1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1
1.3. MEKANISME INBOX ... 1
1.4. PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE) ... 1
1.5. BARCODE ... 2
2. SOP LAYANAN KP ... 3
2.1. DIAGRAM SOP ... 3
2.2. MEKANISME PADA LAYANAN KENAIKAN PANGKAT ... 3
3. AKTIVITAS ADMIN KP ... 4
3.1. LOGIN ... 4
3.2. CEK DOKUMEN LENGKAP ... 4
3.3. INPUT SKKP ... 10
4. FUNGSI-FUNGSI UMUM ... 13
4.1. PENCARIAN ... 13
4.2. NAVIGASI HALAMAN ... 14
4.3. LOCK ... 15
4.4. TOMBOL BARCODE ... 16
4.5. ATASAN DAN PEJABAT PENILAI ... 17
4.6. LOKASI DAN TEMPAT LAHIR ... 20
4.7. KPPN ... 23
4.8. UNIT ORGANISASI (UNOR) ... 23
4.9. JABATAN ... 24
4.10. TOMBOL TUTUP ... 25
4.11. TOMBOL MUAT ULANG ... 25
4.12. SESSION BERAKHIR ... 26
5. MEKANISME UPDATE DATA ... 27
5.1. DATA YANG DAPAT DIUBAH ... 27
5.2. DATA YANG DAPAT DIUBAH (DATA HISTORIS) ... 29
6. AKTIVITAS MUTASI ... 30
1.
M
EKANISME DAN
F
ITUR
B
ARU
1.1.
A
LURK
ERJA(W
ORKFLOW)
Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.
Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:
• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya)
• Para pelaku/profil setiap kegiatan
• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)
• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan
1.2.
M
ANAJEMENB
ERKASSemua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.
1.3.
M
EKANISMEI
NBOX• Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.
• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.
• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.
• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.
• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.
1.4.
P
ROFILP
ENGGUNA(U
SERP
ROFILE)
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.
1.5.
B
ARCODEBarcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.
2.
SOP
L
AYANAN
KP
2.1.
D
IAGRAMSOP
2.2.
M
EKANISME PADAL
AYANANK
ENAIKANP
ANGKAT Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem
Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas KP).
User dapat langsung melakukan update data (mutasi), sesuai dengan hak akses yang diberikan.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
3.
A
KTIVITAS
A
DMIN
KP
3.1.
L
OGINUntuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:
Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,
kemudian tekan tombol .
3.2.
C
EKD
OKUMENL
ENGKAPPada level Pusat untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Tim Administrasi KP Pusat.
Untuk memeriksa kelengkapan dokumen per data PNS yang ada, pilih dan double-click data yang ingin diperiksa. Maka akan tampil form ‘Cek Dokumen Lengkap’ yang menampilkan keterangan singkat data PNS dan jenis KP-nya serta jenis dokumen yang perlu dilampirkan (diunggah). Daftar jenis dokumen yang perlu dilampirkan pada tiap PNS dapat berbeda karena jenis KP yang dipilih mempengaruhi daftar jenis dokumen.
Pada form diatas terdapat tombol yang digunakan untuk mengubah
usulan KP PNS. Untuk merubah/ memperbaiki usulan KP, klik tombol tersebut dan cara-cara merubah usulan KP dapat dilihat di user manual dengan nama file PU02-SAPK-PUSAT-KP BKD INSTANSI.doc pada bahasan “Buat Usul KP”.
Untuk mengunggah dokumen, tekan tombol pada baris jenis dokumen yang ingin diunggah. Lalu akan tampil window untuk mencari lokasi file disimpan. Cari dan pilih file yang mau diunggah, lalu pilih tombol pada window. Setelah file berhasil diunggah, tampil pesan berhasil dan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Ikon digunakan untuk melihat dokumen yang sudah dipindai, dokumen tersebut akan ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’. Pada form itu juga terdapat tombol
yang digunakan untuk mengunggah dokumen pengganti
dokumen lama. Ikon digunakan untuk menghapus dokumen yang sudah dipindai. Dokumen yang sudah dihapus akan menampilkan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’.
Berkas yang dokumennya lengkap dapat dilanjutkan prosesnya dengan cara menekan
tombol pada form ‘Cek Dokumen Lengkap’ maka tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Administrasi. Proses selanjutnya (untuk usul dengan prosedur apapun) berada di Tim Teknis KP dengan langkah prosedur ‘Buat Nota Persetujuan KP’.
Berkas yang dokumennya tidak lengkap tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan berkas akan dikirim kembali ke pembuat usul KP dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas KP’.
Pengiriman kembali berkas dapat dilakukan dengan cara menekan tombol . Kemudian isi alasan berkas BTL dengan menginput alasan pada field ‘Alasan’ dan tekan
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Ketika menyimpan alasan, tampil form ‘Cetak TMS’. Beri tanda centang di checkbox ‘Cetak TMS/BTL Dokumen’ , kemudian tentukan sifat dokumen dengan mencentang checkbox
“Sifat Dokumen Rahasia” jika dokumen rahasia, lalu tekan tombol untuk mencetak dokumen BTL.
Kemudian tampil form ‘Konfigurasi SK’, pilih specimen untuk menandatangani cetakan BTL dan tambahkan Tembusan dengan cara menginput tujuan tembusan di field
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Berkas yang sudah diproses akan hilang dari list data di Tim Administrasi KP.
3.3.
I
NPUTSK
KP
Berikut adalah langkah-langkah untuk menginput nomor SK KP:
• Pilih dan double-click baris data yang ingin diinput nomor SK KP.
Tampil form ‘Input SK KP’ yang menampilkan keterangan singkat usulan KP dan data PNS yang diusulkan.
• Input dan simpan nomor SK.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Kemudian simpan nomor SK yang sudah diinput dengan menekan tombol
. Setelah menyimpan nomor SK, field ‘Nomor SK’, field
‘Tanggal SK’ dan tombol menjadi tidak aktif; sedangkan
tombol menjadi aktif.
• Kirim berkas.
Untuk mengirim berkas yang sudah diinput nomor SK-nya, tekan tombol
4.
F
UNGSI
-
FUNGSI
U
MUM
Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menú/submenú. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.
4.1.
P
ENCARIANFungsi pencarian dapat ditemukan di seluruh halaman utama menu yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.
Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarian:
• Icon digunakan untuk melakukan pencarían berdasarkan kriteria yang sudah diinput.
• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarian yang sudah diinput.
• Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarian.
• Combo box digunakan untuk memilih kriteria pencarían yang
diinginkan.
• Combo box digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarían
yang diinginkan.
• Textbox digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin
dicari.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:
• Pilih kriteria pencarian yang diinginkan dengan mengklik combo box
, lalu pilih salah satu kriteria yang tersedia.
• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combo box , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.
• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada textbox
.
• Klik icon untuk melakukan pencarian, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarian akan ditampilkan di list Inbox.
Catatan:
pencarian dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.
Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarian.
Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarian akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarían yang diinput.
1. Jumlah baris data.
Bagian ini dapat dilihat di bagian bawah halaman paling kiri, yaitu yang menerangkan jumlah baris data keseluruhan yang terdapat pada menu yang dipilih. Jika dilakukan pencarían, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.
2. Jumlah halaman.
Bagian ini menampilkan “halaman yang sedang dilihat” dari “jumlah halaman yang ada” pada menu yang dipilih atau pada hasil pencarian,
.
Pada bagian ini terdapat beberapa icon yang dapat digunakan yaitu:
• Icon digunakan untuk kembali ke halaman 1.
• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.
• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.
• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.
3. Ke halaman.
Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang
ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .
Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.
4. Jumlah baris per halaman.
Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang ingin
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Dengan adanya fungsi lock maka dapat diketahui petugas yang mengerjakan berkas yang sudah di-lock. Caranya adalah dengan mendekatkan kursor ke icon pada baris data berkas yang ingin dilihat, maka akan ditampilkan nama petugas yang sedang mengerjakan berkas tersebut.
Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.
Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol
maka icon pada berkas itu akan menghilang.
4.4.
T
OMBOLB
ARCODETombol barcode atau dapat digunakan untuk menampilkan data
tertentu berdasarkan kode barkode pada suatu dokumen. Caranya adalah dengan mengklik tombol barcode, maka akan tampil form sebagai berikut:
4.5.
A
TASAN DANP
EJABATP
ENILAIUntuk mengisi data jabatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.
Klik tombol untuk memilih data atasan dari data PNS, jika ingin memilih data
atasan Non PNS maka klik tombol .
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Jika ingin membatalkan pemilihan data atasan dan kembali ke form sebelumnya maka klik
tombol .
Catatan:
langkah-langkah untuk pencarían data atasan dari data PNS juga sama dengan pencarían data atasan non PNS.
Tombol digunakan untuk menambah data atasan non PNS jika
data belum terdaftar di database. Caranya adalah dengan menekan tombol tersebut, lalu akan tampil form Data Atasan Non PNS.
Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:
Untuk menambah data atasan, klik tombol maka field-field diatas akan menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia:
• NRP, berisi keterangan NRP yang akan diinput.
• Nama, berisi keterangan nama atasan yang akan diinput.
• Jabatan, berisi keterangan jabatan yang akan diinput.
• Golongan, berisi keterangan golongan yang akan diinput.
• TMT Gol, berisi keterangan tanggal golongan yang akan diinput.
• Pangkat, berisi keterangan pangkat yang akan diinput.
• Unor, berisi keterangan unit organisasi yang akan diinput.
Kemudian simpan data yang telah diinput dengan menekan tombol
maka akan tampil pesan konfirmasi.
Pilih tombol untuk melanjutkan proses penyimpanan atau tombol
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Pilih tombol untuk melanjutkan proses pembatalan atau tombol
untuk membatalkan pembatalan dan kembali ke form pengisian data.
3. Mengubah data atasan yang sudah terdaftar.
Pilih baris data yang ingin diubah datanya lalu klik tombol maka data akan ditampilkan di bagian pengisian data. Ubahlah data sesuai perubahan yang ada lalu untuk penyimpanan atau pembatalan dapat mengikuti langkah no 2.
4. Menghapus data atasan yang ada.
Pilihlah baris data yang ingin dihapus lalu klik tombol maka akan ditampilkan pesan konfirmasi.
Pilih tombol untuk melanjutkan proses penghapusan atau tombol
untuk membatalkan penghapusan data. Data yang berhasil dihapus akan ditampilkan pesan dan data tersebut tidak terdaftar lagi di list data atasan non PNS.
5. Memilih data atasan.
Pilihlah baris data yang diinginkan lalu klik tombol maka data
Pada combo box pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
4.7.
KPPN
Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarian KPPN.
Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon
. Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian
klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan
pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.
4.8.
U
NITO
RGANISASI(U
NOR)
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
Pencarian unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.
Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.
2. Memasukkan unor yang dicari.
Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang
dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.
Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka doublé-click pada baris data unor tersebut.
4.9.
J
ABATANPencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik
icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan,
kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin
membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form
sebelumnya.
4.10.
T
OMBOLT
UTUPTombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.
4.11.
T
OMBOLM
UATU
LANGTombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
4.12.
S
ESSIONB
ERAKHIRPesan akan tampil jika aplikasi tidak
5.
M
EKANISME
U
PDATE
D
ATA
5.1.
D
ATA YANGD
APATD
IUBAHNo DATA BKD BKN
Kanreg
BKN Pusat
1 NIP BARU X X √
2 NIP LAMA X X √
3 Tempat Lahir √ X √
4 Nama √ X √
5 Gelar Depan √ √ √
6 Gelar Belakang √ √ √
7 Tanggal Lahir X X √
8 Jenis Kelamin X X √
9 Agama √ √ √
10 Email √ √ √
11 Jenis Dokumen X √ √
12 No. Dokumen X √ √
13 Photo √ √ √
14 Alamat √ √ √
15 No. HP √ √ √
16 No. Telp √ √ √
17 Jenis Pegawai X X √
18 Kedudukan PNS X X √
19 TMT CPNS X X √
20 TMT PNS X X √
21 No. Seri Karpeg X √ √
22 Tingkat Pendidikan X X √
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
No DATA BKD BKN
Kanreg
BKN Pusat
30 UNOR √ √ √
31 Jenis Jabatan X X √
32 Eselon X X √
33 TMT Eselon X X √
34 Jabatan Struktural X X √
35 TMT Jab. Struktural X X √
36 Jabatan Fungsional X X √
37 TMT Jab. Fungsional X X √
38 Jab. Fung. Umum X X √
39 TMT Jab. F. Umum X X √
40 Lokasi Kerja √ √ √
41 Golongan Awal X X √
42 Golongan Terakhir X X √
43 Gaji Pokok X X √
44 Masa Kerja X X √
45 No. SPMT √ √ √
46 Tgl SPMT √ √ √
47 KPPN √ √ √
48 KTUA √ √ √
49 Spesimen Peng. √ X √
50 Spesimen KP √ X √
51 Spesimen Pens. √ X √
52 Status Perkawinan √ √ √
53 Tanggungan istri/suami &
tanggungan anak X X √
54 Surat Sehat Dokter X √ √
55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √
56 Surat Ket bebas narkoba X √ √
57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √
No DATA BKD BKN Kanreg
BKN Pusat
64 No. TASPEN √ √ √
65 No. NPWP √ √ √
66 Tgl NPWP √ √ √
67 Bahasa √ √ √
5.2.
D
ATA YANGD
APATD
IUBAH(D
ATAH
ISTORIS)
No DATA BKD BKN
Kanreg
BKN Pusat
1 Rw_golongan X √ √
2 PMK X √ √
3 Rw_pendidikan X √ √
4 Rw_jabatan X √ √
5 Diklat X √ √
6 Keluarga √ √ √
7 Kursus √ √ √
8 Penhargaan X √ √
9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √
10 DP3 √ √ √
11 Huk Disiplin √ √ √
12 PWK X √ √
13 P. Instansi X √ √
14 DPB/DPK X √ √
15 CLTN √ √ √
16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √
17 Profesi √ √ √
18 Rw_UNOR √ √ √
19 Pemberhentian √ √ √
NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM
NCSIS
SAPK_Tim Admin KP Pusat
PU06-SAPK-PUSAT-TIM ADMINISTRASI KP.doc
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KNOWMENT AIE
Information Technology
6.
A
KTIVITAS
M
UTASI
Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan data atau mutasi sangat dibutuhkan.
7.
L
AMPIRAN
Pelaporan Kesalahan
Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.
1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.
4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.
5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.
6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,
dokumen penyerta dll).
8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.
Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project
Menara Gracia lt 9,
Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822
email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik