LAPORAN TAHUNAN
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) STASIUN KARANTINA PERTANIAN
KELAS I CILACAP TAHUN 2018
I. GAMBARAN UMUM KEBIJAKAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI STASIUN KARANTINA PERTANIAN KELAS I CILACAP
Setiap Badan Publik wajib membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), Sebagaimana amanat UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008. Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap telah membentuk PPID sejak tahun 2017 untuk melayani informasi kepada public. Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap berupaya meningkatkan diri secara terus menerus dalam memberikan layanan informasi kepada publik dengan adanya satu layanan yang terintegrasi dan terstruktur. Untuk mengarah pada capaian tersebut, Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap juga terus meningkatkan inovasi di dalam menyajikan bentuk layanan.
Informasi yang disajikan tersebut berupa layanan berbasis elektronik.
Beberapa sistem informasi elektronik tersebut yang dapat diakses langsung oleh publik antara lain informasi terkait kegiatan inspeksi, pemantauan, pelayanan, pemeriksaan laboratorium dan sebagainya.
Berbagai sistem informasi yang dibangun merupakan upaya Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dalam mengedepankan unsur inovasi untuk mempermudah akses informasi oleh masyarakat.
PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap memiliki motivasi layanan prima yang terstruktur dan terukur. Motivasi ini diwujudkan melalui sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan yang terstandariasi. Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap telah memiliki Standard Operational Prosedur (SOP) yang berkapasitas mutu secara internasional antara lain : Sertifikat ISO 9001:2015 pada tanggal 07 September 2018 oleh KAN tentang Pelayanan Pengeluaran Sertifikasi Karantina Pertanian, Sertifikat SNI ISO/IEC 17025:2008 (ISO/IEC 17025:2005) yang dikeluarkan pada tanggal 01 November 2018 oleh KAN tentang Laboratorium Penguji/Kalibrasi dan Sertifikat ISO 37001:2016 yang dikeluarkan pada tanggal 23 November 2018 oleh Garuda Sertifikasi Indonesia tentang Anti Bribery Management System (SMAP) meliputi Pelayanan Sertifikasi Karantina Pertanian dan Pengadaan barang dan Jasa.
Selama ini, PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap melaksanakan berbagai kegiatan yang bersifat rutin. Selain melayani pemohon informasi publik, PPID Pelaksana Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap juga melakukan konsultasi dengan PPID Utama dan koordinasi dengan para PPID Pelaksana satker lainnya.
Hasil dari kegiatan tersebut antara lain tentang penetapan informasi yang wajib disediakan secara berkala, informasi yang wajib diumumkan serta merta, dan informasi yang wajib tersedia setiap saat.
Untuk meningkatkan kemampuan, PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap setiap tahunnya aktif mengikuti kegiatan peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) melalui kegiatan bimbingan teknis dan diskusi forum yang diselenggarakan oleh Kementerian Pertanian maupun Badan Karantina Petanian. Kegiatan ini untuk meningkatkan performa PPID Pelaksana terkait penyediaan ruangan dan fasilitasnya, pelayanan, pengadministrasian, dan pengarsipan. Pembinaan ini menjadi sarana koordinasi yang baik antar PPID Pelaksana dengan PPID Utama dalam mendukung keterbukaan informasi publik. Kesadaran bahwa PPID sebagai ujung tombak layanan prima kepada publik menuju tercapainya reformasi birokrasi lembaga menjadi begitu penting.
II. GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik Untuk melaksanakan
pelayanan informasi publik yang ada di PPID dilengkapi dengan sarana dan prasana antara lain ruang PPID, meja informasi, banner alur pelayanan informasi, situs web PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap, Pengisian SKM Online, Aplikasi PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap berbasis Android, ruang diskusi, telepon, fax, formulir-formulir, lemari penyimpanan dokumen, dan komputer.
2. Sumber Daya Manusia beserta Kualifikasinya untuk melaksanakan pelayanan informasi publik di PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap didukung dengan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap Nomor 0218/Kpts/OT.220/K.40.D/1/2017 tentan g TIM PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI di lingkungan Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap, sebagaimana terlampir pada laporan ini.
Struktur PPID menurut Kepala Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap di atas terdiri dari Kepala PPID, Sekretaris, Petugas Meja Informasi, dan Petugas Dokumentasi. Kualifikasi untuk Kepala PPID Utama adalah ex officio Kepala Badan Karantina Pertanian yang membidangi Kehumasan. Untuk Kepala PPID Pelaksana adalah ex officio Kepala Satuan Kerja (Satker) di lingkungan masing-masing yang terdiri dari Kepala Biro, Kepala Pusat, Inspektur, Kepala Balai, dan Kepala Stasiun. Sementara itu untuk Sekretaris, Petugas Meja Informasi, dan Petugas Dokumentasi diusahakan dari pegawai yang mempunyai Jabatan Fungsional Pranata Humas, Arsiparis, Pranata Komputer, Pustakawan, serta dari unsur Hukum.
3. Anggaran Pelayanan Informasi serta Laporan Penggunaannya Pelayanan informasi publik didukung dengan dana sebesar Rp. 15.000.000,- (lima belas juta seratus tiga puluh Sembilan ribu rupiah). Dana tersebut digunakan untuk kegiatan rutin yang diikuti oleh petugas PPID yang diisi dengan sosialisasi atau Bimbingan Teknis dan rapat-rapat lainnya.
III. RINCIAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan informasi publik yang merupakan kegiatan rutin di PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap baik yang datang langsung melalui meja informasi, email, telepon, fax, maupun melalui layanan elektronik website www.karantinacilacap.go.id secara rinci dijelaskan sebagai berikut:
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap di seluruh satuan kerjanya melakukan pelayanan informasi kepada pemohon datang langsung melalui meja informasi serta telepon sejumlah 5 layanan. Sedangkan melalui layanan E-Kontak, E-PPID, and email sejumlah 0 layanan. Pemohon informasi yang berasal dari individu sejumlah 5 layanan serta yang berasal dari badan hukum sejumlah 0 layanan . Sehingga total permohonan informasi sejumlah 5 layanan.
2. Waktu Pemenuhan Permohonan Informasi Publik Selama tahun 2018 semua permohonan informasi publik di Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dapat dipenuhi dalam kurun waktu yang diamanatkan oleh UU KIP. Atau dengan kata lain tidak ada permohonan informasi publik yang dilayani melampaui waktu yang ditentukan.
3. Jumlah Permohonan Informasi Publik Yang Dikabulkan Dari 5 layanan permohonan informasi publik, sejumlah 5 layanan permohonan dikabulkan.
4. Jumlah Permohonan Informasi Publik Yang Ditolak Beserta Alasannya Dari 5 permohonan informasi public, ada 0 permohonan yang ditolak.
IV. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI PUBLIK
1. Jumlah Keberatan Selama tahun 2018 tidak ada keberatan yang diterima oleh PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap. Hal tersebut dibuktikan dengan Pernyataan PPID Pelaksana sebagaimana tercantum dalam Surat Pernyataan Tidak Ada Keberatan Nomor 521/HM.130/K.40.D/2/2019
2. Tanggapan Atas Keberatan Tidak ada
3. Jumlah Permohonan Penyelesaian Sengketa ke Komisi Informasi Tidak ada
4. Hasil Mediasi dan/atau Keputusan Ajudikasi Komisi Informasi Tidak ada
5. Jumlah Gugatan Yang Diajukan ke Pengadilan Tidak ada
6. Hasil Putusan Pengadilan dan Pelaksanaannya Tidak ada
V. CAPAIAN TAHUN 2018
1. Sosialisasi/Bimbingan Teknis Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi dan Program Kerja PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap 2018. Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap bertekad untuk unggul dalam layanan publik. Hal ini kemudian menjadi quick wins Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap pada tahun ini selain meningkatkan kompetensi. Hal tersebut disampaikan oleh Kepala Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap, drh. Puji Hartono, MP, pada saat membuka Sosialisasi Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dan Program Kerja PPID 2018. Kegiatan tersebut berlangsung di Aula Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap Jl Selat Madura Pelabuhan Tanjung Intan Cilacap.
Ujung tombak reformasi birokrasi adalah layanan publik yang prima.
Untuk itu, Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap berupaya meningkatkan diri dengan adanya satu layanan yang terintegrasi dan terstruktur. Satu layanan ini maksudnya yaitu, seluruh satuan kerja di Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dapat memberikan layanan kepada publik terkait kegiatan di Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap. Layanan Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap tidak hanya diberikan secara tatap muka, dapat juga secara online, misalnya terkait informasi pelayanan 8 P. Layanan informasi tersebut dapat diakses melalui situs jejaring Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap. Untuk memberikan pelayanan secara prima, layanan di LAPAN Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap terstruktur dan terukur.
Terstruktur maksudnya adalah adanya struktur organisasi dalam pelayanan. Selain itu, adanya sarana dan prasarana untuk mendukung layanan tersebut. Sementara itu, terukur yaitu layanan tersebut harus memiliki standar, misalnya Standard Operational Prosedur (SOP), yang memiliki standar mutu internasional. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah ujung tombak dalam memberikan pelayanan publik dan informasi. Keterbukaan informasi publik bermakna untuk mencerdaskan dan mengingatkan. Mencerdaskan adalah untuk menambah ilmu dan menambah wawasan contohnya memberikan pengetahuan terkait cara menghindari/mencegah penyakit rabies (karantina hewan) atau penanganan dan penanggulangan Globodera rosthochiensi (Sista Kuning) pada tanaman kentang. Hal tersebut selain untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat juga untuk menghindari kesalahpahaman terkait suatu tindakan karantina misalnya pemusnahan sampel/barang kiriman. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik saat ini adalah termasuk bagian dari Reformasi Birokrasi yang dijalankan instansi
pemerintah. Untuk itu, Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap wajib menyediakan informasi kepada masyarakat.
Keterbukaan informasi publik ini bertujuan untuk menghasilkan budaya transparansi dan akuntabilitas dalam suatu organisasi.
Keterbukaan informasi publik ini juga dapat meningkatkan partisipasi masyarakat.
2. Bimbingan Teknis dalam rangka Pemeringkatan PPID di Kementerian Pertanian. Pelaksana Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang pencarian, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi di badan publik. Untuk itu Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap aktifmengikuti bimbingan teknis (bimtek) pemeringkatan PPID pelaksana di Kementerian Pertanian. Kegiatan Bimtek ini dimaksudkan untuk meningkatkan performa PPID pelaksana agar menjadi lebih baik dari segi pelayanan, pengadministrasian, pengarsipan dan penyediaan ruangan. Tujuannya adalah memberikan pembinaan kepada PPID pelaksana di lingkungan satuan kerja Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap. Selain itu, juga untuk mendukung keterbukaan informasi publik. Untuk itu para pengelola PPID harus dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap.
Dalam upaya meningkatkan layanan informasi publik, Badan Karantina Pertanian Kelas I Cilacap akan menyelenggarakan pemeringkatan untuk tingkat PPID pelaksana. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Kementerian Pertanian, mengatakan bahwa pemeringkatan ini merupakan rencana aksi PPID sebagai bagian dari implementasi layanan publik. Pemeringkatan bertujuan untuk memaksimalkan pelayanan informasi. Pelayanan informasi harus mengedepankan unsur inovasi. Hal ini disebabkan, adanya tuntutan untuk mempermudah masyarakat memperoleh informasi. Selain itu, pemeringkatan juga memberikan dorongan dan meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan informasi yang baik kepada masyarakat. Bentuk inovasi dalam pelayanan informasi misalnya penggunaan website atau aplikasi telepon pintar untuk permohonan informasi dan juga sebagai acuan dalam pencarian informasi.
3. Mempertahankan Sertifikat ISO 9001:2015 pada tanggal 07 September 2018 oleh KAN tentang Pelayanan Pengeluaran Sertifikasi Karantina Pertanian, Sertifikat SNI ISO/IEC 17025:2008 (ISO/IEC 17025:2005) yang dikeluarkan pada tanggal 01 November 2018 oleh KAN tentang Laboratorium Penguji/Kalibrasi dan Sertifikat ISO 37001:2016 yang dikeluarkan pada tanggal 23 November 2018 oleh Garuda Sertifikasi Indonesia tentang Anti Bribery Management System (SMAP) meliputi Pelayanan Sertifikasi Karantina Pertanian dan Pengadaan barang dan Jasa. Upaya untuk meningkatkan pengelolaan PPID guna memberikan
layanan yang lebih baik lagi terus dilakukan. Upaya tersebut diwujudkan dengan dipenuhinya beberapa persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang berstandar internasional.
4. Pemeringkatan PPID lingkup Kementerian Pertanian dilaksanakan dalam rangka memotivasi PPID Pelaksana untuk lebih baik dalam pelayanan informasi dan dokumentasi. Indikator penilaian adalah indikator Mengumumkan, indikator Menyediakan, indikator Pelayanan Informasi Publik, dan indikator Pengelolaan dan Pendokumentasian Informasi Publik. Untuk hal Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap belum dapat berbicara banyak dan masih banyak lagi yang harus diperbaiki dan ditingkatkan
5. Pembangunan Portal e-PPID dan e-PPID Apps (Android version).
Pada tahun 2019 PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap berancana membangun portal aplikasi permohonan informasi online dengan mekanisme pengajuan permohonan informasi dan permohonan keberatan. Permohonan informasi dan pengajuan keberatan dilakukan secara online pada website PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap. Selanjutnya permohonan akan di follow up oleh petugas PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dan memberikan jawaban berupa informasi melalui website e-PPID. PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap juga membangun e-PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap berbasis android yang dapat diinstall melalui google play store dan dapat diakses secara realtime pada perangkat yang memiliki sistem operasi android oleh masyarakat luas.
Diharapkan pembangunan portal aplikasi permohonan informasi online pada website e-PPID dan pembangunan e-PPID berbasis android, Informasi yang dimiliki PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap dapat dimanfaatkan dengan mudah dan cepat oleh masyarakat.
6. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik selalu dilakukan di internal Kementerian Pertanian. Penilaian tersebut merupakan hasil penyeleksian administrasi melalui pengisian Self Assesment Qoestionaire (SAQ) disertai data dukungnya. Dilanjutkan dengan presentasi Badan publik yang diwakili oleh PPID atau atasan PPID.
Ketua KIP, Gede Narayana, dalam laporannya mengatakan, pada tahun 2018 pihaknya telah melakukan monitoring dan evaluasi kepada 460 badan publik. Sedangkan badan publik yang mengikuti pemeringkatan sebanyak 298 atau 62,83 persen dari jumlah total. Peningkatan layanan informasi ini berkaca dari pelaksanaan layanan 20 tahun silam.
Caranya dengan melakukan perubahan paradigma dari yang semula kurang demokratis menjadi demokratis, dari sentralistik menjadi desentralistik, dari yang tertutup menjadi terbuka. Dengan adanya keterbukaan informasi maka akan menciptakan demokrasi, pemerintahan, dan pengawasan yang lebih baik serta melindungi masyarakat dan pemerintah.
7. Kehumasan
Bagian Kehumasan juga mengikuti kegiatan upaya meningkatkan kapasitas sumber daya manusia di bidang kehumasan. Seperti sminar dan diskusi panel bertemakan Tantangan Humas Zaman Now yang disampaikan oleh para narasumber dari Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) dan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo). Dengan materi Peran Humas Lembaga Litbang di Era Revolusi Industri 4.0. dari Kemenristekdikti dan 15 Strategi Kehumasan Pemerintah dalam Menjawab Tantangan Era Digital. Dibahas terkait pemanfaatan media sosial untuk mendiseminasikan program dan kegiatan guna mendongkrak popularitas lembaga. Dijelaskan, bahwa untuk menghadapi era zaman now, sudah menjadi tuntutan lembaga, bahkan personal mengikuti perkembangan dan kemajuan zaman dengan memanfaatkan saluran informasi dan komunikasi yang memang sedang viral digunakan.
Seminar dilanjutkan dengan bimbingan teknis mengenai strategi personal branding Public Relations untuk membangun kepercayaan publik. Bimbingan teknis, ditutup dengan sharing ilmu pengetahuan tentang pengelolaan media dan jurnalistik. Disampaikan juga paparan tentang sosial media, publik, dan humas, serta bagaimana menyajikan informasi dengan kreatif melalui media sosial.
Hasilnya adalah pada tahun 2018 tercapai program kehumasan antara lain :
a. Menyampaikan info kinerja dengan pemuatan berita di platform Facebook, Instagram dan Twitter Dengan akun UPT yaitu Karantina Pertanian Cilacap (Facebook), Karantina Cilacap (Instagram), dan Karantina Cilacap (Twitter).
b. Jumlah berita yang telah dibuat pada tahun 2018 adalah 72 berita.
c. Berita ekspor daun ketapang berhasil menjadi peringkat pertama kategori info kinerja dengan jangakuan terbaik yaitu jangkauan 149.720 orang dan 4.948 komentar
d. Mengadakan sosialisasi karantina pertanian di Kantor Pos Purwokerto
e. Mengikuti Pameran Pekan Promosi Cilacap Expo 2018 yang diadakan tanggal 9 – 13 Mei 2018
V. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL DALAM PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Dalam melaksanakan pelayanan informasi publik pada kurun waktu tahun 2018 tidak menemukan kendala yang berarti pemahaman PPID Pelaksana terhadap pelayanan informasi publik.
VI. REKOMENDASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI.
PPID memiliki peran yang sangat besar dalam penyampaian informasi terkait dengan perencanaan, pelaksanaan, capaian kinerja dalam melaksanakan penelitian baik secara langsung mupun tidak langsung.
Layanan informasi menuntut PPID melakukannya secara profesional.
Oleh karena itu updating data harus dilakukan secara berkelanjutan oleh PPID Pelaksana pada portal yang telah tersedia sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi publik yang dibutuhkan. Layanan yang baik dan benar dilihat dari bagaimana memberikan layanan informasi sesuai dengan aturan dan standar sebab tujuan layanan adalah untuk mencerdaskan, menjelaskan dan mengingatkan.
Pemberian layanan harus terus ditingkatkan baik dengan informasi yang lengkap mencakup seluruh informasi yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku maupun dengan fasilitas yang mendukung optimalnya suatu layanan. Layanan PPID wajib didukung oleh SDM yang mampu dan terampil dalam memberikan layanan serta menguasai informasi yang dimiliki. Oleh sebab itu perlu dilakukan peningkatan pengetahuan dan kemampuan SDM PPID melalui pelatihan maupun diklat terkait dengan layanan publik khususnya layanan di PPID. Diharapkan di setiap satuan kerja memiliki corner untuk layanan informasi Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap sehingga akan memberi kemudahan bagi pemohon informasi untuk mengetahui dan memperoleh kebutuhan informasinya melalui media- media yang disediakan.
VII. PENUTUP
Demikian, laporan ini dibuat untuk dapat dipergunakan dalam pengambilan kebijakan berikutnya terutama yang berkaitan dengan pelaksanaan pengembangan PPID Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap.
Cilacap, Februari 2019 Kepala Stasiun Karantina Pertanian Kelas I Cilacap Selaku PPID Pelaksana,
dto
Drh. Puji Hartono, MP NIP. 196712301995031001
