1 Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, institusi baik itu swasta maupun pemerintah. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.
Semakin bertambahnya zaman mempengaruhi perubahan cara pandang dan hidup lingkungan sekitarnya. Teknologi informasi adalah 2 hal yang sangat penting perannya dalam menunjang kehidupan kita semua tanpa kita sadari.
Semakin majunya suatu negara tidak lepas dari penggunaan masyarakatnya yang bergantung pada teknologi dan informasi. Di era modern seperti sekarang Teknologi Informasi sudah menjadi kebutuhan bagi masyarakat umum, Tingginya kebutuhan masyarakat akan informasi kini dimanjakan dengan adanya website – website yang memberikan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat terutama di bidang pendidikan, khususnya di perguruan tinggi, sudah banyak perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi ini baik pada mahasiswa, dosen, serta staff sudah banyak yang telah memakai teknologi informasi yang canggih,
Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan 2
dalam metode pembelajaran maupun hal yg berkaitan dengan kepentingan staff dan karyawan, sebagai contoh yaitu, pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan rapat pimpinan di Politeknik Negeri Sriwijaya, contohnya dalam hal pemanfaatan teknologi informasi dalam kepentingan rapat pimpinan di Politeknik Negeri Sriwijaya.
Pelaksanaan rapat pada perguruan tinggi Politeknik Negeri Sriwijaya diperlukan beberapa hal seperti menentukan waktu rapat, menentukan agenda rapat, menentukan notulen rapat, serta menentukan para peserta rapat, dalam hal ini cukup banyak permasalahan yang ditemukan. Mulai dari jadwal rapat yang sering bertabrakan, keterlambatan dalam menentuan notulen dan dalam pengarsipan dokumentasi serta hasil rapat pun masih terdata secara manual, hal ini dapat menjadi faktor utama hilangnya data-data hasil kegiatan rapat pimpinan tersebut.
Dari berbagai permasalahan mengenai rapat diatas, maka dapat dibuat suatu aplikasi berbasis website yang dapat membantu staff di Politeknik Negeri Sriwijaya untuk melakukan pengarsipan dokumentasi rapat secara efektif dan tersimpan didalam sistem komputer, sehingga dapat membantu memudahkan pekerjaan admin. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membangun sebuah aplikasi yang berjudul “Aplikasi Penjadwalan dan Notulen Rapat Pimpinan di Politeknik Negeri Sriwijaya Berbasis Website” Maka dari itu penulis berharap dapat memecahkan masalah tersebut dan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen rapat di Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalahan yang dibahas dalam penulisan Laporan Akhir ini, yaitu :
1.2.1 Bagaimana cara mempermudah admin yang mengelola manajemen rapat agar terlihat lebih efisien dan terkomputerisasi?
1.2.2 Bagaimana cara mengatasi kemungkinan bentroknya jadwal rapat di Politeknik Negeri Sriwijaya?
Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan 3
1.2.3 Bagaimana cara menyimpan dokumentasi hasil rapat yang baik agar tidak ada terjadinya kehilangan data?
Dari permasalahan tersebut, maka penulis bermaksud ingin membangun sebuah sistem yang akan dijadikan sebuah Laporan akhir ini dengan judul“Aplikasi Penjadwalan dan Notulen Rapat Pimpinan di Politeknik Negeri Sriwijaya Berbasis Website”.
1.3 Batasan Masalah
Agar penulisan Laporan Akhir ini lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi pokok permasalahan mengenai website pemuktahiran data karyawan yaitu :
1.3.1 Aplikasi ini dibangun untuk Politeknik Negeri Sriwijaya data yang sudah dipersiapkan untuk data diinput yang berupa field name, tambah data, cetak data, dan ubah data.
1.3.2 Aplikasi ini menggunakan platform berbasis website.
1.3.3 Sistem ini dibangun menggunakan rancangan UML dengan memakai bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
1.3.4 Data yang diinputkan atau data setelah dicetak berupa doc, dan tersimpan kedalam dokumen yang berupa file PDF.
1.3.5 Pengguna dari aplikasi ini terdiri dari admin serta staff di Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan penulis dari pembuatan aplikasi Perano Polsri ini adalah sebagai berikut :
1.4.1 Untuk mendapatkan Aplikasi Penjadwalan dan Notulen Rapat Pimpinan di Politeknik Negeri Sriwijaya,
1.4.2 Untuk membantu admin dalam proses pencatatan hasil pembahasan rapat guna mempermudah dalam pengarsipannya.
1.4.3 Memberi solusi alternatif bentroknya jadwal rapat pimpinan dengan membuat aplikasi berbasis website ini.
Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan 4
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari penulisan pembuatan aplikasi Perano Polsri ini adalah sebagai berikut :
1.5.1 Terbentuknya pengarsipan agenda rapat dan notulan agar tersusun rapi.
1.5.2 Mempermudah tugas notulen dalam menuliskan isi dari pembahasan rapat.
1.5.3 Menerapkan ilmu pemograman selama kuliah di jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.6 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian meliputi dua bagian pokok yaitu metode analisis yang dilakukan empat tahap yaitu survey perlengkapan data yang ada di Politeknik Negeri Sriwijaya, analisis terhadap temuan survey, identifikasi kebutuhan sistem informasi data dan identifikasi persyaratan sistem dan Metode perancangan website yang akan dibuat.
1.6.1 Lokasi Pengumpulan Data dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis dilaksanakan di Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang di jalan Srijaya Negara, Bukit Lama, Kecamatan Ilir Barat 1, Kota Palembang, Sumatera Selatan. Dengan waktu pelaksaan dari tanggal 10 Juni 2022 sampai waktu yang tidak bisa ditentukan.
1.7 Sistematika Penulisan
Agar mendapatkan gambaran yang jelas terhadap penyusunan Laporan Akhir ini, maka laporan ini dibagi menjadi lima bab. Secara garis besar sistematika penulisannya sebagai berikut :
Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan 5
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi penjelasan secara singkat dan jelas mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penelitian serta sistematika penulisan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan menjelaskan secara singkat teori umum, teori judul, teori khusus dan teori program. Teori umum dan istilah-istilah yang dipakai dalam pembuatan sistem tersebut berkaitan dengan judul, teori khusus yaitu berkaitan dengan sistem yang dipakai dan sistem yang akan dibuat, teori program yang berkaitan dengan sistem program yang akan dibuat.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan gambaran umum secara singkat tentang Politeknik Negeri Sriwijaya, visi dan misi, struktur organisasi, serta hal lain yang berhubungan dengan Politeknik Negeri Sriwijaya.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini memuat tentang pembahasan terperinci mengenai permasalahan yang ada melalui analisis di Politeknik Negeri Sriwijaya.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas dan dianalisa. Sebagai tindak lanjut dari kesimpulan, maka pada akhir penulisan dikemukakan saran-saran yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dibahas.
