Buku Panduan Project Management Institute-USA

(1)

Buku Panduan

Project Management Institute-USA

(2)

PROJECT TIME MANAGEMENT

(3)

Section 3 :

Capter 6

: Project Time Management

PMBOK – PMI ed 2004

6.1 Activity Definition

_PMBOK

_{p. 127 -130}

3

6.2 Activity Sequencing

6.3 Activity Resource Estimating

6.4 Activity Duration Estimating

6.5 Schedule Development

6.6 Schedule Control

PMBOK

p. 123

PMBOK

p. 130 -135

PMBOK

p. 135 -138

PMBOK

p. 139 -143

PMBOK

p. 143 -152

PMBOK

p. 152 -156

(4)

PROJECT TIME MANAGEMENT

_Overview

6.1 Activity Definition 1 Inputs

.1. Enterprise environmental factors .2. Organizational process assets

3. Project scope statement 4. WBS

.5. WBS dictionary .6. Project Management plan

2 Tools and Technniques .1. Decomposition .2. Templates

.3. Rolling wave planning .4. Expert judgment .5. Planning component 3 Outputs .1. Activity list .2. Activity atributes .3. Milestone list .4. Requested changes 6.2 Activity Sequencing 1 Inputs

.1. Project scope statement .2. Activity list

.3. Activity atributes .4. Milestone list

.5. Approved change request

2 Tools and Technniques

1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates 4. Dependaency determination 5. Applying leads and lags

3 Outputs

1. Project schedule network diagrams 2. Activity list (updates)

3. Activity atributes (updates) 4. Requested changes

6.3 Activity Resource Estimating

1 Inputs

.1. Enterprise environmental factors .2. Organizational process assets .3. Activity list

.4. Activity atributes

.5. Resource availability .6. Project management plan

2 Tools and Technniques .1. Expert judgment .2. Alternative analysis .3. Published estimating data .4. Project management sofware .5. Bottom-up estimating

3 Outputs

.1. Activity resource requirements .2. Activity atributes (updates) .3. Resource breakdown structure .4. Resource calendars (updates)

4

.4. Requested changes .4. Resource calendars (updates) .5. Requested changes

6.5 Schedule Development

1 Inputs

.1. Organizational process assets 2. Project scope statement .3. Activity list

.5. Project schedule network diagrams .6. Activity resource requirements 7. Resource calendars

.8. Activity duration estimates .9. Project management plan

. Risk register 2 Tools and Technniques .1. Schedule network analysis .2. Critical path methode .3. Schedule compression .4. What if-scenario analysis .5. Resource leveling .6. Critical chain method .7. Project management sofware .8. Applying calendars .9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model

6.6 Schedule Control 1 Inputs

.1. Schedule management plan .2. Schedule baseline .3. Performance reports .4. Approved changes request 2 Tools and Technniques .1. Progress reporting

.2. Schedule change control system .3. Performance measurement .4. Project management software .5. Variance analysis

.6. Schedule comparison bar chart 3 Outputs

.1. Schedule model data (updates) .2. Schedule baseline (updates) .3. Performance measurements .4. Request changes

.5. Recommended corrective actions .6. Organizational process assets (updates) .7. Activity list (updates)

.8. Activity atributes (updates) .9. Project management plan (updates) 6.4 Activity Duration

Estimating 1 Inputs

.1. Enterprise environmental factors .2. Organizational process assets .3. Project scope statement .4. Activity list

.6. Activity resource requirements .7. Resource calendars

.8. Project management plan . Risk register

. Activity cost estimates 2 Tools and Technniques .1. Expert judgment .2. Analogous estimating .3. Parametric estimating .4. Three-point estimates .5. Reserve analysis 3 Outputs

.1. Activity duration estimates .2. Activity atributes (updates)

3 Outputs .1. Project schedule .2. Schedule model data .3. Schedule baseline

.4. Resource requirement (updates) .5. Activity atributes (updates) .6. Project calendars (updates) .7. Requested changes

.8. Project management plan (updates) . Schedule management plan (updates)

(5)

Organizational Process Assets Enterprise Environmental Factors Resource Availability Organizational Policies Historical Information Project Calendar Activity Sequencing 6.2 (3.2.2.6)

Approved Changes Requests Approved Corrective Actions

Scope Definition

5.2 (3.2.2.3)

Scope Management Plan

P

ro

je

c

t

T

im

e

M

a

n

a

g

e

m

e

n

t

P

ro

c

e

s

F

lo

w

D

ia

g

ra

m

Activity Definition 6.1 (3.2.2.5) Activity Resource Estimating 6.3 (3.2.2.7)

Project Scope Statement

Activity List,Activity Atributs. Milestone List

Develop Project Management Plan

4.3 (3.2.2.1)

Activity Resource Requirements RBS Project Schedule Network Diagram

Requested Changes Project Management Plan (updates) Project Management Plan

Acquire Project Team 9..2 (3.2.3.3) Select Seller 5.2 (3.2.2.3) Create WBS 5.3 (3.2.2.4) WBS WBS Dictionary Resource Availability Resource Availability Requested Changes Requested Changes 5 Direct & Manage

Project Execution 4.4 (3.2.3.1)

Project Management Plan (updates)

Risk Management Planning 11.2-11.5 (3.2.2.15) Activity Duration Estimating 6.4 (3.2.2.8) Performance Reporting 10.3 (3.2.4.9) Schedule Development 6.5 (3.2.2.9) Integrated Change Control 4.6 (3.2.4.2)

P

ro

je

c

t

T

im

e

M

a

n

a

g

e

m

e

n

t

P

ro

c

e

s

F

lo

w

D

ia

g

ra

m

Schedule Control 6.6 (3.2.4.5) Close Project

Activity Duration Estimates Activity Cost Estimates

Performance Measurements Activity List (updates) Activity Atributes (updates) Project Management Plan (updates) Schedule Baseline (updates) Schedule Model data (updates) Project Schedule

Risk Register

Requested Changes,

Recommended Corrective Actions

Project Schedule, Sch.Model Data, Sch.Baseline, Resource Requirement (updates), Project Calendar (updates) RBS

Resource Calendard (updates)

Work Performance Information

Cost Estimating 7.1 (3.2.2.10) (3.2.3.3) Performance Reports Requested Changes Requested Changes

(6)

6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS

Inputs :

.5. WBS dictionary

.6. Project Management plan Meliputi identifikasi dan dokumentasi pekerjaan yang telah

direncanakan untuk dilaksanakan. Prosesnya meng identifikasi deliverables pada level paling bawah dalam

WBS

, juga disebut

work package.

Work package

direncanakan kedalam komponen yang lebih kecil yang disebut Jadwal kegiatan sebagai dasar

estimating, scheduling, executing, monitoring & controling

pekerjaan proyek. Terkandung di dalam proses ini adalah pentingnya menggambarkan suatu kegiatan seperti yang dimaksud bahwa sasaran hasil proyek akan tercapai.

6

.1. Enterprise environmental factors (6.1.1.1)

Pada (4.1.1.3) dapat disesuaikan termaksuk tersedianya

project

management system

dan

scheduling sofware tools

.2. Organizational process assets (6.1.1.2)

(4.1.1.4) berisi kebijakan, baik formal maupun non formal, prosedur, panduan untuk mengembangkan

Activity definitions.

Pembelajaran dari

Historical information

sehubungan dengan daftar kegiatan pada proyek serupa sebelumnya dapat disesuaikan ketika menggambarkan

project schedule activities.

(7)

3. Project scope statement (6.1.1.3)

Deliverable proyek

,

constraint

dan

assumsi

yang ada pada

project scope statement

(5.2.3.1) dapat disesuaikan sepanjang

activity definitions

.

Constraint

adalah factor yang akan membatasi pilihan dari tim proyek. Seperti penyesuaian schedule milestone terhadap tanggal penyelesaian sangat diperlukan bagi manajemen maupun kontrak.

Asumsi adalah faktor yang mendekatkan kesesuaian pada

project schedule planning

, seperti jam kerja per minggu atau waktu pada tahun pekerjaan konstruksi dilaksanakan.

Inputs :

.5. WBS dictionary

.6. Project Management plan

6. 1. ACTIVITY DEFINITION INPUTS

7 waktu pada tahun pekerjaan konstruksi dilaksanakan.

4. WBS (6.1.1.4)

WBS

(5.3.3.2) sebagai masukan

schedule activity definition.

.6. Project Management Plan (6.1.1.6)

Berisi

Schedule management plan

(chapter 6) memandu mengembangkan dan merencanakan

Schedule activities

dan

project scope management plan.

5. WBS Dictionary (6.1.1.5)

(8)

.1. Decomposition (6.1.2.1)

Cara Mengurai, seperti yang telah diaplikasikan pada

activity definition

, melibatkan pembagian paket

pekerjaan menjadi lebih kecil, mudah dikelola juga disebut

schedule activities.

Daftar kegiatan,

WBS, WBS dictionary

bisa

dikembangkan secara berurutan atau bersamaan, dengan

WBS dan WBS dictionary

yang dipakai

sebagai dasar pengembangan akhir daftar kegiatan.

Activity definition

sering dilaksanakan oleh anggota

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

TOOLS & TECHNIQUES

Tools & Techniques

.1. Decomposition .2. Templates

.3. Rolling wave planning .4. Expert judgment .5. Planning component

8

Activity definition

sering dilaksanakan oleh anggota

tim proyek yang bertanggung jawab terhadap paket pekerjaan.

.2. Templates (6.1.2.2)

Standar daftar kegiatan atau porsi dari suatu daftar kegiatan proyek sebelumnya sering digunakan sebagai

tamplate

(4.1.1.4) untuk proyek baru. Terkait dengan informasi atribut kegiatan didalam

tamplate

bisa juga berisi daftar kemampuan sumberdaya dan jam yang dibutuhkannya, mengenali risiko, perkiraan

deliverable

, dan rincian informasi lain.

Tamplate juga bisa digunakan untuk mengidentifikasi jenis

schedule milestones.

(9)

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

TOOLS & TECHNIQUES

.3. Rolling Wave Planning (6.1.2.3)

WBS dan WBS dictionary mencerminkan evolusi

project scope

menjadi lebih detail hingga ketingkat

pencapaian paket pekerjaan. Rolling wave planning adalah format dari rencana pengembangan yang

progresif dimana pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu dekat direncanakan secara detail pada WBS tingkat bawah, sementara pekerjaan yang masih jauh/yang akan datang direncanakan pada WBS komponen tingkat diatas.

9

pada WBS komponen tingkat diatas.

Pekerjaan dilaksanakan dengan satu atau dua periode laporan.

.4. Expert Judgment (6.1.2.4)

Anggota tim proyek atau ahli lain yang berpengalaman dan memiliki

kemampuan didalam pengembangan

project scope statement

secara rinci, mengerti

WBS, schedule

proyek dapat menyediakan keahliannya dalam menggambarkan kegiatan.

(10)

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

TOOLS & TECHNIQUES

.5. Planning Component (6.1.2.5)

Tersedia pembagian suatu pencabangan WBS kebawah hingga ketingkat paket pekerjaan ketika adanya ketidak cukupan definisi

project scope.

Ada dua komponen perencanaan :

10 (PMBOK © Guide p. 129)

Ada dua komponen perencanaan :

Control account : Komponen khusus pada tingkatan tertentu.

Pengendalianya digunakan sebagai dasar perencanaan ketika yang terkait dengan paket pekerjaan belum direncanakan. Semua pekerjaan yang dilaksanakan pada

control account

didokumentasikan dalam

control account plan

Planning Package: Adalah komponen WBS dibawah

control account

, tetapi diatas paket pekerjaan.

Koponen ini digunakan untuk perencanaan pekerjaan yang dikenal

schedule

kegiatan yang belum rinci....

(11)

WORK PACKAGE

Menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana pekerjaan dilaksanakan. Memberi tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari semua yang telah

ditempatkan menjadi kelompok yang berfungsi tunggal.

Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan selesainya yang mewakili penyelesaian secara fisik.

Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah , jam kerja atau lain

11

Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk dolar/rupiah , jam kerja atau lain unit yang yang terukur.

Pemberian batas pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan waktu yang relatif pendek untuk mempersingkat proses pekerjaan.

(12)

Contoh : WBS

(13)

WBS

WBS -- LEVEL

LEVEL

Dipengaruhi oleh :

Tingkat rincian

Tingkat Risiko

13

Tingkat Risiko

Tingkat Kendali

Ketepatan meng estimate

Nilai paket pekerjaan

(14)

WBS

WBS –

–Numbering System

Numbering System

Dihubungkan dengan account proyek, account perusahan, account

pelanggan.

Dihubungkan dengan penanggung jawab yang menyelesaikan

pekerjaan.

14

pekerjaan.

Penggunaan dalam mengurutkan susunan proyek secara hirarki untuk

kepentingan pelaporan, tujuan perencanaan dan

Dapat disusun menurut abjad, dengan huruf atau angka atau gabungan

hurup dan angka.

(15)

Calendars

Menguraikan kapan ketersediaan waktu untuk pekerjaan yang harus dilaksanakan

Menggambarkan satuan waktu, lamanya pekerjaan dalam mingguan, dan periode tidak bekerja :

Day(S) dalam seminggu

Hours dalam sehari

15

Hours dalam sehari

Holidays atau periode tidak bekerja

Semua aktivitas harus ditetapkan dengan kalender

dari jenis proyek memerlukan beberapa kalendar untuk menunjukkan perbedaan

(16)

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

MILESTONE LIST & CHART

(PMBOK © Guide p. 130)

(19)

.4. Requested Changes

Proses

activity definition

dapat menimbulkan permintaan perubahan (4.4.3.2) yang akan berdampak pada

project scope statement

dan

WBS.

Permintaan perubahan diproses untuk meriview dan mendisposisi melaui proses

Integrated Change Control.

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

OUTPUTS

Outputs .1. Activity list .2. Activity atributes .3. Milestone list .4. Requested changes 19

(20)

.1. Project scope statement

Inputs :

.1. Project scope statement .2. Activity list

.3. Activity atributes .4. Milestone list

.5. Approved change request

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

INPUTS

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi hubungan antar-aktivitas secara logic.

Aktivitas harus dihubungkan dengan teliti untuk

mendukung pengembangan berikutnya/yang akan datang dari suatu jadwal yang realistis.

Peruntutan dapat dilakukan dengan bantuan dari suatu komputer.

20

.2. Activity list

6.1.3.1 p. 129

.3. Activity atributes

6.1.3.2 p. 130

.4. Milestone list

6.1.3.2 p. 130

.5. Approved change requests

4.4.1.4 p. 130

Project scope statement (5.2.3.1) berisi deskripsi product scope, yang mana termasuk karakteristik produk, yang sering berdampak pada waktu meng urutkan aktivitas.

(21)

1. Precedence diagramming method

(PDM)

1. Precedence diagramming method (PDM) 2. Arrow diagramming method (ADM) 3. Schedule network tamplates

4. Dependency determination 5. Applying leads and lags

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

TOOLS & TECHNIQUES

Precedence diagramming method (PDM)

Metode yang menggunakan kotak atau

rectangel

sebagai

Node

dan sebagai aktivitas kemudian dihubungkannya dengan anak panah yang menunjukkan ketergantungan.

21

Precedence diagramming method (PDM)

Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame Duration ES EF LS LF

(22)

2. Arrow diagramming method (ADM)

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

TOOLS & TECHNIQUES

Metode yang menggunakan Anak panah sebagai aktivitas dan menghubungkannya dengan panah yang menunjukkan ketergantungan.

Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.

ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk

“Dummy” atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis strip.

22

Arrow diagramming method (ADM)

Start Finish A B E D F C

AOA : Activity On Arrow

strip.

Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya dan nilainya durasi Zero.

(23)

3. Schedule network tamplates

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

TOOLS & TECHNIQUES

Project schedule network diagram template

bisa digunakan untuk

mempercepat persiapan

network

dari aktivitas schedule proyek. Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.

23

Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.

Bagian

Schedule diagram network

proyek sering digunakan sebagai

sub

network

atau

fragment network.

(24)

4. Dependency determination

Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan urutan kegiatan :

Mandatory dependencies

Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari wujud pekerjaan yang telah dilakukan.

Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan

Hard Logic.

Discretionary dependencies

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

TOOLS & TECHNIQUES

24

Discretionary dependencies

Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek. Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan :

Best practise

, dan yang tidak umum, dan biasanya dinamakan

Prefered logic

,

Preferential logic,

atau

shoft logic.

External dependencies

Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek.

(25)

5. Applying leads and lags

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

TOOLS & TECHNIQUES

Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan (6.2.2.4) mungkin memerlukan

lead

atau

lag

dalam mengakuratkan hubungan secara logic.

25

Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan.

Lead

membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag).

Sedangkan

Lag

diarahkan pada perlambatan kegiatan yang mengikutinya. (+lag)

(26)

Activity Relationships Types

Activity A

Activity B

Finish To Start

Activity A

Activity B

OUTPUTS

Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame Duration ES EF LS LF Activity +ame ES EF Activity +ame ES EF Activity +ame Duration ES EF LS LF

Precedence diagramming method (PDM)

Bisa dibuat dengan menual atau dengan

Project

27

Duration LS LF

Duration LS LF AO+ : Activity On +ode

Arrow diagramming method (ADM)

Start Finish A B E D F C

AOA : Activity On Arrow

(28)

Outputs 1. Project schedule network diagrams 2. Activity list (updates) 3. Activity atributes (updates) 4. Requested changes

Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) dari proses

activity sequencing,

maka Activity List (6.1.3.1) di update

termasuk persetujuan perubahannya.

Activity attributes

(6.1.3.2) di update meliputi penjelasan

hubungan secara logic dan yang terkait dengan

lead

dan

lag.

Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) hasil dari

6. 2. ACTIVITY SEQUENCING

OUTPUTS

2. Activity list (updates)

3. Activity atributes (updates)

28

Jika permintaan perubahan disetujui (4.4.1.4) hasil dari

proses

activity sequencing

akan berdampak pada

activity list

, maka yang terkait dalam

activity attribute

di

updates

meliputi persetujuan perubahan.

Persiapan menghubungkan secara logic proyek,

lead

dan

lag

yang mungkin mengungkapkan kejadian, bisa timbul

permintaan perubahan (4.4.3.2) terhadap daftar kegiatan atau

activity attributes

(29)

Inputs :

.4. Activity atributes .5. Resource availability .6. Project management plan

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

INPUTS

Estimasi Sumberdaya (Tenaga kerja, Peralatan, material) dan Quantity, kapan dan berapa jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan. Dikoordinasikan dengan proses Cost Estimating (7.1)

.1. Enterprise Environmental Factors

.2. Organizational Process Assets

Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure sumberdaya. Termasuk (4.1.1.3)

29

.2. Organizational Process Assets

.3. Activity List

.4. Activity Attributes

(4.1.1.4) memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing,dan sewa atau beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan direview.

(6.1.3.1) mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya yang dilakukan estimasi.

(6.1.3.2) dikembangkan sepanjang proses activity definition, memberikan data sebagai masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan.

(30)

Inputs :

.4. Activity atributes .5. Resource availability .6. Project management plan

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

INPUTS

.5. Resource Availability

Informasi sumberdaya yang berpotensi

ketersediaanya seperti (Tenaga kerja, peralatan, dan material) 9.2.3.2 dan 12.4.3.4 yang digunakan untuk meng estimasi jenis sumberdaya.

Pengetahuan ini termasuk menyesuaikan berbagai letak geograpis dimana sumber awal dan kapan keberadaanya.

30

.6. Project Management plan

keberadaanya.

Schedule Management plan

adalah bagian komponen dari

Project Management

(31)

.1. Expert judgment .2. Alternative analysis

.3. Published estimating data .4. Project management sofware .5. Bottom-up estimating

.1. Expert judgment

.2. Alternative analysis

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi

pengetahuan dalam perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli.

31

.2. Alternative analysis

.3. Published estimating data

Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam

memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin

peralatan, berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau membuat terkait dengan sumberdaya (12.1.3.3)

Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara.

(32)

.1. Expert judgment .2. Alternative analysis

.3. Published estimating data .4. Project management sofware .5. Bottom-up estimating

.4. Project management software

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasi sumberdaya.

Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya,

resource breakdown structures

, ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkan

seperti juga berbagai

resource calendars.

32

Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin dalam persyaratan estimasi

schedule activity

dan didokumentasikan.

(33)

PMBOK© Guide page 136 Outputs .1. Activity resource requirements .2. Activity atributes (updates) .3. Resource breakdown structure .4. Resource calendars (updates) .5. Requested changes

.1. Activity resource requirements

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

OUTPUTS

Persyaratan ini kemudian bisa dikumpulkan untuk menetapkan estimasi Keluaran dari

activity resource requirement

adalah suatu

identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap

schedule activity

didalam

paket pekerjaan.

33

Persyaratan ini kemudian bisa dikumpulkan untuk menetapkan estimasi sumberdaya pada paket pekerjaan.

Jumlah rincian dan tingkat ketegasan dari persyaratan sumberdaya bisa berubah sesuai dengan pengetrapannya.

Dokumen persyaratan sumberdaya setiap

schedule activity

termasuk dasar

estimasi setiap sumberdaya sepanjang asumsi dapat dipakai dalam menetapkan jenis sumberdaya yang diterapkan, kemampuannya, dan jumlah yang dipakai. Proses

schedule development

(6.5) menetapkan kapan sumberdaya diperlukan.

(34)

.2. Activity atributes (updates)

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

OUTPUTS

Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukan untuk setiap

schedule activity

itu dikumpulkan kedalam

activity attribute.

Jika permintaan perubahan disetujui (4.6.3.1) hasil dari proses

Activity Resources Estimating

, maka

activity list

(6.2.3.2) dan

activity atrribute

(6.2.3.3) diupdate

34

.3. Resource breakdown structure

(6.2.3.2) dan

activity atrribute

(6.2.3.3) diupdate termasuk perubahan yang telah disetujui.

Adalah struktur secara hirarki dari sumberdaya yang teridentifikasi berdasarkan kategori dan jenisnya.

(35)

.4. Resource calendars (updates)

6. 3. ACTIVITY RESOURCE ESTIMATING

OUTPUTS

Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumen proyek secara harian dan hari tidak bekerja ditetapkan

tanggalnya, baik material atau personel yang aktif maupun yang idle.

Project resource calendar

biasanya mengidentifikasikan

sumberdaya khusus yang digunakan pada hari libur dan

35

.5. Requested changes

periode ketersediaanya.

Juga mengidentifikasi jumlah/kuantitas dari masing masing ketersediannya sumberdaya selama periode ketersediaan.

Proses

Activity resources Estimating

bisa menghasilkan permintaan perubahan (4.4.3.2) untuk menambah atau mengurangi

schedule activity

yang telah

direncanakan sesuai daftar aktifitas.

Permintaan perubahan diproses untuk mereview dan mendisposisikan melalui proses

Integrated Change Control (4.6)

(36)

Inputs :

. Activity cost estimates

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

Proses mengestimasi jumlah durasi

schedule

activitas menggunakan informasi jadwal aktivitas sesuai

scope of work,

jenis & jumlah sumberdaya, penanggalan ketersediaan sumberdaya dan

kemudian pengembangan jangka waktu/durasi sebagai masukan terhadap jadwal/

schedule.

Masukan untuk perkiraan dari jangka waktu proyek secara khas didapat dari seseorang atau group

didalam tim proyek yang telah familiar/ahli terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut.

36

terhadap sifat dari kegiatan khusus tersebut.

Proses mengestimasi jumlah durasi

schedule

aktivitas membutuhkan estimasi

productivity ,

jumlah sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikannya, dan

jumlah waktu pelaksanaan yang ditetapkan.

Dan semua asumsi untuk menunjang estimasi jangka waktu/durasi di dokumentasikan pada setiap estimasi durasi aktivitas.

Mengestimasi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

schedule

aktivitas dapat menggunakan pertimbangan waktu yang lalu sebagai persyaratan pada jenis pekerjaan khusus.

Estimasi jangka waktu/durasi bisa di diasumsikan semakin lebih akurat dan kualitasnya lebih baik.

(37)

Inputs :

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

.1. Enterprise environmental factors

(6.4.1.1 p. 140)

Banyak organisasi/perusahaan yang dilibatkan dalam proyek mungkin memelihara hasil estimasi durasi pada database dan referensi data yang lalu.

Jenis informasi yang dipakai sebagai referensi juga tersedia secara komersial dan bermaksud diperlukan untuk penyesuaian.

37

.2. Organizational process assets

(6.4.1.2 p. 140)

Historical Information (4.1.1.4)

tentang durasi diberbagai kategori aktivitas

sering tersedia pada perusahaan/ organisasi untuk dikembangkan. Biasanya sebagai database perusahaan.

(38)

Inputs :

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

.3. Project scope statement

(6.4.1.3 p. 140)

Constraints

dan

assumption

dari

project scope

statement (5.2.3.1)

dapat disesuaikan ketika meng

estimate

schedule activity duration.

Contoh Asumsi : Sesuatu asumsi yang akan memperpanjang periode pelaporan proyek bisa

mengakibatkan

schedule activity

duration

maksimum. 38 (PMBOK © Guide p. 140)

duration

maksimum.

.4. Activity list

(6.4.1.4 p. 140)

.5. Activity atributes

(6.4.1.5 p. 140)

Contoh Constraint : Submittal dokumen,

reviews, non deliverable schedule

activities,

durasi yang dibatasi kontrak, dan kebijakan

perusahaan

Seperti dijelaskan pada halaman 6.1.3.1 p. 129

(39)

.7. Resource calendars

(6.4.1.7 p. 141)

Inputs :

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

.6. Activity resource requirements

(6.4.1.6 p. 140)

Activity resource requirement

yang diestimasi

(6.3.3.1) akan berdampak pada durasi dari

schedule

aktivitas, sepanjang penempatan sumberdaya pada

schedule

aktivitas, dan ketersediaan sumberdaya

mempengaruhi jangka waktu/durasi aktivitas.

39

.7. Resource calendars

(6.4.1.7 p. 141)

Gabungan dari

resource calendar

(6.3) dikembangkan sebagai bagian dari proses

activity resource estimating,

termasuk ketersediaan, kemampuan dan keahlian sumberdaya manusia (9.2).

Jenis, kuantitas, ketersediaan dan kemampuan ketika diaplikasikan pada sumberdaya peralatan dan material (12.4) yang akan mempengaruhi jangka waktu juga disesuaikan.

(40)

Inputs :

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING INPUTS

.8. Project management plan

. Risk register (11.2 – 11.6)

Daftar risiko proyek yang informasinya dapat digunakan oleh tim proyek dalam

mempertimbangkan estimasi jangka waktu/ durasi.

Dan biasanya memberikan rating dan dampak yang ter identifikasi tinggi.

40 (PMBOK © Guide p. 141)

yang ter identifikasi tinggi.

. Activity cost estimates (7.1)

Activity cost estimate,

jika sudah selesai dapat dikembangkan secara cukup

rinci untuk memberikan kuantitas sumberdaya yang diestimasi pada setiap

(41)

Tools & Techniques .1. Expert judgment .2. Analogous estimating .3. Parametric estimating .4. Three-point estimates .5. Reserve analysis

.1. Expert judgment

(6.4.2.1 p. 141)

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

Activity duration

sulit di estimate sebab banyak factor yang

mempengaruhinya, seperti tingkat dan productifity sumberdaya.

Expert judgment, seperti informasi terdahulu bila memungkinkan dapat digunakan sebagai acuan.

Secara individu dari anggota tim proyek bisa memberikan informasi estimasi jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek

41

.2. Analogous estimating

(6.4.2.2 p. 141)

Analogous duration estimating

artinya menggunakan durasi yang ada pada

proyek sebelumnya, karena

schedule activity

yang mirip bisa digunakan untuk mengestimasi durasi pada schedule aktivitas yang akan datang.

Biasanya sering dipakai ketika informasi kurang rinci.

Dan

Analogous Estimating

menggunakan

historical information

(4.1.1.4) dan

Expert Judgment

.

jangka waktu/durasi atau memberikan rekomendasi pengalaman proyek terdahulu.

Jika keahlian ini tidak didapat maka estimasi jangka waktu akan tidak ada kepastian dan berisko.

(42)

.3. Parametric estimating

(6.4.2.3 p. 142)

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

Sebagai dasar untuk mengestimasi jangka waktu bisa ditetapkan secara kuantitatif yaitu dengan mengalikan kuantitas pekerjaan yang akan dikerjakan dengan

productivity rate.

42 (PMBOK © Guide p. 142)

Contoh :

productivity rate

bisa diestimasikan pada

project design

dengan jumlah lembar gambar yang diselesaikan dikalikan berapa jam

Drafter

per

lembar gambar.

Atau hasil pemasangan kabel dalam meter dikalikan jam kerja orang per meter.

(43)

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

.4. Three-point Estimates

Akurasi dari

activity duration estimate

dapat ditingkatkan dengan penyesuaian banyaknya risiko dalam estimasi yang sebenarnya.

Dengan cara Three-point Estimate dapat digunakan sebagai dasar dalam menetapkan tiga jenis estimasi yaitu :

Most likely. Durasi dari

schedule activity

diberikan sumberdaya hampir sesuai

dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk

43

dengan penempatan, productivitynya, harapan ketersediaan untuk

schedule activity

cukup realistik, ketergantungan pada para pihak

dan biasanya sudah ada di database perusahaannya.

Optimistic.

Activity duration

berdasarkan

best-case scenario

apa yang telah

dijelaskan pada

most likely estimate.

Pissimistic.

Activity duration

berdasarkan pada

worst-case scenario

dari apa

(44)

PERT Duration Calculation

For a singgle Activity (Tree

For a singgle Activity (Tree--Point Estimates)

Point Estimates)

Most Likely

(Used in original CPM calculation)

PERT Weighted Average = Higher

TE

44 Optimistic + 4 X Most Likely + Pessimistic

6 Optimistic Pessimistic Beta Distribution Longer Shorter Lower Probability of Occurrence Possible Durations

Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR, Project Management, p. 344

(45)

Activity Duration Calculation

Activity ID

Activity

Description Time Estimated

Expected

Time Variance Std.Dev Successor

a

m

b

(TE) σσσσ2222 σσσσ A0 Start 0 0 0 0 0 0 Kegiatan A A1 Kegiatan A 7 7 13 8 1 1 Kegiatan B, C A2 Kegiatan B 4 5 6 5 0.1 0.3 Kegiatan D,E,F A3 Kegiatan C 9 11 13 11 0.4 0.7 Kegiatan H 45 A4 Kegiatan D 1 2 3 2 0.1 0.3 Kegiatan G A5 Kegiatan E 7 10 13 10 1 1 Kegiatan G,H A6 Kegiatan F 5 6 13 7 1.8 1.3 Kegiatan H A7 Kegiatan G 2 3 4 3 0.1 0.3 Kegiatan I A8 Kegiatan H 6 9 12 9 1 1 Kegiatan I A9 Kegiatan I 3 5 7 4 0.1 0.3 Finish A10 Finish 0 0 0 0 0 0

TE

=

a + 4m + b

₆

=

σ

2222

_{((b – a)/6)}

₂

σ

a = most optimistic time

m = most likely time / waktu hampir bisa dipastikan

b = most pessimistic time

Duration

=

Man-hours

(46)

Probability Completion Time

• Completion Time for the probability 25 % (appendix E

table) Z = -0.68

• Z = D – TE /

√σ

2

_CP

⇒

- 0.68 = D – 36 /

√

3.2

• D (

Desire Project completion time

) = - 0.68 X 1.8 + 36 = 34.7

hari = 35 hari.

46

hari = 35 hari.

• Completion Time for the probability 50 % (appendix E table) Z = 0

• D

(Desire Project completion time )

= 36 hari

• Completion Time for the probability 75% (appendix E table) Z =

0.70

(47)

.5. Reserve Analysis

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING

TOOLS & TECHNIQUES

Tim proyek bisa memilih untuk menyatukan waktu tambahan yang dikenal sebagai cadangan ketidaktentuan, cadangan waktu atau penunjang kedalam semua

schedule

proyek sebagai risiko

schedule.

47

semua

schedule

proyek sebagai risiko

schedule.

Bisa berbentuk prosentase dari

estimated activity duration,

jumlah waktu yang sudah pasti, atau yang dikembangkan dengan

quantitative schedule

risk analysis (11.4.2.2).

Bisa digunakan sebagian atau secara lengkap, atau nantinya dapat dikurangi atau tidak digunakan akibat dari ketersediaan informasi yang menjadi pasti.

Contingency reserve

di dokumentasikan sepanjang terkait dengan asumsi

(48)

Outputs

.1. Activity duration estimates .2. Activity atributes (updates)

.1. Activity duration estimates

Adalah penilaian secara kuantitatif dari jumlah jangka waktu yang hampir mendekati benar, yang akan dipakai untuk

menyelesaikan schedule activity. Termasuk beberapa indikasi jangkauan (range) dari hasil yang memungkinkan.

Contoh :

2 Minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa schedule

activity akan memakan waktu menimum 8 hari dan tidak lebih dari 12 hari (diasumsikan bekerja 5 hari dalam

seminggu) ……di Indonesia umumnya menggunakan hari

6. 4. ACTIVITY DURATION ESTIMATING OUTPUTS

48

seminggu) ……di Indonesia umumnya menggunakan hari kalender ( bekerja 7 hari dalam seminggu).

Contoh :

15 %

probability

dari melebihi 3 minggu

mengindikaskan suatu

probability

tinggi yaitu 85%, maka

schedule activity

akan memakan waktu 3 minggu atau kurang.

.2. Activity atributes (updates)

Activity Attributes (6.1.3.2) diupdate termasuk durasi setiap schedule activity, asumsi yang dibuat dalam pengembangan activity duration estimates dan contingency reserves.

(49)

Inputs :

.5. Project schedule network diagrams

.6. Activity resource requirements 7. Resource calendars

. Risk register

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS

Proses berulang didalam menentukan tanggal start dan finish dari suatu aktivitas/kegiatan proyek. Jika tanggal start dan finish tidaklah realistis, maka proyek tidak mungkin akan selesai sesuai jadwal yang diharapkan.

Didalam

Schedule development, duration estimates

dan

resource estimates

selalu direview dan direvisi

untuk menciptakan

approved project schedule

yang berguna untuk mengendalikan

progress.

Schedule development

dilakukan terus menerus

49

Schedule development

dilakukan terus menerus

selama proyek berjalan sebagai kemajuan

pekerjaan, perubahan

project management plan,

dan mengantisipasi terjadinya risiko atau munculnya risiko baru.

.1. Organizational process assets

Mungkin memiliki beberapa item aset yang dapat dipakai dalam

schedule

development

, seperti

project calendar

( suatu kalendar hari kerja atau shift

yang menetapkan tanggal

schedule activity

dikerjakan, dan hari tidak kerja yang mana

schedule activities are idle

)

(50)

Inputs :

. Risk register

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS

2. Project scope statement

Project Scope Statement (5.2.3.1) terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada pengembangan project schedule.

Assumptions :

adalah faktor yang terkait dengan schedule, di

dokumentasikan, dipakai untuk tujuan pengembangan

schedule, disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau pasti.

Constraint :

adalah faktor yang akan membatasi pilihan dari project management team pada waktu melakukan schedule

Ada 2 kategori time constraint untuk disesuaikan pada waktu pengembangan schedule : 1). “Start No Ealier than” dan “Finish No Later Than”

Date constraint termasuk harus sesuai dengan tanggal ditetapkan pada kontrak, suatu market window pada technology project, batasan suaca pada kegiatan diluar, pemenuhan pemerintah yang diamanatkan dengan penyelesaian sengketa dengan penengahan kembali, pengiriman material dari para pihak tidak sesuai project schedule.

2). Project Sponsor, Project customer, atau stakeholder lain sering mendikte atas peristiwa kunci atau major milestone yang berdampak pada penyelesaian sesuai

tanggal yang ditetapkan.

management team pada waktu melakukan schedule network analysis.

(51)

Project Finish Constraint

ET8 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7

ET1

Project Start Date

(a)

Projected Lateness Negative Slack Expected Completion Required Completion Date 51 ET2

ET1 ET3 ET4 ET5 ET6

ET1 ET2 ET3 ET4 ET5 ET6 ET7 ET8

ET8 ET7

(b)

(c)

Expected Completion Expected Completion Contingency Positive Slack

(52)

Inputs :

. Risk register

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS

.3. Activity list

.4. Activity atributes

Seperti sudah dijelaskan didalam (6.1.3.1 p. 129)

Seperti sudah dijelaskan didalam (6.1.3.2 p. 130)

.5. Project schedule network diagrams

.6. Activity resource requirements

(53)

Inputs :

. Risk register

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT INPUTS

7. Resource calendars

.8. Activity duration estimates

53

.9. Project management plan

Terdiri dari :

Schedule Management Plan, Cost Management Plan, Project

Scope Management Plan,

dan

Risk Management Plan.

Perencanaan ini memandu pengembangan

schedule

, seperti komponen yang secara angsung mendukung proses

schedule Development

. Salah satunya adalah Daftar Risiko

. Risk register (11.1 – 11.5)

Mengidentifikasikan risiko proyek dan berhubungan dengan

risk response

plan

yang diperlukan untuk menunjang proses

schedule Development.

(54)

.1. Schedule network analysis .2. Critical path methode .3. Schedule compression .4. What if-scenario analysis .5. Resource leveling

.6. Critical chain method

.7. Project management sofware .8. Applying calendars

.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model

.1. Schedule network analysis

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT

TOOLS & TECHNIQUES

Adalah suatu cara /teknik yang menghasilkan project schedule.

Dengan membuat schedule model dan berbagai teknik analysis, seperti

CPM, CCM, What if-analysis, Resource

leveling

untuk menghitung early dan late start dan

finish dates.

Kemudian

start

dan

finish date

dischedulekan untuk porsi

schedule activity

yang belum selesai .

54

.2. Critical Path Methode

porsi

schedule activity

yang belum selesai . Beberapa

network paths

mungkin memiliki

penyimpangan alur atau pemusatan alur yang bisa

diidentifikasi dan dipakai dalam

schedule compression

analysis

atau

analysis

lain.

(55)

Calculation Early dates, Late dates, Total Float

Activity B Activity D Duration= 8 Activity E Duration=2 Activity G Duration=5 SS + 5 5 Backward Pass 1 6 15 11 18 19 20 23 27 21 22 13 20 Foreward Pass 2 2 2 2 58 Activity A Duration= 5 Duration=10 Activity C Duration=15 Activity F Duration=5 Duration=5 FF + 2 6 20 21 25 23 27 21 25 6 20 1 5 8 20 0 0 0 0 5 2 0 0 0 0 Critical Path TF

TF = Total Float = ES suc – EF pred – 1 = Zero = Critical = LS – ES; LF – EF

FF = Free Float = LF – OD – ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start of any immediately following activities

(59)

.1. Schedule network analysis .2. Critical path methode .3. Schedule compression .4. What if-scenario analysis .5. Resource leveling

.6. Critical chain method

.7. Project management sofware .8. Applying calendars

.9. Adjusting leads and lags 10. Schedule model

.3. Schedule compression

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT

TOOLS & TECHNIQUES

All Activity Crash

Minimum Cost Total Crash

P

ro

g

ra

m

C

o

s

t

(

$

/

I

D

R

)

Compression (With Crashing)

Tools : Duration Compression

59

Normal Operation

Program completion Time, Weeks

P

ro

g

ra

m

C

o

s

t

(

$

/

I

D

R

)

0

Increase cost

Crashing :

Doing anything to reduce the schedule completion of the project .

The rule in implementing Crashing are : a. Crash on Critical Path

b. Crash Critical Activities whose have cheapest cost

(60)

6. 5. SCHEDULE DEVELOPMENT

TOOLS & TECHNIQUES

Star

t

Design

Detail

Check

Purchase

Material

Start Mfg

Design

Detail

Purchase

Material

Compression (With Fast Tracking)

60

Material

Check

Compression

2. Fast Tracking

Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap. Hints : a. Leads, b. Logic relationship.