LAPORAN BERKELANJUTAN
SUSTAINABILITY REPORT
2014
FOR A SUSTAINABLE FUTURE
MENDORONG KEMAMPUAN
MENDORONG KEMAMPUAN
UNTUK MASA DEPAN
YANG BERKELANJUTAN
LEVERAGING
CAPABILITIES FOR A
SUSTAINABLE FUTURE
PT Patra Jasa (Perseroan) percaya bahwa pertumbuhan yang
berkelanjutan dapat menjadi sebuah nilai tambah bagi para
pemangku kepentingan selain dapat pula meningkatkan
citra dan kinerja Perseroan. Untuk itu, Perseroan berupaya
meningkatkan kinerja keberlanjutannya yang mengacu pada
konsep
Triple Bottom Line
yang terdiri dari
Position, People,
dan
Planet
. Laporan Keberlanjutan ini merupakan laporan kedua
Perseroan yang menjadi media untuk mengkomunikasikan
seluruh kinerja keberlanjutan Perseroan selama tahun 2014.
Di tahun 2014, Perseroan telah menunjukan komitmennya terkait kinerja keberlanjutan
dengan mendorong kemampuan yang dimiliki untuk masa depan yang berkelanjutan. Hal
tersebut dapat dilihat dari peningkatan kinerja Perseroan baik dari segi ekonomi, sosial,
dan lingkungan. Dan peningkatan kinerja tersebut digambarkan dengan elemen tangga
yang mengarah ke atas pada sampul laporan keberlanjutan ini dengan 3 (tiga) foto yang
merepresentasikan kinerja untuk aspek ekonomi, sosial, dan lingkungan.
PT Patra Jasa (Persero) believes that sustainable growth can be the added values for the stakeholders in addition to improve the Company's image and performance. Therefore, the Company strives to improve is sustainability performane by referring to the concept of Triple Bottom Line which consists of People, Planet, and Proit. This Sustainability Report is the second report of the Company that serves as the platform to communicate all of the Company's sustainability performance in 2014.
DAFTAR ISI
Sustainability Report Feedback FormSUSTAINING
Management of Conlicts of Interest
24
Mengedepankan Produk dan Layanan Ramah Lingkungan
Prioritize Sustainable Products and Services
37
Laporan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi
Joint Statement From The Board Of Commissioners And Directors
4
Mengembangkan Insan Patra Jasa
Developing Patra Jasa’s Individual
42
Investasi untuk
Kesejahteraan Masyarakat
Investment for Public Welfare
47
24
Kompetensi dan Evaluasi Kinerja Badan Tata KelolaCompetence and Performance Evaluation of Governance Body
38
Konsumsi AirWater Consumption
44
Program Kesejahteraan KaryawanEmployee Beneits Program
23
Komposisi Badan Tata KelolaComposition of Governance Body
37
Menjadi Organisasi Ramah LingkunganBeing Environmentally Friendly Organizations
42
Proil SDM Patra JasaHR Proile Patra Jasa
45
Program Cuti dan Pensiun PerseroanLeave and Retirement Company Program
45
Hubungan IndustrialIndustrial Relations
46
Praktik HAM Dalam KetenagakerjaanHAM Practices in Employment
26
Remunerasi Dan Insentif39
Upaya Eisiensi Konsumsi EnergiEnergy Consumption Eficiency Initative
Rantai Distribusi Perseroan
Company’s Supply Chain
9
Referensi Dan Periode Pelaporan
Reporting Period And Reference
14
Ruang Lingkup Aspek Material
Scope of Material Aspect
18
9
Visi, Misi dan Tata NilaiVision, Mission and Values
15
Proses Penentuan Isi LaporanProcess of Determination of the Report Content
19
Pernyataan terkait Keandalan serta Perubahan Selama Periode LaporanStatement of Reliability and Changes During Reporting Period
8
Skala PerusahaanOrganization Scale
13
Melanjutkan Inisiatif KeberlanjutanContunue Sustainability Initiative
10
Jaringan Unit UsahaBusiness Units Coverage
10
Jaringan Unit UsahaBusiness Units Coverage
14
Proses Penentuan Materialitas dan Objek PelaporanProcess for Determining Reporting Objects and Materiality
19
Tanggung Jawab atas LaporanResponsibility of the Report
Nilai ekonomi yang didistribusikan
Distributed economic value
31
Nilai Ekonomi Yang DiperolehGenerated Economic Value
Tanggung Jawab Layanan Kepada Konsumen
Service Responsibility for Customer
33
DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI
JOINT STATEMENT FROM THE BOARD OF COMMISSIONERS AND DIRECTORS
Para Pemangku Kepentingan yang Terhormat,
Atas nama Dewan Komisaris dan Direksi, dengan bangga kami mempersembahkan Laporan Berkelanjutan kedua Patra Jasa sebagai bagian dari komitmen Perseroan untuk terus memberikan kontribusi untuk meraih pertumbuhan yang berkelanjutan dengan mengacu pada konsep Triple Bottom Line yang terdiri dari People, Planet, dan Proit.
Pertumbuhan Kinerja
Perseroan berupaya untuk memberikan kinerja terbaiknya dan nilai lebih bagi seluruh pemangku kepentingan. Secara keseluruhan, kinerja keberlanjutan Perseroan di tahun 2014 mengalami pertumbuhan dibandingkan dengan tahun sebelumnya yang mencakup pertumbuhan dari aspek ekonomi, sosial, dan lingkungan.
Dari segi pertumbuhan aspek ekonomi, Perseroan berhasil mencatatkan peningkatan pendapatan sebesar Rp69.168,23 juta atau melebihi target sebesar 118,42%. Selain itu, Perseroan juga berhasil membukukan pertumbuhan laba bersih yang melebihi target sebesar 134,87%. Tingkat kesehatan Perseroan yang mencakup aspek keuangan, pertumbuhan dan administrasi mampu mencapai nilai sebesar 92,00 dengan tingkat kinerja AA.
Dari segi pertumbuhan aspek sosial, Perseroan juga meningkatkan kegiatannya terkait pengembangan komunitas
Dear Honored Stakeholders,
On behalf of the Board of Commissioners and Directors, we proudly present to you the second Sustainability Report of Patra Jasa as part of the Company’s commitment to provide contribution to achieve sustainable growth by referring to the concept of Triple Bottom Line comprising of People, Planet, and Proit.
Performance Growth
The Company strived to deliver its best and higher performances to all stakeholder. In overall, the Company’s sustainability performances in 2014 increased compare with the previous year that comprised of the growth from the economic, social, and environmental aspects.
From the economic aspect performance, the Company sucessfully recorded an in crease in the revenues by Rp69,168.23 million or passed the target by 118.42%. In addition, the Company also successfully recorded net proit growth that passed the target by 134.87%. The Company’s soundness level comprising of the economic, growth, and administration aspects was able to achieve the score 92.00 with performance level of AA.
termasuk pemberian donasi, membuka kesempatan untuk melakukan praktek kerja di unit usaha Perseroan, dan kegiatan lainnya. Selain itu, Perseroan juga meningkatkan kegiatan pengembangan sumber daya manusianya dengan mengadakan 788 pelatihan di tahun 2014.
Dari segi pertumbuhan aspek lingkungan, di tahun 2014, Perseroan sudah membangun eco park di Patra Jasa Semarang Convention Hotel sebagai wujud komitmen Perseroan terhadap pertumbuhan yang berkelanjutan. Dimana sebagian taman sudah dalam tahap penyelesaian dan sudah terdapat beberapa pohon yang ditanam. Diharapkan seluruh area akan selesai di akhir tahun 2015 dan harapan Perseroan unit usaha ini dapat menerapkan eco-green hotel yang akan dilakukan secara bertahap selama kurang lebih 3 tahun ke depan. Selain itu, Perseroan juga terus berupaya untuk melestarikan lingkungan melalui kegiatan kebersihan lingkungan bersama, pembersihan area pantai di sekitar area unit usaha Perseroan, dan kegiatan lainnya untuk menjaga kelestarian lingkungan.
Tentang Laporan Ini
Laporan Keberlanjutan ini merupakan Laporan Keberlanjutan kedua Perseroan yang menggunakan standar pedoman pelaporan Global Reporting Initiative (GRI) versi 4 (GRI G4). Laporan Keberlanjutan ini menjelaskan kinerja ekonomi, sosial, dan lingkungan Perseroan dan menjadi media bagi Perseroan untuk mengkomunikasikan seluruh aktivitas dan program terkait ekonomi, sosial, dan lingkungan.
Dalam menyusun Laporan Keberlanjutan ini, Perseroan telah melaksanakan stakeholder engagement dan menentukan aspek material yang menjadi perhatian utama para pemangku kepentingan dan Perseroan. Adapun aspek-aspek dengan tingkat material yang tinggi antara lain adalah kinerja keuangan Perseroan yang optimal, penyediaan ruang hijau, program kesejahteraan karyawan, penggunaan energi yang eisien, kampanye save energy, konsumsi air yang eisien, food safety, survei kepuasan pelanggan, dan kesempatan pengembangan keahlian dan pengetahuan bagi karyawan.
Komitmen Kami
Perseroan berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerjanya dalam mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan dengan memfokuskan kegiatannya pada aspek-aspek dengan tingkat material yang tinggi sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi seluruh pemangku kepentingan dan Perseroan. Dan seluruh kegiatan tersebut akan kami sampaikan dalam Laporan Berkelanjutan yang akan kami sampaikan setiap
including giving donation, providing opportunities for internship in Company’s unit business, and other activities. In addition, the Company also improved its activities concerning the human resources development by organizing 788 trainings in 2014.
From the environmental aspect performance, in 2014, the Company has built eco park in Patra jasa Semarang Convention Hotel as part of the Company’s commitment for a sustainable growth. Some parts of the park were already in the completion phase and have been planted with some trees. The whole are is expected to be completed by the end of 2015 and the Company expects that this business unit will be able to implement eco-green hotel that will be undertaken gradually for more or less the next 3 years. In addition, the Company also tried to preserve the environment through activities of cleaning the environment, the beach area near the Company’s business unit, and other activities to preserve the environment.
About This Report
This Sustainability Report is the second Sustainability Report of the Company that used the reporting standard guideline Global Reporting Initiative (GRI) version 4 (GRI G4). This Sustainability Report explained the Company’s economic, social, and environmental performances and served as the Company’s platform to communicate all activities and program concerning with economic, social, and environment.
In preparing this Sustainability Report, the Company has organized stakeholder engagement and determined material aspects that become the main concern of the stakeholders and Company. The high materiality aspects consist of the optimum inancial performance, providing green space, employees’ welfare program, eficient energy usage, save energy campaign, eficient water consumption, food safety, customer satisfaction survey, and skill and knowledge development for employees.
Our Commitment
TENTANG
Patra Jasa (“Perseroan”) adalah sebuah perusahaan terbatas, berkedudukan hukum di Jakarta, yang didirikan pada tahun 1963 dengan nama Vacantle Cord Puntjak N.V. yang selanjutnya berubah nama menjadi PT Patra Jasa pada tanggal 17 Juli 1975 berdasarkan Akta Notaris Achmad Daroqutni No. 18 tanggal 18 Juli 1975. Perseroan merupakan anak perusahaan PT Pertamina (Persero) dengan jumlah kepemilikan saham sebanyak 99,98% dan PT Pertamina Patra Niaga sebanyak 0,02%..
Perseroan yang bergerak dalam industri hospitality dan properti, telah mengembangkan bisnisnya dalam bidang usaha jasa perhotelan, penyewaan gedung perkantoran, dan penyewaan perumahan untuk tempat tinggal. Selain itu, Perseroan juga mengelola HSE (Health, Safety and Environment) Training Centre milik PT Pertamina (Persero) di Palembang dan Environmental Learning Centre Pertamina di Simprug, Jakarta. Pada bulan Januari 2012, Perseroan mengembangkan usahanya dengan mendirikan jasa catering untuk menyediakan makanan, jasa laundry, dan house keeping yang beroperasi di lokasi pertambangan dan pengeboran baik onshore dan offshore.
Hingga akhir tahun 2014, Perseroan telah mengoperasikan 7 unit usaha hotel, 2 unit usaha properti, 1 unit usaha komersil, dan mengelola 3 aset milik PT Pertamina (Persero) sebagai berikut:
Patra Jasa (“the Company”) is a limited liability company, headquartered in Jakarta, that was established in1963 under the brand of Vacantle Cord Puntjak N.V. that was then changed to PT Patra Jasa on July 17, 1975 based on the Notary Deed No. 18, dated July 17, 1975, by Notary Achmad Daroqutni. The Company is a subsidiary of PT Pertamina (Persero) with share ownership of 99.98% and PT Pertamina Patra Niaga of 0.02%.
The Company that is engaged in hospitality and property industry, has expanded its businesses in the hospitality services sector, rental ofice buildings, and residential leasing. In addition, the Company has also managed HSE (Health, Safety and Environment) Training Centre in Palembang owned by PT Pertamina (Persero) in Palembang and Environmental Learning Centre Pertamina in Simprug, Jakarta. On January 2012, the Company expanded its businesses by establishing catering services to provide meals, laundry services, and housekeeping that is operated in the mining and drilling location both onshore and offshore.
Until the end of 2014, the Company has operated seven hotel business units, two property business units, one commercial unit, and has managed 3 assets owned by PT Pertamina
1. Patra Jasa Bali Resort & Villas 2. Patra Jasa Bandung Hotel 3. Patra Jasa Jakarta Hotel
4. Patra Jasa Semarang Convention Hotel 5. Patra Jasa Anyer Beach Resort 6. Patra Jasa Parapat Lake Resort 7. Patra Jasa Cirebon Hotel
1. Patra Jasa Bali Resort & Villas 2. Patra Jasa Bandung Hotel 3. Patra Jasa Jakarta Hotel
4. Patra Jasa Semarang Convention Hotel 5. Patra Jasa Anyer Beach Resort 6. Patra Jasa Parapat Lake Resort 7. Patra Jasa Cirebon Hotel
HOTEL
Hotels
KOMERSIL
1. Patra Jasa Ofice Tower 2. Patra Jasa Residential
1. Patra Jasa Ofice Tower 2. Patra Jasa Residential
PROPERTI
Property
Agar Perseroan tetap eksis dan aktif dalam industrinya, maka Perseroan turut aktif menjadi anggota Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia. Asosiasi ini turut mengembangkan potensi kepariwisataan nasional dan menjadi media untuk saling bertukar informasi dan menjalin kerjasama antar anggotanya.
To make the Company stays exist and active in its industry, then the Company also active participates to become the member of Indonesia Hotel and Restaurant Association (IHRA). This association participates in developing the potential of national tourism and becomes the platform to exchange information and cooperate among its members.
G4-16
G4-9
URAIAN
2014
2013
DESCRIPTIONSJumlah Pegawai 1040
Orang/Person
1094
Orang/Person Total Employees (Person)
Pendapatan Usaha 444.597,77
Jutaan Rupiah/Million Rupiah
375.429,55
Jutaan Rupiah/Million Rupiah Revenues
Liabilitas Jutaan Rupiah/ 205.315,24
Million Rupiah
205.315,24
Jutaan Rupiah/Million Rupiah Liabilities
Ekuitas 392.186,39
Jutaan Rupiah/Million Rupiah
339.868,42
Jutaan Rupiah/Million Rupiah Equity
Jumlah Aset 653.442,77
Jutaan Rupiah/Million Rupiah
545.183,66
Jutaan Rupiah/Million Rupiah Total Assets
Kepemilikan Saham Share Ownership
PT Pertamina (Persero) 99,98
Persentase/Percentage
99,98
Persentase/Percentage PT Pertamina (Persero)
PT Pertamina Patra Niaga 0,02
Persentase/Percentage
0,02
Persentase/Percentage PT Pertamina Patra Niaga
PT PERTAMINA (PERSERO)
99,98% 0,02%
PT PERTAMINA PATRA NIAGA
PT PATRA JASA
SKALA PERUSAHAAN
Organization Scale
STRUkTUR PEmEGANG SAhAm
G4-12
Perseroan memiliki ratusan rekanan yang menyediakanbarang serta jasa yang dibutuhkan Perseroan untuk melayani para pelanggan kami baik dalam bidang usaha jasa perhotelan, penyewaan gedung perkantoran, penyewaan perumahan, dan catering services. Rekanan kami menyediakan beragam barang dan jasa untuk bidang konstruksi, konsultan, IT, ME, sipil, arsitektur, penyedia transportasi, bahan makanan dan minuman. Selain perusahaan penyedia barang dan jasa tersebut, kami juga membina beberapa penyedia barang dan jasa lokal di sekitar unit usaha Perseroan untuk menyediakan kebutuhan amenities dan kebutuhan makanan di bidang usaha
The Company has hundreds of business partners who provide goods and services needed by the Company to serve its customers in the hotel, ofice rental, residential, and catering services business. Our partners provide various goods and services in construction, consultant, IT, ME, civil, architecture, transportation provider, raw food and drink. Other that those partners, we also develop the local suppliers to provide the amenities and food necessities for the hotel business units.
Mengembangkan perusahaan melalui
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia
Company improvement through the increase of human resources quality
MISI
MISSION
VISION
VALUES
VISI
Menjadi perusahaan di industri hospitality dan
properti yang selalu dipilih pelanggan.
To become a company chosen by customers in hospitality
and property industry.
Mengutamakan kepuasan pelanggan untuk memaksimalkan hasil
perusahaan
Focusing on customer satisfaction to maximize company outcomeMenjalankan usaha dengan prinsip Good Corporate Governance
Running the business with Good Corporate Governance
L
EARNING
CONTINUOUSLY
S
ATISFACTION
M
AXIMIZING PROFIT
I
NNOVATION
E
NVIRONMENTAL &
SOCIAL RESPONSIBILITY
TATA NILAI
VISI, MISI DAN TATA NILAI
RANTAI DISTRIBUSI PERSEROAN
Vision, Mission and Values
PATRA JASA OFFICE TOWER
(KANTOR PUSAT)
Patra Jasa Ofice Tower (Head Ofice) Jl. Gatot Subroto Kav. 32-34 Jakarta 12950
Indonesia
Telp. (62-21) 521 7222 Fax (62-21) 522 8084
PATRA JASA PARAPAT
LAKE RESORT
JI. Pertamina Siuhan Danau Toba, Parapat Sumatera Utara
Telp. (62-625) 41196/41186 Fax (62-625) 41536
PATRA JASA ANYER BEACH RESORT
Jl. Raya BanduluAnyer-Banten 42166 Telp. (62-254) 602 700 Fax (62-254) 600 126
PATRA JASA JAKARTA HOTEL
Jl. Jendral A. Yani No. 2By Pass-Jakarta 10510
Telp. (62-21) 421 1919/424 0608 Fax (62-21) 424 3720
PATRA JASA RESIDENTIAL
Jl. Taman Patra Raya No. 2Kuningan Village-Jakarta Telp. (62-21) 828 0463 Fax (62-21) 828 0869
G4-5
G4-6
G4-8
INDONESIA
JARINGAN UNIT USAHA
PT PRIMA ARMADA RAYA
Patra Jasa Ofice Tower Lt. Dasar Jl. Jend. Gatoto Subroto Kav. 32-34 Jakarta 12950, Indonesia Telp. (62-21) 5290021ANAK PERUSAHAAN
Subsidiary Company
PATRA JASA PALEMBANG
(HSE SUNGAI GERONG)
Pertamina HSE Training Centre Jl. Pusdiklat Sungai Gerong Palembang – Sumatera Selatan Telp. (62-711) 8705 300 Fax. (62-711) 8705 800PERTAMINA SIMPRUG
RESIDENCE
Jl. Sinabung 2 Terusan Simprug Kebayoran Baru – Jakarta Selatan Telp. (62-21) 722 3029-32
DIKELOLA OLEH PERSEROAN
Managed by the Company
PATRA JASA BANDUNG HOTEL
Jl. Ir. H. Juanda No.132Bandung 40132 Telp. (62-22) 250 2664 Fax (62-22) 250 4995
PATRA JASA CIREBON HOTEL
JI. Tuparev No. 11Cirebon 45153, Jawa Barat Telp. (62-231) 209 400 Fax. (62-231) 207 696
PATRA JASA SEMARANG CONVENTION
HOTEL
Jl. Sisingamangaraja Candi Baru-Semarang 50252 Telp. (62-24) 831 4441/ 841 4141 Fax (62-24) 831 4448
PATRA JASA BALI RESORT & VILLAS
Jl. Ir. H. Juanda - South Kuta BeachKuta-Bali 80361 Telp. (62-361) 935 1161 Fax (62-361) 9352 030
PATRA
JASA
CATERING
SERVICES
TENTANG
Perseroan memahami bahwa inisiatif keberlanjutan harus ditunjukkan melalui berbagai sikap dan tindakan yang dapat diukur serta dipertanggungjawabkan kepada setiap pemangku kepentingan. Melalui Laporan ini, Perseroan berusaha mengungkapkan akuntabilitas kinerja Perseroan dalam mendukung tujuan pembangunan yang berkelanjutan (sustainable development) kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) baik internal maupun eksternal. Laporan Keberlanjutan ini memuat informasi mengenai kondisi faktual yang terkait dengan program dan pendekatan manajemen Perseroan dalam menghadapi dan mengantisipasi segala bentuk peluang, risiko serta tantangan yang terkait dengan keberlanjutan bisnis Perseroan.
Dengan tema Leveraging Capabilities for a Sustainable Future pada Laporan Keberlanjutan 2014 ini, Perseroan berupaya untuk menunjukkan komitmenya kembali dalam membangun pondasi yang semakin kuat dalam kinerja keberlanjutan Perusahaan melalui serangkaian program peningkatan kapasitas Perusahaan untuk jangka panjang. Upaya pengungkapan ini juga dimaksudkan agar seluruh pemangku kepentingan dapat mengetahui dan memberikan masukan yang konstruktif terkait aspek keberlanjutan yang menjadi perhatian mereka untuk menjadi sarana pembelajaran dan penyempurnaan kinerja keberlanjutan Perseroan di masa mendatang.
The Company understands that the sustainable initiative shall be realized into various responses and actions that can be measured and accounted to each stakeholders. With this report, the Company tried to disclose the Company’s performance in supporting the sustainable development to all stakeholders for both internal and external. This Sustainability Report contains information concerning the factual condition related with the Company’s program and management approach in facing and anticipating all forms of opportunities, risks and challenges related with teh Company’s business sustainability.
With the theme of “Leveraging Capabilities for a Sustainable Future” in this Sustainability Report of 2014, the Company is trying to execute various programs related with sustainability in line with the growth achieved by the Company. This effort is taken so that all stakeholders will be aware and provide constructive inputs related with the sustainability aspect that becomes their main concern as a platform of learning and for better improvement of the Company’s sustainability in the future.
Laporan Berkelanjutan 2014 ini merupakan laporan berkelanjutan kedua Perseroan yang mengacu pada standar pelaporan internasional Global Reporting Initiative Versi 4 (GRI G4). Sedangkan Laporan Berkelanjutan 2013 sebagai laporan perdana diterbitkan pada bulan Juli tahun 2014 lalu, yang juga menggunakan dasar framework yang sama, sehingga pemangku kepentingan diharapkan dapat tetap melakukan perbandingan dari data yang disajikan.
Untuk memudahkan dalam memahami kesesuaian laporan ini dengan standar tersebut, Perseroan menyajikan pula Indeks GRI G4 dengan indikator berwarna yang relevan pada data dan informasi yang dilaporkan di setiap halaman laporan ini, sementara Indeks GRI G4 disajikan di akhir halaman laporan ini.
This Sustainability Report of 2014 is the second sustainability report of the Company that refers to the international reporting standard of Global Reporting Initiative Version 4 (GRI G4). Meanwhile the Sustainability Report 2013 was the initial report published on July in 2014 that used the same framework, so that stakeholders are expected to be able to compare the data provided.
To ease the readers in understanding the compliance of this report with such standard, the Company provided also the GRI G4 Index with relevant colored indicator on this disclosed data and information in each page, meanwhile the GRI G4 Index is available at the last part of this report. In this report, the
REFERENSI DAN PERIODE PELAPORAN
MELANJUTKAN INISIATIF KEBERLANJUTAN
Reporting Period and Reference
Contunue Sustainability Initiative
Perseroan berkomitmen untuk menjalankan bisnis yang memperhatikan aspek-aspek ekonomi, sosial, dan lingkungan dan menyeimbangkannya dengan kepentingan para pemangku kepentingan Perseroan. Melalui proses engagement, Perseroan lebih mengerti dan memahami apa yang menjadi perhatian dan ekspektasi para pemangku kepentingan terhadap Perseroan.
The Company is committed to operate its business by considering the economic, social, and environmental aspects and balancing with the interest of the Company’s stakeholders. Through engagement process, the Company is more aware and understand what matters that have been the main concern and expectation of the Company’s stakeholders.
PROSES PENENTUAN ISI LAPORAN
Process of Determination of the Report Content
Penyusunan laporan ini dan penjabaran isu-isu material yang relevan yang menjadi perhatian para pemangku kepentingan dan juga menjadi perhatian Perseroan telah melalui beberapa tahap yaitu:
1. Identiikasi
Perseroan memulai proses penyusunan laporan ini dengan mengidentiikasi apa saja yang menjadi aspek dan topik yang material dari segi ekonomi, sosial, dan lingkungan bagi Perseroan termasuk hambatan-hambatan yang dihadapi. Proses mengacu pada prinsip-prinsip konteks berkelanjutan dan keterlibatan para pemangku kepentingan. Penentuan aspek atau isu yang material berdasarkan tingkat pengaruh atau dampaknya terhadap produk, jasa, dan kegiatan bisnis Perseroan.
2. Prioritas
Dari aspek-aspek atau isu-isu material yang telah teridentiikasi, Perseroan membuat skala prioritas terhadap aspek mana yang paling material atau penting bagi Perseroan.
3. Validasi
Proses ini melibatkan para pemangku kepentingan melalui stakeholder engagement untuk memvalidasi bahwa aspek-aspek yang telah teridentiikasi dan menjadi prioritas memang menjadi perhatian atau concern para pemangku kepentingan. Dalam tahap ini, Perseroan sudah dapat memberikan gambaran matrik Aspek Material yang menjadi dasar utama penentuan topik-topik dalam laporan ini.
The preparation of this report and the elaboration of issues relevant material of concern to stakeholders and also to the attention of the Company has gone through several phases: 1. Identiication
The Company began the process of preparing this report to identify what are the material aspects and topics in terms of economic, social, and environment for the Company, including the obstacles faced. The process refers to the principles of sustainable context and stakeholder engagement. Determination of the material aspect or issue based on the level of inluence or impact onproducts, services, and business activities of the Company.
2. Priority
From the aspects or issues of material which have been identiied, the Company made a priority to which aspects are most important for the material or the Company.
3. Validation
This process involves the stakeholders through stakeholder engagement to validate that the aspects that have been identiied and prioritized indeed a concern or concern stakeholders. In this stage, the Company has been able to provide an overview matrix material aspect that was fundamental to the determination of the topics in this report.
G4-18
STEP 1
STEP 2
STEP 3
IDENTIFICATION PRIORITIZATION VALIDATION sustainability Context
G4-18
4. Reviu dan PerencanaanPerseroan terus melakukan proses reviu atas laporan berkelanjutan yang telah disusun, untuk melakukan perbaikan dalam menyusun laporan berkelanjutan di periode selanjutnya.
4. Review and Planning
The Company continues to process reviews the ongoing reports that have been prepared, to make improvements in preparing the sustainability report in the next period.
PROSES PENENTUAN MATERIALITAS DAN OBJEK PELAPORAN
Process for Determining Reporting Objects and Materiality
Dalam menyusun laporan ini, Perseroan telah melakukan pemilihan aspek material berdasarkan proses yang dijelaskan diatas. Perseroan melakukan diskusi awalan untuk menentukan aspek yang dipertimbangkan untuk diungkapkan, lalu selanjutnya menyebarkan kuesioner kepada berbagai pemangku kepentingan seperti vendor atau pemasok, tamu hotel dan tenants, Pemerintah terkait, media, serta masyarakat sekitar. Kegiatan tersebut merupakan bagian dari stakeholder engagement untuk memperoleh informasi dalam menentukan isu-isu material pada Perseroan menurut pemangku kepentingan. Sehingga dalam laporan ini, Perseroan hanya menyampaikan apa yang menjadi isu-isu material yang relevan sesuai dengan indikator GRI G4. Para pemangku kepentingan yang dipilih untuk melakukan proses stakeholder engagement adalah para pemangku kepentingan yang memiliki dampak secara langsung atau pengaruh yang besar terhadap kegiatan bisnis Perseroan.
Sebagai komitmen untuk memperbaiki dan mengembangkan Laporan Keberlanjutan Perseroan pada tahun kedua ini, Laporan ini difokuskan pada beberapa aspek keberlanjutan utama yang ditentukan berdasarkan analisis materialitas dan relevansinya dengan aktivitas Perseroan. Penentuan aspek yang materialitas dilakukan berdasarkan analisis keberlanjutan bisnis Perseroan untuk menghasilkan informasi yang relevan sesuai dengan kebutuhan para pemangku kepentingan.
Dalam Laporan Keberlanjutan pada periode 2014 ini, Perseroan mengikutsertakan satu anak perusahaan, serta seluruh unit usaha yang terdiri atas 7 unit usaha hotel, 2 unit usaha properti, 1 unit usaha komersil, dan mengelola 2 aset milik PT Pertamina (Persero). Selain itu, data terkait pemasok serta tenant yang bekerja sama dengan Perseroan juga merupakan entitas yang masuk dalam pengungkapan Laporan Keberlanjutan ini.
In preparing this report, the Company has selected material aspects based on the process explained above. The Company conducted initial discussion in determining the aspects considered to be disclosed, and then distributed the questionnaire to stakeholders that consist of vendor or supplier, hotel guests and tenants, Gvernment, media, and public. Such activities are part of the stakeholder engagement to gain information in determining material issues to the Company based on stakeholders. So in this report, the Company only disclosed the material issues that are relevant based on the indicators in GRI G4. The stakeholders who are selected to conduct the process of stakeholder engagement are the stakeholders who have direct or big impact to the Comany’s business activities.
As part of the commitment to improve and develop the Company’s Sustainability Report in the second year, this Report is focused on some of the main sustainability aspects determined based on the materiality and relevance analysis with the Company’s activities. The material aspect determination was conducted based on the Company’s business sustainability analysis to deliver relevant information as needed by the stakeholders.
In this period of Sustainability Report 2014, the Company involving one subsidiary Company and all business units consisting of seven hotel business units, two property business units, one commercial unit, and has managed two assets owned by PT Pertamina (Persero). In addition, the data related to suppliers and tenants who cooperate with the Company is also the entity that is included in the disclosure of this sustainability report.
G4-24
G4-25
G4-26
G4-27
Sebagai hasil dari serangkaian proses penentuan aspek material dalam pelaporan ini, didapatkan beberapa aspek dengan kategori high, medium, dan low material berdasarkan analisis menggunakan metode materiality assessment yang telah dilakukan.
As a result of the process in determining the material aspect in this report, there are aspects that are fall into high, medium, and low material category based on the analysis using the materiality assessment method.
signifikAnsi PAdA dAMPAk ekonoMi, sosiAl dAn lingkungAn
Significance of economic, social and environmental impacts
PengAr
uh PenilAiAn dAn kePutusAn PeMAngk
u kePentingAn kepentingan dan Perseroan antara lain adalah
From the matrix above, the material aspects of the Company's stakeholders and include
8
1. Kinerja keuangan Perseroan yang optimal Optimum Company's inancial performance
2. Penyediaan ruang hijau, seperti taman, dll Eco green space, like park, etc
3. Program kesejahteraan karyawan Employees welfare program
4. Program K3 untuk karyawan
HSE Program for employees
5. Penggunaan energi (listrik, bahan bakar, dll) yang eisien
Eficient energy usage (eletricity, fuel, etc)
6. Kampanye save energy Save energy campaign
7. Konsumsi air yang eisien
Eficient water consumption
8. Food safety pada layanan catering Food safety for catering services
9. Survei kepuasan pelanggan
Customer satisfaction survey
10. Kesempatan pengembangan skill dan pengetahuan bagi karyawan
From those aspects, the focus of this report is the aspects with material impact on the sustainability issues in the internal, which is the optimum Company's inancial performance, eco green space, employees welfare program, HSE program for employees, eficient energy usage, eco-friendly product package/amenities material, save energy campaign, eficient water consumption, food safety on catering service, customer satisfaction survey, and opportunity for skill and knowledge development for employees.
Meamwhile the material aspects that also become the concerns of the Company's stakeholders are the Company's inancial performance, eco green space, employees welfare program, and HSE program for employees.
G4-19
Dari aspek-aspek tersebut, saat ini yang menjadi fokus pada laporan ini adalah aspek yang memiliki dampak material terhadap isu keberlanjutan di internal perusahaan, yaitu kinerja keuangan Perusahaan yang optimal, penyediaan ruang hijau, program kesejahteraan karyawan, program K3 untuk karyawan, penggunaan energi yang eisien, material kemasan produk/amenities yang ramah lingkungan, kampanye save energy, konsumsi air yang eisien, food safety pada layanan catering, survei kepuasan pelanggan, dan kesempatan pengembangan skill dan pengetahuan bagi karyawan.
Sementara untuk aspek-aspek material yang juga menjadi perhatian untuk pemangku kepentingan Perseroan yaitu kinerja keuangan Perusahaan, penyediaan ruang hijau, program kesejahteraan karyawan, serta program K3 untuk karyawan.
MEDIUM MATERIAL ASPECTS:
MEDIUM MATERIAL ASPECTS
11. Material kemasan produk/amenities yang ramah lingkungan
Eco-friendly Product package/amenities material
12. Pembuatan fasilitas water recycling Water recycling facility
13. Penggunaan eco-label Eco-label usage
14. Penawaran produk eco-friendly kepada pelanggan Eco-friendly product offered to customers
15. Proses rekruitmen yang baik Good recruitment process
16. Kesempatan kerja yang sama dan fair Equal and fair working opportunity
17. Program pengembangan komunitas sekitar lokasi usaha Community development program
18. Kontribusi pada infrastruktur sekitar operasi bisnis Infrastructure Contribution near business operation
19. Interaksi baik dengan penduduk sekitar Good interaction with surrounding community
20. Donasi bantuan sukarela untuk bencana
Donation for disaster relief
21. Program pelestarian lingkungan masyarakat sekitar Environmental preservation program
22. Peningkatan kualitas infrastruktur, dan jasa Perseroan melalui survei
Infrastructure and service improvement survey
23. Label pada amenities yang mencegah keluhan pelanggan Amenities label to avoid customers complaint
ASPEK MATERIAL
Material Aspects PATRA jASA
ANAk PERUSAhAAN
Subsidiary
LAIN-LAIN
Others
Kinerja keuangan Perseroan yang optimal Optimum Company's inancial performance Penyediaan ruang hijau, seperti taman, dll
Eco green space, like park, etc
Program kesejahteraan karyawan
Employees welfare program
Program K3 untuk karyawan
HSE program for employees
Penggunaan energi (listrik, bahan bakar, dll) yang eisien Eficient energy usage
Kampanye save energy
Save energy campaign
Konsumsi air yang eisien Eficient water consumption
Food safety pada layanan catering
Food safety on catering service
Survei kepuasan pelanggan
Customer satisfaction survey
Kesempatan pengembangan skill dan pengetahuan bagi karyawan
Opportunity for skill and knowledge development
G4-20
G4-21
RUANG LINGKUP ASPEK MATERIAL
Scope of Material Aspect
Perseroan juga telah melakukan identiikasi bersama konsultan sebagai pihak ketiga mengenai batasan (boundary) dari tiap aspek material yang telah disebutkan sebelumnya. Hal ini dilaksanakan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih akurat mengenai pengungkapan indikator keberlanjutan yang disampaikan.
Aspek material yang telah diidentifkasi beserta batasannya dapat dilihat pada tabel dan gambar berikut:
The Company has also conducted joint identiication as a third-party consultant, the boundary of each material aspect of the foregoing. this is done to get a more accurate understanding of the disclosure of sustainability indicators presented.
Aspects of material that have been identiied and their boundaries can be seen in the table and igure below:
PeMASOK
TA
M U
T
e
N
AN TT
A
N
A K P
eRU SAHA
AN
PAT RA
JA
S
Berdasarkan standar pelaporan internasional GRI G4, laporan berkelanjutan lebih mementingkan aspek ‘what matters, where it matters’ dimana terdapat dua opsi ‘in accordance’ yaitu Core dan Comprehensive. Untuk laporan ini, Perseroan menyatakan telah memenuhi opsi ‘in accordance’ Core.
Selama masa periode laporan, terdapat perubahan Anggaran Dasar Perseroan dengan perubahan terakhir Akta yang dibuat di hadapan Notaris Buntario Tigris, SH, SE. Nomor 107 tanggal 14 April 2014. Selain itu, satu aset milik PT Pertamina (Persero) yaitu Graha RSPP tidak lagi menjadi tanggung jawab Perseroan dalam fungsi pengelolaanya. Perseroan juga mendirikan Anak Perusahaan, PT Prima Armada Raya, yang juga turut merubah penentuan aspek materialitas serta cakupan dan ruang lingkup aspek pada Laporan Berkelanjutan ini.
Pengukuran kinerja ekonomi yang diungkapkan dalam laporan ini disusun sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku di Indonesia, sedangkan untuk kinerja sosial dan lingkungan, Perseroan menggunakan teknik pengukuran yang berlaku secara internasional. Seluruh informasi yang diungkapkan dalam laporan ini telah melalui proses veriikasi internal Perseroan sehingga dapat diandalkan untuk proses evaluasi dan pengambilan keputusan. Untuk tahun ini, Perseroan belum melakukan proses assurance oleh pihak eksternal namun kedepannya, Perseroan berkomitmen untuk melibatkan pihak eksternal dalam proses veriikasi untuk meningkatkan keandalan laporan kebelanjutan.
PERNYATAAN TERKAIT KEANDALAN SERTA PERUBAHAN
SELAMA PERIODE LAPORAN
Statement of Reliability and Changes During Reporting Period
TANGGUNG JAWAB ATAS LAPORAN
Responsibility of the Report
Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan telah mengevaluasi dan menyatakan bertanggung jawab penuh atas kebenaran isi Laporan Keberlanjutan ini termasuk laporan keuangan dan informasi lain yang terkait.
Atas nama Dewan Komisaris dan Direksi,
The Board of Commissioners and Directors of the Company have evaluated and fully responsible on the accuracy of the content in this Sustainability Report including the inancial report and other related information.
On behalf of the Board of Commissioners and Directors,
EVITA M. TAGOR
IR SUSILO, MBA
Based on an international reporting standard GRI G4, ongoing reporting more concerned with aspects of 'what matters, where it matters' where there are two options 'in accordance' Core and Comprehensive. For this report, the Company stated already meets option 'in accordance' Core.
During the reporting period, the Company changed its Articles of Association with the latest amendement in the Deed made in front of Notary Buntario Tigris, SH, SE. Number 107 dated April 14, 2014. In addition, Graha RSPP as one of the assets owned by PT Pertamina (Persero) was no longer the responsibility of the Company in terms of management function. The Company also established a subsidiary, PT Prima Armada Raya, that also contributed to the changes on materiality aspects as well as the scope and aspect boundaries in this Sustainability Report.
The measurement of economic performance disclosed in this report is prepared based on the Financial Accounting Standard applied in Indonesia, meanwhile for the social and environmental performance, the Company used measurement method applied internationally. All information disclosed in this report has been veriied by the Company’s internal, so that the evaluation and decision making process is accountable. For this year, the Company has not yet conducted assurance process by the external party but in the future, the Company is committed to involve the external party in the veriication process to improve the accountability of this sustainability report.
SUSTAINING
Dalam bisnis hospitality dan properti yang terus berkembang pesat saat ini, Perseroan terus berupaya untuk memantapkan posisi dengan melaksanakan berbagai prakarsa perbaikan dan penyempurnaan. Sasaran bisnis ini tidak akan mampu tercapai tanpa dukungan yang kuat dari sistem internal dan pelaksanaan tata kelola Perseroan yang mumpuni.
Dalam menjalankan fungsinya, Perseroan memiliki struktur tata kelola Perseroan yang tertinggi yang difasilitasi dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Hal ini selaras dengan Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, Organ Perseroan terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris dan Direksi.
Organ Perseroan tersebut memainkan peran kunci dalam keberhasilan pelaksanaan GCG. Organ Perseroan menjalankan fungsinya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan lainnya atas dasar prinsip bahwa masing-masing organ mempunyai independensi dalam melaksanakan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya untuk kepentingan terbaik bagi Perseroan.
RUPS mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris, dalam batas yang ditentukan dalam undang-undang atau Anggaran Dasar. Wewenang tersebut antara lain adalah meminta pertanggungjawaban Dewan Komisaris dan Direksi terkait dengan pengelolaan Perseroan, mengubah Anggaran Dasar, mengangkat dan memberhentikan Direktur dan Anggota Dewan Komisaris, memutuskan pembagian tugas dan wewenang pengurusan di antara Direktur dan lain-lain. Perseroan menjamin untuk memberikan segala keterangan yang berkaitan dengan Perseroan kepada RUPS, sepanjang tidak bertentangan dengan kepentingan Perseroan dan peraturan perundangundangan.
Rapat Umum Pemegang Saham Perseroan yang dilakukan selama tahun 2014 terdiri dari satu kali Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan sembilan kali Rapat Umum Pemegang Saham secara Sirkuler.
Dewan Komisaris PT Patra Jasa bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya
TATA KELOLA PERSEROAN
Corporate Governance
In the hospitality and property business which continues to grow rapidly at this time, the Company continues to strive to strengthen the position by implementing various initiatives to improve and perfect. Business objectives will not be able to be achieved without strong support from the internal system and the implementation of the governance of the Company are qualiied
In carrying out its functions, the Company has a governance structure that facilitated the highest Company in General Meeting of Shareholders. This is consistent with Act No. 40 of 2007 on Limited Liability Companies, Corporate Body consists of the General Meeting of Shareholders (AGM), the Board of Commissioners and Board of Directors.
Corporate Body is playing a key role in the successful implementation of GCG. Corporate Body to perform its functions in accordance with statutory provisions, the Articles of Association and other provisions on the basis of the principle that each organ is independent in carrying out the duties, functions and responsibilities to the best interests of the Company.
GMS has the authority which is not granted to the Board of Directors or the Board of Commissioners, within the limits prescribed by law or the articles of association. Including the authority to hold the responsibility of the Board of Commissioners and Directors relating to the management of the Company, change the charter, appoint and dismiss the Director and Member of the Board of Commissioners, decide on the allocation of duties and authority between the Director and others. The Company guarantees to provide any information relating to the Company’s GMS as long as it does not contain conlict with the interests of the Company and regulatory legislation.
The Company’s General Meeting of Shareholders in 2014 consisted of one time of Annual General Meeting of Shareholders and nine times Circular General Meeting of Shareholders.
The Board of Commissioners of PT Patra Jasa is in charge of supervising the administration policy, the operations of the
Direksi Perseroan bertugas menjalankan segala kegiatan yang berkaitan dengan operasional Perseroan, sebagaimana digariskan oleh peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar Perusahaan, dan/atau Keputusan RUPS. Dalam melaksanakan tugasnya, Direksi harus bersikap profesional dan menjaga integritas, serta memiliki kecakapan yang diperlukan.
Sementara Organ Pendukung Perseroan saat ini terdiri dari Sekretaris Perusahaan, Internal Audit (SPI), Komite Audit, dan Komite Investasi yang berfungsi untuk membantu Organ Perseroan dalam menjalankan fungsinya terutama untuk menerapkan praktik terbaik GCG.
The Company’s Board of Directos is in charge of running all of activities related to the Company’s operations, as outlined by the legislation, the Company’s Articles of Association, and / or resolution of the GMS. In performing its duties, the Board of Directors must be professional and maintain the integrity, as well as having the necessary skills.
While Supporting Organ Company currently consists of the Company Secretary, Internal Audit (SPI), the Audit Committee and Investment Committee which serve to assist Company Organ in carrying out its functions primarily to implement best practice corporate governance.
G4-34
ORGAN PERSEROAN
ORGAN PENdUkUNG RUPS
dIREkSI
SEkRETARIS PERUSAhAAN
INTERNAL AUdIT (SPI)
dEwAN kOmISARIS
kOmITE AUdIT
kOmITE INVESTASI Corporate Body
Supporting Body GMS
Board of Directors
Corporate Secretary
Internal Control Unit
Board of Commissioners
Audit Committee
Investment Committee
Untuk menjaga keterwakilan dan keberagaman dalam badan tata kelola Perseroan, komposisi setiap unsur dalam badan tata kelola dibuat sedemikian rupa dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti gender, usia, dan faktor keberagaman lain yang dapat memperkaya badan tata kelola untuk bekerja secara lebih optimal sehingga keputusan-keputusan dapat dihasilkan dengan efektif dan eisien, serta selaras dengan prinsip kemandirian tata kelola perusahaan.
Every organ of governance of the Company has the functions, responsibilities and authorities of each set in the Board Manual of the Company. Board Manual contains instructions on how to practice and the Board of Commissioners and Board of Directors as well as the phases of activity in a structured, systematic, easily understood and can be implemented consistently, can be a reference for the Board of Commissioners and Board of Directors in performing the task.
Managing Director as the highest leader in executive functions of the Company, has several duties and responsibilities relating to the Company's sustainability. Duties and Responsibilities of the Director, including providing policy direction and control of the vision, mission and strategy of the Company, the Company's coordinate external problem solving, policy planning, control, achieving the company's long-term objectives, audit policies, cultural enhancement, image and corporate governance (GCG ), as well as sorting and provide information to stakeholders everything about the Company.
As evidence of the involvement of each element in the
KOMPOSISI BADAN TATA KELOLA
Composition of Governance Body
jABATAN
Position
TOTAL
jENIS kELAmIN
genderPRIA
MalewANITA
femaleKomisaris
Commissioners 3 2 1
Direktur
Directors 3 3 0
Komite Audit
Audit Committee 1 1 0
Komite Remunerasi dan Nominasi
Nomination and Remuneration Committee 0 0 0
Komite Investasi
Investment Committee 1 1 0
Sekretaris Perusahaan
Corporate Secretary 1 1 0
Satuan Pengawasan Internal
Internal Control Unit 10 7 3
TOTAL
G4-38
G4-LA12
G4-35
G4-42
Setiap organ tata kelola Perseroan memiliki fungsi, tanggungjawab dan wewenang masing-masing yang diatur dalam Tata Tertib Kerja (Board Manual) Perseroan. Board Manual berisi tentang petunjuk tata laksana kerja Dewan Komisaris dan Direksi serta menjelaskan tahapan aktivitas secara terstruktur, sistematis, mudah dipahami dan dapat dijalankan dengan konsisten, dapat menjadi acuan bagi Dewan Komisaris dan Direksi dalam melaksanakan tugas.
Direktur Utama sebagai pemimpin tertinggi dalam fungsi eksekutif Perseroan, memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan aspek keberlanjutan Perseroan. Tugas dan Tanggung Jawab Direktur Utama, diantaranya memberikan arahan dan mengendalikan kebijakan Visi, Misi dan strategi Perseroan, mengkoordinasikan pemecahan masalah eksternal Perseroan, kebijakan perencanaan, pengendalian, pencapaian sasaran jangka panjang perseroan, kebijakan audit, peningkatan kultur, citra dan tata kelola perusahaan (GCG), serta memilah dan memberikan informasi kepada stakeholders segala sesuatu tentang Perseroan.
PENGELOLAAN KONFLIK KEPENTINGAN
Management of Conlicts of Interest
Perseroan memiliki peraturan internal sebagai dasar bagi badan tata kelola tertinggi untuk menghindari dan mengelola konlik kepentingan yang berpotensi timbul. Independensi Dewan Komisaris dan Direksi ditunjukkan melalui antar anggota Dewan Komisaris dan antara anggota Dewan Komisaris dengan anggota Direksi tidak ada hubungan keluarga sedarah sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda.
Begitu pula dalam struktur Perseroan, tidak ada hubungan ailiasi antara anggota Direksi, Dewan Komisaris, dan Pemegang Saham Utama dan/atau Pengendali. Untuk mendukung penghindaraan konlik kepentingan, Dewan Komisaris juga bertanggung jawab untuk melaporkan kepada Perseroan mengenai kepemilikan saham-nya dan/atau keluarganya pada Perseroan tersebut dan Perseroan lain.
The Company has internal regulations as the basis for the highest governance body to prevent and manage conlicts of interest that may arise. Independence of the Board of Commissioners and Board of Directors demonstrated through inter-member Board of Commissioners and the members of the Board of Commissioners with members of the Board of Directors are not related by blood to the third degree, either vertically or horizontally to the side or relationship by marriage.
Similarly, in the structure of the Company, there is no afiliate relationship between the members of the Board of Directors, Commissioners, and majority and/or Controlling Shareholders. To support averse conlict of interest, the Board is also responsible for reporting to the Company regarding its ownership and / or their families in the Company and any other company.
KOMPETENSI DAN EVALUASI KINERJA BADAN TATA KELOLA
Competence and Performance Evaluation of Governance Body
Di tahun 2014, Dewan Komisaris Perseroan belum mengikuti program pelatihan, workshop, konferensi dan seminar. Namun Perseroan terus berkomitmen untuk mengembangkan kompetensi Dewan Komisaris yang dapat meningkatkan peran dan fungsinya untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan usaha Perseroan.
Hingga akhir tahun 2014, Direksi belum mengikuti program pelatihan. Namun Perseroan berkomitmen untuk terus mengembangkan kompetensi Direksi untuk meningkatkan kinerjanya dalam mengembangkan bisnis Perseroan.
Perseroan secara berkala melakukan penilaian kualitas penerapan GCG untuk mengetahui peningkatan penerapan praktik GCG dan dapat terus melakukan perbaikan di masa mendatang. Untuk tahun 2014, Perseroan melakukan self assessment dengan menggunakan kriteria dan metodologi yang ditetapkan oleh Kantor Kementerian Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: SK-16/S.MBU/2012 tanggal 6 Juni 2012, dengan kajian yang meliputi 6 (enam) aspek yaitu: 1. Komitmen terhadap Penerapan Tata Kelola Perusahaan
yang Baik secara Berkelanjutan 2. Pemegang Saham dan RUPS 3. Dewan Komisaris
4. Direksi
5. Pengungkapan Informasi dan Transparansi 6. Aspek Lainnya
Selain daripada itu, dalam rangka untuk mengetahui dan mengukur kinerja Dewan Komisaris dan Direksi, telah dilakukan self assessment yang mengacu kepada beberapa kriteria sebagai berikut:
In 2014, the Board of Commissioners has not participated in any trainings, workshops, conferences and seminars program. But the Company is committed to develop the competence of the Board of Commissioners that can improve the supervisory roles and function to the Company’s business activities.
Until the end of 2014, the Board of Directors has not participated in any training programs yet. But the Company is committed to continuously develop its competence to improve the performance especially in developing the Company’s business.
The Company continuously assessing the quality of GCG implementation to track the improvement of the GCG practices implementation as well as make improvement in the future. In 2014, the Company conducted self assessment by using the criteria and methodology established by the State Ministry of State Owned Enterprises Number: SK-16/S.MBU/2012 dated June 6, 2012, which assessing 6 (six) aspects that consist of:
1. Commitment on Sustainable Good Corporate Governance Implementation
2. Shareholders and GMS 3. Board of Commissioners 4. Board of Directors
5. Information Disclosure and Transparency 6. Other Aspects
Additionally, in order to determine and measure the performance of the Board of Commissioners and Board of Directors, has been carried out self-assessment, which refers to the following criteria:
NO.
ASPEk PENGUjIAN ASESmEN GCG
(Parameter Baru)
Aspects evaluated (new Parameters)BOBOT
Komitmen terhadap Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik secara Berkelanjutan
Commitment on Sustainable Good Corporate Governance Implementation
7 4,91 4,69
II Pemegang Saham dan RUPS
Shareholders and GMS 9 7,92 7,83
III Dewan Komisaris
Board of Commissioners 35 28,80 27,94
IV Direksi
Board of Directors 35 30,57 30,37
V Pengungkapan Informasi dan Transparansi
Information Disclosure and Transparency 9 7,92 7,55
VI Aspek Lainnya
Other Aspects 5 0 0
TOTAL 100 80,11 78,38
Kriteria asesmen Dewan Komisaris:
1. Kesempatan pembelajaran bagi Komisaris
2. Kejelasan fungsi, pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas
3. Persetujuan Komisaris atas asumsi dan rencana pencapaian dalam Rencana Kerja Perusahaan
4. Arahan Komisaris terhadap Direksi atas implementasi rencana dan kebijakan perusahaan
5. Kontrol Komisaris terhadap Direksi atas implementasi rencana dan kebijakan perusahaan
6. Akses bagi Komisaris atas informasi Perseroan 7. Peran Komisaris dalam pemilihan calon anggota Direksi
8. Tindakan Komisaris terhadap (potensi) benturan kepentingan yang menyangkut dirinya
9. Keterbukaan Informasi
10. Pemantauan efektivitas praktik Good Corporate Governance
11. Pertemuan rutin dan dokumentasi pelaksanaan kegiatan Komisaris
12. Peran Sekretaris Komisaris
Hasil asesmen berdasarkan 12 kriteria diatas menunjukkan hasil BAIK.
Kriteria asesmen Direksi:
1. Kesempatan pembelajaran bagi Direksi
2. Kejelasan fungsi, pembagian tugas, tanggung jawab dan otoritas
3. Peran Direksi dalam perencanaan Perseroan
Assessment criteria or the Board of Commissioners: 1. Learning opportunities for Commissioner
2. Clarity of functions, division of duties, responsibilities and authority
3. Approval of Commissioners on assumptions and plans for the achievement of the Company’s Work Plan
4. Referrals Commissioner to the Board of Directors on the implementation of the plan and company policies
5. Control Commissioner on the Board of Directors on the implementation of the plan and company policies 6. Access to the Commissioner on the Company’s information 7. The role of the Commissioner in the selection of candidates
for members of the Board of Directors
8. Action Commissioner to (potential) conlict of interest involving his
9. Disclosure
10. Monitoring the effectiveness of the practice of good corporate governance
11. Regular meetings and documentation of the activities of Commissioners
12. The role of the Commissioner’s Secretary Assessment Result The results of the assessment is based on 12 criteria above shows the results GOOD.
Assessment Criteria for the Board of Directors: 1. Learning opportunities for Directors
2. Clarity of functions, division of duties, responsibilities and authority
REMUNERASI DAN INSENTIF
Remuneration and Incentives
Kebijakan remunerasi dan insentif Perseroan ditetapkan sebaik mungkin untuk memastikan bahwa pengaturan remunerasi dapat mendukung tujuan strategis organisasi, selaras dengan kepentingan pemangku kepentingan, dan memungkinkan untuk dapat merekrut, memotivasi, serta menjaga kinerja anggota badan tata kelola tertinggi, eksekutif senior, dan karyawan agar tetap optimal.
Penetapan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Untuk tahun 2014, telah ditetapkan dalam RUPS bahwa besaran honorarium Komisaris Utama adalah 45% dari Gaji Direktur Utama Perusahaan, dan Komisaris adalah 90% dari Honorarium Komisaris Utama Perusahaan. Sedangkan komponen remunerasi untuk setiap anggota Dewan Komisaris berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, hanya terdiri dari gaji pokok saja.
Sedangkan penetapan remunerasi Direksi, struktur remunerasi yang menunjukkan jenis imbalan jangka pendek dan jangka panjang/pasca kerja untuk setiap anggota Direksi adalah berdasarkan Keputusan Pemegang Saham Sirkuler PT Patra Jasa tanggal 8 Desember 2009 berikut lampirannya Tentang Remunerasi Direksi dan Dewan Komisaris yaitu sebagai berikut:
1. Gaji 2. Tunjangan:
M Tunjangan Hari Rata Keagamaan (THRK) M Tunjangan Utilities
3. Fasilitas:
M Rumah Jabatan M Kendaraan Jabatan M Cuti Tahunan
M Fasilitas Komunikasi / Seluler M Biaya Representasi Eksekutif M Fasilitas Kesehatan M Fasilitas Club Membership 4. Tantiem (Tantieme)
5. Imbalan Atas Kinerja
6. Santunan Purna Jabatan Direksi
Company's remuneration policy and incentives are set as possible to ensure that the remuneration arrangements can support the organization's strategic goals, aligned with the interests of stakeholders, and allow it to be able to recruit, motivate, and maintain the performance of members of the highest governance body, senior executives, and employees optimally.
The determination of Board of Commissioners’ and Board of Directors’ remuneration is decided in General Meeting of Shareholders. For 2014, the RUPS has decided that honorarium of President Commissioner is 45 % of the salary of President Director of the Company , and the Commissioner is 90 % of the honorarium of the Company’s President Commissioner. Whereas, the remuneration component for every member of the Board of Commissioners is only the basic salary.
While the determination of the remuneration of Directors, remuneration structure that indicates the type of short term beneits and long-term / post-employment for each member of the Board of Directors is based on the Decision of Shareholders Circular PT Patra Jasa 8 December 2009 following the attachment About Remuneration of Directors and Board of Commissioners are as follows:
1. Salaries 2. Allowances:
MBeneits Religious score (THRK) MAllowance Utilities
3. Facilities: MHome Position MVehicle Position MAnnual Leave
MFacilities Communications / Mobile MCost Executive Representation MHealthcare Facilities MFacilities Club Membership 4. Tantiem (tantieme)
5. Beneits Up Performance
6. Position Full Compensation of Directors
G4-51
Perseroan juga mengadaptasi upaya pengelolan risiko melalui seperangkat prosedur yang sistematis dan proaktif untuk mengidentiikasi, menaksir, mengelola, memantau dan melaporkan risiko-risiko bisnis di setiap strata unit kerja dan bersifat menyeluruh (enterprise wide) pada Perseroan.
Badan tata kelola tertinggi Perseroan bertanggung jawab terhadap proses manajemen risiko dan keefektifannya secara keseluruhan. Pertimbangan-pertimbangan dari Dewan
The Company also adapts risko management by systematic and proactive procedures to identify, assess, manage, monitor and report on business risks in every strata unit and holistic (enterprise-wide) in the Company.
Komisaris dan Direksi terkait dengan elemen-elemen risiko untuk jangka yang lebih panjang dan cakupan yang lebih luas, serta pengintegrasiannya ke dalam perencanaan strategi, merupakan faktor yang penting dalam tata kelola Perseroan.
Dalam proses manajemen risiko, penentuan pilihan strategi pengelolaan resiko (strategi perlakuan) dilakukan melalui pertimbangan cost-beneit analysis.
Tahap proses manajemen risiko meliputi: M Identiikasi risiko
M Pengukuran risiko M Pemetaan risiko M Model pengelolaan
M Pengawasan dan pengedalian risiko
Prosedur pelaporan risiko di dalam PT Patra Jasa:
M Kepala divisi masing-masing unit melaporkan hasil identiikasi, analisis, evaluasi, pelaksanaan strategi dan perlakuan risiko secara periodik kepada Direksi.
M Direksi melaporkan pelaksanaan manajemen risiko kepada Dewan Komisaris secara berkala.
M Direksi mengungkapkan dalam Laporan Tahunan penilaian manajemen tentang risiko usaha dan risiko material yang dapat diantisipasi, untuk menjadi informasi penting bagi para stakeholders dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan pemantauan risiko di dalam PT Patra Jasa: M Direksi dan Kepala Divisi terkait bertanggung jawab atas
pemantauan risiko, pelaksanaan strategi perlakuan dan pengendalian risiko
M Satuan Pengawas Intern melakukan evaluasi atas kecukupan dan keefektifan proses manajemen risiko. M Dewan Komisaris melakukan evaluasi pertanggungjawaban
direksi atas pelaksanaan manajemen risiko dan memastikan bahwa perencanaan strategis dan rencana kerja Perseroan telah mempertimbangkan risiko.
PENGENDALIAN GRATIFIKASI
Gratiication Control
Prinsip dasar dari pengendalian gratiikasi Patra Jasa, meliputi: 1. Pemberian hadiah/cinderamata dan/atau hiburan.
Semua insan Patra Jasa dilarang baik secara langsung atau tidak langsung memberi hadiah/cinderamata dan atau hiburan (entertainment) kepada setiap pihak yang memiliki hubungan bisnis atau pesaing Patra Jasa yang bertujuan
Here are the basic principles of control gratiication Patra Jasa, including:
1. Giving gifts / souvenirs and / or entertainment.
All Patra Jasa’s employees are prohibited either directly or indirectly giving gifts/souvenirs and or entertainment to any person who has a business relationship or Patra and Board of Directors related to the elements of risk for the longer term and wider coverage, as well as its integration into the planning strategy, an important factor in the governance of the Company.
Determination of the risk management strategy choice (treatment strategy) carried out through consideration of cost-beneit analysis.
Stage risk management process include: MIdentiication of risk
MMeasurement of risk MMapping of risk MManagement Model
MMonitoring and risk controlling
Here is the risk reporting procedures in PT Patra Jasa: MHead of the division of each unit reported the identiication,
analysis, evaluation, and treatment strategies exercising periodic risk to directors.
MBoard of Directors reported on the implementation of risk management to the Board of Directors on a regular basis. MDirectors disclose in its annual report on management’s
assessment of business risks and the risks of material that can be anticipated, to be important information for stakeholders in the decision making.
Here is the monitoring of risk in PT Patra Jasa:
MBoard of Directors and head of the concerned division is responsible for monitoring risk, the implementation of treatment strategies and risk control
MUnit internal control to evaluate the adequacy and effectiveness of risk management processes.
MThe Board of Commissioners to evaluate executive directors on the implementation of risk management and ensure that strategic planning and business plan has to consider the risks.
G4-45
G4-14
G4-2
dilarang untuk menerima atau meminta baik secara langsung atau tidak langsung hadiah/cinderamata dan atau hiburan (entertainment) dari setiap pihak yang memiliki hubungan bisnis pesaing Patra Jasa.
3 Mekanisme pelaporan gratiikasi.
Apabila terdapat penerimaan yang menjurus pada gratiikasi, insan Patra Jasa dimaksud agar segera melaporkan permintaan tersebut kepada alasan yang bersangkutan dan mengisi secara lengkap pada aplikasi yang telah disediakan secara online selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak diterimanya hadiah/cinderamata dan/atau hiburan (entertainment) untuk diketahui oleh pimpinan setempat atau pejabat yang ditunjuk.
4. Sanksi atas pelanggaran.
Pelanggaran terhadap ketentuan dalam penerimaan, pemberian dan perminataan hadiah/cinderamata dan hiburan (entertainment) ini akan dikenakan sanksi yang berlaku sesuai dengan Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
forbidden to receive or request either directly or indirectly, gifts/souvenirs and/or entertainment from parties who have competitor business relationship with Patra Jasa.
3. Mechanism on gratiication reporting.
If there is acceptance that leads to gratiication, Patra Jasa’s employees should immediately report the request with relevant reasons and complete an application that has been provided online latest by 7 (seven) days from the receipt of gifts/souvenirs and/or entertainment to be known by the leader or appointed oficial.
4. Sanctions for violations.
Any violation of the provisions in reception, administration and request of gifts/souvenirs and entertainment will be penalized in accordance with the applicable Collective Bargaining Agreement (CBA).
KOMUNIKASI DAN PELATIHAN MENGENAI KEBIJAKAN DAN PROSEDUR ANTI-KORUPSI
Communication and Training Regarding Anti-Corruption Policies and Procedures
Untuk menyukseskan gerakan anti korupsi dan gratiikasi dalam perusahaan, Perseroan melaksanakan berbagai macam sosialisasi kebijakan, pelatihan, serta kampanye.
Setiap Insan Perseroan juga diwajibkan untuk menolak tawaran ataupun pemberian hadiah/cinderamata dan diharapkan dapat memberikan penjelasan terhadap kebijakan dan aturan ini kepada pihak ketiga sebagai dari sosialisasi aturan pengendalian gratiikasi ini.
To ensure the success of the anti-corruption and graft in the company, the Company is implementing a wide range of policy dissemination, training, and campaigns.
Every employee of the Company is also required to reject the offer or gift and is expected to provide an explanation of the policies and rules to a third party as of the socialization of this gratiication control rule.
G4-SO4
Badan tata kelola tertinggi Perseroan terlibat dalam memantau dan merespon kinerja Perseroan dalam aspek apapun terkait isu-isu dalam tata kelola Perseroan. Perseroan menyadari sepenuhnya pentingnya penerapan praktik terbaik tata kelola perusahaan bagi kesinambungan pertumbuhan Perseroan. Untuk itu, di tahun 2014, Perseroan telah selesai menyusun Standard Operating Procedure (SOP) untuk sistem whistleblowing, sehingga ke depannya Perseroan dapat meningkatkan menerapakan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik melalui sosialisasi and penerapan sistem ini yang rencananya akan dilakukan pada tahun 2015. Sehingga selama tahun 2014, belum terdapat pengaduan berarti yang berisiko menghambat kinerja tata kelola Perseroan.
