Membangun Koleksi Digital
oleh Arif Surachman
1Pendahuluan
Perkembangan perpustakaan tidak pernah lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan sangat berkaitan erat dengan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Ketiganya saling mendukung satu dengan lainnya, perpustakaan memberikan kontribusi terhadap ilmu pengetahuan melalui penyimpan berbagai informasi dan sejarah perkembangan ilmu pengetahuan, sedangkan teknologi informasi memberikan dukungan pada kemudahan akses dan sistem informasi dalam sebuah perpustakaan. Seiring dengan perkembangan ketiganya, sekarang ini dikenal adanya perpustakaan digital atau ‘digital library’ yang mampu menciptakan wadah yang lebih luas lagi bagi hubungan ketiga hal tersebut di atas. Salah satu hal yang saat ini sangat diperhatikan oleh perpustakaan, terutama perpustakaan perguruan tinggi dalam hubungannya dengan perpustakaan digital adalah pengembangan koleksi digital. Makalah ini mencoba sedikit memberikan gambaran kepada semua mengenai bagaimana membangun koleksi digital sebagai bagian dari proses pengembangan perpustakaan digital.
Pengertian Koleksi Digital
Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library, yang dimaksud dengan koleksi digital adalah:
“This is an electronic Internet based collection of information that is normally found in hard copy, but converted to a computer compatible format. Digital books seemed somewhat slow to gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively short 'life' of the Internet. ...”
Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat
bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistic elektronik, dan lain sebagainya.
Bagaimana membangun Koleksi Digital?
Membangun koleksi digital tidaklah mudah, perlu sebuah keahlian dan perancangan yang matang. Cleveland (1998) menyampaikan adanya 3 buah metode yang digunakan dalam proses membangun koleksi digital, yaitu:
1. Digitasi
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. Proses digitasi ini memerlukan banyak pertimbangan sebelum dilakukan proses digitasi. Hal ini karena proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Di samping itu dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Investasi yang diperlukanpun tidak sedikit, karena perpustakaan perlu menyediakan alat dan sarana bagi proses digitasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi ‘dapat’ dan perlu di alih mediakan. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:
a. Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
b. Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.
d. Kemampuan staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
2. Akuisisi karya digital asli
Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan. Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan hak akses ke dalam sumber informasi digital. Sebagai contoh adalah saat ini banyak sekali perpustakaan perguruan tinggi yang ter’gila-gila’ dengan berlangganan database online yang berisi berbagai macam jurnal elektronik maupun artikel elektronik. Melalui database online ini perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Ebscohost dan Proquest adalah dua contoh database yang saat ini cukup ‘laris’ dan menjadi primadona bagi perpustakaan perguruan tinggi yang ingin menyediakan koleksi digital seperti di UGM, UNY, UI, UNIBRAW, UNAIR, USU dan banyak lagi.
3. Akses ke sumber eksternal.
Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukan adalah dengan mengakses ke sumber lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka link atau jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan akses ke sumber eksternal yang disediakan secara gratis. Hal ini banyak juga dilakukan oleh perpustakaan-perpustakaan yakni memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi penting yang disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan tetapi mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada penyedia informasi digital tersebut.
Permasalahan
Membangun koleksi digital akan menghadapi berbagai permasalahan, terutama yang berhubungan dengan masalah kebijakan, anggaran, sumber daya, dan hubungan dengan berbagai pihak.
Masalah kebijakan ini dapat dilihat dari bagaimana sebetulnya kebijakan institusi dalam mendukung perpustakaan untuk menjalankan perannya. Kemudian juga bagaimana perpustakaan menentukan arah pengembangan koleksi digitalnya, terutama agar tidak melenceng dari apa yang menjadi tujuan awalnya. Sehingga dalam kasus ini analisis kebijakan manahemen, kebutuhan pengguna dan kondisi koleksi menjadi penting untuk menentukan arah pengembangan koleksi digital ini.
Masalah anggaran menjadi bagian yang cukup krusial, karena memang proses pembangunan koleksi digital bukan pekerjaan yang ‘murah’. Bahkan tidak sedikit yang mematok harga cukup tinggi terhadap berbagai layanan koleksi digital ini. Untuk itu perlu rencana anggaran yang matang dan dukungan dana yang kuat apabila perpustakaan sudah menetapkan untuk melakukan pengembangan koleksi digital.
keberhasilan pembangunan koleksi digital ini. Sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi dan juga alih media menjadi syarat mutlak yang sulit untuk dihindari.
Masalah lain adalah hubungan dengan pihak lain. Dalam hal ini adalah bagaimana perpustakaan mampu meningkatkan hubungan dan jaringan dengan berbagai pihak terutama yang mampu menyediakan koleksi digital. Hubungan atau jaringan ini penting karena dalam perpustakaan digital, sharing informasi atau koleksi adalah salah satu hal yang membedakan dengan perpustakaan lainnnya. Masih berhubungan dengan pihak lain, ada satu permasalahan yang cukup menghambat adalah masalah hak cipta. Proses pengembangan koleksi digital sering kali terbentur pada etika dan moral untuk menghargai akan hak cipta seseorang. Untuk itu perlu kiranya perpustakaan melakukan kontak dan hubungan atau paling tidak konfirmasi kepada pihak-pihak yang secara langsung akan ‘dirugikan’ apabila karyanya digandakan dalam bentuk digital. Mungkin perlu ada aturan atau kesepakatan yang dapat menjembatani kepentingan perpustakaan dan pemegang hak cipta karya.
Semua permasalahan di atas adalah masalah ‘biasa’ yang apabila direncanakan secara matang pasti bukan merupakan masalah yang cukup berarti bagi perpustakaan untuk mengembangkan koleksi digitalnya.
Penutup
Bahan Bacaan
Anonim. (2002). African Digital Library Glossary. Tersedia di
http://www.africandl.org.za/glossary.htm diakses tanggal 11 Januari 2006.
Cleveland, Gary. (1998). Digital Libraries: Definitions, Issues and Challenges. Occasional Paper 8. Ottawa: Universal Dataflow and Telecommunications Core Programme, International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Tersedia di
http://www.ifla.org/udt/op/ diakses tanggal 10 Januari 2007.
